8.การประเมินความจำเป็นในการฝึกอบรม

การประเมนิ การประเมินความจาเป็นในการฝกึ อบรม ความจาเปน็ ในการฝกึ อบรม การวิเคราะหห์ าความจาเปน็ ในการ ฝกึ อบรม กจิ กรรมการประเมนิ ความจาเป็นในการ ฝึกอบรม

การประเมนิ ความจาเปน็ ในการฝึกอบรม การประเมนิ ความจาเปน็ ในการฝกึ อบรม หรือการหาความต้องการทางการ ฝกึ อบรม เปน็ กระบวนการในการระบคุ วามตอ้ งการดา้ นการฝกึ อบรมขององค์กร วา่ ตอ้ ง ฝึกอบรมพนกั งานเร่ืองอะไร และฝึกอบรมอย่างไร พนักงานจึงจะมคี วามรู้ ความสามารถ และทศั นคติ ตามที่องค์กรต้องการ การประเมินความจาเป็นในการฝึกอบรม จะสามารถช่วยกาหนดกิจกรรมท่ี จาเปน็ ในการฝึกอบรมได้ ก่อใหเ้ กิดความชัดเจนในเนือ้ หาและวัตถปุ ระสงคข์ องกิจกรรม ช่วยกาหนดกลุ่มเป้าหมาย ทรพั ยากรทต่ี ้องใช้ และองค์ประกอบอ่นื ๆ ทม่ี ีความจาเปน็ เชน่ การไดร้ บั การสนับสนุนจากฝ่ายบริหาร

การวิเคราะห์หาความจาเปน็ ในการฝกึ อบรม การวิเคราะห์หาความจาเป็นในการฝึกอบรม โดยท่วั ไปจะวิเคราะห์ 3 ดา้ นใหญ่ ๆ คอื 1. การวเิ คราะหอ์ งคก์ ร (Organizational Analysis) 2. การวเิ คราะหง์ านหรอื ภารกิจขององคก์ ร (Task Analysis) 3. การวเิ คราะห์บุคคลหรอื วเิ คราะหพ์ นักงานขององค์กร (Person Analysis)

1. การวเิ คราะหอ์ งค์กร คอื การวเิ คราะห์ความพร้อมขององคก์ รในการดาเนินการจดั ฝกึ อบรม โดยวเิ คราะหป์ ัจจัยต่าง ๆ ภายในองคก์ ร ที่ส่งผลกระทบต่อการดาเนินกจิ กรรมการฝึกอบรม เช่น เป้าหมาย กลยุทธห์ รอื แนวปฏบิ ตั ติ ่าง ๆ รวมถึงการวิเคราะห์ปจั จัยสนบั สนุนหรอื ขัดขวางอ่ืน เช่น ผู้บรหิ ารมีทัศนคตไิ ม่สนับสนนุ กิจกรรมการฝึกอบรม ทาให้การจดั กิจกรรมเปน็ ไปอย่างลาบาก ผูบ้ ริหารสนับสนุนแต่ทรัพยากรไมเ่ พยี งพอ เช่น งบประมาณนอ้ ย หรอื จานวนพนกั งานน้อย ไมส่ ามารถจัดสรรเวลางานมาฝกึ อบรมได้ เพราะตอ้ งทางานเฉพาะหนา้ ก่อน ทัศนคติของพนักงาน พร้อมท่ีจะเรียนรู้ พฒั นา หรือเปลีย่ นแปลงหรือไม่

2. การวเิ คราะหง์ าน คอื การวิเคราะหก์ ารทางาน ระดบั มาตรฐานของผลการปฏบิ ตั ิ และบทบาทหนา้ ทคี่ วามรบั ผดิ ชอบของพนกั งานในแต่ละตาแหน่ง เพื่อเป็นขอ้ มูลว่า พนักงานจาเป็นต้องมคี วามรู้ ทักษะ และความสามารถดา้ นใด ในระดบั ใด หากองคก์ รมีเอกสารคาอธบิ ายลักษณะงาน(Job Description) ท่ีทนั สมยั และ ครอบคลุมหนา้ ทใ่ี นแตล่ ะตาแหน่ง กส็ ามารถวเิ คราะห์งานไดจ้ ากคาอธิบายลักษณะงาน ได้ทันที การวิเคราะห์งานมักเก็บข้อมลู จากแหลง่ อื่นประกอบเสมอ เชน่ การสมั ภาษณ์ พนักงานผ้ปู ฏิบตั ิ หรอื ใช้แบบสอบถามวัดความยากงา่ ยของงาน รวมถงึ ความรู้ ความสามารถ และทักษะทจ่ี าเป็นในการปฏบิ ัติงาน

