หน่วยที่ 4 การเขียนบันทึก

หนว ยที่ ๔ การเขียนบันทกึ

ความหมายของการเขยี นบนั ทกึ

การเขียนบนั ทกึ พจนานกุ รมฉบับราชบณั ฑติ ยสถาน พ.ศ.๒๕๕๔ หนา ๖๖๔ ได ใหค วามหมายวา บนั ทึก ก. จดขอความเพอ่ื ชวยความทรงจําหรือ เพือ่ เปน หลกั ฐาน เชน บันทกึ รายงานการประชมุ บันทกึ ภาพ บันทึกเสียง จดยอ ๆ ไวเ พอื่ ใหรเู รอ่ื งเดมิ , ยน ยอ, ทําใหส ัน้ ... ขอ ความทีน่ าํ มาจดยอ ๆ ไวเพ่อื ใหรเู ร่อื งเดมิ

มหาวทิ ยาลยั สโุ ขทัยธรรมาธริ าช ภาษาไทย ๖. (การเขยี นสําหรบั ครู) ๒๕๓๐ หนา ๘๓๙ ไดใ หค วามหมายของคาํ วา “บันทกึ ” ไว วา น. ขอความทีจ่ ดไวเพ่อื ชวยความทรงจาํ หรอื เพอื่ เปน หลกั ฐาน, ขอความที่นาํ มาจดยอๆ ไวเ พ่อื ใหรูเ รอ่ื งเดิม

อาจกลาวไดว า การเขยี นบนั ทึก หมายถึง การเขยี นขอ ความสัน้ ๆ เพอื่ แจงขา วสารหรือตดิ ตอ งานแบบกึง่ ทางการหรอื ไมเ ปน ทางการนกั อาจใชร ูปแบบท่กี าํ หนดไวหรอื ไมมรี ูปแบบทก่ี าํ หนด แนนอนกไ็ ด โดยมีวตั ถปุ ระสงคเพอ่ื ชแ้ี จง เสนอเรื่องราวหรอื รายงานส่งิ ทไ่ี ดค นควา ขอมูลอยางมรี ะบบ

การเขียนบนั ทกึ เปน วธิ ีการรบั สารอยางหนึ่งทไ่ี ดรบั ความ นยิ มอยางแพรหลายและสามารถเขียนบนั ทกึ จากแหลง ขอมูลตาง ๆ ได ๓ ทาง ดงั น้ี ๑. เขียนบันทกึ จากการฟง ๒. เขยี นบันทึกจากการอา น ๓. เขยี นบนั ทกึ จากเหตกุ ารณหรอื ประสบการณ

หลกั การเขียนบนั ทึกและวธิ เี ขยี นบันทกึ ทั่วไป

การเขยี นบนั ทึกท่ีมคี ุณภาพ ควรใชหลกั สาํ คัญดงั ตอ ไปนี้ ๑. เขยี นบันทึกตามขอ เท็จจรงิ และมคี วามถกู ตองชดั เจน ๒. บอกแหลง ท่ีมาของขอ มลู วนั เดอื น ป ที่จด บันทึก ๓. เขียนบนั ทกึ ใหม รี ะเบยี บ อา นงา ย เรยี งลําดับ เนอื้ หาอยางเปน ระบบ ๔. ใชเคร่ืองหมายหรอื สัญลักษณต าง ๆ แทน ขอความบางอยา งเพ่ือใหสามารถเขียนบันทกึ ได รวดเร็วข้นึ

วธิ เี ขยี นบันทกึ ทั่วไป

วิธีเขียนบันทึกสามารถทาํ ไดหลายวธิ ตี ามจดุ มงุ หมายของผทู จ่ี ะ เขยี นบนั ทึก โดยท่ัวไปจะมีวิธีปฏิบัติดังนี้ ๑. เขยี นบันทกึ เฉพาะสาระสาํ คญั ของเรอ่ื งท่ไี ดอ า น ไดฟ ง หรือพบเหน็ มาดว ยสํานวนภาษาของตนเอง ๒. เขยี นขอ ความสาํ คัญทเ่ี ปนคําพูด หลกั ฐาน หรอื คํากลาว อา งอิง ตามความเปน จริงใหครบถว น ๓. คดั ลอกขอความสําคัญตอนใดตอนหนึง่ จากเอกสารเพอ่ื เกบ็ ไวใชอางอิง ใหตรงกบั ตน ฉบับทุกประการ แลว ใส เครือ่ งหมายคําพูด (อัญประกาศ) กํากับไว ๔. เขยี นบันทกึ ขอ สังเกต ขอเสนอแนะ หรือความคิดเห็น เพมิ่ เตมิ ไวตามความเหมาะสม

