WebEx & BT

Guía de usuario & RICOH ACADEMY SPAIN Page 1

Índice1. Introducción2. Cómo organizar un meeting con WebEx.3. Cómo atender a un meeting con WebEx.4. Cómo organizar una audio conferencia.5. Cómo atender a una audio conferencia. Page 2

1. IntroducciónLogre mucho más, salir de su oficina. Logre reuniones más efectivas, acelere susciclos de ventas, aumente el alcance de sus capacitaciones, llegue a más clientespotenciales y solucione problemas de soporte técnico en tiempo récord.Reduzca las emisiones de CO2 con menos viajes de negocios y promueva lareunión de su equipo a través de la Web Page 3

2. Cómo organizar un meeting con Webex Page 4

2. Cómo organizar un meeting con Webex WebEx es una utilidad que nos permite realizar meeting on-line. Podremos planificar reuniones con varios asistentes, apoyándonos con audio conferencias. A continuación se detalla el proceso que debemos seguir para organizar una reunión, invitar a los asistentes y conocer las posibilidades nos ofrece esta utilidad. Las personas que dispongan de esta herramienta, habrán recibido un correo electrónico, dónde se adjunta la información necesaria para poder llevar a cabo estas reuniones. Información relevante • Información de su cuenta de BT MeetMe Global Access : En este apartado nos proporcionan el código de acceso para el moderador así cómo el código de acceso que les debemos proporcionar a los asistentes a las audio conferencias. También se proporciona una lista de los números de teléfono para poder realizar la conexión, según el país en que nos encontremos. • Información de su cuenta de WebEx: En este apartado nos informan de nuestro nombre de usuario y contraseña para poder acceder a la página web de la utilidad, para organizar meetings. También nos especifican la página web a la cuál nos debemos conectar: https://ricoheurope.webex.com. Page 5

2. Cómo organizar un meeting con WebexUna vez dispongamos de esta información, procederemos a acceder a la página web indicada:https://ricoheurope.webex.com Introduciremos nuestro nombre de usuario y password para esta utilidad, y pulsamos en ‘Conectar’ (1). 1Una vez autenticados, desplegamos el menú ‘Organizar una reunión’ y 2seleccionamos ‘Planificar una reunión’ (2). 3Nos aparecen una serie de campos que debemos rellenar, tales cómo elTema de la reunión, la Contraseña, la fecha en la cuál la convocamos, y Page 6la duración de la misma.En el campo asistentes, debemos introducir la dirección de correoelectrónico de los asistentes que queremos invitar a la reunión.En el campo Audio conferencia, debemos introducir un mensaje para losinvitados, dónde se especifique el número de teléfono al que debenllamar, así cómo el password que deben marcar para hacer el ‘Log In’.Finalmente, pulsamos en ‘Comenzar ahora’ (3)

2. Cómo organizar un meeting con WebexUna vez iniciada la sesión en la utilidad WebEx,accedemos a la pantalla principal, desde dóndepodremos gestionar la reunión.Podremos seleccionar si queremos ‘Presentar undocumento’, ‘Compartir una aplicación’ o incluso‘Compartir el escritorio’.En el menú inferior, podremos enviar las invitaciones a losasistentes si no lo hemos hecho al organizar la reunión, oenviarles un recordatorio. En el lateral derecho de la ventana principal, encontraremos toda la información referente a los participantes que hay conectados en la sesión y quien es el organizador y el presentador. En la parte inferior, tenemos la ventana de ‘Chat’, desde donde podremos conversar con todos los participantes a la vez, o seleccionar uno de ellos. Page 7

2. Cómo organizar un meeting con Webex En el menú compartir (1) de la aplicación, 1 podemos seleccionar cómo queremos trabajar con nuestros asistentes, de tal forma que podremos escoger si queremos compartir una presentación o una aplicación, o un contenido web.En el menú Reunión (2) de la aplicación, 2podemos iniciar la grabación de lareunión.Recordad que este tipo de grabación solonos almacena las imágenes, ya que lavoz se realiza a través de la audioconferencia.Podemos escoger si los datos queremosalmacenarlos en nuestro equipo, o en unservidor externo. Page 8

2. Cómo organizar un meeting con Webex Una vez hayamos finalizado la reunión, podremos cerrar la sesión, finalizándola para todos los asistentes, o, por el contrario, podremos abandonar la sesión otorgándole los derechos de presentador y organizador a otro asistente, para que él continúe con la reunión. Por último, antes de abandonar la sesión, la aplicación nos da la opción de poder guardar los documentos compartidos en nuestro equipo. Page 9

