9.กระบวนการฝึกอบรม

กระบวนการ ความหมายของการฝึกอบรม ฝึกอบรม การฝึกอบรมกบั การพัฒนา วตั ถปุ ระสงคข์ องการฝึกอบรม การหาความจาเป็นในการฝกึ อบรม การวางแผนและออกแบบการฝึกอบรม การดาเนินการฝึกอบรม การประเมนิ และติดตามผลการฝึกอบรม

ความหมายของการฝึกอบรม การฝกึ อบรม คือ การถา่ ยทอดความรู้เพอ่ื เพม่ิ พนู ทกั ษะ ความชานาญ ความสามารถ และทัศนคติในทางท่ถี กู ท่ีควร เพ่อื ชว่ ยให้การปฏิบัตงิ านและภาระหนา้ ท่ีตา่ ง ๆ ในปัจจุบันและ อนาคต เป็นไปอยา่ งมีประสทิ ธิภาพมากขนึ้ (นทิ ัศน์ ศิริโชตริ ตั น์:2560) การฝึกอบรม คอื การจัดกจิ กรรมอย่างมีกระบวนการเพื่อเพม่ิ พูนสมรรถภาพของ บุคคลในด้านความรู้ ทักษะ เจตคติ สาหรับนาไปใชพ้ ัฒนาตนเองและองค์กร (นพเก้า ณ พทั ลงุ :2550) สรปุ การฝึกอบรม คือ การจัดกจิ กรรมอยา่ งมีกระบวนการเพ่อื เพิม่ พูนความรู้ ความสามารถ ทกั ษะ และทัศนคตทิ ่ีดี เพอ่ื ให้การปฏบิ ัติงานเป็นไปอย่างมปี ระสทิ ธิภาพมากขน้ึ

การฝึกอบรมกับการพัฒนา การฝกึ อบรมมคี วามหมายคล้ายกับการพฒั นา จึงมักมีการใชค้ าว่า การฝกึ อบรม และพัฒนา การฝึกอบรม จดั ขน้ึ สาหรบั บคุ ลากรระดับปฏิบัตกิ าร ในเรื่องเทคนคิ ต่าง ๆ ใน การปฏิบตั ิงาน เพ่อื ใหส้ ามารถปฏบิ ตั งิ านเฉพาะอย่างใดอยา่ งหน่ึง โดยใช้ระยะเวลาสน้ั ๆ การพัฒนา จดั ขนึ้ สาหรบั บุคลากรระดบั บรหิ าร ในเรอื่ งของทฤษฎี แนวความคิด และหลักการ เพ่อื เพ่มิ พูน ความร้ทู ั่วไป ใช้ระยะเวลานานในการดาเนินการ

การฝึกอบรมและการพัฒนามลี ักษณะท่แี ยกกันไม่เด็ดขาดเพราะการฝกึ อบรมก็ จดั กบั บคุ ลากรระดบั บริหาร ในเรอ่ื งของทฤษฎี แนวความคิดและหลักการ เพ่อื เพ่มิ พูน ความรู้ท่วั ไปเชน่ เดียวกับการพัฒนา การฝึกอบรมจงึ มคี วามหมายทีแ่ คบวา่ การพฒั นาบคุ ลากร อาจถือไดว้ ่าการ ฝกึ อบรมเป็นวธิ ีการหน่ึงของการพฒั นาบุคลากร การฝกึ อบรมจึงเปน็ กจิ กรรมหลักทีม่ ี การดาเนนิ การเป็นประจาในการพัฒนาบคุ ลากรขององคก์ าร การฝึกอบรมทมี่ ปี ระสิทธิภาพต้องเก่ียวขอ้ งและจาเปน็ กบั งานที่ปฏิบตั ิ เพอื่ ไม่ให้ เกิดความสญู เปลา่ การฝึกอบรมยังเป็นการสร้างความรู้ ความเขา้ ใจในงาน ชว่ ยลดความ ผิดพลาดในงาน สร้างแนวคดิ และทัศนคตทิ ีด่ ใี นการทางาน

วตั ถปุ ระสงค์ของการฝึกอบรม วตั ถปุ ระสงค์ตอ่ องค์กร 1. เพ่อื ตอบสนองตอ่ เปา้ หมายขององคก์ ร 2. เพ่ือประหยดั ค่าใชจ้ ่าย 3. เพอ่ื ให้เกิดความเข้าใจอันดรี ะหวา่ งองคก์ รและพนกั งาน 4. องคก์ รมีพนกั งานที่มีความรู้ ความสามารถ 5. องค์กรมปี ระสิทธภิ าพทนั ตอ่ การเปลย่ี นแปลง

