Microsoft Excel

lesson การใชง้ านโปรแกรม Microsoft Excel วตั ถปุ ระสงค์  อธิบายถึงประเภทของการทางานของ Microsoft Excel  อธิบายส่วนประกอบของ Microsoft Excel  อธบิ ายกฎเกณฑ์เกี่ยวกับการคานวณ  ตัวอยา่ งการคิดคานวณการตดั เกรด

การใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel โปรแกรม Microsoft Excel หรือเรียกว่า Excel เป็นโปรแกรมประเภท สเปรดชีต (Spread Sheet) เหมาะสาหรับการจัดการเก่ียวกับการคานวณ หาผลลัพธ์ การสร้างกราฟ แผนภูมิ ซึ่ง Excel ยังสามารถป้อน ข้อความ แทรกรูปภาพ และสัญลักษณ์พิเศษต่างๆของตัวเลข และการจัดการเกี่ยวกับตารางข้อมูลได้ Excel มี ฟงั ก์ชนั ในการคานวณให้ผใู้ ช้สามารถเลอื กใช้มากมาย จงึ ทาให้สามารถนามาใช้ในการวเิ คราะห์คานวณค่าตวั เลข ต่างๆได้สะดวก ดังน้ันจึงไม่ต้องสงสัยท่ีหน่ึงในโปรแกรมประยุกต์ในท้องตลาดจะต้องมีการนา Excel ไปใช้กับ งานหลายๆ สาขาอาชีพ เช่น นักบัญชี นักวิทยาศาสตร์ วิศวกร นักสถิติ นักวางแผน และครู อาจารย์ เป็นต้น โดยลกั ษณะทวั่ ไปแลว้ Excel เปน็ โปรแกรมทีอ่ ยู่ในชุดของ Microsoft Office เช่นเดียวกับ โปรแกรม Microsoft PowerPoint และ Microsoft Word ท่ีนักศึกษาได้เรียนรู้ไปแล้ว ส่วนใหญ่จะมีรูปแบบหน้าจอเมนูคาสั่ง เมนู บาร์ทม่ี ีการสั่งการเหมือนกัน เช่น การปรบั เปล่ียนขนาดตัวอักษร การปรับเปลี่ยนสตี ัวอกั ษร การทาตัวอักษรให้ เป็นตัวหนา ตัวเอียง การสรา้ งตารางขอ้ มูล เป็นต้น ท้งั นจ้ี ะมขี ้อแตกต่างกนั ในรายละเอียดเฉพาะที่เปน็ จุดเด่น ของโปรแกรมน้ันๆ ซึ่งในเอกสารนจ้ี ะไดม้ าเรยี นรกู้ นั ในส่วนการใชง้ านโปรแกรม Microsoft Excel 1. การเขา้ สกู่ ารใชง้ านโปรแกรม Microsoft Excel 1. นาเมาส์คลกิ เมนู start ->programs-> Microsoft Excel ดงั รปู รูปที่ 1 การเรียกใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel 2 โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั

Microsoft Excel 2. สว่ นประกอบต่างๆ ของ Excel เมอ่ื เปิดโปรแกรมขึ้นมา เมื่อเปิดโปรแกรม Excel แล้วหนา้ จอทีไ่ ดจ้ ะมสี ่วนตา่ งๆ ท่ีควรร้จู ักซงึ่ จะทาให้ผใู้ ชส้ ามารถทจี่ ะใชง้ าน Excel ไดต้ ามความตอ้ งการ ส่วนประกอบตา่ งๆ มีดังน้ี ป่ ุมควบคุม โปรแกรม แถบชื่อเร่ือง แถบสูตร แถบเมนู แถบเคร่ืองมือ ช่ือคอลมั น์ ชื่อเซลล์ ช่ือแถว แถบสถานะ ชีต หรือ Work Sheet แถบเลื่อน (Scroll Bar) แถบงาน รปู ท่ี 2 ช่ือส่วนประกอบโปรแกรม Microsoft Excel แตล่ ะสว่ นประกอบ มีรายละเอียดดังน้ี แถบชือ่ เรือ่ ง (Title Bar) เปน็ สว่ นแสดงว่าเราใช้โปรแกรม Excel เปดิ แฟม้ ชื่ออะไรอยู่ ปมุ่ ควบคุมโปรแกรม (Control Button) ใชค้ วบคุมขนาดหนา้ ต่างโปรแกรม เช่น ย่อ ขยาย และปิด แถบเมนู (Menu bar) เป็นการนาเอาคาส่งั ที่ใช้บ่อยๆ มาสรา้ งเปน็ ปุ่ม เพอื่ ใหส้ ะดวกต่อการเรยี กใชง้ าน แถบเครอื่ งมือ (Toolbar) เปน็ การนาเอาคาส่งั ที่ใช้บ่อยๆ มาสรา้ งเปน็ ปมุ่ เพื่อให้สะดวกต่อการเรยี กใช้งาน แถบสูตร (Formula bar) เป็นแถบที่ใชส้ าหรบั ใหก้ าหนดสูตรคานวณข้อมลู ชตี หรอื เวิรก์ ชตี (Sheet or Work Sheet) เป็นพ้ืนท่ีทีจ่ ะทางาน ซึ่งจะมองเห็นเป็นลักษณะตาราง โดยแตล่ ะ ช่องตารางจะเรยี กวา่ “เซลล์ (Cell)” แถบสถานะ (Status Bar) ใช้แสดงสภาวะต่างๆ ของโปรแกรม เช่น การกดปุ่มพิเศษ และการพิมพ์งานออก ทางพรินเตอร์ เป็นต้น โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 3

แถบเล่อื น (Scroll Bar) ใช้เลื่อนไปยังพืน้ ทข่ี องเซลล์ท่ีตอ้ งการทไ่ี ม่สามารถแสดงให้เห็นท้ังหมดในหน้าจอได้ ชือ่ เซลล์ (Name Box) เปน็ ชอ่ งท่ีแสดงถึงการระบตุ าแหน่งของเซลลโ์ ดยจะแสดงตาแหนง่ ของเซลล์ เช่น ชอ่ื เซลล์ปรากฏช่ือ E3 ซงึ่ ชื่อเซลล์จะไดม้ าจากการนาช่ือหัวคอลัมน์ (Column Name) มาต่อด้วย ช่ือแถว (Row Name) โดยจะต้องมีการอ่านบังคับตามลาดับ เหมือนกับการอ่านจุดพิกัดบนแผนที่ ดังนั้น E3 หมายถึง เซลล์ E3 ท่ีเกิดจากคอลัมน์ E ตัดกับแถวที่ 3 ช่ือแถว (Row Name) เปน็ สง่ิ ทใ่ี ช้ในการกาหนดการอ้างอิงตาแหนง่ ข้อมลู ในแนวนอน ชื่อคอลมั น์ (Column Name) เปน็ สง่ิ ทใ่ี ชใ้ นการกาหนดการอา้ งองิ ตาแหนง่ ขอ้ มลู ในแนวตงั้ 3. สว่ นประกอบต่างๆ ของ Work Sheet Work Sheet เปน็ พ้นื ที่ทางานท่เี ปรียบเสมอื นเปน็ กระดาษทสี่ ามารถป้อนขอ้ มูลท่ีตอ้ งการลงไปได้ แต่ Work Sheet ของโปรแกรม Excel จะมีความสามารถเหนือกว่า กระดาษท่ีสามารถป้อนข้อมูลเท่าน้ัน เพราะ สามารถท่ีจะแก้ไขข้อมูลได้ง่ายและคานวณได้ใน Work Sheet ด้วย ส่วนประกอบต่างๆ ของ Work Sheet ท่ี ควรรู้จักมดี งั น้ี หวั คอลมั น์ หวั แถว ตาแหน่งกรอกขอ้ มูล เซลล์ ป้ายช่ือของ Work Sheet รปู ที่ 3 ชอื่ ส่วนประกอบตา่ งๆของ Work Sheet เซลล์ (Cell) เปน็ ช่องสาหรับใส่ขอ้ มูล ภายในหนึ่งเซลล์จะมขี อ้ มลู ไดเ้ พยี งแค่ตวั เดียว โดยข้อมูลจะเปน็ ตัวเลข ตวั อักษร ขอ้ ความ หรอื สตู รตา่ งๆ ตาแหนง่ กรอกขอ้ มลู (Active Cell) ตาแหนง่ กรอกขอ้ มูลจะเปน็ เซลล์ท่มี ีกรอบเข้มกวา่ เซลล์อ่นื เปน็ พิเศษ เซลลน์ เี้ ป็นเซลลท์ ี่ผู้ใชส้ นใจจะแกไ้ ข หากผู้ใช้พิมพข์ ้อมูลลงไป เซลลน์ ้ีจะถกู แกไ้ ขทันทีคอลมั น์ (Column) คือ ช่องข้อมลู ทเี่ รียงอย่ทู างแนวต้ัง ใน Excel จะมีทงั้ หมด 256 คอลัมน์ โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 4

Microsoft Excel หัวคอลัมน์ (Column Heading) คอื ชือ่ แทนชอ่ งขอ้ มูลท่ีอยใู่ นแนวต้ัง ใน Excel จะใช้ ตัวอักษรภาษาอังกฤษเป็นชื่อคอลมั น์ เริ่มตัง้ แต่ A, B, C-Z แล้วตอ่ ดว้ ย AA, AB ไปจนถึง IV แถว (row) คือ ช่องข้อมูลทีเ่ รยี งอย่ทู างแนวนอน ใน Excel จะมแี ถวท้งั หมด 65,536 แถว หัวแถว (row Heading) คือ ช่อื ของช่องทอี่ ยใู่ นแนวนอนเดยี วกนั ใน Excel ใช้ตวั เลขแทนช่อื ของแถว เร่ิมไป ตัง้ แต่ 1 ไปจนถึง 65,536 ป้ายชอื่ ของเวริ ก์ ชีต (Sheet Tab) ใช้แสดงชอ่ื ของเวริ ก์ ชีตท่ผี ู้ใชใ้ ช้งานอยู่ในขณะน้ี 4. การออกจากการใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel ในการออกจากโปรแกรม Excel สามารถดาเนนิ การดังนี้ 1. คลิกเมนู File -> เลอื กคาส่งั Exit หรอื กดป่มุ Alt + F4 หรอื คลิกปมุ่ ควบคมุ โปรแกรม เพอ่ื ปดิ โปรแกรม รูปที่ 4 การออกจากโปรแกรม Excel 5 โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั

5. การสร้างงานใหม่ ในการสรา้ งเอกสาร Excel เพือ่ เร่ิมต้นทางาน นั้นจะเรียกวา่ เปน็ การสร้าง WorkBook ใหม่ ซง่ึ ใน WorkBook ที่สร้างใหมน่ ้ี สามารถทจ่ี ะมี เอกสาร Work Sheet อยูภ่ ายใน WorkBook ได้หลายๆ Work Sheet การสรา้ งงานใหมด่ งั นี้ 1. คลกิ ท่เี มนู File -> New จะเกดิ กลุ่มของแถบงานคาสง่ั ขนึ้ ด้านขวามือของหน้าจอ ดงั รูป รปู ที่ 5 การสร้างงานใหมโ่ ดยเลือกท่ี Blank WorkBook 2. ในส่วนแถบงานคาสง่ั New ให้คลกิ เลอื ก Blank WorkBook เพอ่ื สรา้ งงานใหม่ สังเกตที่ Title Bar จะมชี ื่อของ WorkBook ใหม่ขนึ้ มา เชน่ Book1, Book2 ดงั รูป ทั้งน้ีขน้ึ อย่กู ับจานวนการ คลิก Blank WorkBook ของผู้ใช้ ชื่อ WorkBookใหม่ ชื่อ Book1 รปู ท่ี 6 WorkBook ใหมท่ ี่เกิดขึ้นจากการคลกิ เลอื ก Blank WorkBook 6 โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั

