การจัดตารางเวลา ในการทำงาน (2)

การจัดตารางเวลา ในการทำงาน

คำนำ สิ่งที่คนประสบความสำเร็จกับคนธรรมดาอย่างเรามีเท่ากันคือเวลา แต่สิ่งที่มีไม่ เหมือนกันคือความสามารถในการบริหารเวลาในการทำสิ่งต่างๆ เราได้อ่าน ประวัติคนที่ประสบความสำเร็จหลายต่อหลายคน เคล็ดลับที่พวกเขามักจะบอก คือ การวางแผนล่วงหน้ า การจัดลำดับความสำคัญ การบริหารจัดการสิ่งต่างๆ รอบตัว ความรวดเร็วในการตัดสินใจ และลงมือทำทันที ขณะเดียวกันใน ระหว่างนั้นพวกเขาก็เรียนรู้จากสิ่งที่ทำและหมั่นหาความรู้ใหม่ๆ สะสมไปเรื่อยๆ เพื่อที่เมื่อถึงเวลาแล้วจะสามารถเอามาปรับใช้กับการทำงานได้ทันที

สารบัญ หน้า หัวข้อ ที่มาและความสำคัญ 1 ตัวอย่างปัญหาที่พบ 2 วิธีการจัดเวลาให้เหมาะสม 3 ส่วนที่ 1 ทำตารางชีวิตประจำวัน 3-6 ส่วนที่ 2 ทำตามตารางเวลา 7-9 ตัวอย่างการใช้สีและการทำสมุดจด 10-11 บันทึกตารางเวลา

1 ที่มาและความสำคัญ เกิดจากนักเรียนหลายคนพบปั ญหาที่การบ้านมากเกินไปจนไม่ สามารถแบ่งเวลาเพื่อที่จะทำได้จึงทำให้ไม่สามารถส่งงานภายในเวลาที่ กำหนดได้ ปัญหาที่นักเรียนได้รับการบ้านเยอะเกินไปและไม่สามารถแบ่ง เวลาได้ ส่งงานไม่ทันกำหนด และทำให้เกิดปัญหางานค้างเยอะ ส่งผลกระ ทบต่อชีวิตประจำวัน คะแนนเก็บ และผลการเรียนของนักเรียน

2 ตัวอย่างปัญหาที่พบ นักเรียนหลายคนพบปั ญหาที่การบ้านมากเกินไปจนไม่สามารถแบ่งเวลา เพื่อที่จะทำได้ จึงทำให้ไม่สามารถส่งงานภายในเวลาที่กำหนดได้รายละเอียด ของปัญหาและทำให้เกิดปัญหางานค้างเยอะ ส่งผลกระทบต่อชีวิตประจำวัน คะแนนเก็บ และผลการเรียนของนักเรียน -ปั ญหาของการบ้านที่มากเกินไป -จัดสรรการแบ่งเวลาไม่ถูก -ส่งการบ้านไม่ทันกำหนด -ไม่รู้ว่าควรทำงานไหนก่อน

