หน่วยที่2หลักการทำงานword2016

หนว่ ยท่ี 2 หลักการทางานของโปรแกรมประมวลผลคา Word 2016สาระสาคญั โปรแกรมไมโครซอฟต์เวริ ด์ เปน็ ส่วนหน่งึ ของชุดโปรแกรม Microsoft office ซึ่งนิยมใช้ในสำนกั งำนท่วั ไปเปน็ โปรแกรมท่ีมคี วำมสำมำรถในกำรพิมพ์และตกแต่งเอกสำรใหม้ ีควำมเหมำะสมกับรูปแบบของเอกสำรนน้ั ๆสำมำรถปรับปรุงแก้ไขเอกสำรได้อย่ำงสะดวกและรวดเร็ว ช่วยใหก้ ำรออกแบบเอกสำรมีควำมเป็นมำตรฐำนสำกลสาระการเรยี นรู้ 1. กำรเรียกใชง้ ำนโปรแกรม Word 2016 2. ส่วนประกอบของโปรแกรม Word 2016 3. ริบบอนมมุ มอง (Ribbon View) 4. กำรสรำ้ งเอกสำร 5. กำรเปิดแฟ้มเอกสำร 6. กำรปดิ แฟ้มเอกสำร 7. กำรบันทึกเอกสำร 8. กำรออกจำกโปรแกรม Word 2016จุดประสงค์การเรียนรู้ 1. เรยี กใชง้ ำนโปรแกรม Word 2016 ได้ 2. บอกส่วนประกอบของโปรแกรม Word 2016 ได้ 3. เรียกใช้คำส่งั ในรบิ บอนมุมมองได้ 4. สร้ำงเอกสำรใหม่ได้ 5. เปดิ แฟ้มเอกสำรได้ 6. ปดิ แฟม้ เอกสำรได้ 7. บันทึกเอกสำรได้ 8. ออกจำกโปรแกรม Word 2016 ได้สมรรถนะประจาหนว่ ย แสดงควำมรู้เกี่ยวกบั กำรเปดิ ใชง้ ำนโปรแกรมกำรพมิ พ์เอกสำร ( Word 2016)

1. การเปดิ ใชง้ านโปรแกรม Word 2016 กำรเปิดใช้งำนโปรแกรม Word 2016 หมำยถึง กำรเรียกใช้งำนโปรแกรมเพ่อื พิมพ์เอกสำรหรอื สรำ้ งชน้ิ งำนที่ต้องกำร สำมำรถทำได้ 3 วิธี ดังนี้ วิธที ่ี 1 กำรเปิดใช้งำนโปรแกรมWord 2016 โดยใช้ปุ่ม Startมีข้ันตอนกำรปฏิบัติดงั นี้ ขน้ั ที่ 1 คลกิ เมำส์ที่ปุ่ม เร่ิม (Start) ขัน้ ที่ 2 เลือก โปรแกรมทั้งหมด (All Program) ข้ันที่ 3 คลกิ เมำส์เลือก Word 2016ดังแสดงในรูปที่ 2.1 23 1 รูปท่ี 2.1 กำรเปิดใชง้ ำนโปรแกรมWord 2016 วิธที ่ี 2 เลอื กชอร์ตคตั บำร์ Word บนเดสกท์ ็อปดังแสดงในรูปที่ 2.2 1 รูปที่ 2.2 กำรเปิดใช้งำนโปรแกรมโดยกำรเลอื กชอร์ตคตั บำร์ Word บนเดสกท์ ็อป

