การพิมพ์หนังสือราชการ

164 บทท่ี 7 หนังสือราชการ สาระสาํ คัญ การติดต่อสื่อสารของหน่วยงานราชการไม่ว่าจะเป็ น หน่วยงานราชการกับหน่วยงาน ราชการ หน่วยงานราชการกับหน่วยงานเอกชน หรือหน่วยงานราชการกบั บุคคลภายนอก มกั ใช้ หนงั สือราชการเป็ นสําคญั โดยหนงั สือราชการเป็ นเอกสารท่ีหน่วยงานราชการใช้ในการติดต่อกบั หน่วยงานหรือบุคคลดงั กล่าว ซ่งึ ต้องมีการเขียนให้ถูกต้อง กระชบั ตรงวตั ถุประสงค์ รวมถึงการ พิมพ์หนงั สอื นนั้ ให้ถกู ต้องตามหลกั เกณฑ์การพิมพ์หนงั สือราชการ โดยงานสารบรรณเป็ นงานที่มี อยู่ในทุกส่วนราชการและหน่วยงานต่างๆ มีหน้าที่ดําเนินงานระบบเอกสารทัง้ หมด ตัง้ แต่ การจดั ทํา การรับ การสง่ การเก็บรักษา การยืมจนถงึ การทําลาย ความหมายของหนังสือราชการ หนงั สอื ราชการ หมายถงึ หนงั สือที่เป็ นหลกั ฐานทางราชการ รวมทงั้ หนงั สือท่ีหน่วยงานอ่ืน ใด ซง่ึ มิใช่สว่ นราชการหรือบคุ คลภายนอกมีมาถึงสว่ นราชการ หนงั สอื ราชการมีทงั้ หมด 6 ประเภท คือ 1. หนงั สือราชการภายนอก คือ หนังสือที่ใช้ติดต่อระหว่างส่วนราชการกับหน่วยงาน อ่ืน ทงั้ สว่ นราชการ มิใชส่ ว่ นราชการ หรือบคุ คลภายนอก 2. หนงั สือราชการภายใน คือ หนงั สือท่ีใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือจงั หวดั เดยี วกนั 3. หนงั สือประทบั ตรา เป็ นหนงั สือที่ใช้ประทบั ตราประทบั แทนการลงช่ือของหวั หน้างาน สว่ นราชการระดบั กรมขนึ ้ ไป ใช้กบั สว่ นราชการกบั ราชการ เฉพาะกรณีที่ไมใ่ ช่เร่ืองสาํ คญั 4. หนงั สอื สง่ั การ มี 3 ชนิด คือ คาํ สง่ั ระเบยี บ และข้อบงั คบั 5. หนงั สือประชาสมั พนั ธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และขา่ ว 6. หนงั สอื ท่ีเจ้าหน้าที่ทําไว้เพ่ือเป็ นหลกั ฐานทางราชการ ได้แก่ หนงั สอื รับรอง รายงาน การประชมุ และหนงั สอื อน่ื ๆ ในบทนีจ้ ะกลา่ วถงึ เพียงหนงั สือราชการภายในและหนงั สือราชการภายนอก

165 การพมิ พ์และหลักเกณฑ์การพมิ พ์หนังสือราชการ การพมิ พ์หนังสือราชการ การพิมพ์หนังสือราชการ ผู้พิมพ์นอกจากจะมีความชํานาญแล้วยังต้องมีความเข้าใจ เก่ียวกบั การพมิ พ์ ดงั นี ้ 1. เข้าใจข้อความในหนงั สือท่ีจะพมิ พ์อยา่ งแจ่มแจ้ง หากไมเ่ ข้าใจหรือสงสยั ข้อความตอนใด ควรสอบถามเจ้าของเรื่องผ้ทู ําหนงั สือ 2. รู้จกั วางรูปแบบหนงั สือราชการให้เหมาะสม สวยงาม และถกู ต้อง ตามระเบียบงาน สารบรรณ เชน่ การวางตาํ แหนง่ สว่ นตา่ งๆของหนงั สอื ราชการ การยอ่ หน้า การเว้นวรรค การจดั ระยะหา่ งระหวา่ งบรรทดั เป็นต้น 3. มีความรู้เกี่ยวกับตัวสะกดการันต์ หากไม่แน่ใจควรตรวจสอบจากพจนานุกรม ฉบบั ราชบณั ฑิตสถาน พ.ศ. 2525 4. รู้จกั ช่ือบคุ คล ตาํ แหน่ง ช่ือสว่ นราชการ และหน่วยงานราชการตา่ งๆ อยา่ งถกู ต้อง 5. รู้จกั เลือกใช้กระดาษและซองท่ีเหมาะสมกบั หนงั สือราชการแตล่ ะประเภท 6. รู้จกั เรียงลาํ ดบั งานที่จะพมิ พ์ตามความเร่งดว่ น เพ่ือมใิ ห้เสียงาน เชน่ เมื่อมีงานท่ี จะต้องพมิ พ์จํานวนมาก ควรพิจารณาวา่ งานใดสาํ คญั มากควรพมิ พ์ก่อนงานอนื่ 7. มีความสงั เกตที่ดีและทํางานด้วยความละเอียดรอบคอบ 8. ลงช่ือผ้พู ิมพ์จดหมายราชการไว้เพ่ือเป็นหลกั ฐาน หลักเกณฑ์การพมิ พ์หนังสือราชการ 1. การกนั้ ระยะในการพมิ พ์ 1.1 กนั้ ระยะหา่ งจากขอบกระดาษด้านซ้ายมือประมาณ 3 เซนตเิ มตร เพื่อสะดวกใน การเข้าเลม่ 1.2 ตวั อกั ษรตวั สดุ ท้ายหา่ งจากขอบกระดาษด้านขวาประมาณ 2 เซนตเิ มตร 1.3 ในบรรทดั หนง่ึ ให้ตงั้ จงั หวะเคาะ 70 จงั หวะเคาะ 2. การพิมพ์หนงั สือราชการที่ต้องใช้ตราครุฑ ถ้ามีข้อความมากกวา่ 1 หน้า หน้าตอ่ ไปต้อง ไมม่ ีตราครุฑ แตต่ ้องให้มีคณุ ภาพเชน่ เดยี วกบั แผน่ แรก 3. การพิมพ์หวั ข้อตา่ งๆให้เป็ นไปตามแบบหนงั สือที่กําหนดไว้ในระเบยี บงานสารบรรณ 4. การพมิ พ์ 1 หน้ากระดาษ A4 ปกตใิ ห้พมิ พ์ 25 บรรทดั 5. ถ้าคาํ สดุ ท้ายของบรรทดั มหี ลายพยางค์ ไมส่ ามารถพิมพ์จบในบรรทดั เดยี วกนั ได้ให้ใช้ เคร่ืองหมายยตภิ งั ค์ (-) ระหวา่ งพยางค์

