คู่มือการใช้งาน OneDrive

Manual Microsoft OneDrive for Business

1 OneDrive for Business OneDrive for Business Overview OneDrive for Business เป็นพืน้ ท่ีสว่ นตวั ของผ้ใู ช้งาน Office 365 มีขนาด 1 TB เพ่ือใช้สาหรับเก็บ ไฟล์หรือโฟลเดอร์ข้อมลู ตามท่ีผ้ใู ช้ต้องการ นอกจากนีผ้ ้ใู ช้ยงั สามารถแชร์หรือกาหนดสิทธิ์ให้บคุ คลอ่ืนเข้ามา ใช้ไฟล์หรือโฟลเดอร์ของตนเองได้อีกด้วย เราสามารถเข้าใช้งาน OneDrive for Business ได้ 3 รูปแบบ คือ ใช้งานบนหน้าเว็บเราจะเรียกวา่ OneDrive for Business on Web สว่ นการใช้งานจากโปรแกรมท่ีตดิ ตงั้ บนเครื่องคอมพวิ เตอร์ซงึ่ เรียกว่า OneDrive for Business on Desktop และการใช้งานบน Smart Phone โดยทาการดาวน์โหลด App จาก App Store มาติดตงั้ เราจะเรียกว่า OneDrive for Business on Mobile OneDrive for Business (on Web) เม่ือใช้งาน OneDrive for Business on Web จะมีส่วนประกอบบนหน้าเว็บดงั นี ้ 1. แสดงช่ือเจ้าของ OneDrive for Business และแบ่งส่วนการแสดงไฟล์ดงั นี ้ - Files แสดงไฟล์และโฟลเดอร์ที่เก็บอย่ใู น OneDrive ของเรา - Recent แสดงไฟล์ที่เราเข้าใช้งานล่าสดุ - Shared แสดงไฟล์และโฟลเดอร์ท่ีมีบคุ คลอ่ืนแชร์ให้กบั เรา และท่ีเราแชร์ให้กบั บคุ คลอ่ืน - Recycle bin แสดงไฟล์ที่ถกู สงั่ ลบ 2. แสดงรายการไฟล์หรือโฟลเดอร์ท่ีอย่ใู นส่วนท่ีเราเลือกใช้งาน จะแสดงไอคอนของไฟล์หรือโฟลเดอร์ รายช่ือ ไฟล์หรือโฟลเดอร์ วนั ที่ทาการแก้ไข ขนาดของไฟล์ และสถานะการแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ 3. ป่มุ Sort ใช้เรียงลาดบั ไฟล์และโฟลเดอร์ 4. ป่มุ View ใช้เปล่ียนมมุ มองของไฟล์และโฟลเดอร์

5. ป่มุ Information ใช้แสดงรายละเอียดและคณุ สมบตั ิของไฟล์ 2 6. ป่มุ New ใช้สร้างไฟล์เอกสาร หรือโฟลเดอร์ใหม่ 7. ป่มุ Upload ใช้เพอ่ื ทาการนาไฟล์จากในเคร่ืองคอมพวิ เตอร์ไปเก็บไว้บน OneDrive 8. ป่มุ Sync ใช้เพือ่ ทาการ Synchronize ไฟล์ท่ีอย่บู น OneDrive Online กบั OneDrive Desktop 9. ป่มุ Automate ใช้เพอ่ื สร้างขนั้ ตอนการทางานอตั โนมตั ิ 10. ชอ่ ง Search ใช้ค้นหาไฟล์ที่เก็บอยใู่ น OneDrive 11. แสดงรายช่ือกล่มุ หรือทีมที่มีไฟล์เอกสารเก็บอยู่ 12. Get the OneDrive Apps เข้าไปดาวน์โหลดโปรแกรม OneDrive for Business Desktop 13. Return to Classic OneDrive เปลี่ยนหน้าเว็บการใช้งานเป็นแบบเก่า Create a Document ผ้ใู ช้งานระบบ Office 365 จะสามารถสร้างไฟล์เอกสาร Word Excel PowerPoint จาก Office Online ได้ดงั นี ้ 1. คลกิ ป่มุ New → คลิกประเภทไฟล์ที่ต้องการสร้าง (จากตวั อย่างเลือก Word Document) 2. จะปรากฏหน้าเอกสาร Word Online ขนึ ้ มา สามารถพมิ พ์ข้อความลงบนเอกสารและใช้คาสง่ั เพื่อตกแต่ง ข้อความในเอกสารได้ตามต้องการ โดยท่ีเอกสารที่สร้างขนึ ้ มาและข้อความท่ีพมิ พ์ลงไปจะถกู บนั ทึกอตั โนมตั ิ

