10

132ลขิ สิทธ์เิ ปนของบรษิ ทั สาํ นักพมิ พเ อมพันธ จาํ กัด วชิ า การบญั ชีอตุ สาหกรรมและระบบใบสาํ คญั บทท่ี 10 แผน ที่ 1

ระบบใบสําคัญ (Voucher System) จัดทําขึ้นเพื่อควบคุมการจายเงิน รายการที่ตองจายเงินทุกรายการใหถือเปนหนี้กอนโดยจัดทําใบสําคัญ (Voucher) ข้ึนเพื่ออนุมัติการจายเงินจากผูมีอํานาจ และนําใบสําคัญท่ีอนุมัติแลวไปบันทึกใบสําคัญ (Voucher Register) เม่ือถึงกําหนดจายเงินใหจายเปนเช็คทุกรายการ และนําใบสําคัญที่จายเงินแลว ไปบันทกึ ใบทะเบียนจายเช็ค (Check Register) วธิ กี ารของระบบใบสําคัญ มี 6 ขัน้ ตอนดังตอ ไปน้ี 1. การตรวจสอบเอกสารที่นํามาทาํ ใบสาํ คัญ 2. การจดั ทําใบสําคญั 3. การบันทกึ ทะเบียนใบสาํ คญั 4. การเก็บใบสําคัญทีย่ ังไมไ ดจ ายเงนิ 5. การจายเงินตามใบสําคญั 6. การเก็บใบสําคญั ท่ีจา ยเงนิ แลว 133ลิขสทิ ธิ์เปนของบรษิ ทั สาํ นักพมิ พเ อมพันธ จาํ กัด วชิ า การบญั ชอี ุตสาหกรรมและระบบใบสาํ คัญ บทที่ 10 แผนที่ 2

เมื่อกิจการจะสั่งซ้ือสินคา วัสดุอุปกรณ หรือสินทรัพย จะตองทําเอกสารใบส่ังซ้ือใหผูมีอํานาจอนุมัติกอน เม่ือส่ังซื้อไปแลว ผูขายจะสงสนิ คา หรือสิ่งของอ่ืนๆ มาพรอมใบกํากับสินคา (Invoices) พนกั งานของกิจการจะตองตรวจสอบความถูกตองของใบกํากับสินคากับใบส่ังซ้ือและสนิ คาดวยตามขัน้ ตอนดังนี้1 ตรวจสอบใบกํากบั สนิ คา กบั ใบสง่ั ซ้ือวาถกู ตองตรงกนั หรือไม2 ตรวจรับส่ิงของท่ีสั่งซ้ือวาครบถวนตามรายการในใบกํากับสินคา หรอื ไม มีสิง่ ใดชาํ รดุ เสยี หายบาง จะไดด ําเนินการตอไป ดา นหนาของใบสําคญั1 เลขที่ใบสําคัญ…ตองเรียงลําดับกอนหลัง โดยใชเลข 2 จํานวน จํานวนแรกหมายถึงเดือน และจํานวนหลังหมายถึงใบสาํ คัญจาย ลาํ ดบั ทีเ่ ทา ไหร2 วันที…่ คอื วนั ทจ่ี ดั ทาํ ใบสาํ คัญและใชเปนวันท่ลี งบัญชีดวย3 จายให…ชื่อผูรับ อาจเปนเจาหนี้ หรือผูมีสิทธิรับเงินเพ่ือจาย คาใชจา ยของกิจการ4 รายละเอียดของเอกสารประกอบใบสําคัญทตี่ อ งจายชําระหน้ี5 ลายมือชื่อผูตรวจสอบเอกสารและความถูกตอ งใบสําคญั 134ลขิ สทิ ธิเ์ ปนของบรษิ ัท สํานักพิมพเอมพันธ จาํ กัด วิชา การบญั ชีอุตสาหกรรมและระบบใบสาํ คัญ บทท่ี 10 แผนท่ี 3