166 6. การยอ่ หน้าซง่ึ ใช้ในกรณีท่ีจบประเดน็ ไปแล้วจะมีการขนึ ้ ข้อความใหม่ ให้เว้นหา่ งจาก แนวเส้นกนั้ หน้ากนั้ หน้า 20 จงั หวะเคาะ 7. การเว้นบรรทดั โดยทวั่ ไปจะต้องเว้นบรรทดั ให้สว่ นสงู สดุ ของตวั พมิ พ์และสว่ นตํา่ สดุ ของ ตวั พิมพ์ไมท่ บั กนั 8. การพิมพ์ไมค่ วรฉีกคําหรือแยกคาํ ที่เป็ นคาํ เดียวกนั ไว้คนละบรรทดั 9. การเว้นวรรค 9.1 การเว้นวรรคโดยทวั่ ไป เว้น 2 จงั หวะเคาะ 9.2 การเว้นวรรคระหวา่ งหวั ข้อเร่ืองกบั เร่ือง ให้เว้น 4 จงั หวะเคาะ 9.3 การเว้นวรรคในเนือ้ หา เรื่องที่พมิ พ์มีเนือ้ หาเดยี วกนั ให้เว้น 1 จงั หวะเคาะ ถ้าเนือ้ หา ตา่ งกนั ให้เว้น 2 จงั หวะเคาะ 9.4 การเว้นวรรคระหวา่ ง ชื่อกบั นามสกลุ ให้เว้นวรรค 2 จงั หวะเคาะ สาํ หรับคาํ นําหน้าช่ือ กบั ชื่อ ไมต่ ้องเว้นวรรค 10. การพิมพ์หนังสือท่ีมีหลายหน้า ต้องพิมพ์เลขหน้าโดยให้พิมพ์เลขหน้าไว้ระหว่าง เครื่องหมายยติภังค์ (-) ที่ก่ึงกลางด้านบนของกระดาษ ห่างจากขอบกระดาษด้านบนลงมา ประมาณ 3 เซนตเิ มตร เช่น หากขนึ ้ หน้าท่ี 2 เลขท่ีหน้าพมิ พ์เป็ น -2- 11. การพิมพ์หนังสือท่ีมีความสาํ คัญ และมีจํานวนหลายหน้า ให้พิมพ์คาํ ต่อเนื่อง ของข้อความ ท่ีจะยกไปพิมพ์หน้าใหม่ไว้ด้านล่างทางมุมขวาของหน้านัน้ ๆแล้วตามด้วย ... (จดุ 3 จดุ ) โดยปกตใิ ห้เว้นระยะห่างจากบรรทดั สดุ ท้าย 3 ระยะบรรทดั พมิ พ์ และควรต้องมีข้อความ ของหนงั สือเหลอื ไปพิมพ์หน้าสดุ ท้ายอยา่ งน้อย 2 บรรทดั ก่อนพมิ พ์ลงท้าย ประโยชน์ของการพมิ พ์หนังสือราชการด้วยคอมพวิ เตอร์ ในการพิมพ์จดหมายราชการด้วยคอมพิวเตอร์ นอกจากผ้พู ิมพ์จะต้องมีความรู้เก่ียวกับ โปรแกรมเพื่องานเอกสารที่ใช้ในการพิมพ์แล้ว หลกั เกณฑ์การพิมพ์จดหมายราชการมี ความสําคญั อย่างย่ิง หนงั สือราชการชนิดท่ีต้องจดั พิมพ์ ผ้พู ิมพ์จะต้องระวงั รอบคอบระมดั ระวงั เพื่อให้หนังสือราชการที่พิมพ์ออกมาสะอาด เรียบร้ อย ถูกต้องสวยงามและน่าอ่าน ซ่ึงมีผลต่อ ความรู้สกึ ของผ้ทู ี่เกี่ยวข้อง เช่น ผ้รู ับหนงั สือราชการ การพิมพ์หนงั สอื ราชการด้วยคอมพิวเตอร์มีประโยชน์ดงั นีค้ ือ 1. สามารถจดั พิมพ์หนงั สอื ตา่ งๆได้รวดเร็ว และสามารถแก้ไขได้ง่ายและรวดเร็วกวา่ การใช้ เครื่องพมิ พ์ดีดธรรมดา ทําให้ได้หนงั สือถกู ต้อง ตามรูปแบบมาตรฐานเดยี วกนั 2. จดั ทําแบบหนงั สือราชการตา่ งๆได้ถกู ต้อง สวยงามและเก็บไว้เป็ นแบบอยา่ งที่ดี

