7 การใช้โปรแกรมนำเสนอข้อมูล

หนว่ ยท่ี 7 การใชโ้ ปรแกรมนาเสนอขอ้ มูล Microsoft Office PowerPoint 2013การเร่มิ ต้นใชง้ านโปรแกรม Microsoft Office PowerPoint 2013 โปรแกรมการนาเสนอขอ้ มูล Microsoft Office PowerPoint 2013 เปน็ โปรแกรมสาหรับจัดเตรียมเองสารท่จี าเป็นตอ้ งใช้ในการนาเสนอข้อมลู เช่น แผน่ ใส สไลด์ โปสเตอร์ เอกสารสาหรับผู้ฟังหรือเอกสารสรุปสาหรับผู้พดู การนาเสนอขอ้ มูลในปัจจบุ นั นิยมใชโ้ ปรแกรมกานาเสนอข้อมลู แทนเพอ่ื ให้ผใู้ ช้สารมารถใช้งานไดส้ ะดวกเรว็ข้ึน เพม่ิ ความสามารถในกานาเสนอข้อมูลแบบสอื่ ประสมทมี่ ที ้ังขอ้ ความ กราฟิก เสยี ง วีดีทัศน์ เพิ่มความสามารถในการสรา้ งแฟ้มข้อมลู ท่ีเป็นเอกสารเว็บ และทางานร่วมกับโปรแกรมต่างๆ ได้ เชน่ ความสามารถในการดึงขอ้ มลูจากโปรแกรมตารางทาการ และโปรแกรมประมวลผลคาเขา้ มาใช้งานรว่ มกันการเขา้ สโู่ ปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013เมือ่ ตอ้ งการเขา้ สกู่ ารใชง้ านของโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013 เพื่อเปดิ ใชง้ าน มีขน้ั ตอนดังน้ี 1.) คลิกท่ีปมุ่ Start 2.) คลิกที่ All Programs 3.) คลกิ ที่ Microsoft Office 2013 4.) คลกิ ท่ี PowerPoint 2013

5.) เลอื กรปู แบบของแผ่นสไลด์ (จากรูปเลอื กเปน็ แผ่นสไลด์เปล่า) กอ่ นจะเขา้ สกู่ ารใชง้ านโปรแกรม MicrosoftPowerPoint 2013ส่วนประกอบของหน้าตา่ งโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013เมอื่ เขา้ สโู่ ปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013 จะปรากฎส่วนประกอบของหน้าตา่ งโปรแกรม ดงั นี้ 1.) แถบเคร่อื งมือด่วน (Quick Access Toolbar) เป็นส่วนทรี่ วบรวมคาสงั่ ทีใ่ ช้งานบอ่ ย ๆ เพ่อื ใหเ้ รยี กใช้งานไดท้ ันที 2.) ปุ่มควบคมุ หน้าตา่ งโปรแกรม (Program Window Control) เป็นสว่ นทใ่ี ช้ควบคุมการย่อ ขยายและ ปิดหนา้ ต่างของโปรแกรม 3.) ปุ่มไฟล์ (FILE) เป็นส่วนทีร่ วบรวมคาสัง่ ในการจดั การกบั ไฟล์ เชน่ การสร้างงานนาเสนอใหม่ (New)การเปดิ (Open) การบนั ทกึ (Save) เป็นตน้ 4.) แถบรบิ บอน (Ribbon) เปน็ ส่วนทร่ี วบรวมเครื่องมือการใชง้ านของโปรแกรม เช่นแทบ็ HOME, INSERT, DESIGN, TRANSITIONS, ANIMATIONS, SLIDE SHOW, REVIEW และ VIEW 5.) แถบนาทาง (Navigation Page) เปน็ สว่ นทใ่ี ชแ้ สดงสไลดข์ นาดย่อ เพือ่ จดั การกับสไลด์ เชน่ การ แทรกการลบ การยา้ ยสไลด์ เปน็ ตน้

