สื่อวิขาสารสนเทศเพื่องานบัญชี

สารสนเทศเพื่องานบญั ชี Rapid Application Development 1

Objectives •นักศึกษาเข้าใจความสัมพนั ธ์ระหว่างกจิ การธุรกจิ กบั การบัญชี •นักศึกษาเข้าใจความหมาย และความสาคญั ของระบบบัญชี •นักศึกษาเข้าใจความสาคญั ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี และอธิบายกระบวนการภายในระบบได้อย่างถูกต้อง 2

กระบวนการธุรกจิ •ความหมายของกระบวนการธุรกจิ •ความสัมพนั ธ์ระหว่างกจิ การธุรกจิ กบั การ บญั ชี •ประเภทของธุรกจิ •เป้าหมายทางธุรกจิ และกจิ กรรมทางธุรกจิ 3

What is a business transaction? A business transaction is an economic event or condition that directly changes an entity’s financial condition or directly affects its results of operations. 4

ความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งกจิ การธุรกจิ กบั การบญั ชี กจิ กรรมทางธุรกจิ โดยทวั่ ไป จะเก่ยี วขอ้ งกบั การขายสนิ คา้ และการใหบ้ รกิ าร การบญั ชีจะทาหนา้ ท่ีจดบนั ทึกขอ้ มูลและเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจท่ีเกดิ ข้ึนใน กจิ การ แลว้ สรปุ ผลสอ่ื ออกมาในรูปของรายงานทางการเงนิ จงึ อาจกลา่ วไดว้ ่า การบญั ชีเป็นภาษาทางธุรกจิ (Language of Business) กิจการธุรกิจทุกกิจการจะมีกิจกรรมบางอย่างท่ีเหมือนกนั โดยเม่ือจะ เรม่ิ ดาเนินธุรกจิ กจิ การธุรกจิ ตอ้ งจดั หาเงนิ ทนุ มาเพ่อื ใชใ้ นการประกอบธุรกจิ โดยท่ีเงินทุนส่วนหน่ึงจะมาจากผูล้ งทุน ซ่ึงมีฐานะเป็ นเจา้ ของกิจการ หรือ อาจจะมาจากเจา้ หน้ี (หรอื ผูใ้ หก้ ูย้ ืม) เม่ือไดร้ บั เงนิ ทุนมาแลว้ กจิ การธุรกจิ จะ นาเงนิ ทนุ มาจดั สรร เช่น 5

ความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งกจิ การธุรกจิ กบั การบญั ชี – ซ้อื ท่ดี นิ อาคารและอปุ กรณ์ เพอ่ื ใชป้ ระโยชนใ์ นการผลติ หรอื เพ่อื ใชใ้ นการ จาหน่ายสนิ คา้ หรอื ใหบ้ รกิ าร หรอื เพอ่ื ใหเ้ ช่า หรอื เพ่อื ใชใ้ นการบรหิ ารงาน – ซ้อื วตั ถดุ ิบ เพอ่ื นามาใชใ้ นการผลติ สนิ คา้ (กรณีเป็นกจิ การอตุ สาหกรรม) – ซ้อื สนิ คา้ มาไวเ้ พ่อื ขาย (กรณีเป็นกจิ การซ้ือมาขายไป) – จา่ ยค่าแรงงานและเงนิ เดือนใหพ้ นกั งาน เม่ือกจิ การธุรกจิ ขายสนิ คา้ ออกไปกจ็ ะไดร้ บั เงนิ ทนุ ซ่งึ เป็นรายไดก้ ลบั คนื มา และใช้ เงนิ ทนุ เหลา่ น้ีซ้อื วตั ถดุ บิ จา่ ยคืนเงนิ กู้ จา่ ยภาระภาษี หรอื จา่ ยเงนิ ปนั ผลใหก้ บั ผูถ้ อื หนุ้ ฯลฯ อยา่ งเป็นวฏั จกั ร (Cycle) นักบญั ชีจะทาหนา้ ท่ีบนั ทกึ กจิ กรรมทางธุรกจิ เหลา่ น้นั อย่างเป็นระบบ และสอ่ื สารขอ้ มูลออกมาในรูปของงบการเงนิ 6

