การพิมพ์จดหมายธุรกิจ

192 บทท่ี 8 จดหมายธุรกจิ สาระสาํ คัญ จดหมายธรุ กิจ ถือเป็ นการส่ือสารธุรกิจรูปแบบหนง่ึ ที่ใช้ตดิ ตอ่ ระหวา่ งกนั ในวงธุรกิจ โดยมี จดุ ประสงค์อยา่ งใดอยา่ งหนง่ึ ในการดําเนินธุรกิจ เชน่ เสนอขายสนิ ค้าหรือบริการ สงั่ ซือ้ สนิ ค้าและ ตอบรับการสง่ั ซือ้ ติดตามหนี ้ ร้องเรียนเก่ียวกบั ข้อผิดพลาดหรือความเสียหาย เป็ นต้น จดหมายธุรกิจ สว่ นใหญ่มีรูปแบบและการใช้ภาษาเป็ นทางการ หรือคอ่ นข้างเป็ นทางการ ความหมายของจดหมายธุรกจิ จดหมายธุรกิจ หมายถึง จดหมายท่ีใช้ในการติดต่อสื่อสารระหว่างบริษัท ห้างร้ าน หน่วยงานตา่ งๆ ทงั้ ภาครัฐและภาคเอกชน ซงึ่ เกี่ยวกบั ธุรกิจ ทงั้ ด้านการเงิน การค้าขาย ตลอดจน การบริการตา่ งๆ จดหมายธุรกิจก่อให้เกิดประโยชน์ดงั นี ้ 1. ประหยดั เวลา แรงงานและคา่ ใช้จ่าย 2. เป็ นเอกสารป้ องกนั ความคลาดเคล่ือน 3. เป็ นส่อื กลางท่ีก่อให้เกิดไมตรีจิต ระหวา่ งผ้ปู ระกอบการและลกู ค้า 4. เป็ นหลกั ฐานเพ่ือความเข้าใจที่ชดั เจน ถกู ต้อง 5. เป็ นสื่อในการแจ้งขา่ วสารใหมๆ่ ระหวา่ งธุรกิจกบั ลกู ค้า 6. ใช้เก็บเป็ นหลกั ฐานอ้างอิงในกรณีที่เกิดปัญหาขดั แย้ง ตกลงกนั ไมไ่ ด้ ลักษณะจดหมายธุรกจิ ท่ดี ี ลกั ษณะของจดหมายธรุ กิจทีดมี ีดงั นี ้ 1. กะทดั รัด ชดั เจน เป็นการเลอื กสรรถ้อยคํา การใช้ภาษา การลําดบั ความ มีวตั ถปุ ระสงค์ ในการเขียนแนน่ อน ไมเ่ ยน่ิ เย้อ ผ้อู า่ นสามารถเข้าใจได้ทนั ที 2. สภุ าพ คือ การใช้สาํ นวนภาษาท่ีสภุ าพ แสดงความเป็ นมิตรท่ีดตี อ่ กนั 3. สมบรู ณ์ คือ เนือ้ หาครอบคลมุ เร่ืองราวทงั้ หมด ทงั้ สาเหตแุ ละจดุ ประสงค์ท่ีต้องการแจ้ง ให้ผ้รู ับทราบ