วิธีที่ 3 เลือกไฟล์ข้อมูล *.docx ทต่ี ้องกำร คลิกท่ีเมำส์ขวำ เลือก เปดิ (Open) ดงั แสดงในรปู ท่ี 2.3 1 รปู ที่ 2.3 กำรเปิดใช้งำนโปรแกรม โดยกำรเลอื กแฟม้ ข้อมูล *.docx ที่ตอ้ งกำร 2. ส่วนประกอบของโปรแกรม Word 2016 เมอื่ ทำกำรเปิดใช้งำนโปรแกรม Word 2016 จะปรำกฏหน้ำตำ่ งโปรแกรม Word 2016 พร้อมเอกสำรเปล่ำ ช่ือ Document1 ก่อนเริ่มทำงำนบนโปรแกรม Word 2016 จะต้องร้จู ักและเข้ำใจโครงสร้ำงหรือองคป์ ระกอบของโปรแกรม โดยสำมำรถแบ่งองค์ประกอบของ โปรแกรม ดงั แสดงในรูปที่ 2.4 2 1 3 143 15167 6 10 1 89 11 12 13 รูปท่ี 2.4 สว่ นประกอบของโปรแกรม Word 2016

ส่วนประกอบของโปรแกรม Word 2016 ประกอบด้วย 1. แถบชอ่ื เรอ่ื ง เป็นสว่ นท่ีแสดงชือ่ แฟ้มข้อมูลที่เปิดอยู่ (Document1)และชอ่ื โปรแกรมWord 2. แถบเคร่ืองมือดว่ น (Quick Access) แสดงปุ่มคำส่งั ในรูปไอคอนท่ีมีกำรเรียกใช้งำนบ่อยสำมำรถเพ่ิมหรอื ลบคำสัง่ บนแถบนี้ได้ 3. ลงช่อื เข้ำใช้ เมอ่ื ใดก็ตำมที่ไดร้ บั พรอ้ ม ให้ลงชือ่ เข้ำใช้ Office หรอื Office 365 โดยใช้บญั ชี Microsoft หรอื บัญชีท่ที ำงำนหรอื โรงเรยี นของคุณกำรลงชื่อเข้ำใช้จะอนุญำตใหค้ ุณทำส่ิงต่อไปนี้: บันทึกหรือแชรไ์ ฟล์โดยใช้ OneDrive, ใช้ Office online 4. แสดงหรือซ่อน Ribbon คือชุดของแถบเคร่ืองมือทอี่ ยู่ด้ำนบนสุดของหน้ำตำ่ งในโปรแกรมOffice ท่ีออกแบบมำเพ่ือใหช้ ่วยเหลอื คุณให้ค้นหำคำสัง่ ท่ีคุณต้องใชใ้ นกำรทำงำนใหเ้ สร็จสมบูรณ์ได้อยำ่ งรวดเร็ว 5. แถบควบคมุ โปรแกรม (Control Menu) สว่ นทใ่ี ช้ควบคมุ กำรยอ่ ขยำย และปิดโปรแกรม 6. แถบเครอื่ งมือ (Menu Bar) เปน็ สว่ นทีแ่ สดงคำสง่ั เป็นรำยกำร รำยละเอยี ดท่ตี ้องกำรเปิดใช้งำน ประกอบด้วย หน้ำแรก แทรก ออกแบบ เค้ำโครง กำรอำ้ งอิง กำรส่งจดหมำย รีววิ มมุ มอง 7. แถบริบบอน (Ribbon) หรือ แถบเครือ่ งมอื ประกอบดว้ ยชุดคำสัง่ ในรปู ไอคอนแทนชดุ คำสง่ั สำเรจ็ รูปโดยทวั่ ไปแบ่งได้ 8 แถบ ดงั แสดงในรปู ท่ี 2.5 8. แถบไม้บรรทัด (Ruler) แสดงไมบ้ รรทัดทัง้ แนวตง้ั และแนวนอน 9. แถบเลือ่ นเอกสำร (Turn on Panning Hand) เป็นเคร่ืองมือในกำรเล่อื นหนำ้ เอกสำรโดยกำรคลกิ ทีเ่ คร่อื งมอื ใต้ View Ruler คลิกเมำสซ์ ้ำยคำ้ งไว้แล้วเลอื กเลือ่ นหนำ้ เอกสำรตำมต้องกำรกำรยกเลกิ กำรใช้งำนให้คลกิ ท่ีปุ่มเคร่ืองมือซำ้ อีกคร้ัง 10. แชร์ ที่มุมบนขวำ แล้วคลิกเชญิ บุคคล เพือ่ ให้พวกเขำสำมำรถแกไ้ ขร่วมกับคุณได้ พวกเขำจะได้รับอเี มลทีม่ ลี ิงก์ไปยังเอกสำรของคณุ 11. แถบสถำนะ (Status Bar) แสดงจำนวนหนำ้ กระดำษ และจำนวนตัวอกั ษรท่ีใชใ้ นเอกสำร 12. แถบมุมมองเอกสำร เป็นป่มุ สำหรับเปลีย่ นมมุ มองในกำรดเู อกสำ ซ่งึ แตล่ ะมุมมองจะแสดงลกั ษณะเอกสำรแตกต่ำงกันและมีหนำ้ ที่ในกำรทำงำนแตกต่ำงกนั 13. แถบมมุ มอง (View Bar) แสดงมุมมองกำรทำงำนของเอกสำรในรูปแบบต่ำง ๆ และแถบย่อ/ขยำย (Zoom) ของเอกสำร เพือ่ งำ่ ยตอ่ กำรสร้ำงเอกสำร