167 3. สามารถจดั ทําได้ครัง้ ละหลายๆฉบบั 4. ใช้เผยแพร่ ประชาสมั พนั ธ์หนงั สอื ภายนอกได้อยา่ งดแี ละมีประสทิ ธิภาพ 5. สะดวกในการจัดเก็บข้อมูล ซึ่งหากจัดเก็บอย่างเป็ นระบบ จะทําให้การค้นหาได้ อยา่ งรวดเร็วยงิ่ ขนึ ้ 6. ประหยดั เวลา และวสั ดสุ าํ นกั งาน หนังสือราชการภายนอก หนงั สือราชการภายนอก คือหนงั สือติดตอ่ ราชการท่ีเป็ นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็ นหนงั สือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือท่ีมีถงึ บคุ คลภายนอก รูปแบบหนังสือราชการภายนอก (ตราครุฑ) ท่ี (สว่ นราชการเจ้าของหนงั สือ) (วนั เดือน ปี ) เรื่อง............................ (คาํ ขนึ ้ ต้น) อ้างถงึ (ถ้ามี) สงิ่ ท่ีสง่ มาด้วย (ถ้ามี) (ข้อความ)................................................................................................................... .............................................................................................................................................. .............................................................................................................................................. (คําลงท้าย) (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเตม็ ) (ตําแหน่ง) สว่ นราชการเจ้าของเรื่อง โทรศพั ท์ สาํ เนาสง่ (ถ้ามี)

168 โครงสร้ างหนังสือราชการภายนอก หนงั สอื ราชการภายนอกมโี ครงสร้าง 3 สว่ นดงั นี ้ 1. ส่วนหวั เร่ือง ท่ี (สว่ นราชการเจ้าของหนงั สอื ) (วนั เดือน ปี ) เรื่อง............................ (คาํ ขนึ ้ ต้น) อ้างถงึ (ถ้ามี) สงิ่ ที่สง่ มาด้วย (ถ้ามี) สว่ นหวั เร่ืองมสี ว่ นประกอบดงั นีค้ ือ 1.1 ท่ี หมายถงึ รหสั หรือพยญั ชนะ และเลขประจําตวั ของเจ้าของเร่ืองตามที่กําหนด ไว้ในระเบยี บสาํ นกั นายกรัฐมนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ ทบั เลขทะเบยี นหนงั สอื สง่ สว่ นนีเ้ป็น หน้าท่ีของเจ้าหน้าท่ีงสารบรรณในการลง เชน่ ท่ี ศธ.0601/25 1.2 ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อสว่ นราชการ สถานที่ราชการหรือ คณะกรรมการท่ีเป็ นเจ้าของหนงั สอื นนั้ โดยให้ลงที่ตงั้ ไว้ด้วย เช่น ศนู ย์ฝึกอบรมวศิ วกรรมเกษตร ตําบลบางพนู อําเภอเมือง จงั หวดั ปทมุ ธานี 12000 1.3 วัน เดอื น ปี ให้ลงตวั เลขวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปี พทุ ธศกั ราชที่ ออกหนงั สอื เช่น 23 มีนาคม 2551