3วิธีการจัดเวลาให้เหมาะสม ส่วนที่ 1 ทำตารางชีวิตประจำวัน Step 1: มีสมุดปฏิทินหรือสมุดจด บันทึกตารางเวลา สมุดปฏิทินต้องมีพื้นที่ว่างพอที่เราจะลงรายการสิ่งที่ต้องทำ สมุดปฏิทินบาง เล่มมีช่องตารางเวลาเป็นสัปดาห์ เป็นวัน หรือเป็นชั่วโมง จะใช้สมุดบันทึก ก็ได้ เลือกอะไรที่เหมาะกับความต้องการและความจำเป็นของเรา ไม่ว่าเรา จะเลือกแบบไหน ให้ยอมรับสิ่งที่เราเลือก อย่าพยายามแยกสมุดจดบันทึก ตารางเวลาเป็นเล่มหนึ่งสำหรับงาน เล่มหนึ่งสำหรับการเรียน เป็นต้น ทุก อย่างควรอยู่ในเล่มเดียว มีสมุดปฏิทินแบบดิจิตอลในโทรศัพท์มือถือ หรือ แล็ปท็อปที่สามารถตั้งเวลาให้ตรงกับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ทุกอย่างของเรา ได้ ฉะนั้นเราจึงเข้าถึงปฏิทินได้เสมอไม่ว่าอยู่ที่ไหนก็ตาม อีกทั้งยังมีแอปที่ ช่วยเราจัดตารางชีวิตประจำวันพร้อมกับการแจ้งเตือนและการตั้งเวลาให้อีก ด้วย เราอาจอยากเลือกสมุดปฏิทินแบบเล่มหรือแบบดิจิตอลซึ่งมีที่ว่างพอให้เรา เขียนอะไรเพิ่มลงไปในตาราง การจดเพิ่มเติมลงไปไม่เพียงแต่ช่วยติดตาม อะไรที่เราทำเสร็จไปแล้วเท่านั้น แต่เราจะได้รู้ว่าเราทำอย่างไรและรู้สึก อย่างไรกับการทำสิ่งนั้น ตัวอย่างเช่น อาจเขียนไว้ใต้หัวข้อ “ไปยิม” ใน สมุดปฏิทิน เราไม่เพียงแค่ขีดฆ่าอะไรที่ทำเสร็จไปแล้วเท่านั้น แต่ยังได้จด ไว้ว่า “วิ่งเพิ่ม 1.6 กิโลเมตรแล้วรู้สึกเยี่ยมไปเลย” การเพิ่มข้อความสั้นๆ ช่วยเราติดตามพฤติกรรมของตนเองได้ดีขึ้น ถ้ากำลังเปลี่ยนจากสมุดปฏิทินแบบเล่มเป็นแบบดิจิตอล ก็อาจยุ่งยากสัก หน่อย ต้องใช้เวลาสักวันสองวันกว่าจะคุ้นเคยกับการจัดตารางชีวิตแบบใหม่ ในสองสามวันแรกให้ใช้สมุดปฏิทินทั้งสองแบบไปก่อน และตรวจให้เพื่อ แน่ใจว่าไม่ลืมอะไรไว้ในสมุดปฏิทินแบบเล่ม หรือใช้ทั้งสองแบบควบคู่กันไป ก็ได้

Step 2: จัดตารางสิ่งที่ต้องทำ 4 ปฏิทินแบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้เราลงสีภารกิจต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นวันนั้นได้ ตัวอย่างเช่น ระบายสีแดงถ้าเป็นภารกิจเกี่ยวกับงาน ระบายสีฟ้ า ถ้าเป็นภารกิจ เกี่ยวกับการเรียน ระบายสีเขียว ถ้าเป็นการบ้านที่ต้องทำ ระบายสีส้ม ถ้า เป็นการหยุดพักผ่อน และระบายสีชมพู ถ้าเป็นการออกกำลังกาย ถ้าใช้สมุด ปฏิทินแบบเล่มและสมุดบันทึก ก็สามารถระบายสีได้ง่ายเหมือนกัน ให้ใช้ปากกา สี ดินสอสี หรือปากกาสะท้อนแสงระบายแทน พอระบายสีตามประเภทของ ภารกิจไปเรียบร้อย ก็จัดลำดับความสำคัญของภารกิจได้เลย การจัดระเบียบและใส่รหัสสีภารกิจจะช่วยให้เรามองเห็นและเข้าใจว่าเราใช้ เวลาทำอะไรมากที่สุด ตัวอย่างเช่น ถ้ามีแถบสีแดง (งาน) และแถบสีเขียว (การบ้าน) มากมายในตาราง แต่กลับพบสีชมพู (ออกกำลังกาย) น้ อยมาก การสังเกตเห็นว่าตนเองออกกำลังกายน้ อยอาจช่วยกระตุ้นให้เราจัดตาราง ออกกำลังกายมากขึ้น Step 3: จัดลำดับความสำคัญของ ภารกิจ จัดลำดับความสำคัญของภารกิจ. การกำหนดว่าภารกิจอะไรสำคัญที่สุดและ ควรทำให้เสร็จเป็ นอันดับแรกและภารกิจอะไรสามารถผัดไปก่อนได้นั้น สำคัญ ขอยกตัวอย่างเพื่อจะได้เข้าใจการจัดลำดับความสำคัญ สมมติว่าเรา ต้องทำการทดสอบสองการทดสอบ ต้องเขียนรายงานการทดลอง เขียน เรียงความ และนำเสนอรายงานในสัปดาห์เดียวกัน โอ้โห! มีอะไรให้ทำเยอะ เหลือเกินถามตนเองเพื่ อจะได้รู้ว่าควรทำอะไรให้เสร็จเป็ นอันดับแรกและใช้ เวลานานเท่าไร งานอะไรมีกำหนดส่งก่อน งานอะไรจะใช้เวลาทำนานที่สุด เพื่อให้เสร็จทันกำหนด เมื่อประเมินประประโยชน์ของงานแล้ว งานอะไร สำคัญที่สุด การทดสอบ เขียนรายงานการทดลอง เขียนเรียงความ และ รายงาน คุ้มค่ากับเกรดตัวสุดท้ายไหม งานอะไรท้าทายที่สุด สุดท้ายแล้วเราจะต้องตัดสินใจว่างานใดควรทำก่อนทำหลังอยู่ดี ถึงแม้เราจะ พิจารณาวันกำหนดส่ง ระยะเวลาในการทำ หรือความคุ้มค่าในการทำก็ตาม เรารู้จักตนเองและความสามารถของตนเองดีที่สุด เลือกการจัดลำดับความ สำคัญที่เหมาะกับตนเอง