หนำ้ แรก แทรก ออกแบบ เค้ำโครง กำรอ้ำงองิ กำรส่งจดหมำย รวี วิ มมุ มองรปู ท่ี 2.5 แถบริบบอน (Ribbon) หรือแถบเครื่องมือ

ตัวอยำ่ งแถบริบบอนไฟล์ (Ribbon File) แสดงเมนคู ำสัง่ ทใ่ี ช้ในกำรจดั กำรแฟม้ ขอ้ มูล เชน่ สร้ำง(New) เปิด (Open) บนั ทกึ (Save) ลำ่ สุด (Recent) พิมพ์ (Print) ฯลฯ ดงั แสดงในรปู ท่ี 2.6 รปู ที่ 2.6 ตัวอยำ่ งแถบริบบอนไฟล์ (Ribbon File)3. ริบบอนมมุ มอง (Ribbon View) ริบบอนมมุ มอง (Ribbon View) หมำยถงึ เมนทู ่ีกำหนดกำรแสดงองคป์ ระกอบหรือสว่ นต่ำงๆ ทจี่ ะใหแ้ สดงบนจอภำพในมมุ มองท่ีต่ำงกนั ประกอบดว้ ย กลุ่มคำส่งั มุมมองเอกสำร กำรแสดงกำรย่อหรือขยำยหน้ำต่ำงเอกสำร และแมโคร 3.1 มุมมองเค้ำโครงเหมอื นพิมพ์ (Print Layout) หมำยถงึ มุมมองกำรทำงำนเอกสำรท่ีเสมือนจริง มกี ำรแสดงขอบกระดำษเพอ่ื ให้ผ้ใู ช้งำนโปรแกรมมคี วำมร้สู กึ ว่ำตนกำลงั ทำงำนน้นั จรงิ ๆดงั นัน้ ในกำรทำงำนกับเอกสำรควรเลือกมุมมองนี้ ดงั แสดงในรูปที่ 2.7 รปู ที่ 2.7 มุมมองเค้ำโครงเหมอื นพิมพ์ (Print Layout)

3.2 มมุ มองเค้ำโครงกำรอ่ำน (Full Screen Reading) หมำยถึง มมุ มองกำรแสดงหนำ้เอกสำรเต็มจอแบบสองอภำพ ดังแสดงในรปู ท่ี 2.8 รูปที่ 2.8 มมุ มองเค้ำโครงกำรอ่ำน (Full Screen Reading) 3.3. มุมมองเค้ำโครงเวบ็ (Web Layout) หมำยถึง มุมมองกำรพมิ พเ์ อกสำรโดยแสดงหน้ำเอกสำรเหมือนกับหน้ำเวบ็ ไซต์ ดงั แสดงในรปู ที่ 2.9 รูปที่ 2.9 มมุ มองเค้ำโครงเว็บ (Web Layout)