193 4. แนบเนียน คอื การใช้ภาษาเหมาะสม ถกู ต้องตามกาลเทศะ รู้วา่ สง่ิ ใดควรเขียน สงิ่ ใด ควรหลีกเลยี่ งในการเขียน 5. คาํ นงึ ถงึ ผ้อู า่ น คอื ต้องให้ความสนใจผ้อู า่ นเสมอวา่ อา่ นแล้วรู้สกึ อยา่ งไร อนั จะนํามาซง่ึ สมั พนั ธภาพที่ดีตอ่ กนั 6. สะอาดและเป็ นระเบยี บ ควรคํานงึ ถึงเรื่องการพมิ พ์ เชน่ ต้องสะอาด การเว้นระยะบรรทดั กนั้ หน้า กนั้ หลงั มกี ารจดั ข้อความให้เป็ นระเบียบสวยงาม เพื่อให้ผ้รู ับเกิดความประทบั ใจ รูปแบบของจดหมายธุรกจิ จดหมายธุรกิจท่ีนยิ มใช้มีหลายรูปแบบ คอื จดหมายธุรกิจธรรมดา จดหมายธุรกิจแบบ ราชการ และจดหมายธรุ กิจแบบสากล ดงั นี ้ 1. จดหมายธรุ กิจแบบธรรมดา เขียนคล้ายจดหมายราชการ โดยขนึ ้ ต้นด้วยคําวา่ ”เรียน” 2. จดหมายธรุ กิจแบบราชการ เป็ นรูปแบบท่ีวางรูปแบบเหมือนหนงั สือราชการภายนอก โดยดดั แปลงรายละเอยี ดให้เหมาะสมกบั หน่วยงาน 3. จดหมายธุรกิจแบบสากล เป็ นการวางรูปแบบจดหมายเหมือนกบั จดหมายตา่ งประเทศ ปัจจบุ นั นีม้ ี 3 แบบ คือ 3.1 แบบบลอ็ ก (Full Block style) เป็ นรูปแบบที่พิมพ์ให้ทกุ บรรทดั ชิดเส้นกนั้ หน้า ยกเว้น เฉพาะท่ีอยผู่ ้สู ง่ (กรณีที่ใช้หวั จดหมายที่พมิ พ์สําเร็จรูปไว้) 3.2 แบบกึ่งบล็อก (Modified block style) เป็ นรูปแบบที่พิมพ์ให้ส่วนเลขที่จดหมาย ท่ีอย่ขู องผ้รู ับ คําขึน้ ต้น และส่ิงที่ส่งมาด้วย อย่ชู ิดเส้นกนั ้ หน้าและส่วนที่อยู่ของผู้ส่ง วนั เดือน ปี คําลงท้าย ลายมือช่ือ ช่ือเต็ม และตําแหน่ง อย่กู ลางหน้ากระดาษหรือค่อนไปทางขวาเล็กน้อย สว่ น “เร่ือง” จะพมิ พ์ก่ึงกลางหน้ากระดาษ 3.3 แบบยอ่ หน้า (Indented style) เป็ นรูปแบบเหมือนกบั แบบกึ่งบลอ็ ก นอกจากนี ้ ในสว่ น ข้อความต้องพิมพ์ให้บรรทดั แรกของข้อความแต่ละย่อหน้าร่นเข้าไปประมาณ 20 เคาะวรรค และอาจนําเอาสว่ นเรื่อง พมิ พ์อยเู่ หนือคาํ ขนึ ้ ต้นก็ได้

194 โครงสร้างจดหมายธุรกจิ แบบไทย (ธรรมดา) ท่ี……../…….. 3 ซ.ม. ระยะขนาดอกั ษรเป็น 8 ที่อยผู่ ้สู ง่ ……………………………………. เร่ือง …………………………. ระยะขนาดอกั ษรเป็น 16 ระยะขนาดอกั ษรเป็น 8 วนั เดอื น ปี คาํ ขนึ ้ ต้น ระยะขนาดอกั ษรเป็น 9 ( 20 เคาะวรรค) ข้อความเหต…ุ ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………ร…ะย…ะบร…รท…ดั ป…กต…ิเท่า…กบั …1 …Ent…er ……………….. ( 20 เคาะวรรค) ข้อความสบื เนื่อง………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………ระ…ยะ…ขน…าดอ…กั ษ…รเ…ป็น…9 ……………………….. ( 20 เคาะวรรค) ข้อความสรุป…………………………………………………………………………….. คาํ ลงท้าย มีคา่ เท่ากบั 4 Enter ระยะขนาดอกั ษรเป็น 8 ลายมือชื่อ ระยะบรรทดั ปกติเท่ากบั 1 Enter (ชื่อเตม็ ) ระยะบรรทดั ปกตเิ ทา่ กบั 1 Enter ตาํ แหนง่ สง่ิ ท่ีสง่ มาด้วย (ถ้ามี) โครงสร้างจดหมายธุรกจิ แบบบล็อก

195 โครงสร้างจดหมายธุรกจิ แบบราชการ 3 ซ.ม. ท่ีอยผู่ ้สู ง่ ……………………………………. …………………………. ที่……../…….. ระยะขนาดอกั ษรเป็น 16 ระยะขนาดอกั ษรเป็น 8 วนั เดอื น ปี เรื่อง ระยะขนาดอกั ษรเป็น 8 คําขนึ ้ ต้น อ้างถงึ (ถ้ามี) ระยะขนาดอกั ษรเป็น 8 สงิ่ ท่ีสง่ มาด้วย (ถ้ามี) ระยะขนาดอกั ษรเป็น 8 ระยะขนาดอกั ษรเป็น 8 (20 เคาะวรรค) ข้อความเหต…ุระย…ะข…นา…ดอกั…ษร…เป็…น 9………………………………………………………….... …………………………………………………………………………………………………………….. (20 เคาะวรรค) ข้อความสืบเน่ือง…………ร…ะย…ะบร…รท…ดั ป…กต…ิเท่า…กบั …1 E…nt…er ……………………………………. …………………………………………………………………………………………………………….. ระยะขนาดอกั ษรเป็น 8 ( 20 เคาะวรรค) ข้อความสรุป…………………………………………………………………………….. ระยะขนาดอกั ษรเป็น 9 คาํ ลงท้าย มีคา่ เทา่ กบั 4 Enter ลายมือชื่อ ระยะบรรทดั ปกตเิ ท่ากบั 1 Enter (ช่ือเตม็ ) ระยะบรรทดั ปกติเท่ากบั 1 Enter ตําแหนง่ ระยะขนาดอกั ษรเป็น 9 โทรศพั ท์.................