Microsoft Excel 6. การบนั ทกึ ข้อมูลและการเปิดแฟม้ ข้อมลู ในการบนั ทึกขอ้ มลู ของโปรแกรม Excel เหมือนกนั กับโปรแกรม Word นน่ั คอื สามารถที่จะบนั ทกึ งานใหม่ ท่ยี ังไม่เคยมกี ารเก็บบันทกึ มากอ่ น และ สามารถบนั ทึกงานทแ่ี ก้ไขอย่แู ล้วต้องการเปลี่ยนช่ือแฟ้มขอ้ มูล ในช่วงเวลาทีต่ อ้ งการบันทึกได้ ปฏิบตั ิดังน้ี 6.1 การบันทึกงานใหม่ หรือบันทึกงานซ้าทแี่ ฟ้มขอ้ มูลชอ่ื เดิม 1. คลกิ เมนู File -> เลือกคาสั่ง Save หรอื กดป่มุ Ctrl + S หรอื คลกิ แถบเครอื่ งมือรูป รปู ท่ี 7 การเลอื กคาสัง่ Save เพ่อื บันทกึ งานใหม่ หรือบันทกึ งานซ้าทแ่ี ฟม้ ขอ้ มลู ชอ่ื เดมิ new folder รูป การเลอื กชนิดของเอกสารทจี่ ะบนั ทึกให้เหมาะสม 7 รปู ที่ 8 หนา้ จอ Save As Dialog จะปรากฏหน้าจอ Save As Dialogเพอื่ ให้ผูใ้ ช้กาหนดรายละเอียดดังน้ี 2. ในช่อง File Name พิมพช์ ื่อไฟลท์ ต่ี อ้ งการบนั ทึก โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั

3. ถ้าต้องการเปล่ียน folder หรือ drive ใหม่ ในช่อง Savein คลิกท่ี▼ เพื่อเลือกตาแหน่งใหม่ท่ี ตอ้ งการ 4. ถ้าต้องการสร้าง folder ใหม่ ให้คลิกท่ีปุ่ม new folder -> ใส่ชื่อ folder -> ดับเบ้ิลคลิกที่ folder ใหม่ 5. ในชอ่ ง Save as type คลกิ ท่ี ▼ เพ่ือเลือกรปู แบบของ WorkBook ที่ตอ้ งการให้บนั ทึก โดยใน ชอ่ ง Save as type ใช้ในการกาหนดให้เอกสารท่ีทาการบันทึกสามารถที่จะนาไปใช้งานกับโปรแกรม Excelใน เวอร์ชันท่ีต้องการได้โดยข้อมูลภายใน WorkBook จะไม่เกิดปัญหาการเปล่ียนของตัวหนังสือหรือ รูปแบบของ เอกสารจะไม่มกี ารเปลย่ี นแปลงจากเดิม เช่น นาไปใชก้ บั Excel เวอร์ชัน 97 หรอื Excel เวอรช์ นั 2000 เปน็ ต้น หมายเหตุ หากผูใ้ ช้ทราบวา่ โปรแกรม Microsoft Excel ที่ต้องการใช้งานเป็นเวอร์ชนั เดยี วกนั ก็ไมจ่ าเป็นทจ่ี ะ เลอื กในตวั เลอื กของ save as type โดยปกตแิ ลว้ โปรแกรม Microsoft Excel เวอรช์ นั ที่ใหม่กวา่ จะ เปิด WorkBook ทถี่ ูกสรา้ งจากโปรแกรม Microsoft Excel ทีเ่ ปน็ เวอรช์ นั ต่ากวา่ ได้ แต่เวอร์ชนั ต่า กว่าอาจจะไมส่ ามารถเปดิ WorkBook ทสี่ ร้างจากเวอร์ชนั ใหมก่ วา่ ได้ถูกต้อง สาหรบั แฟ้มขอ้ มลู ทถี่ กู บันทกึ ด้วยโปรแกรม Microsoft Excel จะมีนามสกุล .xls 6. คลกิ ทป่ี ุ่ม Save เพอ่ื ทาการบนั ทกึ (หรอื คลกิ ทีป่ มุ่ Cancel เพ่อื ยกเลิกคาสง่ั ) 6.2 การบนั ทึกงานขณะกาลังทางาน 1. คลิกท่เี มนู File -> คลิก Save หรือ คลกิ ทปี่ ุม่ Save บน Standard toolbar หรอื กด Ctrl + S 6.3 การบนั ทกึ งานที่มกี ารแก้ไขและต้องการเปลยี่ นชอื่ แฟม้ ข้อมลู เปน็ ช่อื อน่ื 1. คลกิ ทเ่ี มนู File -> คลิก Save As จะปรากฏกล่อง Save As Dialog บนหนา้ จอ หมายเหตุ ขั้นตอนอืน่ ๆ ใหป้ ฏบิ ัตติ ามขัน้ ตอนของการบนั ทกึ งานใหม่ 6.4 การเปดิ งานท่มี ีอยู่ 1. คลิกทเ่ี มนู File -> คลกิ Open หรอื คลิกที่ปมุ่ Open บน Standard toolbar หรือ กด Ctrl + O จะปรากฏกลอ่ ง Open บนหนา้ จอ 2. เปลย่ี น folder หรอื drive ใหม่ ในช่อง Look in คลิกท่ี ▼ เพ่อื ไปยัง folder ทไ่ี ฟลอ์ ยู่ 3. ดับเบลิ้ คลกิ ทไ่ี ฟล์ที่ต้องการ หรือ คลิกท่ไี ฟล์ทต่ี อ้ งการ -> คลกิ ท่ปี ุม่ Open โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 8

Microsoft Excel 7. การสง่ั พมิ พเ์ อกสาร 1. คลิกเมนู File -> คลิก Print หรอื กด Ctrl + P จะปรากฏกลอ่ ง Print dialog รปู ที่ 9 การส่ังพมิ พ์เอกสาร 2. ในส่วนของ Printer ชอ่ ง Name คลกิ ท่ี ▼ เพอื่ เลอื กเครอ่ื งพิมพ์ทต่ี อ้ งการ 3. ในส่วนของ Print range เลอื กหนา้ เอกสารทต่ี ้องการพิมพ์ โดยท่ี o คลิก All ถ้าต้องการพิมพท์ ั้งเอกสาร o คลิก Page(s) From: … To:… เป็นการส่ังพิมพ์งานเป็นช่วงที่ต้องการโดยจะต้องกาหนดหน้า เร่ิมต้นในช่อง From และกาหนดหน้าสิ้นสุดในช่อง To เช่น ต้องการสง่ั พิมพ์หน้า 1 หน้าเดียว สามารถสงั่ ให้พิมพไ์ ด้คือ กาหนดให้ From: 1 To: 1 ก็จะสามารถส่ังพิมพ์เฉพาะหน้าที่ตอ้ งการ ได้ 4. ในสว่ น Print What เปน็ ส่วนทสี่ ามารถกาหนดให้การพมิ พส์ ามารถทาได้สะดวกมากขนึ้ มี ตวั เลือกดงั นี้ o คลิก Selection สาหรับการส่ังพมิ พเ์ ฉพาะส่วนทไี่ ด้มกี ารทาแถบสหี รือเลอื กไว้ o คลกิ Entire Workbook สาหรบั สั่งพิมพท์ กุ Work Sheet ที่มีอยใู่ น WorkBook ท่เี ปิดอยู่ o คลิก Active Sheet(s) สาหรบั การสง่ั พมิ พเ์ ฉพาะ Work Sheet ทีก่ าลงั่ ทางานอยู่เทา่ นัน้ 5. ในส่วน Copies ท่ี Number of Copies: คลกิ ที่ ▲ ( หรอื ▼) เพ่ือกาหนดจานวนสาเนาที่ ต้องการพิมพ์ 6. ที่ตวั เลือก Collate เป็นการส่ังให้การพิมพ์ใหเ้ อกสารออกเปน็ ชุดเรยี งหนา้ ที่ละชุด หรือพิมพ์ เอกสาร แตล่ ะหน้าให้ครบจานวนสาเนาทล่ี ะหน้า (ให้สังเกตที่รปู ท่มี กี ารเปลยี่ นแปลงดว้ ยเมอื่ คลกิ ) 7. คลิก OK เพอื่ พมิ พ์เอกสาร หรือ คลิก Cancel เพือ่ ยกเลกิ การพมิ พ์ โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 9

8. การกาหนดคา่ เรม่ิ ตน้ ใหก้ ับ Work Sheet ที่จะทางาน (Page Setup) 8.1 การกาหนดหน้ากระดาษและชนดิ กระดาษ 1. คลกิ เมนู File -> Page Setup จะปรากฏกล่อง Page Setup Dialog ดังรปู รูปท่ี 10 การกาหนดหนา้ กระดาษและชนดิ กระดาษ 2.คลิกเลือกทีเ่ มนูย่อย Page 3.ในสว่ น Orientation จะใหผ้ ู้ใช้เลอื กรปู แบบของกระดาษ แนวต้ัง (Portrait) หรอื แนวนอน (Landscape) 4.ในสว่ น Scaling สามารถให้ผใู้ ช้กาหนดการยอ่ หรือขยายขนาดของ Work Sheet ไดท้ สี่ ว่ นของ Adjust to: และในส่วน Fit to: สามารถที่จะกาหนดให้ขนาดของความสูงของหนา้ ที่ต้องการใหเ้ ป็นแบบคงทไ่ี ด้ 5.ในส่วน Paper size: สามารถให้ผใู้ ช้กาหนดขนาดของกระดาษที่ตอ้ งการทางานได้ เช่น A4, Letter, Legal 6. ในส่วน Print Quality: สามารถใหผ้ ใู้ ช้กาหนดคณุ ภาพของการพมิ พง์ านได้ (ขึ้นอยู่กบั เครอ่ื งพมิ พ์ ด้วย) 7. เมื่อกาหนดได้ตามตอ้ งการแลว้ คลกิ OK เพอื่ ให้ Excel กาหนดตามท่ีตอ้ งการ หรือคลกิ Cancel เพ่อื ยกเลกิ 8.2 หน่วยวดั ของโปรแกรม Microsoft Excel หนว่ ยวดั ทใี่ ช้ในโปรแกรม Excel น้ัน จะไม่สามารถเปลี่ยนไปใช้หน่วยตา่ งๆ ได้เหมือนกับโปรแกรม Word โดยท่ัวไปแล้ว หน่วยวัดในโปรแกรม Excel จะใช้หน่วยวัดเป็น นิ้ว (inch) ในการกาหนด Page Setup สงั เกตว่าจะไมม่ กี ารแสดงหนว่ ยวัดมาใหเ้ หน็ ดังน้ันจะตอ้ งระวังในการกาหนดระยะตา่ งๆ ดว้ ย โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 10