3.4 มมุ มองเคำ้ รำ่ ง (Outline) หมำยถึง สภำวะกำรพิมพเ์ อกสำรแบบโครงร่ำง เหมำะสำหรบักำรปรับแตง่ รูปแบบเอกสำรอยำ่ งรวดเรว็ ดังแสดงในรูปท่ี 2.10 รูปท่ี 2.10 มมุ มองเค้ำร่ำง (Outline) 3.5 มมุ มองแบบร่ำง (Draft) หมำยถงึ สภำวะกำรพมิ พโ์ ครงร่ำงมขี นำดพน้ื ท่ีพิมพง์ ำนกว้ำงแต่ไม่แสดงภำพจำกกำรวำดด้วยเครือ่ งมือวำดภำพ (Drawing Tools) ดังแสดงในรปู ที่ 2.11 รูปท่ี 2.11 มมุ มองแบบรำ่ ง (Draft)

4. การสรา้ งเอกสาร เม่อื เปิดโปรแกรมWord 2016 โปรแกรมจะเปิดหน้ำเอกสำรเปล่ำ ๆ มำใหใ้ ชง้ ำน1 หนำ้ กระดำษ โดยโปรแกรมจะตั้งชือ่ เบื้องต้นมำให้อตั โนมัติ ชือ่ Document1 แตใ่ นขณะท่ีกำลงัพมิ พง์ ำนในเอกสำรอยู่ หำกต้องกำรสรำ้ งเอกสำรใหม่ ก็สำมำรถสรำ้ งได้ 2 แบบ คือ 4.1 กำรสร้ำงเอกสำรเปล่ำ มีข้นั ตอนกำรปฏบิ ตั ิดงั น้ี ขน้ั ท่ี 1 คลกิ เลือกเมนู ไฟล์ (File) ข้ันที่ 2 คลกิ เลือกคำสั่ง ใหม่ (New) ขนั้ ท่ี 3 เลอื ก เอกสำรเปล่ำ (Blank Document) ขั้นท่ี 4 ปรำกฏหนำ้ เอกสำรเปล่ำ คลิกตำแหน่งท่ตี ้องกำรพิมพข์ ้อควำมในเอกสำรดังแสดงในรปู ท่ี 2.121 2 3 1 1 3 4 รปู ท่ี 2.12 กำรสร้ำงเอกสำรเปลำ่

4.2 กำรสร้ำงเอกสำรจำกเทมเพลต กำรสรำ้ งเอกสำรจำกเทมเพลต หมำยถงึ รปู แบบเอกสำรทีโ่ ปรแกรมมีให้ ผู้ใชส้ ำมำรถเลือกใช้รปู แบบทมี่ ีอยไู่ ดต้ ำมควำมเหมำะสมกับงำนเอกสำรที่ต้องกำร มีขั้นตอนกำรปฏบิ ัตดิ ังน้ี ขน้ั ท่ี 1 คลกิ เลือกเมนู ไฟล์ (File) ขั้นท่ี 2 คลกิ เลือกคำสง่ั ใหม่ (New) ขั้นท่ี 3 เลือกตวั อย่ำงเทมเพลตท่ีแนะนำ ข้ันที่ 4 คลกิ เลือกเทมเพลต ที่ตอ้ งกำรใช้งำน ขัน้ ที่ 5 คลกิ เลือกสร้ำง ข้ันท่ี 6 พิมพ์ข้อควำมตำมรปู แบบที่ เทมเพลต กำหนดให้ ดงั แสดงในรูปท่ี 2.13 12 3 4 5 6 4รูปท่ี 2.13 กำรสร้ำงเอกสำรจำกเทมเพลต

5. การเปดิ แฟม้ เอกสาร หมำยถึง กำรเปิดแฟม้ เอกสำรทีบ่ นั ทึกไว้ภำยในหน่วยควำมจำของเครื่องคอมพวิ เตอร์ หรืออุปกรณ์อนื่ เชน่ ฮำร์ตดิสกส์ ำรอง , Flash Drive เพื่อเปิดไฟล์เอกสำรเหล่ำนัน้ มำทำกำรมำแก้ไข หรอืพิมพ์เพ่ิมเติม มีข้ันตอนกำรปฏบิ ตั ิดงั นี้ ข้ันที่ 1 คลกิ เลือกเมนู ไฟล์ (File) ข้ันที่ 2 คลิกเลือกคำส่ัง เปิด (Open) ขน้ั ท่ี 3 ปรำกฏไดอะลอ็ กบ็อกซ์ เปิด (Open) ขนั้ ท่ี 4 คลกิ เลือกไดรฟ์และโฟลเดอรท์ ี่เก็บข้อมูล ข้นั ท่ี 5 คลิกเลือกไฟล์ทตี่ อ้ งกำรเปิด ขน้ั ที่ 6 คลกิ ปุ่ม เปิด (Open) ดงั แสดงในรูปที่ 2.14 1 3 245 6 รูปท่ี 2.14 กำรเปิดไฟล์เอกสำร