3 3. พมิ พ์ข้อความลงบนพืน้ ที่เอกสาร และใช้คาสง่ั ท่ีปรากฏอย่บู นแทบ็ คาสงั่ ของโปรแกรมเพ่ือทาการตกแต่ง เอกสาร ซง่ึ Word Online จะมีคาสง่ั ให้ใช้งานน้อยกว่าคาสง่ั ท่ีอย่บู นโปรแกรม Microsoft Word ที่ติดตงั้ อยู่ บนเครื่อง และทกุ การกระทาท่ีเราทาลงไปท่ีไฟล์เอกสารนี ้เช่น พมิ พ์ข้อความ ลบข้อความ สร้างตาราง ไฟล์นี ้ จะถกู บนั ทกึ อตั โนมตั ิ 4. ถ้าต้องการตงั้ ช่ือหรือเปลี่ยนช่ือไฟล์ให้คลกิ ลกู ศรที่คาวา่ Document - Saved ท่ีบริเวณด้านบนซ้าย จะปรากฏชอ่ งให้พมิ พ์ช่ือไฟล์ที่ต้องการ เรียบร้อยแล้วกดป่มุ Enter 5. ถ้าต้องการปิดไฟล์นีแ้ ละกลบั ไปที่ OneDrive ให้คลิกที่ป่มุ ปิดแท็บ

6. จะกลบั มาที่หน้า OneDrive และปรากฏไฟล์ที่สร้างขนึ ้ มา 4

Open and Edit Document 5 ถ้าต้องการเปิดเอกสารท่ีเก็บอยบู่ น OneDrive เพอื่ ทาการแก้ไขสามารถทาได้ดงั นี ้ 1. คลกิ เคร่ืองหมายถกู หน้าชื่อไฟล์ เพือ่ เป็นการเลือกไฟล์ 2. คลิกป่มุ Open คลิกตวั เลือก ดงั นี ้(จากตวั อยา่ งเป็นไฟล์ Microsoft Word) - Open in browser เปิดเพ่อื จะแก้ไขบนหน้าเว็บโดยใช้ Word Online - Open in app เปิดเพือ่ จะแก้ไขโดยใช้โปรแกรม Microsoft Word ที่ติดตงั้ บนเครื่องคอมพวิ เตอร์ ▪ ในกรณีท่ีเปิดแบบ Open in browser จะปรากฏหน้าจอตามรูปภาพด้านลา่ ง ▪ ในกรณีที่เปิดแบบ Open in App จะปรากฏหน้าจอตามรูปภาพด้านลา่ ง

Download, Delete, Move, Copy and Rename file or Folder 6 ถ้าต้องการดาวน์โหลด ลบ ย้าย คดั ลอก เปล่ียนชื่อไฟล์ สามารถทาได้โดยใช้วิธีการดงั นี ้ วธิ ีท่ี 1 1. คลิกเคร่ืองหมายถกู หน้าช่ือไฟล์ เพือ่ เป็นการเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ 2. คลกิ คาสง่ั ท่ีต้องการใช้ท่ีบริเวณ Action Bar วธิ ีท่ี 2 1. คลิกเคร่ืองหมายถกู หน้าช่ือไฟล์ เพอ่ื เป็นการเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ 2. คลิกป่มุ ท่ีด้านหลงั ชื่อไฟล์ → จะปรากฏรายการคาสง่ั → คลิกคาสง่ั ที่ต้องการใช้