5 Step 4: ทำเครื่องหมายตามลำดับ ความสำคัญของงาน พอรู้ว่าจะเรียงลำดับความสำคัญของงานอย่างไรแล้ว ให้ทำเครื่องหมายลงมา ตามตาราง ทำตารางชีวิตประจำวันให้เสร็จ และเขียน “A” สำหรับงานที่ต้อง ทำให้เสร็จก่อน “B” สำหรับงานที่ต้องทำให้เสร็จก่อนพรุ่งนี้ และ “C” สำหรับ งานที่ต้องทำให้เสร็จภายในวันศุกร์ เป็นต้น Step 5: จัดเวลาทำงานแต่ละงาน เขียนว่างานแต่ละอย่างใช้เวลานานเท่าไร ตัวอย่างเช่น เราอาจจัดเวลาในหนึ่ง วันเพื่อทบทวนบทเรียน (2 ชั่วโมง) ออกกำลังกาย (1 ชั่วโมง) เขียนอีเมลสอง ฉบับ (30 นาที) และพาสุนัขไปเดินเล่น (30 นาที) การให้เวลาทำงานแต่ละอย่าง ตามความเหมาะสมเป็นกุญแจสำคัญ เพราะเราจะได้แต่วิตกกังวล ถ้าเราจัด ตารางตนเองแน่นเกินไป และไม่ให้เวลาทำภารกิจตามความเป็นจริง อย่าลืมจัดเวลาเดินทางในตารางของเราด้วย ตัวอย่างเช่น เราต้องขับรถมา จากห้องสมุดซึ่งเป็ นสถานที่ใช้ศึกษาค้นคว้าของเราไปโรงยิมหรือเปล่า

6 Step 6: เพิ่มเวลาเผื่อไว้ในตาราง โดยทั่วไปคนส่วนใหญ่จะประเมินเวลาที่ใช้ในการทำภารกิจน้ อยเกินไป ให้ คำนึงถึงเวลาทั้งหมดที่ใช้แม้แต่การเตรียมตัวทำภารกิจต่างๆ แล้วการค่อยๆ ลดเวลาทำภารกิจลงจะช่วยให้เราจัดตารางชีวิตประจำวันได้อย่างถูกต้อง แม่นยำยิ่งขึ้นพยายามประเมินเวลาว่าจะใช้เวลาทำอะไรนานเท่าไร และเพิ่ม เวลาเกินมาสักสองสามนาที พยายามเพิ่มเวลาที่เราจัดให้กับภารกิจต่างๆ ไป 25 % ตัวอย่างเช่น จัดเวลาทำงานบางอย่าง 4 นาทีให้เพิ่มเป็น 5 นาที งาน ที่จัดเวลาไว้ 8 นาที ให้เพิ่มเป็น 10 นาที เป็นต้น จำนวนนาทีเพิ่มเข้ามาจะ ช่วยเป็นเครื่องป้ องกันไม่ให้เราทำช้ากว่ากำหนดเวลาหรือเกินกำหนดเวลา ถามตนเองว่ามีภารกิจอะไรเพิ่มเติมตอนทำภารกิจสำคัญไหม และถ้ามีต้อง ใส่ไว้ในตารางด้วย ตัวอย่างเช่น เราต้องอาบน้ำหลังเข้ายิมไหม เรามักจะ ลงเอยด้วยการพูดคุยกับเพื่อนสัก 15 นาทีในห้องเปลี่ยนเสื้อผ้าหรือเปล่า คนส่วนใหญ่พบว่าจัดเวลาออกกำลงกายไว้หนึ่งชั่วโมง แต่เอาเข้าจริงกลับ กลายเป็ นสองชั่วโมง Step 7: เหลือที่ว่างไว้ในตาราง เหลือพื้นที่ว่างไว้ท้ายตารางสำหรับงานที่สำคัญน้ อย หรือภารกิจที่จะมาถึงภาย หลังในสัปดาห์นั้น ถ้าวันนี้เรามีเวลาหรือมีเวลาช่วงใดช่วงหนึ่งระหว่างสัปดาห์ เราก็สามารถเริ่มทำงานพวกนั้นให้เดินหน้ า งานเพิ่มเติมพวกนี้อาจประกอบด้วย จัดตู้เสื้อผ้าให้เสร็จ หรือจัดระบบเอกสารภาษีที่บ้าน มีงานที่ยังไม่มีความสำคัญ มากนักแต่เราอยากทำให้เสร็จ จึงไม่จำเป็นต้องกำหนดระยะเวลาหรือกำหนด เส้นตายตอนนี้