Microsoft Excel 8.3 การกาหนดระยะขอบของหนา้ กระดาษ 1. คลกิ เมนู File -> Page Setup จะปรากฏกล่อง Page Setup Dialog ขน้ึ รูปที่ 11 การกาหนดระยะขอบของ Work Sheet 2. คลิกเลือกเมนยู อ่ ย Margins 3. ทาการกาหนดระยะขอบท่ีต้องการ (อยา่ ลืมว่าตัวเลขท่ีกาหนดนห้ี นว่ ยวัดเปน็ นิ้ว) 4. ในส่วน Center On page เป็นการกาหนดใหต้ ารางข้อมลู ใน Work Sheet ใหอ้ ยู่ตรงกลางพื้นที่ กระดาษโดยสามารถกาหนดใหม้ ีการอา้ งองิ ตามแนวตง้ั (Vertically) หรอื ใหอ้ ้างอิงตามแนวนอน Horizontally) หรอื ใหม้ ีการอา้ งองิ ทง้ั ตามแนวตัง้ และแนวนอน ให้ผใู้ ช้คลิก ในชอ่ งสเี่ หลีย่ มเพื่อ กาหนดการจดั ตารางทตี่ ้องการ 5. คลกิ OK เพอ่ื ให้ Excel กาหนดตามทีต่ อ้ งการ หรือคลิก Cancel เพ่อื ยกเลิก 8.4 การกาหนดหัวกระดาษ (Header) และท้ายกระดาษ (Footer) 1. คลกิ เมนู File -> Page Setup จะปรากฏกล่อง Page Setup Dialog ขน้ึ 2. คลกิ เลือกเมนยู ่อย Header/Footer 3. เมือ่ ตอ้ งการกาหนดในสว่ นหัวกระดาษ โดยเลอื กรปู แบบขอ้ ความท่ีมีอยู่แล้วให้คลกิ ที่ ▼ เพ่อื เลือกรูปแบบข้อความทต่ี อ้ งการ (ในการกาหนดทา้ ยกระดาษก็ปฏบิ ตั ิเหมือนกนั ในสว่ นตัวเลือก Footer) โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 11

ส่วนแสดงขอ้ ความเมื่อมีการ กาหนดขอ้ มลู ใหแ้ ก่ Header ตวั เลือกรูปแบบของขอ้ ความที่ ตอ้ งการปรากฎ รปู ที่ 12 การกาหนดหัวกระดาษและทา้ ยกระดาษ 4. หากตอ้ งการกาหนดหัวกระดาษเอง ใหค้ ลกิ ท่ปี มุ่ Custom Header แลว้ จะปรากฏกล่อง Header Dialog ดงั น้ี รูปที่ 13 ลักษณะของ Custom Header - สงั เกตวา่ จะมีส่วนท่ีใหผ้ ู้ใช้พิมพ์ข้อความ หรอื กาหนดใส่หนา้ กระดาษ วัน เหมือนกับการกาหนด หัวกระดาษและท้ายกระดาษของโปรแกรม Word เพียงแต่ ในโปรแกรม Excel จะมีการแบ่ง พ้ืนที่ให้พิมพ์เป็น 3 ส่วน คือ Left Section เมื่อต้องการให้สิ่งที่พิมพ์ไปชิดซ้าย , Center Section เม่ือต้องการให้ส่ิงท่ีพิมพ์ไปอยู่ตรงกลางกระดาษ และ Right Section เม่ือต้องการให้ สิ่งท่ีพมิ พไ์ ปชดิ ขวา - Custom Header และ Custom Footer มี Tool ท่ใี ชแ้ ต่งดงั นี้ o การกาหนดรปู แบบ และขนาดตัวอกั ษร o Page(เลขหนา้ ) &[Page] o Pages(เลขหนา้ ทง้ั หมด) &[Pages] o Date(วนั ทเ่ี คร่ือง) &[Date] o Time(เวลาเครื่อง) &[Time] โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 12

Microsoft Excel o พมิ พ์ช่อื โฟลเดอรแ์ ละ Workbook &[Path]&[File] o File(ชอื่ File) &[File] o Tab(ช่อื WorkSheet) &[Tab] o Picture(รูปภาพ) &[Picture] o ปรับแตง่ รูปภาพ - เมอ่ื กาหนดหวั กระดาษใหไ้ ด้ตามตอ้ งการแล้ว คลิกปุ่ม OK หรือยกเลิก คลกิ ปุม่ Cancel 5. คลกิ OK เพื่อให้ Excel กาหนดตามท่ีต้องการ หรือคลกิ Cancel เพอื่ ยกเลิก 9. เร่ิมตน้ ทางานกับ Work Sheet 9.1 การต้ังชื่อใหก้ ับ Work Sheet ในการทางานนนั้ ควรเปลยี่ น Worksheet ใหส้ อดคลอ้ งกับข้อมลู ทปี่ อ้ น เพือ่ ชว่ ยใหเ้ ตอื นความจา และทาให้การเรยี กใช้ข้อมูลไดส้ ะดวก วธิ ีเปลย่ี นช่อื Work Sheet มีดังนี้ 1. คลกิ ขวาทแ่ี ท็บชตี งานของ Work Sheet ทตี่ ้องการต้ังชอื่ ใหม่ 2. คลิกคาสงั่ Rename 3. พมิ พ์ Work Sheet ใหม่ และกด Enter 9.2 การใส่ข้อมลู ลงในเซลล์ ท่ีอยใู่ น Work Sheet การใส่ขอ้ มูลลงในเซลล์ จะเหมอื นกับการพมิ พข์ อ้ มลู ทต่ี ้องการลงไปในเซลล์ทตี่ ้องการ ปฏบิ ัตดิ งั นี้ 1. คลิกเซลล์ทต่ี ้องการปอ้ นขอ้ มูล 2. ป้อนขอ้ มลู ทตี่ ้องการลงในเซลล์  ขอ้ มลู ตวั อักษร (ชดิ ซา้ ยของเซลล,์ คานวณไมไ่ ด)้  ขอ้ มลู ตวั เลข (ชดิ ขวาของเซลล,์ คานวณได้) 3. เม่อื ปอ้ นข้อมลู จบแลว้ ให้กดแปน้ enter หรอื คลกิ เมาสท์ เ่ี ซลลอ์ ืน่ 9.3 เทคนิคการปดั ตัวหนงั สือท่ียาวๆ ให้นาเสนอหลายๆ บรรทัดใน เซลลเ์ ดยี วกัน ในบางครง้ั เม่ือป้อนขอ้ มลู ท่มี ีความยาว เชน่ ข้อความยาวๆ แตม่ ีขนาดความกว้างของเซลล์จากัด แตผ่ ใู้ ช้ตอ้ งการนาเสนอขอ้ ความยาวๆ นั้นใหส้ ามารถนาเสนอในชอ่ งเซลลไ์ ดค้ รบถ้วนไมข่ าดหาย ปฏิบัติดังนี้ o เมอื่ พมิ พข์ ้อมูลในบรรทัดแรกในเซลลไ์ ปจนถึงขอบของเซลล์ ให้กดปมุ่ Alt +enter o สงั เกตจะมกี ารเลื่อนบรรทดั ลงมาเปน็ บรรทดั ทสี่ อง แต่ยงั อยใู่ นเซลลเ์ ดยี วกัน ดงั รปู โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 13

ขอ้ ความยาวๆ ที่ไม่ใช้ Alt+enter ขอ้ ความยาวๆ ที่ใช้ Alt+enter รปู ที่ 14 แสดงลักษณะของเซลลท์ ม่ี ขี ้อความยาวๆ ท่ีใช้เทคนิคการกด Alt+enter เทียบกับเซลล์ท่ไี ม่มีการใช้ 10. การเลอื กเซลล์ กลมุ่ เซลล์ ใน Work Sheet ทต่ี ้องการ 10.1 การ Drag เมาส์เพื่อกาหนดขอบเขตของขอ้ มูลทตี่ ้องการ การ Drag เมาส์ หรือการทาแถบสใี ห้กับเซลล์ข้อมูลทตี่ อ้ งการจะมวี ิธกี ารทีเ่ หมือนกนั กับการ ทาแถบสีให้กบั ข้อความทต่ี อ้ งการในโปรแกรม Word เพยี งแต่ใน Excel จะเป็นกลุ่มของเซลล์ เทา่ น้นั มีวิธปี ฏบิ ตั ดิ งั นี้ 1. คลกิ เมาส์ปมุ่ ซา้ ยคา้ งไว้ทเ่ี ซลล์เริม่ ต้นทีต่ ้องการ 2. ทาการลากเมาส์ (Drag) ผา่ นเซลลท์ ี่ต้องการทาแถบสี โดยยงั ไมป่ ล่อยคลิก 3. เม่อื Drag เมาสไ์ ปถงึ เซลลส์ ดุ ทา้ ยท่ตี ้องการแล้วจึงปลอ่ ยคลกิ สังเกตเซลล์ทไ่ี ดท้ าการ Drag จะเกิดแถบสีข้ึน ดงั รูป รูปที่ 15 กลุ่มเซลลท์ ไ่ี ด้ทาการ Drag เมาสเ์ พอ่ื ทาแถบสี 14 โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั

Microsoft Excel หากต้องการเลือกกลมุ่ เซลล์ ท่ไี มต่ ิดกัน สามารถใชก้ าร Drag เมาสร์ ว่ มกับการ กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ เพ่อื ทาให้สามารถดาเนินการ Drag เมาสย์ ังกลุ่มเซลล์อื่นทต่ี ้องการไดใ้ นคร้งั เดียวกนั ปฏบิ ตั ดิ งั นี้ 1.Drag เมาสก์ บั กล่มุ เซลลท์ ต่ี อ้ งการเลือกกล่มุ แรก 2.กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ 3.Drag เมาสก์ ับกลุ่มเซลลก์ ลมุ่ ทส่ี องหรอื กล่มุ อน่ื ท่ตี อ้ งการสังเกตจะเกิดแถบสเี ปน็ กลุม่ ๆ ใหเ้ ห็นดังรูป รูปท่ี 16 การ Drag เมาส์เลอื กกลุ่มเซลลท์ ีไ่ ม่ตอ่ เนื่องกัน ร่วมกับการใชป้ มุ่ Ctrl 10.2 การเลือกทง้ั แถว (Row) 1. คลิกทชี่ อ่ื หัวแถวทีต่ ้องการเลือก สงั เกตจะเกดิ แถบสีทง้ั แถวท่เี ลอื ก ดงั รปู รปู ท่ี 17 การเลอื กกลุ่มเซลลท์ ั้งแถว 15 โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั

10.3 การเลือกทั้งคอลมั น์ (Column) 1. คลกิ ทช่ี ่ือหวั คอลมั นท์ ่ตี อ้ งการเลอื ก สงั เกตจะเกิดแถบสีทัง้ คอลมั น์ทเ่ี ลอื ก รูปที่ 18 การเลือกกลุ่มเซลลท์ ั้งคอลัมน์ 10.4 การเลือกข้อมลู ท้งั Work Sheet 1. คลิกท่เี ซลลม์ มุ บนด้านซา้ ยของจดุ ตัดกันของหวั แถวและหัวคอลัมน์ หรอื กดปมุ่ Ctrl+A ดงั รูป คลิกท่ีตรงน้ี รูปที่ 19 การเลือกข้อมูลทั้ง Work Sheet 11. การกาหนดคณุ สมบัติเฉพาะใหก้ ับเซลล์ในการแสดงค่าหรือท้ังกลุ่มของเซลลท์ ีต่ ้องการ การกาหนดคณุ สมบัตเิ ฉพาะให้กับเซลล์ เพื่อใหเ้ ซลลน์ นั้ รับข้อมูลทถ่ี กู ต้องตามชนดิ ของขอ้ มลู และทา ให้การแสดงผลทางหนา้ จอมคี วามถกู ต้องเหมาะสมตามทตี่ ้องการ มขี ้นั ตอนปฏิบตั ดิ งั น้ี โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 16