3. การวเิ คราะห์บุคคล เปน็ การวิเคราะหว์ า่ พนักงานปฏิบัติหน้าท่ไี ด้มปี ระสิทธภิ าพ หรอื ไม่ เปน็ การวิเคราะห์หาสาเหตุว่าพนกั งานไมส่ ามารถปฏบิ ัติงานได้อยา่ งมี ประสทิ ธิภาพเพราะเหตุใด สามารถแก้ไขดว้ ยการฝกึ อบรมได้หรือไม่ การท่ีพนกั งานปฏบิ ัติงานไมม่ ปี ระสิทธิภาพ ถ้าเกิดจากสาเหตอุ ่นื เชน่ ขาด แรงจูงใจในการทางาน ถึงแม้องคก์ รจะจัดฝกึ อบรมใหก้ เ็ ปล่าประโยชน์ การวิเคราะหบ์ ุคคล ทาให้ทราบวา่ พนกั งานคนใดควรไดร้ บั การฝึกอบรมและ พัฒนาเพ่มิ เติม และมีความพรอ้ มในการรว่ มกิจกรรมการฝึกอบรมหรอื ไม่ หากพนกั งานไม่มคี วามพรอ้ มในการเรยี นรู้หรอื ไมเ่ ต็มใจเขา้ ร่วมกจิ กรรม การจดั ฝึกอบรมก็เปลา่ ประโยชน์

กระบวนการหาความตอ้ งการทางการฝกึ อบรม สามารถวเิ คราะหท์ งั้ 3 ระดบั ได้ พรอ้ มกนั นอกจากน้นั ยังตอ้ งวเิ คราะห์กจิ กรรมใดมีความจาเปน็ เร่งด่วนและตอ้ งไดร้ ับ การพัฒนาทนั ที กจิ กรรมใดรอได้ เพอื่ ใหส้ ามารถจัดสรรทรัพยากรท่ีมอี ยอู่ ยา่ งจากัดมา ใชไ้ ด้อย่างถกู ตอ้ งเหมาะสม และมีประสทิ ธภิ าพที่สุด

กิจกรรมการประเมินความจาเป็นในการฝกึ อบรม การประเมนิ ความจาเปน็ ในการฝึกอบรม เกย่ี วขอ้ งกบั 2 กจิ กรรมหลัก คอื การ รวบรวมข้อมลู และการจัดทารายงานสรปุ ผล 1. การรวบรวมข้อมูล สามารถรวบรวมขอ้ มลู ด้วยวิธกี ารต่าง ๆ คอื การใชข้ อ้ มลู ทุตยิ ภมู ิ (Secondary Data) คือเอกสารหลักฐานต่าง ๆ ที่มอี ยู่ ภายในองค์กร เชน่ รายงานประจาปี เอกสารบนั ทกึ การประชุม เอกสารดังกลา่ วจะมี ข้อมลู วิสยั ทศั น์ พนั ธกิจ มขี ้อมลู การฝกึ อบรมท่ผี ่านมา ทาใหท้ ราบเป้าหมายขององค์กร หรอื คาบรรยายลักษณะงาน ใช้เปน็ ข้อมูลในการฝกึ อบรมและพัฒนาในแต่ละตาแหนง่

