ความรู้เบื้องต้นเครื่องใช้สำนักงาน

เอกสารประกอบการสอนรายวชิ า เครื่องใช้สานกั งานและการพิมพ์เอกสาร รหสั วิชา 3200-0008 บทท่ี 1 ความรู้เบือ้ งต้นเก่ียวกับเคร่ืองใช้สานักงาน 1.1 ความหมายท่เี ก่ียวข้องกับสานักงาน สานักงาน (Office) หมายถึง สถานท่ีที่ใช้เป็นท่ีทางานของพนกั งานในหน่วยงานทงั้ ท่ีเป็นหนว่ ยงานทาง ภาครัฐและภาคเอกชน มีการปฏิบตั งิ านอยา่ งมีระบบและมีประสทิ ธิภาพ งานสานักงาน หมายถึง การปฏิบตั งิ านตา่ งๆภายในสานกั งาน ซึง่ มกั จะเป็นงานที่เก่ียวกบั เอกสาร การ วางแผนและการจัดการเพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุม การประมวลเหตุการณ์และดาเนินงานด้วย ประสิทธิภาพ ซงึ่ โดยสว่ นใหญ่แล้วสานกั งานมกั จะถกู จดั ให้เป็นศนู ย์การปฏิบตั งิ านเอกสาร ศนู ย์ความจา แหลง่ อานวยความสะดวก พบปะตดิ ตอ่ ประสานงานระหวา่ งผ้มู าตดิ ตอ่ และผ้ทู ี่ทางานอยภู่ ายในสานกั งาน เคร่ืองใช้สานักงาน หมายถึง เคร่ืองมือเคร่ืองใช้ที่ชว่ ยในการปฏิบตั งิ านของพนกั งานในสานกั งานให้เกิด ความสะดวกรวดเร็ว มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยและถกู ต้องชดั เจน สร้างความประทบั ใจแกผ่ ้รู ับอนั จะนาไปสู่ ความสาเร็จในการตดิ ตอ่ เคร่ืองใช้สานกั งานในปัจจบุ นั โดยส่วนใหญ่จะเป็นกลไกอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์หรืออาจเรียกได้ วา่ เป็นเครื่องใช้สานกั งานอตั โนมตั ิ สานักงานอัตโนมัติ กอร์ดอน บี เดวิส (Gordon 1984) “สานกั งานอตั โนมตั ิ คอื การประยกุ ต์คอมพวิ เตอร์และการส่ือสารในงาน สานกั งานงานซง่ึ ประกอบด้วย พนกั งาน นกั วิชาชีพ และผ้จู ดั การ” เดวิด บารคอมบ์ (Barcomb 1989) “ในภาพ กว้างแล้ว สานกั งานอตั โนมตั กิ ็คือ การใช้เทคโนโลยีท่ีเหมาะสมในการชว่ ยให้ผ้คู นจดั การสารสนเทศ สานกั งาน อตั โนมตั ิเป็นหลกั การ เป็นวิธีการใหมส่ าหรับคดิ และดาเนินงานกบั สารสนเทศ สานกั งานอตั โนมตั ิเป็นของจริง เป็นระบบที่ใช้งานได้ในทางปฏิบตั แิ ละมีอยจู่ ริง สานกั งานอตั โนมตั ไิ มไ่ ด้เป็นสิง่ ท่ีเรียกวา่ “สานกั งานในอนาคต” ซึ่งยงั เป็นเพียงแนวคิดผสมทฤษฎีเท่านนั้ ”ชารลส์ เรย์ แจเน็ต ปาล์มเมอร์ และเอวีโวห์ล (Ray, Palmer and Wohl 1995) “สานกั งานอตั โนมตั เิ ป็นหลกั การที่เกี่ยวข้องกบั การประสานโต้ตอบกนั ของผ้ทู ี่อย่ใู นสานกั งานโดย อาศบั ระบบและเทคโนโลยีเพ่ือให้บรรลเุ ปา้ หมายขององค์การ” ครรชิต มาลยั วงศ์ (ครรชิต มาลยั วงศ์ 2536) “แนวคดิ และวิธีการนาคอมพิวเตอร์ และอปุ กรณ์สานกั งานมา เชื่อมโยงกนั ด้วยระบบส่ือสารข้อมลู เพื่อให้ผ้ปู ฏิบตั งิ านในสานกั งานสามารถทางานร่วมกนั ได้อยา่ งรวดเร็ว และ สะดวกสบาย ทงั้ ในด้านการผลิต และการเรียกค้นเอกสาร การประมวลผลข้อมูล การติดต่อส่ือสารระหว่าง ผ้ปู ฏิบตั ิงานทงั้ ภายในและภายนอกสานกั งาน การจดั งานนดั หมาย การประชมุ และการตดั สินใจ”สานกั งาน อตั โนมตั ิจดั ตงั้ ขนึ ้ ให้เป็นส่วนหนงึ่ ของสานกั งาน และทาหน้าที่ส่งเสริมและสนบั สนนุ หน่วยงานให้ปฏิบตั งิ านได้ อยา่ งมีประสทิ ธิภาพ และตรงเปา้ หมายท่ีหนว่ ยงานได้กาหนดไว้