7 ส่วนที่ 2 ทำตามตารางเวลา Step 1: ตรวจสมุดปฏิทินหรือสมุด จดบันทึกตารางเวลา ตรวจสมุดปฏิทินทุกเช้าและทุกค่ำเพื่ อเตรียมตัวสำหรับวันต่อไปจนเป็ น กิจวัตร แต่ละวันเรายังควรจัดตารางชีวิตสักสองสามนาที อาจเป็นตอนหลัง จากดื่มกาแฟตอนเช้าแล้ว หรือช่วงเดินทางประจำวันเพื่อทบทวนสิ่งที่ต้อง ทำให้เสร็จในวันนั้น และเพิ่มเติมภารกิจใหม่ลงไป หรือขีดฆ่าภารกิจที่ทำ เสร็จแล้วออกสำรวจและทำตามตารางสักสองสามนาทีก่อนเริ่มลงมือทำ อย่างจริงจังเป็ นวิธีการที่ดีเยี่ยมในการเริ่มวันใหม่ด้วยความกระตือรือร้น![7] ใช้การตั้งปลุกในโทรศัพท์มือถือ หรือคอมพิวเตอร์เพื่อเตือนเรื่องภารกิจ หรือการนัดหมายต่างๆ ของเรา ตัวอย่าง เช่น การนัดพบแพทย์และ ทันตแพทย์จะกำหนดวันไว้ล่วงหน้ ามาก การตั้งการแจ้งเตือนซึ่งจะดังเตือน ก่อนวันนัดหมายหนึ่งสัปดาห์กว่าๆ นั้นเป็นประโยชน์ วิธีนี้ทำให้เราทำตาม แผนที่วางไว้ได้ Step 2:ทำภารกิจตามลำดับความ สำคัญให้สำเร็จ เราได้ทำตารางโดยเรียงงานตามลำดับความสำคัญไว้แล้ว ฉะนั้นทำภารกิจเหล่า นั้นให้เสร็จ

8 Step 3:ปรับตารางเท่าที่จำเป็น ถึงแม้เราควรพยายามทำตามตารางให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่บาง ครั้งก็มีเหตุไม่คาดฝันเกิดขึ้น และทำให้เราจำเป็นต้องปรับตารางชีวิตประจำ วัน เอากิจกรรมที่สามารถผัดผ่อนหรือไม่สำคัญนักออกไปทำวันอื่น แล้วนำ ภารกิจที่ต้องทำเร่งด่วน มีความสลับซับซ้อน หรือสำคัญตอนนั้นมาทำให้ เสร็จในวันนั้นแต่จงระวังอย่าให้งานคั่งค้างเป็ นภูเขาจนต้องเอาไปทำวันถัด ไปบ่อยเกินไป ถ้าเห็นว่าเป็นแบบนี้บ่อยๆ ลองให้เวลาทำงานแต่ละงานมาก ขึ้นในตารางวันนั้น ดีกว่าจัดตารางใหม่ในสองสามวันต่อมา Step 4:ขีดฆ่างานที่สำเร็จแล้ว วิธีนี้สร้างความภาคภูมิใจแก่ใครต่อใครมากมาย! อย่าลืมนำงานที่ยังไม่เสร็จวัน นี้ใส่ตารางของวันพรุ่งนี้ Step 5:ให้รางวัลตนเอง การเสริมแรงบวกแก่ตนเองหลังจากทำภารกิจเสร็จสิ้นและทำตามตารางได้นั้น สำคัญ หลังจากทำหน้ าที่ของตนเองเสร็จสิ้นวันนั้น ให้รางวัลตนเองด้วยการแช่ ตัวในอ่างอาบน้ำ ดูรายการทีวีที่ชื่นชอบ หรือกินของหวาน เราจะรู้สึกว่าตนเอง เป็นคนที่เก่งกาจ และสมควรได้รับรางวัลแล้ว

