บทที่ 2 องค์กรธุรกิจและระบบสารสนเทศ

รหสั วชิ า: 36022004 ระบบสารสนเทศเพอื่ การจัดการทางธุรกจิ (Management Information Systems for Business) อาจารยผ์ ูส้ อน: อาจารยส์ ุภาพร พรมโล ช่ือหน่วยเรยี น: องคก์ รธรุ กจิ และระบบสารสนเทศ ช่อื บทเรียน 2.1 องคก์ รธรุ กจิ 2.2 บทบาทของระบบสารสนเทศในองคก์ รธรุ กิจ 2.3 ผลกระทบของระบบสารสนเทศต่อองค์กรธรุ กิจ 2.4 การจาแนกระบบสารสนเทศในองคก์ รธุรกจิ 2.5 องค์ประกอบและระดับของระบบสารสนเทศ จดุ ประสงคก์ ารสอน 2.1 รู้องค์กรธุรกิจ 2.1.1 บอกความหมายขององคก์ รธรุ กจิ 2.1.2 บอกองค์ประกอบของกระบวนการธรุ กิจ 2.1.3 บอกธรุ กรรมอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์กบั กระบวนการทางธรุ กิจ 2.2 รู้บทบาทของระบบสารสนเทศในองคก์ รธรุ กจิ 2.2.1 บอกความสมั พนั ธข์ องระบบสารสนเทศ องค์กร และกระบวนการธุรกจิ 2.2.2 บอกบทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กรธรุ กจิ 2.3 รู้ผลกระทบของระบบสารสนเทศตอ่ องค์กรธรุ กจิ 2.3.1 บอกผลกระทบขององคก์ รตอ่ ระบบสารสนเทศ 2.3.2 บอกผลกระทบของระบบสารสนเทศตอ่ การเปลี่ยนแปลงขององค์กร 2.3.3 บอกการปรบั เปลย่ี นองคก์ รเพอื่ กระบวนธรุ กจิ 2.3.4 บอกลกั ษณะของสารสนเทศท่ดี ีด้านกระบวนการ 2.4 รู้การจาแนกระบบสารสนเทศในองคก์ รธุรกิจ 2.4.1 บอกการจาแนกระบบสารสนเทศในองคก์ รธรุ กจิ 2.5 รู้องค์ประกอบและระดบั ของระบบสารสนเทศ 2.5.1 บอกองคป์ ระกอบสาคญั ของระบบสารสนเทศ 27

2.5.2 บอกระดับของสารสนเทศในองคก์ รธุรกิจ วธิ สี อนและกจิ กรรมการเรยี นการสอนประจาหนว่ ยเรียน ในหนว่ ยเรียนที่ 2 มีวิธสี อนและกิจกรรมการเรยี นการสอน ดังต่อไปน้ี 1. วธิ ีสอน ผสู้ อนใชว่ ิธีการสอนแบบบรรยาย เปิดวีดีทัศน์ และวธิ กี ารสอนแบบถาม-ตอบ 2. กจิ กรรมการเรียนการสอน สามารถจาแนกได้ดังน้ี 2.1 กิจกรรมกอ่ นเรียน ผู้เรยี นศึกษาบทเรยี นในหน่วยเรียนที่ 2 2.2 กิจกรรมในห้องเรยี น มดี งั ต่อไปน้ี 2.2.1 ผู้สอนปฐมนิเทศรายวิชา โดยการอธิบายแผนการจัดการเรียนการสอน ตลอดจนกิจกรรมตา่ ง ๆ ตามแผนบริหารการสอนประจาหนว่ ย 2.2.2 ผู้สอนบรรยายเนื้อหาหน่วยเรียนที่ 2 และมีกิจกรรมพร้อมยกตัวอย่าง ประกอบถาม-ตอบ จากบทเรยี น 2.3 กิจกรรมหลังเรียน ผู้เรียนทบทวนเนื้อหาที่ได้เรียนในหน่วยที่ 2 โดยใช้คาถามจาก คาถามทบทวนทา้ ยบท ตลอดจนการศกึ ษาหนว่ ยต่อไปล่วงหนา้ หนึ่งสปั ดาห์ 2.4 ให้ผูเ้ รียนสบื ค้นข้อมูลจากแหล่งเรียนรตู้ ่าง ๆ เช่น ห้องสมดุ หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ สอ่ื การเรยี นการสอนประจาบท สื่อท่ีใชส้ าหรับการเรียนการสอน เรื่อง องค์กรธุรกิจและระบบสารสนเทศ มีดังตอ่ ไปนี้ 1. เอกสารประกอบการสอน และ มคอ.3 2. เคร่ืองคอมพวิ เตอร์ 3. ระบบอินเทอร์เน็ต 4. พาวเวอร์พอยส์ การวัดผลและการประเมินผลประจาหนว่ ยเรยี น 1. สงั เกตการณต์ อบคาถามทบทวนเพอ่ื นาเข้าสู่เน้ือหาในหนว่ ยเรยี น 2. สงั เกตการณต์ ัง้ คาถาม และการตอบคาถามของผู้เรียน หรอื การทาแบบฝึกหัดใน ช้นั เรียน 3. วัดเจตคติจากพฤติกรรมการเรียน การเข้าร่วมกิจกรรมการเรียนการสอน และความ กระตอื รือร้นในการทากจิ กรรม 4. ความเข้าใจและความถกู ต้องในการทาแบบฝกึ หัด 28

หนว่ ยเรียนที่ 2 องคก์ รธรุ กิจและระบบสารสนเทศ 2.1 องค์กรธรุ กิจ 2.1.1 ความหมายขององคก์ รธุรกิจ คาว่า องค์กร หมายถึง การรวมกลุ่มของคนเพ่ือดาเนินการใหบ้ รรลุวัตถุประสงค์ ร่วมกันเกิดจาการรวมตัวของ 2 บุคคลขึ้นไป เป็นโครงสร้างที่มีความมั่นคง คุณลักษณะขององค์กรมี ดงั ต่อไปน้ี 1) แบ่งภาระหน้าท่ีอย่างชดั เจน 2) มกี ารจดั การตาแหนง่ ของบคุ ลากรตามลาดบั 3) มีการกาหนดมาตรฐานในการปฏิบตั ิงาน 4) มีวัฒนธรรมองค์กรธุรกิจ หมายถึง กิจกรรมที่บุคคลหรือคณะบุคคลท่ีรวมกัน เพอ่ื ท่ีจะผลติ หรือจาหนา่ ยสินค้าหรือบรกิ าร เพอื่ ตอบสนองตอ่ ความต้องการของผู้บรโิ ภคโดยมีจุดุมงุ่ คาว่า \"ธุรกิจ\" มคี วามหมายครอบคลุมเร่ืองเกี่ยวกบั การค้าอย่างน้อย 3 เรื่อง คอื 1) ตวั องคก์ รการค้า, อุตสาหกรรม หรอื บรษิ ัท หรอื ที่เรยี กกนั วา่ \"องค์กรธุรกิจ\" 2) กิจกรรมที่เกี่ยวกับการค้า, อาชีพ และอุตสาหกรรม เช่นในคาพูด \"ธุรกิจ เปลีย่ นแปลงไปเร่อื ย ๆ ตามสภาพตลาด\" 3) สว่ นของกจิ กรรมทางเศรษฐศาสตร์ เชน่ \"ธุรกจิ เพลง\" หรอื \"ธุรกิจคอมพวิ เตอร\"์ องค์กรธุรกิจ เม่ือนาความหมายของคาว่า “องค์กร” และ “ธุรกิจ” กลายเป็น “องค์กรธุรกิจ” ท่ีมีความหมายว่า เป็นองค์กรท่ีเกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนสินค้า บริการหรือท้ัง สินค้าและบริการแก่ผู้บริโภค ธุรกิจน้ันโดดเด่นในระบบเศรษฐกิจแบบทุนนิยม ซ่ึงธุรกิจส่วนมากมี เอกชนเปน็ เจ้าของ และบริหารจดั การเพ่ือให้ไดก้ าไร และเพม่ิ ความมั่งคั่งแก่เจา้ ของธุรกจิ ธุรกจิ ยังอาจ เป็นประเภทไม่แสวงหาผลกาไรหรือมีรัฐเป็นเจ้าของก็ได้ ธุรกิจท่ีมีหลายปัจเจกบุคคลเป็นเจ้าของอาจ เรยี กวา่ บรษิ ัท แมค้ าว่า \"บรษิ ทั \" จะมคี วามหมายทเ่ี จาะจงกวา่ นั้น การประกอบธุรกจิ การค้าอาจดาเนนิ การได้หลายรูปแบบ ทัง้ โดยบุคคลคนเดยี วเป็น เจ้าของกิจการโดยลาพัง หรืออาจดาเนินการโดยร่วมลงทุนกับบุคคลอ่ืนเป็นกลุ่มคณะก็ได้ การท่ีจะ ตัดสินใจเลือกดาเนินธุรกิจการค้าในรูปแบบใดนั้น ผู้ประกอบการจะตอ้ งคานึงถึงองคป์ ระกอบที่สาคัญ หลายประการด้วยกัน เช่น ลักษณะของกจิ การค้า เงนิ ทนุ ความรคู้ วามสามารถในการดาเนนิ ธุรกิจเป็น 29

