ข้อพิจารณาฝ่ายอำนวยการ (ไม่มึ ตย.เอกสาร)

วตั ถุประสงค์ให้ นทน. มีความรคู้ วามเข้าใจเบือ้ งต้นใน :การทาํ บันทึกเสนอผ้บู ังคับบญั ชาการใช้ข้อพิจารณาของ ฝอ.การจดั ทาํ หนงั สือราชการแบบต่าง ๆ

ขอบเขตการบรรยาย - กลา่ วนํา - ขอ้ พิจารณาของฝา่ ยอาํ นวยการ / บันทึก ความเหน็ - รปู แบบของข้อพิจารณาฯ/บนั ทึกความเห็น - การเขียนขอ้ พิจารณาของฝา่ ยอํานวยการ - ตวั อย่างการเขียนข้อพิจารณาฝา่ ย อาํ นวยการ

กลา่ วนํา ใครคือฝ่ายอาํ นวยการ ?

งานในหนา้ ทีร่ ่วมของฝ่ายอาํ นวยการ ใหข้ า่ วสารกาํ กับดูแล ประมาณการทาํ แผน / คําสั่ง ให้ขอ้ เสนอ 6

กล่าวนํา การสือ่ ความหมาย  การพูด  การบรรยายสรปุ  การเขียน  การทาํ บนั ทึกเสนอ  การทําขอ้ พิจารณาของฝา่ ยอาํ นวยการ

กล่าวนํา การแก้ปญั หาทางทหาร (Military problem solving)  วิธีแก้ปัญหาอยา่ งมีระเบียบซึ่งทางทหารใช้อยู่เสมอ ได้แก่  การประชมุ ตกลงใจ  การทาํ บนั ทึกเสนอ / ขอ้ พิจารณาของฝ่ายอํานวยการ  การปฏิบตั ิตามลาํ ดับการปฏิบตั ิงานของ ผบ. - ฝอ. / กระบวนการแสวงขอ้ ตกลงใจทางทหาร

การประชุมตกลงใจ (Decision Meeting)  ปญั หาไม่ยุง่ ยากสลับซับซอ้ น  ผ้บู งั คับบัญชา สามารถประชุมส่ังการว่า จะให้  ใชเ้ ทคนิคการประชุมแบบตา่ งๆ ใคร ? ทําอะไร ? เมือ่ ไร ? ที่ไหน ? ทาํ ไม ? อยา่ งไร ?

ข้อพิจารณาของฝ่ายอํานวยการ(Staff study) เป็นเอกสารราชการที่รวบรวมการวิเคราะห์ ปญั หา อยา่ งถูกตอ้ งรดั กุม และให้ขอ้ เสนอแนะวิธีการแกป้ ญั หานั้นไวด้ ้วย

ขอ้ พิจารณาของฝ่ายอํานวยการ(Staff study) เปน็ เอกสารที่ผใู้ ตบ้ งั คบั บัญชา(ฝอ.) เสนอ ผบู้ ังคับบญั ชา  เพื่อแสดงความเห็น หรือเสนอแนะแนวทาง พิจารณาวินิจฉัย  หรือ ดาํ เนินการในเรื่องทีเ่ สนอ

ข้อพิจารณาของฝ่ายอาํ นวยการ(Staff study) อาจใชเ้ ทคนิคในการแกป้ ัญหาโดยทัว่ ไป แลว้ นําคําตอบมาเขียนเรียบเรียง

วัตถุประสงค์ (Objective) ช่วย ผบ. ในการตกลงใจ เปน็ เครื่องมือของ ฝอ. ในการแก้ปญั หาอยา่ งมี เหตุผล มีระเบียบ เปน็ สื่อความคิดในการตกลงใจ และทําความเขา้ ใจ