6 ลายมือช่ือผูอนุมัติการจายเงนิ7 ลายมอื ช่ือผรู ับเงนิ ดานหนา ใบสําคญั จา ย ใบสําคญั จา ย บรษิ ทั ……………………………………………… เลขท่ีใบสาํ คญั …………………(1)จายให… …………………………..…………………(3) วันท…ี่ ……………………………………… (2)ทอี่ ยู… ……..………………………………………………………………………... (4)ใบสาํ คัญจา ยลงวนั ที่ รายการ จาํ นวนเงินผจู ัดทาํ /ผตู รวจสอบ………………….…(5) ผอู นมุ ตั …ิ ………………….(6) ผูรับเงนิ ………………….….(7)วันท…่ี ……..………………………………..…… วนั ที่…………….………..…. วันท่…ี ………………………..…… ดา นหลังของใบสําคญั1 ชื่อบัญชีท่ีเกี่ยวขอ งคือ บัญชีเดบิต เชน ซื้อ คาขนสงเขา เงินเดือน ฯลฯ พรอมบันทึกจํานวนเงิน และบัญชีเครดิต เชน ใบสําคัญจาย พรอมบันทึกจํานวนเงนิ2 การบันทึกบัญชี ไดบันทึกไวในทะเบียนใบสาํ คัญและทะเบียนจาย เช็คหนา ทเ่ี ทา ไหร 135ลขิ สทิ ธเ์ิ ปนของบรษิ ทั สํานักพิมพเ อมพนั ธ จํากัด วิชา การบัญชีอตุ สาหกรรมและระบบใบสาํ คัญ บทท่ี 10 แผน ที่ 4

3 การจา ยเงิน ระบุรายละเอยี ดใหครบถว นตามเงือ่ นไข4 ลายมอื ช่ือผูบันทึกใบสําคญั5 ลายมือช่ือผอู นมุ ัตจิ า ย รายจายยอยหลายรายการท่จี ายใหเจาหน้ีคนเดยี วอาจรวมใบแจงหน้ีแลว จัดทําใบสําคัญขนึ้ ฉบับเดยี วก็ได ดานหลงั ใบสาํ คัญจา ย การบนั ทกึ รายการบัญชี (1) ใบสําคญั จา ยเลขที่…….…………..…ชือ่ บญั ชี เลขที่ จํานวนเงิน วนั ครบกําหนด…………………...….. บญั ชี เดบติ เครดิต จายให… …………………………………….……….………..…ซื้อวัตถุดบิ xx ที่อยู…………………………………………….………….…...…ภาษซี ้อื xx (3)คา ขนสง เขา xx รายการ จาํ นวนเงนิเงนิ เดือน xx จํานวนเงินตามใบสําคญั xx -ฯลฯ xx xx - ใบสําคญั จา ย สวนลดรับ xx - xx จํานวนเงนิ สทุ ธทิ จี่ าย เชค็ เลขท่ี xxx วันที่สั่งจาย………………….. xxx xxx จํานวนเงนิ ในเช็ค xxxบนั ทึกทะเบยี นใบสําคญั จายหนา ……………(2) *บนั ทึกทะเบยี นจา ยเช็คหนา ………………(2)ผอู นุมัติการลงบญั ชี……………………..……………(4) ผูอ นมุ ตั จิ าย………………………………………………(5)136ลขิ สิทธ์ิเปนของบรษิ ทั สาํ นักพิมพเ อมพันธ จํากัด วิชา การบัญชีอุตสาหกรรมและระบบใบสําคญั บทท่ี 10 แผนที่ 5

วธิ ีการจดั ทําใบสําคญั จา ย1 ตรวจสอบเอกสารท่ีนํามาทําใบสําคัญ เม่ือถูกตองเรียบรอยแลว ใหลงลายมือชื่อกํากับในเอกสารประกอบการจายเงินแลว จงึ จัดทํา ใบสําคัญจา ย2 ใหนําเอกสารจายเงินมาแนบติดกับใบสําคัญ ใบสําคัญจายเปน หลักฐานในการจายเงิน ซง่ึ ทําโดยฝายการเงิน แลว สงใหผูมหี นา ที่ ตรวจสอบ หลังจากนั้นก็ใหผูมีอํานาจอนุมัติลงลายมือชื่อเพื่อ อนุมตั ิการจายเงนิ ทุกครั้ง เม่ือจัดทําใบสําคัญและไดร ับอนมุ ัตเิ รียบรอยแลว พนักงานจะ บันทกึ ในทะเบียนใบสําคญั เสร็จแลว จะเก็บในแฟมใบสาํ คัญจา ย3 การบันทึกทะเบียนใบสําคัญ ในการจายเงินทุกคร้ังจะตองจัดทํา ใบสําคัญและบันทึกในสมุดบันทึกข้ันตนคือ “ทะเบียนใบสําคัญ (Voucher Register)” ทะเบียนใบสําคัญ การจา ยเงนิ เครดิต เดบิต เลขที่ ผรู ับเงนิ รายการ เงือ่ นไข วันที่ เลขที่ ใบสาํ คัญ ซือ้ ภาษี บัญชอี ่ืนๆว.ด.ป. เชค็ จาย ซื้อ ชอ่ื เลข จาํ นวน ใบสําคัญ บัญชี ที่ เงิน137ลขิ สทิ ธิเ์ ปนของบรษิ ทั สํานักพมิ พเอมพันธ จาํ กัด วิชา การบัญชีอตุ สาหกรรมและระบบใบสาํ คัญ บทท่ี 10 แผนที่ 6

