7.การสื่อสารสมัยใหม่

การสอื่ สาร ความหมายของการสอ่ื สาร สมยั ใหม่ อปุ สรรคของการส่ือสารในองค์กร การเพมิ่ ประสิทธภิ าพในการส่อื สาร การสอื่ สารสมัยใหม่

ปจั จบุ นั เปน็ ยคุ ทม่ี นษุ ยส์ ามารถรบั รแู้ ละเขา้ ถงึ ขอ้ มลู ขา่ วสารไดง้ า่ ย และรวดเรว็ ก่อใหเ้ กดิ การเปลย่ี นแปลงและส่งผลกระทบต่อองค์กร องคก์ รจึงต้องปรับตัวและพฒั นา ขีดความสามารถในการแขง่ ขนั องคก์ รทช่ี าญฉลาดจงึ หนั มาใชก้ ารบริหารเชงิ กลยทุ ธ์ เพอ่ื รับมือกบั การ เปลยี่ นแปลงและผลกระทบทเ่ี กดิ ข้ึน กลยุทธ์ตา่ ง ๆ ทอ่ี งค์กรนามาใช้นั้น “การส่อื สาร” กล่าวได้ว่าเป็นกลยทุ ธ์ที่สาคญั ท่สี ดุ เพราะนาไปสูก่ ารรับรู้ การเรียนรู้ ให้เกิดความเข้าใจถกู ตอ้ งตรงกนั ทัว่ ทง้ั องคก์ ร

ความหมายของการส่ือสาร การส่อื สาร (Communication) คอื วิถีทางท่ีทาใหเ้ ขา้ ใจคนอื่นและเข้าใจ ตนเอง หรืออย่างน้อยก็ทาใหค้ นพยายามทจี่ ะเข้าใจความคดิ ซงึ่ กันและกันได้ การสอื่ สาร คอื กระบวนการท่ีนาเอาข่าวสาร จากบคุ คลหน่งึ หรอื หลายคน ไปสู่ บุคคลหนงึ่ หรอื หลายคน จึงเปรยี บเหมอื น “สะพาน” ทีเ่ ชอ่ื มโยงบุคคลตัง้ แต่ 2 คน เอาไว้ การส่ือสาร เปน็ กระบวนการของการส่งผ่านข่าวสารและความเขา้ ใจจากบุคคล หนึ่งไปยงั อีกบุคคลหนึ่ง

ความหมายของการสอ่ื สาร ในรปู ของการทางานในองค์กร “การส่อื สาร” เปน็ เครอ่ื งมอื สาคญั ท่จี ะทาให้ การทางานเป็นไปอยา่ งถูกตอ้ ง มีประสิทธภิ าพและไปสเู่ ปา้ หมายทด่ี ีได้ ปญั หาใหญ่ของการทางานในองค์กร คือ “การขาดประสทิ ธิภาพในการสื่อสาร” การส่ือสารจึงเป็นกลยุทธ์ท่มี ีความสาคัญ การส่ือสารเปน็ เครอ่ื งมือในการติดตามรายงานและวเิ คราะห์ขอ้ มลู การกาหนด วสิ ยั ทศั น์ พันธกิจ วตั ถุประสงค์ขององค์กร รวมท้งั การตดิ ตอ่ กับองค์กรอืน่ ๆ การสือ่ สารเปน็ เครื่องมอื สร้างความสัมพันธใ์ นกล่มุ การฝกึ อบรม การสร้าง บรรยากาศการทางาน การควบคมุ สั่งงานและการสรา้ งความพอใจ