เอกสารประกอบการสอนรายวชิ า เครื่องใช้สานกั งานและการพมิ พ์เอกสาร รหสั วชิ า 3200-0008 1.2 องค์ประกอบของสานักงาน สานกั งานมีองค์ประกอบสาคญั 3 ประการ ได้แก่ 1. อาคารสถานที่หรือห้องท่ีใช้เป็นสานกั งาน 2. ผ้ปู ฏิบตั งิ านในสานกั งาน 3. เคร่ืองใช้สานกั งาน 1. อาคารสถานท่หี รือห้องท่ใี ช้เป็ นสานักงาน สานกั งาน คือ สถานที่แห่งหน่ึงซี่งอาจเป็นห้องเดียวหรือหลายห้อง จะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็ได้ อาจเป็นสถานท่ีสาหรับทาธุรกรรมตา่ งๆ หรือเพื่ออานวยความสะดวกในการทางานหรือควบคมุ การดาเนินงาน โดยอาศยั สารสนเทศเป็นเคร่ืองมือ โดยมีหน้าท่ีรับข้อมูลจากผ้หู นึ่งมาประมวลผลแล้วส่งไปให้อีกผ้หู นึ่ง การ จาแนกข้อมลู หรือเอกสารในสานกั งานตามลกั ษณะและประเภท สานกั งานอตั โนมตั ิ องคป์ ระกอบของสานกั งานอตั โนมตั แิ บง่ เป็น 5 ประเดน็ 1. บุคลากรอาจแบ่งได้หลายกลุ่ม เช่น ผู้บริหาร นักวิชาชีพ นกั เทคนิค เลขานุการ เสมียน และพนัก งานอ่ืน ๆ 2. กระบวนการปฏิบตั งิ าน 2.1 การรับเอกสารและข้อมลู 2.2 การบนั ทกึ เอกสารและข้อมลู 2.3 การสื่อสารเอกสารและข้อมลู 2.4 การจดั เตรียมข้อมลู ขา่ วสารตา่ งๆ 2.5 การกระจายขา่ วสาร 2.6 การขยายรูปแบบเอกสาร 2.7 การค้นคืนและการจดั เก็บเอกสารข้อมลู 2.8 การกาจดั และการทาลายเอกสาร 2.9 การดแู ลความมน่ั คงปลอดภยั 3. เอกสาร ข้อมลู สารสนเทศ 4. เทคโนโลยี 5. การบริหารจดั การ

เอกสารประกอบการสอนรายวิชา เคร่ืองใช้สานกั งานและการพิมพ์เอกสาร รหสั วชิ า 3200-0008 2. ผู้ปฏบิ ัตงิ านในสานักงาน งานสาคญั ท่ีทาในสานกั งานแบง่ เป็น 7 ด้าน 1. ด้านบริการผู้บริหาร เป็นงานสาคญั ด้านการวางแผน การจัดกาลังคนและองค์การ การจัดการ ทรัพยากรมนษุ ย์ การจดั การการเงิน การจดั การการผลิตและการบริการ การควบคมุ การดาเนินงาน และการ จัดทารายงาน นอกจากนีย้ ังมีงานสนบั สนุนจากพนกั งานอ่ืนๆ เช่น การรับและสนทนาทางโทรศพั ท์ การจดั ตารางนดั หมาย การรับสง่ เอกสารการจดั เก็บและค้นหาเอกสาร และการจดั การการเดนิ ทาง 2. ด้านข้อมูลและเอกสาร จาแนกเป็นงานการรับและการบันทึกการรับ การส่งเอกสาร การจัดทา เอกสาร การจดั สง่ และการบนั ทกึ การจดั สง่ เอกสาร การจดั เก็บและการค้นคืนเอกสาร 3. ด้านอาคารสถานที่ พสั ดุ และอปุ กรณ์ 4. ด้านจดั การบคุ ลากร 5. ด้านการเงินและบญั ชี 6. ด้านการจดั การประชมุ 7. ด้านการประชาสมั พนั ธ์ 3. เคร่ืองใช้สานักงาน เคร่ืองใช้สาคญั นอกจากโต๊ะ เก้าอี ้ยงั ประกอบด้วย เครื่องพิมพ์ดดี โทรศพั ท์ โทรสาร ต้เู ก็บเอกสาร เครื่องถ่ายเอกสาร คอมพิวเตอร์สว่ นบคุ คลพร้อมเครื่องพิมพ์ เครื่องใช้สานกั งานในปัจจุบนั ได้รับการพฒั นาให้มีความทนั สมยั มีความสามารถ และมีประสิทธิภาพใน การทางานสงู ขนึ ้ การใช้เคร่ืองใช้สานกั งานจึงชว่ ยอานวยความสะดวกในการทางานของพนกั