4 การเก็บใบสําคัญท่ียังไมไดจายเงิน โดยจัดทําแฟมใบสําคัญท่ียัง ไมไดจายเงิน โดยเรียงตามลําดับวันเวลาการจายเงิน เรียกวา “แฟม ใบสําคัญคา งจาย” เพอ่ื รอการจายเงินตามใบสาํ คัญ5 การจายเงินตามใบสําคัญ ใบสําคัญที่ถึงกําหนดชําระเงินจะถูกนํา ออกจากแฟมใบสําคัญคางจายแลวนําไปสงใหฝายการเงิน เมื่อ ฝ ายการเงินตรวจสอบแลวก็จะเขียนเช็คสั่งจายเงินตามใบสําคัญ และนาํ ไปบันทึกในทะเบียนจายเชค็ (Check Register) ทะเบียนจายเชค็ หนา ….. เลขท่ี เลขท่ี เดบติ เครดิตว.ด.ป. ผูรบั เงิน เช็ค ใบสาํ คญั ใบสําคญั จา ย สว นลดรบั อาคาร6 การเก็บใบสาํ คัญที่จายเงินแลว โดยจัดทําแฟมใบสําคัญท่ีจายเงิน แลว เมื่อเขียนเช็คสั่งจายเงินเรียบรอยแลวก็จะใหผูรับเงินมารับ เช็ค และลงนามในดานหนาทะเบียนใบสําคัญ โดยประทับตราวา “จายเงนิ แลว” และนาํ ไปเก็บในแฟม ใบสาํ คัญท่จี ายเงนิ แลว138ลขิ สิทธเ์ิ ปนของบรษิ ัท สํานักพมิ พเ อมพนั ธ จํากัด วิชา การบญั ชีอุตสาหกรรมและระบบใบสาํ คญั บทที่ 10 แผน ท่ี 7

กรณีท่ีกิจการควบคุมการจายเงินโดยใชระบบใบสําคัญส่ังจายจะตองมีทะเบียนใบสําคัญ เพ่ือบันทึกรายการตามใบสําคัญส่ังจายท่ีแผนกบัญชีจัดทําข้ึน เรียงตามลําดับเลขท่ีใบสําคัญ โดยไมตองมีสมุดรายวนั ท่ัวไป และสมุดรายวนั ซื้อ สวนการผานบัญชีไปยังบัญชียอยน้ันไมจําเปนตองทํา เพราะใชแฟมใบสําคัญคางจายแทนบัญชีเจาหนี้รายตัว เม่ือมีการจายเช็คชําระหน้ีใบสําคัญฉบับใดก็จะลงรายการในทะเบียนน้ันจายเช็ค และนําเลขที่เช็ค วันท่ีท่ีจายมาบันทึกในชองการจายเงินของทะเบียนใบสําคัญ ยอดรวมใบสําคัญคางจายในแฟมจะเทากับยอดรวมในใบสําคัญที่ยังไมไดลงเลขที่เช็คในทะเบียนใบสาํ คญั และเทา กับยอดคงเหลอื ในบัญชีคุมยอดเจาหน้ี การบันทึกบญั ชีตามระบบใบสําคญั กิจการที่ใชระบบใบสําคัญ จะบันทึกรายการบัญชีเกี่ยวกับการจายเงินในทะเบียนใบสําคัญแทนสมุดรายวันซ้ือ และบันทกึ ในทะเบียนจายเช็คแทนสมุดรายวนั จายเงนิ ดงั นี้1 การบันทึกรายการในทะเบียนใบสําคัญ ใบสําคัญจายทุกฉบับที่ ไดรับอนุมัติการจายเงินแลว ใหบันทึกไวในทะเบียนใบสําคัญกอน ทุกรายการ โดยถอื เปนบัญชีหนส้ี นิ ของกิจการ 139ลิขสทิ ธิ์เปนของบรษิ ัท สํานักพิมพเอมพันธ จํากัด วิชา การบัญชอี ุตสาหกรรมและระบบใบสาํ คญั บทที่ 10 แผนท่ี 8