ขอ้ พิจารณาของฝ่ายอํานวยการ (ที่นิยม)  เอกสารของ ฝสธ.อย่างเป็นทางการ ซึง่ มีการ วิเคราะหป์ ญั หา  อย่างถูกต้อง รดั กุม  ใหข้ ้อเสนอแนะวิธีการแก้ปญั หาน้ันไว้ด้วย  มี ๔ ข้อ คือ ปัญหา, ข้อเท็จจริง, ขอ้ พิจารณา, และ ข้อเสนอ

แผนผงั ชนิดหนงั สือราชการหนงั สือภายนอก หนังสือ หนังสือประทบั ตรา ภายใน- ภายนอกที่ใชภ้ ายนอก กห.- ภายนอกที่ใชภ้ ายใน กห.หนงั สือส่งั การ หนังสือประชาสัมพนั ธ์ หนงั สือทีเ่ จ้าหนา้ ทีจ่ ัดทาํ ขึ้นรับไวเ้ ปน็- คาํ สงั่ - ประกาศ หลักฐานในราชการ- ระเบียบ - แถลงการณ์ - หนงั สือรับรอง- ข้อบังคับ - ขา่ ว - บนั ทึก - รายงานการประชุม - หนังสืออืน่ 15

อะไรคือบนั ทึกเสนอ หนังสือราชการ  หนังสือภายนอก  หนังสือภายใน  หนงั สือประทบั ตรา  หนังสือสง่ั การ  หนงั สือประชาสัมพนั ธ์  หนังสือที่เจ้าหนา้ ที่จดั ทาํ ขึน้

ครฑุ- เป็นสัญลักษณ์แรกสดุ ทีส่ ือ่ ว่าเอกสารน้นั เป็นเอกสารทาง ราชการ- ไทยได้รับลทั ธิเทวราชจากอินเดีย กษัตริยค์ ืออวตารของพระ นารายณ์- ครุฑ ผมู้ ีฤทธิ์มากและเปน็ พาหนะของพระนารายณ์- ครุฑมี ๒ ขนาด (ขนาดสูง ๓ ซม. และ ขนาดสูง ๑.๕ ซม.) (วดั จากปลายปีกถึงปลายหาง)

นับจากปีกถึงหาง ๓ ซม. ๑.๕ ซม. 18

หนังสือภายนอก มี ๒ ชนิด๑.หนงั สือภายนอกทีใ่ ชภ้ ายนอก กห.๒.หนงั สือภายนอกทีใ่ ช้ภายใน กห.

หนังสือภายนอกที่ใชภ้ ายนอก กห. หนงั สือติดตอ่ ราชการที่เป็นแบบพิธี เปน็ หนงั สือติดตอ่ ระหวา่ งส่วนราชการหรือสว่ นราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึง่ มิใช่สว่ นราชการหรือที่มีถึงบคุ คลภายนอก ใชก้ ระดาษตราครุฑ

๑.ที่หนังสือ เสมอกับเท้าครฑุ และทีอ่ ยสู่ ว่ นราชการ๒.ระยะหา่ งระหว่าง รหัสไปรษณีย์กับ วันที่ ๑ Ent. + Bf.๖๓.ระยะห่างระหวา่ ง วนั ที่ กับ เรือ่ ง ๑ Ent. + Bf.๖๔.ระยะห่างระหว่าง เรื่อง,เรียน,อ้างถึง, สิง่ ทีส่ ่งมาดว้ ย ๑ Ent. + Bf.๖๕.ระยะหา่ งระหว่าง สิง่ ทีส่ ง่ มาดว้ ย กบั เนื้อเรือ่ ง ๑ Ent. + Bf.๖๖.ระยะหา่ งระหว่าง เนือ้ เรือ่ ง กบั ภาคความ ประสงค์ ๑ Ent. + Bf.๖๗.ระยะห่างระหว่าง ภาคสรุป กบั ขอแสดง ความนับถือ ๑ Ent. + Bf.๑๒๘.ระยะห่างระหว่าง ขอแสดงความนับถือ กับ พลตรี ๓ Ent. 21