อุปสรรคของการสอ่ื สารในองค์กร การสอ่ื สารในองคก์ ร จาแนกได้ 2 ลักษณะคอื 1. การสอื่ สารแบบเป็นทางการ เปน็ การสอ่ื สารตามชอ่ งทางทีก่ าหนดไว้อยา่ งเปน็ ทางการ ตามสายการบงั คบั บญั ชา แบง่ ได้ 3 ระดบั คือ การสอ่ื สารจากระดับบนไปสูร่ ะดับล่าง การสือ่ สารจากระดบั ลา่ งไปสูร่ ะดับบน การสือ่ สารแบบแนวนอน 2. การส่อื สารแบบไม่เปน็ ทางการ เกิดจากการสื่อสารระหว่างบคุ คลกบั กลุ่ม หรอื กลุ่ม กับกลมุ่ เพ่ือสนองความต้องการบางอย่างที่ไม่ได้รบั จากองคก์ รที่เป็นทางการ

อปุ สรรคของการส่อื สารในองคก์ ร อปุ สรรคของการส่ือสารที่เกิดขึน้ ในองคก์ ร แยกพิจารณาได้ 2 ประเดน็ ดังน้ี 1. การบิดเบอื นการส่ือสาร อาจจะโดยต้ังใจหรอื ไมต่ ั้งใจ สามารถเกดิ ขึ้นได้ในการ ส่อื สารทกุ ระดับ ดงั นี้ ระดับของการติดตอ่ สื่อสาร บดิ เบอื นโดยไม่ตัง้ ใจ บดิ เบอื นโดยตั้งใจ 1.ระดบั บนสู่ระดบั ลา่ ง 1. ไมใ่ หส้ ง่ิ ยอ้ นกลบั แก่ 1. ผบู้ ังคับบัญชาทุกขใ์ จเรอ่ื ง ผปู้ ฏบิ ัติงาน ความขดั แย้งภายใน 2. ลงั เลใจท่ีจะส่งขา่ วรา้ ยให้ 2. ถ่ายทอดข้อความหลายคร้งั ผปู้ ฏบิ ตั ิงานทราบ จนแตกต่างจากเนื้อหาเดิม

อปุ สรรคของการสอ่ื สารในองคก์ ร ระดบั ของการติดต่อส่อื สาร บิดเบือนโดยไมต่ ้งั ใจ บดิ เบือนโดยตั้งใจ 2.ระดบั ลา่ งสู่ระดบั บน 1. ตอ้ งการใหท้ ุกสงิ่ ทุกอย่างดดู ี 1. ความไวว้ างใจของ 2. หลีกเลี่ยงความรบั ผดิ ชอบ ผใู้ ตบ้ ังคบั บญั ชาท่ีมตี อ่ ผูบ้ ังคับบญั ชา เก่ียวกบั ความลม้ เหลว 2. ความทะเยอทะยานของ 3. ลงั เลใจที่จะบอกขา่ วร้ายกบั ผู้ใตบ้ งั คบั บัญชา ผูบ้ งั คบั บญั ชา 3. ความตอ้ งการความปลอดภัยของ 4. ระดบั ตา่ ง ๆ ท่เี ป็นทางผา่ น ผู้ปฏิบัตงิ าน ของการตดิ ต่อสอื่ สารขน้ึ อยูก่ บั 4. ระยะหา่ งไกลในการสือ่ สาร ระดบั บน 5. โครงสรา้ งองคก์ รอยา่ งเป็น ทางการ

อุปสรรคของการสือ่ สารในองคก์ ร ระดับของการติดตอ่ ส่ือสาร บิดเบอื นโดยไมต่ งั้ ใจ บิดเบือนโดยตัง้ ใจ 3.แนวนอน 1. ขา่ วลอื ต่าง ๆ 1. การสอ่ื สารมีมากเกินไปทาให้ 2. ความชานาญเฉพาะดา้ น ทา ไม่มีส่งิ ยอ้ นกลับ ใหส้ นใจเฉพาะบางเร่อื ง 2. การสอ่ื สารในแนวนอน นามาใชแ้ ทนการสื่อสารจาก ระดบั บนลงสรู่ ะดบั ล่าง และ จากระดับล่างสู่ระดบั บน