Share a document and Setting Permission 7 เราสามารถให้สทิ ธ์ิผ้อู ่ืนเข้ามาใช้งานไฟล์หรือโฟลเดอร์เอกสารที่เก็บอยใู่ น OneDrive ของเราได้ โดยเรา สามารถกาหนดสทิ ธิ์ได้วา่ ต้องการให้บคุ คลอ่ืนเข้ามาแก้ไขไฟล์ได้หรือเข้ามาเปิดอ่านไฟล์ได้อยา่ งเดียว Share Document via Send Email Anyone with the link เป็นการแชร์โดยมีการส่งลิงค์ของไฟล์ไปทางอีเมล ใครท่ีได้ท่ีได้รับลงิ ค์นีจ้ ะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ ซงึ่ มี ขนั้ ตอนการแชร์ดงั นี ้ 1. คลิกเลือกไฟล์ → คลกิ ป่มุ Share 2. จะปรากฏวนิ โดว์หน้า Send Link เพ่อื ตงั ้ คา่ การแชร์ เริ่มต้นสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์จะเป็นแบบใครก็ได้ท่ีได้รับ ลิงค์นีส้ ามารถเข้ามาเปิดอา่ น แก้ไขไฟล์ และดาวน์โหลดไฟล์ได้ แตถ่ ้าต้องการตงั้ ค่าการแชร์ไฟล์เพม่ิ เตมิ ให้ คลิกลกู ศรด้านหลงั Anyone with the link can edit จะมาท่ีหน้า Link Settings → ตงั้ ค่าการแชร์ไฟล์ตาม ต้องการ → คลิกป่มุ Apply

3. เม่ือคลิกป่มุ Apply จะกลบั มาท่ีหน้า Send Link ถ้าต้องการสง่ อีเมลพร้อมลงิ ค์ไปให้ใคร 8 - ที่ Enter a name or email address พมิ พ์ Email Address ของผ้รู ับ - ที่ Add a message(optional) พมิ พ์ข้อความแจ้งให้ผ้รู ับได้ทราบ → คลกิ ป่มุ Send 4. จะปรากฏข้อความแจ้งว่าได้ส่งลิงค์แชร์ไฟล์นีไ้ ปแล้วและท่ีคอลมั น์ Sharing จะเปล่ียนจากคาวา่ Private เป็นคาวา่ Shared

Share Document to People in your Organization 9 เป็นการแชร์โดยมีการส่งลิงค์ของไฟล์ไปทางอีเมล ใครก็ตามท่ีอย่ใู นองค์กรเดียวกบั เราท่ีได้รับลงิ ค์นีจ้ ะ สามารถเข้าถึงไฟล์ได้ ซงึ่ มีขนั้ ตอนการแชร์ดงั นี ้ 1. คลกิ เลือกไฟล์ → คลกิ ป่มุ Share 2. จะปรากฏวินโดว์หน้า Send Link เพ่อื ตงั้ ค่าการแชร์ คลกิ ลกู ศรด้านหลงั Anyone with the link can view and edit จะมาที่หน้า Link Settings คลกิ เลือก People in (ช่ือองค์กรของผ้ใู ช้) with the link → ตงั้ ค่าการแชร์ไฟล์ → คลิกป่มุ Apply

3. จะกลบั มาที่หน้า Send Link ถ้าต้องการสง่ อีเมลพร้อมลงิ ค์ไปให้ใคร 10 - ท่ี Enter a name or email address พมิ พ์ Email Address ของผ้รู ับ - ที่ Add a message(optional) พมิ พ์ข้อความแจ้งให้ผ้รู ับได้ทราบ ต้องการส่งอีเมล → คลิกป่ มุ Send 4. จะปรากฏข้อความแจ้งวา่ ได้ส่งลิงค์แชร์ไฟล์นีไ้ ปแล้ว และท่ีคอลมั น์ Sharing จะเปล่ียนจากคาวา่ Private เป็น คาว่า Shared

Share Document to People with existing access 11 เป็นการแชร์โดยมีการส่งลิงค์ของไฟล์ไปทางอีเมลให้กบั บคุ คลท่ีเคยได้รับสิทธิ์ในไฟล์นีอ้ ีกครัง้ ซง่ึ มีขนั้ ตอน การแชร์ดงั นี ้ 1. คลกิ เลือกไฟล์ → คลิกป่มุ Share 2. จะปรากฏวินโดว์หน้า Send Link เพ่ือตงั้ คา่ การแชร์ คลกิ ลกู ศรด้านหลงั Anyone with the link can view and edit จะมาที่ หน้า Link Settings คลิกเลือก People with existing access และเลือกรูปแบบการแชร์ → คลกิ ป่มุ Apply