6.) แถบเล่อื น (Scroll Bar) เปน็ ส่วนท่ใี ช้สาหรับเลอ่ื นหน้าจอไปยังสไลด์อ่ืน ๆ 7.) พน้ื ทสี่ ไลด์ (Slide Pane) เปน็ สว่ นสาหรับอออกแบบและแสดงรายละเอียดของสไลด์ 8.) หมายเลขสไลด์ (Slide Number) เป็นส่วนทใี่ ช้บอกวา่ เรากาลังอยู่ในสไลด์จานวนสไลดท์ ั้งหมด 9.) ภาษา (Language) เปน็ สว่ นที่ใช้บอกสถานะของการใชภ้ าษา 10.) ปุม่ มุมมอง (View) เปน็ สว่ นสาหรบั เปลี่ยนมุมมองการทางานของสไลด์ 11.) ปมุ่ เล่ือนย่อ-ขยาย (Zoom Controls) เป็นสว่ นสาหรับยอ่ -ขยายหนา้ จอของโปรแกรมการจัดการภาพน่ิง (Slide)การสรา้ งสไลด์ เมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013 ขึน้ มา โปรแกรมจะกาหนดใหส้ ร้างรูปแบบสไลด์ 1 แผ่น แต่ถา้ ตอ้ งการสร้างสไลด์ใหมก่ ส็ ามารถทาได้ มีข้นั ตอนดงั น้ีการสรา้ งสไลดจ์ ากงานนาเสนอเปล่า 1.) คลิกทีแ่ ท็บ FILE (ไฟล์) 2.) คลิกที่ New (ปิด) แล้วเลอื กรปู แบบของสไลด์ Blank Presentation (งานนาเสนอเปล่า) ดังรปูการสร้างสไลด์จากแมแ่ บบ 1.) คลกิ ท่แี ท็บ FILE (ไฟล)์ 2.) คลิกท่ี New (ใหม่) แล้วเลือกรูปแบบของสไลดจ์ ากแมแ่ บบและชุดรูปแบบที่พรอ้ มใชง้ าน ดงั รูป 3.) หรือดาวน์โหลดรูปแบบอนื่ ๆ มาใชง้ าน

4.) คลิกเลอื กรูปแบบของสไลดจ์ ากแมแ่ บบ 5.) คลิกทปี่ ุม่ Create (สร้าง)6.) จะปรากฏแม่แบบและชุดรูปแบบทพ่ี ร้อมใช้งานการออกแบบการนาเสนอ หลกั การออกแบบการนาเสนอขอ้ มูลข้อมลู โดยทัว่ ไปจะมหี ลักการคลา้ ยๆ กัน ไมว่ า่ จะเปน็ การนาเสนอผา่ นสื่อรปู แบบตา่ งๆ เชน่ สไลด์ เว็บเพจ ส่อื การสอน วง่ึ สว่ นใหญ่จะมวี ิธกี ารดังน้ี 1.) ความเรยี บงา่ ย : จัดทาสไลด์ให้ดูเรียบงา่ ยทีส่ ุดเทา่ ที่จะทาได้ เชน่ ใช้สีอ่อนเปน็ พืน้ หลงั เพือ่ ไม่รบกวนสายตาในการอา่ น และสามารถเห็นเน้อื หาไดอ้ ยา่ งชดั เจน หรือใช้พนื้ หลังตามลกั ษณะเนอ้ื หา

