e-book

จดหมายเวียน คือ จดหมายหลาย ๆ ฉบับที่มีเน้ือความหลักเหมือนกันแต่มีรายละเอียดบางส่วนเท่านั้นที่แตกต่างกัน เช่น ช่ือผู้รับ ที่อยู่ เป็นต้น โดยจดหมายจะส่งถึงผู้รับหลายคน โดยสามารถประยุกตใ์ ชก้ บั การทาซองจดหมาย ส่งถึงผ้รู บั หลาย ๆ คนได้เชน่ เดยี วกัน การทาจดหมายเวยี น จะตอ้ งมีการสรา้ งแฟม้ เอกสารขึ้นมา 2 แฟ้ม คอื 1. แฟม้ ตวั จดหมาย คือ สว่ นเนื้อความของจดหมายที่มเี น้อื หาเหมอื นกัน 2. แฟ้มข้อมูลของผู้รับ คือ เป็นส่วนท่ีเป็นฐานข้อมูลท่ีจะนามาเติมลงในตัวจดหมาย ซึ่งจะทาใหจ้ ดหมายแต่ละฉบับเกดิ ความแตกต่างกัน 1. การสร้างจดหมายเวียน 2. การพิมพ์ซองจดหมาย 1. นักเรียนสามารถสรา้ งจดหมายเวียนได้ 2. นกั เรียนพมิ พซ์ องจดหมายได้ จดหมายเวียน เป็นการผนวกจดหมายเข้ากับจานวนผู้รับ โดยจดหมายหนึ่งฉบับกับผู้หลายคน กลายเป็นจดหมายหลายฉบับโดยช่ือของผู้รับจะเปลี่ยนไปตามข้อมูลผู้รับ ซึ่งจะช่วยให้นักเรยี นทางานไดเ้ รว็ และสะดวกมากขนึ้

2 ในการสรา้ งจดหมายเวียน มีขั้นตอนการปฏิบัตไิ ด้ดังนี้ 1. สร้างแฟ้มขอ้ มลู ทีเ่ ปน็ ตวั จดหมายข้ึนมากอ่ นแล้วบนั ทึกขอ้ มลู และตั้งช่ือแฟ้ม 2. สรา้ งแฟ้มข้อมลู อีก 1 แฟ้ม โดยสร้างเปน็ ตาราง กาหนดจานวนคอลมั น์เท่ากับจานวนของประเภทขอ้ มูลท่ีจะนาไปเตมิ ในจดหมายและกาหนดจานวนแถวเท่ากับจานวนของข้อมูล 3. เปดิ หน้าต่างแฟ้มตัวจดหมายขึน้ มา คลิกแทบ็ คาสงั่ การสง่ จดหมาย 4. คลิกไอคอนเริม่ จดหมายเวียน คลกิ เลือก จดหมาย 5. คลิกไอคอน เลือกผู้รับ คลิกเลือก ใช้รายชื่อที่มีอยู่ (เนื่องจากนักเรียนสร้างฐานข้อมลูไว้แล้ว) 6. หน้าตา่ งเลือกแหลง่ ขอ้ มูลจะเปดิ ขึ้นมา คลิกเลือกแฟ้มที่เป็นฐานขอ้ มลู คลกิ เปิด 7. คลิกตาแหนง่ ท่จี ะแทรกขอ้ มลู 8. คลกิ ไอคอน แทรกเขตขอ้ มูลผสาน เลือกช่อื ฟิลด์ขอ้ มูลที่จะแทรก ทาเชน่ นีจ้ นครบ จะเห็นชอื่ ฟลิ ด์ข้อมลู อยใู่ นเคร่ืองหมาย << >> เช่น <<ช่ือ>> 9. คลิกไอคอน แสดงตัวอย่างผลลัพธ์ เพื่อดเู อกสารที่แทรกข้อมูลสมบรู ณ์แลว้ 10. คลิกไอคอนเสร็จส้ินและผสาน โดยมีตัวเลือกแก้ไขแต่ละเอกสาร หากต้องการแก้ไขเอกสาร หรือพมิ พเ์ อกสารทผี่ สานขอ้ มลู แล้ว ออกทางเครื่องพมิ พ์ ส่งข้อความอีเมล 