ต้น ท้ังน้ี เพ่ือให้การประกอบธุรกิจนั้นประสบผลสาเร็จนามาซ่ึงผล ประโยชน์และกาไรสูงสุดการ ประกอบธุรกิจอาจดาเนินการได้หลายรูปแบบ (ภาพท่ี 2.1) เช่น บุคคลเป็นเจ้าของกิจการโดยลาพัง หรือ ดาเนนิ การโดยร่วมลงทุนกับบุคคลอ่ืน การทจี่ ะตัดสินใจเลอื กดาเนินธุรกิจการค้าในรูปแบบใดน้ัน ผู้ประกอบการจะต้องคานึงถึงองค์ประกอบท่ีสาคัญหลายประการด้วยกัน เช่น ลักษณะของกิจการค้า เงินทุน ความรู้ความสามารถในการดาเนินธุรกิจเป็นต้น ทั้งน้ี เพื่อให้การประกอบธุรกิจนั้นประสบ ผลสาเรจ็ นามาซง่ึ ผล ประโยชน์และกาไรสงู สดุ รปู แบบองค์การธุรกจิ เปน็ นติ บิ ุคคล ไมเ่ ปน็ นติ ิบุคคล (จดทะเบียนจดั ต้ังขึน้ ตามกฎหมาย) (อาจต้องจดทะเบียนตาม พ.ร.บ ทะเบยี นพาณชิ ย)์ กฎหมาย) 1. หา้ งห้นุ สว่ นสามญั จด บรษิ ัทมหาชนจากดั องคก์ รธรุ กจิ จดั ตงั้ หรอื จด ทะเบยี น ทะเบียนภายใตก้ ฎหมาย 2. ห้างหุ้นส่วนจากดั เฉพาะ บรษิ ัทจากดั กจิ การร้านคา้ เจา้ ของ หา้ งหุน้ ส่วนสามัญ คนเดยี ว ภาพท่ี 2.1 รูปแบบองค์กรทางธุรกจิ ทมี่ า กรมพฒั นาธุรกิจการคา้ , [email protected] 2.1.2 องคป์ ระกอบของกระบวนการธุรกิจ กระบวนการธุรกจิ (Business Process) หมายถงึ กลมุ่ ของกจิ กรรมทตี่ อบสนองความ ตอ้ งการทางธุรกิจท่ีอาศัยทั้งวัตถุดิบ ข้อมูลและสารสนเทศ รายละเอียดขั้นตอนการปฏบิ ัติงาน เพื่อให้ สาเร็จตามวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล สามารถสรุปองค์ประกอบของ กระบวนการธรุ กิจได้ดง้ นี้ 1) กิจกรรม (Activities) เป็นกระบวนการท่ีเกิดขึ้นในระบบธุรกิจท่ีเปลีย่ นทรัพยากร จากข้ันตอนหนึ่งไปสู่อีกข้ันตอนหน่ึง รวมทั้งเปล่ียนสารสนเทศจากรูปแบบหนึ่งไปยังอีกรูปแบบหน่ึง เช่น กิจกรรมการส่ังซ้ือสินค้าที่เรมิ่ จากการระบจุ านวนสินค้าและข้อมูลในใบส่ังซื้อให้กลายเป็นจานวน 30

สินค้าที่ส่งไปยงฝ่ายสินค้าคงคลังเพ่ือเตรียมจัดส่งให้กับลูกค้า พร้อมท้ังนาข้อมูลในใบสั่งซ้ือ เช่น ช่ือ ลกู คา้ ท่ีอยูจ่ านวนสินค้า ส่งไปยังฝ่ายการเงินเพื่อสรา้ งใบแจ้งหนี้ และทาการคิดเงินกับลูกค้า กจิ กรรม ท่ีเกดิ ขึน้ ส่วนมากมักใชค้ อมพวิ เตอรม์ าช่วยในการดาเนนิ กจิ กรรม 2) ทรัพยากร (Resource) เป็นสิ่งที่จาเป็นที่ต้องนามาร่วมประมวลผลในกิจกรรม เชน่ เงนิ สดลกู คา้ เงินสดของลูกคา้ และส่งิ ท่มี ีคุณค่าต่างๆ 3) สิ่งอานวยความสะดวก (Facility) เป็นโครงสร้างพื้นฐานท่ีคอยสนับสนุนให้ กิจกรรมดาเนนิ ไปดว้ ยความสะดวก เช่น เครือ่ งจกั ร ระบบคอมพิวเตอรโ์ กดังเกบ็ สินค้า เป็นตน้ 4) สารสนเทศ (Information) กิจกรรมต่างๆ มักทาหนา้ ท่ีเปน็ ทัง้ ผู้รบั สารสนเทศและ ผู้ผลิตสารสนเทศ วัตถุประสงค์ของกิจกรรมจะเป็นตัวชี้นาว่า กิจกรรมนั้นต้องรับสารสนเทศหรือผลิต สารสนเทศอะไร มลี กั ษณะอยา่ งไร ภาพท่ี 2.2 กระบวนการธรุ กจิ ส่งสินคา้ ให้ลูกค้า ท่ีมา ธารารตั น์ พวงสุวรรณ (2014) กระบวนการธุรกิจเป็นส่ิงท่ีสามารถพบได้ท่ัวไปโดยเฉพาะองค์กรทางธุรกิจ การนา ระบบสารสนเทศมาใช้กับกระบวนการเหล่านี้จึงมุ่งเนน้ ตอ่ การตอบสนองต่อการบริหารจัดการและการ ควบคุมใหก้ ระบวนการธรุ กจิ ดาเนนิ ไปให้บรรลุวัตถุประสงค์ ตัวอย่างกระบวนการธุรกจิ แสดงดังตาราง ท่ี 2.1 และ 2.2 31