3. จะกลบั มาท่ีหน้า Send Link ถ้าต้องการสง่ อีเมลพร้อมลงิ ค์ไปให้ใคร 12 - ที่ Enter a name or email address พมิ พ์ Email Address ของผ้รู ับท่ีเราเคยแชร์ไฟล์นีใ้ ห้ - ที่ Add a message(optional) พมิ พ์ข้อความแจ้งให้ผ้รู ับได้ทราบ ต้องการส่งอีเมล → คลิกป่มุ Send 4. จะปรากฏข้อความแจ้งว่าได้ทาการสง่ ลิงค์แชร์ไฟล์นีไ้ ปแล้ว

Share Document to Specific People 13 เป็นการแชร์โดยมีการส่งลงิ ค์ของไฟล์ไปทางอีเมล และระบเุ ฉพาะบคุ คลที่สามารถเข้าถงึ ไฟล์นีไ้ ด้ ซงึ่ มีขนั้ ตอน การแชร์ดงั นี ้ 1. คลิกเลือกไฟล์ → คลกิ ป่มุ Share 2. จะปรากฏวนิ โดว์หน้า Send Link เพ่ือตงั้ คา่ การแชร์ คลกิ ลกู ศรด้านหลงั Anyone with the link can view and edit จะมาที่ หน้า Link Settings คลกิ เลือก Specific people และเลือกรูปแบบการแชร์ → คลกิ ป่มุ Apply

3. จะกลบั มาท่ีหน้า Send Link ถ้าต้องการส่งอีเมลพร้อมลงิ ค์ไปให้ใคร 14 - ท่ี Enter a name or email address พมิ พ์ Email Address ของผ้รู ับ - ที่ Add a message(optional) พมิ พ์ข้อความแจ้งให้ผ้รู ับได้ทราบ ต้องการสง่ อีเมล → คลิกป่มุ Send 4. จะปรากฏข้อความแจ้งว่าได้ทาการส่งลิงค์แชร์ไฟล์นีไ้ ปแล้ว

Share Document via Copy Link 15 ในกรณีท่ีต้องการจะแชร์ไฟล์โดยทาเป็นลิงค์ให้ผ้อู ื่นคลิกเข้ามาเปิดไฟล์งานได้ เราสามารถทาการคดั ลอกลงิ ค์ ของไฟล์นนั ้ ออกมาและนาไปวางในท่ีที่เราต้องการได้ โดยขนั้ ตอนการคดั ลอกลงิ ค์ทาได้ดงั นี ้ 1. คลิกเลือกไฟล์ → คลกิ ป่มุ Copy link 2. จะปรากฏวินโดว์และแสดงลิงค์ และสิทธิ์เร่ิมต้นการเข้าถึงไฟล์จะเป็นแบบใครก็ได้ท่ีได้รับลิงค์นี ้ สามารถเข้ามาเปิดอา่ น แก้ไขไฟล์ และดาวน์โหลดไฟล์ได้ แตถ่ ้าต้องการกาหนดประเภทของบคุ คลท่ีจะ ได้รับสิทธ์ิให้คลกิ ที่ Anyone with the link can view and edit จะมาท่ีหน้า Link Settings → คลกิ เลือกรูปแบบวา่ จะแชร์ให้ใคร → ตงั้ คา่ การแชร์ลิงค์ตามต้องการ → คลกิ ป่มุ Apply

3. จะกลบั มาท่ีหน้าแสดงลิงค์ → ทาการคดั ลอกลงิ ค์และนาไปวางในที่ท่ีต้องการ 16 4. ให้คลกิ ป่มุ Copy เพื่อคดั ลอกลงิ ค์และนาไปวางในท่ีท่ีต้องการได้

17 Open the file that someone shared with me เม่ือต้องการจะเข้าไปเปิดไฟล์ท่ีมีคนแชร์ให้เพ่ืออ่าน หรือแก้ไข (ตามสิทธิ์ท่ีเจ้าของไฟล์มอบให้เรา) สามารถ ทาได้ 2 วธิ ี คือ วิธีท่ี 1 เราจะได้รับอีเมล์แจ้งให้ทราบ ซงึ่ ภายในเนือ้ หาของอีเมล์จะปรากฏชื่อไฟล์ → ให้คลิกป่ มุ Open วิธีท่ี 2 เข้าใช้งาน OneDrive for Business on Web → คลกิ Shared → คลกิ Shared with me จะปรากฏรายช่ือ ไฟล์ที่มีคนแชร์ให้เรา