งานในสานกั งาน ได้มาก สานักงานจึงควรเลือกใช้เคร่ืองใช้สานกั งานอัตโนมัติโดยคานึงถึงหลักเกณฑ์ในการเลือกเครื่องใช้ สานกั งาน เพื่อให้ได้เคร่ืองใช้สานกั งานที่มีประโยชน์ค้มุ คา่ มากที่สดุ ความสาคัญของเคร่ืองใช้สานักงาน เครื่องใช้สานักงานนับว่ามีความสาคญั ต่อสานกั งานและองค์การในการนามาใช้ ช่วยพนักงานในการ ปฏิบตั ิงานให้มีความสะดวก ประหยดั แรงงาน และทางานอยา่ งมีประสิทธิภาพ ซ่งึ ปัจจบุ นั เคร่ืองใช้สานกั งาน มีราคาที่ถกู ลงชว่ ยให้สานกั งานขนาดเลก็ สสามารถซือ้ เพ่ือนาไปใช้งานได้ และเครื่องใช้สานกั งานในปัจจบุ นั ได้ มีการพัฒนาระบบการทางานโดยนาเทคโนโลยีใหม่ๆเข้ามาใช้เพ่ือให้พนักงานสามารถใช้ งานเคร่ืองใช้ สานกั งานได้งา่ ย และสะดวกมากย่งิ ขนึ ้ ประโยชน์ของเคร่ืองใช้สานักงาน เครื่องใช้สานกั งานให้ประโยชน์แกห่ นว่ ยงานสานกั งานเป็นอยา่ งมาก พอจะสรุปได้ดงั นี ้ 1. ชว่ ยให้เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อย งานท่ีผลิตได้นนั้ จะแลดเู ป็นระเบยี บ อา่ นง่ายชดั เจน มี ประสทิ ธิภาพ

เอกสารประกอบการสอนรายวชิ า เคร่ืองใช้สานกั งานและการพมิ พ์เอกสาร รหสั วชิ า 3200-0008 2. ชว่ ยลดต้นทนุ และคา่ ใช้จ่าย งานเอกสารที่ทาได้อยา่ งถกู ต้อง รวดเร็ว มีประสิทธิภาพจะทาให้ประหยดั คา่ ใช้จา่ ย และลดต้นทนุ ในการผลิตลง 3. ชว่ ยให้เกิดความสวยงาม งานที่ผลติ ด้วยเครื่องใช้สานกั งาน ย่อมแลดดู กี วา่ งานท่ีผลิตด้วยมือ มีความ สม่าเสมอและจดั ได้อยา่ งมีระเบยี บ 4. ชว่ ยลดความเบอ่ื หนา่ ยและความเม่ือยล้า งานบางอยา่ งนนั้ ต้องทาซา้ ซากจาเจทาให้เกิดการเบื่อหนา่ ย และความเมื่อยล้าได้ หากได้นาเอาเคร่ืองใช้สานกั งานมาชว่ ยแบง่ เบาภาระได้จะทาให้ลดความเม่ือยล้าได้ 5. ชว่ ยในการควบคมุ และตรวจทาน งานบางอยา่ งอาจลดการตรวจทานลงไปได้ เชน่ การใช้เครื่อง คอมพวิ เตอร์ในการคานวณ การพิมพ์เชค็ ให้ลกู ค้า จะเสียเวลาในการตรวจทานครัง้ แรกเพียงครัง้ เดียว 6. ชว่ ยลดต้นทนุ การทางาน เน่ืองจากทางานได้รวดเร็ว มีประสทิ ธิภาพและถกู ต้อง ประเภทของเคร่ืองใช้สานักงาน ตามลกั ษณะของสานกั งานอตั โนมตั ิแล้ว จะมีเครื่องมือเครื่องใช้ที่มีเทคโนโลยีสูง เพื่อให้การปฏิบตั ิงาน เก่ียวกับเอกสารได้สะดวกรวดเร็วรวมทัง้ การเก็บข้อมูล รวบรวมข้อมูล และข่าวสาร หรือการ แบ่งประเภท เคร่ืองมือเคร่ืองใช้ในสานกั งาน 1. ประเภทพมิ พ์งานในสานกั งาน ประกอบด้วยเครื่องตา่ งๆ ดงั นี ้ 1.1 เครื่องพิมพ์ดีด 1.2 เครื่องคอมพวิ เตอร์ 1.3 เครื่องปรุกระดาษไข 2. ชนิดของเครื่องมือเครื่องใช้สานกั งาน · คอมพิวเตอร์ (Computer) · ไมโครฟิล์ม (Microfilm) เป็นเครื่องจกั รท่ีใช้สาหรับการเก็บบนั ทกึ ภาพหรือตวั อกั ษรไว้บนฟิล์มเลก็ ๆ โดยวธิ ีการถ่ายภาพ · เครื่องทาบญั ชี (Accounting machine) · เคร่ืองบนั ทกึ เงินสด (Cash register) เป็นเครื่องที่สามารถบวก ลบ คณุ หาร ได้ในเครื่อง และมีบตั ร แสดงรายการ 2 สว่ น สว่ นหนงึ่ ให้ลกู ค้าแทนใบเสร็จรับเงิน อีกส่วนหนง่ึ ม้วนอยภู่ ายในเครื่องแสดงหลกั ฐาน การรับเงิน · เครื่องสง่ั งาน (Dictaphone) ใช้ในกรณีท่ีผ้บู งั คบั บญั ชาไมม่ ีเวลาเพียงพอท่ีจะสง่ั งานด้วยตนเอง จงึ อดั เสียงไว้ในเคร่ืองสงั่ งาน · เครื่องพิมพ์ดดี (Typewriter) · เครื่องคานวณ (Calculator)