๑.ระยะก้ันหน้า ๓ ซม. ๑.๕ ซม.๒.ระยะกั้นด้านบน ๑.๕ ซม.๓.ระยะกัน้ หลัง ๒ ซม. ๓ ซม. ๒ ซม. 22

23

๑.๕ ซม.๑ Ent + Bf.๖ ๑ Ent + Bf.๖๑ Ent + Bf.๖ ๒.๕ ซม. ๒ ซม.๑ Ent + Bf.๖ 24๑ Ent + Bf.๖๓ ซม.๑ Ent + Bf.๑๒ ๓ Ent. ๑ Ent.

บนั ทึก คือ การเขียนขอ้ ความราชการ  เพือ่ เสนอต่อผบู้ ังคบั บญั ชา หรือ  ผู้บงั คับบัญชาสั่งการแกผ่ ใู้ ต้บังคบั บญั ชา หรือ  ระหว่างหน่วยราชการในกระทรวง ทบวง กรม เดียวกนั ติดต่อกนั

ประเภทการบนั ทึกโดยปกติการบนั ทึก แบ่งออกเปน็ ๕ ประเภท คือ ๑) บนั ทึกย่อเรื่อง ๒) บนั ทึกรายงาน ๓) บันทึกความเห็น ๔) บันทึกสั่งการ ๕) บนั ทึกติดตอ่ 26

บันทึกความเห็น คือ ขอ้ ความทีเ่ ขียนหรือพิมพแ์ สดงความรู้สึกนึกคิด ของ ตนเกี่ยวกับเรือ่ งที่บันทึกว่า  อะไร เมื่อไร ทีไ่ หน ใคร ทาํ ไม อยา่ งไร เรื่องใดเรื่องหนึง่  เพือ่ ช่วยการประกอบการพิจารณาสง่ั การ ใช้กระดาษบนั ทึกขอ้ ความ มี ๔ ขอ้ คือ ปญั หา, ขอ้ เทจ็ จริง, ข้อพิจารณา, ขอ้ เสนอ

ขอ้ พิจารณาฝา่ ยอํานวยการ VS บันทึกเสนอข้อพิจารณาของฝา่ ยอํานวยการ  การทาํ บันทึกความเห็น ปญั หา 1) ปญั หา สมมุติฐาน 2) ขอ้ เทจ็ จริง ข้อเท็จจริง 3) ข้อพิจารณา ขอ้ พิจารณา 4) ขอ้ เสนอ ข้อสรุป ขอ้ เสนอ

หนงั สือภายใน รปู แบบ  ใชร้ ูปแบบหนงั สือภายใน ประกอบด้วยโครงสรา้ ง ๔ ส่วน 1. หวั เรื่อง (Heading) 2. เนือ้ เรื่อง (Body) 3. จุดประสงค์ (Objective) 4. ท้ายเรื่อง (Ending)

แบบฟอรม์ หนงั สือภายในหัวเรือ่ งเนื้อเรือ่ งจุดประสงค์ทา้ ยเรื่อง

หวั เรือ่ ง ส่วนราชการ ............................................................................................................... ที่ ..................................................... วนั ที่ ................................................................. เรื่อง ........................................................................................................................... (คําขึ้นต้น) ..................................................................................................... ๑. ปัญหาแบบละเอียด ๒. ขอ้ เทจ็ จริง เนื้อเรื่อง ๓. ข้อพิจารณา ๔. ข้อเสนอ จดุ ประสงค์ จึง ........................................... (ลงชือ่ ) .......................................................... ท้ายเรือ่ ง (พิมพช์ ือ่ เตม็ ) (ตําแหนง่ )

