ตรวจสอบเอกสารเฉพาะเจาะจง E-BOOK

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจ่ายเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 98 เห็นชอบ/อนุมัตโิ ดยหัวหนา้ หนว่ ยงานของรฐั หรือผไู้ ดร้ บั มอบอำนาจ

คมู่ อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจ่ายเงนิ จากการจดั ซื้อจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 99 1.5 ประกาศผลผู้ชนะการจัดซื้อจัดจ้างหรือผู้ได้รับการคัดเลือก โดยต้องมีแบบแจ้งผลการ จัดซื้อจัดจ้างไปยังผู้ยื่นข้อเสนอทุกราย และเมื่อประกาศผลผู้ชนะการจัดซื้อจัดจ้างหรือผู้ได้รับการคัดเลือก เรียบรอ้ ยแล้ว จะประสานหรือจัดทำหนังสือแจ้งผู้ชนะการจัดซ้ือจัดจ้างมาลงนามสัญญา/ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้าง ดังตัวอยา่ งตอ่ ไปนี้ ประกาศผูช้ นะการเสนอราคา ขอ้ ควรระวงั วนั ที่ประกาศผ้ชู นะการเสนอราคาต้องไม่หลังวนั ลงนามในสัญญาหรือใบสั่งซอ้ื /สั่งจ้าง

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจ่ายเงนิ จากการจดั ซื้อจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 100 หนังสอื แจง้ ผู้ชนะการจดั ซอ้ื จัดจา้ งมาลงนามสญั ญา/ใบสงั่ ซอื้ /ใบสั่งจา้ ง

คมู่ อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 101 1.6 สัญญา/ใบส่ังซื้อ/ใบส่ังจ้างหรอื ข้อตกลงเป็นหนังสือ รวมทั้งการแก้ไขสัญญา/ใบสั่งซื้อ/ ใบสัง่ จ้างหรือข้อตกลงเปน็ หนังสือ (ถ้าม)ี เจ้าหน้าทผ่ี ตู้ รวจสอบตอ้ งตรวจสอบรายละเอยี ดในสัญญา/ใบสั่งซื้อ/ ใบสัง่ จา้ งหรอื ข้อตกลงเปน็ หนังสอื ดงั นี้ 1) ระบชุ ่ือผ้ขู าย/ผูร้ ับจ้าง รายการ จำนวนเงนิ ท่ซี ือ้ หรือจา้ ง กำหนดส่งมอบพสั ดถุ กู ตอ้ ง 2) วันที่ลงนามในสัญญา/ใบสงั่ ซ้อื /ใบสั่งจ้างหรือข้อตกลงเปน็ หนังสือ ตอ้ งไมก่ ่อนวนั ประกาศผู้ชนะการเสนอราคา และหนงั สือแจ้งลงนามสญั ญา 3) กรณีเป็นการจ้าง ต้องติดอาการแสตมป์ โดยคำนวณจากวงเงินในสัญญาจ้างจำนวน เงนิ พันละ 1 บาท และหากวงเงินต้งั แต่ 200,000 บาทขึ้นไป ตอ้ งมใี บสลักหลังตราสารจากกรมสรรพากร 4) ตรวจสอบจำนวนเงนิ ตามลกั ฐานการรบั หลักประกนั สญั ญาให้ถกู ตอ้ ง 5) ตรวจสอบเงื่อนไขการจ่ายเงิน/จำนวนเงินที่ต้องจ่าย/วันครบกำหนดตามสัญญา ให้ถูกต้องตรงกันกับทร่ี ะบุไวใ้ น PO 6) ตรวจสอบจำนวนเงนิ ค่าปรบั ที่ระบุไว้ในสัญญาให้ถูกต้อง กรณีมีคา่ ปรบั เกดิ ข้ึนต้อง ตรวจสอบจำนวนเงินคา่ ปรับต่อวนั กบั หนังสือสงวนสิทธิเรยี กคา่ ปรบั ให้ถูกตอ้ งตรงกนั ดังตัวอย่างตอ่ ไปน้ี

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 102

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 103 ผู้ลงนามสญั ญา/ใบส่งั ซอื้ /ใบส่ังจ้าง คอื หวั หนา้ หนว่ ยงาน ของรัฐ หรอื ผูไ้ ด้รบั มอบอำนาจ (ตรวจสอบควบคูก่ บั คำสงั่ มอบอำนาจ) และวนั ลงนามในสัญญา/ใบส่ังซื้อ/ ใบสง่ั จ้างตอ้ งไม่กอ่ นวนั ประกาศผู้ชนะการเสนอราคา และหนงั สือแจ้งลงนามสญั ญา (ตรวจสอบควบค่กู บั หนงั สอื มอบอำนาจของคูส่ ัญญา)

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจ่ายเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 104 ใบสลักหลงั ตราสารของกรมสรรพากร กรณี วงเงนิ สัญญาตงั้ แต่ 200,000 บาทขนึ้ ไป

