12.การติดต่อสื่อสาร

การติดตอ่ สอ่ื สาร ความหมาย ในการฝกึ อบรม การตดิ ตอ่ ส่อื สารกอ่ นการฝกึ อบรม การตดิ ตอ่ สื่อสารระหวา่ งการฝึกอบรม การติดต่อสอ่ื สารหลังการฝึกอบรม ข้อสงั เกตและควรระวงั ในฐานะผูจ้ ัดฝึกอบรม

ความหมาย การติดต่อสื่อสาร (Communication) หมายถึง กระบวนการถ่ายทอดข่าวสาร แนวคิด ความรสู้ ึก หรือทัศนคติ จากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลอีกคนหน่ึงหรือหลาย คน โดยใช้ภาษาพูด ภาษาเขียน หรือสัญลักษณ์อ่ืน ๆ ท่ีสามารถทาให้เข้าใจ ขา่ วสารได้ตรงกัน การติดต่อส่อื สารในการฝึกอบรม หมายถึง การถ่ายทอดข้อมูลข่าวสาร จากฝ่าย จัดอบรมไปยังผู้เข้ารับการฝึกอบรมและบุคคลหรือหน่วยงานที่เก่ียวข้อง เพื่อให้ การจัดการฝึกอบรมเป็นไปด้วยความเรียบร้อย บรรลุตามวัตถุประสงค์ท่ีกาหนด และเกิดประโยชนส์ งู สดุ กับองคก์ ร

หลังจากสารวจความจาเป็นในการฝึกอบรม วิเคราะห์และเลือกเทคนิควิธีการ ฝึกอบรมที่เหมาะสม กาหนดหัวข้อและเน้ือหา วัตถุประสงค์ กลุ่มเป้าหมาย ระยะเวลา วิทยากร และสถานท่กี ารจดั ฝึกอบรมไดแ้ ล้ว ฝ่ายพัฒนาทรัพยากรบุคคล ต้องเตรียมการจัดการฝึกอบรมท้ังกอ่ นการฝึกอบรม ระหว่างการฝึกอบรมและหลังการฝึกอบรม โดยการติดต่อส่ือสาร ประสานงานกับ ผู้มีส่วนเก่ียวข้องทุกฝ่าย เพ่ือให้การจัดการฝึกอบรมเป็นไปด้วยความเรียบร้อย บรรลุ วัตถุประสงคแ์ ละเกดิ ประโยชน์สงู สดุ กบั องคก์ ร ดงั น้ี

การตดิ ตอ่ สือ่ สารกอ่ นการฝึกอบรม 1. การรา่ งหลกั สตู รโครงการฝึกอบรม ข้ันตอนน้ี ฝ่ายพฒั นาทรัพยากรบคุ คลควรมีการ ติดต่อส่ือสารภายในระหว่างทีมงาน โดย กาหนดชว่ งเวลาการจัดโครงการฝกึ อบรม กาหนดกลุ่มเป้ามายให้ชัดเจน - คณุ สมบัตขิ องกลุ่มเปา้ หมาย - จานวนผ้เู ข้ารบั การอบรม - เกณฑ์ในการคัดเลือกผู้เข้ารบั การอบรม

2. การติดต่อสื่อสารกับวิทยากร เมอื่ ได้วิทยากรท่ีมคี วามรู้ ความสามารถ ประสบการณ์ เหมาะสมกบั หวั ขอ้ ทจ่ี ะฝกึ อบรม ฝ่ายพฒั นาทรัพยากรบคุ คลต้องตดิ ตอ่ ประสานเชญิ วทิ ยากร ดงั นี้ ติดต่อประสานงานรายละเอยี ดท่ีจะฝกึ อบรม ความสะดวกและความพรอ้ มของวทิ ยากร กาหนดวัน เวลา สถานท่ี พร้อมทงั้ ขอประวัตวิ ทิ ยากร สาหรับแนบบันทกึ ขออนุมตั ิโครงการ จดั ทาหนงั สอื เชิญวทิ ยากร อาจส่งไปก่อนทางโทรสาร ไลน์ อเี มลล์ หรอื ชอ่ งทางการสื่อสาร อ่ืน แลว้ จงึ จดั สง่ หนังสอื ตวั จรงิ ทางไปรษณยี ์ ตดิ ตามการเชิญวิทยากร เพอ่ื แจ้งยืนยนั วนั เวลา สถานที่ตามเดิมหรือมีการเปลย่ี นแปลง ประสานขอรบั เน้ือหาการบรรยายสาหรับจัดทาเอกสารใหผ้ ูเ้ ขา้ รบั การฝกึ อบรม และประสาน เร่อื งการเดินทางของวิทยากรเดนิ ทางมาเองหรือให้จัดรถรบั สง่