หวั เรื่อง สว่ นราชการ ............................................................................................................... ที่ ..................................................... วนั ที่ ................................................................. เรื่อง ........................................................................................................................... (คาํ ขึ้นต้น) .....................................................................................................แบบย่อ ๑. ...(ปัญหา + ข้อเท็จจริง + ข้อพิจารณา)... เนือ้ เรือ่ ง ๒. ข้อเสนอ จดุ ประสงค์ จึง ........................................... (ลงชื่อ) .......................................................... ท้ายเรือ่ ง (พิมพช์ ือ่ เตม็ ) (ตาํ แหน่ง)

การเขียนขอ้ พิจารณาของฝ่ายอํานวยการ ความยาว  ไม่มีการกาํ หนดตายตวั ขึ้นอย่กู บั ผ้บู ังคับบัญชาว่า มีความชอบ และต้องการอย่างไร  ปกติไม่ควรเกิน ๒ หน้า  รายละเอียดให้ทาํ เปน็ ผนวก อนผุ นวก ใบแทรก ใบแนบ ประกอบ  หากมีความจําเปน็ อาจเขียน ๓-๔ หน้ากไ็ ด้ แต่ไม่ควรเขียน ๕- ๖ หน้า

หัวเรื่อง (Heading) บนั ทึกข้อความสว่ นราชการ ...............................................................................................................ที่ ..................................................... วันที่ .................................................................เรือ่ ง ...............ก...า..ร..ต..้ัง..ช...ื่อ..............................................................................................(คาํ ขึน้ ตน้ ) .............ต..อ้...ง..ใ.ห...้ต...ร..ง..ก..บั...เ..ร..ือ่ ..ง..ท...ีจ่ ..ะ..เ..ข..ีย...น...........................................  ต้องเป็นการพัฒนาความคิดของคนอา่ น  ตอ้ งเขียนใหบ้ รรลจุ ดุ ม่งุ หมายอยา่ งนอ้ ย ๒ ประการ คือ  ใหร้ ู้ใจความที่ย่อสน้ั ทีส่ ุดของหนังสือ  ให้สะดวกแกก่ ารเกบ็ คน้ อา้ งอิง

หัวเรื่อง (Heading) การตง้ั ชื่อ  ต้องให้ตรงกับเรื่องทีจ่ ะเขียน  ต้องเปน็ การพัฒนาความคิดของคนอ่าน  ต้องเขียนให้บรรลจุ ดุ มุ่งหมายอย่างน้อย ๒ ประการ คือ ให้รู้ใจความทีย่ ่อส้นั ที่สดุ ของหนงั สือ ให้สะดวกแก่การเก็บค้นอ้างอิง

ลักษณะชื่อเรือ่ งที่ดี บันทึกข้อความสว่ นราชการ ...............................................................................................................ที่ ..................................................... วันที่ .................................................................เรือ่ ง ................ย..อ่ ..ส..นั้...ท..ี่ส..ุด...ไ..ม..ค่ ..ว..ร..ย..า..ว..เ.ก..ิน...๒....บ..ร..ร..ท..ดั....ถ..า้ ..ย..อ่ ..ใ.ห...ไ้ .ด..เ้.พ...ีย..ง..ค..ร..ึง่ .บ...ร.ร..ท...ดั ..ย..ิ่ง..ด..ี ........(คาํ ขึน้ ต้น) .......เพ.ป..อ.น็ .ร.ป.ู้ใ.จร..ะค..โว.ย.า..คม..หว..รา่..ือเ.ป.ว..็นล..เี.ร.เ.ื่อพ..ง.ร.อ.า.ะ.ะ.ไถ.ร..้า.เ..ป..็น..เ.พ...ีย..ง..ค..าํ ..น..า..ม..ห..ร..ือ..ก...ร.ิย...า..จ..ะ..ไ..ม..่ไ.ด..้ใ.จความ  เก็บค้นอ้างอิงไดง้ ่าย