9 Step 6:ให้รางวัลตนเอง ประเมินและปรับเปลี่ยนเท่าที่จำเป็น. การคอยดูเป็นครั้งคราวและรู้ว่าตาราง นี้ใช้กับเราได้ผลหรือไม่นั้นสำคัญ วิธีการหนึ่งที่จะทำแบบนี้ได้คือดูสมุดจด บันทึกตารางเวลาประจำวันขณะเดียวกันก็ประเมินอารมณ์ความรู้สึกไปด้วย ถ้าเห็นว่ามีเครื่องหมายขีดฆ่างานที่ทำเสร็จเป็นส่วนใหญ่ รู้สึกดีและเกิด ความภูมิใจไหม ถ้าใช่ แสดงว่าตารางของเราน่าจะใช้กับเราได้ผล!แต่ถ้าพบ ว่างานจำนวนมากเกินไปถูกเลื่อนไปทำวันถัดไปบ่อยๆ (วันมะรืนหรือวัน อื่นๆ ) และรู้สึกหมดกำลังใจ แสดงว่าเราน่าจะปรับตารางสักหน่อย ดูสมุดจดบันทึกตารางเวลาและเห็นว่าขาดอะไรไปไหม จะได้แก้ไข เราอาจ ต้องประเมินและปรับลำดับความสำคัญอีกครั้ง ถ้าพบอะไรที่ขาดไปนั้นสำคัญ ต่อเรา (อย่างเช่น การออกกำลังกาย) เราอาจต้องพิจารณาการจัดเวลาให้ แต่ละงานใหม่ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะให้เวลาตนเองสองชั่วโมงเตรียมตัวให้ พร้อมในตอนเช้า ลองลดเวลาให้เหลือ 1 ชั่วโมง เป็นเวลาสามวันต่อสัปดาห์ แล้วจัดเวลาวิ่งจ๊อกกิ้งสัก 30 นาทีถ้ามีเวลาเหลืออยู่ รู้ไว้ว่าการปรับตารางนั้นเกิดขึ้นได้และเป็นเรื่องปกติ เพราะผู้คนต้องใช้เวลา ปรับกิจวัตรจนกว่าจะเข้ากับตารางเวลาได้ดีที่สุด Step 7:วางแผนวันรุ่งขึ้นล่วงหน้า แทนที่จะรอถึงตอนเช้า ให้เริ่มวางแผนตั้งแต่กลางคืนเพื่อจะได้มีเวลามากขึ้น เลือกชุดมาวางพร้อมไว้จะได้ไม่ต้องเสียเวลาค้นเสื้อผ้า วางของที่จำเป็นต้อง ใช้บนโต๊ะ แขวนกุญแจไว้ข้างประตู จะได้พร้อมเริ่มวันใหม่โดยไม่ต้องเสียเวลา ลองตั้งนาฬิกาปลุกล่วงหน้ าเวลาจริงสักห้านาทีเผื่อจะได้มีเวลาแก้ไขอะไรต่อ มิอะไร

การใช้สีช่วยให้แยกแยะได้ดีขึ้น 10 ตัวอย่าง Purple: กายวิภาคศาสตร์และสรีรวิทยา(Anatomy & Physiology) Pink: พันธุศาสตร์(Genetics) Blue: การจัดการเครื่องดื่ม(Beverage Management) Orange: เศรษฐศาสตร์(Economics) Red: การทำงาน(Work) Green: นอกหลักสูตร(Extracurriculars) Black: ส่วนบุคคล(Personal) Yellow: ท่องเที่ยว(Travel) ข้อแนะนำ: จัดพวกตารางเรียน ทำงาน กิจกรรม และสิ่งที่จำเป็นจะต้องทำก่อน จากนั้นค่อยจัดเวลาอ่านหนังสือ

11 ตัวอย่าง แล้วแต่ความถนัดเลย ถ้าใช้ Excel จะดีตรงที่ถ้าไม่ได้ทำงานเสร็จตามที่ วางแผนไว้ เราก็สามารถกลับมาแก้ไขได้ในอนาคต ถ้าเขียนลงไปในสมุด เราก็ จะได้บริหารสมองไปด้วย เพราะจด=จำ หรือจะใช้แอพพวก To Do List ก็ได้