การใช้เอกสารของหน่วยงานทีม่ อี ยู่ อาจไมท่ ันสมัย ดังนั้นนกั พัฒนาทรพั ยากร มนษุ ย์ตอ้ งหาขอ้ มูลจากแหล่งอื่นที่ทนั สมยั มาประกอบดว้ ย การสังเกต (Observation) อาจใชก้ ารสงั เกตรูปแบบต่าง ๆ ดังนี้ - การสงั เกตแบบไมม่ โี ครงสร้าง คอื ผู้สงั เกตไมไ่ ด้คาดการณ์ลว่ งหน้าว่าจะมี เหตุการณ์หรอื พฤตกิ รรมใดเกิดขนึ้ บา้ ง ผู้สังเกตจะจดบันทกึ เหตุการณแ์ ละพฤตกิ รรมทกุ อย่าง อยา่ งละเอียด แลว้ นามาวเิ คราะหภ์ ายหลงั - การสังเกตแบบมีโครงสรา้ ง คือ ผู้สงั เกตกาหนดไวแ้ ลว้ วา่ จะมาสงั เกตเหตุการณ์ หรือพฤตกิ รรมใด แลว้ จดบนั ทกึ ความถข่ี องพฤตกิ รรมหรอื เหตกุ ารณท์ ่เี กดิ ขนึ้

- การสงั เกตแบบมสี ่วนรว่ ม คือ ผู้สงั เกตจะเขา้ ไปร่วมปฏิบตั ิงานหรอื รว่ มกิจกรรม เหมือนเป็นสมาชกิ คนหน่งึ - การสงั เกตแบบไมม่ ีสว่ นร่วม คอื ผ้สู ังเกตมหี นา้ ที่สงั เกตพฤตกิ รรมหรอื กจิ กรรมท่ี เกิดข้นึ โดยไมเ่ ข้าไปมสี ่วนรว่ ม ขอ้ ดี เปน็ การศึกษาพฤติกรรมขณะปฏบิ ตั งิ านจรงิ ข้อเสยี พฤตกิ รรมบางอยา่ งสังเกตไมไ่ ด้ พฤตกิ รรมตอนที่มผี ู้สังเกตอาจแตกต่างจากพฤติกรรมตอนไมม่ ีผ้สู ังเกต ดงั น้ัน การสังเกตจงึ ต้องมีระยะเวลาสังเกตนานพอสมควร

การสัมภาษณ์ (Interview) มีหลายรปู แบบทั้งการสมั ภาษณร์ ายบคุ คลหรอื สัมภาษณแ์ บบกลุ่ม (การสนทนากลุ่ม) การสัมภาษณแ์ บบมโี ครงสร้าง หรอื ไม่มีโครงสร้าง - การสมั ภาษณแ์ บบมีโครงสรา้ ง คอื การสมั ภาษณ์โดยเตรียมคาถามล่วงหน้า และ สมั ภาษณท์ ุกคนด้วยขอ้ คาถามเดยี วกัน - การสัมภาษณ์แบบไมม่ โี ครงสร้าง คอื ผ้สู ัมภาษณ์เรม่ิ ตน้ สัมภาษณด์ ว้ ยคาถาม กวา้ ง ๆ จากน้นั คาถามอ่นื ๆในการสมั ภาษณจ์ ะต่อเน่ืองมาจากลักษณะคาตอบของผูถ้ ูก สมั ภาษณ์ ควรใช้การสัมภาษณท์ งั้ สองแบบผสมกัน คอื เรม่ิ ต้นสัมภาษณ์ทกุ คนด้วยคาถามที่ เตรยี มไว้ แล้วจึงปรบั คาถามตามคาตอบของผู้ถูกสัมภาษณ์ จะได้ข้อมลู ทม่ี ขี อบเขต ชัดเจน ตรงความต้องการ และอาจไดข้ ้อมลู ใหม่ตามความคดิ ของผถู้ กู สมั ภาษณ์