ประเภทของธุรกจิ กิจการให บริการ Disney Product Delta Air Lines Marriott Hotels Entertainment Merrill Lynch Transportation Sprint Hospitality and lodging Financial advice Telecommunication 7

ประเภทของธุรกจิ กิจการซ้ือมาขายไป Wal-Mart Product Toys “R” Us General merchandise Circuit City Toys Lands’ End Consumer electronics Apparel Amazon.com Internet books, music, video retailer 8

ประเภทของธุรกจิ กิจการผลิต General Motors Product Intel Boeing Cars, trucks, vans Nike Computer chips Coca-Cola Jet aircraft Sony Athletic shoes and apparel Beverages Stereos and television 9

เป้าหมายทางธุรกจิ และกจิ กรรมทางธุรกจิ เป้าหมาย กจิ กรรม กาไรสูงสุด จดั หาเงนิ ดาเนินงาน สภาพคล่อง ลงทุน 10

กระบวนการบญั ชี • กระบวนการบญั ชี และผลลพั ธ์ทไี่ ด้ • ความสาคญั ของระบบบญั ชี • ผู้ใช้ข้อมูลทางบญั ชี • การจาแนกประเภทของบญั ชี 11

กระบวนการบัญชี ระบุ  จดบันทึก เปิ ดเผยข้อมูล กจิ กรรมทาง รายการทาง ทางการเงนิ ธุรกจิ ธุรกจิ 12

ผลลพั ธ์ทไ่ี ด้จากกระบวนการ บญั ชี คอื งบการเงนิ ซ่ึงให้ข้้อูล แสดงผลกาไร 13

ความสาคญั ของระบบบญั ชี บัญชี คือ ระบุกจิ กรรมทางธุรกิจ คุณสมบตั ขิ องข้อมูล ให้ข้อมูล จดบนั ทกึ เปิ ดเผยข้อมูล เข้าใจได้ง่าย มคี วามเกีย่ วข้องกบั ธุรกจิ เพ่ือช่วยให้ผู้ใช้ข้อมูลนาไป ดาเนินกจิ กรรมต่างๆทางธุรกิจ เช่ือถือได้ นามาเปรียบเทียบได้ 14

ผู้ใช้ข้อมูลทางบญั ชี ผู้ใช้ข้อมูลภายนอก ผู้ใช้ข้อมูลภายใน •เจ้าหนี้ •ลูกค้า •ผู้จดั การ •พนักงานขาย •ผู้ถือหุ้น •ผู้ตรวจสอบภายนอกกจิ การ •พนักงาน •ฝ่ ายงบประมาณ •หน่วยงานภาครัฐ •ผู้สนใจท่ีจะลงทุน •ผ้ตู รวจสอบบญั ชีภายใน •เจ้าของกจิ การ 15

การจาแนกประเภทของบญั ชี ผู้ใช้ข้อมูลภายนอก ผู้ใช้ข้อมูลภายใน การบญั ชีการเงนิ (Financial Accounting) เป็ น การบัญชีบริหารหรือการบญั ชีเพ่ือการจัดการ วธิ ีการบัญชีจดั ทางบการเงนิ ซ่ึงได้แก่ งบกาไรขาดทุน งบดลุ (Managerial Accounting) เป็ นการจัดทาบญั ชี และงบกระแสเงนิ สด เพื่อเสนอแก่บุคคลทว่ั ไปเช่นเจ้าหนี้ นัก เพื่อฝ่ ายบริหารในการวางแผน ควบคมุ ตัดสินใจ เน้นความ เช่ือถือในแง่ทีต่ รงกบั ความต้องการของผู้บริหาร และสามารถ ลงทุน หน่วยงานรัฐบาล นาข้อมูลน้ันไปใช้ได้ทันที 16

