Liabilities

ควบคุมและเตรียมเอกสารประกอบการบันทกึ บญั ชี เกยี่ วกบั เจ้าหนีแ้ ละการจ่ายเงิน

หนสี้ ิน (Liabilities)หนีส้ ิน (Liabilities) หมายถงึ ภาระผูกพนั ในปัจจุบนั ซึ่งเป็ นผลขอเหตุการณ์ในอดตี การชาระภาระผูกพนั คาดว่าจะส่งผลให้กจิ การต้องสูญเสียทรัพยากรทมี่ ปี ระโยชน์ในเชิงเศรษฐกจิ

ประเภทของหนีส้ ิน แบ่งเป็ น 2 ประเภท1. หนีส้ ินหมุนเวยี น (Current Liabilities)2. หนีส้ ินไม่หมุนเวยี น (Non-Current Liabilities)

เจ้าหนี้ (Account Payable)เจา้ หน้ี หมายถึง สิทธิเรียกร้องของบุคคลหน่ึงที่มีต่อกิจการ ใหจ้ ่ายำารหหน้ีแบ่งออกเป็น 2 ปรหเภท ดงั น้ี 1. เจา้ หน้ีการคา้ (Trade Accounts Payable) หมายถึง เจา้ หน้ีที่เกิดจากการซ้ือสินคา้ เป็นเงินเำ่ือ หรือซ้ือวสั ดุที่ใำใ้ นการผลิตสินคา้ เป็นเงินเำ่ือ 2. เจา้ หน้ีอื่น (Others Accounts Payable) หมายถึง เจา้ หน้ีที่เกิดจากการซ้ือสินทรัพยอ์ ื่นที่ไม่ใำ่สินคา้ เป็นเงินเำื่อ หรือการกยู้ มื เงิน

ระบบบญั ชีเจ้าหนี้ (Accounts Payable System)ระบบบญั ชีเจ้าหนี้ เป็ นระบบงานทเ่ี กย่ี วกบั ระบบการสั่งซื้อและระบบการรับสินค้า วตั ถุประสงค์ของระบบบญั ชีเจ้าหนี้คือ การชาระหนีภ้ ายในกาหนดทจ่ี ะได้รับส่วนลด ซึ่งถือเป็ นหัวใจของการบริหารบญั ชีเจ้าหนี้ ให้มปี ระสิทธิภาพ

ข้นั ตอนของระบบบญั ชีเจ้าหนี้•การต้งั เจา้ หน้ี เม่ือองคก์ รจดั ทาใบสัง่ ซ้ือส่งไปยงั ผขู้ ายแลหไดร้ ับการตอบรับการสัง่ ซ้ือมาจากผขู้ าย มีการรับสินคา้แลหจดั ทาใบรับสินคา้ แลว้ ยอ่ มแสดงวา่ หน้ีสินไดเ้ กิดข้ึนแลว้ พนกั งานบญั ำีจหต้งั ผขู้ ายเป็นเจา้ หน้ีในวนั ท่ีรับสินคา้

เอกสารทใี่ ช้ในระบบบญั ชีเจ้าหนี้ • ใบสั่งซื้อ ใบตรวจรับสินค้า •ใบเรียกเกบ็ เงนิ จากผู้ขาย •ใบค่าระวางขนส่ งด้วย •ใบเดบติ โน้ต และใบเครดติ โน้ต

Payment system ระบบใบสาคญั จ่าย (Payment System) ระบบใบสาคญั จ่าย เป็ นระบบการควบคุมภายในทางด้านการ จ่ายเงนิ รายจ่ายทุก ๆ รายการต้องจ่ายด้วยเช็ค และจ่ายเป็ น เงินสดย่อยสาหรับรายจ่ายเลก็ ๆ น้อย ๆ ระบบใบสาคัญจ่ายมี การรวบรวมและตรวจสอบหลกั ฐานใบสาคญั ต่าง ๆ ให้ถูกต้อง เสียก่อน เพื่อให้สามารถควบคุมการจ่ายเงนิ ได้อย่างมี ประสิทธิภาพ