169 1.4 เร่ือง ให้ลงเร่ืองยอ่ เป็นใจความท่ีสนั้ ไมค่ วรยาวเกิน 2 บรรทดั การเขียนช่ือเร่ืองที่ ดีจะทําให้ทราบวา่ หนงั สือนนั้ เก่ียวกบั อะไร ในกรณีที่เป็นหนงั สือปกตติ อ่ เนื่องให้ลงช่ือเดมิ เร่ือง การลงโทษข้าราชการทจุ ริตในการสอบ 1.5 คาํ ขนึ้ ต้น ให้ใช้คําขนึ ้ ต้นตามด้วยฐานะหรือตําแหนง่ ของผ้รู ับหนงั สอื หรือช่ือ บคุ คลโดยทวั่ ไปใช้คําวา่ เรียน....... เช่น คาํ ขนึ ้ ต้นที่ตอ่ ท้ายด้วยฐานะหรือตําแหนง่ เรียน ผ้อู ํานวยการศนู ย์ฝึกอบรมวศิ วกรรมเกษตร คําขนึ ้ ต้นท่ีตอ่ ท้ายด้วยชื่อบคุ คล เรียน นายเดชา นวลดี 1.6 อ้างถงึ (ถ้ามี) เป็นการอ้างถงึ หนงั สือท่ีเคยตดิ ตอ่ กนั มาก่อน จะจากสว่ นราชการใด ก็ตาม โดยให้ลงช่ือสว่ นราชการเจ้าของหนงั สอื และเลขที่หนงั สือ วนั เดอื น ปี พ.ศ.ของหนงั สือนนั้ อ้างถงึ หนงั สือกรมวิชาการ ที่ ศธ. 0601/5780 ลงวนั ที่ 25 เมษายน 2551 1.7 ส่ิงท่สี ่งมาด้วย (ถ้ามี) กรณีมีสงิ่ ที่สง่ มากบั หนงั สอื นนั้ ด้วยก็ให้ลงชื่อสง่ิ ของ เอกสารที่สง่ พร้อมกบั หนงั สอื นนั้ ในกรณีท่ีไมส่ ามารถสง่ ไปพร้อมกนั ได้ให้แจ้งวา่ สง่ ไปโดยทางใด สงิ่ ที่สง่ มาด้วย เอกสารประกอบการเรียน วชิ า การใช้โปรแกรมเพ่ืองานเอกสาร 2. ส่วนเนือ้ เร่ือง สว่ นเนือ้ เร่ืองแบง่ ออกเป็น 3 สว่ นดงั นีค้ ือ (ข้อความเริ่มต้น) ............................................................................................................. ............................................................................................................................................... (ข้อความสบื เนื่อง)............................................................................................. ............................................................................................................................................ ( ข้อความจดุ ประสงค์ของเรื่อง).....................................................................

170 2.1 ข้อความเร่ิมต้น เป็นข้อความแจ้งไปยงั ผ้รู ับหนงั สอื หรือที่มาท่ีไปของหนงั สือ โดยหน้าที่ของผ้รู ่างหนงั สือต้องมีความเข้าใจในรายละเอียดของหนงั สอื ก่อน มกั เร่ิมต้นคาํ วา่ ด้วย ตามที่ เน่ืองจาก เป็ นต้น ด้วยศนู ย์ฝึกอบรมวศิ วกรรมเกษตรจะทําการฝึกอบรมหลกั สตู รเกษตรพอเพยี ง ตามแนวพระราชดาํ ริ ระหวา่ งวนั ที่........... ............................ณ......................... 2.2 ข้อความสืบเน่ือง เป็ นเหตกุ ารณ์ท่ีตอ่ เน่ืองมาจากข้อความเริ่มต้น ซ่ึงต้องพิมพ์ ขึน้ ยอ่ หน้าใหม่ บางครัง้ ข้อความเร่ิมต้นอาจจบในยอ่ หน้าเดยี วก็อาจไมต่ ้องมีข้อความสบื เน่ือง 2.3 ข้อความจุดประสงค์ของเร่ือง เป็ นข้อความท่ีแสดงความมงุ่ หมายท่ีมหี นงั สอื ไป วา่ ต้องการให้ผ้รู ับหนงั สอื ทําอะไร หรือทําอยา่ งไร โดยปกตมิ กั จะเขียนด้วยคาํ ขนึ ้ ต้นวา่ จงึ ....... เช่น จงึ เรียนมาเพื่อทราบ จงึ เรียนขอความกรุณาเพ่ือพิจารณาอนมุ ตั ิ 3. ส่วนท้ายเร่ือง มีสว่ นประกอบดงั นี ้ (คําลงท้าย) (ลงชื่อ) (พมิ พ์ช่ือเตม็ ) (ตําแหนง่ ) สว่ นราชการเจ้าของเรื่อง โทร. สาํ เนาสง่ (ถ้ามี) 3.1 คาํ ลงท้าย เป็นการเขียนข้อความคาํ ลงท้ายตามฐานะของผ้รู ับหนงั สือ เช่น ขอแสดงความนบั ถือ ขอแสดงความนบั ถืออยา่ งยง่ิ