วัตถุประสงคต์ อ่ ทมี งาน 1. เกิดการถา่ ยโอนความรู้ มีการแลกเปลย่ี นความรู้ซึ่งกันและกนั 2. สรา้ งขวญั และกาลังใจใหก้ ับทีมงาน 3. สร้างทมี งานท่ีมคี วามเขม้ แขง็ วตั ถุประสงค์ตอ่ พนักงาน 1. มีความรู้ ทกั ษะ ความสามารถ และทัศนคติท่ีดี 2. ปรบั ปรงุ ความสามารถ เพ่อื เตรยี มพรอ้ มในอนาคต 3. ลดความวติ กกังวล ความกลวั ในหน้าทงี่ านที่ยาก

กระบวนการฝึกอบรม การจัดการฝึกอบรมประกอบดว้ ยกระบวนการ ตามลาดับ ดงั ตอ่ ไปนี้ 1. การหาความจาเปน็ ในการฝกึ อบรม (Training Need) 2. การวางแผนและออกแบบการฝกึ อบรม (Training Design Program) 3. การดาเนนิ การฝกึ อบรม (Training Implementation) 4. การประเมนิ และติดตามผลการฝึกอบรม (Training Evaluation& Follow Up)

การหาความจาเป็นในการฝกึ อบรม (Training Need) เป็นกระบวนการในการระบุความต้องการด้านการฝึกอบรมขององค์กร ว่าต้อง ฝึกอบรมพนักงานเรอ่ื งอะไร และฝึกอบรมอยา่ งไร พนกั งานจงึ จะมคี วามรู้ ความสามารถ และทัศนคติ ตามทอี่ งค์กรตอ้ งการ อีกท้ังจะสามารถช่วยกาหนดกิจกรรมที่จาเป็นในการ ฝึกอบรมได้ ก่อให้เกดิ ความชัดเจนในเน้ือหาและวัตถุประสงค์ของกิจกรรม ช่วยกาหนด กลุ่มเป้าหมาย ทรัพยากรท่ีต้องใช้ และองค์ประกอบอื่น ๆ ที่มีความจาเป็น เช่น การ ไดร้ ับการสนับสนุนจากฝ่ายบรหิ าร รายละเอียดไดก้ ลา่ วไวใ้ นหนว่ ยท่ี 8

การวางแผนและออกแบบการฝึกอบรม (Training Design Program) เป็นขั้นตอนการนาข้อมูลจากการหาความจาเป็นในการฝึกอบรมมาวิเคราะห์กับ นโยบายและเป้าหมายขององค์กร แล้วนามาจัดทาเป็นแผนการอบรม และรายละเอียด หลักสูตรอบรม (วัตถุประสงค์ เนื้อหา กลุ่มเป้าหมายและวิธีวัดผล ) เพ่ือให้ คณะกรรมการของบริษัทพิจารณาเพ่อื อนุมัตงิ บประมาณตอ่ ไป

การออกแบบการฝึกอบรม เป็นการกาหนดรายละเอียดเน้ือหาสาระ วตั ถุประสงคแ์ ละวิธีการฝกึ อบรมทส่ี อดคล้องและเชื่อมโยงกนั เพือ่ ให้บรรลุเป้าหมายการ ฝกึ อบรม สามารถแก้ไขข้อบกพร่อง ปญั หา หรอื ตอบสนองความต้องการขององคก์ รได้ การออกแบบการฝึกอบรมท่ีมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ควรมุ่งเน้นให้ สอดคล้องใน 4 ด้าน คือ กลยุทธ์ และโครงสร้างขององค์กร ประสบการณ์ และการมี ส่วนร่วมของพนักงาน ซ่ึงจะทาให้พนักงานเกิดความสามารถในการปฏิบัติงาน สร้าง แรงจูงใจ และสามารถนาสิ่งท่ีได้จากการฝึกอบรมไปใช้ได้จริง เกิดความจงรักภักดีต่อ องค์กร เกิดการคิดค้นนวัตกรรมใหม่ ๆ สร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า นาไปสู่การ ดาเนนิ งานและผลประกอบการท่ีดี

