เงินสดย่อย

เงนิ สดย่อย คอื จำนวนเงินสดทก่ี ิจกำรสำรองไว้ในกจิ กำร เพื่อ ไว้ ใชจ้ ่ำยสำหรับรำยจำ่ ยท่มี จี ำนวนเงนิ เล็กนอ้ ย โดยจะกำหนดให้มผี ู้รบั ผดิ ชอบเก่ยี วกบั เงนิ สดย่อยโดยตรง เรียกว่ำ “ผู้รักษำเงินสดย่อย” (Petty Cashier) ทำหน้ำทคี่ วบคุมดูแลเงินสดย่อย จำ่ ยเงินสด ย่อยให้กับผู้ขอเบิก และเก็บเอกสำรกำรใช้จ่ำยเงินสดย่อย เพ่ือขอเบิกเงินกลับมำ ชดเชยวงเงินสดย่อย ตำมจำนวนทม่ี ีผู้ขอเบิกไปใช้ ทำให้เงินสดย่อยมีจำนวนเท่ำกบั วงเงินที่กำหนดไว้ครั้งแรกเสมอ ระบบเงินสดย่อยดังกล่ำว เรียกว่ำ “Imprest System”

1. รกั ษำและจ่ำยค่ำใช้จำ่ ยเกย่ี วกับเงินสด 2. บนั ทกึ กำรจ่ำยเงนิ สดย่อยในสมุดเงินสดยอ่ ย (Petty Cash Book) 3. รวบรวมใบสำคญั และสรุปทำรำยงำน 4. ขออนมุ ตั เิ บกิ ชดเชยเงินสดยอ่ ย

1. แบ่งเบำหนำ้ ท่ีควำมรับผดิ ชอบ 2. ควบคมุ กำรใชจ้ ำ่ ยเงิน 3. ลดกำรบนั ทกึ บัญชีเกีย่ วกบั รำยจ่ำยเลก็ ๆ นอ้ ย ๆ

2. พนักงำนกำรเงิน จ่ายเช็คหรือเงินสด 3. พนักงำนเงนิ สดยอ่ ย นาหลกั ฐานเบิกชดเชย นาหลกั ฐานส่ง จา่ ยเงนิ สดยอ่ ย เขียนหลกั ฐาน 1. พนักงำนบญั ชี ขอเบกิ เงนิ สดย่อย 4. ผขู้ อเบกิ เงินสดยอ่ ย

1. แตง่ ตง้ั ผู้รกั ษำเงินสดย่อย 2. กำหนดวงเงินสดย่อย 3. กำหนดเวลำรวบรวมเอกสำรเพื่อขอเบิกชดเชยเงนิ สดย่อย 4. ต้ังวงเงินสดย่อย โดยพนักงำนกำรเงิน มอบเช็คหรอื เงนิ สด ผ้รู กั ษำเงินสดย่อย 5. พนกั งำนกำรเงนิ มอบหลักฐำนกำรจำ่ ยเงนิ หรือตัง้ วงเงินสดยอ่ ย พนักงำนบญั ชี

บริษัท.................จำกดั เลขท.่ี .................. ใบสำคญั เงนิ สดย่อย วนั ท.่ี .............................. ขา้ พเจา้ ขอเบิกชดเชยเงินสดยอ่ ยดงั รายการ ต่อไปน้ี รำยกำร (ตวั อกั ษร ) รวมเงนิ _______ผอู้ นุมตั ิ ______________ผจู้ ่ายเงิน

ตวั อย่ำง บริษัท สุขใจ จำกดั กำหนดวงเงนิ สดย่อยไว้ 5,000 บำท กำรบนั ทึกบญั ชี สมุดรำยวนั ทวั่ ไป พ.ศ. 25x1 รำยกำร เลขท่ี เดบติ เครดติ เดือน วนั ท่ี บญั ชี 5,000 - 5,000 - ม.ิ ย. 1 เงนิ สดย่อย ธนำคำร บันทกึ ต้งั วงเงนิ สดย่อย

สมมตใิ นระหว่ำงเดือนมีผู้ขอเบกิ เงนิ สดย่อยไปใช้ตำมรำยละเอยี ดในสมุด เงินสดย่อยดงั นี้ สมุดเงินสดยอ่ ย หน้ำ.......... วนั ท่ี เลขที่ ค่ำเลยี้ ง ค่ำพำหนะ ค่ำไปรษณี ค่ำนำ้ มันรถ ค่ำใช้จ่ำย บัญชีอ่ืน ใบสำคญั รับรอง ยำกร เบ็ดเตลด็ ช่ือบัญชี จำนวนเงนิ 25x1 ม.ิ ย. 3 110 350 5 111 150 6 112 180

สมุดเงินสดยอ่ ย หน้ำ.......... วนั ที่ เลขท่ี ค่ำเลยี้ ง ค่ำพำหนะ ค่ำไปรษณี ค่ำนำ้ มันรถ ค่ำใช้จ่ำย บญั ชีอื่น ใบสำคญั รับรอง ยำกร เบ็ดเตลด็ ช่ือบญั ชี จำนวนเงนิ 25x1 ม.ิ ย. 9 113 50 12 114 40 14 115 รับคืน 750 16 116 120 18 117 560 20 118 23 119 90 25 120 80 29 121 110 270 910 140 290 120 - 750