171 3.2 ลงช่ือ และตาํ แหน่ง ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนงั สือ และให้พิมพ์ช่ือเตม็ ไว้ใต้ ลายมือ กบั ลงตําแหนง่ เจ้าของหนงั สือ นายไชยศริ ิ สมสกลุ (นายไชยศริ ิ สมสกลุ ) ผ้อู ํานวยการสถานศกึ ษาศนู ย์ฝึกอบรมวิศวกรรมเกษตร 3.3 ส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหนว่ ยงานท่ีออกหนงั สือ เช่น ถ้าหน่วยราชการ เจ้าของหนงั สือ เป็ นระดบั กระทรวงศกึ ษาธิการ สว่ นราชการเจ้าของเร่ือง จะเป็ นทงั้ ระดบั กรม กอง หรือเป็ นหนว่ ยงานท่ีมีระดบั รองลงมา เชน่ สว่ นราชการเจ้าของหนงั สือ คือศนู ย์ฝึกอบรมวศิ วกรรมเกษตร สว่ นราชการเจ้าของหนงั สอื ท่ีให้ออกหนงั สอื คือ ฝ่ ายวชิ าการ เป็ นต้น ฝ่ ายวชิ าการ 3.4 โทรศัพท์ ให้ลงหมายเลขโทรศพั ท์ของสว่ นราชการเจ้าของเรื่อง หรือหนว่ ยงานท่ี ออกหนงั สอื หรือหากมหี มายเลขภายในต้สู าขาให้ใสไ่ ว้ด้วย เชน่ โทร. 0 2567 0784 ตอ่ 888 หรือ หากมีไปรษณีย์อิเลคทรอนิกส์สามารถพิมพ์บรรทดั ถดั ไป โทรศพั ท์ 0 2567 0784 ตอ่ 888 E-mail Address : [email protected] 3.5 สาํ เนาส่ง ในกรณีที่ผ้จู ดั สง่ ไปให้สว่ นราชการหรือบคุ คลอ่ืนทราบและประสงค์ให้ ผ้รู ับทราบวา่ ได้มีสาํ เนาสง่ ไปให้ผ้ใู ดแล้ว ให้พมิ พ์ชื่อเตม็ หรือช่ือยอ่ ของสว่ นราชการหรือบคุ คลที่สง่ สําเนาไปให้ สาํ เนาสง่ ศธ. สว่ นราชการท่ีอยสู่ ว่ นหวั เรื่องเป็ นสว่ นราชการเจ้าของหนังสือ แตส่ ว่ น ราชการที่อยใู่ นสว่ นท้ายเร่ือง จะเป็ นสว่ นราชการเจ้าของเร่ือง

172 แบบหนังสือราชการภายนอกท่พี มิ พ์ด้วยคอมพวิ เตอร์ 5 ซม. ท่ี ........./....... ศนู ย์ฝึกอบรมวิศวกรรมเกษตร ตาํ บลบางพนู อาํ เภอเมือง จงั หวดั ปทมุ ธานี 12000 4 เคาะวรรค 22 มถิ นุ ายน 2548 เร่ือง กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ระยะขนาดตวั อกั ษรเป็น 8 เรียน กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ระยะขนาดตวั อกั ษรเป็น 8 อ้างถงึ กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ระยะขนาดตวั อกั ษรเป็น 8 สง่ิ ที่สง่ มาด้วย กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ระยะขนาดตวั อกั ษรเป็น 9 (20 เคาะวรรค) ข้อความเริ่มต้น กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ระยะบรรทดั ปกติเทา่ กบั 1 Enter (20 เคาะวรรค) ข้อความสืบเน่ือง กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ระยะขนาดตวั อกั ษรเป็น 8 (20 เคาะวรรค) ข้อความจดุ ประสงค์ของเร่ือง กกกกกกกกกกกก ระยะขนาดตวั อกั ษรเป็น 9 ขอแสดงความนบั ถือ มีคา่ เทา่ กบั 4 Enter (นายไชยศริ ิ สมสกลุ ) ผ้อู ํานวยการสถานศกึ ษา ศนู ย์ฝึกอบรมวศิ วกรรมเกษตร งานสารบรรณ ศวษ. ระยะขนาดตวั อกั ษรเป็น 8 โทรศพั ท์ 0 2567 0784 โทรสาร 0 2567 1224 ระยะบรรทดั ปกตเิ ทา่ กบั 1 Enter ระยะบรรทดั ปกตเิ ท่ากบั 1 Enter หมายเหตุ พิมพ์ด้วยรูปแบบอกั ษร Cordia New ขนาดตวั อกั ษร 16