รปู แบบของการเขยี นบนั ทกึ

๑. บนั ทึกโดยการใชน ามบตั ร

มักใชใ นโอกาสที่ผูต องการจะติดตอดว ยไมอ ยูนยิ มเขียนขอความ ทตี่ อ งการใหผ ูรับทราบไวด านหลงั นามบตั ร ซง่ึ เปน กระดาษวา ง ไมม ีขอความใด ๆ นามบตั รจะชวยใหผรู ับทราบวา ใครเปน ผูมา ตดิ ตอ กลบั ไปไดตามที่อยูทป่ี รากฏในนามบัตร เหตุทใี่ ชก ระดาษ นามบตั รเพราะจะไดไ มเสยี เวลาเขียนที่อยขู องผทู ่ีมาตดิ ตอ

ตวั อยาง บนั ทึกโดยใชนามบตั ร



๒. บนั ทกึ โดยใชจ ดหมาย

นิยมใชเขียนเปนจดหมายขนาดสนั้ มกั ใชในโอกาสที่บคุ คลที่มีค วามคุนเคยกนั จําเปนตอ งตดิ ตอ กนั อยา งไมม ีพิธรี ีตองนัก นิยมรี ยกวา จดหมายนอ ย เปน การเขียนจดหมายขนาดเลก็ ซ่ึงไม เครงครัดเรอื่ งรูปแบบ โดยมากผเู ขียนมกั จะเปนผบู ังคบั บญั ชา หรือผูอาวโุ สทีส่ ามารถเขยี นส่ังการผนู อยได



๓. บนั ทกึ โดยใชแ บบฟอรม รบั โทรศพั ท

โอกาสทใี่ ชบ ันทกึ มักเปนกรณที ่ีมีผูโทรศัพทเขา มาแตผทู ่ี ตองการพูดดวยไมอยผู รู บั โทรศพั ทจ ําเปน ตองใหฝ าก ขอความไวแ ลวบันทึกลงในแบบฟอรม รับโทรศัพทเ พอื่ แจง ให ผรู บั ทราบ



๔. บนั ทกึ โดยใชก ระดาษบนั ทกึ ขนาดส้นั

โอกาสท่ีใชม ักใชใ นการติดตองานหรอื แจา รหรอื ใชตอบรับ การรับของเพือ่ เปน หลกั ฐาน หรือเปนการสง่ั การของผู บงั คับบัญชาถึงผใู ตบ ังคับบัญชาดวยขอความทีเ่ ปนคําสง่ั อยางส้ันๆ



๕. บนั ทึกโดยใชใบชว ยความจาํ

โอกาสทใี่ ชมักเปน เรอื่ งทจ่ี าํ เปนจะตองตดิ ตอหรอื ดาํ เนนิ การ ใหเ รียบรอย แตในขณะนนั้ ยังมภี ารกิจหรือหนา ทอ่ี ่นื ตองทาํ ไมสะดวกตดิ ตอหรอื ดาํ เนนิ การไดในทนั ทีจงึ จาํ เปนตอ งเขยี น บนั ทึกเพอื่ เตือนความจําของตนเอง เพราะเกรงวาจะลมื มัก ใชกระดาษขนาดส้ัน