3. การตดิ ตอ่ ส่ือสารกับสถานท่ีฝกึ อบรมและสถานทพ่ี ัก รวมถงึ สถานทีศ่ กึ ษาดงู าน ควรพจิ ารณาเลือกสถานท่ที มี่ ีความเหมาะสมกับกิจกรรมท่ีจะฝกึ อบรม ติดตอ่ ส่อื สารเพื่อสรรหาและพจิ ารณาเลือกสถานทส่ี าหรบั การฝกึ อบรม เหมาะสม กับกจิ กรรมการฝกึ อบรมหรือไม่ หอ้ งพกั ห้องอาหาร ห้องฝกึ อบรม และสงิ่ อานวยความ สะดวกต่าง ๆ พรอ้ มหรอื ไม่ หากจะมีการจัดฝึกอบรมตามทกี่ าหนดไว้ ตดิ ต่อสอ่ื สารเพือ่ ประสานยืนยันหรอื ทาหนังสอื ขอใชส้ ถานท่ี ดาเนนิ การจอง จา่ ย คา่ มดั จา ติดต่อผ้ปู ระสานงานของสถานทดี่ ังกล่าวกรณเี กิดปัญหาเกย่ี วกบั การใชส้ ถานที่ พร้อมทัง้ จัดส่งกาหนดการ รายช่อื ผู้เข้าพกั ชอื่ โครงการหรือหลักสูตร วัน เวลา สถานที่ หน่วยงานท่ีจัด เพื่อจัดทาฉากหลังเวทหี อ้ งประชุม

4. การติดต่อส่อื สารเพื่อประมาณการคา่ ใช้จ่าย ทั้งคา่ ทพ่ี ัก สถานทฝ่ี ึกอบรม ค่าเบี้ย เลยี้ ง คา่ พาหนะเดนิ ทาง ค่าวัสดอุ ุปกรณ์ ค่าวิทยากร ค่าอาหาร ฝ่ายพัฒนาทรัพยากร บคุ คล ต้องตดิ ต่อสื่อสารกับผู้มีสว่ นเกี่ยวขอ้ งเพือ่ ประมาณการคา่ ใช้จ่ายให้ชัดเจน และครอบคลมุ ทั้งโครงการดงั นี้ เจา้ หนา้ ท่ีการเงินขององค์กร เพอื่ ให้ทราบถงึ กฎระเบยี บเกี่ยวกับการเบิกจ่ายเงิน จานวนเงนิ ท่เี บกิ จา่ ยได้ เชน่ คา่ เบ้ยี เลย้ี ง คา่ พาหนะ คา่ วทิ ยากร ค่าอาหาร ค่าวสั ดุ อปุ กรณ์ การดาเนินการจดั ซือ้ จดั จ้าง การยืมการคืนเงิน เพอ่ื เบกิ จ่ายเงินให้ถกู ต้อง และ สามารถบริหารจัดการการเงินของหน่วยงานให้มีประสทิ ธภิ าพสูงสดุ ผู้มสี ว่ นเกย่ี วข้องอน่ื ๆ เช่น พนักงานโรงแรม วทิ ยากร ร้านคา้ เพือ่ ให้ทราบจานวน ค่าใช้จ่ายท่จี ะเกิดขนึ้