ระบบบญั ชี ระบบบญั ชี หมายถงึ แบบแผนของการปฏิบตั งิ าน ทางการบญั ชี การจัดเกบ็ ข้อมูลทางการเงนิ การจาแนก ประเภทบญั ชี การบันทึกบญั ชี การกาหนดแบบพมิ พ์ เอกสารและสมุดบญั ชี การจดั ทารายการ และการใช้และ รักษาเอกสารและสมุดบญั ชี 17

ระบบบญั ชีมคี วามสาคญั ต่อธุรกจิ •ระบบบัญชีจะช่วยให้การบันทกึ บญั ชีเป็ นไปอย่างครบถ้วน •ระบบบญั ชี ทาให้ได้ตวั เลขข้อมูลทางการเงนิ ทถี่ ูกต้อง เชื่อถือได้ •ข้อมูลทไี่ ด้จากระบบบญั ชี สามารถนามาใช้ในการวางแผนได้ ถูกต้อง •ข้อมูลจากระบบบญั ชี นามาใช้ในการควบคุมให้การปฏิบตั งิ าน เป็ นไปตามแผน •ข้อมูลทไ่ี ด้จากระบบบัญชี ช่วยให้ผู้บริหารตดั สินใจทางการเงนิ ได้ 18

ระบบสารสนเทศการบัญชี ระบบสารสนเทศการบญั ชีประกอบด้วย 1. ระบบประมวลผลธุรกรรม 2. ระบบเช่ือมโยงข้อมูลภายในธุรกจิ 3. ระบบบญั ชีแยกประเภททั่วไป 4. ระบบออกรายงานทางการเงนิ 5. ระบบออกรายงานทางการบริหาร 19

1. ระบบประมวลผลธุรกรรม โดยปกตแิ ล้วการดาเนินธุรกจิ จะเกดิ รายการค้า หรือธุรกรรม ซ่ึงมลี กั ษณะทีค่ ล้ายคลงึ กนั แลฃะเกดิ ขนึ้ ซ้าๆ ในแต่ละวนั การเกดิ ขึน้ ซ้ากนั เรียกว่า วฏั จกั รรายการค้า(Transaction Cycle) ของระบบประมวลผลธุรกรรม แบ่งออกเป็ น 4 ประเภทคือ 1. วฎั จกั รรายจ่าย ( Expenditure Cycle) เป็ นวงจรท่เี กย่ี วข้องกบั เร่ืองของค่าใช้จ่ายต่างๆ ซึ่ง ประกอบด้วย •กระบวนการสั่งซื้อและรับสินค้า •การควบคมุ เจ้าหนแี้ ละเงนิ สดจ่าย •การซื้อสินทรัพย์ถาวร •การจ่ายเงนิ เดือนพนักงาน 2. วฏั จกั รรายได้ (Revenue Cycle) เป็ นวงจรทีเ่ กย่ี วข้องกบั รายรับเข้าธุรกจิ ซึ่งประกอบด้วย •การขายและจดั ส่งสินค้า •การแจ้งหนแี้ ละเรียกเกบ็ เงนิ •การควบคุมลกู หนแี้ ละรับชาระเงนิ 20

1. ระบบประมวลผลธุรกรรม(ต่อ) 3.วฏั จกั รการผลิต (Production Cycle) เป็ นวงจรท่ีเกยี่ วข้องกับกระบวนการในการเปลยี่ น ทรัพยากรวตั ถุดิบ ค่าแรง และค่าใช้จ่ายโรงงาน ให้เป็ นสินค้าสาเร็จรูปตามคาสั่งผลติ ของลูกค้า ซ่ึงประกอบด้วย •การควบคุมวตั ถุดิบและสินค้าคงเหลือ •การผลิต •การคานวณต้นทุนการผลติ 4.วฏั จกั รการบริหารจัดการ (Administrative cycle) คือวฏั จกั รท่ีเก่ยี วข้องกบั การบริหาร จดั การสินทรัพย์ของธุรกิจ ซึ่งประกอบด้วย •การควบคุมเงินสด •การควบคุมสินทรัพย์ 21