หลกั เบือ้ งต้นในการออกแบบการฝึกอบรม ไดแ้ ก่ 1. การวิเคราะหเ์ ป้าหมายสุดทา้ ยจากการหาความจาเป็นในการฝกึ อบรม วา่ ส่งิ ท่ี องคก์ รตอ้ งการน้ันสามารถใช้วธิ ีการฝึกอบรมได้ 2. การวิเคราะหป์ ัจจัยทีเ่ ก่ยี วขอ้ งกบั การฝึกอบรม เชน่ การวเิ คราะหง์ าน เพ่ือออกแบบกระบวนการเรียนรทู้ ่สี อดคล้องกบั พฤตกิ รรมทง่ี าน น้นั ตอ้ งการ การวิเคราะหผ์ ้เู ขา้ รบั การอบรม เพอื่ ออกแบบการฝกึ อบรมให้เหมาะสม การวเิ คราะหส์ ิ่งทสี่ ่งผลต่อการเรียนรู้ เช่นบรรยากาศท่สี นับสนุนการเรยี นรู้

การวเิ คราะห์เนอื้ หาจากเอกสารทเ่ี กย่ี วกับการปฏิบตั ิงาน เพอื่ กาหนด วัตถปุ ระสงคแ์ ละมาตรฐานในการปฏิบัตงิ าน การวิเคราะหค์ วามสามารถในตาแหนง่ งาน เพ่ือระบพุ ฤติกรรมจากความสามารถ น้ัน แลว้ นามาออกแบบการฝกึ อบรมและตวั ชว้ี ัด 3. ออกแบบเนอ้ื หาการฝึกอบรม ตอ้ งเชื่อมโยงกับงาน สามารถสรา้ งความพงึ พอใจแกผ่ ู้ เข้ารับการอบรม 4. เลอื กวธิ กี ารและส่อื ทใี่ ชใ้ นการอบรม ต้องสอดคล้องกบั เปา้ หมายของการฝกึ อบรม และเน้อื หาท่อี อกแบบ

5. เขียนโครงการ เพอ่ื นาเสนออนมุ ัตใิ นการจดั ทาหลักสูตรการฝึกอบรม ประกอบดว้ ย ชอื่ โครงการ ควรส้ัน กระชบั และชดั เจน หลกั การและเหตผุ ล แสดงใหเ้ ห็นถงึ ความสาคัญและจาเปน็ ของการฝกึ อบรม

วตั ถปุ ระสงค์การฝึกอบรม ต้องการให้ผู้เขา้ อบรมมีทักษะ ความสามารถดา้ นใด เพมิ่ ขน้ึ ควรระบุใหช้ ัดเจน และสามารถวดั ได้

เปา้ หมาย ของการฝึกอบรมเชงิ คณุ ภาพหรอื ปริมาณ ผลทค่ี าดวา่ จะไดร้ ับ สง่ิ ทค่ี าดหวงั วา่ ผู้เขา้ รบั การอบรมจะได้รบั หลังการฝึกอบรม

หลกั สูตรและวิธกี ารฝกึ อบรม ควรช้แี จงถึงเน้อื หา วธิ กี ารฝกึ อบรม

วิทยากร ควรระบชุ ่อื คุณวฒุ ิ ประวัติการทางานเพอ่ื เปน็ ข้อมูลประกอบสาหรับฝา่ ย บริหารในการพิจารณา ระยะเวลาและสถานทกี่ ารฝึกอบรม

กลมุ่ เป้าหมายผูร้ บั การฝึกอบรม คณุ สมบตั แิ ละจานวน ประกาศนียบัตรหรือวฒุ ิบัตร ควรระบุเงื่อนไขในการไดร้ บั เชน่ ผู้ผา่ นการฝึกอบรมจะไดร้ ับใบประกาศรบั รองผ่านการฝกึ อบรมจากสานักงาน คณะกรรมการการอาชีวศกึ ษา จานวน 20 ชวั่ โมง การประเมนิ ผล ระบุถึงวิธีการประเมินผล ระยะเวลาในการติดตาม

ผรู้ ับผิดชอบโครงการ ควรระบุชอื่ ตาแหน่งหรือหนว่ ยงานเพอ่ื เป็นข้อมูลการติดตอ่ งบประมาณ แบง่ แยกเปน็ หมวดหมู่ เชน่ ค่าตอบแทน คา่ วัสดุและอปุ กรณ์ คา่ อาหาร และเคร่อื งดม่ื รายช่ือผ้เู ข้าอบรม