Real time co-authoring 18 ในขณะท่ีเราทาการแชร์ไฟล์ให้กบั บคุ คลอ่ืนและให้สทิ ธ์ิแบบแก้ไขไฟล์ได้จะทาให้เราและบคุ คลอื่นสามารถ เข้ามาทางานบนไฟล์เอกสารเดียวกนั ในเวลาเดียวกนั ได้ และสามารถมองเห็นการแก้ไขข้อมลู บนเอกสารไป พร้อม ๆ กนั ได้ทกุ คน ในรูปภาพด้านล่างจะปรากฏรายชื่อและตาแหนง่ เคอร์เซอร์ของผ้ทู ่ีกาลงั เข้าใช้ไฟล์นี ้

Change Document Permission 19 ในกรณีท่ีเราแชร์ไฟล์ให้กบั บคุ คลอ่ืนและต้องการเปล่ียนสทิ ธ์ิการแชร์ เชน่ จากอา่ นได้อย่างเดียวเป็นแก้ไข ได้ หรือจากแก้ไขได้เป็นอา่ นได้อย่างเดียวสามารถทาได้ดงั นี ้ 1. คลิกเลือกไฟล์ท่ีต้องการเปล่ียนสทิ ธิ์การแชร์ ที่คอลมั น์ Sharing → คลกิ ที่คาวา่ Shared 2. จะปรากฏ Information Pane พร้อมกบั แสดงรายการที่เราได้แชร์ไว้ → จะปรากฏหน้า Manage Access → คลิกป่มุ More Options ด้านหลงั รายการท่ีต้องการเปล่ียนสทิ ธิ์

3. ที่ Link settings → คลกิ ลกู ศรที่ด้านหลงั สทิ ธิ์เดิม → คลกิ เลือกสทิ ธ์ิท่ีต้องการเปล่ียน 20

Stop sharing a document 21 ถ้าต้องการยกเลิกการแชร์ไฟล์สามารถทาได้ดงั นี ้ 1. คลกิ เลือกไฟล์ที่ต้องการยกเลิกการแชร์ ที่คอลมั น์ Sharing → คลกิ ท่ีคาว่า Shared 2. จะปรากฏ Information Pane พร้อมกบั แสดงรายการท่ีเราได้แชร์ไว้ → จะปรากฏหน้า Manage Access → คลิกป่มุ More Options ด้านหลงั รายการท่ีต้องการยกเลกิ

3. คลกิ ยกเลกิ การแชร์ไฟล์ให้ทกุ คนท่ีอย่ใู นกลมุ่ การแชร์นีห้ รือยกเลิกบางคน 22 ยกเลิกการแชร์รูปแบบนีก้ บั ทกุ คน ยกเลิกการแชร์เฉพาะคนนี ้ 4. ถ้าต้องการยกเลิกการแชร์ทงั้ หมดทกุ รูปแบบและทกุ คน ให้คลิกที่ Stop sharing 5. จะปรากฏวินโดว์ยืนยนั การยกเลกิ การแชร์ → คลิกป่มุ Stop Sharing