การสนทนากลมุ่ (Focus Group Interview) มีขอ้ ดใี นการชว่ ยประหยัดเวลา และทรพั ยากร รวมถงึ ส่งเสรมิ ให้ผูถ้ กู สัมภาษณ์ได้มกี ารแสดงความคิดเหน็ ตอ่ ยอดจากผู้ ถกู สมั ภาษณ์รายอ่ืน ผู้ถูกสมั ภาษณ์ไม่ควรเกิน 10 คน เพราะจะทาให้แสดงความคิดเห็น ได้ไมท่ ว่ั ถงึ ผู้ถกู สมั ภาษณค์ วรมลี ักษณะใกลเ้ คยี งกัน และผู้สมั ภาษณต์ ้องมที ักษะในการ กระต้นุ ผถู้ ูกสมั ภาษณใ์ หแ้ สดงความคิดเหน็ เท่าเทียมกัน และสามารถควบคมุ ผถู้ กู สัมภาษณก์ รณีทแี่ สดงความคดิ เห็นมากเกนิ ไป ข้อดี ได้ขอ้ มลู เชงิ ลึกเมื่อเปรยี บเทยี บกบั การเก็บข้อมลู แบบอน่ื ขอ้ จากัด ใช้เวลาและทรัพยากรสงู ผูส้ มั ภาษณต์ อ้ งมที ักษะในการสัมภาษณ์

การใชแ้ บบสอบถาม เป็นวิธีการท่ีไดร้ บั ความนยิ ม เพราะสะดวก และรวดเรว็ แบบสอบถามทใ่ี ช้ แบง่ ออกเปน็ 2 ประเภท คอื - แบบสอบถามท่ีเป็นมาตรฐาน เป็นแบบสอบถามท่ีมกี ารออกแบบไว้แลว้ โดย องคก์ รหรือนกั วิชาการที่มคี วามเช่ยี วชาญ เปน็ วิธที ี่ สะดวกรวดเรว็ องคก์ รไม่ตอ้ ง ออกแบบสอบถามเอง ไมต่ ้องเกบ็ และแปลผลขอ้ มูลเอง ถ้าตอ้ งการใช้ เพยี งแค่จ่ายเงิน คา่ ดาเนินการเท่านนั้ แต่คา่ ดาเนนิ การจะสงู และอาจขาดขอ้ มลู เฉพาะด้านที่องค์กร ตอ้ งการ เนอื่ งจากแบบสอบถามไดถ้ ูกออกแบบไวแ้ ล้ว - แบบสอบถามทอ่ี งค์กรออกแบบเอง สามารถกาหนดได้วา่ ตอ้ งการถามอะไร แต่ การออกแบบสอบถามที่น่าเชอ่ื ถือตอ้ งมผี เู้ ชยี่ วชาญเฉพาะ และควรคานงึ ถงึ หลักการ ออกแบบสอบถามดังน้ี

1. ไมค่ วรใชเ้ วลาในการตอบเกิน 10-15 นาที 2. ถามข้อมูลส่วนตวั เฉพาะเทา่ ทจ่ี าเป็น และจากัดอยู่สว่ นทา้ ย 3. แตล่ ะขอ้ คาถามควรถามเพยี ง 1 ดา้ นเท่านน้ั ตวั อย่างเช่น ทา่ นมคี วามพงึ พอใจตอ่ ระบบการฝกึ อบรมและการฝกึ อบรมท่ที ่านได้รับมากนอ้ ยเพียงใด คาถามทเ่ี หมาะสม : ท่านมคี วามพงึ พอใจต่อระบบการฝกึ อบรมมากนอ้ ยเพยี งใด : ทา่ นมีความพึงพอใจต่อการฝกึ อบรมทท่ี า่ นได้รบั มากนอ้ ยเพยี งใด 4. ใชภ้ าษาทีง่ ่าย กระชบั รัดกุม 5. ถามเฉพาะสิง่ ทผี่ ูต้ อบแบบสอบถามสามารถตอบไดเ้ ทา่ นั้น

