Справочник руководителя учреждения культуры, №9 2018 - лучшая статья

УправлениеДокументация Как  теперь  оформлять  документы  по  новому  ГОСТу Анна БАТУРА, заместитель главного редактора журнала «Справочник кадровика» Главное  в  статье1  Оформляйте документы по новому  3  Добавьте новые реквизиты и правила в свою  стандарту с 1 июля 2018 года   16 инструкцию   162  Поправьте в кадровых документах  4  Составляйте приказы учреждения  10 реквизитов и запомните, как оформлять  по нашему образцу, который мы привели  4 новых реквизита   17 в статье   25 Оформляйте документы, в том числе электронные, по новому  ГОСТ  Р  7.0.97–2016*.  Поправьте  в  документах  8  реквизитов  и  запомните,  как  оформлять  4  новых  реквизита.  Новые  реквизиты и правила оформления документов добавьте в инструкции  по делопроизводству и по кадровому делопроизводству.   ГОСТ действует  Какие  реквизиты  оформлять  по-новому  с 1 июля 2018 года и  как16 Чтобы оформлять кадровые документы по требованиям нового ГО- СТа, поправьте в шаблонах документов восемь реквизитов, которые 

Справочник руководителя учреждения культуры, сентябрь 2018 годаОбразец  1 Бухгалтеру Глебовой П.П. Государственное бюджетное учреждение культуры   «Дом культуры “Победа”» (ГБУК «Дом культуры “Победа”») Отдел кадров УВЕДОМЛЕНИЕОбразец  2 Художественому  руководителю Государственное бюджетное учреждение культуры   Грекову А.Н. «Дом культуры “Победа”» (ГБУК «Дом культуры “Победа”») Начальник отдела культурно-досуговой организации ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКАиспользова ли  раньше,  и  применяйте  четыре  новых  реквизита.  Вот какие:–  наименование структурного подразделения – автора документа;–  наименование должности лица – автора документа;–  гриф ограничения доступа к документу;–  отметка об электронной подписи.1. Наименование структурного подразделения – автора докумен-та. Этот реквизит используйте, когда создаете документы в отделе. Название отдела укажите в документе под наименованием учрежде-ния. Посмотрите образец 1.2. Наименование должности лица – автора документа. Исполь-зуйте  реквизит,  если  составляете  документ  от  имени  сотрудника отдела.  Наименование  должности  указывайте  под  наименованием организации. Посмотрите образец 2. 17

Управление ДокументацияОбразец  3 Персональные дынные сотрудников Экз. № 1 Государственное бюджетное учреждение культуры «Дом культуры “Победа”» (ГБУК «Дом культуры “Победа”»)02.08.2018  ПРИКАЗ № 108/18 Москва О премировании работников по результатам первого полугодия 2018 годаОбразец  4 Документ подписан электронной подписью Соловьев Ю.В. Начальник отдела кадров Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Соловьев Юрий Владимирович Действителен с 01.12.2015 по 01.12.2020 3. Гриф ограничения доступа к документу. Этот реквизит ставьте  на документах ограниченного пользования. Они содержат информа- цию,  доступ  к  которой  ограничен  законом,  поэтому  на  них  дол жна  быть отметка о конфиденциальности.  Гриф  ограничения  доступа  проставляйте  и  на  кадровых  доку- ментах. Они содержат персональные данные сотрудников и поэтому  являются  документами  ограниченного  пользования.  Посмотрите  образец  3.  Проставляйте  новый  реквизит  в  правом  верхнем  углу  первого листа документа, проекта документа или сопроводительного  письма к нему. Укажите: –  ограничительную надпись: «Персональные данные», «Для слу- жебного пользования», «Конфиденциально» и т. д.;18

Справочник руководителя учреждения культуры, сентябрь 2018 годаОбразец  5 Государственное бюджетное учреждение культуры «Дом культуры “Победа”»                                                              (ГБУК «Дом культуры “Победа”») ПРИКАЗ2 августа 2018 г.   № 108/18 Москва О премировании работников по результатам первого полугодия 2018 годаОбразец  6 В цифрах до 10 теперь не пишется ноль Государственное бюджетное учреждение культуры   Директору «Дом культуры “Победа”» (ГБУК «Дом культуры “Победа”») ООО «Арт-шоу» Удельная ул., д. 28, Глебовой П.П.  Москва, 127349 Инициалы теперь пишите после фамилии–  номер экземпляра документа;–  другую  информацию  об  особенностях  работы  и  хранения  доку- мента. 4. Отметка об электронной подписи. Этот реквизит используйте, чтобы визуализировать подпись на электронном документе. Исполь-зовать  такую  отметку  распоря ди лись  Минкомсвязи  и  ФСО  (приказ от 27.05.2015 № 186/258). Посмотрите образец 4. Когда электронный документ появляется на мониторе или на бу-маге, при распечатке в месте, где должна быть подпись должностного лица, программа воспроизводит отметку о подписи. Чтобы реализо-вать эту функцию в системе, обратитесь к разработчикам. 19

