การสร้างหนังสือระหว่างหน่วยงานด้วยการนำเข้าจากระบบแสกนไฟล์

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ ค่มู ือการใช้งานระบบสารบรรณ การสร้างหนงั สือระหว่างหน่วยงานด้วยวิธีการนำเขา้ หนังสือจากจากระบบแสกนไฟล์ ลำดบั การทำงานของหนงั สอื ระหวา่ งหนว่ ยงาน

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ หน้าจอแสกนไฟล์ เปน็ หนา้ จอสำหรับการจัดการ ไฟล์แนบ เพ่ือแนบเข้าสหู่ นังสือฉบับต่างๆ โดยมรี ายละเอียดตา่ งๆ ของหนา้ จอดังนี้ 1 2 4 3 1. ฟอรม์ สำหรับค้นหา – เป็นแบบฟอรม์ สำหรบั ระบุเงอ่ื นไขในการค้นหา เอกสารและไฟล์แนบหนงั สอื โดยมรี ายละเอยี ดต่างๆ ดงั นี้ • เลขที่หนงั สือ – สำหรบั ระบเุ ลขที่หนงั สือ หรอื เลข อว. ทีต่ ้องการคน้ หา • หน่วยงาน – สำหรบั ระบหุ นว่ ยงานท่ที ำการสรา้ งหนังสอื ท่ตี ้องการคน้ หา • เรอื่ งในหนงั สือ – สำหรับระบุคำสำคัญสำหรบั คน้ หาในคำอธิบายของรายการแนบไฟล์ 2. ปมุ่ ค้นหา – คลกิ๊ เพ่ือเร่มิ ตน้ การคน้ หาหนงั สือ หรือไฟล์แนบ 3. ปมุ่ ล้างข้อมูล – คลิ๊กเพ่อื ล้างรายละเอยี ดต่างๆ ท่ใี ชใ้ นการค้นหาหนังสอื หรอื ไฟลแ์ นบ ออกจากฟอร์มคน้ หา

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ 4. กล่องรายการแสกนไฟล์ – เพ่ือแสดงรายการหนงั สอื ทม่ี กี ารแนบไฟล์ ตามท่ีระบไุ วใ้ นเงอ่ื นไขการคน้ หา โดยมีรายละเอยี ดดงั น้ี • ลำดบั - แสดงลำดบั ของรายการแสกนไฟล์ • เลขทห่ี นงั สอื – แสดงเลขทหี่ นังสอื หรือเลข อว. • คำอธิบาย – แสดงคำอธบิ ายของรายการไฟลแ์ นบ • หน่วยงาน – แสดงหนว่ ยงานของหนงั สือ • จำนวนไฟลแ์ นบ - แสดงจำนวนไฟล์ทแี่ นบเขา้ ในรายการ

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ การเพม่ิ รายการแสกนไฟล์ 1. ท่หี น้าจอรายการแสกนไฟล์ คลกิ๊ “เพ่มิ ” เพอื่ เรยี กใชง้ าน popup “แสกนไฟล”์ เพอ่ื เพิม่ รายการแสกนไฟล์ 2. ทหี่ น้าตา่ ง“แสกนไฟล์” ทำการระบเุ ลขที่หนงั สือ หนว่ ยงาน และเร่อื งในหนงั สอื รวมถงึ รายละเอียดอ่นื ๆ • ชือ่ ผใู้ ช้งาน – ผูท้ ที่ ำการแสกนและ upload หนังสือเข้าระบบ(แสดงช่ือผู้ใชง้ านและไมส่ ามารถแกไ้ ขได)้ • วันทเ่ี ริ่ม upload – วันทีทำการแสกนหนงั สือเขา้ ระบบ(แสดงวันทีป่ ัจจบุ นั และไม่สามารภแกไ้ ขได้) • เลขทีห่ นังสอื - สำหรบั ระบุเลขท่หี นงั สอื • วันทีร่ ับหนังสือ - สำหรบั กำหนดวันท่ีทำการรบั หนังสือ

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ • หนว่ ยงาน – สำหรบั ระบหุ นว่ ยงานท่ที ำการแสกนหนังสอื • หนว่ ยงานภายใน - สำหรับระบหุ นว่ ยงานที่ทำการสรา้ งหนงั สือ • เรอ่ื งในหนงั สือ – สำหรบั ระบุเรื่องในหนังสือ • คำอธบิ าย - สำหรบั ระบคุ ำอธิบายของหนังสือท่ีทำการแสกน 3. เพม่ิ ไฟล์แนบเขา้ ในรายการ (วิธีเพม่ิ ไฟลแ์ นบ , วิธลี บไฟลแ์ นบ) 4. เม่ือทำการแนบไฟล์เรียบรอ้ ยแลว้ คลิ๊ก “บันทึก” เพอ่ื บนั ทกึ ข้อมลู รายการแสกนไฟล์