เอกสารประกอบการสอนรายวิชา เคร่ืองใช้สานกั งานและการพิมพ์เอกสาร รหสั วิชา 3200-0008 · เคร่ืองบนั ทกึ เวลา (Time watch) · เครื่องอดั สาเนา (Duplicating machine) · เคร่ืองถา่ ยเอกสาร (Photocopying) · เคร่ืองโทรศพั ท์ติดตอ่ ภายในสานกั งาน (Intercommunication) · เคร่ืองปรุกระดาษไข (Gestafac) เป็นเครื่องถ่ายเอกสารสกู่ ระดาษไข เพื่อนากระดาษไขชนิดพิเศษนี ้ ไปอดั สาเนาได้จานวนมากตอ่ ไป · เคร่ืองใช้เก่ียวกบั การรับสง่ เอกสารอื่น ๆ ได้แก่ เครื่องติดตราไปรษณีย์ เครื่องพิมพ์ไปรษณียากร เครื่องเปิดซองจดหมาย เครื่องจา่ หน้าซองจดหมาย เคร่ืองผนกึ ซองจดหมาย เครื่องชง่ั จดหมายและ พสั ดุ เคร่ืองเหลาดนิ สอ อปุ กรณ์เคร่ืองเขียนตา่ งๆ หลักการพจิ ารณาเลือกเคร่ืองใช้สานักงาน ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีในปัจจุบนั ทาให้ผ้ผู ลิตประดิษฐ์คิดค้นเครื่องมือเครื่องใช้ในสานักงาน มากมายหลายรูปแบบ หลายยี่ห้อ แตล่ ะชนิดมีความแตกตา่ งกันทงั้ ด้านคณุ ภาพ ประสิทธิภาพ การทางาน และราคา ซงึ่ หลกั การพจิ ารณาเลือกใช้เคร่ืองใช้สานกั งานมีดงั นี ้ 1. ความจาเป็นในการใช้เคร่ืองใช้สานกั งาน โดยพจิ ารณาวา่ หนว่ ยงานใดมีความจาเป็นต้องใช้เคร่ืองใช้ สานกั งานประเภทใด เพราะเหตุใด จึงจาเป็นต้องใช้ ซึ่งจะทาให้ทราบถึงวัตถุประสงค์ของการใช้เคร่ืองใช้ สานกั งานประเภทนนั้ ๆ 2. ลกั ษณะงาน คือ การพิจารณาความเหมาะสมกบั ลกั ษณะการทางานที่นาเครื่องใช้สานกั งานมาใช้ ว่ามีประสิทธิภาต่อการทางานมากน้อยเพียงใด เช่น ได้ผลงานมากขึน้ สะดวก รวดเร็ว และประหยัด มี ความก้าวหน้ากบั เทคโนโลยีท่ีเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา 3. ความต้องการของบคุ ลากร การเปลี่ยนแปลงการทางานภายในองค์กรจากการใช้แรงงานคนมาเป็น การใช้เคร่ืองจกั รนนั้ ย่อมก่อให้เกิดปัญหา คือ การลดจานวนพนกั งานลงทาให้เกิดการว่างงานซ่ึงกระทบต่อ ความรู้สกึ ของบคุ ลากร เพ่ือให้ปัญหาความสมั พนั ธ์ระหวา่ งจานวนพนกั งานและการใช้เคร่ืองใช้สานกั งานหมด ไป ผ้บู ริหารจะต้องพิจารณาด้วยความรอบคอบวา่ มีความเหมาะสมหรือไม่ เพื่อให้เกิดความประหยดั คา่ ใช้จา่ ย มีความสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพในงาน ขณะเดียวกนั จะต้อง ไม่เกิดความขดั แย้ง นอกจากนนั้ ควร คานึงถึงปัญหาการฝึกอบรมให้ความรู้เก่ียวกับวิธีการใช้เครื่องใช้สานักงานประเภทต่าง ๆ และชีแ้ จงให้เห็น ประโยชน์ของเครื่องใช้นนั้ ๆ ว่าสามารถลดความเบ่ือหน่ายจากการทางานในสภาพเดิมได้ และสามารถลด ข้อผิดพลาดที่เกิดขนึ ้ จากการปฏิบตั งิ านรูปแบบเดมิ ได้ ทาให้พฒั นางานได้ตามความก้าวหน้าของเทคโนโลยี