Управление ДокументацияОбразец  7 Публичное акционерное общество   «Союз» (ПАО «Союз») Государственное бюджетное учреждение культуры   «Дом культуры “Победа”» (ГБУК «Дом культуры “Победа”») [email protected] Удельная ул., д. 28, Москва, 127349 Укажите адрес электронной почтыОбразец  8Государственное бюджетное учреждение культуры г. Москвы   Утверждено«Дом культуры “Победа”» (ГБУК «Дом культуры “Победа”») Директором ГБУК «Дом культуры ПОЛОЖЕНИЕ “Победа”» (приказ от 03.08.2018 № 18/18) Указывайте реквизиты приказа 5.  Дата  документа.  Дату  документа  записывайте,  как  и  прежде,  в последовательности: день, месяц, год. Способов два. 1  Арабскими цифрами через точку: 03.07.2018. 2  Словесно-цифровым способом: 3 июля 2018 г. Ранее  в  цифрах  до  десяти  впереди  нужно  было  писать  ноль:  «03 июля». В новом ГОСТе этого требования нет. В цифрах до 10 теперь  не пишется ноль. Образец 5   19. 6.  Адресат.  Если  направляете  письмо  руководителю  организации,  укажите  в  реквизите  «Адресат»  наименование  его  должности,  ко- торое  включает  наименование  организации  в  дательном  падеже,  а затем фамилию и инициалы. Ранее инициалы проставляли перед  фамилией. Образец 6   19. Если  направляете  письмо  по  электронной  почте  или  факсу  без  досылки по почте, почтовый адрес не указывайте. Теперь вы можете  указать только адрес электронной почты. Образец 7. 20

Справочник руководителя учреждения культуры, сентябрь 2018 годаОбразец  9 Государственное бюджетное учреждение культуры «Дом культуры “Победа”»10 августа 2018 г.  ПРИКАЗ № 108/18 Москва Об утверждении Инструкции по делопроизводству…..ПРИКАЗЫВАЮ1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству (приложение) …Приложение утверждено приказом директором ГБУК г. Москвы «Дом культуры “Победа”» от 03.08.2018 № 18/18 Ставьте отметку о приложении в основном  документе и в документе-приложении7. Гриф утверждения. Если документ утверждает коллегиальный орган, в реквизите «Гриф утверждения» укажите наименование ор-гана, который утвердил документ, дату и номер протокола в скобках. Раньше стандарт не требовал указывать реквизиты протокола. Обра-зец 8. Так же оформляйте реквизит «Гриф согласования документа».8. Отметка о приложении. В распорядительных документах в тексте при первом упоминании документа-приложения укажите в скобках: «(приложение)»  или  «(приложение  1)».  Перед  номером  приложения можете ставить знак номера: «(приложение № 1)». Образец 9. На первом листе документа-приложения укажите, что он прила-гается к основному документу.9. Печать. Проверьте, как ставите оттиски печати на кадровых доку-ментах. Новый ГОСТ прямо запрещает захватывать личную подпись. Ставьте печать на наименовании должности.  21

Управление ДокументацияОбразец 10 Смирнова Анна Ильинична, отдел кадров, инспектор отдела кадров, + 7 (495) 845-56-56, [email protected] Укажите название отдела, должность, электронную подписьОбразец 11Директор Хрусталев В.В. В дело № 18/18 за 2018 год Инспектор по кадрам 02.08.2018 Укажите год дела и должность 10. Отметка об исполнителе. На тех кадровых документах, которые вы подготовили, ставьте отметку об исполнителе. Укажите фамилию, имя, отчество и номер телефона. Новый ГОСТ рекомендует дополнить отметку наименованием должности, подразделения и электронным адресом. Образец 10. 11. Отметка о заверении копии. С 1 июля 2018 года, когда заверяете копию кадрового документа, указывайте реквизиты дела, в котором находится подлинник документа. Старый ГОСТ этого не требовал. 12. Отметка о направлении в дело. Отметку оформляйте после того, как завершили работу с документом. Теперь индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещаете документ на хранение, дополняйте указанием года. Не забывайте указывать должность того, кто оформил отметку, а не только под-22