196 โครงสร้างจดหมายธุรกจิ แบบบล็อก 3 ซ.ม. ท่ีอยผู่ ้สู ง่ ……………………………………. …………………………. ระยะขนาดอกั ษรเป็น 16 ท่ี........./........... ระยะขนาดอกั ษรเป็น 8 วนั เดือน ปี ระยะขนาดอกั ษรเป็น 8 ที่อยผู่ ้รู ับ…………………… ……………………………… ……………………………… คาํ ขนึ ้ ต้น ระยะขนาดอกั ษรเป็น 8 ระยะขนาดอกั ษรเป็น 8 เร่ือง โครงสร้างจดหมายธุรกจิ แบบก่งึ บล็อก ระยะขนาดอกั ษรเป็น 9 ข้อความ…………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ระยะขนาดอกั ษรเป็น 9 คาํ ลงท้าย มีคา่ เทา่ กบั 4 Enter ลายมือชื่อ ระยะบรรทดั ปกตเิ ท่ากบั 1 Enter (ชื่อเตม็ ) ระยะบรรทดั ปกติเท่ากบั 1 Enter ตําแหนง่ ระยะขนาดอกั ษรเป็น 9 ชื่อยอ่ ผ้พู ิมพ์ ระยะบรรทดั ปกตเิ ท่ากบั 1 Enter สง่ิ ท่ีสง่ มาด้วย

197 โครงสร้างจดหมายธุรกจิ แบบก่ึงบล็อก ท่ี……./……… ท่ีอยผู่ ้สู ง่ ……………………………………. …………………………. ระยะขนาดอกั ษรเป็น 16 วนั เดอื น ปี ท่ีอยผู่ ้รู ับ…………………… ……………………………… ……………………………… คาํ ขนึ ้ ต้น เรื่อง ข้อความ…………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ……………………………โค…ร…งส…ร้ า…ง…จด…ห…มา…ยธ…ุร…กจิ …แ…บบ…ย…่ อห…น…้ า…………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… คําลงท้าย ช่ือยอ่ ผ้พู ิมพ์ ลายมือช่ือ สงิ่ ที่สง่ มาด้วย (ถ้ามี) ชื่อเตม็ ตําแหนง่ ระยะบรรทดั ปกตเิ ท่ากบั 1 Enter

198 จดหมายธุรกจิ แบบย่อหน้า ท่ีอยผู่ ้สู ง่ ……………………………………. …………………………. ที่......../………… วนั เดือน ปี ระยะขนาดอกั ษรเป็น 8 ท่ีอยผู่ ้รู ับ…………………… ……………………………… ……………………………… เรื่อง ระยะขนาดอกั ษรเป็น 8 คาํ ขนึ ้ ต้น ระยะขนาดอกั ษรเป็น 9 ข้อความ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… ระยะขนาดอกั ษรเป็น 9 คาํ ลงท้าย ลายมือช่ือ ช่ือเตม็ ตําแหนง่ ช่ือยอ่ ผ้พู ิมพ์ ระยะบรรทดั ปกติเท่ากบั 1 Enter สง่ิ ท่ีสง่ มาด้วย (ถ้ามี)