2 บันทึกรายการในทะเบียนจายเช็ค ใบสําคัญจายที่ชําระเงินแลวจะตอ งบันทกึ ในทะเบียนจายเช็ค3 การบันทึกรายการที่ตองจายเงินทันที ตองบันทึกรายการน้ันพรอมกันในทะเบียนใบสําคญั และทะเบียนจา ยเชค็ ในวนั เดยี วกัน หลักการบันทึกบัญชตี ามระบบใบสําคัญจาย มีดงั นี้รายการ ทะเบียนใบสาํ คญั ทะเบียนจายเชค็1. ซื้อสินคาหรือสินทรพั ย เดบติ ซอ้ื /สินทรพั ย XX เดบิต ใบสาํ คัญจาย XX XXเปนเงินสด ภาษีซือ้ XX เครดติ ธนาคาร เครดิต ใบสาํ คัญจา ย XX2. ซือ้ สินคาหรือสนิ ทรัพย เดบติ ซื้อ/สินทรัพย XXเปนเงนิ เชอื่ ภาษีซอ้ื XX ไมบนั ทึกบญั ชี เครดติ ใบสําคัญจา ย XX3. จายชําระหน้ี เดบิต ใบสาํ คัญจา ย XX ไมบ ันทึกบญั ชี เครดติ ธนาคาร XX4. จา ยชาํ ระหนค้ี าสินคา เดบติ ใบสาํ คัญจาย XX และไดรับสวนลด ไมบันทกึ บญั ชี เครดิต สวนลดรบั XX ธนาคาร XX5. จา ยคาใชจ าย มภี าษี เดบติ คา ใชจ า ย (ระบุชอื่ ) XX เดบติ ใบสาํ คัญจาย XX XXมลู คาเพ่ิม ภาษีซือ้ XX เครดิต ธนาคาร เครดติ ใบสําคัญจาย XX6. ตง้ั วงเงินสดยอย เดบิต เงินสดยอย XX เดบติ ใบสาํ คัญจาย XX เครดติ ใบสําคัญจา ย XX เครดิต ธนาคาร XX7. จายชดเชยเงินสดยอ ย เดบติ คาใชจ า ย (ระบุชอื่ ) XX เดบติ ใบสาํ คัญจาย XX XX ภาษีซ้ือ (ถา ม)ี XX เครดิต ธนาคาร เครดิต ใบสําคัญจา ย XX8. จา ยชําระหนเ้ี งนิ กู เดบิต เงนิ กู XX เดบติ ใบสําคัญจาย XX พรอมดอกเบ้ีย XX ดอกเบี้ยจาย XX เครดิต ธนาคาร เครดติ ใบสําคัญจาย XX140ลขิ สิทธิ์เปน ของบรษิ ทั สาํ นักพมิ พเอมพันธ จาํ กัด วชิ า การบญั ชอี ตุ สาหกรรมและระบบใบสาํ คัญ บทท่ี 10 แผนที่ 9

รายการ ทะเบียนใบสาํ คัญ ทะเบียนจา ยเชค็9. การจา ยเงินเดอื นและ เดบิต เงินเดือน XX เดบติ ใบสําคัญจาย XX XXคา แรงงาน กรณี คา แรงงาน XX เครดติ ธนาคารพนักงานออกคาภาษี เครดิต ใบสาํ คัญจา ย XXเองท้ังหมดใบสําคัญจา ยฉบบั ที่ 1- จา ยใหพนกั งาน จะมีจํานวนเงนิ สุทธทิ ี่หกัภาษีเงินไดห ัก ณ ท่ีจายใบสําคัญจา ยฉบับที่ 2 เดบิต เงินเดือน XX เดบิต ใบสาํ คัญจาย XX XX- จายใหกรมสรรพากร คาแรงงาน XX เครดิต ธนาคารจะมจี ํานวนเงินเทากับ เครดิต ใบสําคัญจาย XXภาษีเงนิ ไดห ัก ณ ท่จี ายใบสาํ คัญจา ยฉบับท่ี 3 เดบติ เงินเดือน XX เดบิต ใบสาํ คัญจาย XX XX- จายใหสาํ นกั งานประกัน คา แรงงาน XX เครดติ ธนาคารสงั คม จะมีจํานวนเงนิ เครดิต ใบสาํ คัญจา ย XXเทา กับที่นําสง10. กรณีกิจการออกคา เดบิต ภาษีเงนิ ได XX เดบิต ใบสําคัญจาย XX XXภาษีเงินไดใหพนกั งาน เครดติ ใบสําคัญจาย XX เครดติ ธนาคารทงั้ หมด- ใบสําคญั จา ยฉบบั ท่ี 1และ 3 ใหบ ันทึกตามปกติ สว นใบสําคัญจา ยฉบบั ท่ี 2 ท่ีจายใหกรมสรรพากรใหบันทึกดงั นี้141ลิขสิทธเิ์ ปนของบรษิ ทั สํานักพมิ พเ อมพันธ จาํ กัด วิชา การบญั ชอี ตุ สาหกรรมและระบบใบสาํ คญั บทท่ี 10 แผนที่ 10