6. การปดิ แฟม้ เอกสารที่ใช้งาน ในบำงครัง้ กำรเปดิ ใชง้ ำนไฟล์เอกสำร ผใู้ ช้โปรแกรมอำจจะเปิดไฟลเ์ อกสำรขน้ึ มำใช้งำนหลำย ๆ ไฟล์ หำกต้องกำรปิดไฟล์เอกสำรบำงไฟล์ทแ่ี ก้ไขและทำเสร็จแล้วกส็ ำมำรถปิดได้โดยเอกสำรอ่นื ยงั เปิดใช้งำนอยู่ มีขนั้ ตอนกำรปฏบิ ตั ิดังน้ี ขน้ั ที่ 1 คลกิ เลือกเมนู ไฟล์ (File) ข้ันท่ี 2 คลิกเลือกคำสง่ั ปิด (Close) ขั้นที่ 3 ปรำกฏไดอะลอ็ กบ็อกซห์ ำกยงั ไมม่ ีกำรบนั ทึกข้อมลู ขน้ั ท่ี 4 คลิกปุ่ม บันทึก (Save) หำกตอ้ งกำรบันทึกข้อมูล และคลกิ ปุ่ม ไม่บนั ทึก(Don’t Save) หำกไม่ต้องกำรบนั ทึกข้อมลู ดังแสดงในรูปท่ี 2.15 1 2 3 4 รูปที่ 2.15 กำรปิดไฟล์เอกสำร

7. การบนั ทึกเอกสาร กำรบนั ทึกเอกสำร หมำยถงึ กำรบันทกึ ขอ้ มลู ที่พิมพ์ แก้ไข หรือแตกแตง่ เอกสำรเรียบร้อยแลว้ ในอุปกรณบ์ ันทกึ ข้อมูล เช่น กำรบนั ทึกเก็บไว้ทห่ี นว่ ยควำมจำของเคร่ืองคอมพิวเตอร์ บนั ทึกไว้ที่ฮำรต์ ดสิ กส์ ำรอง , Flash Drive เพ่ือสำมำรถเรยี กใช้ข้อมลู เหล่ำน้ันไดใ้ นภำยหลัง กำรบันทึกเอกสำรมขี น้ั ตอนกำรปฏิบัตดิ งั นี้ ขน้ั ท่ี 1 คลิกปุ่ม Save (บนั ทึก) บนแถบเครือ่ งมือด่วน (Quick Access Toolbar) ขั้นที่ 2 คลิกเลือกเมนู ไฟล์ (File) ขน้ั ที่ 3 คลกิ เลือกคำส่งั บันทึก (Save) หรือ บนั ทกึ เปน็ (Save As) หำกตอ้ งกำรเปลย่ี นชอ่ื เอกสำรทบี่ นั ทึก ขั้นที่ 4 ปรำกฏไดอะล็อกบ็อกซ์ บนั ทึกเป็น (Save As) ให้กำหนดรำยละเอยี ด ข้นั ที่ 5 คลิกทชี่ ่อง บันทึกใน (Save in) เลอื กไดรฟ์และโฟลเดอรท์ ี่ต้องกำรเก็บขอ้ มูล ข้ันที่ 6 คลกิ ทชี่ ่อง ช่อื ไฟล์ (File name) พิมพช์ ่ือไฟลท์ ี่ต้องกำร ถำ้ ไม่เปลีย่ นช่อื ไฟล์โปรแกรมจะต้องชือ่ ไฟล์ Doc1 ให้ ขน้ั ที่ 7 คลิกปุ่ม บันทกึ (Save) ไฟลท์ ี่ไดจ้ ะมนี ำมสกลุ .docx ดงั แสดงในรปู ท่ี 2.16 122 1 345 6 7 รปู ท่ี 2.16 กำรบนั ทึกเอกสำร