อปุ สรรคของการส่ือสารในองคก์ ร 2. ภาระหน้าที่รับผิดชอบเก่ียวกับการสอ่ื สาร เป็นเร่อื งเก่ียวกับ ปริมาณ และความ สลับซบั ซ้อนของขอ้ มูลขา่ วสารทไี่ ด้รบั มา แบง่ เป็น 3 ประเภท ดังน้ี 2.1 ภาระในการสื่อสารท่นี อ้ ยเกินไป ผู้ปฏบิ ตั ิงานถกู ตดั ออกจากสายใยการสื่อสาร ขององค์กร เกดิ ผลเสยี ตอ่ องค์กร คือ องค์กรสูญเสยี ทรัพยากรมนุษย์ ผ้ถู ูกละเลยจะตอบสนองด้วยการพูดซุบซบิ นนิ ทา หรือพูดคยุ เล่น ผลจากการมภี าระการส่อื สารน้อยเกนิ ไปทาให้คนรูส้ กึ หมดอานาจ ขาดแรงจูงใจ เฉอื่ ยชา

อปุ สรรคของการส่ือสารในองคก์ ร 2.2 ภาระในการสอ่ื สารทม่ี ากเกนิ ไป เกดิ ขึน้ เมื่อไม่สามารถดาเนนิ การกับข้อมูล ขา่ วสารท่ีได้รบั มา ผลเสียจะเกดิ เฉพาะกบั องค์กรที่ใหบ้ คุ คลสามารถค้นหาข้อมูลข่าวสาร ได้ไม่จากัด ผูบ้ ริหารไมส่ ามารถค้นหาขอ้ มูลข่าวสารท่ีถูกตอ้ งและจาเป็น มาใช้ในการ บรหิ ารและตดั สินใจได้ ผลที่เกดิ จากการมภี าระในการสอ่ื สารทีม่ ากเกนิ ไปทาให้ เกิดความสบั สน ไดร้ ับ แรงกดดนั และทางานผิดพลาดได้

อุปสรรคของการส่อื สารในองค์กร ในระดับองค์กรการมีภาระการสือ่ สารท่ีมากเกินไปทาให้ การประมวลผล สารสนเทศขององค์กร ไมม่ ีประสทิ ธภิ าพและประสิทธผิ ล ลดคณุ ภาพในการตดั สนิ ใจ ลด ความพึงพอใจของผ้ปู ฏบิ ตั ิงาน การขาดงานเพ่ิมข้นึ อตั ราเขา้ ออกงานสงู ลดผลิตภาพ ขององค์กรโดยรวม 2.3 ภาระในการสอ่ื สารทเ่ี หมาะสม บุคคลจะรสู้ ึกไดร้ ับการจูงใจ และมปี ระสิทธภิ าพ ในการทางาน

การเพ่ิมประสทิ ธิภาพในการสอื่ สาร การสอ่ื สารทีด่ จี ะต้องใช้ความมีมนษุ ยสมั พันธ์ทด่ี คี วบคู่กนั ไปด้วย จึงจะทาใหก้ าร ส่อื สารนั้นประสบผลสาเร็จ การสื่อสารจะประสบผลสาเรจ็ ได้ ผูบ้ ริหารต้องมกี ารจดั ระบบการสอ่ื สารท่ีดี การ ลดข้อผิดพลาดและอปุ สรรคในการสื่อสาร ซง่ึ สามารถทาไดห้ ลายวิธี ดังน้ี 1. การติดตามผลและใหข้ อ้ มูลยอ้ นกลับ เปน็ วธิ กี ารตรวจสอบขอ้ มูลวา่ ผรู้ ับเข้าใจตรง กบั ผู้สง่ เพยี งไร อาจใชเ้ อกสารติดตามหรือการพบปะกนั เป็นการส่ือสารแบบ two-way