๖. บนั ทกึ โดยใชก ระดาษ บนั ทกึ ขอความ

โอกาสท่ีใชมักใชในการติดตอ สือ่ สารภายในองคกรหรือหนวยงาo เดยี วกนั กระดาษท่ใี ชตองเปน กระดาษบันทึกขอ ความทีม่ ีตวั ครุฑสงู ๑.๕ เซนติเมตร ผใู ตบ งั คบั บัญชาจะใชใ นกรณที ต่ี อ งการรายงานดาํ เนนิ งาน หรอื แจง ความประสงคหรอื ขออนญุ าตผบู ังคับบัญชาปฏิบัติงานซึง่ อยูใน อํานาจและหนาท่ที ผ่ี ูบงั คบั บัญชาจะส่ังการได ถาผูบังคับบญั ชาใชก็จะใช ในกรณตี องการเวียนหนังสอื เพ่ือแจงใหบ คุ ลากรภายในหนว ยงานทราบ แมสํานวนภาษาในการเขยี นบันทกึ ขอ ความอาจจะไมเ ครง ครัดเทา หนงั สอื สง ออก แตก็ถอื เปนหลกั ฐานทางราชการได



สว นประกอบของการเขียนบนั ทกึ และวิธเี ขยี นบันทึก

๑.คาํ ขนึ้ ตนบนั ทึก สวนมากใชคําข้ึนตน เชน เดียวกบั การเขียนหนงั สือโดย ทั่วไปซงึ่ มกั จะขึน้ ตนดวยชอ่ื บุคคลหรอื ตาํ แหนง เชน เรยี น คณุ สดุ า กล่ินจนั หอม เรยี น อาจารยพรสุดาทีเ่ คารพ เรียน ผูอาํ นวยการวทิ ยาลยั เทคนคิ ราชบุรี เรียน ผูจัดการธนาคารออมสิน สาขาราชบรุ ี หากเปน การเขียนบนั ทกึ ถึงผูท ที่ าํ งานรว มกนั อาจใชคําข้นึ ตน เปน ช่อื ของผูรบั บันทึกเลยเชน คณุ คมสัน

๒. การเขยี นบันทกึ ภาษาท่ีใชใ นการเขยี นบนั ทึกขอความขึน้ อยูกบั ความ สัมพนั ธตําแหนงหนาท่ีการงานและความอาวุโสของผรู ับและผูเขียน อยางไรก็ตาม การใชภาษามีขอควรคาํ นงึ ถงึ ดงั น้ี ๑. ควรใชถอยคําที่ส้นั ๆ กะทดั รัดชดั เจน แสดงจดุ ประสงคที่ ตองการติดตอ กบั เจา หนา ท่ี ๒. ควรใชถอยคําทเ่ี หมาะสมกบั ฐานะของบคุ คลท่ตี ดิ ตอ ดว ย

๓. การลงทายบันทึก นิยมลงทา ยดว ยชื่อ-นามสกุลตัวบรรจง ตามดว ย วนั เดือน พ.ศ. และอาจลงเวลากาํ กับไวดว ย ถาสนิทสนมกันมากอาจลงทา ยดว ยชือ่ เลน ก็ได เชน จุม กุง ฟา ใน กรณที ผี่ ูเขยี นถึงเปนผอู าวโุ สก็ควรลงทายดวยคาํ วาขอแสดงความนับถือ หรือดว ยความเคารพ ผูเขยี นบันทึกอาจลงทายดว ยลายเซ็นในกรณีทีม่ ัน่ ใจวา ผรู บั จะรจู ัก และจาํ ลายเซน็ ของผบู ันทึกได มฉิ ะนนั้ ผรู บั บันทกึ จะไมทราบวาใครเปนผู บันทกึ





สรปุ สาระสาํ คญั การเขยี นเปนกระบวนการสง สารที่มคี วามสาํ คัญในชีวติ ประจําวนั และในงานอาชพี การเขยี นรายงานการปฏบิ ตั ิงาน เปนการสง สารเพือ่ นําเสนอรายงานใหผ บู ังคับบัญชาทราบ โดยมงุ ใหเ กดิ ความเขาใจกัน หรือเพ่ือแสดงขอ เท็จจรงิ ทไี่ ด ปฏบิ ตั มิ าแลวเพ่ือประโยชนท ง้ั ในชีวติ ประจําวนั และในงาน อาชพี

สมาชิกกลุม ๑. นางสาวจตุ ภิ รณ เนตกิ ุลทอง เลขที่ ๗ ๒.นางสาวนภัสสร เจริญบญุ เลขท่ี ๑๑ ๓.นางสาวน้าํ ซอตะ เลขท่ี ๑๒ ปวส.๑/๓ บช. วิทยาลัยอาชวี ศึกษาเชยี งใหม