Microsoft Excel 1. ทาการ Drag เลือกกลมุ่ เซลล์ทตี่ ้องการ หรอื คลิกเซลลท์ ตี่ ้องการเพ่ือให้เกิด กรอบสเ่ี หลี่ยมเข้มลอ้ มรอบเซลล์ทต่ี อ้ งการ 2. คลิกเมนู Format -> Cells จะเกดิ Format Cells Dialog ดังรูป รูปที่ 20 การกาหนดคณุ สมบตั ิของเซลลท์ ่ีเก่ียวกบั การแสดค่าตัวเลขแบบตา่ งๆ 3. หากตอ้ งการปรับคณุ สมบตั ใิ นการแสดงตวั เลขให้เปน็ แบบตา่ งๆ เชน่ ต้องการใหแ้ สดงผลเป็นตัวเลข ทศนิยม 2 ตาแหน่ง เช่น 100.50 ปฏบิ ตั ดิ ังน้ี 1. คลิกเมนูย่อย Number ->เลือก Category เป็นแบบ Number -> ในส่วน Decimal Places ให้ คลิกเลอื กเปน็ เลข 2 2. หากต้องการให้ตัวเลขมีการใช้ comma คั่นเมื่อถึงหลักพัน ให้คลิกในกล่องของ use 1000 Separators(,) 3. หากต้องการให้เซลล์มีการแสดงเลขจานวนลบในรูปแบบต่าง ให้คลิกเลือกรูปแบบได้ในส่ วน Negative Numbers 4. คลิก OK เพือ่ ให้ Excel กาหนดคุณสมบตั ใิ หก้ บั เซลล์ หรอื Cancel เพื่อยกเลกิ ** ข้อสังเกต*** ในส่วนของการปรับคุณสมบัติ Number จะมีส่วน Sample ใช้เพ่ือแสดงลักษณะ ของข้อมูลเมื่อได้เลือกรูปแบบ Number แตล่ ะ Category 4. หากต้องการปรบั คณุ สมบตั ิในการจดั รปู แบบของข้อมูลในเซลล์ ให้ชดิ ซ้าย ชิดขวา อยตู่ รงกลาง ตา่ งๆ หรอื ให้ขอ้ ความเอยี งไปตามองศาทตี่ ้องการ เพอื่ ให้เกดิ ความสวยงาม ปฏบิ ตั ิดงั นี้ 1. คลกิ เมนูย่อย Alignment จะมตี วั เลือกทจ่ี ะพิจารณาดังน้ี a. ส่วน Text alignment เป็นการกาหนดให้การจัดวางข้อความอ้างอิงตาแหน่งการจัดใน แนวนอน(Horizontal) และแนวตั้ง (Vertical) ตาแหน่งไหนบา้ ง โดยมตี วั เลอื กคลกิ เลอื กได้ โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 17

b. สว่ น Orientation เป็นการกาหนดให้ขอ้ มลู ทอ่ี ยใู่ นเซลลม์ ีการปรบั เอียงเป็นองศาใดบ้าง จะอยู่ ในช่วง -90 ถึง 90 องศา c. สว่ น Text control เป็นการกาหนดให้รูปแบบของเซลล์ข้อมูลท่แี สดงเป็นแบบตา่ งๆ เชน่ คลิก Merge Cell จะนาเซลลท์ ที่ าแถบสีทง้ั หมดรวมเป็นเซลล์เดียวกัน 2. คลิก OK เพอ่ื ให้ Excel กาหนดคณุ สมบัติให้กบั เซลล์ หรือ Cancel เพ่ือยกเลิก รปู ที่ 21 การกาหนดคณุ สมบตั ิเซลล์ในการจดั วางรูปแบบของข้อมูลในเซลล์ 5. หากต้องการปรบั คณุ สมบตั ิของตัวอักษรทแ่ี สดงในเซลล์ให้เป็นรปู แบบตา่ งๆ ปฏบิ ัตดิ ังน้ี 1. คลกิ เมนยู ่อย Font มตี ัวเลอื กท่ีจะพิจารณาเหมอื นกบั โปรแกรม Word ดงั นี้ a. สว่ น Font เปน็ ส่วนทใี่ ชก้ าหนดรปู แบบของตัวอกั ษร b. สว่ น Font Style เปน็ สว่ นที่ใช้กาหนดลักษณะของตัวอักษร ใหเ้ ป็นตัวหนา (Bold), ตัวเอยี ง (Italic), ตัวปกติ (Regular) c. ส่วน Underline เปน็ การกาหนดใหข้ อ้ ความมกี ารขดี เส้นใต้ โดยมตี วั เลอื ก 2 กลุ่มคือ เส้น เดี่ยว (Single) และเส้นคู่ (Double) สงั เกตคาทมี่ ี Accounting ตามทา้ ย จะกาหนดใหข้ อ้ มลู ไม่ถกู เส้นใต้ขดี ทบั d. สว่ น Color เป็นสว่ นท่กี าหนดสใี หก้ บั ตวั อักษรในเซลล์ตามตอ้ งการ e. ส่วน Effect เปน็ สว่ นท่ที าใหต้ วั อกั ษรเกิดลกั ษณะทีแ่ ตกตา่ งจากปกติ เชน่ ตวั ยก (Superscript) , ตัวห้อย (Subscript) และตัวที่มขี ดี เส้นตดั กลางตัวอกั ษรในแนวนอน (Strikethrough) 2. คลกิ OK เพื่อให้ Excel กาหนดคณุ สมบตั ิให้กบั เซลล์ หรอื Cancel เพื่อยกเลิก ** สังเกต*ุ * ในการปรบั แต่ละส่วนใหด้ ู Preview ประกอบดว้ ย โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 18

Microsoft Excel รูปท่ี 22 การกาหนดคณุ สมบตั ขิ องตัวอกั ษรของขอ้ มลู ในเซลล์ 6. หากต้องการปรบั คณุ สมบัติของเซลลก์ าหนดกรอบ (Border) ใหแ้ ก่เซลล์ ปฏิบัติดงั น้ี 1. คลิกเมนยู อ่ ย Border มตี วั เลือกทจ่ี ะพจิ ารณา ดังน้ี a. ส่วน Presets มีตวั เลอื กในการตกี รอบได้ 3 แบบ คอื none คอื ไมม่ ีการตีกรอบหรอื ยกเลกิ การ ตีเสน้ กรอบ , Outline คอื ตเี สน้ กรอบลอ้ มรอบกลุม่ ขอ้ มูลท่เี ลือก และ Inside คือ ตเี ส้นกรอบ กับเสน้ ตัดของกลมุ่ เซลล์ b. สว่ น Border เป็นส่วนที่กาหนดใหผ้ ู้ใช้ตีเส้นเองโดยการคลิกเมาสใ์ นรูปท่ตี ้องการ สงั เกตวา่ จะ มีขอบด้านทเี่ ขม้ ดา้ นใด เม่ือคลิกกจ็ ะตีเสน้ ใหก้ บั เซลลด์ า้ นนั้นเชน่ กัน c. สว่ น Line เป็นการกาหนดรปู แบบของเส้นทน่ี ามาตกี รอบได้ d. ส่วน Color เป็นส่วนที่กาหนดสีให้กับเส้นกรอบที่ต้องการ แต่มีข้อกาหนดคือ ต้องมีการ กาหนดสกี ่อนการตเี ส้นกรอบ 2. คลกิ OK เพื่อให้ Excel กาหนดคุณสมบตั ใิ หก้ ับเซลล์ หรือ Cancel เพอ่ื ยกเลิก ส่วนของเซลลท์ แ่ี สดงให้เหน็ เมื่อมี การสงั่ ตีกรอบในแบบตา่ งๆ รปู ท่ี 23 การกาหนดคุณสมบตั ขิ องเซลล์โดยการตกี รอบ 19 โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั

7. หากต้องการปรบั คณุ สมบตั ขิ องเซลล์กาหนดสพี นื้ ให้แกเ่ ซลล์ ปฏิบัตดิ ังน้ี 1. คลกิ เมนยู ่อย Patterns -> ในส่วน Cell Shading -> กาหนดสพี ้ืนทต่ี ้องการ ** หากตอ้ งการใสร่ ปู แบบของพนื้ สามารถเลือกไดท้ ี่ Patterns 2. คลิก OK เพ่ือให้ Excel กาหนดคณุ สมบัติใหก้ บั เซลล์ หรือ Cancel เพือ่ ยกเลิก รปู ท่ี 24 การกาหนดคณุ สมบตั ิเซลล์ในการใส่สีพ้ืนให้กับเซลล์ทีต่ ้องการ เร่มิ ทาการคานวณ กับ Ms Excel 12. การใส่ขอ้ มูลตวั เลขให้แกเ่ ซลล์ และเทคนิคการใส่ขอ้ มลู ตวั เลขแบบ Fill โดยการให้ตวั เลขเลอ่ื นค่า อัตโนมัติ การใส่ข้อมูลดิบใหก้ ับเซลล์สามารถป้อนข้อมูลเข้าไปในเซลล์ได้เหมือนกบั การป้อนข้อมูลตัวเลข หรือ ขอ้ ความท่วั ไป แตก่ ่อนทีจ่ ะมกี ารคานวณ จาเปน็ ท่ีจะตอ้ งมขี อ้ มลู ดบิ น้เี สียก่อน หากพิจารณาลักษณะขอ้ มูล ดิบท่ีจะต้องสร้างใน Work Sheet แล้วเห็นว่าเป็นกลุ่มตัวเลขท่ีมีค่าท่ีเรียงลาดับต่อเน่ืองกัน อาจเป็นตาม แนวนอน หรือตามแนวตง้ั มวี ิธกี ารสร้างขอ้ มูลดบิ ทเ่ี ปน็ ลักษณะตัวเลขทม่ี ีความต่อเนื่องกันนน้ั ได้งา่ ย โดย การปฏบิ ัตดิ งั น้ี 1. พมิ พข์ ้อมูลดิบทเ่ี ป็นตวั เลขลงในเซลลเ์ รมิ่ ต้นนน้ั 2. คลิกเมาส์ที่เซลล์ท่ีมีขอ้ มลู ตัวเลข -> เลอื่ นเมาสม์ าที่มมุ ลา่ งด้านขวาของเซลลค์ ลกิ ซา้ ยค้างไว้ ->กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ -> Drag เมาส์ลงมาในแนวดิ่ง (คอลัมน์เดียวกัน) หรือในแนวนอน (แถว เดยี วกนั ) เพ่ือให้ค่าตัวเลขที่จะใส่ในเซลล์ใหม่ที่เมาส์ Drag ผ่านมีค่าที่ถูกสร้างอัตโนมัติมีค่าต่อจากข้อมูล เร่ิมต้นโดยจะเพิ่มคา่ ทีละ 1 ไปเร่ือยๆ ตามจานวนของเซลล์ท่ี Drag ผ่าน -> ปล่อยคลิกเม่ือถึงตาแหน่งที่ ตอ้ งการจบการสร้างขอ้ มลู ** สงั เกต** เมอ่ื กดปมุ่ Ctrl สงั เกตท่ีเมาส์จะมเี ครอื่ งหมายบวก (+) เล็กๆ เพ่อื รอการเพม่ิ คา่ ขอ้ มลู ทลี ะ 1 อตั โนมตั ิ ตัวอยา่ ง เม่อื กาหนดเซลลเ์ รมิ่ ตน้ A1 มีข้อมูล 15 อยู่เพียง 1 ชอ่ ง เมอ่ื สรา้ งข้อมลู แล้วทัง้ แนวต้ังและแนวนอน จะไดผ้ ลดังรปู โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 20