5. การติดต่อส่ือสารเพอ่ื ขออนมุ ตั ิโครงการ 5.1 การเขยี นโครงการ โครงการฝึกอบรมจาเปน็ จะตอ้ งมรี ายละเอียดตา่ ง ๆ ตามท่ี องคก์ รกาหนด ขั้นตอนนี้ ฝ่ายพัฒนาทรพั ยากรบคุ คลควรมีการติดตอ่ ส่อื สารภายใน ระหวา่ งทมี งาน กอ่ นท่ีจะนาเสนอโครงการต่อผู้บรหิ าร 5.2 การขออนมุ ตั ดิ าเนินการตามโครงการฝกึ อบรม ข้นั ตอนน้ี ตอ้ งจดั ทาหนงั สอื ขอ อนมุ ตั ิโครงการตอ่ ผ้บู รหิ ารหรอื ผมู้ อี านาจอนมุ ัติอยา่ งเป็นทางการ พร้อมแนบเอกสาร ประกอบ เชน่ โครงการ ประมาณการคา่ ใช้จ่าย กาหนดการฝึกอบรม ประวตั ิวิทยากร เปน็ ต้น

6. การติดต่อสื่อสารเพือ่ แจ้งกล่มุ เปา้ หมายตามโครงการ โดยจัดทาหนงั สอื แจ้งเวียนไปยังหนว่ ยงานในสังกัดท่ีเก่ียวข้อง พรอ้ มแนบ โครงการและกาหนดการฝึกอบรม เพื่อให้พจิ ารณามอบหมายบคุ ลากรท่มี คี ุณสมบัติ ครบถ้วน ตามเกณฑใ์ นการคดั เลอื กผเู้ ขา้ รับการฝกึ อบรม แลว้ แจง้ รายชื่อมายงั ผดู้ าเนนิ การจดั ฝกึ อบรมภายในเวลาท่ีกาหนด โดยให้ผูเ้ ขา้ รบั การฝกึ อบรมกรอกข้อมูล ตามแบบฟอร์มใบสมคั รเขา้ รบั การฝกึ อบรม อาจกรอกผา่ นเว็บไซต์หรอื ใบสมัครท่จี ัดสง่ พร้อมหนงั สอื เวียน

7. การติดต่อส่อื สารเพือ่ เชิญประธานในพิธเี ปิดและพิธีปดิ ประสานประธานในพิธเี ปดิ และพธิ ีปดิ การฝกึ อบรม อยา่ งไมเ่ ป็นทางการ จัดทารา่ งคากลา่ วสาหรับประธานพิธเี ปิดและพธิ ปี ิดการฝกึ อบรม จัดทาหนังสือเชิญประธานในพธิ เี ปดิ และพธิ ปี ิดการฝึกอบรม โดยระบวุ นั เวลา สถานที่ และกาหนดการของหลักสตู ร พรอ้ มทงั้ แนบโครงการ/หลักสูตร และร่างคากลา่ ว จัดทาร่างคากลา่ วรายงานตอ่ ประธานในพธิ เี ปิดและพธิ ปี ิดการอบรม

8. การตดิ ต่อสือ่ สารเพอื่ ขออนุมัติผเู้ ข้ารับการฝึกอบรม จัดทาหนังสือเสนอตอ่ ผู้บรหิ าร เมื่อหนว่ ยงานทเ่ี กี่ยวขอ้ งแจง้ รายชื่อผู้เข้ารบั การฝึกอบรมมายงั ฝ่ายจัดอบรมแลว้ ฝา่ ย จัดอบรมจึงขออนุมตั ผิ เู้ ขา้ รับการฝึกอบรมและการเดินทางไปปฏิบตั งิ านของผู้เข้ารับการ ฝึกอบรม บุคลากรผปู้ ฏบิ ัตงิ าน รวมทั้งเครื่องมอื อุปกรณ์ทีน่ าออกนอกสถานที่ จดั ทาหนงั สือแจ้งรายชอื่ ผู้มสี ทิ ธิเข้ารบั การฝกึ อบรมใหท้ ุกหนว่ ยงานในสังกัดทราบ อยา่ งเป็นทางการอีกครัง้ พร้อมแนบกาหนดการฝกึ อบรม จดั พิมพร์ ายชอื่ ผ้เู ขา้ รบั การฝกึ อบรม โดยระบขุ อ้ มลู สว่ นตวั เชน่ ตาแหน่ง หน่วยงานท่ีสังกดั หมายเลขโทรศพั ท์ที่ตดิ ต่อได้ และจัดทาใบลงทะเบียนฝึกอบรม และ การจัดห้องพกั