8. การออกจากโปรแกรม Word 2016ขัน้ ตอนสุดท้ำยในกำรทำงำนบนโปรแกรมWord 2016 ก็คือกำรกำรเลกิ ใช้งำนโปรแกรมและออกจำกโปรแกรม ทุกครง้ั ทีจ่ ะออกจำกโปรแกรม อันดบั แรกควรทำกำรตรวจสอบแฟ้มข้อมูลที่เปดิ อย่วู ่ำได้มีกำรบนั ทกึ และปิดแฟ้มข้อมูลเรยี บร้อยหรอื ไม่ หำกยงั ไมม่ ีกำรบันทึก ควรทำกำรบนั ทึกใหเ้ รยี บร้อยก่อนทุกครั้ง หลังจำกนั้นค่อยออกจำกโปรแกรม มีข้ันตอนกำรปฏิบัติดังนี้ข้นั ที่ 1 เลอื กเมนู ไฟล์ (File)ขั้นท่ี 2 เลอื ก ปิด (Close)ข้นั ที่ 3 หรือกดปุม่ ปิด ทม่ี มุ บนขวำจอภำพดงั แสดงในรูปท่ี 2.17 2 31 รูปที่ 2.17 กำรออกจำกโปรแกรมWord 2016

สรุปหนว่ ยการเรียนท่ี 2การเรยี กใช้งานโปรแกรมWord 2016 กำรเรียกใช้งำนโปรแกรม Word 2016 เปน็ กำรเรียกใช้งำนโปรแกรมเพื่อสรำ้ งชนิ้ งำนท่ีตอ้ งกำร สำมำรถทำได้ 3 วิธี วิธที ่ี 1 โดยกำรคลิกท่ปี ่มุ Start วธิ ที ่ี 2 เลือกชอร์ตคตั บำร์ Word บนเดสกท์ ็อป วธิ ีท่ี 3 เลือกไฟล์ข้อมลู *.docx ท่ีตอ้ งกำร คลกิ ท่เี มำส์ขวำ เลือก เปดิ (Open)สว่ นประกอบของโปรแกรม Word 2016 เม่อื ทำกำรเรยี กใชง้ ำนโปรแกรมประมวลผลคำจะปรำกฏโปรแกรม Word 2016พร้อมเอกสำรเปลำ่ ชือ่ Document1 ก่อนเรมิ่ ทำงำนบนโปรแกรม Word 2016 จะต้องรู้จกั และเข้ำใจโครงสรำ้ งหรือองคป์ ระกอบของโปรแกรม โดยสำมำรถแบง่ องค์ประกอบของโปรแกรมได้ดงั นี้ 1. แถบชอื่ เร่อื ง เปน็ ส่วนท่ีแสดงชอ่ื แฟ้มข้อมูลท่เี ปิดอยู่ (Document1) และชอื่ โปรแกรมWord 2. แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access) แสดงปุ่มคำสัง่ ในรูปไอคอนท่ีมีกำรเรยี กใช้งำนบ่อยสำมำรถเพ่ิมหรอื ลบคำสั่งบนแถบน้ีได้ 3. ลงชื่อเข้ำใช้ เมอ่ื ใดกต็ ำมที่ได้รบั พร้อม ใหล้ งชื่อเข้ำใช้ Office หรือ Office 365 โดยใช้บัญชี Microsoft หรือบัญชที ีท่ ำงำนหรือโรงเรียนของคุณกำรลงชื่อเข้ำใชจ้ ะอนุญำตใหค้ ุณทำสง่ิตอ่ ไปนี:้ บันทึกหรือแชร์ไฟล์โดยใช้ OneDrive, ใช้ Office online 4. แสดงหรอื ซ่อน Ribbon คือชุดของแถบเครื่องมือทอี่ ยู่ด้ำนบนสุดของหนำ้ ต่ำงในโปรแกรมOffice ท่ีออกแบบมำเพื่อให้ช่วยเหลือคณุ ใหค้ ้นหำคำสง่ั ที่คุณตอ้ งใชใ้ นกำรทำงำนให้เสร็จสมบูรณ์ได้อยำ่ งรวดเรว็ 5. แถบควบคุมโปรแกรม (Control Menu) สว่ นทีใ่ ช้ควบคุมกำรยอ่ ขยำย และปิดโปรแกรม 6. แถบเคร่อื งมือ (Menu Bar) เป็นสว่ นทแ่ี สดงคำสัง่ เป็นรำยกำร รำยละเอยี ดทตี่ ้องกำรเปดิใช้งำน ประกอบด้วย หนำ้ แรก แทรก ออกแบบ เค้ำโครง กำรอ้ำงอิง กำรสง่ จดหมำย รีวิว มุมมอง 7. แถบรบิ บอน (Ribbon) หรือ แถบเครอ่ื งมอื ประกอบด้วยชุดคำสั่งในรปู ไอคอนแทนชดุ คำส่งั สำเร็จรปู โดยท่ัวไปแบ่งได้ 8 แถบ ดังแสดงในรปู ที่ 2.5 8. แถบไมบ้ รรทัด (Ruler) แสดงไม้บรรทัดทัง้ แนวตัง้ และแนวนอน 9. แถบเลอ่ื นเอกสำร (Turn on Panning Hand) เป็นเคร่ืองมือในกำรเลอื่ นหน้ำเอกสำรโดยกำรคลกิ ท่ีเคร่อื งมอื ใต้ View Ruler คลิกเมำส์ซ้ำยค้ำงไวแ้ ลว้ เลือกเลื่อนหนำ้ เอกสำรตำมต้องกำรกำรยกเลกิ กำรใชง้ ำนให้คลกิ ทีป่ มุ่ เคร่ืองมือซ้ำอีกคร้ัง