Microsoft Excel รปู ท่ี 25 ลักษณะของขอ้ มูลดิบท่มี กี ารใช้เทคนิคการ Fill ข้อมลู แบบอตั โนมัติ จากการการใส่ข้อมลู ตัวเลขแบบ Fill โดยการให้ตวั เลขเลอ่ื นคา่ อัตโนมตั ิ ข้างตน้ มีอีกวธิ ีหนึง่ ในการใส่ ขอ้ มลู อัตโนมตั ิ (Auto Fill) มีวิธกี ารดังนี้ 1. พิมพข์ ้อมลู ต้นฉบบั 1 Cell ถา้ เปน็ ตวั เลขลาดบั พิมพ์ 2 Cell 2. เลอื กต้นฉบับ 3. เลอ่ื นเมาสไ์ ปมมุ ลา่ งขวาตรงจดุ สี่เหล่ียมจนเมาสเ์ ปลี่ยนเปน็ + 4. คลกิ drag ลง/ ขน้ึ / ขวา/ ซ้าย ตามตอ้ งการ ตวั อย่างพมิ พข์ ้อมูลเริ่มต้น จ. ทาตามขน้ั ตอนดงั กล่าวจะได้ อ. พ. พฤ. ศ. ส. อา. ม.ค. ทาตามขัน้ ตอนดังกล่าวจะได้ ก.พ. มี.ค. เม.ย. ... Jan ทาตามข้ันตอนดงั กลา่ วจะได้ Feb Mar ... 1 2 ทาตามขน้ั ตอนดงั กล่าวจะได้ 3 4 5 ... 13. การพิจารณาถึงช่วงขอ้ มูลที่สนใจ (Range of Data) สาหรับการนามาคานวณ a. การใชเ้ คร่ืองหมาย : (Colon) เพอ่ื ระบุถงึ ชว่ งของขอ้ มูลทีต่ ้องการ ในการอา้ งถงึ ช่วงขอ้ มลู (Range) ท่ีตอ้ งการสาหรบั นามาคานวณ สามารถนาชอ่ื เซลล์ และ เครื่องหมาย : (Colon) มาใชร้ ่วมกัน มรี ปู แบบดังนี้ ตาแหน่งเรมิ่ ต้นของกล่มุ ข้อมลู : ตาแหนง่ สดุ ทา้ ยของกลมุ่ ข้อมลู โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 21

เชน่ กลุ่มขอ้ มูลเรม่ิ ทเี่ ซลล์ A1 ถึงเซลล์ B5 สามารถเขียนชว่ งขอ้ มลู นค้ี ือ 1:B5 ดงั รูป รูปที่ 26 แสดงการอา้ งถงึ ชว่ งของข้อมลู โดยใช้เครื่องหมาย Colon 14. การคานวณภายใน Work Sheet เดียวกัน a. การคานวณพ้ืนฐาน (จะตอ้ งมีเครื่องหมาย = ) ในการกาหนดใหโ้ ปรแกรม Excel ทาการคานวณค่าทต่ี อ้ งการได้น้ัน จะตอ้ งมกี ารปอ้ นสตู รเขา้ ไป ให้แก่เซลล์ที่ต้องการให้มีการคานวณ ซึง่ เซลลน์ ้ันจะตา่ งกบั เซลลข์ ้อมลู ทั่วไปตรงท่เี ซลลท์ ่ีจะมีการคานวณจะตอ้ ง มีเครือ่ งหมาย = อยู่ในเซลลข์ อ้ มลู ดว้ ยโดยจะอยูท่ ่ีชดิ ซ้ายของเซลลน์ ั้นๆ เสมอ แล้วถัดจากเครื่องหมาย = จะเป็น สูตรตา่ งๆ ที่ใช้ในการคานวณเพ่อื ให้ไดผ้ ลลัพธ์ตามต้องการ เคร่ืองหมาย = จะเป็นส่ิงทบ่ี อกให้โปรแกรม Excel ร้วู ่าเม่อื มผี ลลัพธท์ ่ีได้จากการคานวณของเซลล์นแี้ ล้วจะส่งผลลัพธ์ท่ไี ด้ ผ่านเครอ่ื งหมาย = แสดงออกมาท่ีเซลล์ น้นั ๆ - เครอ่ื งหมายทางคณิตศาสตรท์ ่ีใช้ในการคานวณที่ควรรู้ ในการคานวณของ โปรแกรม Excel น้ันสามารถนาเคร่ืองหมายทางคณิตศาสตร์พ้ืนฐานมาใช้ ร่วมกับการกาหนดสูตรเพื่อคานวณได้ นอกเหนือจากนั้นโปรแกรม Excel ยังมีฟังก์ชันสาเร็จรูปท่ีสามารถ นามาใช้ในการคานวณไดอ้ ย่างสะดวกและไมซ่ บั ซอ้ น เคร่ืองหมายคณิตศาสตรท์ ใี่ ชใ้ น Excel มีดังนี้ เครื่องหมาย + (บวก) เช่น = A1+A2 เครื่องหมาย - (ลบ) เชน่ = B5-F5 เครื่องหมาย * (คูณ) เชน่ = E8*A3 เคร่ืองหมาย / (หาร) เชน่ = D5-D1 เครือ่ งหมายติดลบ (Unary Operator) เชน่ = -A10 เครอ่ื งหมาย ^ (ยกกาลงั ) เช่น = A1^A5 - การคานวณโดยการหาผลรวม (summation) สาหรับการคานวณเพอ่ื หาผลรวมของกลุ่มตัวเลขที่ตอ้ งการ สามารถนาเครอ่ื งหมาย บวก มาใช้ ร่วมกับการอ้างถึงช่ือเซลล์ที่ต้องการนามาหาผลรวม คิดเหมือนการตั้งสมการผลบวกของตัวแปรนั่นเอง มีวิธี ปฏบิ ัติดงั นี้ โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 22

Microsoft Excel ตัวอย่าง หาผลรวมของกลุ่มเซลล์ A1, A3, B1, B5 และ B6 แสดง ผลลพั ธ์ท่ีเซลล์ D1 1. คลิกเซลลท์ ี่ต้องการให้แสดงผลลัพธ์ 2. ป้อนสูตร = A1+A3+B1+B5+B6 ลงไปในเซลล์ D1 ซ่ึงการป้อนสูตรสามารถป้อนได้ 2 ทาง ดงั น้ี - ป้อนสตู รโดยพมิ พ์ไปทีเ่ ซลล์ D1 - ป้อนสูตรโดยพิมพไ์ ปที่แถบสตู ร แต่ทง้ั น้ีตอ้ งนาเมาสค์ ลกิ ทเ่ี ซลล์ D1 ก่อนการพิมพส์ ตู ร ** สงั เกต ** เมอ่ื อา้ งถึงชื่อเซลลใ์ นสตู รจะเกิดกรอบสลี อ้ มรอบเซลล์ นัน้ ๆ เพ่ือให้ผูป้ ้อนเหน็ ว่าเปน็ เซลล์ทเี่ ลอื ก 3. เม่อื ป้อนสูตรเสร็จแลว้ ให้กดปมุ่ enter เพ่อื จบการป้อนข้อมลู ลักษณะดงั รูป ป้อนสูตรผา่ นแถบสูตร ป้อนสูตรที่เซลล์ D1 โดยตรง รปู ที่ 27 การปอ้ นสูตรสาหรับการหาค่าผลรวมของกลมุ่ เซลลโ์ ดยใช้เครอ่ื งหมายคณิตศาสตร์ b. การคานวณโดยใช้ฟังก์ชันของ โปรแกรม Excel - การเรียกใช้ฟงั กช์ นั ของ Ms Excel ข้อสังเกตในการใชฟ้ งั กช์ นั จาก Insert Function Dialog สาหรับการใชง้ าน เพื่อการศึกษาด้วยตัวเอง เมื่อผู้ใช้สามารถที่จะกาหนดให้เซลล์ของ Excel ทาการคานวณแบบพ้ืนฐานโดยสูตรใช้ เครือ่ งหมายทางคณิตศาสตร์ไดแ้ ล้ว แตบ่ างคร้ังการคานวณจะกระทากบั ข้อมูลท่ีมขี นาดใหญ่และมีการอ้างถงึ ช่ือ เซลล์ท่ีมีจานวนมาก อาจทาให้การพิมพ์สูตรมีความยาวและเกิดข้อผิดพลาดข้ึนได้ง่าย โปรแกรม Excel ได้มี การออกแบบฟงั ก์ชันสาหรับอานวยความสะดวกในการคานวณมาใหม้ ากมายเพ่ือให้เลอื กใชไ้ ดอ้ ย่างเหมาะสมกบั โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 23

งานท่ีต้องการ แต่ทั้งนี้ก่อนท่ีจะมีการใช้ฟังก์ชันของ Excel จาเป็นท่ีจะต้องรู้วิธีการใช้งานฟังก์ชันของ Excel รว่ มกับการคานวณ มีข้อปฏิบตั ิดงั น้ี 1. คลกิ เมนู Insert -> คลกิ Function จะเกิด Insert Function Dialog ดงั รปู รูปที่ 28 แสดงสว่ น Insert Function Dialog ในส่วน Search for a function: เป็นส่วนที่ผู้ใช้สามารถพิมพ์คาสาคัญที่ใช้บอกให้ Excel ค้นหาฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องกับคาสาคัญน้ี หากผู้ใช้พิมพ์เสร็จ ให้คลิกปุ่ม Go หาก Excel ค้นหาฟังก์ชันท่ี เกี่ยวข้องกับคาสาคัญที่ป้อน ก็จะแสดงผลลัพธ์เป็นชื่อฟังก์ชันให้ผู้ใช้เลือก เช่น ป้อนคาสาคัญลงไป คือ Summation ผลท่ีได้จะปรากฏที่ช่อง Select a function เป็นชื่อฟังก์ชัน SUM และให้สังเกตที่ Or select a category นน้ั จะแสดงเปน็ คาวา่ แนะนา (Recommended) ดังรปู แสดงโครงสร้างของฟังกช์ นั อาร์กิวเมน ของฟังกช์ นั และคาอธิบายหนา้ ที่ฟังกช์ นั รูปที่ 29 แสดงการปอ้ นคาสาคัญ summation เพื่อให้ Excel คน้ หาฟงั กช์ ันทเี่ กีย่ วข้องให้ โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 24