ตวั อยางที่ 1 จากหนา 250 บรษิ ัท ปารต ี้ จาํ กดัวิธกี ารบันทึกรายการในทะเบียนใบสําคญั และการผานรายการ 1. บันทึกรายการท่ีชําระเงินตามใบสําคัญ โดยบันทึกวันเดือนป/เลขที่ใบสําคญั /ชอื่ ผูร บั เงิน/รายการคา /เงอื่ นไขการชาํ ระหนก้ี รณซี ื้อเงนิ เชอื่ 2. ชองการจายเงิน จะบันทึกเม่ือมีการจายเงินตามใบสําคัญ โดยบันทึกเลขทเี่ ช็คและวันทีจ่ ายเงิน 3. ทุกสน้ิ วัน ใหผ านรายการในชอ ง “บญั ชอี น่ื ” ไปบญั ชแี ยกประเภท 4. ทุกสนิ้ เดือนใหรวมยอดคงเหลอื ในชอ งเครดติ ใบสําคญั จา ย และเดบติบัญชีซอื้ แลวผา นจํานวนเงินไปยงั บัญชแี ยกประเภท หนา 1 ทะเบยี นใบสําคัญ การจา ยเงนิ เครดิต เดบติพ.ศ. เลขที่ วนั ที่ เลขที่ ใบสาํ คัญ คา บญั ชีอน่ื ๆ ผรู ับเงนิ รายการ เง่อื นไข เชค็ จา ย ซอ้ื ขนสง2550 ใบสําคัญ เลขที่ จํานวน ช่อื บญั ชี เขา บญั ชี เงนิมี.ค. 1 301 รานสยาม ซอื้ สนิ คา 2/10,n/30 10 553 20,000 20,0005 302 บ. ขนสง จายคาขนสง 5 551 1,000 1,0008 303 รานอุปกรณ ซื้ออุปกรณ 8 552 8,000 อุปกรณ 103 8,00025 304 บ. โตโยตา ฯ ซ้ือรถยนต 250,000 รถยนต 104 500,000 305 บ. โตโยตา ฯ ซือ้ รถยนต 250,00031 306 พนกั งาน จายเงินเดอื น 31 554 28,500 เงนิ เดือน 505 30,000 307 กรมสรรพากร ภาษหี ัก ณ ท่ีจา ย 1,500 559,000 20,000 1,000 538,000 201 501 504 ใบสาํ คญั จาย 201 พ.ศ. หนา เดบติ พ.ศ. หนา เครดติ รายการ บญั ชี รายการ บญั ชี 57,500 XXXX - 2550 ทช.1 501,500 2550 ทส.1 559,000 - 559,000 559,000 -มี.ค. 31 ทะเบยี นจายเชค็ - มี.ค. 1 ยอดยกมา 501,500 - ยอดยกไป - 31 ทะเบียนใบสําคญั - เม.ย. 1 ยอดยกมา มาจากยอดรวมของทะเบียนจา ยเช็คดานเดบิต142ลขิ สิทธ์ิเปนของบรษิ ัท สํานักพมิ พเ อมพนั ธ จาํ กัด วิชา การบัญชอี ตุ สาหกรรมและระบบใบสําคญั บทที่ 10 แผนที่ 11