การเพมิ่ ประสทิ ธิภาพในการสื่อสาร 2. การใช้การสอื่ สารหลายวิธี ทาให้การส่อื สารมีความถกู ต้องมากขน้ึ เช่น มกี ารส่งั การ เปน็ ลายลักษณ์อกั ษรแลว้ มกี ารส่งั การในที่ประชมุ อีกคร้ัง และส่งั การดว้ ยวาจา อีกทง้ั ใช้ โอกาสพดู คยุ อยา่ งไมเ่ ปน็ ทางการอีกดว้ ย 3. การกาหนดระยะเวลา ระยะเวลาเป็นสาเหตุหนึ่งของการส่ือสารที่เบยี่ งเบน องค์กร อาจกาหนดมาตรฐานด้านเวลาในการทางาน เพอื่ แก้ปัญหาดังกลา่ ว เช่น กาหนดเวลา แล้วเสรจ็ ของงานล่วงหนา้ เพือ่ เปน็ เกณฑ์ในการรายงานและส่ังการ อีกทงั้ ตอ้ งแยกงาน ประจากบั งานจร 4. ให้ความสนใจกับภาษา การเลือกใช้คา ระดับของคาและความหมายของคา กับผูท้ ่ี เราจะส่ือสารด้วย จะช่วยลดความผดิ พลาดในการสื่อสารได้

การเพมิ่ ประสิทธิภาพในการส่อื สาร 5. การใชศ้ นู ยก์ ลางข้อมูล การสอ่ื สารโดยใช้ศูนย์กลางขอ้ มูลเป็นแหลง่ กระจายขา่ ว โดย ไม่ผา่ นชอ่ งทางทเ่ี ป็นทางการขององคก์ ร จะทาใหก้ ารสื่อสารมีความรวดเร็วและถกู ต้อง มากข้ึน 6. การใหร้ ้เู ทา่ ทีจ่ าเป็น เหมาะกบั องคก์ รท่มี สี ายการบังคบั บัญชาสงู เป็นการวางระบบ การสอ่ื สาร โดยให้ขอ้ มลู เฉพาะท่ฝี ่ายบริหารตอ้ งการ และฝา่ ยบรหิ ารกส็ ื่อสารกับ พนกั งานเฉพาะสงิ่ ที่พนักงานจาเป็นต้องรู้เทา่ นั้น ทาให้ข้อมูลไมม่ ากเกนิ ไป

การเพิ่มประสทิ ธิภาพในการส่ือสาร 7. การใชธ้ รรมเนียมปฏิบัติในการส่ือสาร เป็นความพยายามท่ีจะวางระบบการส่ือสารท่ี ใชเ้ ทคโนโลยี โดยใชเ้ ทา่ ที่จาเป็นและเรง่ ดว่ น เพ่ือไมใ่ หก้ ารสอื่ สารผดิ พลาดและมมี าก เกินความจาเปน็ 8. การฟงั อยา่ งต้ังใจ จะลดความผดิ พลาดในการสอ่ื สาร ไดร้ บั ขอ้ มูลครบถว้ น สามารถ ตดิ ต่อสอบถาม ทาความเข้าใจข้อมูลข่าวสาร ทาให้เกดิ ความรสู้ ึกท่ดี ีระหว่างผสู้ ื่อสาร และเกิดการยอมรับกัน

การสือ่ สารสมยั ใหม่ จากองค์ประกอบพน้ื ฐานของการส่อื สาร ได้แก่ สาร ผู้รับสาร ผสู้ ง่ สาร (Sender) สาร (Message) สาร ชอ่ งทางการสอื่ สาร (Channel) ผ้สู ง่ สาร สาร ผู้รบั สาร (Receiver) สาร

การส่อื สารสมยั ใหม่ เมื่อมกี ารพัฒนาเทคโนโลยแี ละนวตั กรรมเขา้ มารองรับการส่อื สารสมยั ใหม่ ทาให้ มนุษย์มี ชอ่ งทางการส่อื สาร (Channel) ทม่ี ีประสทิ ธภิ าพ หลากหลาย ผู้รบั สาร (Receiver) สามารถเปลีย่ นบทบาทจากผรู้ บั สารเป็นผสู้ ง่ สาร(Sender) ไดท้ ันทีทันใด สาร (Message) ที่ถกู สง่ ไปกส็ ามารถส่งได้ถูกต้องและรวดเร็ว มากขน้ึ ช่องทางในการสือ่ สาร (Channel) กม็ หี ลากหลายและสามารถสื่อสารไดส้ ะดวก รวดเรว็ ยิง่ ขึ้น