199 ส่วนประกอบของจดหมายธุรกจิ จดหมายธรุ กิจโดยทวั่ ไป มีสว่ นประกอบดงั นี ้ 1. ท่อี ย่ผู ู้ส่ง หมายถึง ชื่อและที่ตงั้ ของบริษัท ห้างร้าน หรือกิจการเจ้าของจดหมาย เพื่อบอก ให้ทราบวา่ จดหมายฉบบั ดงั กลา่ วมาจากที่ใด โดยอาจพมิ พ์ไว้อยกู่ ลางหน้ากระดาษ ทางด้านซ้าย หรือทางด้านขวามือก็ได้ ปกติบริษัท ห้างร้าน หรือกิจการทวั่ ไปนิยมใช้กระดาษพิมพ์หวั จดหมาย สําเร็จรูปไว้แล้ว ซงึ่ มีการออกแบบตา่ งๆ กนั ไป แตส่ ว่ นใหญ่นิยมใสต่ ราบริษัท (Logo) หมายเลข โทรศพั ท์ หมายเลขโทรพมิ พ์ หรือโทรสารของบริษัทไว้เพื่อสะดวกในการตดิ ตอ่ และเพื่อเป็ นการ โฆษณาประชาสมั พนั ธ์ และในปัจจบุ นั นอกจากการตดิ ตอ่ ตอ่ ธุรกิจขยายกว้างไปสตู่ า่ งประเทศ มากขนึ ้ เพ่ือให้เกิดความสะดวกบริษัทส่วนใหญ่จึงนิยมพิมพ์หวั จดหมายสําเร็จรูป ทงั้ ภาษาไทย และภาษาองั กฤษควบคกู่ นั ไป กรณีไมม่ ีหวั จดหมายสาํ เร็จรูป ให้พิมพ์ช่ือและที่ตงั้ ของบริษัทเอง โดยมีรายละเอียดไมเ่ กิน 3-4 บรรทดั 2. ท่ี ให้เขียนเลขท่ีจดหมายและปี พทุ ธศกั ราชที่จดั ทําจดหมายฉบบั เพื่อประโยชน์ในการ จดั เก็บเอกสารและอ้างองิ ตอ่ ไป เลขที่จดหมายนยิ มกําหนดขนึ ้ โดยเรียงตามลาํ ดบั ของจดหมายท่ี จดั ทําขนึ ้ ในแตล่ ะปี อาจเร่ิมด้วยตวั อกั ษร และตามด้วยตวั เลข 1 เรียงเป็ นลาํ ดบั ไป บางครัง้ แตล่ ะ หนว่ ยงานหรือกิจการอาจมีวธิ ีการกําหนดเลขที่จดหมายแตกตา่ งกนั ออกไป 3. วัน เดือน ปี หมายถึง วนั เดือน ปี ท่ีเขียนจดหมาย เพื่อเป็ นข้อมลู ในการอ้างอิงหรือ การติดตอ่ อนั อาจมีขนึ ้ ในภายหลงั ให้ลงเฉพาะตวั เลขของวนั ท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตวั เลขของ ปี พ.ศ. 4. ท่อี ยู่ผู้รับ หมายถงึ การระบชุ ื่อ ตําแหนง่ และที่อยขู่ องผ้รู ับเพ่ือประโยชน์สําหรับการเก็บ จดหมายไว้เป็นหลกั ฐาน ในสว่ นของที่อยผู่ ้รู ับนี ้นิยมระบชุ ื่อตําแหนง่ และที่อยขู่ องผ้รู ับ ซงึ่ รวมถึง รหสั ไปรษณีย์ด้วย ควรให้ข้อมลู อยา่ งครบถ้วนและไมค่ วรใช้ตวั ยอ่ หากไมแ่ น่ใจเกี่ยวกบั ข้อมลู สว่ นใดควรตรวจสอบหาข้อมลู ที่ถกู ต้อง ซงึ่ สง่ ผลตอ่ ความรู้สกึ ของผ้รู ับจดหมายเกิดความไมพ่ อใจได้ ผ้เู ขียนจดหมายธุรกิจบางรายไมน่ ิยมใสอ่ ยผู่ ้รู ับไว้ 5. เร่ือง หมายถงึ เร่ืองหรือสาระสําคญั สนั้ ๆ ของจดหมายฉบบั นนั้ มีลกั ษณะคล้ายกบั เร่ืองในหนงั สือราชการภายนอกหรือบนั ทกึ ข้อความ เป็นสว่ นที่ให้ข้อมลู แก่ผ้รู ับ ก่อนที่จะอา่ นเนือ้ ความ ในจดหมายเพ่ือให้พอทราบวา่ จดหมายฉบบั นนั้ มีจดุ ประสงค์อยา่ งไร เรื่องควรมีลกั ษณะสนั้ กะทดั รัด แตไ่ ด้ใจความสาํ คญั ครอบคลมุ รายละเอยี ดและจดุ ประสงค์ของจดหมาย ควรมีความยาวอยู่ ระหวา่ ง 1/2 - 1 บรรทดั แตไ่ มค่ วรเกิน 2 บรรทดั ในจดหมายธรุ กิจสว่ นมากนิยมวางตาํ แหนง่ ของ ”เร่ือง” ไว้ก่อนขนึ ้ สว่ นข้อความ บางหนว่ ยงานอาจยดึ ถือตามรูปแบบของจดหมายตดิ ตอ่ ราชการ