9. การตดิ ตอ่ ส่ือสารเพื่อดาเนินการจัดซือ้ จดั จา้ งในส่วนทเ่ี กี่ยวข้อง (ถา้ มี) ดังน้ี เจา้ หนา้ ทพ่ี สั ดุเพ่ือจดั ทาเอกสาร ผบู้ รหิ าร เพื่อขออนุมัติ ตดิ ต่อห้างรา้ น เพอ่ื จดั ซ้อื จัดจ้าง เช่น เอกสาร รถ วัสดุอปุ กรณ์ตา่ ง 10. การตดิ ตอ่ สอื่ สารเพอื่ เบกิ เงินหรือยืมเงินใชใ้ นการจัดฝึกอบรม ดังน้ี เจา้ หน้าท่กี ารเงนิ เพ่อื ปรกึ ษา จดั ทาเอกสารการเบกิ จ่ายหรอื ยืมเงนิ ให้ถกู ต้อง ผู้บรหิ าร เพอ่ื ขออนมุ ตั ิ เจ้าหน้าท่ีธนาคาร เพอื่ การจดั การดา้ นการเงนิ

11. การตดิ ต่อสอื่ สารเพ่ือจัดเตรียมการฝึกอบรม ดงั นี้ 11.1 การตดิ ต่อสอ่ื สารภายในทมี งาน เพ่อื จัดเตรียมเอกสาร วสั ดอุ ุปกรณต์ ่าง ๆ ที่ใชใ้ นการ ฝึกอบรม อาจมอบหมายงาน ดังน้ี จัดเตรยี มเอกสารสาหรบั ผเู้ ข้ารับการฝึกอบรม จัดทาปา้ ยชอ่ื วิทยากร ป้ายชอื่ ประธานพิธเี ปดิ พิธปี ิด จดั เตรยี มเอกสารการเบกิ ค่าใชจ้ ่ายสาหรับผเู้ ขา้ รับการฝึกอบรม จัดเตรยี มเอกสารการเบกิ ค่าใชจ้ ่ายสาหรับวิทยากร จดั เตรยี มแบบทดสอบกอ่ น-หลังการฝึกอบรม แบบประเมินผลการฝกึ อบรม จดั เตรยี มวสั ดอุ ปุ กรณท์ ่ีตอ้ งใชใ้ นการฝกึ อบรม เช่น กระดาษ ดนิ สอ ปากกา จดั เตรยี มประกาศนียบัตรสาหรบั ผูผ้ ่านการฝกึ อบรมตามหลักสตู ร

11.2 การตดิ ต่อสือ่ สารกบั พนักงานโรงแรม เพอื่ จดั สง่ รายช่อื ผู้เข้าพกั 11.3 การตดิ ตอ่ สือ่ สารเพอื่ จัดเตรียมอาหารและเครอ่ื งด่มื รวมถงึ ของทรี่ ะลึก สาหรับวทิ ยากร ของทรี่ ะลกึ สาหรบั ศกึ ษาดูงาน (พนกั งานโรงแรมหรอื ฝ่ายสวัสดกิ าร) 11.4 การตดิ ตอ่ ส่อื สารเพอ่ื จดั หอ้ งประชมุ และโสตทัศนปู กรณ์ต่าง ๆ เชน่ กล้อง ถา่ ยรูป กล้องถา่ ยวดี ีโอ คอมพิวเตอร์ (Notebook) เครือ่ งบนั ทกึ เสียง (พนกั งานโรงแรม หรอื เจ้าหนา้ ท่ขี องหน่วยงาน)

การติดตอ่ สือ่ สารระหวา่ งการฝึกอบรม 1. การติดต่อส่อื สารกับผ้เู ขา้ รบั การฝึกอบรม เพ่อื ลงทะเบียน แจกเอกสาร ทา แบบทดสอบกอ่ น-หลังการฝกึ อบรม ช้แี จงเก่ยี วกับกาหนดการฝึกอบรม การเบกิ จ่าย คา่ ใช้จา่ ยในการเดนิ ทาง หลกั ฐานทต่ี อ้ งใชป้ ระกอบการเบกิ จ่าย การคดิ คานวณเบี้ยเลีย้ ง ชอ่ื และช้ันของหอ้ งอาหารสาหรับรบั ประทานอาหารเชา้ กลางวัน เยน็ รวมทง้ั การ ประเมนิ ผลการฝึกอบรม 2. การติดตอ่ ส่ือสารกับฝ่ายสวัสดิการหรอื พนักงานโรงแรม เรือ่ งอาหารวา่ ง อาหาร กลางวัน รวมทั้งชาระคา่ ใชจ้ ่ายในวนั สดุ ทา้ ยของการฝึกอบรม 3. ตดิ ตอ่ ส่อื สารกบั วทิ ยากร เพ่อื ดาเนนิ การจา่ ยคา่ ตอบแทน