173 หลักเกณฑ์การพมิ พ์หนังสือราชการภายนอกด้วยคอมพวิ เตอร์ 1. การกนั้ ระยะในการพมิ พ์ 1.1 กนั้ ระยะหา่ งจากขอบกระดาษด้านซ้ายมือประมาณ 3 เซนตเิ มตร เพื่อสะดวกใน การเข้าเลม่ 1.2 กนั้ ระยะหา่ งขอบกระดาษด้านขวาประมาณ 2 เซนตเิ มตร 2. การพิมพ์หนงั สือราชการท่ีต้องใช้ตราครุฑ ขนาด 3 เซน็ ตเิ มตร วางอยกู่ งึ่ กลางของ หน้ากระดาษ ถ้ามีข้อความมากกวา่ 1 หน้า หน้าตอ่ ไปต้องไมม่ ีตราครุฑ 3. การพิมพ์ 1 หน้ากระดาษ A4 ปกตใิ ห้พมิ พ์ 25 บรรทดั บรรทดั แรกของหนงั สือราชการ ภายนอกควรอยหู่ า่ งจากขอบกระดาษด้านบนประมาณ 5 เซน็ ตเิ มตร 4. การพิมพ์ ”ที่” และ “สว่ นราชการเจ้าของหนงั สอื ” ให้พมิ พ์บริเวณตนี ครุฑ 5. การพมิ พ์ “วนั เดือน ปี ” ให้เร่ิมพมิ พ์ตรงก่ึงกลางหน้ากระดาษแนวเดยี วกบั ครุฑ 6. การเริ่มพิมพ์ข้อความสว่ นของเนือ้ เรื่อง ข้อความเร่ิมต้น ข้อความสบื เน่ือง และข้อความ จดุ ประสงค์ของเรื่อง หรือยอ่ ใหม่ ให้เว้นหา่ งจากแนวเส้นกนั้ หน้า 20 จงั หวะเคาะ 7. การพมิ พ์ คาํ ลงท้าย ให้เร่ิมพมิ พ์ตรงกง่ึ กลางหน้ากระดาษตรงแนวเดียวกบั วนั ที่ การพมิ พ์ ชื่อเตม็ ในวงเลบ็ ให้ถือ คาํ ลงท้าย เป็นหลกั โดยให้อยกู่ ึ่งกลางซง่ึ กนั และกนั 8. การพิมพ์ ”สว่ นราชการเจ้าของเร่ือง” ให้พมิ พ์แนวกนั หน้าถดั จากบรรทดั ”ตําแหนง่ ” เป็ นระยะขนาดตวั อกั ษรเป็ น 8 และพมิ พ์ “หมายเลขโทรศพั ท์” “โทรสาร” ถดั จาก “สว่ นราชการ เจ้าของเร่ือง” ระยะบรรทดั ปกติ 1 Enter ระยะบรรทดั ปกติ 1 Enter หมายถงึ การขนึ ้ บรรทดั ใหม่ โดยการ กดป่ มุ Enter ครัง้ ระยะขนาดตัวอักษรเป็ น 8 หมายถึงการกดป่ มุ Enter เพ่ือขนึ ้ บรรทดั ใหม่ จากนนั้ ทําการลดขนาดตวั อกั ษรในบรรทดั นนั้ ให้เทา่ กบั 8 แล้วขนึ ้ บรรทดั ใหมเ่ พื่อพมิ พ์ ข้อความบรรทดั ถดั ไปโดยขนาดตวั อกั ษรเป็ น 16 เท่าเดมิ ในการพมิ พ์จดหมายแบบอกั ษรท่ีใช้นิยมใช้คือ Angsana UPC, Angsana New Codia UPC หรือ Cordia New ขนาดตวั อกั ษร 16

174 ตวั อย่างหนังสือราชการภายนอก ที่ ศธ 0671.14/ ศนู ย์ฝึกอบรมวิศวกรรมเกษตร ตาํ บลบางพนู อาํ เภอเมือง จงั หวดั ปทมุ ธานี 12000 4 มิถนุ ายน 2549 เร่ือง ขอเชญิ ประชมุ เรียน ด้วย อาชีวศึกษาจังหวดั ปทุมธานี ขอเชิญผู้อํานวยการสถานศึกษาภาคกลาง ทุกท่าน เข้าร่วมประชุมเพื่อปรึกษาหารือ ในเรื่องเก่ียวกับนโยบายและทิศทางของอาชีวศึกษา รวมถงึ การจดั การเรียนการสอน ของอาชีวศกึ ษาภาคกลาง ในการนี ้อาชีวศึกษาจงั หวดั ปทุมธานี จึงขอเรียนเชิญ เข้ าร่ วม ประชมุ ในครัง้ นีด้ ้วย ณ วนั ที่ 14 มิถนุ ายน 2549 ณ ห้องประชมุ อาคารอํานวยการ ศนู ย์ฝึ กอบรม วศิ วกรรมเกษตร จงึ เรียนมาเพ่ือโปรดทราบและเข้าประชมุ โดยพร้อมเพรียงกนั ขอแสดงความนบั ถือ (นายไชยศริ ิ สมสกลุ ) ผ้อู าํ นวยการสถานศกึ ษาศนู ย์ฝึกอบรมวิศวกรรมเกษตร อาชีวศกึ ษาปทมุ ธานี โทรศพั ท์ 0 2567 0784 โทรสาร 0 2567 0784 ตอ่ 2000 E-mail Address : [email protected]

175 หนังสือราชการภายใน หนังสือราชการภายใน คือ หนงั สอื ราชการท่ีเป็ นแบบพธิ ีน้อยกวา่ หนงั สอื ราชการภายนอก เป็ นหนงั สอื ตดิ ตอ่ ภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือจงั หวดั เดียวกนั ใช้กระดาษบนั ทกึ ข้อความ รูปแบบหนังสือราชการภายใน บนั ทกึ ข้อความ ส่วนราชการ.................................................................................................................... ท่.ี .................................................................วนั ท่.ี ............................................................. เร่ือง................................................................................................................................... (คําขนึ ้ ต้น) (ข้อความ)........................................................................................................................... ........................................................................................................................................ ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... ......................................................................................................................................... (ลงชื่อ) (พิมพ์ช่ือเตม็ ) (ตาํ แหนง่ )