Справочник руководителя учреждения культуры, сентябрь 2018 годапись  и  дату.  Новый  ГОСТ  разрешает  дополнить  отметку  краткими сведениями о характере исполнения документа. Образец 11. Остальные  реквизиты  оформляйте  по-прежнему,  новый  ГОСТ их не изменил.Как  по  новым  правилам  оформлять документыВы можете печатать текст на лицевой и оборотной сторонах листа. Печатайте  текст  через  один-полтора  межстрочных  интервала, а многострочные реквизиты – через один межстрочный интервал. Реквизиты «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а так-же  отдельные  фрагменты  текста  можете  выделить  полужирным шрифтом. Выравнивайте  текст  документа  по  ширине  листа  –  по  границам левого и правого полей документа. Для абзацев используйте отступ 1,25 см.  Используйте  гарнитуры  и  размеры  шрифтов:  Times  New  Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14. Вторую и последующие страницы документа нумеруйте. Ставьте номер страницы посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.Как  по  новому  ГОСТу  издавать  приказПриказы по основной деятельности и личному составу вы оформля-ете на бланках, которые утвердили в учреждении. Проверьте, чтобы ваши бланки соответствовали новым требованиям. На бланке приказа реквизиты располагают продольно. Для каждого листа приказа, который оформляют на бланке и хра-нят длительный срок, есть требование к размеру полей. Наименование организации – автора документа – первый реквизит в бланке приказа. Этот реквизит придает приказу юридическую силу.  23

Управление Документация Проверьте,  что  полное  и  сокращенное  названи я  у чреж дени я  указа- ны  в  соответствии  с  учредительными  документами.  Если  приказ  издаете  в  филиале  или  представительстве,  указывайте  названия  и учреждения, и подразделения. Дата документа – день, когда его подписал руководитель. Регистри- руйте  приказы  в  тот  же  день,  когда  их  подписывает  руководитель.  Это требование не изменилось. Регистрационный номер – порядковый номер документа вы, как  и  раньше,  по  своему  усмотрению  дополняете  цифровыми  или  бук- венными кодами (п. 5.11 ГОСТ). Место издания приказа – реквизит, который придаст ему юриди- ческую силу, указывайте в соответствии с административно-терри- ториальным делением. Приложение к приказу – отметку о приложении к приказу оформ- ляйте по-новому. В тексте приказа при первом упоминании докумен- та-приложения в скобках напишите «(приложение)». На первом листе  приложения проставьте отметку о приложении без ссылки на приказ,  гриф утверждения с датой и номером приказа. Реквизит  документа  –  специальная  надпись,  которая  придает  тексту юридическую силу. Подпись – в приказе укажите должность и расшифровку подписи  лица, который поставил личную подпись. В  пункте  5.22  ГОСТа  содержится  правило:  «При  подписании  до- кумента лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись  оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии  с приказом». Далее Росстандарт привел примеры оформления рекви- зита: «И. о. генерального директора» и «Исполняющий обязанности  генерального директора». В прежнем ГОСТе Р 6.30–2003 такого пра- вила и примеров не было. Как  по-новому  составлять  уведомление Образец  уведомления  об  отмене  дополнительной  работы  мы  пока- зали на бланке структурного подразделения и с новыми правилами 24

Справочник руководителя учреждения культуры, сентябрь 2018 года Образец 12 Государственное бюджетное Секретарю руководителя Адресат учреждение культуры Громовой А.Н.Наименование «Дом культуры “Победа”» Резолюцияструктурногоподразделения – Отдел кадров БВпенррсиокртуеоеткклтоьдвнпооорй0йи7кЕр.0а0.аА3з7ба...02о7о0т.1б2ы80о1Гптр8омодмегонотевоодйвоипАто.Нль.- Заголовокавтора документа к тексту УВЕДОМЛЕНИЕНаименование 03.07.2018 № 18-цвида документа Об отмене дополнительной работыРегистрационныйномер и дата до- Уважаемая Анна Николаевна!кумента Уведомляем Вас о том, что 7 июля 2018 года – последний день выполне- ния Вами обязанностей секретаря архива (часть 4 статьи 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации, пункт 5 дополнительного соглашения о выполнении дополнительной работы от 01.12.2017 № 08545/17 к тру- довому договору от 13.02.2016 № 13/16). Начальник отдела Морозова Н.Е. Громова А.Н. С уведомлением ознакомлена Секретарь руководителя В дело № 15875 за 2018 г. Отметка о направле- Инспектор по кадрам нии документа в дело 03.07.2018оформления реквизита «Адресат». Посмотрите образец 12. Уведомленияработникам, как и другие внутренние документы, вы оформляетена угловом бланке. Реквизит «Наименование структурного подразделения – авторадокумента» можете использовать на бланках писем и бланках кон-кретных видов документов подразделений (п. 5.6 ГОСТ). Если отделкадров может создавать внутренние документы, которые подписывает 25