6. ถามเฉพาะเหตุการณท์ ีผ่ ่านมาไม่นานนกั 7. หลกี เลีย่ งการใช้ประโยคปฏิเสธ เพราะผู้ตอบต้องคิดปฏเิ สธซอ้ นปฏิเสธ อาจส่งผล กระทบต่อความนา่ เชอื่ ถือของคาตอบได้ การบันทึกเหตุการณ์สาคญั วิธนี ีจ้ ะให้พนักงานโดยเฉพาะพนักงานท่ีมีผลการ ปฏิบตั ิงานดี บันทึกเหตุการณส์ าคัญ ในการปฏบิ ัตงิ านแตล่ ะวัน เช่น ปญั หาท่เี กิดขึ้น แนวทางแกไ้ ข เหตผุ ลทแี่ ก้ปญั หาด้วยวธิ ีนี้ และผลลัพธ์ท่ไี ด้ เพื่อนามาวิเคราะห์ทกั ษะ ความรู้ ความสามารถ โดยเฉพาะทักษะการแก้ปัญหา เพ่อื นามากาหนดกจิ กรรมการ พัฒนา ทัง้ นีอ้ าจปรับวธิ กี ารเป็นใช้เทปบันทึกเสยี งเพือ่ อานวยความสะดวกแก่ผู้ให้ขอ้ มลู ได้

การใชศ้ ูนย์ประเมิน วธิ นี จี้ ะใช้วิธีการประเมนิ ทหี่ ลากหลาย เพ่อื ใหไ้ ด้ข้อมลู ท่ี นา่ เชื่อถอื ได้สงู สดุ ตอ้ งมนี กั จติ วิทยา หวั หนา้ งานและเจา้ หนา้ ท่ฝี า่ ยทรัพยากรมนษุ ยร์ ว่ ม ประเมนิ เป็นกจิ กรรมที่มคี ่าใชจ้ ่ายคอ่ นข้างสงู องค์กรมักนามาใชก้ บั การคัดสรรบุคคลขึน้ สตู่ าแหน่งบรหิ าร โดยเฉพาะบรหิ ารระดับสงู หรอื พนกั งานทตี่ อ้ งตดิ ต่อประสานงานกับ ลูกค้า ท้ังนี้การหาความจาเป็นในการฝึกอบรมกส็ ามารถนามาใชไ้ ด้ นกั พัฒนาทรพั ยากรมนุษยอ์ าจเลือกใชว้ ธิ ใี ดวิธหี นึง่ หรอื หลายวธิ รี วมกนั กไ็ ด้ เพอ่ื ให้ไดข้ ้อมูลที่สมบรู ณม์ ากยงิ่ ขนึ้ แต่กต็ ้องคานงึ ถงึ ขอ้ จากดั ด้านทรพั ยากรท่ีตอ้ งใช้ มากขึ้นดว้ ย

กจิ กรรมการประเมินความจาเป็นในการฝึกอบรม 2. การจัดทารายงานสรปุ ความจาเปน็ ในการฝกึ อบรม เนื้อหาของรายงานควร ประกอบด้วย 1. ระบเุ หตุผลในการประเมนิ ความจาเป็นในการฝกึ อบรม วา่ มีความจาเป็นตอ่ องคก์ รอย่างไร เป็นการเนน้ ย้าว่าการฝกึ อบรมสาคัญและจาเปน็ อยา่ งไรตอ่ องค์กร ท้ังใน ปจั จบุ นั และอนาคต 2. อธบิ ายรูปแบบวิธกี ารท่ีใชใ้ นการประเมินความจาเปน็ ในการฝกึ อบรม เชน่ วิธกี ารจัดเกบ็ ข้อมูล ชว่ งเวลาจัดเก็บ อา้ งองิ ผู้เชย่ี วชาญท่มี สี ่วนร่วม เพื่อแสดงใหเ้ หน็ วา่ การประเมนิ ดังกล่าวถูกต้อง นา่ เช่ือถือตามหลกั วชิ าการ

กิจกรรมการประเมินความจาเปน็ ในการฝกึ อบรม 3. สรุปข้อคน้ พบความจาเปน็ ในการฝึกอบรม ว่ากิจกรรมใดจาเป็น และตอ้ งได้รับการ ดาเนนิ การอยา่ งเร่งดว่ น รวมถงึ การใหร้ ายละเอียดของกจิ กรรมดังกล่าว เชน่ งบประมาณท่คี าดว่าจะตอ้ งใช้ ผลประโยชนท์ ี่คาดวา่ จะไดร้ บั รวมถงึ ความเสยี หายทจ่ี ะ เกิดขึ้นหากไม่ดาเนินการจัดการฝกึ อบรม