ตาราง 2.1 ตวั อย่างกระบวนการทางธรุ กจิ กระบวนการทางธุรกจิ แผนกในองค์กร การบรรจผุ ลติ ภัณฑ์ ฝ่ายผลติ การตรวจสอบคุณภาพ การทารายการสนิ ค้าคงคลัง ฝา่ ยขายและการตลาด การแนะนาสนิ ค้า ขายสนิ ค้า ฝ่ายการเงนิ และบญั ชี บรกิ ารหลังการขาย การรบั เงินลกู ค้า ฝ่ายบริหารบุคคล การทารายงานงบดุล การจัดงบกระแสเงินสด ท่ีมา (ผูเ้ ขยี น) การรบั สมัครงาน การประเมินผลการปฏิบตั งิ าน การคมุ้ ครองประโยชน์และสวสั ดิการ ตาราง 2.2 ตัวอย่างระบบสารสนเทศในกระบวนการขายสินคา้ ฮารด์ แวร์ ซอฟตแ์ วร์ ข้อมูล บุคลากร กระบวนการ ขั้นตอนการเก็บ เครอ่ื งคดิ เงิน โปรแกรมสาหรับ จานวนสนิ ค้า พนกั งานเก็บเงิน เงนิ เครื่องคิดเงนิ ฐานข้อมูลสนิ คา้ เครอ่ื ง โปรแกรมชว่ ย ฐานข้อมูลประวัติ คอมพวิ เตอร์เกบ็ จัดการฐานขอ้ มลู ลกู คา้ ข้อมลู สินคา้ ประวัตลิ ูกคา้ การซ้อื สนิ ค้า ที่มา (ผูเ้ ขียน) 32

2.1.3 ธรุ กรรมอเิ ล็กทรอนิกส์กับกระบวนการทางธรุ กิจ เน่ืองจากราคาเครื่องคอมพิวเตอร์ท่ีต่าลง การสื่อสารผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์มี ประสิทธิภาพรวดเร็ว คนท่ัวไปมีและใช้คอมพิวเตอร์ได้ดีขึ้นเป็นจานวนมาก ข้อมูลของทาธุรกรรมต่าง ๆ ได้เปล่ียนอยู่ในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ สามารถขนถ่ายหรือโอนให้กันในระยะทางท่ี หา่ งไกลได้ภายในเวลารวดเร็ว ดังน้ันผ้บู ริหารองค์กรควรสนับสนุนการวางแผนการใช้ทรัพยากรระบบ สารสนเทศให้เกิดประโยชนต์ ่อกระบวนการธุรกิจ เชน่ การ สนับสนุนการใช้ธุรกรรมอเิ ล็กทรอนิกสโ์ ดย ผ่านเครือข่ายและอินเทอร์เน็ต จดั สร้างระบบ สารสนเทศท่ีตอบสนองต่อการตดั สินใจ การวางแผนกล ยทุ ธ์ซ่ึงผ้บู ริหารควรให้ความสาคัญตอ่ การใชธ้ รุ กรรมอเิ ล็กทรอนกิ ส์ ดงั น้ี 1) ใช้ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่สามารถติดต่อกับอินเทอร์เน็ตได้ลดการใช้เอกสาร เพม่ิ ความรวดเรว็ สามารถบริการลูกคา้ อยา่ งมปี ระสทิ ธิภาพ 2) จัดสร้างระบบสารสนเทศในลักษณะบริการแบบอัตโนมัติ สามารถกระจายการ ทางานไปยังผู้เรียกใช้ได้ทุกท่ี ทุกเวลา เพ่ิมขีดความสามารถในการเข้าถึงสินค้าของลูกค้าให้กว้างไกล ข้นึ เชน่ การจัดทาระบบสารสนเทศบนเว็บ 3) ดูแลการโครงสร้างพ้ืนฐานซ่งึ ครอบคลุมท้ังเรื่องการจัดตั้งหน่วยงานสารสนเทศท่ีคอย สนับสนุนการใช้ระบบสารสนเทศขององค์กร โครงสร้างของบุคลากรในหน่วยงานสารสนเทศ อุปกรณ์ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ระบบสื่อสารโทรคมนาคม ข้อมูลและโครงสร้างข้อมูล ตลอดจนระเบียบวิธี ปฏบิ ัติการใช้ระบบสารสนเทศ 4) เร่ืองเก่ียวกับจริยธรรม ศีลธรรมและปัญหาความปลอดภัยของข้อมูล เพราะถ้าเกิดมี การทาธรุ กรรมที่อยู่ในรูปของอเิ ล็กทรอนกิ ส์แลว้ ขอ้ มูลและสารสนเทศตา่ ง ๆ สามารถส่งต่อ หรอื เรียก คน้ ได้อย่างสะดวกด้วยเครือข่ายอนิ เทอร์เน็ต ผู้ท่ีไม่ประสงค์ดีอาจทาการบุกรุกหรือขโมยความลับของ ขอ้ มูล อาจมีการละเมิดจริยธรรมโดยการแพร่กระจายข่าวสารทีกระทบตอ่ สิทธิของผู้อืน่ ตลอดจน การ เผยแพร่ข้อมูลหรือข่าวสารต่างๆทีทาให้เกิดความเส่ือมเสียทางด้านศีลธรรม ผู้บริหารต้องหามาตรการ คอยป้องกัน ควบคุมความปลอดภัยของข้อมูล หรือส่งเสริมเครือข่ายความร่วมมือในการสอดส่องดูแล ป้องกนั การกระท่ที าให้เกิดความเส่ือมเสียทางศลี ธรรม 2.2 บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กรธรุ กิจ การบริหารงานธุรกิจให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลตามเป้าหมายที่กาหนดไว้ ผู้บริหารจาเป็นต้องอาศัยการบริหารท่ีเป็นระบบ ท่ีเหมาะสมกับสภาพแวดล้อมขององค์การ ผู้บริหาร จะต้องใช้ทรัพยากรท่ีมีอย่างจากัดให้เกิดประโยชน์สูงสุดน่ัน คือ ผู้บริหารจะต้องดาเนินตามกระบวน การอย่างมีระบบ ซึ่งในการตัดสินใจของผู้บริหาร “ข้อมูลและสารสนเทศ” นับเป็นปัจจัยสาคัญยิ่งต่อ 33

การวางแผนปฏิบัติงานและการควบคุมเพื่อให้เกิดความสาเร็จตามวัตถุประสงค์ ในทางปฏิบัติแล้ว ผู้บริหารไม่มีเวลาเพียงพอที่จะเตรียมและรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง จึงจาเป็นที่จะต้องมอบหมายให้ ผู้รบั ผดิ ชอบดาเนินการจดั เตรียมขอ้ มลู จากแหล่งต่างๆใหอ้ งค์การและส่งิ แวดลอ้ ม 2.2.1 ความสัมพนั ธข์ องระบบสารสนเทศ องค์กร และกระบวนการธรุ กิจ เน่ืองจาก การเปล่ียนแปลงของโลกปัจจุบันท่ีมีการแข่งขันสูงข้ึน การตัดสินใจของ ผูบ้ ริหารตอ้ งทาในเวลาที่จากัดภายใต้เง่ือนไขต่าง ๆ มากมาย ทาให้บทบาทของสารสนเทศในองค์กรมี มากข้ึน ในแง่ของการให้สารสนเทศแก่ผู้บริหารในการช่วยการตัดสินใจทางธุรกิจ จึงทาให้องค์กร ตัดสินใจ นาระบบสารสนเทศหรือเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยในองค์กร นามาใช้เทคโนโลยีต่างๆ ทา ให้เกิดการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่ในองค์กร เช่น การเปล่ียนแปลงการปฏิบัติงาน การเพ่ิมขีด ความสามารถในการทางาน และการสร้างความต้องการในด้านอ่ืนๆ นอกจากนี้องค์กร การเมืองใน องค์กร ลักษณะการดาเนนิ การ และวฒั นธรรมองค์กร เป็นตน้ ภาพที่ 2.3 ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศ และความต้องการของธรุ กจิ ที่มา สุชาดา กรี ะนันทน์ (2541) จากภาพท่ี 2.3 แสดงให้เห็นว่า ความต้องการขององค์กรและระบบสารสนเทศมี ความสัมพันธ์กันในลักษณะของความสัมพันธ์แบบสองทาง (Two-way relationship) คือต่างมี บทบาทซึง่ กนั และกัน 34