200 6. คาํ ขนึ้ ต้น การใช้คําขนึ ้ ต้นในจดหมายธุรกิจทวั่ ไปนิยมใช้ “เรียน”ตามด้วยตาํ แหน่งหรือ ช่ือของผ้ทู ่ีจดหมายนนั้ มีถึง 7. เนือ้ หาหรือใจความสาํ คญั หมายถงึ สว่ นที่เสนอเนือ้ หาหรือสาระสาํ คญั ของจดหมาย ที่เขียน ตามปกตแิ ล้ว จะแบง่ เนือ้ หาออกเป็ นตอน ๆ เพอ่ื ให้ชดั เจนและเข้าใจงา่ ย อาจมีมากกวา่ หนงึ่ ยอ่ หน้า 8. คาํ ลงท้าย โดยทว่ั ไปนิยมใช้คําวา่ “ขอแสดงความนบั ถือ” แตท่ งั้ นีต้ ้องใช้ให้สอดคล้อง กบั คาํ ขนึ ้ ต้น และถกู ต้องกบั ระดบั ชนั้ ของบคุ คล 9. ลายมือช่อื เป็ นการลงลายมือช่ือเจ้าของจดหมาย 10. ช่ือเตม็ หมายถงึ การพมิ พ์ชื่อเตม็ ของเจ้าของลายมือชื่ออนั ได้แก่ ช่ือ นามสกลุ และ คํานําหน้าบอกสถานภาพ ตลอดจนตําแหนง่ โดยพมิ พ์หา่ งจากคําลงท้ายประมาณ 4 ระยะบรรทดั เพื่อเว้นที่วา่ งไว้สําหรับลงลายมือช่ือ นอกจากการพมิ พ์ชื่อเตม็ แล้ว บริษัทบางแหง่ นิยมพมิ พ์ชื่อ บริษัทไว้ในสว่ นนีด้ ้วย โดยอาจพมิ พ์ให้อยเู่ หนือหรือใต้ชื่อที่พมิ พ์เตม็ 11. ส่ิงท่สี ่งมาด้วย หมายถึง สว่ นที่ระบชุ ่ือสง่ิ ของหรือเอกสารท่ีสง่ ไปพร้อมกบั จดหมาย ฉบบั นนั้ ในกรณีท่ีมีสง่ิ ของหรือเอกสารมากกวา่ 1 รายการ นิยมบอกเป็ นเลขลําดบั หากพิมพ์ตาม รูปแบบของจดหมายตดิ ตอ่ ราชการ อาจวางตาํ แหนง่ ของสงิ่ ที่สง่ มาด้วยตอ่ จากสว่ นคาํ ขนึ ้ ต้น 12. อกั ษรย่อช่ือผู้ลงนามและผู้พมิ พ์ หมายถงึ สว่ นท่ีระบอุ กั ษรยอ่ ช่ือผ้ลู งนามและผ้พู มิ พ์ โดยการนําพยญั ชนะต้นของชื่อและช่ือสกลุ ของผ้ลู งนาม และผ้พู มิ พ์มาเขียนยอ่ ไว้ โดยระบอุ กั ษรยอ่ ช่ือผ้ลู งนามไว้เป็ นอนั ดบั แรกและอกั ษรย่อช่ือผ้พู ิมพ์ไว้เป็ นอนั ดบั หลงั เช่น ถ้าผ้ลู งนามมีช่ือว่า นายเดชา นวลดี ก็จะได้อกั ษรยอ่ ชื่อผ้ลู งนามวา่ ดน และถ้าผ้พู มิ พ์มีช่ือวา่ นางสาวสมปอง เรืองประชา อกั ษรยอ่ ชื่อผ้พู มิ พ์ คอื สร ดงั นนั้ จงึ สามารถระบอุ กั ษรยอ่ ช่ือผ้ลู งนามและผ้พู มิ พ์ได้วา่ ดน/สร 13. ข้อสังเกตอ่นื ๆ ในสว่ นตอ่ จากลายมือช่ือและการพมิ พ์ช่ือเตม็ ผ้เู ขียนจดหมายธุรกิจ อาจรวมข้อสงั เกตอื่น ๆ ไว้ชิดเส้นกนั้ หน้าด้วยในกรณีที่มีความจําเป็นอนั ได้แก่ 13.1 สาํ เนาส่ง หมายถงึ สว่ นท่ีแจ้งให้ผ้รู ับจดหมายทราบวา่ ผ้สู ง่ ได้จดั ทําสาํ เนาจดหมาย สง่ ไปให้หนว่ ยงานหรือบคุ คลใดทราบบ้างแล้ว โดยพิมพ์ช่ือของหนว่ ยงานหรือช่ือหรือตําแหนง่ ของ บคุ คลที่สง่ สําเนาไปให้เพ่ือเป็นที่เข้าใจระหวา่ งผ้สู ง่ และผ้รู ับ หากมีสาํ เนาจดหมายสง่ ไปให้หนว่ ยงาน หรือบคุ คลมากกวา่ หนงึ่ แหง่ นิยมบอกเป็นเลขลาํ ดบั เพ่ือความชดั เจน 13.2 ปัจฉิมลิขิต ซงึ่ ใช้อกั ษรยอ่ วา่ ป.ล. หมายถงึ สว่ นข้อความที่ผ้เู ขียนต้องการเพมิ่ เตมิ หรือเน้นเป็นพเิ ศษ ในทางปฏบิ ตั แิ ล้ว ไมค่ วรใช้สว่ นนีใ้ นจดหมายธุรกิจ เพราะอาจทําให้ผ้รู ับจดหมาย เกิดความรู้สกึ วา่ ผ้เู ขียนไมร่ อบคอบพอ จงึ ลมื ระบปุ ระเดน็ บางอยา่ งไว้ในตวั จดหมายและจําเป็นต้องมา เพิ่มไว้ในต้อนท้าย การระบุส่วนปัจฉิมลิขิตอาจใช้ได้กรณีของจดหมายเสนอขายเท่านนั้ เช่น ในกรณีท่ีต้องการยํา้ เตอื นผ้อู า่ นเก่ียวกบั ข้อเสนอพิเศษในการเสนอขายของบริษัท