ยกมาจากทะเบียนใบสาํ คัญจายเฉพาะดานเดบิตเพื่อเปนตัวอยาง เดบิต บัญชอี นื่ ๆซอ้ื คาขนสง เขา ชอื่ บญั ชี เลขทบ่ี ญั ชี จาํ นวนเงนิ20,000 1,000 อุปกรณ 103 8,000 รถยนต 104 500,000 เงนิ เดอื น 505 30,00020,000 1,000 538,000 501 504 พ.ศ. หนา คา ขนสง เขา รายการ หนา 504 2550 รายการ บญั ชี บญั ชี พ.ศ. เครดิตมี.ค. 5 ทะเบียนใบสําคญั ทส.1 เดบิต 2550 1,000 - พ.ศ. หนา อุปกรณ รายการ หนา 103 2550 รายการ บญั ชี บญั ชี พ.ศ. เครดิตม.ี ค. 8 ทะเบยี นใบสาํ คัญ ทส.1 เดบิต 2550 8,000 - พ.ศ. หนา เดบติ รถยนต รายการ หนา 104 2550 รายการ บญั ชี บญั ชี 500,000 พ.ศ. เครดิตม.ี ค. 25 ทะเบยี นใบสําคญั ทส.1 2550 -143ลิขสิทธ์เิ ปน ของบรษิ ัท สํานักพิมพเ อมพันธ จํากัด วชิ า การบญั ชอี ุตสาหกรรมและระบบใบสาํ คญั บทที่ 10 แผนที่ 12

พ.ศ. หนา เงินเดอื น รายการ หนา 505 รายการ บญั ชี บญั ชี พ.ศ. เครดิต 2550 ทส.1 เดบติ 501มี.ค. 31 ทะเบียนใบสาํ คัญ 2550 เครดิต 30,000 - พ.ศ. หนา ซอ้ื รายการ หนา รายการ บญั ชี บญั ชี พ.ศ. 2550 ทส.1 เดบิตม.ี ค. 31 ทะเบียนใบสาํ คัญ 2550 20,000 -มาจากทะเบยี นใบสําคัญจา ยในชองบญั ชอี น่ื ๆ ดานเดบติ กิจการท่ีใชระบบใบสาํ คญั รายการจายทกุ รายการตองจายดว ยเช็คและบันทกึ รายการใน “สมดุ ทะเบียนจายเช็ค” แทนสมดุ รายวันจายเงิน วธิ ีการบันทกึ รายการในทะเบยี นจายเช็ค 1. เม่ือกิจการเขียนสั่งจายเช็คตามใบสําคัญท่ีถึงกําหนดก็จะบันทึกรายการ โดยเดบิตใบสําคัญคางจาย เครดิตเงินฝากธนาคารและอาจเครดิตบัญชีสวนลดรับ กรณีไดรับสวนลดเงินสด และบันทึกเลขที่เช็ค และวันท่ีจายเงินไปลงในชองการจายเงินในทะเบยี นใบสําคญั 144ลขิ สทิ ธเิ์ ปน ของบรษิ ทั สาํ นักพมิ พเอมพนั ธ จํากัด วิชา การบญั ชีอุตสาหกรรมและระบบใบสําคัญ บทที่ 10 แผน ท่ี 13

2. ทุกสิ้นเดือนใหรวมยอดในชองเดบิตใบสําคัญจาย เครดิตบัญชีเงินฝากธนาคาร และเครดิตสวนลดรับ พรอมทั้งลงเลขที่บัญชีไวใตชองยอดรวมในแตละชอ งของทะเบยี นจา ยเชค็ ขอมูลจากตัวอยางที่ 1 หนา 1 ทะเบยี นจายเชค็ เครดิต สว นลดรับ ธนาคารพ.ศ. เลขที่ เดบิต เลขทเ่ี ช็ค ผรู ับเงนิ - 1,000 - - 8,000 -2550 ใบสาํ คัญ ใบสาํ คัญจา ย 400 - 19,600 - - 28,500 -ม.ี ค. 5 551 บรษิ ทั ขนสง 302 1,000 - 400 - 57,100 - 8 552 รา นอุปกรณภัณฑ 303 8,000 - 502 102 10 553 รา นสยาม 301 20,000 - 31 554 พนักงาน 306 28,500 - 57,500 - 201พ.ศ. หนา ธนาคาร หนา 1022550 รายการ บญั ชี บญั ชี พ.ศ. เครดติ เดบติ 2550 รายการ ทช.1 57,100 - ม.ี ค. 31 ทะเบยี นจายเชค็พ.ศ. หนา สว นลดรบั หนา 5022550 รายการ บญั ชี บญั ชี พ.ศ. เครดติ เดบิต 2550 รายการ ทช.1 400 - ม.ี ค. 31 ทะเบียนจายเชค็ ผา นไปบญั ชแี ยกประเภทใบสาํ คญั จายดานเดบติ 145ลขิ สิทธเ์ิ ปนของบรษิ ัท สาํ นักพมิ พเ อมพันธ จาํ กัด วิชา การบญั ชีอุตสาหกรรมและระบบใบสาํ คญั บทท่ี 10 แผนท่ี 14