2.2.2 บทบาทของระบบสารสนเทศในองค์กรธุรกจิ ปัจจุบันระบบสารสนเทศได้รับความสนใจนามาใช้งานในหลายลักษณะและเกือบทุก ธรุ กิจ โดยท่ีพัฒนาการของระบบสารสนเทศได้ส่งผลกระทบในวงกวา้ งไปทุกวงการทั้งภาคเอกชนและ ราชการ ความเจริญทางระบบสารสนเทศในปัจจุบันเห็นได้จากราคาของเคร่ืองคอมพิวเตอร์มีราคา ต่าลง ประชาชนทั่วไปมีความสามารถในการใช้คอมพิวเตอร์มากขึ้น การติดต่อส่ือสารด้วยระบบ อินเทอร์เน็ตมีใช้คลอบคลุมทุกแห่ง ธุรกิจต่าง ๆ เริ่มมีการแข่งขันกันมากขึ้น เริ่มมีการใช้สารสนเทศ เป็นเครื่องมือสนับสนุนการบริหาร การตัดสินใจและวางแผน กลยุทธ์มากขึ้น จึงเป็นแรงผลักดันให้ องค์กรต่าง ๆ เร่ิมปรบั เปลี่ยนการทางานให้เป็นองค์กรดิจิตอล (Digital Firm) มากขึ้น การ ดาเนนิ งาน ต่าง ๆ แตกต่างไปจากเดิม มีประสิทธิภาพมากข้ึน สามารถลดข้ันตอนการทางานให้ส้ันลง และ ตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้ดีข้ึน สามารถสรุปประโยชน์ของระบบสารสนเทศที่มีต่อ กระบวนการธรุ กิจไดด้ ังน้ี 2.2.1.1 การตดิ ต่อส่อื สารข้อมลู มีความสะดวกรวดเร็ว ถูกต้อง โดยผ่านระบบเครอื ข่าย คอมพวิ เตอร์ (Computer Network) ชว่ ยลดความยุง่ ยากซบั ซอ้ น ความผดิ พลาด มกี ารทางานร่วมกัน เป็นทีมมากข้ึน หรือสามารถทางานพร้อม ๆ กันได้ ทาให้โครงสร้างองค์กรมีลักษณะแบนราบ (Flat Structure) เป็นการกระจายอานาจขยายออกแนวด้านกว้างมากขึ้น (Wider Span of Control) ช่วย ลดลาดับขั้นในการสั่งการ และการบังคับบัญชา เพ่ิมอานาจในการตัดสินใจแก่บุคลากรมากข้ึน ช่วย ปรบั ปรงุ คณุ ภาพของการทางานให้ดขี ึ้น สามารถลดคา่ ใช้จา่ ยในเรื่องของแรงงาน วสั ดแุ ละการส่ือสาร 2.2.1.2 เปลยี่ นการทาธรุ กรรมแบบเดมิ ท่ีตอ้ งใชก้ ระดาษ มาเป็นการดาเนินงานขอ้ มูลที่ เก่ียวข้องในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบเครือข่าย การประกอบธุรกรรมต่าง ๆ ในรูปแบบ ของอิเลก็ ทรอนิกส์ เช่น ไปรษณยี ์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronics Mail) การสั่งซื้อวัตถุดิบผ่านระบบ EDI (Electric Data Interchange) การพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์(e-Commerce) การเสียภาษี(e-Tax) การ ซื้อขายระหว่างบริษัทต่อบริษัท (B-B) การซ้ือขายระหว่างบริษัทกับรัฐบาล (B-G) การซื้อขายระหว่าง บรษิ ทั กับลกู ค้า(B-C) ระบบสานักงานอัตโนมัต(ิ Office Automation) 2.2.1.3 การประมวลผลขอ้ มูลในระบบสารสนเทศขององค์กรทาได้ดขี น้ึ เน่อื งจากมีการ เก็บข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ ท่ีเข้าถึงได้ง่ายและใช้เน้ือที่เก็บน้อย สามารถประมวลผลด้วยความ รวดเร็วและแม่นยา นาไปประมวลผลหาแนวโน้มหรือรูปแบบของข้อมูลท่ีจัดเก็บไว้ให้กลายเป็น สารสนเทศที่จาเป็นต่อการบริหาร เช่น การทาเหมืองข้อมูล (Data Mining) การวิเคราะห์ความ ต้องการลูกคา้ เพอื่ การพฒั นาผลติ ภัณฑ์ 35

2.2.1.4 บรกิ ารตัวเอง การทางานและบริการลกู ค้าที่ตอ้ งเขา้ ไปติดต่อองคก์ รด้วยตัวเอง ที่มีลักษณะรวมศูนย์กลาง ปรับเปล่ียนไปสู่การบริการท่ีให้ความสะดวกลูกค้ามากข้ึน ให้ความสาคัญ ลูกค้าเป็นศูนยก์ ลาง (Customer Centric) ลูกค้าสามารถดาเนินกิจกรรมด้วยตัวเอง ขยายการค้าเป็น กิจการการค้าท่ัวโลก (Global Trade) เช่น การเลือกดูรายการสินค้าได้เอง การเรียกดูสถานการณ์ จ่ายเงินด้วยตัวเอง องค์กรเน้นบริการลูกค้าให้สะดวก ตรงตามความต้องการ มีการสร้างระบบการ บริหาร ลูกค้าสัมพันธ์(Customer Relationship Management) เพื่อรักษาความสัมพันธ์ระหว่าง ลกู คา้ กับบริษทั 2.2.1.5 ระบบสารสนเทศช่วยให้ผู้ใช้สามารถวิเคราะห์ปัญหาหรืออุปสรรคท่ีเกิดขึ้น เพ่ือหาวิธีควบคุม ปรับปรุงและแก้ไขปัญหา สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลจะช่วยให้ผู้บริหาร วิเคราะห์ว่าการดาเนินงาน ในแต่ละทางเลอื กจะชว่ ยแกไ้ ขหรือควบคุมปัญหาท่ีเกิดขึ้นไดอ้ ย่างไร ธุรกิจ ตอ้ งทาอย่างไรเพื่อปรับเปล่ยี นหรอื พัฒนาให้การดาเนนิ งานเปน็ ไปตามแผนงานหรือเปา้ หมาย 2.2.1.6 ระบบสารสนเทศช่วยลดค่าใช้จ่าย ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ ธุรกิจลดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่ายในการทางานลง เน่ืองจากระบบสารสนเทศสามารถรับภาระงาน ที่ต้องใช้แรงงานจานวนมาก ตลอดจนช่วยลดขั้นตอนในการทางาน ส่งผลให้ธุรกิจสามารถลดจานวน คนและระยะเวลาในการประสานงานให้น้อยลง โดยผลงานที่ออกมาอาจเท่าหรือดีกว่าเดิม ซ่ึงจะเป็น การเพิ่มประสทิ ธภิ าพและศกั ยภาพในการแขง่ ขนั ของธรุ กจิ จากท่ีกล่าวมาจะเห็นได้ว่าระบบสารสนเทศมีความสาคัญในการบริหารจัดการภายใน องค์กร เพราะทาให้การทางานมีประสิทธภิ าพมากยิ่งขน้ึ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในปัจจุบนั สง่ิ แวดล้อมโลกมี การเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาและมีการแข่งขันทางธุรกิจสูงองค์กรที่มีระบบการบริหารงานท่ีมี ประสิทธิภาพและเข้าถึงข้อมูลได้เร็วเท่านั้นถึงจะอยู่รอดได้ในปัจจุบันดังนั้นผู้บริหารขององค์กรนับว่า เป็นผู้ที่มีบทบาทในการท่ีจะพฒั นาระบบสารสนเทศของตนเองใหม้ ีความทนั สมัยและนามาใชไ้ ด้อยา่ งมี ประสิทธิภาพเพราะปัจจุบันการนาเอาระบบสารสนเทศมาใช้ในวงการธุรกิจก็เพ่ือลดต้นทุนการผลิต สนับสนุนการตดั สินใจในการบริหารงานและใช้ในการแข่งขันทางธุรกิจ เพ่ือก่อให้เกิดประโยชน์ในด้าน ต่างๆสาหรับองค์กร นอกจากน้ียังสร้างความแข็งแกร่งทางด้านธุรกิจ เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต สินคา้ และบรกิ าร เพิม่ ขีดความสามารถในการแขง่ ขันนาไปสู่เศรษฐกจิ ยุคใหม่ตอ่ ไปในอนาคต 2.3 ผลกระทบของระบบสารสนเทศต่อองค์กรธรุ กจิ 2.3.1 ผลกระทบขององค์กรตอ่ ระบบสารสนเทศ องค์กรธุรกิจ มีผลต่อระบบสารสนเทศในหลายดา้ นได้ดงั นี้ 36