23 OneDrive for Business (on Desktop) ในกรณีท่ีเราใช้งาน OneDrive for Business on Web เพอื่ เก็บไฟล์ข้อมลู และโฟลเดอร์ แล้วต้องการทาการ Synchronize ข้อมลู จาก OneDrive for Business on Web ไปยงั OneDrive for Business on Desktop โดย ในเคร่ืองคอมพวิ เตอร์ของเราจะต้องทาการตดิ ตงั้ โปรแกรม OneDrive for Business (ทาง ITS อาจจะทาการ ตดิ ตงั้ ให้ผ้ใู ช้ก่อนแล้ว) และที่บริเวณ Taskbar จะปรากฏสญั ลกั ษณ์ OneDrive (รูปก้อนเมฆ) เมื่อดบั เบลิ ้ คลกิ ท่ีสญั ลกั ษณ์ OneDrive for Business จะปรากฏวินโดว์แสดงรายช่ือไฟล์และโฟลเดอร์ที่เก็บอยู่ ภายใน OneDrive for Business และแสดงสถานะของไฟล์หรือโฟลเดอร์เป็นรูปก้อนเมฆ หมายความวา่ ไฟล์ยงั ไม่ได้ถกู Synchronize ลงบนเคร่ืองคอมพวิ เตอร์ของเรา ซงึ่ จะเป็นลกั ษณะนีเ้ม่ือใช้งานบน Windows 10 เมื่อคลิกท่ีสญั ลกั ษณ์ OneDrive for Business และคลกิ คาสง่ั Help & Settings จะปรากฏรายการคาสง่ั ดงั นี ้ - Open your OneDrive - (ช่ือองค์กรของผ้ใู ช้งาน) เปิดวนิ โดว์ของ OneDrive folder - Settings เปิดวินโดว์การตงั้ คา่ OneDrive for Business on Desktop - View online เปิดเพ่ือเข้าหน้าเว็บ OneDrive for Business on Web - Pause syncing หยดุ การ Sync ข้อมลู ชว่ั คราวโดยคลิกเลือกระยะเวลาเม่ือต้องการ จะกลบั มา Sync ตอ่ คลกิ คาสง่ั Resume Syncing - Manage storage เปิดหน้าแสดงรายละเอียดการใช้พืน้ ท่ีใน OneDrive for Business - Get Help เปิดหน้าเวบ็ ค้นหาบทความและวธิ ีแก้ไขปัญหาการใช้งาน OneDrive - Send feedback เปิดหน้าเพ่ือพิมพ์ข้อความแจ้งปัญหาไปยงั Microsoft - Close OneDrive ออกจากการใช้งาน OneDrive for business on Desktop

Files on-Demand 24 สาหรับผ้ทู ี่ใช้งาน Windows 10 การเปิดใช้งาน File on-Demand จะช่วยประหยดั ใช้พนื ้ ที่บน Hard Disk ได้เพราะเราสามารถจะกาหนดให้ดาวน์โหลดเฉพาะไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่เราใช้งานเป็นประจาหรือใช้งาน ณ ขณะนีไ้ ด้ ซงึ่ การเปิดใช้งาน Files On-Demand ซง่ึ มีดงั นี ้ 1. คลกิ ท่ีสญั ลกั ษณ์ OneDrive for Business → คลิกคาสงั่ Help & Settings → คลิกคาสงั่ Settings 2. จะปรากฏวินโดว์ Microsoft OneDrive → คลิกแทบ็ Settings → คลิกตวั เลือก Save space and download files as you use them → คลกิ ป่มุ OK

ซง่ึ เม่ือเราเปิดใช้งาน Files On-Demand ที่ไฟล์เอกสารหรือโฟลเดอร์ภายใน OneDrive ของเราจะปรากฏ 25 เป็นสญั ลกั ษณ์ได้ดงั ต่อไปนี ้ Online-only เป็นไฟล์หรือโฟลเดอร์แบบออนไลน์โดยไฟล์หรือโฟลเดอร์จะยงั ไมด่ าวน์โหลดมาลงมาท่ีเคร่ือง จนกวา่ เราจะคลกิ เปิดไฟล์หรือโฟลเดอร์นีแ้ ละเราจะไมส่ ามารถเปิดไฟล์หรือโฟลเดอร์นีไ้ ด้ถ้าเครืคอมพวิ เตอร์ หรืออปุ กรณ์ของ เราไมไ่ ด้ทาการเชื่อมตอ่ อนิ เตอร์เนต็ Available on this device เป็นสถานะของไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ถกู ดาวน์โหลดมาเก็บไว้บนเครื่องเรียบร้อย แล้วและเราเปิดไฟล์หรือโฟลเดอร์นีข้ นึ ้ มาทางานได้ตลอดเวลาถึงแม้วา่ เครื่องหรืออปุ กรณ์ของเราจะไมไ่ ด้เชื่อมตอ่ อินเตอร์เนต็ (ถ้าต้องการให้กลบั ไปเป็น Online-only ให้คลิกเมาส์ขวา และคลิกเลือกคาสงั่ Free up space) Mark your Important files เป็นไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่สาคญั และตงั้ คา่ ให้มีการดาวน์โหลดมา ไว้ที่เคร่ืองหรืออปุ กรณ์ของเราตลอดเวลา ถงึ แม้วา่ เราจะไม่ได้เปิดใช้งานก็ตามและสามารถเปิดใช้งานได้ ตลอดเวลาถงึ แม้จะไมไ่ ด้มีการเชื่อมต่ออนิ เตอร์เนต็ (ถ้าต้องการตงั้ คา่ ให้ไฟล์หรือโฟลเดอร์เป็น Mark your Important files ให้คลกิ เมาส์ขวา และคลกิ เลือกคาสง่ั Always keep on this device)