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ การแนบไฟล์ 1. ทห่ี นา้ ต่างแสกนไฟล์ คลก๊ิ “เพิม่ ” ท่รี ายการไฟล์แนบเพอ่ื เรียกใชง้ านหนา้ ต่าง “เพ่มิ ไฟล์” 2. ทหี่ น้าต่าง “เพิ่มไฟล”์ มีรายละเอยี ดดงั นี้ • แนบไฟล์ - สำหรบั เลอื กไฟล์ท่ีต้องการแนบเข้าระบบ • รายละเอยี ด - สำหรับระบุรายละเอยี ดของเอกสารแนบ • วนั ท่แี นบ - สำหรับระบวุ ันท่ีทำการแนบไฟล์

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ 3. เลอื กไฟลท์ ี่ต้องการแนบ แล้วรอให้ระบบทำการ upload ไฟลจ์ นเสรจ็ 4. เม่อื ระบบทำการ upload ไฟล์แนบเรียบรอ้ ยแล้ว คลิ๊ก “เพมิ่ ไฟล์” เพอื่ บันทึกไฟลแ์ นบเขา้ ระบบ

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ การลบไฟล์แนบ 1. ท่ี popup แสกนไฟล์ คลิ๊กเลอื กไฟล์แนบที่ต้องการลบ จากรายการไฟล์แนบ 2. คลิก๊ “ลบ” เพ่ือทำการลบไฟลท์ ี่เลือกไว้ **ในกรณีที่ไฟลแ์ นบนนั้ ได้นำไปใช้ในการสร้างหนังสอื แลว้ การลบไฟลแ์ นบอาจจะมีผลกบั การแสดงผลของหนงั สอื

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ การแก้ไขรายการแสกนไฟล์ 1. ทีห่ นา้ จอรายการแสกนไฟล์ คล๊ิกเพอ่ื เลอื กรายการทีต่ ้องการแก้ไข 2. คลิก๊ “แก้ไข” เพอื่ เรียกใช้งานหน้าตา่ ง แสกนไฟล์ เพื่อแกไ้ ข รายละเอยี ด

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ 3. ท่หี นา้ ตา่ ง“แสกนไฟล์” ทำการระบุเลขท่หี นงั สอื หน่วยงาน และเรอื่ งในหนงั สือ รวมถงึ รายละเอยี ดอน่ื ๆ • ชอ่ื ผู้ใช้งาน – ผู้ทที่ ำการแสกนและ upload หนงั สอื เขา้ ระบบ(แสดงช่ือผู้ใช้งานและไม่สามารถแกไ้ ขได้) • วนั ท่ีเร่มิ upload – วนั ทีทำการแสกนหนงั สอื เขา้ ระบบ(แสดงวันท่ปี ัจจุบนั และไมส่ ามารภแก้ไขได้) • เลขทหี่ นังสือ - สำหรับระบุเลขท่หี นังสอื • วันทรี่ ับหนงั สอื - สำหรับกำหนดวันทท่ี ำการรบั หนังสอื • หน่วยงาน – สำหรับระบหุ นว่ ยงานทท่ี ำการแสกนหนังสอื • หน่วยงานภายใน - สำหรบั ระบหุ นว่ ยงานที่ทำการสรา้ งหนงั สือ • เรือ่ งในหนังสือ – สำหรบั ระบุเรอ่ื งในหนงั สือ • คำอธบิ าย - สำหรับระบุคำอธิบายของหนังสือทีท่ ำการแสกน 4. จัดการไฟล์แนบเข้าในรายการ (วธิ เี พ่ิมไฟลแ์ นบ , วิธีลบไฟลแ์ นบ) 5. เมื่อทำการแนบไฟล์เรียบรอ้ ยแลว้ คลิ๊ก “บนั ทึก” เพ่ือบนั ทกึ ข้อมูลรายการแสกนไฟล์

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ การลบรายการแสกนไฟล์ 1. ทหี่ น้าจอรายการแสกนไฟล์ คลก๊ิ เพอื่ เลือกรายการท่ีตอ้ งการลบ 2. คลิ๊ก “ลบ” เพ่ือทำการลบรายการที่เลอื ก **ในกรณีที่ไฟล์แนบของรายการแสกนไฟล์น้นั ได้นำไปใช้ในการสร้างหนังสอื แล้ว การลบรายการแสกนไฟลแ์ นบ อาจจะมผี ลกบั การแสดงผลของหนังสอื 3. คลก๊ิ “OK” เพอ่ื ยนื ยันการลบ หรือคล๊ิก “Cancel” เพ่อื ยกเลิกการลบ