176 โครงสร้ างของหนังสือราชการภายใน โครงสร้างของหนงั สอื ราชการภายในประกอบด้วยสว่ นสาํ คญั 3 สว่ นคอื 1. ส่วนหวั เร่ือง สว่ นหวั เร่ืองมีสว่ นประกอบดงั นีค้ อื ส่วนราชการ................................................................................................................ ท่.ี .................................................................วนั ท่.ี ....................................................... เร่ือง............................................................................................................................. (คําขนึ ้ ต้น) 1.1 ส่วนราชการ เป็ นการลงช่ือสว่ นราชการเจ้าของเรื่อง หรือหนว่ ยงานที่ออกหนงั สือ โดยมีรายละเอียดพอสมควร โดยจะใสห่ มายเลขโทรศพั ท์ตดิ ตอ่ ด้วย สว่ นราชการ ฝ่ ายวิชาการ ศนู ย์ฝึกอบรมวศิ วกรรมเกษตร โทร. 0 2567 0784 ตอ่ 444 1.2 ท่ี จะลงรหสั และพยญั ชนะเหมือนหนงั สือราชการภายนอกและทบั ด้วยเลขทะเบียน หนงั สอื สง่ ที่ ศธ.1435/234 1.3 วันท่ี เป็นการลงตวั วนั ที่ ชื่อเตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปี พทุ ธศกั ราชที่ออก หนงั สือ วนั ที่ 4 สงิ หาคม 2551 1.4 เร่ือง เป็นการลงเรื่องยอ่ ที่เป็ นใจความท่ีสนั้ ที่สดุ ของหนงั สือฉบบั นนั้ เรื่อง การประชมุ อบรมเขียนแผนปฏบิ ตั กิ ารประจําปี 1.5 คาํ ขนึ้ ต้น ให้ใช้คาํ ขนึ ้ ต้นตามฐานะหรือตาํ แหน่งของผ้รู ับหนงั สอื หรือชื่อบคุ คล เช่นเดยี วกบั หนงั สือราชการภายนอก มกั ขนึ ้ ต้นด้วยคาํ วา่ “เรียน” เรียน หวั หน้าแผนกวชิ าคอมพวิ เตอร์ธุรกิจ

177 2. ส่วนเนือ้ เร่ือง มีสว่ นประกอบดงั นี ้ (ข้อความเนือ้ เร่ือง).......................................................................................................... ....................................................................................................................................... ..................................................................................................................................... (ข้อความจดุ ประสงค์ของเร่ือง) ........................................................................................ ....................................................................................................................................... ....................................................................................................................................... 2.1 ข้อความเนือ้ เร่ือง เป็นข้อความที่เป็ นเหตหุ รือท่ีมาท่ีไปของหนงั สอื ก่อน โดยผ้รู ่าง ต้องมีความเข้าใจในรายละเอียดของหนงั สอื ก่อน 2.2 ข้อความจุดประสงค์ของเร่ือง คือ ข้อความแสดงความมงุ่ หมายท่ีมีหนงั สือไปวา่ ประสงค์ให้ผ้รู ับหนงั สือ ทําอะไรหรือทําอยา่ งไร เหมือนหนงั สอื ราชการภายนอก 3. ส่วนท้ายเร่ือง (ลงชื่อ) (พิมพ์ชื่อเตม็ ) (ตาํ แหนง่ ) 3.1 ลงช่ือ และตาํ แหน่ง ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนงั สือ และให้พมิ พ์ชื่อเตม็ ไว้ ใต้ลายมือกบั ลงตําแหนง่ เจ้าของหนงั สือ นางเพญ็ รุ่ง กิตตไิ ชย (นางเพญ็ รุ่ง กิตตไิ ชย) รองผ้อู ํานวยการ ฝ่ ายวชิ าการศนู ย์ฝึกอบรมวิศวกรรมเกษตร หนงั สือราชการภายในจะไมม่ ีคาํ ลงท้ายเหมือนหนงั สอื ราชการภายนอก

178 แบบพมิ พ์หนังสือราชการภายในด้วยคอมพวิ เตอร์ 3 เซน็ ติเมตร บันทกึ ข้อความ ส่วนราชการ................................................................................................................... ท่.ี .................................................................วันท่.ี .........................ร.ะ..ย.ะ..บ..ร.ร.ท..ดั..ป.ก..ต..เิ .ท.า่..ก.บ.ั ..1..E..n.t.e..r. เร่ือง..............................................................................................ร.ะ..ย.ะ..บ..ร.ร.ท..ดั ..ป.ก..ต..เิ .ท.่า..ก.บ.ั ..1...E.n..te..r. ระยะขนาดตวั อกั ษรเป็น 8 เรียน กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ระยะขนาดตวั อกั ษรเป็น 8 (20 เคาะวรรค) ข้อความเนือ้ เรื่อง กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก ระยะขนาดตวั อกั ษรเป็น 8 (20 เคาะวรรค) ข้อความจดุ ประสงค์ของเร่ือง กกกกกกกกกกกกกกก มีคา่ เทา่ กบั 4 Enter (นายไชยศริ ิ สมสกลุ ) ผ้อู ํานวยการสถานศกึ ษา ศนู ย์ฝึกอบรมวิศวกรรมเกษตร หลักเกณฑ์การพมิ พ์หนังสือราชการภายในด้วยคอมพวิ เตอร์ มีหลกั เกณฑ์ดงั นีค้ ือ 1. การกนั้ ระยะในการพิมพ์ 1.1 กนั้ ระยะห่างจากขอบกระดาษด้านซ้ายมือประมาณ 3 เซนตเิ มตร 1.2 กนั้ ระยะหา่ งขอบกระดาษด้านขวาประมาณ 2 เซนตเิ มตร 2. การพมิ พ์หนงั สือราชการท่ีต้องใช้ตราครุฑ ขนาด 1.5 เซน็ ตเิ มตร วางอยขู่ อบกระดาษ ด้านซ้ายมือ 3. การพิมพ์ 1 หน้ากระดาษ A4 ปกตใิ ห้พมิ พ์ 25 บรรทดั