201 การใช้กระดาษแผ่นท่สี องและแผ่นต่อไป ในการพิมพ์จดหมายตามปกติ จดหมายธุรกิจควรสนั้ และกระชบั และไม่ควรมีความยาว เกินกว่าหน่ึงหน้ากระดาษ แต่ในบางครัง้ จดหมายอาจมีความยาวมากกว่าหนึ่งหน้ากระดาษได้ หากเกิดกรณีเชน่ นี ้ในกระดาษแผน่ ที่สองและแผ่นตอ่ ไป ต้องมีข้อความไมน่ ้อยกว่า 3 บรรทดั และ ให้ใช้กระดาษท่ีไมม่ ีหวั จดหมายสําเร็จรูป แตเ่ ป็ นกระดาษชนิดและขนาดเดียวกนั กบั แผ่นแรก ซงึ่ ต้องประกอบด้วยข้อมลู 3 อย่าง พิมพ์ไว้ท่ีส่วนบนของกระดาษ ห่างจากของกระดาษด้านบน ประมาณ 3 ซ.ม. คอื 1. ช่ือหรือตาํ แหนง่ ของผ้รู ับจดหมาย แล้วแตก่ รณี โดยให้ตรงกบั แผน่ แรก 2. เลขหน้าซงึ่ ใช้คําวา่ “หน้า” ตามด้วยหมายเลขบอกหน้า 3. วนั เดอื น ปี การใช้กระดาษแผน่ ท่ีสองและแผน่ ตอ่ ไปมี 2 แบบ แบบที่ 1 ช่อื หรอื ตําแหน่งผรู้ บั เลขหน้า วนั เดอื น ปี ข้อความ คาํ ลงท้าย ลายมือช่ือ ชื่อเตม็ แบบท่ี 2 เลขหน้า ชื่อหรือตาํ แหนง่ ผ้รู ับ วนั เดอื น ปี ข้อความ คาํ ลงท้าย ลายมือชื่อ ชื่อเตม็

202 หลักเกณฑ์ในการพมิ พ์จดหมายธุรกจิ ด้วยคอมพวิ เตอร์ การพิมพ์จดหมายธุรกิจมีข้อควรปฏบิ ตั ดิ งั นี ้ 1. ใช้กระดาษอยา่ งดสี ขี าว ขนาด 8.5 x 11 นิว้ หรือกระดาษมาตรฐาน A4 2. ใช้กระดาษเพียงหน้าเดยี ว 3. รักษาความสะอาด และระมดั ระวงั ในเรื่องของรูปแบบการจดั วางรูปจดหมาย ตวั สะกด การันต์ และการแบง่ วรรคตอน 4. เว้นเนือ้ ที่ว่างขอบกระดาษด้านบนและของกระดาษด้านซ้าย ไม่น้อยกว่า 3 เซนติเมตร ด้านขวาและลา่ ง 2 เซนตเิ มตร 5. จดั ทําสาํ เนาจดหมายสง่ ออกทกุ ครัง้ เพื่อเก็บเป็ นหลกั ฐานการติดตอ่ อนั จะเป็ นประโยชน์ สาํ หรับการอ้างอิงหรือตดิ ตามเร่ืองตอ่ ไป ในการพมิ พ์จดหมายแบบอกั ษรที่ใช้นิยมใช้คอื Angsana UPC Angsana New Codia UPC หรือ Cordia New ขนาดตวั อกั ษร 16 ระยะบรรทดั ปกติ 1 Enter หมายถงึ การขนึ ้ บรรทดั ใหม่ โดยการกดป่ มุ Enter 1 ครัง้ ระยะขนาดตวั อักษรเป็ น 8 หมายถึงการกดป่ มุ Enter เพื่อขนึ ้ บรรทดั ใหม่ จากนนั้ ทํา การลดขนาดตวั อกั ษรในบรรทดั นนั้ ให้เท่ากบั 8 แล้วขนึ ้ บรรทดั ใหมเ่ พื่อพิมพ์ข้อความบรรทดั ถดั ไป โดยขนาดตวั อกั ษรเป็ น 16 เทา่ เดมิ