3    

4 

5  รูปที่ 11.1 แสดงขนั้ ตอนการสรา้ งจดหมายเวยี น

6 นอกจากการพิมพเ์ อกสารตามปกติแล้ว โปรแกรม Microsoft Word 2010 ยงั มีคาส่ังให้นกั เรยี นใชพ้ ิมพ์ซองจดหมายได้อีกด้วย ซ่ึงมีขนั้ ตอนการปฏบิ ัตดิ ังนี้ 1. คลิกที่เมนู การสง่ จดหมาย 2. คลิกแท็บ ซองจดหมาย 3. จะปรากฏกรอบโตต้ อบ ซองจดหมายและป้ายผนึก 4. พมิ พ์ชอื่ -สกลุ ท่ีอยู่ ของผ้รู ับในช่อง ท่ีอยผู่ รู้ บั 5. พมิ พช์ อ่ื -สกลุ ที่อยู่ ของผูส้ ่งในช่อง ท่ีอย่ผู สู้ ง่ 6. คลกิ ปุ่ม ตัวเลือก 7. จะปรากฏกรอบโตต้ อบ ตวั เลือกซองจดหมาย 8. เลอื ก ขนาดซองจดหมายที่ตอ้ งการ โดยคลกิ ที่ปุม่ 9. คลกิ แท็บ แบบอักษร ที่ต้องการพมิ พ์บนซองจดหมาย 10. จะปรากฏกรอบโต้ตอบ ท่ีอยู่บนซองจดหมาย ให้นักเรียนเลือกแบบอักษร กาหนดขนาดแบบอักษรและลักษณะแบบอกั ษรตามต้องการ แลว้ คลิกปมุ่ ตกลง 11. จะปรากฏกรอบโต้ตอบ ตัวเลือกซองจดหมาย คลิกแท็บ ตัวเลือกการพิมพ์ เพ่ือกาหนดชนดิ เครอื่ งพิมพ์ วิธีปอ้ นกระดาษ แล้วคลิกปมุ่ ตกลง 12. จะปรากฏกรอบโตต้ อบ ซองจดหมายและป้ายผนึก ใหน้ ักเรียนคลกิ ท่ปี มุ่ พมิ พ์ 13. จะปรากฏกรอบโต้ตอบ ให้นักเรยี นยนื ยนั การบนั ทึกท่ีอยู่ผู้ส่งเก็บไว้เป็นค่าเร่ิมต้นในการส่งจดหมายครั้งต่อไป หากต้องการให้บันทึก คลิกปุ่ม ใช่ หากไม่ต้องการให้คลิกปุ่ม ไม่ใช่ หากตอ้ งการทราบวิธใี ช้ คลิกปมุ่ วธิ ีใช้   

7        

8   จดหมายเวยี น กค็ อื การทาจดหมายหลาย ๆ ฉบบั โดยมีเน้ือความเหมือนกนั แตมีช่ือและที่อยู และข้อมูลบางส่วนของผูรับที่ไมเหมือนกันเท่านั้น ซ่ึงแทนท่ีจะตองพิมพจดหมายแตละฉบับสาหรับผูรับแตละราย เพียงแตสรางแฟ้มท่ีเก็บข้อมูลผู้รับไวกอน และสรางแฟ้มท่ีเก็บขอความในจดหมายไวอีกแฟ้มหน่ึงแยกจากกัน แลวจึงนาขอมูลท้ังสองไปรวมหรือผนวกกัน ทาให้ไดจดหมายท่มี ีรูปแบบและข้อความที่เหมือนกันหมด เวนแตช่ือและท่ีอยูของผูรับ หรือข้อมูลบางส่วนเทานั้น เม่ือตองการทาจดหมายเวียนในลักษณะนี้อีก ก็เพียงสรางแฟ้มท่ีเก็บขอความในจดหมายใหม่ แลวนาแฟ้มรายชื่อของผูรับทีไ่ ดสรางไวแลวมาใช้อีก ชวยทาใหทางานไดเ้ รว็ ขึ้น