2. ระบบเชื่อมโยงข้อมูลภายในธุรกจิ ในลาดับแรกของการเช่ือมโยงข้อมูลภายในธุรกิจภายใต้ระบบบัญชีน้ัน จาเป็ นต้อง จดั เตรียมผงั บัญชี (Chart of Account) ซ่ึงเป็ นผังท่ีแสดงหมวดหมู่บัญชีภายใต้การ ดาเนินธุรกจิ อย่างเป็ นระเบียบ ส่วนประกอบของผงั บัญชีคือ ชื่อบัญชี รหัสบัญชี โดยแยกเป็ น 5 หมวดหมู่ คือ สินทรัพย์ หนีส้ ิน ทุน รายได้ ค่าใช้จ่าย การกาหนด จานวนหลักของตัวเลขจะขนึ้ อยู่กบั ประมาณการจานวนบัญชีท้ังหมดของธุรกจิ ตัวอย่างเช่น รหัสบัญชี 1000 หมวดบัญชี สินทรัพย์ รหัสบัญชี 2000 หมวดบัญชี หนีส้ ิน รหัสบัญชี 3000 หมวดบัญชี ทุน หรือ ส่วนของเจ้าของ รหัสบัญชี 4000 หมวดบัญชี รายได้ รหัสบัญชี 5000 หมวดบัญชี ค่าใช้จ่าย 22

สินทรัพย์(Assets) Accounts Cash Investments Receivable Resources Land Vehicles owned or Buildings controlled by a company 23 Inventories Equipment

หนีส้ ิน (Liabilities) Accounts loans Payable Creditors’ claims on assets Taxes Wages Payable Payable 24

ทุน (Equity) Owner Owner Investments Withdrawals Owner’s claims on assets Revenues Expenses 25

รายได้(Income or Revenues) Sales and Fees earned Services Miscellaneous Interest income income 26

ค่าใช้จ่าย(Expenses) Salaries Rent & Wages Interest expense Supplies Cost of sales Utilities Miscellaneous expense 27

2. ระบบเชื่อมโยงข้อมูลภายในธุรกจิ (ต่อ) ลาดบั ต่อมา คือการจัดเตรียมแฟ้มสมุดรายวนั ท่ัวไปและแฟ้มงบประมาณไว้รองรับ ธุรกรรมท่ีส่งมาจากหน่วยงานอ่ืนๆ ซึ่งมดี ังนี้ 1. ระบบการผลิต จะส่งธุรกรรมท่ีเกย่ี วข้องกับการซื้อวตั ถุดบิ และการผลติ สินค้าเข้าสู่ระบบ 2. ระบบการตลาด ส่งธุรกรรมการขายสินค้าเข้าสู่ระบบ 3. ระบบการเงนิ ส่งธุรกรรมการรับจ่ายเงินสดเข้าสู่ระบบ 4. ระบบบริหารทรัพยากรมนุษย์ ส่งธุรกรรมด้านค่าใช้จ่ายต่างๆของการบริหาร ทรัพยากรมนุษย์เข้าสู่ระบบ 5. ผู้จดั การงานบัญชี ส่งรายการปรับปรุงบัญชี และงบประมาณเข้าสู่ระบบ 6. ผู้ใช้รายงาน รับรายงานทางการเงินและการบริหารที่ออกจากระบบ 28

กระบวนการข้องระบบสารสนเทศทางบัญชี ระบบสารสนเทศ เพอ่ื การ ระบบสารสนเทศ ระบบสารสนเทศ ระบบสารสนเทศ บริหารทรัพยากรมนุษย์ ทางการตลาด ทางการเงิน ทางการผลิต ขอ้ มูลค่าใชจ้ ่าย ขอ้ มลู ขายสินคา้ ขอ้ มลู เงินสดรับ-จ่าย รายงานการตรวจสอบขอ้ มลู 1.0 ขอ้ มลู ซ้ือวตั ถุดิบ ขอ้ มลู งบประมาณ ระบบเชื่อมโยงขอ้ มลู ในธุรกิจ ขอ้ มลู ผลิตสินคา้ สมดุ รายวนั ทวั่ ไป งบประมาณ ผจู้ ดั การบญั ชี รายการปรับปรุง 2.0 ผงั บญั ชี งบทดลอง ระบบบญั ชแี ยกประเภททว่ั ไป งบทดลอง บญั ชีแยกประเภท บญั ชีแยกประเภท 3.0 งบประมาณ ระบบออกรายงานทางการเงนิ ผจู้ ดั การบญั ชี รายงานทางการเงิน 4.0 รายงานทางการบริหาร ระบบรายงานทางการบริหาร แบบรายงาน 29