บัญชีใบสําคัญจายจะใชแทนบัญชีเจาหน้ี จึงไมตองจัดทําบัญชีเจาหนี้และเจาหน้ีรายตัว เพราะสามารถทราบยอดรวมเจาหน้ีท่ียังคางชําระท้ังสิ้นไดจากยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภทใบสาํ คัญจาย และรายละเอียดจากใบสําคัญคา งจายขอมูลจากตวั อยางท่ี 1 บรษิ ัท ปารต้ี จํากัด รายละเอียดใบสําคัญคางจา ย วันท่ี 31 มนี าคม 2550เลขทใ่ี บสําคญั ผูรบั เงิน จาํ นวนเงิน 304 305 บรษิ ทั โตโยตา จาํ กัด 250,000.- 307 บรษิ ทั โตโยตา จาํ กัด 250,000.- กรมสรรพากร 1,500.- รวม 501,500.-มาจากเลขทีใ่ บสําคัญ ตองเทากบั ยอดคงเหลอื ในบญั ชีที่ยังไมไ ดจา ยเงินใน ใบสาํ คัญจา ยของบญั ชแี ยกประเภททะเบียนใบสําคญั146ลขิ สทิ ธเิ์ ปน ของบรษิ ัท สํานักพมิ พเ อมพันธ จาํ กัด วิชา การบัญชอี ุตสาหกรรมและระบบใบสาํ คญั บทท่ี 10 แผนที่ 15

การควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสด ธุรกิจจะใชเช็คในการจายคาใชจาย สวนคาใชจายจํานวนเล็กนอย กิจการจะเบิกเงินสด หรือ“เงินสดยอย (Petty cash)” จํานวนหน่ึงมาใหผูรักษาเงินสดยอย(Petty cashier) เก็บไว เพ่ือรับผิดชอบดูแลและจายเงินใหกับผูมาขอเบิกเงนิ สดลกั ษณะการดําเนินงานเกย่ี วกบั เงนิ สดยอย1. กําหนดวงเงนิ สดยอยทีจ่ ดั ต้งั ขน้ึ ตามนโยบายของบริษทัตวั อยางท่ี 2 ต้ังวงเงินสดยอย 10,000 บาทในวันท่ี 1 พ.ค. 50เม่ือผูรกั ษาเงินสดยอยเบกิ เงินมาจะบนั ทึกบัญชีดงั นี้ สมุดรายวนั ท่วั ไป หนา 1พ.ศ. 2550 เลขที่ เดบติ เครดิตเดอื น วันที่ รายการ บญั ชี บาท ส.ต. บาท ส.ต.พ.ค. 1 เงนิ สดยอ ย 101 10,000 - เงนิ สด 101 10,000 - ตงั้ วงเงนิ สดยอ ย147ลิขสทิ ธเิ์ ปนของบรษิ ัท สาํ นักพิมพเอมพนั ธ จาํ กัด วิชา การบญั ชีอุตสาหกรรมและระบบใบสําคญั บทที่ 10 แผนที่ 16

2. การเบิกจายจากเงินสดยอยผูมาขอเบิกจะตองมีเอกสารหรือหลักฐานในการจายเงิน และตองทําหลักฐานการจายเงินท่ีเรียกวาใบสําคัญเงินสดยอย (Petty Cash Voucher) เพ่ือเปนหลักฐานในการจา ยเงินของผรู กั ษาเงนิ สดยอย 3. การเบิกชดเชยเงินสดยอยทดแทนท่ีไดจายไปเม่ือเงินสดยอยที่เหลืออยูมีจํานวนลดลงหรือถึงวันท่ีจะตองเบิกชดเชย ผูรักษาเงินสดยอยจะรวบรวมหลกั ฐานตางๆ มาเบิกชดเชย จะบันทึกบัญชีเดบิต คา ใชจา ยตา งๆ XX เครดิต เงนิ สด/เงนิ ฝากธนาคาร XXตัวอยางที่ 3 จากหนา 256 การบนั ทึกบัญชเี ปนดังนี้ สมุดรายวันทัว่ ไป หนา 1พ.ศ. 2550 เลขที่ เดบติ เครดติเดอื น วันที่ รายการ บญั ชี บาท ส.ต. บาท ส.ต.ธ.ค. 1 คาพาหนะ 504 5,000 - วสั ดุสํานักงาน 505 8,000 - คารับรอง 506 10,000 - คา ใชจา ยเบด็ เตล็ด 507 1,000 - เงนิ สด 101 24,000 - เบกิ ชดเชยเงนิ สดยอ ย148ลิขสิทธิเ์ ปน ของบรษิ ทั สาํ นักพมิ พเ อมพนั ธ จํากัด วิชา การบัญชีอตุ สาหกรรมและระบบใบสาํ คัญ บทที่ 10 แผนท่ี 17