Microsoft Excel ในส่วน Or select a category: เป็นกลมุ่ ประเภทของสายงานที่ผู้ใช้ ตอ้ งการหรอื เกีย่ วขอ้ ง เชน่ Statistic, Accounting เป็นต้น เมื่อเลอื กประเภทของสายงานแลว้ ในสว่ นของ select a function จะปรากฏชอื่ ของฟังกช์ นั ท่ีเกย่ี วกบั สายงานนัน้ ออกมาให้เลือก ** ใต้ช่องแสดงผล select a function นัน้ จะเห็นวา่ เป็นเหมือนกบั การแสดงโครงสร้างของ ฟงั กช์ ัน ทผ่ี ใู้ ช้สามารถที่จะดูรปู แบบวา่ ฟงั ก์ชนั จะมกี ารรบั คา่ อยา่ งไร และฟังกช์ นั ทาหนา้ ที่อะไรได้ ซึ่งตรงน้จี ะมี ประโยชน์ต่อผู้ใช้ ในกรณีท่ีต้องการใชฟ้ ังกช์ ันใหม่ๆ ทีไ่ ม่เคยเรียนในหอ้ ง หรอื อาจารย์ไมไ่ ด้สอน ก็สามารถจะ ศึกษาใชง้ านดว้ ยตัวเองได้ ในสว่ น Help on this function เป็นส่วนทแ่ี สดงถงึ ตัวช่วยเหลอื ในกรณที ผี่ ใู้ ชต้ อ้ งการเรยี นรู้ ถึงตวั อยา่ งการใช้ฟังกช์ นั ทไ่ี ด้คลิกเลือกเพอ่ื ทาความเขา้ ใจ ได้ 2. เมื่อคลิกเลอื กแลว้ พบฟงั กช์ นั ทีต่ อ้ งการแลว้ ให้คลิกปมุ่ OK เพื่อดาเนินการใช้ฟงั ก์ชนั นนั้ ตอ่ ไป คานวณหาคา่ ผลรวมโดยใช้ฟังกช์ ัน SUM ตัวอยา่ ง ตอ้ งการหาค่าผลรวมของ เซลล์ A1, A3, B1 ,B5 และ B6 โดยการใชฟ้ ังกช์ ัน 1. ผู้ใช้จะต้องรู้ว่าต้องการทางานอะไรอยู่ขณะน้ีเพ่ือนามาพิจารณาเลือกฟังก์ชันให้เหมาะกับความ ตอ้ งการ จากตวั อยา่ ง ต้องการหาค่าผลรวม คาสาคัญท่ีนาไปใชใ้ นการหาฟังกช์ ันได้คอื Summation, Sum 2. คลิกเมนู Insert -> Function แล้วป้อนคาสาคัญ Summation หรือ sum ลงในส่วน search -> คลิกปมุ่ GO 3. ดูในส่วน select a function จะเห็นมีฟังก์ชันชื่อ SUM และมีรูปแบบการใช้งานพร้อมคาอธิบาย หนา้ ทขี่ องฟงั ก์ชัน ให้คลกิ ที่ฟังกช์ นั SUM 4. คลกิ ปุ่ม OK จะเกดิ Function Argument Dialog เพื่อให้ผูใ้ ช้ป้อนค่าลงในฟงั ก์ชัน ดังรูป รปู ท่ี 30 แสดงการป้อนอารก์ ิวเมนตใ์ ห้กับฟังก์ชัน SUM 25 โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั

5. ในชอ่ ง SUM ให้พิมพอ์ ารก์ วิ เมนตล์ งในชอ่ งขอ้ มลู Number1 หรือ Number2 แตข่ อ้ มูลทตี่ อ้ งการให้ ฟงั ก์ชนั คานวณมมี ากกว่า 2 จานวน ในช่อง Number1 สามารถรับคา่ อาร์กิวเมนตไ์ ด้มากกวา่ 1 ตัว แต่การแยก อารก์ วิ เมนต์แตล่ ะตวั ใหใ้ ช้เครือ่ งหมาย ( , ) comma เปน็ ตัวค่ัน 6. เม่ือป้อนอาร์กิวเมนต์เสรจ็ ให้กดปมุ่ OK เพ่ือจบการทางาน ผลลัพธจ์ ะได้ดงั รูป 7. เมื่อนาเมาส์คลิกที่เซลล์ D1 จะได้ผลลัพธ์ปรากฏขึ้น และท่ีแถบสูตรแสดงสูตรท่ีใช้ฟังก์ชัน SUM ให้ เหน็ รปู ที่ 31 แสดงสตู รทไี่ ดจ้ ากการใชฟ้ ังกช์ ่ัน SUM ในการคานวณหาผลรวมของกลุม่ เซลล์ท่ตี อ้ งการ ฟงั กช์ ันพื้นฐานทีค่ วรรจู้ กั  sum ฟงั ก์ชั่นสาหรบั การหาผลรวมของกลุ่มตัวเลขทกี่ าหนดให้  max ฟังก์ชันสาหรับการหาคา่ มากท่ีสดุ ในกลุ่มข้อมลู ทีก่ าหนดให้  min ฟังก์ชนั สาหรับการหาคา่ น้อยที่สุดในกลมุ่ ข้อมลู ที่กาหนดให้  average ฟังกช์ นั สาหรบั การหาคา่ เฉลย่ี ของกลมุ่ ข้อมลู ท่ีกาหนดให้  if ฟังก์ชันสาหรบั การพจิ ารณาเง่ือนไขตดั สนิ ใจทางตรรกะ  now ฟงั กช์ ันสาหรับการแสดงวันเดอื นปแี ละเวลาปจั จบุ นั ของระบบออกมา  today ฟังกช์ ันสาหรับการแสดงวนั เดือนปปี จั จุบันของระบบออกมา  day ฟังก์ชนั สาหรบั การแสดงหมายเลขวันท่ีออกมา  month ฟังก์ชันสาหรบั การแสดงหมายเลขเดอื น 1 ใน 12 เดือนออกมา  year ฟังกช์ ันสาหรับการแสดงปอี อกมา  weekday ฟังก์ชันสาหรับการแสดงหมายเลขวัน 1 ใน 7 วนั ออกมา(เชน่ วนั พุธ มคี า่ 4) โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 26

Microsoft Excel หมายเหตุ ในการพมิ พ์ชือ่ เซลล์ หรอื ช่ือฟังกช์ ันเปน็ ตัวอกั ษรพิมพ์เล็กหรือ พมิ พ์ใหญ่นัน้ โปรแกรม Excel จะถอื ว่ามีความหมายเดยี วกัน ไม่มผี ลต่อการทางานของ Excel เช่น A1 มี ความหมายเหมือนกับ a1 c. การอา้ งอิงตาแหน่งของเซลล์ ร่วมกบั การใช้ฟังกช์ นั ในการคานวณ การอา้ งถงึ ตาแหนง่ ของ Excel สาหรบั นาข้อมลู มาคานวณ สามารถอ้างได้ 2 แบบ ดังนี้ 1. แบบสมั พัทธ์ (Relative) เปน็ การอ้างอิงตาแหนง่ ขอ้ มลู โดยตาแหน่งของขอ้ มูลเม่ือทาการสาเนาไปใหเ้ ซลลอ์ ื่นแลว้ จะมี การเปล่ียนแปลงตาแหน่งไปด้วยโดยทสี่ ูตรไม่มีการเปลี่ยนแปลง เช่น เซลล์ต้นฉบบั ท่ีมีสูตรสมการที่ต้องการ ทาสาเนา อยู่ที่ตาแหน่ง C1 ภายในเซลลม์ ีสูตรการรวมกันของข้อมูลท่ีตดิ กัน 5 เซลล์ คือ ช่วง A1:A5 จะได้ สูตร คือ =sum(A1:A5) ดงั รปู รูปที่ 32 แสดงการใช้ฟังกช์ นั SUM โดยเปน็ เซลลต์ ้นฉบับ เม่อื ตอ้ งการสาเนาสตู รโดยอา้ งองิ ตาแหน่งแบบ Relative ไปยงั ตาแหนง่ C2 ผลท่ไี ด้ Excel จะทาการเปล่ยี นตาแหนง่ อา้ งองิ ของขอ้ มลู โดย C2 อ้างองิ สูตรจากเซลล์ C1 ซึ่ง C2 เลื่อนลงมาถดั จากเซลล์ C1 ไป 1 แถว ดังนั้นในสูตรของ เซลล์ C2 ก็จะเลือ่ นตาแหนง่ ลงมา 1 แถวเชน่ กันแต่กย็ งั เป็นการรวมกันของ ข้อมูลทต่ี ิดกัน 5 เซลลเ์ หมอื นสตู รตน้ ฉบับ ดงั น้นั สตู รท่ีเซลล์ C2 ที่ได้คือ =sum(A2:A6) ดงั รูป โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 27

รปู ที่ 33 แสดงการใช้ฟังกช์ ันSUM โดยการอา้ งองิ ตาแหนง่ แบบ Relative 2. แบบสมบูรณ์ (Absolute) เป็นการอ้างอิงตาแหน่งโดยท่ีต้องการกาหนดให้ตาแหน่งที่ต้องการอ้างถึงในสูตรไม่มีการ เปลี่ยนแปลงตาแหน่งไปเป็นตาแหนง่ อ่ืนเมอ่ื ทาการสาเนาไปวางยงั ตาแหน่งใดใน Work Sheet กจ็ ะยงั คงอา้ งถึง ตาแหนง่ เดิมเสมอ ซ่ึงการอา้ งอิงตาแหนง่ แบบ Absolute นี้จะต้องมีการใชเ้ ครื่องหมาย $ มากาหนดให้สาหรับ บอกให้ Excel ทราบว่า เม่ือใดที่มีเครื่องหมาย $ วางไว้หน้าตาแหน่งแถว (row) หรือ วางไว้หน้าตาแหน่ง คอลัมน์ (column) แลว้ แสดงวา่ แถวหรือคอลมั น์นั้นจะไมม่ ีการเปลีย่ นแปลงตาแหนง่ เช่น ตอ้ งการกาหนดให้ ตาแหนง่ ของเซลลเ์ ป็นคอลัมน์ A เสมอไมว่ า่ จะสาเนาไปวางยังเซลล์ ใดๆ แต่แถวสามารถเปลีย่ นแปลงได้ สามารถกาหนดได้ คอื $A1 ต้องการกาหนดให้ ตาแหนง่ ของเซลลเ์ ป็นคอลมั นใ์ ดๆ กไ็ ด้แต่แถวตอ้ งการกาหนดใหเ้ ป็นแถวที่ 2 เสมอ ไมว่ า่ จะสาเนาไปวางยงั เซลล์ใดๆ สามารถกาหนดได้ คอื A$2 ต้องการกาหนดใหต้ าแหน่งของเซลล์เป็นคอลมั น์ A และแถวต้องการกาหนดให้เป็นแถวท่ี 1 เสมอ ไม่ว่าจะสาเนาไปวางยงั เซลลใ์ ดๆ สามารถกาหนดไดค้ ือ $A$1 ประโยชน์ของการอ้างอิงตาแหน่งแบบ Absolute เช่น ต้องการบวกค่าคงที่ท่ีอยู่ในตาแหน่ง E7 ให้กับ เซลล์ D1 ที่มีสูตรหาผลรวมของข้อมูลช่วงเซลล์ A1:C1 ดังน้ันจะได้สูตรคือ = sum(A1:C1)+$E$7 เม่ือทา สาเนาไปสูตรของเซลล์ D1 ไปยังเซลล์ D2 สูตรที่ได้ในตาแหน่ง D2 คือ = sum(A2:C2) +$E$7 สังเกตในสูตร ตาแหน่งทไ่ี ม่มีการใส่เครื่องหมาย $ กากับหน้าตาแหน่งคอลัมน์หรอื แถวจะมีการเปล่ียนแปลงตาแหน่งไป แต่ท่ี ตาแหนง่ E7 ท่ีอ้างองิ เปน็ แบบ Absolute ก็ยังคงเปน็ ตาแหนง่ เดมิ ไม่มีการเปลี่ยนแปลง ดงั รปู รปู ท่ี 34 แสดงการอา้ งอิงตาแหนง่ แบบสมบูรณ์ 15. การสรา้ งกราฟ (Chart) ใน Ms Excel a. สงิ่ ทีต่ อ้ งพิจารณากอ่ นการสรา้ งกราฟ ในการสรา้ งกราฟใน Excel สง่ิ สาคญั ทต่ี ้องพิจารณา คือ ข้อมลู ทจี่ ะนามาสรา้ งกราฟ ,ลกั ษณะ ข้อมูลท่ีจะนามาสร้างกราฟ และชนิดของกราฟทีต่ ้องการนาเสนอ b. เมอื่ เลอื กคาสง่ั chart ส่ิงทต่ี อ้ งรู้จกั และขั้นตอน 4 ขั้นตอน โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 28