กระบวนการย่อยข้องระบบเชื่อูโยงข้้อูลภายใน ระบบสารสนเทศ ขอ้ มลู ผลติ สนิ คา้ 1.1 ผงั บญั ชี ทางการผลิต ขอ้ มูลซ้ือวตั ถุดิบ การตรวจสอบขอ้ มูล ขอ้ มูลงบประมาณ งบประมาณ ระบบสารสนเทศ ขอ้ มูลขายสินคา้ รายการทผ่ี า่ นการ ทางการตลาด ตรวจสอบ ระบบสารสนเทศ ขอ้ มูลเงินสด 1.2 ผจู้ ดั การบญั ชี ทางการเงิน รับ-จ่าย การรับขอ้ มูล ขอ้ มูลงบประมาณ สมดุ รายวนั ทวั่ ไป ระบบสารสนเทศ เพ่ือ ขอ้ มูลค่าใชจ้ ่าย 1.3 รายงานตรวจสอบขอ้ มูล การบริหารทรัพยากร การพิมพร์ ายงาน มนุษย์ 30

3.ระบบบญั ชีแยกประเภททั่วไป ในระบบบญั ชีแยกประเภททว่ั ไป ประกอบด้วย 4 กระบวนการย่อย 1. การบนั ทึกรายการปรับปรุง เป็ นข้ันตอนการนาเข้ารายการปรับปรุงบัญชี ซ่ึงอาจเป็ นการ ปรับปรุงข้อผดิ พลาดท่ีพบในการเชื่อมโยงข้อมลู จากระบบสารสนเทศอื่นๆ หรือเป็ นการ ปรับปรุงรายการบญั ชีเมื่อสิ้นงวดบัญชี โดยบันทึกข้อมลู เข้าแฟ้มสมุดรายวนั ทั่วไป 2. การผ่านรายการบญั ชี เป็ นการโอนรายการจากสมดุ รายวนั ท่ัวไปเข้าสู่แฟ้มบัญชีแยกประเภท โดยเป็ นข้อมลู จากการเช่ือมโยงข้อมลู กบั สารสนเทศอ่ืนส่วนหนึง่ และป้ันข้อมูลจากการบนั ทกึ รายการปรับปรุงอกี ส่วนหน่ึง 3. การปรับปรุงยอดคงเหลือ หลงั จากทรี่ ะบบมกี ารผ่านรายการบญั ชีเรียบร้อยแล้วระบบจะทา การปรับปรุงยอดคงเหลือในบัญชีที่เกย่ี วข้องแต่ละบญั ชี ภายในแฟ้มงบทดลองให้เป็ นปัจจุบัน เช่นเพมิ่ ยอดคงเหลือในบัญชีเงนิ สด หรือการลดยอดคงเหลือในบญั ชีลูกหนี้ 4. การออกรายงานผ่านบัญชี เป็ นข้นั ตอนการออกรายงานทไ่ี ด้จากการผ่านรายการบัญชี เช่น รายงานงบทดลอง และบญั ชีแยกประเภท ให้ผู้จัดการตรวจสอบ 31

กระบวนการธุรกจิ ข้องระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป ผจู้ ดั การบญั ชี รายการปรับปรุง 2.1 ผงั บญั ชี การบนั ทึกรายการ สมดุ รายวนั ทวั่ ไป ปรับปรุง ผงั บญั ชี 2.2 การผา่ นรายการ บญั ชี ผงั บญั ชี งบทดลอง 2.3 บญั ชีแยกประเภท การปรับปรุงยอด คงเหลอื ผงั บญั ชี ผจู้ ดั การบญั ชี งบทดลอง 2.4 บญั ชีแยกประเภท การออกรายงาน การ ผา่ นบญั ชี 32