Управление Документация начальник отдела, оформляйте этот реквизит на бланках. Указывайте  наименование отдела под наименованием организации. Реквизит  «Адресат»  используйте,  когда  оформляете  служебные  письма и внутренние информационно-справочные документы, такие  как уведомления. Когда адресуете документ сотруднику, укажите в дательном паде- же наименование должности и фамилию, инициалы (п. 5.12 ГОСТа).  Ранее в реквизите «Адресат» инициалы нужно было указывать перед  фамилией. Так  же  –  после  фамилии  –  указывайте  инициалы  в  тексте  доку- ментов,  в  том  числе,  когда  руководитель  оформляет  резолюцию  (п. 5.28 ГОСТа). Как  по  ГОСТу  оформлять  письмо Письма  вы  оформляете  на  утвержденном  в  учреждении  бланке  письма  (образец  13).  При  этом  реквизит  «Справочные  данные  об  организации»  указываете  только  в  письмах  (п.  5.8  ГОСТа).  Эти  данные  включают:  почтовый  адрес;  адрес  места  нахождения  уч- реждения,  если  он  не  совпадает  с  почтовым;  номера  телефона,  факса; адрес электронной почты. Также вы указываете ОКПО, ОГРН,  ИНН/КПП. Наименование  вида  документа  в  служебных  письмах  не  указы- вайте (п. 5.9 ГОСТа). В реквизите «Адресат» можете не указывать почтовый адрес, когда  направляете письмо в органы государственной власти (п. 5.12 ГОСТа).  В тексте письма стандарт предлагает использовать вступительное  обращение (п. 5.18 ГОСТа). Печатью вы заверяете подлинность подписи должностного лица.  Если в вашем учреждении есть печать, проставляйте ее, не захваты- вая подпись лица, заверившего документ (п. 5.24 ГОСТа). Отметку об исполнителе теперь можете дополнить наименованием  должности, подразделения и электронным адресом исполнителя. Это  облегчит работу с документом. Адресат будет знать, кто из сотрудни-26

Справочник руководителя учреждения культуры, сентябрь 2018 года Образец 13 Государственное бюджетное учреждение Государственная Адресат культуры «Дом культуры инспекция трудаНаименование “Победа”» в г. Москве Заголовокорганизации – Удельная ул., д. 28 Москва, 127349 Начальнику отдела к текстуавтора документа Тел.: + 7 (495) 155-78-98 Федерального государ- ОКПО 43219071, ОГРН 1234567890123 ственного надзора ОтметкаСправочные ИНН 7654813801, КПП 156718293 Семенову С.И. об исполнителеданные Отметка о направ-об организации 08.07.2018 № 69/04-08 лении документа На № 141-2018 от 03.07.2018 в делоДата и регистра-ционный номер О представлении документовдокумента Уважаемый Сергей Иванович!Ссылка на реги-страционный номер Вы проводили в ГБУК «Дом культуры “Победа”» документарную пла-и дату поступивше- новую проверку соблюдения требований трудового законодательстваго документа об оплате труда. 3 июля 2018 г. инспектор отдела кадров Степанова Е.А. получила ваш запрос № 141-2018 на представление документов. К настоящему письму прилагаем заверенные копии: … Перечисленные документы не относятся к предмету проводимой проверки: … Директор Морозова Н.Е. Степанова Елена Андреевна, отдел кадров, инспектор по кадрам + 7 (495) 123-58-88, [email protected] В дело № 04-08 за 2018 г. Инспектор по кадрам 08.07.2018ков вашего учреждения составлял документ и сможет дать по немупояснения, если потребуется. Чтобы применять новый ГОСТ, включитеновые правила в инструкцию по кадровому делопроизводству. Еслив учреждении этого локального акта нет, утвердите его. 27