1) การตัดสินใจเร่ืองบทบาทของระบบสารสนเทศและการนาระบบสารสนเทศมาใช้ กล่าวคือ องค์กรจะต้องทาการพิจารณาว่าจะนาระบบสารสนเทศมาใช้ให้เกิดความได้เปรียบทางการ แข่งขัน หรือจะนาระบบสารสนเทศมาใช้แทนพนักงานเท่านั้น หรือที่เรียกว่า Automation หาก องค์กรให้ความสาคัญต่อระบบสารสนเทศในการเป็นทรัพยากรที่ใช้ในการแข่งขัน องค์กรอาจจะต้องมี การจัดเตรียมงบประมาณในการลงทุนด้านระบบสารสนเทศให้มากขึ้น เพ่ือปรับปรุงประสิทธิภาพใน การทางานของระบบให้ดขี ้ึนเรอื่ ย 2) การตัดสินใจว่าจะพัฒนาระบบสารสนเทศอย่างไร ได้แก่ การตัดสินใจที่จะพัฒนา ระบบสารสนเทศด้วยหน่วยงานภายใน หรือจะจ้างหน่วยงานภายนอกมาทาการพัฒนาท่ีเรียกว่า Outsourcing หากองค์กรจะทาการพัฒนาด้วยตัวเอง องค์กรจะต้องมีหน่วยงานทางด้านระบบ สารสนเทศภายในทีม่ คี วามรู้ ความสามารถเพยี งพอในการจะดาเนนิ การดังกลา่ วได้ 3) การตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดต้ังหน่วยงานสารสนเทศ ได้แก่ การตัดสินใจที่จะมี หน่วยงานสารสนเทศภายในแบบใด เชน่ เป็นเพียงหนว่ ยงานสนบั สนนุ การบารุงรกั ษาระบบสารสนเทศ เท่านน้ั หรือจะเป็นหน่วยงานสารสนเทศหลักในการพัฒนาระบบด้วยตวั เอง 4) การตัดสินใจว่ามีปจั จัยอะไรบ้างที่ต้องคานึงถึงในการพัฒนาระบบสารสนเทศ เช่น จะต้องมีการปรับเปล่ียนวิธกี ารทางานหรือไม่เพื่อรองรับการนาระบบสารสนเทศหรือระบบสารสนเทศ มาใช้ในองค์กร และปรับปรงุ อยา่ งไร เปน็ ตน้ 2.3.2 ผลกระทบของระบบสารสนเทศต่อการเปลีย่ นแปลงขององค์กร การนาระบบสารสนเทศมาใช้ในองค์กรก่อให้เกิดการเปล่ียนแปลงภายในองค์กร มากมาย ซงึ่ สามารถสรุปไดด้ งั นี้ 1) ทาให้ผู้บริหารมีสารสนเทศมาช่วยในการตัดสินใจ การวิเคราะห์ การจัดการ และ การควบคมุ ที่ดขี ้ึน 2) ทาให้ผู้บริหารสามารถจัดการการงานท่ีมีประสทิ ธิภาพข้ึน ด้วยการเสริมทางด้านการ ติดต่อสอ่ื สารท่สี ะดวกรวดเร็ว 3) ทรัพยากรสารสนเทศมีความสาคัญมากขึ้น และถือเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร เช่นเดียวกับทรัพยากรด้านอื่นๆ ดังนั้นการจัดสรรงบประมาณการจัดซ้ือหรือหรือหามาซึ่งทรัพยากร สารสนเทศถอื เปน็ สว่ นหน่งึ ของแผนกลยุทธ์ขององค์กร 4) ผู้บริหารทุกคนถือว่ามีส่วนสาคัญในการจัดการ และการใช้ประโยชน์ของทรัพยากร สารสนเทศ 37

5) ทาให้เกิดการเปล่ียนแปลงโครงสร้าง วัฒนธรรม และอิทธิพลทางการเมืองในองค์กร หน่วยงานสารสนเทศหรือหน่วยงานทีมีส่วนในการเก็บรวบรวม และวิเคราะห์ข้อมูลจะมีความสาคัญ มากข้นึ ในองคก์ ร 2.3.3 การปรับเปลี่ยนองค์กรเพอื่ กระบวนธุรกจิ ในยุคโลกาภิวัตน์ความเจริญก้าวหน้าทางระบบสารสนเทศทาให้การติดต่อสื่อสาร แลกเปลี่ยนข้อมูลทาได้สะดวกข้ึน ระยะทางไม่เป็นอุปสรรคในการติดต่อสื่อสารอีกต่อไป สังคมก้าวสู่ การเป็นสังคมแห่งการเรียนรู้ แต่ละวันมีระบบสารสนเทศทีซับซ้อนใหม่ๆเกิดขึ้นมากมาย สามารถทา การค้าระหวา่ งประเทศได้สะดวกรวดเร็ว ธุรกรรมทางการคา้ สามารถเกิดข้นึ ในช่ัวพรบิ ตา แมร้ ะยะทาง จะห่างกันคนละมุมโลก การแข่งขันการค้าขายไม่ได้จากัดเฉพาะภายในประเทศอีกต่อไป แต่เป็นการ แข่งขันระดบั โลก ถ้าเกิดวกิ ฤติเศรษฐกิจที่ประเทศหนึ่งก็จะส่งผลกระทบตอ่ ไปท่วั โลก ดังนั้น องคก์ รจึง มีความจาเป็นต้องมีปรับปรุงเปล่ียนแปลงการบริหารองค์กรจาก แบบเดิมไปสู่แบบใหม่เพื่อปรับตัวให้ เข้ากบสังคมยุคสารสนเทศ เน้นการกระจายความรับผิดชอบจากศูนย์กลาง เป็นการกระจายอานาจ ความรับผิดชอบในการตัดสินใจให้กับพนักงานระดับล่าง เน้นการทางานในลักษณะร่วมมือมากขึ้น ส่งเสริมการแสดงความคิดเหน็ ท่ีหลากหลาย องค์กรจงึ ต้องมีการปรบั ตัวเพอ่ื ความอยู่รอดในการแขง่ ขัน โดยควรมีการจัดเตรียมล่วงหน้า หรือการปรับสภาพหลังการเปลี่ยนแปลงซ่ึงสามารถอาศัยซอฟต์แวร์ ช่วยในการวิเคราะห์หาแนวโน้มการดาเนินธุรกิจในอนาคต หรอื การแกไขปัญหาท่ีกาลังจะเกดิ ขึ้น เพื่อ การเตรียมตัวรับสถานการณ์ให้รวดเร็วที่สุด เช่น การวิเคราะห์แนวทางความต้องการสินค้าของ ผู้บริโภคในอนาคต เพื่อสามารถจัดเตรียมการเลือกหาวัตถุดิบ เทคโนโลยีการผลิต การกาหนดราคา และวิธีการการตลาด ระบบสารสนเทศที่ใช้อยู่ควรเปลี่ยนให้อยู่ในรูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ให้ สอดคล้องกับเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพในปัจจุบัน สามารถแลกเปล่ียนข้อมูลหรือทา ธุรกรรมด้วยการอาศัยเครือข่ายคอมพิวเตอร์ข้อมูลและสารสนเทศที่เกิดขึ้นในองค์กร สามารถนามา ประมวลผลเพื่อการบริหารได้อย่างรวดเร็วทันต่อสถานการณ์สามารถวางแผนนโยบายท่ีล้าหน้าคู่ แข่งขัน ช่วยเพ่ิมขีด ความสามารถในการทางาน และการสร้างความต้องการในด้านอื่น ๆ ขององค์กร และวัฒนธรรม องค์กร 2.4 การจาแนกระบบสารสนเทศในองค์กรธรุ กจิ ในการนาระบบสารสนเทศที่มีอยู่หลายชนิดมาใช้เพื่อความเหมาะสมกับกระบวนการทาง ธรุ กิจ สามารถพจิ ารณาได้ 3 รูปแบบ คอื 1) จาแนกตามลักษณะการดาเนินงาน 2) จาแนกตามหนา้ ที่ทางธรุ กิจ 38