2.) มคี วามคงตวั : เปน็ ส่งิ สาคัญท่ีสดุ ในการนาเสนอสไลด์ซ่ึงเปน็ เนอื้ หาเน้อื หาในเร่ืองเดยี วกนั คือ ตอ้ งมีความคงตัวในการออกแบบสไลด์ซ่ึงหมายถงึ ต้องใชร้ ูปแบบสไลดเ์ ดียวกันทุกแผน่ ที่เกี่ยวกับเนอ้ื หานน้ั โดยไม่จาเป็นต้องเปลี่ยนสี พ้ืนหลัง หรือขนาดและแบบอกั ษร แต่หากตอ้ งการเน้นจดุ สาคัญหรอื เปน็ เนอ้ื หาย่อยออกไปจะสามารถเปลีย่ นบางสิง่ เช่น สตี วั อกั ษรในสไลดใ์ ห้ดูแตกต่างไปได้บา้ งหรืออาจมีการเปล่ยี นสพี นื้ หลงั ใหแ้ ตกต่างจากเนอื้ หาเล็กนอ้ ย 3.) ใช้ความสมดุล : การออกแบบส่วนประกอบของสไลด์ให้ มีลักษณะสมดุลมแี บบแผน หรอื สมดุลไม่มีแบบแผนกไ็ ดแ้ ต่ต้องระวังสไลดท์ ุกแผน่ ใหม้ ีลกั ษณะของความสมดุลที่เลอื กใช้ให้เหมอื นกันเพื่อความคงตัว 4.) มีแนวคิดเดียวในสไลดแ์ ต่ละแผน่ : ขอ้ ความและภาพทบี่ รรจุในสไลด์แผน่ หน่ึงๆ ตอ้ งเป็นเน้อื หาของแตล่ ะแนวคิดเท่าน้นั หากเนื้อหานั้นมหี ลายแนวคิด หรอื เนื้อหายอ่ ยตอ้ งใช้สไลด์แผ่นใหม่ 5.) สรา้ งความกลมกลืน : ใชแ้ บอักษรและภาพกราฟิกให้เหมาะสมกับลกั ษณะของเน้อื หาใช้แบบอกั ษรท่ีอา่ นงา่ ย และใช่สีทีด่ ูแลว้ สบายตา เลือกกราฟกิ ทไ่ี ม่ซับซอ้ น และใหถ้ กู ตอ้ งตรงตามเนื้อหารวมถงึ ใหเ้ หมาะสมกบัเน้ือหาท่เี ป็นทางการ หรือไม่เป็นทางการด้วย 6.) แบบอกั ษร : ไม่ใชอ่ ักษรมากกว่า 2 แบบ ในสไลดเ์ ร่อื งหน่งึ โดยใช้แบบหน่ึงเป็นหัวขอ้ และอกี แบบหนึ่งเป็นเน้อื หา หากตอ้ งการเน้นข้อความตอนใดให้ใช้ตัวหนา หรอื ตัวเอน แทนเพื่อการแบง่ แยกให้เป็นความแตกตา่ ง 7.) เนื้อหา และจดุ นาขอ้ ความ : ขอ้ ความในสไลด์ควรเป็นเฉพาะหวั ข้อ หรือเนื้อหาสาคัญเทา่ นน้ั โดยไมม่ ีรายละเอียดของเนอ้ื หา และควรนาเสนอเปน็ แต่ละยอ่ หน้า โดยอาจมจี ุดนาขอ้ ความอยุ่ขา้ งหน้าเพอ่ื แสดงให้ทราบถึงเนือ้ หาแต่ละประเดน็ และไมค่ วรมจี ดุ นาข้อความมากวา่ 4 จดุ ในสไลดห์ น่งึ แผน่ 8.) เลอื กใชก้ ราฟกิ อย่างระมดั ระวงั : การใช้กราฟกิ ท่ีเหมาะสมจะสามรถเพ่ิมการเรยี นร้ไุ ดอ้ ย่างมีประสิทธิภาพ แต่หากใชก้ ราฟิกทีไ่ มเ่ หมาะสมกบั เน้อื หาจะทาใหก้ ารเรยี นรนู้ น้ั ลดลง และอาจทาให้ส่อื ความหมายผดไปได้ 9.) ความคมชดั ของภาพ : เนอื่ งจากความคมชดั ของจอมอนเิ ตอร์มีเพียง 72-96 DPI เทา่ นนั้ ภาพกราฟกิทีน่ าเสนอประกอบในเนื้อหาจึงไม่จาเปน็ ต้องใช้ภาพท่มี คี วามชัดสูงมาก ควรใชภ้ าพในรุปแบบ JPEG ท่มี ีความคมชัดปานกลาง และขนาดใหญม่ ากนัก ประมาณ 20-50 KB จงึ ควรทาการบีบอัด หรือ compress และลดขนาดกอ่ นเพ่ือไมใ่ หเ้ ปลืองเนอ้ื ทใี่ นการเกบ็ บันทกึ 10.) เลอื กต้นแบบสไลด์ และแบบอักษรที่เหมาะสมกบั อุปกรณร์ ว่ ม : เน่อื งจากการนาเสนอต้องมมีการเชอ่ื มตอ่ คอมพวิ เตอรเ์ ขา้ กับอุปกรณร์ ่วมการใส่เนอื้ หาให้กบั ภาพนิง่การแทรกกลอ่ งข้อความ ปกตเิ ค้าโครงรปู แบบจะมกี ล่องข้อความมาให้อยแู่ ลว้ แต่ถ้าต้องสรา้ งกลอ่ งข้อความเองให้ทาการแทรกกลอ่ งข้อความลงในสไลด์ โดยเลอื กทีแ่ ท็บ Insert ปรากฏกลุ่มคาสั่ง Text คลิกเลอื กที่ Textbox จากนัน้ คลิก