4. การตดิ ต่อสือ่ สารกบั พธิ ีกร เพื่อกล่าวแนะนาวิทยากร รวมทงั้ ลาดับพิธีการ ข้นั ตอน ตา่ ง ๆ ในการฝกึ อบรม 5. การติดตอ่ สื่อสารภายในทมี งาน ตรวจสอบการลงชือ่ ในใบลงทะเบียนของผ้เู ขา้ รบั การฝกึ อบรม จดั เจา้ หนา้ ท่ีดแู ลความเรยี บรอ้ ยของหอ้ งอบรม รวมถงึ สือ่ โสตทศั นต์ า่ ง ๆ จัดเจ้าหน้าทท่ี าหน้าที่รบั สง่ ไมโครโฟนขณะถาม-ตอบ จัดเจา้ หน้าทผ่ี ูป้ ระสานงานในพิธเี ปดิ และพธิ ปี ดิ การบริหารเร่อื งเวลาใหเ้ ป็นไปตามกาหนดการ

6. การติดตอ่ สอื่ สารในวันปิดการอบรม เพือ่ เตรยี มความพร้อมด้านงานพิธกี าร ดงั นี้ ตดิ ตอ่ ส่ือสารกับผ้เู ขา้ รบั การอบรม เพ่อื แจกวุฒิบัตร วางรปู แบบการจัดทน่ี ่งั ผู้รบั วุฒิบัตร มกี ารซกั ซอ้ มวิธกี ารรบั วุฒบิ ัตร ตดิ ตอ่ สื่อสารกับผูม้ อบวฒุ ิบตั ร ตดิ ต่อสอ่ื สารกบั เจ้าหนา้ ทก่ี ล่าวรายช่ือ ตดิ ตอ่ สอ่ื สารกบั เจ้าหน้าทีถ่ อื พานวฒุ ิบตั ร ติดตอ่ ส่อื สารกบั เจ้าหนา้ ทถ่ี ่ายภาพ ติดตอ่ ส่อื สารภายในทมี งาน เพอ่ื จัดทาและตรวจสอบรายชือ่ ผรู้ บั วฒุ ิบัตรให้ถูกตอ้ ง และจัดเรียงลาดับให้เรยี บรอ้ ย ตดิ ต่อสือ่ สารพนักงานโรงแรมหรอื ฝา่ ยสถานที่ เพือ่ เตรียมจัดสถานที่

การติดตอ่ สอ่ื สารหลังการฝกึ อบรม 1. การตดิ ต่อสอ่ื สารเพ่ือทาหนังสอื ขอบคณุ กบั บุคคลหรือหน่วยงานทีเ่ กีย่ วขอ้ ง เชน่ วิทยากร เจ้าของสถานที่ กรณขี อใชส้ ถานท่จี ดั ฝกึ อบรม เจ้าของสถานทีศ่ ึกษาดูงาน 2. การตดิ ตอ่ สื่อสารเพือ่ จดั ทาสรปุ ผลการฝกึ อบรม เสนอผบู้ งั คับบัญชา 3. ติดต่อสอ่ื สารเพือ่ แจง้ รายชื่อผู้ผา่ นการฝึกอบรม กับหนว่ ยงานต้นสังกดั ของผเู้ ข้ารับ การฝกึ อบรม

4. การตดิ ต่อสอ่ื สารเก่ยี วกบั การจัดซื้อจดั จ้าง ตดิ ต่อกับเจา้ หน้าท่พี สั ดเุ พ่อื ดาเนนิ การจัดซือ้ จัดจา้ งใหเ้ รียบรอ้ ยตามกระบวนการ การตดิ ต่อส่อื สารกับหา้ งร้านทรี่ บั จัดซ้อื จัดจ้าง เพอื่ จดั เตรยี มเอกสารประกอบการ ตรวจรบั เชน่ ใบสาคัญ ใบเสรจ็ รบั เงนิ 5. ติดตอ่ เจ้าหนา้ ทีก่ ารเงิน เพ่ือดาเนนิ เกย่ี วกับการเบิกจา่ ยค่าใชจ้ า่ ยและการคืนเงินยืม ให้เรยี บรอ้ ย