6. กาหนดรายละเอยี ดในการออกแบบการฝึกอบรม เพ่ือเพ่มิ ประสิทธภิ าพ และ ประสทิ ธิผลในการฝกึ อบรม เช่น กาหนดการฝกึ อบรม ระบุวัน เวลา สถานท่ี การสรรหาวทิ ยากร วิทยากรต้องมีความรใู้ นเรื่องท่เี กย่ี วกับหลกั สตู รอบรม สามารถ ถา่ ยทอดความรู้ออกมาไดอ้ ยา่ งชดั เจน สรา้ งการมสี ว่ นร่วมทาให้ผเู้ ขา้ อบรมมคี วาม กระตือรอื รน้ ในการเรียนรู้ รูปแบบการฝกึ อบรม รายละเอยี ดกล่าวไวใ้ นเรือ่ ง หลกั และวิธีการฝึกอบรม การออกแบบวสั ดุในการเรียนการสอน ต้องอา่ นเข้าใจง่าย น่าเชอื่ ถอื

การกระตนุ้ และสรา้ งบรรยากาศ - บรรยากาศดา้ นกายภาพ หมายถึง สถานทีก่ ารจดั อบรม เชน่ มีขนาดท่ีเหมาะสม การจัดผงั ทน่ี ัง่ ใหเ้ หมาะกับกิจกรรม สร้างความเปน็ กนั เอง ทาให้เกดิ บรรยากาศของการ แลกเปล่ียนเรยี นรู้ อุณหภูมแิ ละความสว่างของหอ้ งก็เปน็ ส่ิงสาคญั ทีจ่ ะสนบั สนุนใหผ้ เู้ ขา้ อบรมมีสมาธิและเกดิ แรงดงึ ดูดในการฝึกอบรม - บรรยากาศดา้ นจติ ภาพ หมายถึง สภาพจติ ใจ ความรสู้ ึก ซ่ึงหากผู้เขา้ อบรมมสี ภาพ จติ ใจท่พี รอ้ มต่อการฝกึ อบรมก็จะทาใหก้ ารอบรมเกิดประสิทธภิ าพมากข้ึน

การดาเนินการฝึกอบรม (Training Implementation) เปน็ การดาเนนิ การฝกึ อบรมให้เปน็ ไปตามแผนฝกึ อบรม ที่ได้รบั การอนุมัติงบประมาณ แลว้ แบง่ เป็นขนั้ ตอนยอ่ ย ดงั น้ี 3.1 ก่อนการฝกึ อบรม ต้องมกี ารจดั ทาแบบสอบความพร้อมในการฝกึ อบรม เป็นการเตรยี ม ความพรอ้ มก่อนการอบรมใหค้ รบถ้วน เชน่ การสรรหาและประสานงานวิทยากร ผู้เข้าอบรม การเตรียมเอกสาร สถานที่ อุปกรณใ์ นการอบรมใหส้ อดคล้องกับหลกั สูตร 3.2 ระหวา่ งฝกึ อบรม เป็นการดูแลภาพรวมในการฝึกอบรมให้เป็นไปตามแผนท่ีเตรียมไว้ 3.3 หลงั การฝกึ อบรม เปน็ การสรปุ ขอ้ มูลการฝึกอบรม การประเมนิ ผล การกล่าวปดิ และ สรุปผลการฝกึ อบรมเพ่ือนาไปวเิ คราะห์ขอ้ มูลตอ่ ไป

การประเมินและติดตามผลการฝกึ อบรม (Training Evaluation& Follow Up) เปน็ ข้ันตอนการวัดผลการฝึกอบรมหลังจากผา่ นการฝกึ อบรมมาแลว้ โดยวัดจาก ความรู้ ความเข้าใจในเนื้อหาท่เี กดิ จากการฝึกอบรม (Knowledge & Understanding) กระบวนการเรียนรู้ (Learning Process) และสามารถถา่ ยโอนความร้ใู นการฝึกอบรมได้ (Transfer of Learning) และจะเกดิ ประสทิ ธิภาพสงู สดุ หากสามารถวดั พฤติกรรม ภายหลังการฝกึ อบรม และคานวณผลความคุ้มค่าของการฝกึ อบรมเป็น Return on Investment (ROI) การจัดการฝกึ อบรมท่ีเกดิ ประสิทธภิ าพและประสทิ ธผิ ล ตอ้ งมีการประเมนิ ผลที่ ไดใ้ นดา้ นต่างๆ ทเ่ี กิดจากความรู้ ทักษะ ความสามารถทเี่ พิ่มขน้ึ ของพนกั งาน