3) จาแนกตามประเภทธรุ กจิ นอกจากน้ี ยงั มกี ารจาแนกประเภทของระบบสารสนเทศทใ่ี ชใ้ นองคก์ รไดห้ ลายรูปแบบ อาทิ เชน่ 1) ระบบสารสนเทศจาแนกตามโครงสร้างองค์กร (Classification by Organizational Structure) การจาแนกประเภทน้ีเป็นการจาแนกตามโครงสร้างขององค์กร ตั้งแต่ระดับหน่วยงานยอ่ ย ระดับองคก์ รทงั้ หมด และระดับระหวา่ งองคก์ ร 2) สารสนเทศของหน่วยงานย่อย (Departmental information system) หมายถึงระบบ สารสนเทศที่ออกมาเพื่อใช้สาหรับหน่วยงานใดหน่วยงานหน่ึงขององค์กร โดยแต่ละหน่วยงานอาจมี โปรแกรมประยกุ ตใ์ ชง้ านใดงานหน่งึ ของตนโดยเฉพาะ เช่น ฝ่ายบคุ ลากรอาจจะมโี ปรแกรมสาหรับการ คัดเลือกบุคคล หรือติดตามผลการโยกย้ายงานของเจ้าหน้าท่ีในหน่วยงาน โดยโปรแกรมทั้งหมดท่ี เกี่ยวข้องของฝ่ายบุคลากร จะมีชื่อว่าระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human resources information systems) 3) ระบบสารสนเทศของทั้งองค์กร (Enterprise information systems) หมายถึงระบบ สารสนเทศของหน่วยงานที่มีการเชื่อมโยงกับหน่วยงานที่ทั้งหมดภายในองค์กร หรืออีกนัยหนึ่งก็คือ องค์กรนน้ั มีระบบสารสนเทศทีเ่ ชอ่ื มโยงท้ังองค์กร 4) ระบบสารสนเทศที่เชื่อมโยงระหว่างองค์กร (Inter organizational information systems-IOS) เป็นระบบสารสนเทศท่ีเช่ือมโยงกับองค์กรอ่ืนๆ ภายนอกต้ังแต่ 2 องค์กรขึ้นไป เพื่อ ช่วยให้การติดต่อสื่อสาร หรือการประสานงานร่วมมือมีประสิทธิภาพมากข้ึน โดยการผ่านระบบ IOS จะช่วยทาให้การไหลของสารสนเทศระหว่างองค์กรหรือทั้งซัพพลายเชน (Supply chain) เป็นไปโดย อตั โนมตั ิ เพอ่ื ใชใ้ นการวางแผน ออกแบบ การพฒั นา การผลติ และการส่งสนิ คา้ และบรกิ าร 5) การจาแนกตามหน้าท่ีขององค์กร (Classification by Functional Area) การจาแนก ระบบสารสนเทศประเภทนี้จะเป็นการสนับสนุนการทางานตาหน้าท่ีหรือการทากิจกรรมต่างๆ ของ องคก์ ร โดยทว่ั ไปองคก์ รมักใชร้ ะบบสารสนเทศในงานทเี่ กี่ยวข้องกับหน้าที่ต่างๆ เช่น - ระบบสารสนเทศด้านบัญชี (Accounting information system) - ระบบสารสนเทศด้านการเงนิ (Finance information system) - ระบบสารสนเทศดา้ นการผลติ (Manufacturing information system) - ระบบสารสนเทศดา้ นการตลาด (Marketing information system) - ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ ( Human resource management information system) 39

6) การจาแนกตามการให้การสนับสนุนของระบบสารสนเทศ (Classification by Support Provided) การจาแนกตามการใหก้ ารสนับสนุนของระบบสารสนเทศ แบ่งเป็น 3 ประเภทย่อย คือ - ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ (Transaction Processing Systems) - ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพือ่ การจดั การ (Management Reporting Systems) และ - ระบบสารสนเทศเพอ่ื สนับสนนุ การตัดสนิ ใจ (Decision Support Systems) และยงั มกี ารแบง่ กลุ่มของสารสนเทศ ออกเปน็ 3 กลุ่มดงั น้ี 1) ระบบสารสนเทศระดับบุคคล เป็นระบบข้อมูลที่เสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลงานให้ บุคลากรในแต่ละคนในองค์กร ช่วยให้แต่ละบุคคลสามารถทางานในหน้าที่ของตนเองได้อย่างมี ประสิทธิภาพ โดยมีเครื่องคอมพิวเตอร์และโปรแกรมสาเร็จเป็นเครื่องช่วยในการทางาน โดยที่ พนักงานจะต้องเลือกใช้โปรแกรมท่ีเหมาะสมกับหน้าท่ีของตน ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ส่วนบคุ คลมขี นาด เล็กลงราคาถกู ความสามารถในการประมวลผลด้วยความเรว็ สูงขึ้น ประกอบกับมโี ปรแกรมสาเร็จที่ทา ให้ผู้ใช้สามารถใชง้ านได้ง่าย กวา้ งขวางและและคมุ้ ค่ามากขนึ้ โปรแกรมสาเร็จในปัจจุบนั เริ่มมคี วามลง ตวั และมีการรวบรวมไว้เปน็ ชุดโปรแกรม เช่น โปรแกรมประมวลคา (Word Processing) ทชี่ ว่ ยในการ พิมพเ์ อกสาร โปรแกรมจัดการฐานขอ้ มลู (Database) โปรแกรมจดั ทาและตกแตง่ รูปภาพ เป็นตน้ 2) ระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม คือ ระบบสารสนเทศท่ีช่วยเสริมการทางานของกลุ่มบุคคล ท่ีมีเป้าหมายการทางานร่วมกัน ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น วัตถุประสงค์ของระบบสารสนเทศระดับ กลุ่มก็คอื การใช้ทรัพยากรร่วมกัน เพื่อให้เกิดประโยชน์สงู สุดไม่ว่าจะเป็นการใช้ข้อมูลร่วมกันหรือการ ใช้อุปกรณ์ต่างๆ ร่วมกัน ทั้งนี้ก็เพ่ือสร้างประสิทธิภาพในการทางานน่ันเอง การทางานเป็นกลุ่ม (Workgroup) ในท่ีนี้หมายถึง กลุ่มบุคคลจานวน 2 คนขึ้นไปที่ร่วมกันทางานเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย เดียวกันโดยท่ัวไป บุคลากรในกลุ่มเดียวกันจะรู้จักกันและกันและทางานเคียงบ่าเคียงไหล่ เป้าหมาย หลักของการทางานเป็นกลุ่ม คือการเตรียมสภาวะแวดล้อมท่ีจะเอื้ออานวยประโยชน์ในการทางาน รว่ มกนั เป็นกลมุ่ ได้อย่างมีประสทิ ธิภาพและช่วยเหลือเก้ือกูลซง่ึ กันและกันโดยทาให้เป้าหมายของธุรกิจ ดาเนนิ ไปไดอ้ ย่างมีประสทิ ธิผล ส่วนใหญ่แล้วระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม เครื่องคอมพิวเตอรจ์ ะมีการเช่ือมต่อกันเป็นระบบ เครือข่ายแลน (Local Area Network: Lan) ทาให้มีการใช้ทรัพยากรร่วมกันได้เป็นอย่างดี และการ เก็บข้อมูลอยู่ที่ศูนย์กลางที่เรียกว่า (File Sever) เมื่อผู้ใดต้องการใช้ก็สามารถเรียกข้อมูลนั้นมาใช้ได้ อยา่ งรวดเร็ว และเมื่อต้องมีการแก้ไขข้อมูล เมื่อผู้อ่ืนเรียกใช้ข้อมูลนน้ั กจ็ ะได้รับข้อมูลที่ได้รับการแกไ้ ข แล้วทันท่ี นอกจากนี้ การใช้ระบบสารสนเทศระดับกลุ่มน้ียังมีเทคโนโลยีที่สนับสนุนในการทางานอีก 40