เอกสารประกอบการสอนรายวชิ า เครื่องใช้สานกั งานและการพมิ พ์เอกสาร รหสั วชิ า 3200-0008 4. คา่ ใช้จา่ ย การเลือกใช้เคร่ืองใช้สานักงานแต่ละประเภท ย่อมทาให้องค์กรต้องเสียคา่ ใช้จา่ ยเพิ่มขึน้ ซึ่งผ้ ูบริ หารจะต้ องพิจารณาว่าเหมาะสมกับค่าใช้ จ่ายหรื อไม่กับผลผลิตจากการใช้ เครื่ องใช้ สานักงาน เหลา่ นนั้ คา่ ใช้จา่ ยที่จะเกิดขนึ ้ จากการใช้เครื่องใช้สานกั งานในปัจจบุ นั มีดงั นี ้ 4.1 การซือ้ ทาให้เสียค่าใช้จ่ายสูง มีกรรมสิทธิ์ในทรัพย์สิน และต้องคานึงถึงคา่ ซ่อมบารุงระหว่าง การใช้งานด้วย 4.2 การเช่า ทาให้เสียค่าใช้จ่ายต่า สามารถได้เคร่ืองมาใช้ตามความต้องการ ไม่ต้องรับผิดชอบ เก่ียวกบั การซอ่ มบารุง แตไ่ มม่ ีกรรมสิทธิ์ในทรัพย์สนิ เหลา่ นนั้ 4.3 การเช่าซือ้ เหมาะกบั เครื่องใช้สานกั งานท่ีมีราคาแพง และมีนโยบายที่จะมีทรัพย์สินเป็นของ ตนเองในอนาคต การเชา่ ซือ้ จงึ เป็นทางเลือกให้องค์กรหรือหนว่ ยงานมีเคร่ืองใช้สานกั งานโดยการผ่อนชาระเป็น งวด ๆ การบารุงรักษาเคร่ืองใช้สานักงาน การบารุงและรักษาเครื่องใช้สานกั งานมีความสาคญั ย่ิงสาหรับบคุ ลากรท่ีมีหน้าท่ีเกี่ยวข้องโดยเฉพาะ อยา่ งยิ่งผ้ใู ช้เคร่ืองใช้สานกั งานเหลา่ นนั้ จะต้องทาหน้าท่ีควบคมุ เพ่ือให้เกิดประสทิ ธิภาพในการใช้งานสามารถ ทางานได้อย่างตอ่ เน่ือง และชว่ ยประหยดั คา่ ใช้จา่ ยในการซอ่ มบารุง ดงั นนั้ การบารุงรักษาเครื่องใช้สานกั งาน โดยทวั่ ไป มีดงั นี ้ 1. การติดตัง้ ควรตดิ ตงั้ เคร่ืองใช้สานกั งานแตล่ ะประเภทให้อย่ใู นทาเลที่เหมาะสม แข็งแรงปลอดภยั เคร่ืองใช้สานกั งานบางประเภทควรตงั้ อยใู่ นทาเลที่มีอากาศถ่ายเทได้ดี เชน่ เคร่ืองถ่ายเอกสาร บางประเภทควร อยใู่ นอณุ หภมู ทิ ี่เย็นปราศจากฝ่นุ ละออง เชน่ เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นต้น 2. การให้ความรู้เก่ียวกับการใช้เคร่ือง ผ้ทู ่ีมีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการใช้เคร่ืองควรศกึ ษาค่มู ือการใช้ เครื่องใช้สานักงานแต่ละประเภทอย่างละเอียด เพื่อทาความเข้าใจที่จะปฏิบตั ิตามโดยเคร่งครัดควรศึกษา วิธีการใช้เคร่ืองใช้แตล่ ะประเภทให้เข้าใจอยา่ งชดั เจนเพ่ือให้เกิดประสิทธิผลของการใช้งานอยา่ งแท้จริง 3. การฝึ กอบรมการใช้เคร่ืองมือ การใช้เครื่องใช้สานกั งานบางประเภทนอกเหนือจากการให้ความรู้ แกเ่ จ้าหน้าท่ีท่ีเกี่ยวข้องกบั การใช้เคร่ืองจากวธิ ีการศกึ ษาจากคมู่ ือการใช้แล้ว ยงั ไมเ่ พียงพอจาเป็นต้องได้รับการ ฝึกอบรมเก่ียวกับการใช้เครื่องมือเครื่องใช้สานกั งานเหลา่ นนั้ เพ่ือให้เกิดประสบการณ์ก่อนที่นาไปปฏิบตั ิงาน ตอ่ ไป 4. การบารุงรักษา นอกเหนือจากการใช้งานให้เกิดประโยชน์แล้ว ควรรู้จกั วิธีการบารุงรักษาเคร่ืองตาม ข้อแนะนาที่ให้ไว้ในคมู่ ือการใช้ และหมนั่ ทาความสะอาดและตรวจสอบความเรียบร้อยอย่างสม่าเสมอทงั้ ก่อน และหลงั การใช้งาน