ข้อสังเกตและควรระวังในฐานะผ้จู ดั ฝึกอบรม 1. ควรสรา้ งความพึงพอใจมอี ธั ยาศัยไมตรกี บั ผเู้ ขา้ รบั การฝกึ อบรม เช่น แสดงการทักทายด้วยใบหนา้ ที่ย้ิมแย้ม สอบถามเรอ่ื งการเดนิ ทาง อาหาร ห้องพกั การให้บริการของพนักงานโรงแรม แม้ผเู้ ข้าอบรมจะแสดงทัศนคติในเชงิ ลบควรตงั้ ใจรับฟงั และแสดงออกดว้ ยการขอโทษ หากสามารถชแี้ จงเหตผุ ลได้ ควรช้แี จงอย่างมสี ติ เกบ็ ข้อมลู เพื่อนามาแก้ไข ปรับปรุงในส่วนที่บกพร่องและหาวิธปี อ้ งกัน 2. ดแู ลความเรียบรอ้ ยของหอ้ งประชุมกอ่ นกาหนดการ อย่างน้อย 1 ชว่ั โมง เพราะถา้ ตรวจพบปัญหาหรอื อุปสรรคจะไดแ้ ก้ไขใหเ้ รียบรอ้ ยกอ่ นเรม่ิ การฝกึ อบรม

3. ควรใหค้ ปู องอาหารผเู้ ขา้ อบรมจนครบและแจ้งจุดเดนิ ไปห้องอาหาร ผจู้ ดั ฝกึ อบรม ควรรับประทานอาหารหลังจากผูอ้ บรมเข้าหอ้ งอาหารจนครบ 4. ช่วงพักรบั ประทานอาหารวา่ งและเคร่ืองด่มื ควรแจง้ พนกั งานให้จดั ชดุ ของวทิ ยากรให้เรียบรอ้ ย ควรเชิญผู้เข้าอบรมรบั อาหารวา่ งและเครือ่ งดม่ื ให้ครบก่อน ผจู้ ัดฝกึ อบรมไม่ควรจะรบั ประทานอาหารว่างและเคร่ืองดืม่ กอ่ นผเู้ ขา้ อบรม ผจู้ ัดอบรมควรรบั ประทานอาหารวา่ งและเครอ่ื งดมื่ ตรงจดุ ท่เี หมาะสม 5. การวางตัวของผจู้ ดั ต้องเหมาะสม ไม่ควรออกคาส่งั ควรขอความร่วมมือให้ปฏบิ ตั ิ ตาม โดยสร้างมิตรภาพเพอื่ ใหไ้ ด้รบั ความรว่ มมืออย่างเตม็ ใจ

6. การประกาศ ไม่ควรประกาศในขณะที่วิทยากรบรรยาย หากเป็นเรอ่ื งเร่งด่วนใหพ้ ิจารณาดูตามความจาเปน็ และเหมาะสม โดยเขียนข้อความส่งให้ วิทยากร เพ่ือพิจารณาให้ประกาศ 7. มารยาทบนโต๊ะอาหาร ในการรว่ มรบั ประทานอาหารกับวิทยากร ควรระมัดระวงั กิรยิ าและคาพดู ไมค่ วรแสดงทัศนคตใิ นเชิงลบ โดยเฉพาะเรอ่ื งภายในหน่วยงาน หรือการแสดงความคดิ เห็น ทางการเมืองทเ่ี อนเอียงไปขั้วใดข้ัวหนึง่ ไมแ่ สดงตนวา่ เป็นผ้รู มู้ ากเกนิ ไป เร่ืองใดทไ่ี มม่ ีความรูอ้ ย่างแทจ้ ริง ไม่ควรนามาเล่าเพียงเพราะ ต้องการรว่ มการสนทนา จะเป็นการทาลายภาพลักษณ์และความน่าเช่ือถอื ของตนเอง