Microsoft Excel การสร้างกราฟทาดงั นี้ 1. ให้ดาเนินการเลือกกลมุ่ ข้อมลู จะนามาสรา้ งกราฟโดยทาแถบสี (Highlight) 2. คลิกแถบเมนู insert -> chart หรอื คลกิ ท่แี ถบเคร่ืองมอื สญั ลกั ษณ์ รปู ท่ี 35 การเรียกคาสั่งในการสรา้ งกราฟ - จะปรากฏเป็นตวั ชว่ ยในการสรา้ งกราฟเขา้ สขู่ ั้นตอนที่ 1 Chart Type ดังรูป รูปท่ี 36 ขั้นตอนที่1 ของการสรา้ งกราฟ ใหค้ ลิกเลือกรูปแบบของกราฟมาตรฐาน (Standard Types) ท่ผี ใู้ ช้ต้องการในส่วนของ Chat type เช่น ตอ้ งการสรา้ งกราฟเชงิ เสน้ (line) แลว้ ดา้ นขวามอื เป็นการเลอื กรปู แบบย่อยของกราฟแทง่ ท่ีตอ้ งการ (Chart sub-type) เพ่ือใหเ้ หมาะกับทตี่ ้องการนาเสนอ เช่น ต้องกราฟเชงิ เสน้ ที่มกี ารกาหนดจดุ ของคา่ บนกราฟดว้ ย โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 29

ในข้ันตอนที่ 1 นี้จะมีปมุ่ Press and Hold to View Sample เพอ่ื ให้ผูใ้ ช้ดูลกั ษณะของกราฟที่เลือก เพ่อื ตดั สินใจที่จะทาขน้ั ตอนตอ่ ไป โดยผู้ใช้ต้องคลิกปมุ่ นค้ี ้างไว้ กราฟตัวอย่างจงึ จะปรากฏขึน้ เม่อื ปลอ่ ยคลกิ กราฟตวั อยา่ งก็จะเปล่ยี นเป็น Chart sub-type ตามเดิม ดังรปู รูปท่ี 37 การสร้างกราฟขนั้ ตอนท่ี1 เม่อื คลิกปุ่ม Press and Hold to View Sample - คลิกปมุ่ Next > เพอื่ เขา้ สขู่ ้นั ตอนที่ 2 Chart Source Data ดงั รูป รปู ที่ 38 การสร้างกราฟขน้ั ตอนที่ 2 โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 30

Microsoft Excel ในข้ันตอนท่ี 2 น้ีจะให้ผู้ใช้เลือกข้อมูลที่จะนามาสร้างกราฟซึ่ง ได้กาหนดช่วงของข้อมูล (Data range) ต้ังแต่แรกก่อนท่ีจะสร้างกราฟแล้ว จึงทาให้ ช่อง Data range : ปรากฎเป็นช่วงของข้อมูลให้เห็น แต่ถ้าผู้ใช้ไม่ได้ กาหนดช่วงของข้อมูลมาก่อนการสรา้ งกราฟ กส็ ามารถระบชุ ่วงของข้อมูลได้ในขั้นตอนน้ี ดว้ ยการพิมพ์ช่วงขอ้ มลู ในช่อง Data range หรอื ใชเ้ มาสล์ ากกาหนดขอบเขตของขอ้ มลู ก็ได้ ในส่วนของ Series in น้นั เป็นตวั เลอื กที่ใหผ้ ู้ใช้ระบุถงึ ลกั ษณะขอ้ มลู ท่ตี อ้ งการใหแ้ กน X นาเสนอโดยใช้ ค่าใด เช่น Series in Rows -> ให้ Row แรกของกลุ่มขอ้ มลู เป็นข้อมูลแกน X Series in Column -> ให้ Columns แรกของกลมุ่ ขอ้ มลู เปน็ ขอ้ มูลแกน X จากรูปสังเกตวา่ เลอื ก Series in Rows ไดก้ ราฟท่แี กน X แสดงข้อมูลเปน็ วนั ใหเ้ หน็ หากผใู้ ช้ต้องการนา Series เพ่ิมเขา้ มา หรือนาออก ต้องคลิกเลือกท่ีเมนยู ่อย Series ซึ่งจะทาหนา้ ที่ใน การจดั การเกี่ยวกับการกาหนด Series ของข้อมลู ดงั รปู รูปท่ี 39 การสรา้ งกราฟข้นั ตอนท่ี 2 เมนยู ่อย Series ในส่วนของเมนยู ่อย Series น้จี ะมชี อ่ งที่ให้ผูใ้ ช้กาหนดค่า ดังน้ี Name แสดงตาแหนง่ เกบ็ ชื่อ Series ใน Work Sheet สามารถเปลย่ี นแปลงได้ Value แสดงตาแหนง่ เกบ็ ค่าใน Work Sheet สามารถเปลีย่ นแปลงได้ Category(x) axis label แสดงตาแหน่งช่ือในแกน X โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 31

- คลิกปมุ่ Next > เพ่อื เขา้ สขู่ ้ันตอนท่ี 3 Chart Options ดงั รปู Legend รูปท่ี 40 การสร้างกราฟขน้ั ตอนท่ี 3 ในส่วนท่ี 3 นจี้ ะมหี ลายเมนูยอ่ ยซงึ่ ผู้ใช้สามารถกาหนดรายละเอียดใหก้ ับกราฟไดด้ ังนี้ เมนูย่อย Titles เก่ยี วกับการกาหนดชื่อกราฟ ช่อื แกนของกราฟ ประกอบดว้ ย  Chart Title: ใส่ช่อื กราฟ หรือข้อความอธบิ ายกราฟ  Category (X) axis: ใสข่ ้อความอธบิ ายแกน X  Category (Y) axis: ใสข่ อ้ ความอธิบายแกน Y เมนยู อ่ ย Axes เกีย่ วกบั การกาหนด แกนหลกั Primary axis ประกอบด้วย  Category (X) axis: กาหนดใหม้ กี ารแสดงหรือไมแ่ สดงคา่ ในแกน X ตามรูปแบบ Automatic; Category หรือ Time-scale  Value (Y) axis: กาหนดใหม้ กี ารแสดงหรอื ไมแ่ สดงค่าในแกน Y เมนูยอ่ ย Gridlines เกี่ยวกบั การกาหนดเส้นตดั แกนเพ่อื ให้อา่ นกราฟได้สะดวกประกอบดว้ ย  Category (X) axis: แสดงเสน้ ตดั แกน X ทั้งเสน้ ตัดแกนหลกั (Major gridlines) หรอื เสน้ ตดั แกนรอง (Minor gridlines)  Category (Y) axis: แสดงเส้นตดั แกน Y ทั้งเสน้ ตัดแกนหลกั (Major gridlines) หรอื เสน้ ตัด แกนรอง (Minor gridlines) เมนูยอ่ ย Legend เก่ียวกบั การแสดงคาอธิบายกราฟแตล่ ะจดุ หรอื แตล่ ะคา่ ประกอบด้วย  Show legend กาหนดใหแ้ สดงหรือไม่แสดงคาอธิบาย  Placement: กาหนดการจดั วางตาแหนง่ ของคาอธบิ าย ดา้ นลา่ งกราฟ (Bottom), ด้านมุมกราฟ (Corner), ด้านบนกราฟ (Top) ดา้ นขวากราฟ (Right) และ ดา้ นซา้ ยกราฟ (Left) เมนูยอ่ ย Data Labels เกี่ยวกบั การกาหนดให้แสดงขอ้ มูลบนกราฟหรือไม่ ประกอบดว้ ย  Series Name กาหนดแสดงชอ่ื กลมุ่ ชดุ ข้อมลู บนกราฟ โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 32

Microsoft Excel  Category name กาหนดใหแ้ สดงข้อความในแกน X บนกราฟ  value กาหนดให้แสดงคา่ ในแกน Y บนกราฟ เมนยู อ่ ย Data Table เกย่ี วกบั การแสดงตารางข้อมลู ตอ่ ทา้ ยกราฟ ประกอบด้วย  Show data table กาหนดให้แสดงตารางข้อมลู ต่อทา้ ยกราฟ  Show legend keys กาหนดใหแ้ สดงสขี อง legend ทช่ี อ่ื ในตารางขอ้ มลู - คลกิ ป่มุ Next > เพือ่ เขา้ สขู่ ั้นตอนที่ 4 Chart Location ดงั รปู รปู ที่ 41 การสร้างกราฟในขั้นตอนท่ี 4 ในข้นั ตอนที่ 4 เปน็ การระบุเพ่อื ใหก้ ราฟทถ่ี ูกสร้างขึ้นนาไปวางไว้ในบริเวณทต่ี ้องการมีตวั เลือกเพอื่ ให้ คลกิ เลือกในส่วน Place Chart ดงั น้ี  As new sheet: กราฟที่สรา้ งไดจ้ ะนาไปว่างใน work Sheet แผน่ ใหม่ ตามท่ีกาหนด  As Object in: กราฟทสี่ รา้ งได้สามารถกาหนดใหเ้ ปน็ วตั ถุ(เหมือนรปู ภาพ) เลอื กให้นาไปวางใน Work Sheet ทตี่ อ้ งการได้ - ผใู้ ชส้ ามารถ คลิกปมุ่ <Back เพอื่ ย้อนกลบั ไปแกไ้ ขในขนั้ ตอนท่ีผ่านมาแลว้ ได้ - คลิกปุม่ Finish เพ่ือให้ Excel สรา้ งกราฟทต่ี ้องการ กราฟที่สรา้ งไดด้ งั รูป รูปที่ 42 เม่อื เสร็จสิน้ การสรา้ งกราฟจะได้กราฟเสน้ ตามต้องการ 33 โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั

c. การแกไ้ ขกราฟ เมอ่ื สรา้ งเสร็จแลว้ เมอื่ สรา้ งกราฟได้แล้ว หากต้องการแก้ไข ปรับแตง่ กราฟ ย่อ/ขยาย ขนาดของกราฟได้ เหมือนกับการย่อ/ ขยายขนาดของรูปภาพหรือ วัตถุ (object) ได้ ดงั น้ี 1. คลกิ ทพี่ ื้นทขี่ องกราฟทต่ี อ้ งการแกไ้ ข จะเห็นวา่ มีกรอบและสเี่ หลยี่ มเล็กๆ ล้อมรอบกราฟ 2. คลกิ ปุ่มขวาของเมาส์ ทพ่ี นื้ ทขี่ องกราฟ เพื่อเลือกแก้ไข ดังรปู จะมีตวั เลอื กดังน้ี o Format Chart แตง่ สพี ้นื ใส่กรอบ ใสร่ ูปภาพพ้ืนหลังใหก้ ราฟได้ o Chart type (ข้นั ตอนท่ี 1) ปรับเปลยี่ นประเภทของกราฟ o Source Data (ขน้ั ตอนท่ี 2) ปรบั เปล่ียนแหล่งขอ้ มลู o Chart Option (ข้นั ตอนท่ี 3) ปรบั เปลยี่ นรายละเอยี ดคาอธิบายกราฟตา่ งๆ o Location (ขนั้ ตอนที่ 4) ปรบั เปลย่ี นบรเิ วณท่วี างกราฟ รปู ที่ 43 แสดงการคลิกขวาทกี่ ราฟเลือกแก้ไขในขั้นตอนทต่ี ้องการ 16. การจัดเรยี งข้อมลู (Sorting) a. การจดั เรียงข้อมลู จากนอ้ ยไปมาก (Ascending) 1. ทาแถบสกี ับกลุ่มขอ้ มลู ที่ตอ้ งการจัดเรียงขอ้ มูล 2. คลิกเมนู Data -> Sort จะปรากฏ Sort Dialog ขน้ึ ดงั รปู โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 34