หัวเรือ่ ง (Heading) การต้งั ชือ่  ลักษณะของชื่อเรื่องที่เขียนดี  ย่อส้นั ที่สุด ไม่ควรยาวเกิน ๒ บรรทดั ถ้าย่อให้ได้เพียง ครึ่งบรรทดั ยิ่งดี  เปน็ ประโยคหรือวลี เพราะถ้าเปน็ เพียงคาํ นามหรือ กริยา จะไม่ได้ใจความ  พอรู้ใจความว่าเปน็ เรื่องอะไร  เก็บค้นอ้างอิงได้ง่าย

หวั เรื่อง (Heading) คําขึ้นต้น  ใช้ตามหนังสือราชการ ใช้คําว่าเรียน หรือ กราบเรียน แล้วแต่กรณี เรียน ผบ.ทบ.(ผ่าน ผช.เสธ.ทบ.ฝ่าย…) ไม่ต้องเขียน : เจ้าหน้าที่ที่เกีย่ วข้อง ดาํ เนินงานตาม สายงานเอกสารอย่แู ล้ว(หนังสือ กพ.ทบ. ปี 2537) เรียน ผบ.ทบ. (ผ่าน เสธ.ทบ.) เขียนได้ : ผบ. มอบอาํ นาจให้, ลดเวลาตรวจสอบ อํานาจการตกลงใจ

ตวั เรื่อง (Body)  ปญั หา (Problem)  ข้อเท็จจริง (Information)  ข้อพิจารณา (Analyses)  ข้อเสนอ (Suggestion)

ปัญหา อะไรคือปัญหา / จะทาํ อะไร(ภารกิจ) สรุปประเด็นให้มีความชัดเจน สรปุ ประเด็นให้ส้นั อาจใช้ข้อย่อยช่วย นําเสนอแนวทางการแก้ปัญหาอย่างไร

ตวั อย่างการเขียนปัญหา เขียนขออนุมตั ิ เช่น ... กพ.ทบ. ขออนมุ ตั ิหลกั การ กาํ หนดคุณสมบตั ิ น.สญั ญาบตั ร เข้ารับการศึกษา หลักสตู รหลักประจํา รร.สธ.ทบ. ประจาํ ปีงบประมาณ ๔๙ และ ปีงบประมาณ ๕๐ เป็นต้นไป เขียนเป็นจดุ ประสงค์ เช่น ... เพือ่ เสนอแนะการย้าย สถานที่ต้งั รร.สธ.ทบ. แปลงนโยบาย/หาแนวทางไปสู่การปฏิบัติ เช่น ... แนวทางการปรับปรุงโครงสร้างการจดั หน่วยใน ทบ. โดยรวม ศทท. ทบ. ไว้ในการจัดของ สส. และปรบั อัตรา จก.สส. เป็น พล.ท.

ข้อเทจ็ จริง (Information) กล่าวถึงข้อเทจ็ จริงที่มีอิทธิพลต่อปญั หา หรือต่อคําแก้ปญั หาน้ัน อย่านําข้อเทจ็ จริงทีไ่ ม่จําเป็นมาเขียน ก่อนจะเขียนข้อเทจ็ จริงลงไป จงถามตัวเองเสียก่อน  มีอะไรทีท่ าํ ให้คํากล่าวนี้เป็นความจริง ที่ปฏิเสธไม่ได้  มีเอกสาร/หลักฐานยืนยนั หรือไม่  เกีย่ วข้องกบั ปญั หาท้งั หมดอย่างไร  ช่วยทาํ ให้ปัญหากระจ่างขึ้นได้อย่างไร

ขอ้ เทจ็ จริง (Information) ต้องไม่ใช่  ความเหน็ ของท่านเอง  กรณีนึกฝัน หรือการเดา  เรื่องทีน่ ่าจะเป็น หรือการทึกทักเอา