10. แชร์ ท่มี ุมบนขวำ แล้วคลิกเชญิ บคุ คล เพ่ือให้พวกเขำสำมำรถแก้ไขรว่ มกับคณุ ได้ พวกเขำจะไดร้ บั อเี มลที่มีลงิ กไ์ ปยังเอกสำรของคณุ 11. แถบสถำนะ (Status Bar) แสดงจำนวนหนำ้ กระดำษ และจำนวนตวั อกั ษรทใี่ ชใ้ นเอกสำร 12. แถบมมุ มองเอกสำร เป็นปุ่มสำหรบั เปลีย่ นมุมมองในกำรดูเอกสำ ซึ่งแตล่ ะมุมมองจะแสดงลักษณะเอกสำรแตกตำ่ งกันและมหี นำ้ ทใ่ี นกำรทำงำนแตกตำ่ งกนั 13. แถบมมุ มอง (View Bar) แสดงมุมมองกำรทำงำนของเอกสำรในรปู แบบตำ่ ง ๆ และแถบยอ่ /ขยำย (Zoom) ของเอกสำร เพ่อื ง่ำยต่อกำรสรำ้ งเอกสำรรบิ บอนมุมมอง (Ribbon View) รบิ บอนมมุ มอง (Ribbon View) หมำยถงึ เมนทู ่ีกำหนดกำรแสดงองค์ประกอบหรือสว่ นต่ำง ๆ ท่ีจะให้แสดงบนจอภำพในมุมมองตำ่ ง ๆ ประกอบด้วย กลุ่มคำสั่ง มมุ มองเอกสำร กำรแสดงยอ่ /ขยำย หนำ้ ต่ำงเอกสำร และแมโคร 3.1 มมุ มองเค้ำโครงเหมอื นพิมพ์ (Print Layout) หมำยถึง มมุ มองกำรทำงำนเอกสำรท่ีเสมอื นจรงิ มกี ำรแสดงขอบกระดำษเพื่อให้ผ้ใู ช้งำนโปรแกรมมคี วำมรูส้ กึ วำ่ ตนกำลังทำงำนนน้ั จริง ๆดังนนั้ ในกำรทำงำนกับเอกสำรควรเลอื กมุมมองน้ี 3.2 มมุ มองเคำ้ โครงกำรอ่ำน (Full Screen Reading) หมำยถงึ มมุ มองกำรแสดงหนำ้เอกสำรเต็มจอแบบสองอภำพ 3.3 มมุ มองเค้ำโครงเว็บ (Web Layout) หมำยถึง มุมมองกำรพิมพเ์ อกสำรโดยแสดงหน้ำเอกสำรเหมือนกับหน้ำเวบ็ ไซต์ 3.4 มมุ มองมุมมองเคำ้ รำ่ ง (Outline) หมำยถึง สภำวะกำรพมิ พ์เอกสำรแบบโครงรำ่ ง เหมำะสำหรับกำรปรบั แตง่ รูปแบบเอกสำรอย่ำงรวดเร็ว 