Microsoft Excel รูปที่ 44 การเลอื กคาสั่งให้เรยี งขอ้ มลู จากน้อยไปหามาก (Ascending) 3. ในส่วน Sort by ให้เลอื กกลุม่ ของขอ้ มูล ท่ตี ้องการจดั เรียง และกาหนดเลอื ก Ascending คือ เรยี งจากนอ้ ยไปหามาก 4. คลกิ ปมุ่ OK เพอื่ ให้ Excel ดาเนินการจดั เรยี งขอ้ มลู b. การจัดเรยี งข้อมูลจากมากไปหานอ้ ย (Descending) 1. ทาแถบสกี บั กลุ่มขอ้ มลู ทต่ี ้องการจัดเรยี งขอ้ มูล 2. คลิกเมนู Data -> Sort จะปรากฏ Sort Dialog ขึน้ ดังรปู รปู ที่ 45 การเลือกคาสง่ั ให้เรียงขอ้ มูลจากมากไปหาน้อย (Descending) 35 โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั

3. ในส่วน Sort by ใหเ้ ลือกกล่มุ ของขอ้ มูล ทีต่ ้องการจดั เรียง และกาหนดเลือก Descending คอื เรียงจากมากไปหาน้อย 4. คลกิ ปมุ่ OK เพอ่ื ให้ Excel ดาเนินการจัดเรียงข้อมลู 17. การคานวณ ตา่ ง Work Sheet ในการคานวณตา่ ง Work Sheet จะมีลักษณะทต่ี า่ งจากการคานวณภายใน Work Sheet อยสู่ ่วนหนงึ่ เทา่ น้นั น่ันคือ เมือ่ ต้องการอา้ งขอ้ มลู ทอ่ี ยู่ใน Work Sheet ไหน ก็จะตอ้ งมีการอ้างถึงชื่อ Work Sheet ทจ่ี ะนา ขอ้ มลู มาคานวณ โดยจะมรี ูปแบบในการอ้าง Work Sheet ดังน้ี ชื่อ Work Sheet ทีอ่ า้ งถงึ ! Range ของขอ้ มลู ใน Sheet ท่ีอา้ งถึงเพื่อนามาคานวณ ** สังเกตวา่ หลงั จากชอื่ Work Sheet แล้วจะต้องมีเครือ่ งหมาย ! อยูห่ ลงั ชอื่ Work Sheet เสมอ แลว้ หลังเคร่อื งหมาย ! กจ็ ะเป็นการอา้ งถึงข้อมลู ภายใน Work Sheet น้ันตามปกติ ตวั อยา่ ง ต้องการคานวณโดยหาผลรวมของขอ้ มลู ชว่ ง A1 ถึง B10 ใน Work Sheet ชอื่ Sheet1 โดยใหแ้ สดงผลลัพธ์ ใน Work Sheet ชื่อ Sheet3 ท่เี ซลล์ A1 จะสามารถป้อนสูตรในเซลล์ A1 ใน Sheet3 ไดด้ ังน้ี 1. คลิกเมาส์ที่ช่อื Sheet3 ให้ Active 2. คลกิ ที่เซลล์ A1 ของ Sheet3 เพอ่ื ปอ้ นสูตร โดยพมิ พ์สตู ร = SUM(Sheet1!A1:B10) 3. กดปุ่ม enter เพอ่ื จบการปอ้ นสูตร ก็จะไดผ้ ลลัพธแ์ สดงท่ีชอ่ ง A1 ของ Sheet3 ดงั รูป รปู ท่ี 46 ขอ้ มูลดิบท่อี ย่ใู น Work Sheet ชอื่ Sheet1 36 โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั

Microsoft Excel รปู ท่ี 47 ผลทไ่ี ด้จากการคานวณขา้ ม Work Sheet แสดงผลลัพธ์ใน Sheet3 18. ตัวอย่างการใชง้ าน ฟังก์ชัน IF ในการคานวณเกรด วชิ า SCCS100 มนี กั ศึกษาอยู่ 5 คน โดยมคี ะแนนดิบทีเ่ ขาสะสมได้ดงั ตารางข้อมูลเซลล์ A1 ถึง A5 และให้แสดงผลลัพธ์ของการตดั เกรดทเ่ี ซลล์ C1 ถงึ C5 รูปท่ี 48 ลักษณะตารางขอ้ มลู ดบิ และ Sheet 3 ที่ Active อยู่ 37 โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั

อาจารย์ตอ้ งการตัดเกรดนักศกึ ษาทัง้ 5 คนน้ี โดยมเี ง่ือนไขในการตดั เกรด ดังน้ี เกรด A คะแนน มากกว่าหรือเท่ากบั 85 คะแนน เกรด B คะแนน มากกว่าหรอื เท่ากบั 70 และไม่เกนิ 85 คะแนน เกรด C คะแนน มากกว่าหรอื เทา่ กบั 60 และไม่เกิน 70 คะแนน เกรด D คะแนน มากกว่าหรือเท่ากับ 50 และไมเ่ กนิ 60 คะแนน เกรด F คะแนน นอ้ ยกวา่ 50 คะแนน - พิจารณาเงื่อนไขและวิธีการตัดเกรดให้เข้าใจถึงการทางาน นั่นก็คือ เมื่อนาคะแนนของนักศึกษา 1 คนเข้ามาพิจารณา นักศกึ ษาคนนี้จะต้องได้เกรดใดเกรดหนึ่ง ( A ถึง F) ไป การพิจารณาเง่ือนไขจะมีลักษณะที่ สัมพนั ธ์กนั - ต้องการให้เกรด แสดงที่เซลล์ C1 ถึง C5 ดาเนินการพิมพ์สูตรในเซลล์ C1 เพ่ือเป็นเซลล์ต้นฉบับ โดยท่ีเซลล์ C1 สูตรจะนาข้อมูลมาจากเซลล์ A1 นามาพจิ ารณาในเงอ่ื นไข ส่วนเซลล์ C2 ถึง C5 ทาสาเนาจาก เซลล์ C1 โดยอ้างอิงตาแหน่งแบบสมั พัทธ์ มีข้นั ตอนปฏบิ ตั เิ พือ่ คานวณเกรด ดังน้ี 1. คลิกเมนู Insert -> Function -> เลือก Or Select a category เปน็ All 2. เลอื่ น Scroll bar เพ่อื เลอื กฟังก์ชัน IF หากพบแลว้ ให้คลิกทชี่ ื่อฟังกช์ นั IF 3. คลกิ ปุ่ม OK เพอ่ื เขา้ ส่กู ารป้อนอาร์กิวเมนต์ใหฟ้ ังกช์ ัน IF 4. เมื่อเหน็ Function Argument Dialog ให้ป้อนขอ้ มลู ลงไปทล่ี ะสว่ นดังน้ี รปู ที่ 49 ลักษณะสว่ นที่รอการป้อนอารก์ ิวเมนตใ์ ห้กบั ฟงั กช์ ัน IF 38 โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั

Microsoft Excel ในสว่ น Logical_test ทาการป้อนเงื่อนไขทางตรรกะตวั แรกในการตัดเกรด โดย จะใชเ้ งือ่ นไขของการ ตดั เกรด A จะไดเ้ ง่อื นไข คอื A1>=85 ในสว่ น Value_if_true ทาการปอ้ นสิง่ ที่ตอ้ งการทา หรอื ค่าทตี่ อ้ งการแสดงเม่ือเงือ่ นไขที่ ตรวจสอบเป็นจริง ดงั น้ันในสว่ นนี้จะป้อนตวั อกั ษร A ลงไป โดยจะต้องมเี คร่ืองหมาย Double Quote ครอ่ ม ตัวอักษรใสล่ งไป คอื “A” ในส่วน Value_if_false ทาการป้อนส่งิ ท่ตี ้องการทา หรือคา่ ที่ตอ้ งการแสดงเม่ือเงอ่ื นไขท่ี ตรวจสอบเปน็ เทจ็ ดงั นนั้ ในส่วนนี้จะยังป้อนตัวอักษรไปเลยไมไ่ ด้ เพราะนักศึกษาอาจจะไดเ้ กรดท่ีอยูใ่ นชว่ ง B ถึง F ได้ ในส่วนนกี้ ็จะตอ้ งปอ้ น เงอื นไขในการตัดเกรดของเกรด B ลงไป แลว้ ก็พจิ าณาอย่างนี้ไปจนครบเกรด F ดงั นน้ั ในส่วนนก้ี ็จะไดส้ ตู รทจี่ ะป้อนเขา้ ไป คือ IF(A1>=70, “B”, IF(A1>=60, “C”, IF(A1>=50, “D”, “F”)))) 5. เมอ่ื ป้อนขอ้ มลู ใหก้ ับฟังก์ชนั IF เสรจ็ แลว้ -> คลิกป่มุ OK เพอื่ จบการทางาน 6. สง่ิ ท่ไี ด้ จะได้เกรดของนักศึกษาคนแรกทมี่ คี ะแนนอยใู่ นเซลล์ A1 ออกมา คอื เกรด D ดงั รปู รูปท่ี 50 เมอื่ ปอ้ นอาร์กวิ เมนต์ให้ฟังก์ชนั IF ในเซลล์ C1 ** เมอ่ื ดจู ากแถบสตู รของเซลล์ C1 เมื่อทาสาเรจ็ แล้ว เซลล์ C1 มีสตู รคอื =IF(A1>=85,\"A\",IF(A1>=70, \"B\", IF(A1>=60, \"C\", IF(A1>=50, \"D\", \"F\")))) 7. ทาการ copy สตู รจากเซลล์ C1 ไปยงั เซลล์ C2 ถงึ C5 โดยการคลกิ มุมล่างดา้ นขวาของเซลล์ C1 8. ทาการ Drag จากเซลล์ C1 ผ่านเซลล์ C2 ไปสน้ิ สดุ ที่เซลล์ C5 9. ปลอ่ ยคลกิ สง่ิ ท่ีได้จะเป็นเกรดของนักศึกษาทัง้ 5 คนปรากฏให้เห็น ดงั รูป โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 39

รปู ที่ 51 เมอ่ื ดาเนนิ การ copy สตู รจากเซลล์ C1 ไปยงั เซลล์ C2 ถึง C5 โครงการแหลง่ เรยี นรยู้ คุ ดจิ ทิ ลั 40