การสอ่ื สารสมัยใหม่ ในปจั จบุ นั มีรูปแบบการสอ่ื สารทแ่ี ตกตา่ งและหลากหลาย เชน่ เว็บไซต์ แอพพลิเคชน่ั บนโทรศพั ทเ์ คล่อื นที่ เครือขา่ ยสังคมออนไลน์ นามาใช้ในการส่อื สารได้ หลายรปู แบบ ท้ังตอบกลับทนั ที และตอบกลบั ในเวลาตอ่ มา เทคโนโลยกี ารสือ่ สารทาใหเ้ ราสามารถรับสง่ ขอ้ มูลได้อยา่ งมปี ระสิทธิภาพมากข้ึน ทงั้ สัญญาณเสยี ง ภาพน่ิง ภาพเคล่อื นไหว สามารถสอื่ สารได้ทกุ ท่ี ประหยัดเวลาและ การเดนิ ทาง ผลของเทคโนโลยแี ละนวตั กรรมอนิ เทอร์เน็ต ทาให้เกิดชอ่ งทางการสอื่ สาร รปู แบบใหมม่ ากมาย อาทิเช่น

การสื่อสารสมัยใหม่ 1. โทรศัพท์เคลอื่ นท่ีอัจฉริยะ (Smart Phone) รวมทง้ั Tablet และ Notebook การ สอ่ื สารน้ีสามารถสอื่ สารได้หลากหลายรปู แบบ ทั้งการโทรพดู คยุ หรือการส่งขอ้ ความ อกี ท้งั ยงั สามารถผสมผสานกบั เทคโนโลยีอนิ เทอรเ์ น็ตความเรว็ สูง สามารถใชแ้ อพพลเิ คชน่ั อ่นื ๆ ในโทรศัพท์มอื ถอื ได้ 2. ไลน์แอพพลเิ คชน่ั สามารถพิมพข์ อ้ ความส่งหากัน โทรหากันหรือวิดโี อหากัน และยัง มสี ตกิ๊ เกอรน์ ่ารักๆ ใหเ้ ลือกใชอ้ กี หลายแบบอกี ด้วย

การสอ่ื สารสมยั ใหม่ 3. เฟซบคุ๊ สามารถใชโ้ พสตเ์ รือ่ งราวต่าง ๆ เชค็ อนิ ในสถานทท่ี ไี่ ป และเก็บภาพสวย ๆ เอาไวใ้ น Facebook การไลฟ์สด 4. เมสเซนเจอร์ เปน็ สว่ นหนึง่ ของ Facebook ใชส้ ่งข้อความหากนั

การสื่อสารสมยั ใหม่ 5. การประชุมทางไกลออนไลน์ (Video Conference) สามารถทางานหรือประชุม รว่ มกับเพ่อื นร่วมงาน ที่อยูค่ นละสถานท่ี แบบเหน็ ตวั ตนเสมอื นมาน่งั อยู่ในห้องประชมุ เดียวกัน ทาให้ได้รบั ข้อมูลขา่ วสารที่รวดเรว็ ประหยดั เวลา และการเดนิ ทาง

การสอ่ื สารสมัยใหม่ 6. การรับสง่ จดหมายอเิ ล็กทรอนกิ ส์ (E-Mail) สามารถส่งข้อมลู ในการตดิ ต่อส่ือสารได้ รวดเร็ว ประหยัดเวลาและการเดนิ ทาง 7. การสนทนาออนไลน์ (Chatting) สามารถสนทนาโตต้ อบไดท้ ันที แมอ้ ยคู่ นละ สถานท่ี