Choose Sync file or Folder to your PC 26 ในกรณีท่ีไม่ได้ใช้งาน Files On-Demand ไฟล์และโฟลเดอร์จาก OneDrive for business on Web จะทาการ Sync มาเก็บไว้ท่ีเคร่ืองทงั้ หมด และที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์จะแสดงไอคอนตามในรูปภาพด้านล่างนี ้ และเน่ืองจากพนื ้ ที่ OneDrive for Business ของผ้ใู ช้งาน Office 365 มีพนื ้ ที่มาก แต่ในขณะที่เครื่อง คอมพวิ เตอร์อาจจะมีพนื ้ ท่ีใน Hard disk ไมเ่ พียงพอที่จะทาการ Sync ข้อมลู ทงั้ หมดจาก OneDrive for Business on Web มาเก็บไว้ที่เครื่องคอมพวิ เตอร์เราสามารถทาการเลือกให้ Sync เฉพาะข้อมลู บางสว่ นได้ ซงึ่ มีวธิ ีการทาดงั นี ้ 1. คลกิ ท่ีสญั ลกั ษณ์ OneDrive for Business → คลิกคาสง่ั Help & Settings → คลกิ คาสงั่ Settings

2. จะปรากฏวินโดว์ Microsoft OneDrive → คลิกแท็บ Account → คลิกลงิ ค์ Choose folders 27 3. จะปรากฏรายช่ือโฟลเดอร์ท่ีถกู Sync ข้อมลู อยู่ ณ ขณะนี→้ ให้คลิกเลือกเป็นบางโฟลเดอร์ท่ีต้องการ ให้ Sync ข้อมลู เรียบร้อยแล้วคลกิ ป่มุ OK → คลกิ ป่มุ OK 4. เมื่อเราเข้าไปเปิด OneDrive for Business on Desktop ก็จะปรากฏเฉพาะโฟลเดอร์ที่เราเลือกให้ Sync มาไว้ ท่ีเครื่องเท่านนั ้

Move or Copy file to OneDrive for Business Desktop 28 ถ้าต้องการนาไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่อยใู่ นเครื่องของเราไปเก็บไว้ที่ OneDrive for Business on Desktop ทาได้ โดยใช้คาสง่ั Move หรือ Copy หรือใช้วิธีการคลกิ เมาส์แล้วลากไปวางใน OneDrive for Business Desktop

Save Microsoft Office document to OneDrive 29 เม่ือเราสร้างไฟล์เอกสารจากโปรแกรม Microsoft Word, Excel, PowerPoint แล้วต้องการบนั ทกึ ไฟล์เก็บลง OneDrive for Business on Desktop สามารถทาได้เหมือนกบั การบนั ทกึ ไฟล์ตามปกติ โดยมีขนั้ ตอนดงั นี ้ 1. คลกิ แทบ็ File → คลกิ คาสง่ั Save หรือ Save As จากโปรแกรม Word, Excel, PowerPoint 2. จะปรากฏรายชื่อที่เก็บข้อมลู → คลกิ ที่ OneDrive - (ชื่อองค์กรของผ้ใู ช้งาน) 3. พมิ พ์ชื่อไฟล์ → เลือกประเภทไฟล์ → คลิกป่มุ Save