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ ข้นั ตอนการสรา้ งหนังสือดว้ ยการนำเข้าจากไฟลแ์ นบ 1. คลก๊ิ เมนู “สร้างหนังสือ” 2. ท่ีหน้าจอสร้างหนงั สอื ระบรุ ายละเอยี ดของหนงั สอื ใหค้ รบถ้วน 2.1. ระบหุ นว่ ยงานของหนงั สือ โดยระบบจะแสดงหน่วยงานของผู้ใช้งานให้เปน็ ค่าเร่มิ ตน้

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ 2.2. ระบุประเภทหนังสือเป็น “ส่งตอ่ นอกหน่วยงาน” และระบชุ นดิ ของหนังสอื 2.3. ระบหุ วั ขอ้ และเนือ้ หาของหนงั สอื

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ 2.4. กำหนดประเภทการสร้างหนงั สือ เปน็ “สแกนไฟล์” เพือ่ เรียกใชง้ านหนา้ ตา่ งสแกนไฟล์ 2.5. ท่หี นา้ ต่างสแกนไฟล์ ทำการเลือกหนงั สอื จากรายการสแกนไฟล์ แลว้ คลิ๊ก บนั ทึก

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ 2.6. ระบุ “เรยี น/ถึง” สามารถเลือกได้มากกวา่ 1 คน 2.7. ระบุ “ผู้ลงนามในหนังสอื /ผู้ลงนามแทนในหนังสือ”สามารถเลือกได้มากกว่า 1 คน โดยลำดับการลงนามจะเรยี งตามลำดบั การเลอื กผ้ลู งนาม

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ 2.8. ในกรณีทมี่ ผี ู้ผา่ น สามารถกำหนดไดจ้ ากหวั ขอ้ ผ่าน โดยสามารถเลือกได้มากกวา่ 1 คน และลำดบั การผา่ นจะเรยี งตามลำดบั การเลอื กผู้ผา่ น 2.9. ในกรณีทต่ี ้องการระบวุ ันที่ลงนามหนังสอื สามารถกำหนดได้จากหวั ข้อ “วนั ท่ลี งนาม”

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ 2.10. ระบุรายละเอยี ดอื่นๆ เชน่ คำคน้ หา ระดบั ชั้นความเร็ว ระดบั ช้ันความลบั อ้างถึง/เอกสารอา้ งอิง เอกสารแนบ สำเนาเพอ่ื ทราบ บนั ทกึ ชว่ ย จำ 3. คลกิ๊ “ส่ง” เพือ่ ทำการสง่ หนงั สือ โดยหนังสอื จะถกู ส่งไปยงั สารบรรณของหนว่ ยงานเพื่อทำการสง่ หนงั สอื ต่อไปยงั หนว่ ยงานปลายทาง หรือคลกิ๊ “บนั ทึกรา่ ง” เพื่อบันทกึ แบบรา่ งของหนงั สอื ในกรณที ย่ี งั ไม่ต้องการสง่ หนังสอื ไปตาม Workflow ของหนังสอื 4. เมอ่ื ระบบทำการส่งหนังสอื ไปตาม Workflow เรยี บรอ้ ยแลว้ จะแสดงเลขทีหนังสือ

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ ขั้นตอนการส่งหนังสอื ระหว่างหนว่ ยงาน (สารบรรณหนว่ ยงานต้นทาง) เม่อื หนังสือถูกสง่ มายังเจา้ หนา้ ทีส่ ารบรรณ เจา้ หนา้ ท่สี ารบรรณต้นทาง สามารถดำเนินการได้ดังน้ี 1. เจ้าหนา้ ทสี่ ารบรรณ เข้าใช้งานระบบสารบรรณ แล้วคลก๊ิ ทเ่ี มนู “งานรอดำเนินการ” 2. ท่หี น้าจอ “งานรอดำเนนิ การ” จะแสดงรายการหนงั สือท่ีรอเจ้าหนา้ ทีส่ ารบรรณดำเนนิ การสง่ เอกสาร 3. คลกิ๊ “เปิดดูเอกสาร” เพอ่ื เปดิ หนงั สือทต่ี อ้ งการ

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ 4. ที่หนา้ จอ “หนังสือรอดำเนินการ – สง่ ตอ่ ภายนอกหนว่ ยงาน” เจ้าหนา้ ทสี่ ารบรรณ จะเหน็ ตวั อยา่ งหนงั สือในรูปแบบ PDF ที่ระบทำการติดต้งั ข้อมลู ลงไปเรียบรอ้ ยแลว้ 5. เจ้าหน้าทีส่ ารบรรณกำหนดการดำเนินการ