4. การเพ่มิ วงเงนิ สดยอ ย บันทกึ บัญชีเปนดงั นี้เดบิต เงนิ สดยอย XX เครดิต เงนิ สด/เงนิ ฝากธนาคาร XX5. การลดวงเงินสดยอย บันทกึ บัญชีเปนดงั นี้ XX XXเดบิต เงินสด XX เครดิต เงนิ สดยอ ย6. การปรับปรงุ เมื่อวนั สิ้นงวดเมอ่ื สน้ิ งวดบัญชี ดังนี้เดบติ คาใชจ า ยตางๆ XX เครดิต เงนิ สดยอ ยสมดุ เงินสดยอ ยสมุดเงินสดยอย เปนสมุดบันทึกรายการตางๆ ท่ีจายจากวงเงินสดยอยโดยผูรักษาเงินสดยอย สมุดเลมน้ีจะไมปรากฏอยูในสมุดบัญชีที่ทําโดยพนักงานบัญชีของกิจการและไมตองผานรายการไปบัญชีแยกประเภทตัวอยา งของสมดุ เงนิ สดยอ ยมดี ังน้ี เงินสดยอยเลขที่ รวม คา วสั ดุ บัญชีอื่นๆว.ด.ป. คา รับรองใบสําคญั จํานวนเงนิ พาหนะ สํานกั งาน ช่ือบัญชี จํานวนเงนิหมายเหตุ บัญชีใดมีมากกวาหน่ึงรายการใหเปดชองบัญชีน้ัน แต ถา มเี พียงบญั ชเี ดียวใหน าํ ไปใสช องบญั ชอี น่ื ๆ149ลขิ สทิ ธ์เิ ปน ของบรษิ ัท สาํ นักพิมพเอมพนั ธ จาํ กัด วิชา การบญั ชอี ุตสาหกรรมและระบบใบสาํ คัญ บทที่ 10 แผน ท่ี 18

เงินขาดและเงนิ เกิน (Cash Short and Over) ธุรกิจหลายประเภทอาจมีรายการขายสินคาเปนเงินสดมาก อาจจะใชเครอ่ื งบันทกึ การรบั เงนิ (Cash Register) ซง่ึ ยากตอการทําใหจาํ นวนเงนิ ทม่ี อี ยูในเครอื่ งตรงกบั ทบ่ี ันทึกไว เพราะมีรายการรบั เงินและทอนเงนิ อยตู ลอดเวลาอาจทาํ ใหเ กดิ ขอ ผิดพลาดไดตัวอยางที่ 4 จากหนา 257 กรณีเงินขาด การบันทกึ บัญชเี ปนดังน้ี สมุดรายวันทั่วไป หนา 1พ.ศ. 2550 รายการ เลขที่ เดบติ เครดติเดือน วนั ท่ี บญั ชี บาท ส.ต. บาท ส.ต.ธ.ค. 1 เงนิ สด 101 76,000 - 80,000 - 101 4,000 - เงินขาดและเงินเกิน 401 ขายสนิ คา บันทึกการขายสินคา และมี เงินขาดตวั อยางที่ 5 จากหนา 258 กรณีเงินเกนิ การบนั ทึกบญั ชเี ปน ดังนี้ สมุดรายวันทั่วไป หนา 1พ.ศ. 2550 รายการ เลขที่ เดบติ เครดิตเดือน วันท่ี บญั ชี บาท ส.ต. บาท ส.ต.ธ.ค. 1 เงินสด 101 80,500 - 500 - 101 80,000 - เงินขาดและเงินเกิน 401 ขายสินคา บันทกึ การขายสินคา และมี เงินเกิน150ลิขสทิ ธ์ิเปน ของบรษิ ทั สํานักพิมพเอมพนั ธ จาํ กัด วิชา การบญั ชอี ตุ สาหกรรมและระบบใบสําคัญ บทท่ี 10 แผน ท่ี 19