สมุดรำยวนั ทวั่ ไป หน้ำ 1 เดบติ เครดติ พ.ศ. 25x1 รำยกำร เลขที่ บัญชี เดือน วนั ท่ี ค่ำเลยี้ งรับรอง 270 - 910 - ค่ำพำหนะ 140 - 290 - ค่ำไปรษณยี ำกร 120 - 750 - ค่ำนำ้ มนั รถ ค่ำใช้จ่ำยเบด็ เตลด็ รับคืน ธนำคำร 2,480 - เบิกชดเชยวงเงนิ สดย่อยตำมใบสำคญั จ่ำย

ตัวอย่ำง บริษัท นำโชค ต้องกำรเพมิ่ เงินสดย่อยจำนวน 500 บำท โดยจ่ำยเช็คให้ผู้รักษำ เงนิ สดย่อย สมุดรำยวนั ทว่ั ไป หน้ำ 1 พ.ศ. 25x1 รำยกำร เลขท่ี เดบิต เครดติ เดือน วนั ท่ี บญั ชี เงนิ สดย่อย 500 ธนำคำร 500 เพม่ิ เงนิ สดย่อย

ตวั อย่ำง บริษัท นำโชค ต้องกำรลดเงนิ สดย่อยจำนวน 500 บำท โดยคืนเป็ นเงินสด สมุดรำยวนั ทว่ั ไป หน้ำ 1 พ.ศ. 25x1 รำยกำร เลขท่ี เดบติ เครดติ เดือน วนั ที่ บัญชี เงนิ สด 500 เงนิ สดย่อย 500 เพม่ิ เงนิ สดย่อย

หำกในวนั สิ้นงวดบัญชีมใี บสำคญั จ่ำยบำงจำนวนยงั ไม่ได้นำไปเบิก เงินชดเชย จะต้องทำกำรปรับปรุง รำยกำรเพื่อบนั ทึกรำยกำรในใบสำคญั จ่ำย ต้ังเป็ นค่ำใช้จ่ำยประจำงวดบัญชี และลดยอดเงินสดย่อยลง ตัวอย่ำง บริษทั สุขใจ จำกดั ได้สรุปใบสำคญั จ่ำยพบว่ำมีรำยกำรใบสำคญั จ่ำย 2 ใบ ยงั ไม่ได้นำไปเบกิ เงนิ ชดเชย คือ ค่ำพำหนะจำนวน 250 บำท และ ค่ำไปรษณยี ำกรจำนวน 65 บำท สมุดรำยวนั ทว่ั ไป หน้ำ 1 พ.ศ. 25x1 รำยกำร เลขท่ี เดบติ เครดติ เดือน วนั ท่ี บัญชี ค่ำพำหนะ 250 - ค่ำไปรษณยี ำกร 65 - เงนิ สดย่อย 315 - ปรับปรุงรำยกำรใบสำคญั ค้ำงเบกิ ชดเชย

เงนิ สดย่อย = เงินสดย่อยในมือ + จำนวนเงนิ รวมในใบสำคญั จ่ำย

1. กาหนดตวั บุคคลที่มีหนา้ ท่ีรักษาเงินสดยอ่ ย (ผถู้ ือเงินสดยอ่ ย) และกาหนดวงเงินสด ยอ่ ยที่มีจานวนเหมาะสมไวอ้ ยา่ งแน่นอน 2. การเบิกเงินสดยอ่ ยทุกคร้ัง ผเู้ บิกเงินจะตอ้ งมีใบขออนุมตั ิเบิกเงิน (ใบขอเบิกเงินสด ยอ่ ย) 3. ทุกคร้ังท่ีจ่ายเงินสดยอ่ ยตอ้ งประทบั ตรา “จ่ายแลว้ ” และใหผ้ เู้ บิกเงินเซ็นชื่อไวใ้ นใบ เบิกเงินสดยอ่ ยดว้ ย 4. ตอ้ งเก็บเงินสดยอ่ ยแยกจากเงินอ่ืน โดยเฉพาะเงินสดส่วนตวั ของผรู้ ักษาเงินสดยอ่ ย และตอ้ งกาหนดวธิ ีปฏิบตั ิใหท้ ราบทวั่ กนั

5. ทุกคร้ังที่มีการเบิกเงินชดเชย ตอ้ งจดั ทาใบสรุปการจ่ายเงินสดยอ่ ยโดยแนบใบเบิก เงินสดยอ่ ยและเอกสารประกอบอยา่ งครบถว้ นและถูกตอ้ ง 6. ต้องจัดให้มีการติดตามทวงถาม “เงินทดรองจ่าย” ว่าเมื่อเสร็จภารกิจที่ได้รับ มอบหมายแล้ว ผูเ้ บิกเงินทดรองจ่ายได้นาใบเสร็จหรือเอกสารการจ่ายเงินมาคืน หรือไม่ และเงินที่จ่ายออกไปถูกตอ้ งตรงกบั วตั ถุประสงคท์ ่ีมอบหมายไปเพียงใด 7. ตรวจสอบและยืนยนั ยอดการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายท่ีเกิดจากเงินสดย่อยอย่าง สม่าเสมอ