3.5 มมุ มองมุมมองแบบร่ำง (Draft) หมำยถึง มมุ มองที่ตอ้ งกำรแสดงชตี ทเี่ ลือกให้มีขนำดเต็มจอภำพ โดยจะยกเลกิ มุมมองอื่น ๆ ท้งั หมด ยกเว้น แถบเมนูคำสัง่ เทำ่ น้ัน (ถ้ำต้องกำรยกเลกิ มมุ มองเต็มจอให้เลือกเมนเู ตม็ จออีกครัง้ หรอื กดปิดภำพเต็มจอบนแถบเคร่ืองมือเต็มจอทีป่ รำกฏการสรา้ งเอกสาร เม่อื เปดิ โปรแกรม Word 2016 โปรแกรมจะเปิดหนำ้ เอกสำรเปลำ่ ๆ มำ ให้ใชง้ ำน 1หนำ้ กระดำษ โดยโปรแกรมจะตง้ั ชื่อเบ้ืองตน้ มำให้อตั โนมัติ ชื่อ Document1 แต่ในขณะท่ีกำลงั พมิ พ์งำนในเอกสำรอยู่ หำกต้องกำรสร้ำงเอกสำรใหม่ ก็สำมำรถสรำ้ งได้ 2 แบบ คือกำรสร้ำงเอกสำรเปล่ำและกำรสร้ำงเอกสำรจำกเทมเพลต หมำยถึง รูปแบบเอกสำรทีโ่ ปรแกรม มใี ห้ผู้ใช้สำมำรถเลอื กใช้รูปแบบที่มอี ยู่ได้ตำมควำมเหมำะสมกับงำนเอกสำรทต่ี อ้ งกำรการเปิดแฟม้ เอกสาร กำรเปิดไฟล์เอกสำรทบ่ี ันทกึ ไว้ เพ่ือนำมำเพิม่ เตมิ หรอื แก้ไข

การปิดแฟม้ เอกสารท่ใี ชง้ าน เม่อื มีกำรเปิดใช้งำนเอกสำรหลำย ๆ ไฟล์ ถ้ำต้องกำรปดิ ไฟลเ์ อกสำรบำงไฟล์ทีแ่ ก้ไขและทำเสรจ็ แลว้ กส็ ำมำรถปดิ ได้โดยเอกสำรอืน่ ยังเปิดใชง้ ำนอยู่การบันทกึ เอกสาร เม่อื พมิ พง์ ำนเอกสำร และตกแตง่ เอกสำรเรยี บร้อยแลว้ ข้นั ตอ่ ไปคือกำรบนั ทึกเอกสำรลงในหนว่ ยควำมจำการออกจากโปรแกรม Word 2016 กำรเลิกทำงำนบนโปรแกรมWord 2016 อนั ดบั แรกควรตรวจสอบไฟล์ข้อมูลท่ีเปิดอยวู่ ่ำมีกำรบนั ทึกและปิดไฟล์ข้อมูลเรยี บร้อยหรือไม่เม่ือตรวจสอบเรยี บร้อยแล้วจึงเลิกกำรทำงำน