ข้อพิจารณา (Analyzing) เป็นข้อที่มีความสําคญั มากทีส่ ุด เป็นการพิจารณาวิเคราะห์ปจั จัยที่เกีย่ วขอ้ งในรายละเอียด ได้แก่  ปญั หาและข้อเท็จจริงที่ต้งั ขึ้น  รวมเข้าด้วยกับเหตุผลต่าง ๆ ตามความคิดเห็นของผู้ทํา ข้อพิจารณา  พยายามตัดสิ่งที่ไม่สาํ คัญออกไป  มีความรัดกุม พฒั นาไปตามข้ันตอน และข้อมลู ตามลาํ ดบั ทีส่ มเหตุผล

ข้อพิจารณา (Analyzing) เป็นข้อที่มีความสําคัญมากทีส่ ุด เปน็ การพิจารณาวิเคราะห์ปจั จัยที่เกี่ยวข้องในรายละเอียด ไดแ้ ก่  อาจกําหนดเป็นคาํ แก้ปัญหาไว้หลายๆทาง แล้วนาํ มา วิเคราะห์พิจารณาถึงผลดีและผลเสียของคาํ แก้ปญั หา ต่างๆ  การนาํ เสนอข้อมูลทีเ่ ป็นตวั เลข/ตาราง จะทําให้การ อธิบายหรือเสนอคาํ แก้ปัญหาชัดเจนยิ่งขึ้น  ถ้ามีความยาวมาก จะต้องทําเป็นผนวกประกอบต่างหาก

ข้อเสนอ (Suggestion) กล่าวถึงหนทางปฏิบัติด้วยข้อความทีช่ ดั เจนกะทัดรดั โดยท่วั ไปมักจะระบวุ ่าให้ใคร (หน่วยใด) ทาํ อะไร ต้องครอบคลมุ ทกุ ข้นั ตอนของปัญหา ต้องตรงกนั กับข้อสรุปของข้อพิจารณาข้างต้น

จดุ ประสงค์ (Objective) ทกุ เรือ่ งที่เขียนจะต้องมีจดุ ประสงค์ (ขมวดท้าย) ควรระบุให้ถูกต้องชดั เจนว่าต้องการให้ผ้บู งั คบั บญั ชาทาํ อะไร เช่น  จึงเรียนมาเพื่อกรุณาทราบ  จึงเรียนมาเพื่อกรุณาอนุมัติตามที่ ... เสนอในข้อ ...  จึงเรียนมาเพือ่ กรุณาดาํ ริ (เรื่องใดต้องระบุให้ชดั เจน)

จดุ ประสงค์ (Objective) อย่าเขียนว่า  “จึงเรียนมาเพื่อกรุณาพิจารณาและดาํ เนินการ ต่อไป”  สําหรบั การนําเรียนผู้บงั คับบัญชาโดยหน่วยที่ทาํ หน้าทีฝ่ ่ายอํานวยการ เพราะผู้บังคบั บัญชาจะไม่ พิจารณาเรือ่ งท่วั ๆ ไป หรือเรื่องท้ังหมด

จดุ ประสงค์ (Objective)ตวั อย่าง  จึงเรียนมาเพือ่ กรุณาพิจารณา หากเห็นเปน็ การสมควร กรุณาอนุมตั ิตามเสนอในข้อ…. ท้งั นี้อยู่ในอํานาจของ….ซึ่ง มอบให้ …. อนมุ ัติตามคาํ ส่ัง….ที่ กห…. ลง…. และกรุณาลง นามในหนงั สือที่แนบ

ทา้ ยเรือ่ ง (Ending)  ลงนามผู้จัดทํา  รายการของผนวกต่างๆ  ความคิดเหน็ ของผ้รู บั เรือ่ งผ่าน  ข้อตกลงใจของผ้มู ีอํานาจอนมุ ตั ิ

โจทย์ ๑ หนังสือเข้า

แก้โจทย์ ๑ หนงั สือเข้าหวั เรอ่ื งเนื้อเร่อื ง