เช่น การใช้จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) การจัดฐานข้อมูล การประชุมทางไกล (Video conference) การใช้แฟม้ ขอ้ มูลร่วมกันเปน็ ตน้ 3) ระบบสารสนเทศระดับองค์กร คือ ระบบสารสนเทศท่ีสนับสนุนงานขององค์กรใน ภาพรวมระบบในลักษณะน้ีจะเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานร่วมกันของหลายแผนกโดยการใช้ข้อมูลที่ เกี่ยวข้องและส่งผ่านถึงกัน จากแผนกหน่ึงข้ามไปอีกแผนกหนึ่งได้ ระบบสารสนเทศดังกล่าวน้ีจึง สามารถสนับสนุนงานการใช้ข้อมูลเพื่อการบริหารงานในระดับผู้ปฏิบัติการ และสนับสนุนงานการ บริหารและจัดการในระดับท่ีสูงข้ึนได้ด้วย เนื่องจากสามารถให้ข้อมูลจากแผนกต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องมา ประกอบการตัดสินใจ โดยอาจนาขอ้ มูลมาแสดงในรูปแบบสรุปหรอื ในแบบฟอรม์ ทต่ี ้องการได้บ่อยคร้ัง ที่ การบริหารงานในระดับสูงจาเป็นต้องใช้ข้อมูลร่วมกันจากหลายแผนกเพ่ือประกอบการตัดสินใจ ระบบการประสานงานเพื่อการสร้างรายได้ให้กับธุรกิจการค้าเปรียบเสมือนการเอาระบบสารสนเทศ ระดับกลุ่มมารวมเข้าด้วยกันเพราะระดับสานสนเทศระดับองค์กรน้ีเป็นภาพรวมของหลาย ๆ แผนก เพ่ือสนับสนุนงานดา้ นการบริหารและการจัดการให้สะดวกย่ิงข้ึน การเชื่อมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์ก็ อาจจะเชื่อมเครือข่ายในระดับกลุ่มเข้าดว้ ยกัน แต่ระบบสารสนเทศระดับองค์กรน้ีจะต้องมีการจัดการ ฐานข้อมูลเพ่อื ช่วยดแู ลขอ้ มลู ทั้งหมดภายในองค์กร 2.5 องค์ประกอบและระดบั ของระบบสารสนเทศ 2.5.1 องค์ประกอบสาคัญของระบบสารสนเทศในองค์กรธุรกจิ ระบบสารสนเทศ มอี งค์ประกอบสาคญั 5 ประการ ได้แก่ 1) การนาเข้าข้อมูลสู่ระบบ (Inputs) การรวบรวมและการจัดเตรียมข้อมูลที่เข้าสู่ ระบบ สามารถมาจากหลายแหล่ง ไดแ้ ก่ คยี บ์ อร์ด บารโ์ ค๊ด ซีดี 2) การประมวลผล (Processing) คือ การนาข้อมูลหรือ input ที่ได้ถูกบันทึกหรือ ปอ้ นเข้าสู่ระบบมาคานวณหรอื มาจัดการใหม่ให้อยู่ในรูปของสว่ นแสดงผลที่มปี ระโยชน์ ความซบั ซ้อน ในการปฏิบัติงานและความต้องการสารสนเทศท่ีหลากหลาย ทาให้การจัดการและการประมวลผล ข้อมูลด้วยมือ ไม่สะดวก ช้า และอาจผิดพลาด ปัจจุบัน องค์กรธุรกิจจึงต้องทาการจัดเก็บและการ ประมวลผลข้อมูลด้วยระบบอีเล็กทรอนิกส์โดยใช้คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สนับสนุนในการจัดการ ข้อมลู เพอ่ื ใหก้ ารทางานถกู ต้องและรวดเร็วขน้ึ การประมวลผลมี 3 ลักษณะ คอื - การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) เป็นการประมวลผลท่ีมีการ รวบรวมเอกสารที่ต้องการจะทาการประมวลผลไว้เป็นกลุ่ม จากน้ัน จึงจะทาการบันทึกรายการ หรือ ป้อนข้อมูลเหล่านัน้ เข้าสู่ระบบ ระบบจะทาการเก็บข้อมลู หรือรายการท้ังหมดที่ทาการบันทึกไว้ แต่จะ 41

ยังไกม่ทาการประมวลผลจนกว่าจะได้รับคาส่ังจากผู้ใช้งาน มีข้อดีคือ ตรวจสอบรายการได้ง่าย ส่วน ข้อเสยี คอื ไมท่ ันตอ่ เหตกุ าร์ เสียเวลาในการเตรียม - การประมวลผลแบบโต้ตอบ (Interactive) เป็นการประมวลผลท่ีผู้ใช้สามารถ ป้อนขอ้ มลู เขา้ สู่ระบบ และระบบสามารถทาการประมวลผลพรอ้ มทง้ั ให้คาตอบหรือข้อมลู กลับในทนั ท่ี ในทันที การประมวลแบบโต้ตอบ เหมาะสาหรับธุรกิจที่ต้องใช้ข้อมลู ท่ีเป็นปัจจบุ ันอยู่ตลอดเวลา หรือ ถ้าธุรกิจน้ันมีข้อมูลที่จุทาการบันทึกอยู่หลายประเภท มีข้อดี คือ ได้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน แก้ไข ขอ้ ผิดพลาดไดท้ ันที สว่ นข้อเสีย คือ ไมม่ ีโอกาสสอบทานขอ้ มูลกอ่ นการประมวล - การประมวลผลแบบออนไลน์ (Online Processing) เป็นการประมวลผลรว่ มกัน ระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์ท่ีอยู่ในห้องเดียวกัน หรือระหว่างเคร่ืองท่ีอยู่คนละสถานท่ี แต่เช่ือมต่อกัน โดยใช้ระบบส่ือสาร (Network) การประมวลผลแบบออนไลน์ เหมาะสาหรับธุรกิจที่มีสถานท่ีทาการ หลายท่ี หรือจาเป็นต้องใช้ข้อมูลจากหลายระบบมารวมกันก่อนที่จะทาการประมวลผล การเชื่อมโยง ของระบบอาจใช้สายโทรศัพท์ หรือใช้ระบบดาวเทียม ซ่ึงมีข้อดีคือ ไม่มีขีดจากัดในเรื่องของระยะทาง หรอื เวลา และมีขเ้ สียคือ คา่ ใชจ้ ่ายสงู 3) การแสดงผล (Outputs) เกย่ี วข้องกับการผลิตสารสนเทศที่มีประโยชน์ มักจะอยู่ ในรูปของเอกสาร หรือ รายงาน หรืออาจจะเป็นเช็คท่ีจ่ายให้กับพนักงาน รายงานที่นาเสนอผู้บริหาร และสารสนเทศท่ีถูกผลิตออกมาให้กับผถู้ ือหุ้นธนาคาร หรือกล่มุ อ่ืนๆ โดยส่วนแสดงผลของระบบหนึ่ง อาจใช้เปน็ ส่วนที่นาเขา้ เพ่อื ควบคมุ ระบบ หรืออปุ กรณ์อน่ื ๆ กไ็ ด้ 4) ฐานข้อมูล (Database) โดยทั่วไปแล้ว ข้อมูลดิบจะอยู่ในลักษณะที่คละกัน ระบบสามารถทาการจัดประเภทของขอ้ มูลและแบ่งออกเป็นสว่ น ๆ ตามลักษณะของข้อมลู 5) เครือข่ายคอมพิวเตอร์ (Computer Network) เป็นการเช่ือมต่อคอมพิวเตอร์ ตั้งแต่ 2 เครื่องข้ึนไปเข้าด้วยกัน เพื่อสะดวกต่อการร่วมใช้ข้อมูล โปรแกรม หรือเครื่องพิมพ์ และยัง สามารถอานวยความสะดวกในการตดิ ต่อแลกเปลีย่ นข้อมลู ระหว่างเครอ่ื งไดต้ ลอดเวลา สามารถสรปุ ไดว้ ่า ระบบสารสนเทศ เป็นเทคโนโลยีทุกรปู แบบท่ีนามาประยุกตใ์ น การประมวลผล การจัดเก็บ การส่ือสาร และการส่งผ่านสารสนเทศด้วยระบบ อิเล็กทรอนิกส์ โดยที่ ระบบทางกายภาพประกอบด้วยคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ติดต่อส่ือสาร และระบบเครือข่าย ขณะที่ระบบ นามธรรมเกยี่ วขอ้ งคบั การจัดรปู แบบของการปฏิสัมพันธด์ ้านสารสนเทศ 2.5.2 ระดบั ของสารสนเทศในองคก์ รธุรกจิ สารสนเทศมี 3 ระดบั ดังนี้ 1) ระดับบน เป็นสารสนเทศสาหรับผบู้ ริหารระดับสูงขององคก์ รทม่ี ีเน้ือหาเกย่ี วกับ กบั แผน นโยบาย พันธกิจ เปา้ ประสงค์ เปา้ หมายและกลยทุ ธ์ขององค์กร 42