Payment system ระบบใบสาคญั จ่ายประกอบด้วย 1. ใบสาคญั จ่าย 2. ทะเบยี นใบสาคญั จ่าย 3. แฟ้มเกบ็ ใบสาคญั ท่ียงั ไม่ได้จ่ายเงนิ 4. ทะเบยี นจ่ายเช็ค 5. แฟ้มใบสาคญั ทจี่ ่ายเงินแล้ว

Payment system การควบคุมภายในเกยี่ วกบั เจ้าหนี้1. มกี ารตรวจสอบอยู่เสมอว่าบัญชีย่อยเจ้าหนี้ มยี อดรวมตรงกบั บัญชีคุมเจ้าหนี้การค้า2. รายงานเจ้าหนีก้ ารค้าคงเหลือ มกี ารตรวจสอบกบั เอกสารทเี่ กยี่ วข้อง ถ้าแตกต่างกนั ต้องตรวจสอบ3. ถ้ากจิ การมนี โยบายทจ่ี ะชาระหนีโ้ ดยได้ส่วนลด ต้องมกี ารตรวจสอบเวลาการชาระว่าเกนิ กาหนดหรือไม่

Payment system การควบคุมภายในเกย่ี วกบั เจ้าหนี้ (ต่อ) 4. เมื่อได้รับรายงานจากเจ้าหนีก้ ารค้า ต้องมกี ารตรวจสอบว่าตรงกบั รายการท่ี ลงบัญชีไว้หรือไม่ หากแตกต่างกนั ต้องตดิ ตามหาสาเหตุ 5. การปรับปรุงยอดในบญั ชีเจ้าหนีก้ ารค้า ต้องได้รับอนุมตั จิ ากเจ้าหน้าทรี่ ะดบั สูง 6. ยอดคงเหลือด้านเดบติ ในบัญชีเจ้าหนีก้ ารค้า ต้องได้รับการตรวจสอบโดย เจ้าหน้าทรี่ ะดบั สูง 7. เจ้าหนีก้ ารค้าทไ่ี ม่มารับเงนิ นานเกนิ กว่าปกติ จะต้องมกี ารตดิ ตามหาสาเหตุ

Payment system การควบคุมภายในเกยี่ วกบั การจ่ายเงนิ 1. การจ่ายเงนิ ทกุ รายการต้องจ่ายเป็ นเช็ค ยกเว้นรายจ่ายจานวนเลก็ ๆ น้อย ๆ ให้จ่ายเป็ นเงนิ สด ย่อย 2. สมดุ เช็คจะตอ้ งประทบั ตราบรษิ ทั ปจั จบุ นั ธนาคารจะแจง้ วา่ ไม่จาเป็นตอ้ งประทบั ตราแลว้ แตเ่ พอ่ื การ ควบคมุ ท่ถี กู ตอ้ ง บรษิ ทั น่าจะยงั ตอ้ งประทบั ตราเหมอื นเดิม 3. จะตอ้ งทางบกระทบยอดเงนิ ฝากธนาคารทกุ เดอื น 4. เช็คยกเลกิ มีเครอ่ื งหมาย “ยกเลกิ ” และเกบ็ ไวก้ บั ตน้ ขว้ั 5. ในกรณีทเ่ี ป็นบรษิ ทั จากดั การเซน็ สงั่ จา่ ยเช็คกระทาโดยบคุ คลตง้ั แต่สองคนข้ึนไปซ่งึ คณะกรรมการ กาหนดไว้ 6. จะตอ้ งนาหลกั ฐานการสงั่ จา่ ยเงนิ สง่ ไปพรอ้ มกบั เช็คท่เี ขยี นแลว้ เพอ่ื ใหผ้ ูม้ ีอานาจหนา้ ท่ลี งนามสงั่ จา่ ย เช็คตรวจสอบกอ่ นลงนาม