3. Cómo atender un meeting con Webex Page 10

3. Cómo atender un meeting con Webex 1 El organizador nos enviará un correo electrónico dónde nos convoca a una sesión de WebEx. Pulsamos sobre el link (1) y el navegador nos redirige a la página web de WebEx. Al mismo tiempo nos instala la aplicación, en el caso que nos dispongamos de ella en nuestro equipo.2 Una vez dispongamos de la aplicación y el equipo nos 3 muestre la página web solicitada, deberemos introducir nuestro nombre, así cómo nuestra dirección de correo electrónico ( 2 ). Seguidamente pulsamos en el botón ‘Entrar’ ( 3 ) para acceder a la reunión. Page 11

3. Cómo atender un meeting con Webex Al acceder a la aplicación, se nos muestra los datos necesarios para poder conectar con audio conferencia. En el lateral derecho de la pantalla, veremos los asistentes que están conectados a la reunión, así cómo la información de quien es el organizador de esta reunión.En el lateral derecho, podemos conversar mediante 2chat con los participantes. 1Podemos mantener una conversación con todos los Page 12participantes, o solamente con alguno de ellos,según convenga. ( 1 )Así mismo, si queremos realizar una preguntamientras el organizador está haciendo suexposición, disponemos de un botón para ‘Levantarla mano’. ( 2 ) para hacer una consulta.

3. Cómo atender un meeting con Webex Finalmente, una vez finalizada la sesión, deberemos ir al menú Archivo, y seleccionar la opción de abandonar la sesión. Page 13

4. Cómo organizar una Audio conferencia Page 14

4. Cómo organizar una Audio conferenciaConjuntamente con la aplicación WeBex, tenemos tres tipos deopción :1- podemos realizar una audio conferencia, para tener un apoyo devoz, sobre la presentación que estamos llevando a cabo.2 – Solo presentar el documento pero sin voz.3 – VoIPEl organizador del meeting con WeBex, tiene la opciónde añadir la información sobre la audio conferencia,en el correo electrónico que va a enviar a los asistentes.(1)Audio-conferencia externa a laplataforma Web.Utilizaremos teléfono.Sin audio-conferenciaAudio-conferencia interna a la plataforma Web.Utilizaremos micro y altavoces de los pc’sBuenos días, EJEMPLO TEXTO AUDIO CONFERENCIA 1Para poder asistir a la sesión de audio-conferencia, deberéis llamar al siguientenúmero de teléfono, que es gratuito : 900 812 234Seguidamente se pedirá el código de acceso que es: XXXXXXXX + #Un Saludo. Page 15

4. Cómo organizar una Audio conferenciaCómo organizador, disponemos de un numero de teléfono que debemos marcar, que será distinto al de losAsistentes. Una vez realizada esta conexión, deberemos introducir el password que nos han facilitado en elteclado numérico del teléfono, seguido de la tecla #.Si los datos introducidos son correctos, al iniciar la sesión el sistema activará la línea a los participantes para quepuedan conectarse. Page 16

4. Cómo organizar una Audio conferenciaA continuación se detalla los controles básicos necesarios para organizar y gestionar la audio conferencia.CONTROLES BÁSICOS DE AUDIO CONFERENCIA PARA ELORGANIZADORCódigo Función*0 Asistencia en la conferencia*2 Paramos la conferencia*5 Silenciamos el micro de los asistentes*6 Silenciamos nuestro micro*7 Bloqueamos a un asistente# 1 Se detallan el nombre de los asistentes# 2 Numero de asistentes (para el organizador)# 9 Organizador abandona la conferencia, los asistentes continúan# # Finaliza la conferencia para todos los asistentes. Page 17

5. Cómo atender una Audio conferencia Page 18

5. Cómo atender una Audio conferencia Si hemos recibido una convocatoria a una reunión con audio conferencia, o simplemente una invitación a una audio conferencia, recibiremos un mensaje dónde nos indican el numero de teléfono que debemos marcar para atenderla, así cómo un password de asistente. Llamaremos al numero de teléfono indicado, y una vez conectados, deberemos introducir el password seguido de #.Finalmente, el sistema nos pide nuestro nombre, para presentarnos en la conferencia, y nos conecta con losasistentes.Recordad que las audio conferencia se pueden atender desde el teléfono de sobre mesa. Page 19

Gracias por su atención Page 20