2) ระดบั กลาง เปน็ สารสนเทศสาหรับผู้จดั การ หรือผ้บู ริหารระดบั กลางขององคก์ ร ท่ีมีการแปลงกลยุทธ์ท่ีจะนาไปสู่การบรรลุเป้าหมายขององค์กร โดยแปลงกลยุทธ์ออกมาเป็นแนว ปฏิบตั ิ หรอื แผนปฏิบตั งิ าน หรือกิจกรรมต่างๆ 3) ระดับล่าง เป็นสารสนเทศของผู้ปฏิบัติงานที่มีกรรมวิธีการดาเนินงาน หรือการ ปฏบิ ัติงานตามแนวทางท่ไี ด้ มีการกาหนดโดยผู้บรหิ ารระดับกลาง บทสรปุ ระบบข่าวสารและองคก์ รมีอิทธิผลแกก่ นั และกันระบบสารสนเทศถูกสร้างข้ึนมาโดยผู้บรหิ าร เพ่ือนาเสนอข่าวสารที่เป็นประโยชน์และมีความจาเป็นต่อกลุ่มบุคคลต่างๆ ในองค์กรนั้น ในเวลา เดียวกัน องค์กรจะต้องเข้าใจถึงอิทธิผลของระบบสารสนเทศที่จะสามารถได้รับประโยชน์จาก เทคโนโลยใี หมๆ่ ระบบสารสนเทศและองค์กรท่ีซ่ึงเป็นผู้ใช้ระบบสารสนเทศมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันและมี อิทธิผลซึ่งกันและกันการนาระบบสารสนเทศใหม่เข้ามาใช้ในองค์กรจะทาให้เกิดผลกระทบ ต่อ โครงสรา้ งองคก์ ร วัตถุประสงค์ การออกแบบงาน คณุ คา่ การแข่งขันระหวา่ งกลมุ่ ท่ีมคี วามสนใจในเรื่อง ต่างกัน การตัดสินใจ และพฤติกรรมประจาวัน ในขณะเดียวกัน ระบบสารสนเทศจะต้องได้รับการ ออกแบบเพ่ือให้สามารถตอบสองความต้องการของกลุ่มที่มีความสาคัญในองค์กร และจะถูกปรับ รูปแบบโดยโครงสร้างขององค์กร การทางาน วัตถุประสงค์ วัฒนธรรม การเมือง และการบริหาร จัดการเทคโนโลยีสารสนเทศสามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายให้กับรายการธุรกรรมและค่าดาเนินการของ ตวั แทนองค์กร องค์กรธุรกิจกาลังเผชิญหน้ากับกระแสของโอกาสท่ีมีไอทีเป็นเครื่องสนับสนุนอย่าง ต่อเนื่องซึ่งจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการทาธุรกรรมและค่าใช้จ่ายของตัวแทนลง เทคโนโลยีสารสนเทศ เป็นเคร่ืองช่วยในการพัฒนาสินคา้ บริการ หรือกระบวนการท่มี ีลักษณะเฉพาะขึ้นมาจนกลายเป็นเรื่อง ปกติ เห็นได้ชัดเจนว่าองค์กรธุรกิจบางส่วนจะมีเปรียบทางกลยุทธ์ในการแข่งขัน องค์กรธุรกิจบางส่วน ประสบความสาเร็จในการปรับปรุงประสิทธิภาพขององค์กรและมีความได้เปรียบในเชิงกลยุทธ์ด้วย ระบบสารสนเทศ 43

คาถามทา้ ยหนว่ ยเรียน จงตอบคาถามตอ่ ไปน้ี 1 จงอธบิ ายถึงบทบาทของระบบสารสนเทศในธรุ กจิ 2. จงอธบิ ายถงึ องคป์ ระกอบกระบวนธรุ กจิ 3. จงอธิบายถึงชนดิ ของระบบสารสนเทศ 4. จงอธิบายถึงความสมั พันธ์ระหว่างระบบสารสนเทศต่าง ๆ ในองค์กร 5. จงอธิบายถงึ ความสาคญั ของธุรกรรมอิเลก็ ทรอนิกสก์ บั กระบวนการธรุ กิจ 6. จงอธิบายถงึ การปรบั เปล่ียนองคก์ รเพ่อื กระบวนธุรกจิ 7. จงอธิบายถงึ ประโยชน์ของเทคโนโลยสี ารสนเทศตอ่ กระบวนการธุรกิจ 8. ระบบสารสนเทศ มอี งค์ประกอบสาคญั 3 ประการ มอี ะไรบา้ ง และหากองคป์ ระกอบใดบกพรอ่ งใน หนา้ ที่ จะส่งผลกระทบอยา่ งไรตอ่ องค์กรธุรกจิ จงยกตวั อยา่ ง 44

เอกสารอา้ งอิง กิตติ ภกั ดีวฒั นะกุล .2546.คัมภีรร์ ะบบสารสนเทศ. กรงุ เทพฯ : เคทพ่ี ี คอมพ์ แอนด์ คอนซัลท์. 608 หนา้ สุชาดา กีระนันทน.์ 2541. เทคโนโลยีสารสนเทศสถติ :ิ ข้อมูลในระบบสารสนเทศ.กรงุ เทพฯ : จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย. 406 หน้า Information system. 2005. Retrieved September 8, 2005 from http://en.wikipedia.org/wiki/Information_system Laudon, K.C. & Laudon, J. P. (2001). Essentials of management information systems: Organization and technology in the enterprise. 4th ed. Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall. 45