บรเิ วณท่ีต้องการแทรกกล่องขอ้ ความ จะปรากฏกล่องขอ้ ความในสไลด์ลากเมาส์บริเวณทต่ี อ้ งการพมิ พ์ขอ้ ความจากนัน้ ให้พมิ ์ข้อความทตี่ อ้ งการแทรกไดท้ ันทีการปรบั แตง่ ขอ้ ความทพี่ ิมพ์ เมื่อได้ใสข่ อ้ ความแลว้ การปรบั แต่งลกั ษณะของขอ้ ความ จะมวี ธิ ีการเหมือนกบั Microsoft OfficeWord แต่มีบางอยา่ งทีม่ เี พิม่ เตมิ เพอื่ ใหก้ บั ทางานกับสไลด์สะดวกขึน้ การปรับแต่งขอ้ ความทาไดโ้ ดยกลมุ่ แถบท่ีขอ้ ความ แลว้ สามารถเปลย่ี นรูปรูปแบบอักษรหรอื จดั ตาแหนง่ ข้อความได้ทันทีการปรับแต่งข้อความทิศทางของข้อความ Text Direction 1.) คลกิ เลอื กทก่ี ล่องขอ้ ความ 2.) คลกิ ท่คี าสง่ั Text Direction เลื่อนเมาส์เลือกทิศทางของกลอ่ งข้อความการจดั แนวของกลอ่ งข้อความ(Align Text) 1.) คลกิ เลอื กทกี่ ล่องข้อความ 2.) ลากเมาส์ขอ้ ความ 3.) คลกิ คาสั่ง (Align Text) เลอื่ นเมาส์เลือกการวางตาแหน่งขอ้ ความการแปลงข้อความเปน็ กราฟกิ SmartArt 1.) คลกิ เลือกที่กลอ่ งข้อความ 2.) คลกิ ท่คี าสั่ง Convert to SmartArt เลอ่ื นเมาสร์ ูปแบบของ SmartArtสร้างขอ้ ความอกั ษรศลิ ป์ (WordArt) ลงในแผน่ สไลด์

ขอ้ ความศิลป์ เปน็ การสรา้ งข้อความมลี วดลายและรปู รา่ งเพ่ือทาใหข้ อ้ ความดหู นา้ สนใจและสวยงามตามความเหมาะสมของเนอ้ื หาการนาเสนอ 1.) คลิกเลือก Tab Insert คลกิ ที่ปมุ่ WordArt รปู แบบขอ้ ความศิลปท์ ง้ั หมดจะปรากฏข้นึ มาใหเ้ ลอื ก 2.) คลิกเลอื กรปู แบบข้อความศลิ ป์ ขอ้ ความทตี่ ้องการรูปแบบที่เลอื กถูกวางบนสไลดพ์ ร้อมกบั ขอ้ ความการเปลีย่ นสพี น้ื หลงั ใหก้ บั สไลด์ 1.) คลกิ ที่ Tab Design เลอื กคาสง่ั Background Styles 2.) เลือกแบบพน้ื หลงั สามารถดูแบบได้เมื่อเลือ่ นเมาส์ไปที่รปู แบบพน้ื หลงั ในสไลดจ์ ะเปลี่ยนไปตามสี พ้ืนหลังที่เลือกการแทรกวตั ถลุ งในภาพนิง่การแทรกรปู ภาพ รูปภาพต่าง ๆ นิยมนามาตกแต่งสไลด์ เพ่ือสื่อความหมายและเพ่ิมความนา่ สนใจ ซ่งึ มีขั้นตอนการแทรกรปู ภาพดังนี้ วธิ ที ี่ 1 แทรกรูปภาพจากแฟ้ม 1.) คลิกทีแ่ ทบ็ INSERT (แทรก) 2.) คลิกทป่ี มุ่ Pictures (รปู ภาพ)

3.) เลอื กโฟลเดอร์ท่ีเก็บรูปภาพ 4.) เลือกรปู ภาพทต่ี อ้ งการ 5.) คลกิ ทป่ี ่มุ Insert (แทรก)วธิ ที ี่ 2 แทรกรูปภาพจากการเลอื กรูปแบบเคา้ โครงสไลด์ 1.) คลิกทเ่ี ลอื กท่ีต้องการ 2.) คลิกทแ่ี ทบ็ HOME (หนา้ แรก) 3.) คลิกที่ปุม่ New Slide (สไลด์ใหม)่ แล้วเลือกรูปแบบเค้าโครงสไลด์ 4.) ที่หน้าจอออกแบบ คลกิ ทปี่ มุ่ Pictures (รูปภาพ) ดงั รปู (จากนนั้ เลือกรปู ภาพตามวิธีที่ 1)การตกแต่งรูปภาพ เมือ่ แทรกรูปภาพแลว้ Microsoft Powerpoint 2013 ยังมเี ครอ่ื งมอื สาหรบั ปรับแตง่ รูปภาพมมี ากมายซึ่งมรี ายละเอยี ดดงั น้ี 1.) ดบั เบิลคลิกท่ีรูปภาพ จะปรากฏเครอื่ งมือตา่ ง ๆ ของแท็บ FORMAT (รปู แบบ)