เอกสารประกอบการสอนรายวิชา เคร่ืองใช้สานกั งานและการพิมพ์เอกสาร รหสั วิชา 3200-0008 5. การซ่อมแซม ควรหมนั่ ตรวจสอบความเรียบร้อยของเคร่ืองมือเครื่องใช้อย่างสม่าเสมอหรือตามที่ ผ้ผู ลิตได้แนะนาไว้ หากเคร่ืองชารุดเสียหายไมส่ ามารถซ่อมแซมได้ต้องแจ้งให้ช่างผ้ชู านาญการมาดาเนินการ แก้ไขตอ่ ไป 6. การเก็บรักษา หลงั จากใช้เคร่ืองใช้สานกั งานปฏิบตั ิงานในแตล่ ะวนั เรียบร้อยแล้ว ควรเก็บเครื่องใช้ เหลา่ นนั้ เข้าที่ให้เรียบร้อยทกุ ครัง้ เพ่ือปอ้ งกนั ความเสียหายท่ีเกิดจากไฟฟ้าช็อต ควรถอดปลกั๊ ทกุ ครัง้ หลงั การใช้ หรือปอ้ งกนั ความเสียหายจากอบุ ตั เิ หตหุ รือการโจรกรรม 7. ใช้งานตามวัตถุประสงค์ เคร่ืองใช้สานกั งานแตล่ ะประเภทมีความเหมาะสมกบั งานแตล่ ะชนิด จึง จะเกิดประโยชน์ค้มุ คา่ และเป็นไปตามวตั ถปุ ระสงค์ของการใช้งานสงู สดุ เช่น แผน่ ใส ชนิดเรียบไมค่ วรนามาใช้ กบั เครื่องถา่ ยเอกสาร เพราะจะทาให้เครื่องถา่ ยเอกสารได้รับความเสียหาย เป็นต้น 8. การควบคุมดูแล นอกเหนือจากการดูแลรักษาและการซ่อมแซมดังกล่าวข้างต้น เพ่ือให้การ ปฏิบตั ิงานภายในองค์กรเป็นระบบควรมีการจดั ทาบญั ชีการเบิกจา่ ย การยืม หรือการเคลื่อนย้ายเครื่องปฏิบตั ิ สานักงานของหน่วยงาน ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการป้องกันการสูญหาย และการขออนุมัติจัดซือ้ ใหม่เม่ือ เคร่ืองใช้เหลา่ นนั้ สนิ ้ สภาพการใช้งาน เป็นต้น

เอกสารประกอบการสอนรายวชิ า เคร่ืองใช้สานกั งานและการพมิ พ์เอกสาร รหสั วิชา 3200-0008 บทท่ี 2 วัสดุและอุปกรณ์สานักงาน วัสดแุ ละอุปกรณ์สานักงาน สานกั งานทุกแห่งต่างมองเห็นความจาเป็นในการพฒั นาประสิทธิภาพในการทางาน ส่ิงท่ีจะช่วยให้การ ทางานมีประสิทธิภาพ วสั ดแุ ละเคร่ืองมือเคร่ืองใช้สานกั งานทุกประเภท เพื่อการเตรียมความพร้ อมในการ ปฏิบตั งิ านในแต่ละวนั ต้องศกึ ษาวสั ดแุ ละเครื่องมือเคร่ืองใช้ในงาน อีกทงั้ รู้จกั นาเครื่องมือเคร่ืองใช้ไปพฒั นา ระบบการทางาน การเลือก การใช้และการบารุงรักษาเครื่องใช้สานักงาน ให้ใช้ประโยชน์ได้และเกิดความ คลอ่ งตวั ในการปฏิบตั งิ านเพื่อให้งานดาเนินไปอยา่ งรวดเร็ว 2.1 ความรู้เก่ียวกับวัสดสุ านักงานและเคร่ืองใช้สานักงาน วสั ดสุ านกั งานและเคร่ืองใช้ในสานกั งานมีมากมายหลายชนิด สาหรับวสั ดแุ ละเคร่ืองใช้ในสานกั งานที่ใช้ เป็นเครื่องมือในการปฏิบตั งิ าน สามารถจดั ประเภทได้ดงั นี ้ 1. วัสดุสานักงาน แบง่ ออกเป็น 2 ประเภท คอื วสั ดโุ ดยสภาพ และวสั ดคุ งทนถาวร วสั ดโุ ดยสภาพ หมายถึง สิ่งของหรืออปุ กรณ์สานกั งานซึ่งเมื่อใช้แล้วย่อมหมดไปโดยสภาพ แปรสภาพ ซง่ึ ประกอบด้วย 1.1 วสั ดสุ านกั งาน กระดาษที่ใช้กบั งานเขียน ใช้กบั งานพมิ พ์ ใช้เคร่ืองถ่ายเอกสาร ใช้กบั เครื่องอดั สาเนา 1.2 อุปกรณ์การเขียนต่าง ๆ เช่น ปากกาลูกล่ืน ปากกาหมึกซึม ปากกาเคมี ดินสอเขียนโปสเตอร์ สี โปสเตอร์ สีสะท้อนแสง 1.3 วสั ดทุ ่ีใช้เข้าเลม่ เชน่ กระดาษกาว อปุ กรณ์เครื่องเคลือบ ลวดเยบ็ กระดาษ แฟ้มเอกสาร 1.4 วสั ดขุ องใช้ทว่ั ไป เชน่ นา้ ยาลบคาผดิ ยางลบ ซองจดหมายประเภทตา่ ง ๆ ซองเอกสาร 1.5 อุปกรณ์ของใช้บนโต๊ะทางาน เช่น แผ่นรองเขียน ชุดถาดเก็บเอกสาร แท่นเสียบปากกา แท่นจด บนั ทกึ 1.6 อุปกรณ์และวสั ดทุ าสาเนา เช่น กระดาษ กระดาษคาร์บอน หมึกสาหรับเคร่ืองถ่ายเอกสาร หมึก สาหรับเคร่ืองอดั สาเนา วัสดคุ งทนถาวร คือ ส่ิงของหรืออุปกรณ์สานักงานที่มีอายุการใช้งานนานพอสมควร ลักษณะคงทน ถาวร ประกอบด้วย 1.1 อปุ กรณ์จดั เก็บเอกสารและข้อมลู เช่น แฟ้ม ชนั้ เก็บแฟ้มชนิดต่าง ๆ กล่องและกระบะเก็บเอกสาร แผน่ ซีดี เทปบนั ทกึ เสียง ทามไดร์ฟ 1.2 ท่ีเยบ็ กระดาษ คตั เตอร์ กรรไกร เครื่องคดิ เลข กระดานไวท์บอร์ด ท่ีเจาะกระดาษ เป็นต้น

เอกสารประกอบการสอนรายวชิ า เครื่องใช้สานกั งานและการพิมพ์เอกสาร รหสั วชิ า 3200-0008 1.3 อปุ กรณ์ของใช้สานกั งาน เชน่ เทปปั๊มตวั อกั ษร (ตรายาง) แผน่ ปิดประกาศ เคร่ืองประทบั ตวั เลขและ ตรา นา้ ยาลบคาผิด ที่เจาะกระดาษ เทปและกาว มีดตดั วสั ดุ กรรไกร 2. เคร่ืองใช้สานักงานหรือครุภัณฑ์ คอื สง่ิ ของที่มีลกั ษณะคงทนถาวร มีอายกุ ารใช้งานนานเมื่อนามาใช้ บางครัง้ ต้องเสียเงินคา่ บารุงรักษา ประกอบด้วย 2.1 คอมพิวเตอร์และอปุ กรณ์เครื่องใช้ประกอบ ได้แก่ - เครื่องคอมพิวเตอร์แบบตงั้ โต๊ะ หรือแบบพีซี โน้ตบคุ เน็ตบ๊คุ - เครื่องพมิ พ์สาหรับคอมพวิ เตอร์ เคร่ืองสแกน (Scanner) - โมเดม็ - เครื่องโปรเจคเตอร์ และเคร่ืองทบึ แสง - ต้เู ก็บอปุ กรณ์คอมพิวเตอร์ 2.2 เฟอร์นิเจอร์สานกั งานและอปุ กรณ์ประกอบ - โต๊ะและเก้าอีท้ างานสาหรับผ้บู ริหารระดบั ตา่ ง ๆ รวมถึงพนกั งาน - โต๊ะและเก้าอีส้ าหรับใช้กบั คอมพวิ เตอร์ - ชดุ โต๊ะประชมุ และอปุ กรณ์ท่ีเกี่ยวข้อง - ชดุ รับแขก - ผนงั กนั้ ห้องสาเร็จ - ต้แู ละชนั้ วางสาหรับสานกั งาน 2.3 อปุ กรณ์เคร่ืองใช้สานกั งานและสิ่งอานวยความสะดวก - เคร่ืองและอปุ กรณ์การสื่อสาร เชน่ โทรศพั ท์ระบบอตั โนมตั ิ โทรศพั ท์ไร้สาย เคร่ืองโทรสาร เครื่อง ตดิ ตอ่ ภายใน - เครื่องใช้สานกั งานกบั เอกสาร เชน่ เคร่ืองถ่ายเอกสาร เคร่ืองอดั สาเนา เคร่ืองทาลายเอกสาร เคร่ืองเย็บเลม่ และเคร่ืองเข้าเลม่ เครื่องตดั และเจาะกระดาษ - เครื่องใช้กบั งานพมิ พ์ตา่ ง ๆ เครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา และเครื่องพิมพ์ดดี ไฟฟ้า ปัจจบุ นั ใน หนว่ ยงานไมน่ ยิ มใช้ - เครื่องใช้กบั งานการเงินและคานวณ เชน่ เคร่ืองคานวณ เคร่ืองปัม้ ตวั เลขและอกั ษร เคร่ืองนบั เงิน เครื่องเก็บเงิน เป็นต้น - อปุ กรณ์และระบบการรักษาความปลอดภยั ต้นู ิรภยั เก็บเงินสด สญั ญาณเตือนภยั โทรทศั น์วงจร ปิด อปุ กรณ์โสตทศั นปู กรณ์และการศกึ ษา เชน่ เคร่ืองฉายข้ามศีรษะ โปรเจคเตอร์ กระดานไวท์บอร์ด