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ 6. เจา้ หน้าที่สารบรรณสามารถดำเนนิ การได้ดงั น้ี 6.1. คลิก๊ “สง่ หนังสอื ไปยงั สารบรรณปลายทาง” เพอื่ ทำการสง่ หนงั สือไปยงั เจา้ หนา้ ท่ีสารบรรณของหนว่ ยงานปลายทางผ่านทางระบบสารบรรณ 6.2. คลกิ๊ “ปดิ งานเพ่อื ไปส่งหนังสอื ด้วยตวั เอง” เพอ่ื ทำการส่งหนงั สือไปยังเจา้ หน้าท่สี ารบรรณดว้ ยตนเองโดยไม่ผ่านระบบสารบรรณ ซึ่งจะเป็น การสน้ิ สดุ การทำงานของ Workflow

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ ขน้ั ตอนการรับหนังสือระหวา่ งหนว่ ยงาน (สารบรรณหน่วยงานปลายทาง) เมือ่ หนงั สอื ระหว่างหนว่ ยงานถกู ส่งออกมาจากเจา้ หนา้ ท่ีสารบรรณหน่วยงานตน้ ทางแลว้ หนงั สอื จะถูกสง่ มาที่เจา้ หน้าที่สารบรรณหนว่ ยงานปลายทาง เพื่อรอการสง่ ต่อให้ เจา้ หนา้ ท่ที า่ นอื่น หรือผเู้ กยี่ วขอ้ งต่อไป โดยมีข้ันตอนดังน้ี 1. เจา้ หน้าที่สารบรรณ เขา้ ใชง้ านระบบสารบรรณ แล้วคล๊ิกทเ่ี มนู “งานรอดำเนนิ การ” 2. ที่หน้าจอ “งานรอดำเนินการ” จะแสดงรายการหนังสือท่รี อส่งเขา้ มายังกลอ่ งงานของเจ้าหน้าทสี่ ารบรรณ 3. คลิ๊ก “เปดิ ดูเอกสาร” เพื่อเปิดหนังสือทต่ี ้องการ

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ 4. ที่หนา้ จอ “รบั หนังสือ” เจา้ หนา้ ที่สารบรรณ จะเห็นตวั อยา่ งหนงั สอื ที่ถกู แนบมา 5. ท่หี น้าจอ รบั หนงั สอื เจา้ หนา้ ที่สารบรรณ จะสามารถดูรายชอ่ื ผเู้ กย่ี วขอ้ งกบั หนงั สือได้จากหวั ขอ้ “เรียน/ถงึ ” โดยระบบจะแสดงเฉพาะรายช่อื ของ ผ้เู กย่ี วขอ้ งทีอ่ ยู่หนว่ ยงานเดยี วกบั เจา้ หน้าทสี่ ารบรรณเทา่ น้ัน

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ 6. เจา้ หน้าทีส่ ารบรรณกำหนดเลขรับหนงั สือ และการดำเนนิ การ 7. จากนน้ั เจา้ หนา้ ทส่ี ารบรรณ ทำการคลกิ๊ “ส่งตอ่ ” เพื่อทำการสง่ หนงั สือไปยงั ผรู้ บั หนังสอื ปลายทาง หรือในกรณีที่มีการระบผุ ผู้ ่าน หนังสอื จะถกู สง่ ไปหาผู้ผา่ นตามลำดบั ทเี่ ลือกไว้

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ ข้นั ตอนการผ่านหนังสอื ระหว่างหนว่ ยงาน 1. คลก๊ิ ท่ีเมนู “งานรอดำเนนิ การ” 2. ทหี่ นา้ จอ “งานรอดำเนินการ” จะแสดงรายการหนังสือท่ีผู้ผ่านตอ้ งดำเนินการ 3. คลิก๊ “เปดิ ดูเอกสาร” เพื่อเปดิ หนังสอื ทต่ี อ้ งการ

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ 4. ทห่ี นา้ “อนุมตั หิ นงั สือ – สรา้ งโดยระบบ” ระบบจะแสดงตวั อยา่ งของหนงั สือ และรายละเอยี ดตา่ งๆ 5. เลือกการดำเนินการ

คู่ มื อ ก า ร ใ ช้ ง า น ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ 6. เลือกวธิ กี ารดำเนินการ แลว้ คลิ๊ก 6.1. “สง่ ต่อ” ในกรณที ่ีหนังสือที่ส่งมานน้ั ถกู ต้อง ไมต่ อ้ งการการแก้ไขแล้ว เพอื่ สง่ หนังสือฉบับดงั กล่าวไปยังผู้รบั หนังสือท่รี ะบุไวใ้ นหว้ ขอ้ “เรยี น/ ถงึ ” 6.2. “ส่งกลบั เพ่ือแกไ้ ข” ในกรณที ีห่ นังสอื ทส่ี ง่ มานั้นมบี างอย่างท่ไี ม่ถูกต้อง และต้องใหเ้ จ้าหน้าท่สี ารบรรณหนว่ ยงาน