2.) กาหนดค่าต่าง ๆ ให้กับรปู ภาพดังน้ีการแทรกรปู ตดั ปะ 1.) คลกิ ทแี่ ท็บ Insert ทก่ี ลมุ่ คาสัง่ Images 2.) คลกิ ท่ปี ุ่ม ClipArt จะปรากฏหน้าต่าง ClipArt ขน้ึ มาคลิกทป่ี มุ่ Go ภาพตัดปะจะรากฎใหเ้ ลอื ก 3.) คลกิ เลือกภาพตดั ปะทจี่ ะมาใส่ในสไลด์การแทรกอลั บม้ั รปู 1.) เลอื ก Tab Insert ที่กลุ่มคาสง่ั Images คลกิ ท่คี าส่ัง Photo Album 2.) คลิกเลือก New Photo Album จะปรากฏหนา้ ต่าง Photo Album 3.) คลกิ ท่ีปุ่ม File/Disk จะปรากฏหนา้ ต่างท่ีเก็บรูปภาพ 4.) เลอื กรปู ภาพที่ต้องการนาเสนอ ถา้ ต้องการเลือกรูปทต่ี ดิ กนั ใหเ้ ลอื กรูปเริ่มตน้ พรอ้ มกดปุม่ Shift และคลกิ เลอื กรปู สุดท้าย รปู ท่ีเลือกจะมีขอบสีนา้ เงนิ (ถา้ ต้องการเลอื กรปู ทไ่ี ม่ตดิ กนั ให้กดปมุ่ Ctrl แลว้ คลกิ เลอื กรูปทีต่ อ้ งการไปเรอื่ ยๆจนได้ครบตามที่ต้องการ)จากนั้นกดปุม่ Insert 5.) ไฟล์รปู ที่ถกู เลือกจะปรากฏในหน้าต่าง Photo Album คลกิ ท่ีปมุ่ Create รปู จะในไปแทรกไวใ้ นสไลดใ์ ห้คลิกท่ีปุม่ New Text Box

การแทรกรูปร่างอตั โนมัติ 1.) เลอื ก Tab Insert ทีก่ ลุ่มคาส่ัง Illustrations คลกิ ที่คาส่งั Shape 2.) คลกิ เลอื กลกั ษณะกราฟิกที่ตอ้ งการ จากตัวอยา่ งเลอื กท่รี ูปพระอาทิตย์ คลกิ ที่ปุ่ม Ok 3.) นาเมาส์ลากลงในสไลดต์ ามขนาดทตี่ ้องการ 4.) ถ้าตอ้ งการใสพ่ ืน้ ผิวใส่รูปภาพในรูปร่าง ใหค้ ลกิ เมาส์ขวาท่ีรูปร่างจะปรากฏเมนขู น้ึ มาให้เลือกท่ี Format Shape 5.) ที่หนา้ ต่าง Format Shape จะมีหนา้ ตา่ งสาหรบั ปรับแตง่ รูปร่าง ท่หี น้าตา่ ง Fill ใหค้ ลิกเลอื กรูปแบบท่ตี ้องการการแทรกกราฟิก SmartArt 1.) เลือก Tab Insert ที่กลมุ่ คาสง่ั Illustration คลกิ ทค่ี าสัง่ SmartArt 2.) คลิกเลอื กลกั ษณะกราฟิก SmartArt ทีต่ อ้ งการคลกิ ทีป่ มุ่ Ok 3.) พิมพข์ อ้ มลู ลงในกราฟิกด้านขวามอื ในหนา้ ต่าง Type your text here หรอื พมิ พ์โดยตรงท่ีช่อง [Text] 4.) ถา้ ตอ้ งการปรบั แต่งรปู แบบกราฟิกใหค้ ลิกทรี่ ปู SmartArt ทาการคลิกรูปแบบใน SmartArt Style