Share a document and Setting Permission 30 เราสามารถทาการแชร์ไฟล์จาก OneDrive for Business on Desktop ได้เหมือนกบั การใช้งานบนหน้าเวบ็ และเราสามารถกาหนดสทิ ธ์ิได้ว่าต้องการให้บคุ คลอ่ืนเข้ามาแก้ไขไฟล์ได้หรือเข้ามาเปิดอ่านไฟล์ได้อยา่ งเดียว Share Document via Send Email เป็นการแชร์ไฟล์โดยมีการสง่ ลิงค์ของไฟล์ไปทางอีเมล ใครท่ีได้รับลิงค์นีจ้ ะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ ซง่ึ มีขนั้ ตอน การแชร์ดงั นี ้ 1. ไปทางานท่ี OneDrive for Business on Desktop → คลิกเมาส์ขวาท่ีไฟล์หรือโฟลเดอร์ → คลกิ คาสง่ั Share 2. จะปรากฏวนิ โดว์ Send Link → คลิกที่ Anyone with the link can edit → จะปรากฏวินโดว์ Link Settings ตงั้ ค่าการแชร์ไฟล์นีต้ ามต้องการ → คลกิ ป่มุ Apply 3. พมิ พ์ชื่อผ้ทู ่ีเราต้องการจะส่งลิงค์ไฟล์นีไ้ ปถงึ และพมิ พ์ข้อความแจ้งให้ทราบเพ่ิมเติม → คลกิ ป่มุ Send → จะปรากฏวนิ โดว์แจ้งให้ทราบวา่ ได้สง่ ลงิ ค์ไฟล์ไปเรียบร้อยแล้ว

Open the file that someone shared with me 31 เม่ือมีบคุ คลอ่ืนแชร์ไฟล์ให้ เราจะได้รับอีเมล์แจ้งให้ทราบ ซงึ่ ภายในเนือ้ หาของอีเมล์จะปรากฏช่ือไฟล์ → คลิกป่มุ Open เพอ่ื เปิดไฟล์บนหน้าเว็บ หรือเปิดใช้งานโปรแกรม Word ,Excel, PowerPoint → ไปที่แทบ็ File → คลกิ คาสง่ั Open → คลกิ Shared with Me → จะปรากฏรายช่ือของไฟล์ท่ีบคุ คลอื่นแชร์ให้กบั เรา → คลิกเปิดไฟล์ที่ต้องการ

32 Change Document Permission and Unshared ในกรณีท่ีเราแชร์ไฟล์ให้กบั บคุ คลอ่ืนและต้องการเปล่ียนสทิ ธ์ิการแชร์ เชน่ จากอ่านได้อยา่ งเดียวเป็นแก้ไขได้ หรือจากแก้ไขได้เป็นอา่ นได้อยา่ งเดียวสามารถทาได้ดงั นี ้ 1. ไปทางานท่ี OneDrive for Business Desktop → คลิกเมาส์ขวาท่ีไฟล์หรือโฟลเดอร์ท่ีเราแชร์ไว้ → คลกิ คาสง่ั Share 2. จะปรากฏวนิ โดว์ Send Link → คลิกป่มุ … → คลกิ คาสง่ั Manage Access 3. คลกิ ป่มุ … ด้านหลงั ลงิ ค์ → ถ้าต้องการยกเลกิ การแชร์ไฟล์คลิกป่มุ X (คาสง่ั Remove link) → จะปรากฏวนิ โดว์แสดงข้อความให้ยืนยนั การลบ → คลิกป่มุ คาสง่ั Delete link

Share Document via Get a sharing link 33 เป็นการแชร์โดยนาลิงค์ของไฟล์ปวางไว้บนหน้าเว็บหรือในเอกสารเม่ือคลกิ ท่ีลงิ ค์นีจ้ ะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ ซง่ึ ขนั้ ตอนการแชร์มีดงั นี ้ 1. ไปทางานที่ OneDrive for Business Desktop → คลิกเมาส์ขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์ → คลิกคาสง่ั Share 2. จะปรากฏวนิ โดว์ Send Link → คลิกท่ี Anyone with the link can edit → จะปรากฏวนิ โดว์ Link Setting คลกิ เลือกสทิ ธ์ิการแชร์ไฟล์นีต้ ามต้องการ → คลกิ ป่มุ Apply 3. จะกลบั มาท่ีวนิ โดว์ Send Link → คลกิ ป่มุ Copy Link → จะปรากฏวินโดว์แสดงลิงค์ → คลกิ ป่มุ Copy แล้วนาไปวางยงั ที่ท่ีต้องการ

และถ้าต้องการยกเลกิ การแชร์ด้วยลิงค์สามารถทาได้ดงั นี ้ 35 1. คลกิ คาสงั่ Share → จะปรากฏวนิ โดว์ Share 2. คลิกป่มุ … → คลกิ คาสง่ั Manage Access → คลิกป่มุ … (More Options) 3. คลิกป่มุ X (Remove link) → จะปรากฏวนิ โดว์ยืนยนั การลบคลกิ คาสง่ั Delete link