Payment system การควบคุมภายในเกย่ี วกบั การจ่ายเงนิ (ต่อ) 7. ไม่มกี ารจา่ ยเงนิ ตามใบสาคญั สงั่ จา่ ยโดยใชห้ ลกั ฐานประกอบซ่ึงเป็นแต่เพียงสาเนา 8. ใบสาคญั สงั่ จา่ ยจะตอ้ งบนั ทกึ เลขท่ีเช็คท่จี า่ ย ช่ือธนาคาร และวนั ท่ีในเช็ค 9. ใบสาคญั สงั่ จา่ ยจะตอ้ งมีการตรวจสอบอนุมตั โิ ดยบคุ คลซ่งึ เป็นคนละคนกบั ผูท้ าใบสาคญั สงั่ จา่ ย 10. 1 ใน 2 ของผูม้ อี านาจลงนามในเช็ค จะตอ้ งไม่เป็น ผูบ้ นั ทึกรายการทางบญั ชี ผูร้ กั ษา เงนิ ผูอ้ นุมตั ิใบสาคญั สงั่ จา่ ย 11. เช็คจะตอ้ งไม่มกี ารลงนามไวล้ ว่ งหนา้

Payment system การควบคุมภายในเกยี่ วกบั การจ่ายเงนิ (ต่อ) 12. เม่ือผูม้ ีอานาจลงนามไวใ้ นเช็คแลว้ หลกั ฐานประกอบการจา่ ยทกุ ใบจะตอ้ งประทบั ตรา “จา่ ย แลว้ ” เพ่อื ป้ องกนั การนามาเบิกซ้า 13. ใบสาคญั การสงั่ จา่ ยจะตอ้ งมีใบเสรจ็ รบั เงนิ และหลกั ฐานการสงั่ จา่ ยครบจงึ จะเก็บเขา้ แฟ้ มได้ 14. งบกระทบยอดตอ้ งทาโดยบคุ คลท่ีไม่ไดล้ งรายการในสมดุ เงนิ สดรบั และจา่ ย เกบ็ รกั ษาเงนิ หรอื ลง นามในเช็ค 15. รายงานจากธนาคาร ( Bank Statement ) จะสง่ ตรงมายงั บคุ คลท่ีทาหนา้ ท่ที างบ กระทบยอด 16. ในสมดุ เงนิ สดไดม้ ีการทาเคร่อื งหมายแสดงการตรวจสอบการนาเงนิ เขา้ บญั ชีธนาคารแลว้ หรอื การจา่ ยออกจากธนาคารโดยบคุ คลท่ีทางบกระทบยอด

บนั ทกึ รายการบัญชีเกย่ี วกบั เจ้าหนีแ้ ละการจ่ายเงนิ

Payment system บันทึกรายการบญั ชีเกย่ี วกบั เจ้าหนีแ้ ละการจ่ายเงนิ หลกั การบนั ทึกบญั ชีเจ้าหนีก้ ารค้า

Payment system การผ่านรายการเกยี่ วกบั เจ้าหนีแ้ ละการจ่ายเงนิ .

Payment system การตรวจสอบบญั ชีคุมยอดและบญั ชีย่อยเจ้าหนี้ การตรวจสอบบญั ชีคุมยอดและบญั ชีย่อยเจ้าหนีใ้ ห้ตรงกนั

Payment system การทารายงานรายละเอยี ดเจ้าหนคี้ งเหลือการทารายงานรายละเอยี ดเจ้าหนีค้ งเหลือ ช่ือกจิ การ รายละเอยี ดเจ้าหนีค้ งเหลือ วันที่................................... เจ้าหนีก้ ารค้า-ดิเรก 2,500 เจ้าหนีก้ ารค้า-ชัย 2,000 รวมเจ้าหนี้ 4,500