มีการวิจัยพบวา่ การฝกึ อบรมทาใหเ้ กิดการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมในการทางาน เพยี ง 10% เท่าน้ัน การฝึกอบรมจงึ เปน็ การลงทุนทไี่ มค่ ุ้มคา่ เน่ืองจากการถา่ ยโอน ความรู้ทไี่ ม่มศี ักยภาพ จงึ ควรมีการประเมนิ ผล การฝึกอบรมอย่างเป็นรปู ธรรม เพื่อนาไปสกู่ ารพฒั นา กอ่ ใหเ้ กดิ ประสทิ ธภิ าพและประสิทธผิ ลอย่างตอ่ เนือ่ ง แนวคิดการประเมินผลการฝกึ อบรม 1. การประเมินผลความพงึ พอใจของพนักงานในภาพรวม เชน่ หลกั สตู รทจี่ ัด วิธีการ สอน เอกสาร บรรยากาศ เป็นตน้ โดยประเมินเปน็ แบบสอบถามหรอื สมั ภาษณเ์ พอื่ ใหไ้ ด้ ขอ้ มูลเชิงลึก

2. การประเมินผลความรู้ทกั ษะทไี่ ดร้ บั จากการฝึกอบรม โดยใช้แบบทดสอบเพอ่ื ประเมนิ กอ่ นและหลงั การฝึกอบรม ในดา้ นทกั ษะอาจใช้การประเมนิ โดยใช้สถานการณ์ จาลอง 3. การประเมินพฤตกิ รรมทปี่ รบั ปรุงและพัฒนาภายหลังการฝึกอบรม เป็นพฤติกรรมท่ี ส่งผลต่อการทางานของพนกั งานหรือกระทบต่อกลมุ่ องคก์ ร โดยใชก้ ารประเมินจากการ สัมภาษณ์เพอ่ื นรว่ มงาน ผบู้ ังคบั บญั ชา ผู้ใต้บงั คับบญั ชา หรือ พจิ ารณาจากผลลัพธ์การ ปฏิบัติงาน เช่น ผลิตได้มากขึน้ โดยใช้เวลาเทา่ เดมิ หรือผลผลติ เทา่ เดมิ แต่ใชเ้ วลาลดลง หรอื ผลผลิตมคี ุณภาพมากขน้ึ

4. การประเมนิ ผลลัพธ์จากการฝึกอบรมตอ่ องค์กร เป็นการประเมนิ ผลลัพธ์ที่ได้จาก การฝกึ อบรม ว่าส่งผลระยะยาวตอ่ องคก์ รอยา่ งไร เช่น การลดตน้ ทุน การลดจานวนคน ลาออก เป็นตน้ กระบวนการประเมินการฝกึ อบรม มี 4 ขนั้ ตอน ได้แก่ ขน้ั ตอนท่ี 1 เก็บขอ้ มูลวัตถุประสงคใ์ นการประเมนิ ผล ว่าประเมินไปเพอื่ จดุ ประสงคใ์ ด จากนน้ั เกบ็ รวบรวมข้อมูลของการฝกึ อบรม หลักการเหตผุ ล วัตถุประสงคข์ องการ ฝึกอบรม เนอื้ หาหลกั สตู ร กระบวนการในการจดั ฝกึ อบรม คุณสมบัติผเู้ ขา้ อบรม วันเวลา สถานที่ งบประมาณ วิทยากร และบุคคลทีเ่ ก่ียวขอ้ ง

ข้ันตอนที่ 2 วัดผลท่ีได้จากการฝึกอบรม ท้ังผลที่เกดิ ขึ้นกับผู้เข้าอบรม ผลท่ีเกดิ ข้ึนกับ หน่วยงานและองค์กร โดยกาหนดสิ่งที่ต้องการประเมินผล ต้องเก็บข้อมูลอะไร วาง แผนการเก็บรวบรวมและสร้างเคร่ืองมือท่ีใช้ในการเก็บ เช่น แบบสอบถาม เค้าโครงการ สัมภาษณ์ ขั้นตอนท่ี 3 เปรียบเทียบข้อมูลที่เกิดข้ึนจริงกับวัตถุประสงค์การฝึกอบรม ว่ามีความ สอดคลอ้ งกันหรือไม่ เบยี่ งเบนในระดับใด วเิ คราะห์สาเหตแุ ละวิธกี ารแก้ไข ข้ันตอนที่ 4 จัดทารายงานสรุปข้อมูลให้กับผู้บริหาร เพื่อวางมาตรการป้องกันแก้ไข หรือพัฒนา