4. ระบบออกรายงานทางการเงนิ 1. การประมวลผลรายงาน เป็ นข้ันตอนหลงั จากผ่านบัญชีทุกบญั ชีเรียบร้อยแล้ว โดยระบบ จะทาการประมวลผลรายงานต่างๆ โดยใช้รูปแบบมาตรฐานของรายงานทางการเงนิ ท่ี จัดเตรียมไว้ล่วงหน้า 2. การพมิ พ์รายงาน เป็ นข้นั ตอนหลงั ประมวลผลรายงานเรียบร้อยแล้ว โดยการจดั พิมพ์ รายงานงบการเงนิ ตามรูปแบบมาตรฐาน อาทเิ ช่น งบกาไรขาดทุน งบดุล งบกระแสเงนิ สด และรายงานภาษมี ูลค่าเพม่ิ เพ่ือส่งต่อผ้ใู ช้รายงานต่อไป 3. การปิ ดบัญชี เป็ นข้นั ตอน ซึ่งทาหลงั จากออกรายงานทางการเงนิ เรียบร้อยแล้ว โดย ระบบจะทาการโอนยอดคงเหลือในบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายทุกบัญชี เข้าสู่บญั ชีกาไร ขาดทุน อน่งึ การปิ ดบญั ชีระบบควรต้งั ค่าระบบไว้ว่าทาได้เพยี งคร้ังเดยี วเท่าน้นั 33

กระบวนการธุรกจิ ข้องการออกรายงานทางการเงิน งบทดลอง 3.1 ผงั บญั ชี การประมวลผล ผจู้ ดั การบญั ชี รายงาน รายงานทางการเงนิ 3.2 รายงานทางการเงิน การพมิ พร์ ายงาน บญั ชีแยกประเภท 3.3 การปิดบญั ชี 34

รายงานทางการเงินท่นี ิยูนาเสนอแก่บุคคลภายในและภายนอกองค์กร ูี 2 ประเภทคอื งบดุล (Balance sheet) แสดงสถานะทาง การเงนิ (Financial Position). งบกาไรขาดทุน (Income statement) แสดงความสามารถในการดาเนนิ งาน (Performance) 35

5. ระบบออกรายงานทางการบริหาร 1. การจดั เตรียมรูปแบบรายงาน นักบัญชีต้องทราบความต้องการของผู้ใช้รายงานและ การออกแบบรายงานให้สอดคล้องกบั ความต้องการ ซ่ึงโปรแกรมทางการบัญชีทั่วไป อาจมเี คร่ืองมือจดั เตรียมรูปแบบรายงานเพื่ออานวยความสะดวกสาหรับข้ันตอนนี้ 2. การประมวลผลรายงาน เป็ นข้นั ตอนหลงั จากท่ีออกรายงานทางการเงินเสร็จสิ้นแล้ว และนาข้อมูลจากงบทดลองหลังปิ ดบัญชีมาทาการวเิ คราะห์ข้อมูลเพม่ิ เติม เช่น ทาการ วเิ คราะห์งบการเงนิ การออกรายงานด้านงบประมาณเพ่ือเปรียบเทียบตัวเลขรายได้ และค่าใช้จ่ายที่แท้จริง กบั ตัวเลขประมาณการ 3. การพมิ พ์รายงาน เป็ นการพมิ พ์รายงานที่เป็ นผลลพั ธ์จากการประมวลผลภายใต้ รูปแบบรายงานทางการบริหารท่ีจัดเตรียมไว้ล่วงหน้า เพื่อส่งผู้ใช้รายงานต่อไป 36

กระบวนการธุรกจิ ข้องการออกรายงานทางการบริหาร แบบรายงาน 4.1 การจดั เตรียมแบบ รายงาน งบทดลอง งบทดลอง งบประมาณ รายงานทางการบริหาร 4.2 การประมวลผล รายงาน 4.3 รายงานทางการบริหาร ผใู้ ชร้ ายงาน การพิมพร์ ายงาน 37

End of Chapter 3 38