179 4. ระยะห่างระหวา่ งขอบกระดาษด้านบน ถงึ คาํ วา่ ”บนั ทกึ ข้อความ” ควรหา่ งประมาณ 3 เซนตเิ มตร 5. การพิมพ์ฟอร์มกระดาษบนั ทกึ ข้อความ โดยคําวา่ “บนั ทกึ ข้อความ” ใช้ตวั อกั ษรขนาด 28 ตวั หนา คาํ วา่ “สว่ นราชการ ท่ี วนั ท่ี เรื่อง” ใช้ตวั อกั ษร ขนาด 18 ตวั หนา พมิ พ์บริเวณแนวกนั้ หน้าของกระดาษ 6. การเริ่มพมิ พ์ข้อความสว่ นของเนือ้ เร่ือง ข้อความเร่ิมต้น และข้อความจดุ ประสงค์ของ เรื่อง หรือยอ่ ใหม่ ให้เว้นหา่ งจากแนวเส้นกนั้ หน้า 20 จงั หวะเคาะ 7. การพมิ พ์ช่ือเตม็ ในวงเลบ็ ให้ถือ คําลงท้าย เป็ นหลกั โดยให้อยกู่ งึ่ กลางซง่ึ กนั และกนั ตวั อย่างหนังสือราชการภายใน บนั ทกึ ข้อความ ส่วนราชการ …ฝ…่ าย…ว…ิชา…กา…ร…ศนู …ย…์ฝึก…อบ…รม…ว…ศิ ว…กร…รม…เก…ษ…ตร…โ…ทร…. 0…2…56…7…07…84…ต…อ่ …44…4……. ท่.ี .....ศ..ธ....1..4..3.5../.2..3..4....................................วนั ท่.ี ....4...ส..งิ..ห..า..ค..ม...2..5..5..1............................ เร่ือง …ก…าร…ปร…ะช…มุ อ…บร…มเ…ขีย…นแ…ผน…ป…ฏบิ …ตั กิ…าร…ปร…ะจ…ําป…ี …………………………………… เรียน หวั หน้าแผนกวชิ าทกุ แผนก ด้วยฝ่ ายวิชาการได้วางโครงการประชมุ อบรมหวั หน้าแผนกและครูในแผนก เพ่ือให้ ความรู้ความเข้าใจและฝึกหดั ให้สามารถเขียนแผนการปฏบิ ตั กิ ารประจําปี ให้มีประสทิ ธิภาพได้ อยา่ งแท้จริง โดยกําหนดจดั การประชมุ อบรมตงั้ แตว่ นั ที่ 12 – 14 สงิ หาคม 2551 ณ ห้องประชมุ 117 จงึ สมควรแจ้งครูในแผนกวิชาของทา่ นเพ่ือเข้าอบรมตามวนั และเวลาดงั กลา่ ว (นางเพ็ญรุ่ง กิตตไิ ชย) รองผ้อู ํานวยการ ฝ่ ายวชิ าการ

180 ขนาดของครุฑในการพิมพ์หนงั สือราชการจะมี 2 ขนาด คอื ขนาด 1.5 ซม. และ ขนาด 3 ซม. โดยหนงั สอื ราชการภายนอกและหนงั สือราชการชนิดอ่ืน ๆ จะใช้ครุฑขนาด 3 ซม. สว่ นหนงั สอื ราชการภายใน (บนั ทกึ ข้อความ) จะใช้ครุฑขนาด 1.5 ซม. ครุฑขนาด 3 ซ.ม. ครุฑขนาด 1.5 ซ.ม. สรุป หนังสือราชการภายนอกเป็ นหนังสือท่ีใช้ในการติดต่อระหว่างหน่วยงานราชการกับ หนว่ ยงานภายนอกหรือบคุ คลภายนอก ทงั้ ทีใช้หน่วยงานราชการหรือมใิ ชห่ น่วยงานราชการ หนังสือราชการภายในเป็ นหนังสือท่ีใช้ในการติดต่อส่ือสารภายในระหว่างหน่วยงาน เดยี วกนั โดยปกตจิ ะใช้แบบบนั ทกึ ข้อความ หนังสือราชการภายนอกและหนังสือราชการภายใน มีโครงสร้ างดังนีค้ ือ ส่วนหัวเร่ือง สว่ นเนือ้ เรื่อง และส่วนท้ายเรื่อง ในสว่ นที่แตกตา่ งกนั คือ สว่ นท้ายเร่ืองของหนงั สือราชการภายใน จะ ไมม่ ีคําลงท้าย และไมม่ ีสว่ นราชการเจ้าของเร่ือง เหมือนหนงั สอื ราชการภายนอก