203 ตวั อย่างจดหมายธุรกจิ แบบไทยธรรมดา ร้านขอนแกน่ การไฟฟ้ า 265/1 ถนนหน้าเมือง อําเภอเมือง จงั หวดั ขอนแก่น 17 มนี าคม 2551 เรื่อง ขอสง่ั ซอื ้ สนิ ค้า เรียน ผ้จู ดั การฝ่ ายขาย บริษัทโทรทศั น์ไทย จํากดั ด้วยปัจจบุ นั ร้านไทยภณั ฑ์การไฟฟ้ า ได้รับความไว้วางใจจากลกู ค้าผ้มู ีอปุ การคณุ เป็ น จํานวนมากทําให้สินค้าใกล้หมดสต็อกภายในระยะเวลาอนั รวดเร็ว ทางร้านจึงขอให้ท่านสง่ สินค้า ตามรายการในใบสง่ั ซ่อื เลขที่ 119 ที่ได้แนบมาด้วยนี ้ถึงร้านภายในวนั ท่ี 27 กนั ยายน ศกนี ้โดยรถ บริการของบริษัท ทงั้ นี ้ โปรดลงรายการสงั่ ซือ่ สนิ ค้าดงั กลา่ วในบญั ชีเงินเชื่อของร้านในราคาหกั สว่ นลด 20% เชน่ เคย จะขอบคณุ ยง่ิ ขอแสดงความนบั ถือ (นายทวีภณั ฑ์ ภณั ฑ์ไชย) เจ้าของและผ้จู ดั การ สงิ่ ที่สง่ มาด้วย ใบสงั่ ซอื ้ 1 ชดุ

204 ตวั อย่างจดหมายธุรกจิ แบบราชการ ร้านขอนแกน่ การไฟฟ้ า 265/1 ถนนหน้าเมือง อําเภอเมือง จงั หวดั ขอนแก่น 17 มีนาคม 2551 เร่ือง ขอสง่ั ซือ้ สนิ ค้า เรียน ผ้จู ดั การฝ่ ายขาย บริษัทโทรทศั น์ไทย จํากดั สงิ่ ท่ีสง่ มาด้วย ใบสงั่ ซอื ้ 1 ชดุ ด้วยปัจจบุ นั ร้านไทยภณั ฑ์การไฟฟ้ า ได้รับความไว้วางใจจากลกู ค้าผ้มู ีอปุ การคณุ เป็ น จํานวนมากทําให้สนิ ค้าใกล้หมดสต็อกภายในระยะเวลาอนั รวดเร็ว ทางร้านจงึ ขอให้ท่านสง่ สินค้า ตามรายการในใบสงั่ ซือ่ เลขท่ี 119 ท่ีได้แนบมาด้วยนี ้ถงึ ร้านภายในวนั ท่ี 27 กนั ยายน ศกนี ้โดยรถ บริการของบริษัท ทงั้ นี ้ โปรดลงรายการสงั่ ซื่อสนิ ค้าดงั กลา่ วในบญั ชีเงินเช่ือของร้านในราคาหกั สว่ นลด 20% เช่นเคย จะขอบคณุ ยิ่ง ขอแสดงความนบั ถือ (นายทวีภณั ฑ์ ภณั ฑ์ไชย) เจ้าของและผ้จู ดั การ

205 ตวั อย่างจดหมายธุรกจิ แบบบลอ็ ก ร้านขอนแก่นการไฟฟ้ า 265/1 ถนนหน้าเมือง อําเภอเมือง จงั หวดั ขอนแก่น 17 มีนาคม 2551 ผ้จู ดั การบริษัท สนิ ทรัพย์ไทย จํากดั 197 สขุ มุ วทิ 40 พระโขนง กรุงเทพฯ เร่ือง ขอสง่ั ซอื ้ สนิ ค้า เรียน ผ้จู ดั การฝ่ ายขาย บริษัทโทรทศั น์ไทย จํากดั ด้วยปัจจบุ นั ร้านไทยภณั ฑ์การไฟฟ้ า ได้รับความไว้วางใจจากลกู ค้าผ้มู ีอปุ การคณุ เป็ นจํานวนมาก ทําให้สนิ ค้าใกล้หมดสตอ็ กภายในระยะเวลาอนั รวดเร็ว ทางร้านจงึ ขอให้ท่านสง่ สินค้าตามรายการ ในใบสง่ั ซ่ือเลขที่ 119 ท่ีได้แนบมาด้วยนี ้ ถึงร้านภายในวนั ที่ 27 กนั ยายน ศกนี ้โดยรถบริการของ บริษัท ทงั้ นี ้ โปรดลงรายการสง่ั ซ่ือสนิ ค้าดงั กลา่ วในบญั ชีเงินเชื่อของร้านในราคาหกั สว่ นลด 20% เชน่ เคย จะขอบคณุ ยิ่ง ขอแสดงความนบั ถือ (นายทวีภณั ฑ์ ภณั ฑ์ไชย) เจ้าของและผ้จู ดั การ สงิ่ ท่ีสง่ มาด้วย ใบสงั่ ซือ้ 1 ชดุ