เอกสารประกอบการสอนรายวิชา เครื่องใช้สานกั งานและการพิมพ์เอกสาร รหสั วิชา 3200-0008 - อปุ กรณ์เครื่องใช้ทว่ั ไป เคร่ืองบนั ทกึ เวลา เครื่องสแกนลายมือ เครื่องปรับอากาศ เครื่องฟอก อากาศ เครื่องใช้สานกั งานมีความหมายครอบคลมุ ตงั้ แตเ่ คร่ืองใช้ขนาดเล็กไปจนถึงขนาดใหญ่ ได้แก่ ตรา ยางตราประทับวันท่ี เคร่ืองคิดเลขท่ีราคาไม่ถึงร้ อยบาท ไปจนถึงเครื่องใช้ สานักงานที่มีกลไกการทางาน สลบั ซบั ซ้อนขึน้ และราคาสงู เช่น เคร่ืองคอมพิวเตอร์ท่ีมีสมรรถนะในการทางานสงู เป็นต้น และเน่ืองจากงาน สานกั งานมีปริมาณมาก แตใ่ ช้บคุ ลากรจานวนน้อยลง ดงั นนั้ จึงจาเป็นต้องนาเครื่องใช้สานกั งานเข้ามาทุ่นแรง เพ่ือให้สามารถทางานเสร็จได้รวดเร็ว เรียบร้อยและถกู ต้อง 3. ลักษณะการใช้เคร่ืองใช้สานักงาน 3.1 คอมพิวเตอร์ (Computer) เป็นเคร่ืองมือท่ีใช้ในการพิมพ์ข้อความและการคานวณตามหลกั เกณฑ์ วิธีการทางคณิตศาสตร์ เครื่องคอมพวิ เตอร์มีความสามารถในการรวบรวมข้อมลู ได้รวดเร็วและถกู ต้อง เมื่อปอ้ น ข้อมลู เข้าไปในเครื่องโดยเขียนคาสง่ั วา่ จะใช้เคร่ืองคานวณเกี่ยวกบั เรื่องอะไร เคร่ืองคอมพิวเตอร์จะหาผลลพั ธ์ ออกมา เคร่ืองคอมพิวเตอร์สามารถนาไปใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูล การวิจัย การบญั ชีและควบคมุ การเงิน ตลอดจนคณุ ภาพของผลผลิตได้ 3.2 เคร่ืองสง่ั งาน (Dictating Machine) เป็นเครื่องท่ีใช้บนั ทกึ เสียง ใช้ในกรณีที่ผ้บู งั คบั บญั ชาไม่มีเวลา เพียงพอท่ีจะสง่ั งานด้วยตนเอง จึงอดั เสียงไว้ในเครื่องสง่ั งาน 3.3 เครื่องบนั ทึกเงินสด (Cash register) เป็นเครื่องท่ีสามารถบวก ลบ คณู หาร ได้ในเครื่องและมีบตั ร แสดงรายการสองส่วน ส่วนหนึ่งให้ลกู ค้าแทนใบเสร็จรับเงิน อีกส่วนหน่ึงม้วนอย่ภู ายในเครื่องแสดงหลกั ฐาน การรับเงิน 3.4 เคร่ืองสแกนลายมือ เคร่ืองสแกน ใช้สาหรับบนั ทกึ เวลาเข้าออกจากสานกั งาน 3.5 เครื่องอดั สาเนาดิจิตอล (Duplicating machine) ใช้สาหรับอดั สาเนาข้อความหรือภาพท่ีต้องการ เป็น จานวนมาก 3.6 เคร่ืองถ่ายเอกสาร (Photocopier) ใช้ถา่ ยเอกสารทกุ ชนิดเหมือนกบั ต้นฉบบั จริง 3.7 โทรศพั ท์ตดิ ตอ่ ภายในสานกั งาน (Intercom) ใช้ติดตอ่ ด้วยวาจาในสานกั งาน 3.8 เครื่องใช้เก่ียวกับการรับส่งเอกสารอื่น ๆ ได้แก่ เคร่ืองติดตราไปรษณีย์ เครื่องพิมพ์ไปรษณียากร เคร่ืองเปิดซองจดหมาย เครื่องจ่าหน้าซองจดหมาย เคร่ืองผนึกซองจดหมาย เครื่องชงั่ จดหมายและพสั ดเุ ครื่อง เหลาดนิ สอ ท่ีเย็บกระดาษ ที่เจาะกระดาษ 4. การเก็บรักษา หลงั จากใช้เคร่ืองปฏิบตั งิ านสานกั งานเสร็จเรียบร้อยแล้วควรเก็บเข้าท่ีให้เรียบร้อยทกุ ครัง้ ท่ีเก็บเครื่องปฏิบตั งิ านสานกั งานควรปลอดภยั จากอนั ตรายอนั เนื่องจากอบุ ตั เิ หตุ หรือโจรกรรม

เอกสารประกอบการสอนรายวิชา เคร่ืองใช้สานกั งานและการพมิ พ์เอกสาร รหสั วชิ า 3200-0008 ความปลอดภยั ในการใช้เครื่อง อปุ กรณ์สานกั งานใช้กระแสไฟฟ้า ควรใช้อยา่ งระมดั ระวงั ไม่ควรจบั ต้อง สว่ นท่ีมีกระแสไฟฟ้าวิ่งผ่านที่ไมม่ ีฉนวนปอ้ งกนั เนื่องจากบางจดุ มีกระแสไฟฟ้า จะเกิดอนั ตรายถึงชีวิตได้ และ ควรคานึงถึงความต้านทานกระแสไฟฟ้าของเคร่ืองว่ามีมากน้อยเพียงใด และขึน้ อยู่กับระยะเวลาในการใช้ เคร่ือง การใช้นานเกินไป อาจเกิดความร้อนจนเครื่องชารุดได้เชน่ กนั