206 ตวั อย่างจดหมายธุรกจิ แบบก่งึ บล็อก ร้านขอนแก่นการไฟฟ้ า 265/1 ถนนหน้าเมือง อําเภอเมือง จงั หวดั ขอนแก่น 17 มีนาคม 2551 ผ้จู ดั การบริษัท สนิ ทรัพย์ไทย จํากดั 197 สขุ มุ วิท 40 พระโขนง กรุงเทพฯ เรียน ผ้จู ดั การฝ่ ายขาย บริษัทโทรทศั น์ไทย จํากดั เร่ือง ขอสง่ั ซอื ้ สนิ ค้า ด้วยปัจจบุ นั ร้านไทยภณั ฑ์การไฟฟ้ า ได้รับความไว้วางใจจากลกู ค้าผ้มู ีอปุ การคณุ เป็ นจํานวนมาก ทําให้สนิ ค้าใกล้หมดสตอ็ กภายในระยะเวลาอนั รวดเร็ว ทางร้านจงึ ขอให้ท่านสง่ สนิ ค้าตามรายการ ในใบสงั่ ซื่อเลขท่ี 119 ท่ีได้แนบมาด้วยนี ้ ถึงร้านภายในวนั ที่ 27 กนั ยายน ศกนี ้โดยรถบริการของ บริษัท ทงั้ นี ้ โปรดลงรายการสงั่ ซ่ือสนิ ค้าดงั กลา่ วในบญั ชีเงินเช่ือของร้านในราคาหกั สว่ นลด 20%เช่นเคย จะขอบคณุ ยิ่ง ขอแสดงความนบั ถือ (นายทวีภณั ฑ์ ภณั ฑ์ไชย) เจ้าของและผ้จู ดั การ สง่ิ ท่ีสง่ มาด้วย ใบสง่ั ซือ้ 1 ชดุ

207 ตวั อย่างจดหมายธุรกจิ แบบย่อหน้า ร้านขอนแก่นการไฟฟ้ า 265/1 ถนนหน้าเมือง อําเภอเมือง จงั หวดั ขอนแก่น 17 มีนาคม 2551 ผ้จู ดั การบริษทั สนิ ทรัพย์ไทย จํากดั 197 สขุ มุ วิท 40 พระโขนง กรุงเทพฯ เรื่อง ขอสง่ั ซอื ้ สนิ ค้า เรียน ผ้จู ดั การฝ่ ายขาย บริษัทโทรทศั น์ไทย จํากดั ด้วยปัจจบุ นั ร้านไทยภณั ฑ์การไฟฟ้ า ได้รับความไว้วางใจจากลกู ค้าผ้มู ีอปุ การคณุ เป็ น จํานวนมากทําให้สนิ ค้าใกล้หมดสต็อกภายในระยะเวลาอนั รวดเร็ว ทางร้านจงึ ขอให้ท่านสง่ สนิ ค้า ตามรายการในใบสงั่ ซือ้ เลขท่ี 119 ท่ีได้แนบมาด้วยนี ้ ถึงร้านภายในวนั ท่ี 27 กนั ยายน ศกนี ้โดย รถบริการของบริษัท ทงั้ นี ้ โปรดลงรายการสงั่ ซ่ือสนิ ค้าดงั กลา่ วในบญั ชีเงินเช่ือของร้านในราคาหกั สว่ นลด 20% เชน่ เคย จะขอบคณุ ยงิ่ ขอแสดงความนบั ถือ (นายทวีภณั ฑ์ ภณั ฑ์ไชย) เจ้าของและผ้จู ดั การ สงิ่ ที่สง่ มาด้วย ใบสง่ั ซอื ้ 1ชดุ

208 สรุป จดหมายธุรกิจ หมายถึง จดหมายท่ีใช้ในการติดต่อสื่อสารระหว่างบริษัท ห้างร้ าน หน่วยงานตา่ งๆ ทงั้ ภาครัฐและภาคเอกชน ลกั ษณะของจดหมายธุรกิจทีดีคือต้องมีความ กะทัดรัด ชดั เจน สุภาพ สมบูรณ์ แนบเนียน คํานงึ ถงึ ผ้อู า่ น และสะอาดและเป็ นระเบยี บ ในการพมิ พ์จดหมายราชการ มีรูปแบบการพิมพ์ดงั นีค้ อื 1. จดหมายธุรกิจแบบธรรมดา 2. จดหมายราชการแบบราชการ 3. จดหมายธุรกิจแบบสากล มี 3 แบบ คอื 3.1 แบบบลอ็ ก (Full Block style) 3.2 แบบกึ่งบลอ็ ก (Modified block style) 3.3 แบบยอ่ หน้า (Indented style)