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจ่ายเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 105 1.7 ใบ PO หรือเอกสารการบันทึกการก่อหนี้ผูกพันในระบบ GFMIS ของรายการที่ซ้ือ หรือจ้างซึ่งมีวงเงินการซื้อหรือจ้างตัง้ แต่ห้าพันบาทขึ้นไป เจ้าหน้าที่ผู้ตรวจสอบต้องตรวจสอบรายละเอียด ใน PO ดงั นี้ - มกี ารบันทกึ รายการถูกต้องตรงตามแหล่งงบประมาณทห่ี น่วยงานได้รบั จดั สรร ระบุ รหัสศูนย์ต้นทุนหน่วยงานเจ้าของเรื่อง รหัสงบประมาณ รหัสกิจกรรมหลัก งบรายจ่าย รหัสรายการ ค่าใชจ้ า่ ยตามทีห่ น่วยงานได้รับจัดสรรถูกต้อง - ระบเุ ลขท่ีสญั ญา/ใบสั่งซอื้ /ใบส่งั จา้ ง เลขที่ PO วันเดอื นปที ลี่ งนาม จำนวนเงนิ ถกู ต้อง ตามที่กำหนดในสัญญา/ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้าง กรณีเป็นเงินกันไว้เบิกเหลื่อมปี ต้องแนบเอกสารอนุมัติ การกันเงินจากกรมบัญชีกลาง - ระบวุ ันครบกำหนดส่งมอบถูกต้องตรงกับวันท่ีระบุในสัญญา/ใบสั่งซื้อ/ใบส่ังจ้าง และวันสง่ มอบพสั ดุของผขู้ าย/ผ้รู บั จา้ งต้องไมเ่ กนิ วันท่ีระบุไว้ ดงั ตัวอย่างตอ่ ไปน้ี เอกสารการบนั ทกึ การกอ่ หน้ีผูกพนั (PO) ในระบบ GFMIS ตรวจสอบรหสั ศนู ยต์ ้นทนุ ของหน่วยงานเจ้าของเรือ่ งทกี่ ่อหนี้ผูกพนั รหสั งบประมาณ รหสั กจิ กรรมหลัก งบรายจา่ ย รหัสรายการคา่ ใชจ้ า่ ยตามท่ีหน่วยงานไดร้ ับจัดสรร และจำนวนเงินตามสัญญา กรณแี บ่งจ่ายเป็นงวด เอกสารน้ีจะแสดงจำนวนเงินท่ีแบง่ จ่ายเปน็ งวด

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซื้อจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 106 เลขที่สัญญา/ใบสง่ั ซ้อื /ใบสง่ั จ้าง เลขท่ี PO วนั เดอื นปีทีล่ งนาม จำนวนเงินถกู ต้อง ตามทกี่ ำหนดใน สัญญา/ใบสงั่ ซอื้ / ใบส่งั จา้ ง

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 107 ตรวจสอบวนั ครบกำหนดสง่ มอบ ตอ้ งถกู ตอ้ งตรงกันกับวนั ทร่ี ะบุ ในสญั ญา/ใบส่งั ซอื้ /ใบสั่งจา้ ง และ วนั ส่งมอบพสั ดขุ องผู้ขาย/ผรู้ ับจา้ ง ตอ้ งไม่เกินวันท่ที ่ีระบุในน้ี

คมู่ อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซื้อจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 108 1.8 เอกสารส่งมอบพัสดุของคู่สัญญา (ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้) เจ้าหน้าที่ผู้ตรวจสอบ ตอ้ งตรวจทานความครบถ้วน ถูกตอ้ งของเอกสารสง่ มอบพัสดหุ รอื ส่งมอบงานอีกคร้งั หน่ึง โดยคู่สัญญาต้อง ส่งมอบพัสดุหรือส่งมอบงานให้เป็นไปตามเงื่อนไขที่กำหนดในสัญญา/ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้างหรือข้อตกลง เป็นหนังสือ และจำนวนเงินที่ขอเบิกต้องเป็นไปตามเงื่อนไขการจ่ายเงินตามที่ระบุในสัญญา/ใบสั่งซื้อ/ ใบสั่งจ้างหรือข้อตกลงเปน็ หนังสอื ดงั ตัวอย่างตอ่ ไปน้ี หนังสือขอสง่ มอบงาน

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 109

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 110 1.9 รายงานผลการตรวจรับพัสดุของคณะกรรมการตรวจรับพัสดุหรือผู้ตรวจรับพัสดุ และใบตรวจรับพัสดุจากระบบ EGP (การตรวจรับพัสดุคณะกรรมการต้องมีมติเอกฉันท์เท่านั้น) กรณี มีค่าปรับคณะกรรมการตรวจรับพัสดุต้องแจ้งรายละเอียดค่าปรับใน รายงานผลการตรวจรับพัสดุ พร้อมแนบหนังสือแจ้งเรียกค่าปรับ และหนังสือสงวนสิทธิ์การเรียกค่าปรับมาพร้อมด้วย และหัวหน้า หนว่ ยงานของรัฐ หรอื ผู้ไดร้ ับมอบอำนาจ ต้องลงนามทราบผลการตรวจรับพสั ดุ ดังตัวอยา่ งตอ่ ไปน้ี รายงานการตรวจรับพสั ดขุ องคณะกรรมการตรวจรบั พัสดุ

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซื้อจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 111 มตคิ ณะกรรมการตรวจรบั พสั ดุ หวั หนา้ หนว่ ยงานของรัฐ หรอื ผู้ไดร้ บั มอบอำนาจ ลงนาม ทราบผลการตรวจรับพัสดุ

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจ่ายเงนิ จากการจดั ซื้อจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 112 ใบตรวจรบั พสั ดุจากระบบ EGP ลายมอื ช่อื กรรมการตรวจรับพสั ดุ ที่ไดร้ ับการแตง่ ตัง้ (ต้องมมี ติเอกฉนั ท์เท่านน้ั )

คมู่ อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 113 1.10 หนังสือขออนุมัติเบิกเงินของสำนัก/กอง/ศูนย์/สถาบัน เจ้าหน้าที่ผู้ตรวจสอบ ต้องตรวจทานความครบถ้วนถกู ต้องของหน้าบนั ทึกขอเบิกเงินอกี ครั้งหน่ึงวา่ อา้ งถึงคู่สญั ญา เลขที่สัญญา/ ใบสั่งซื้อ/ใบสั่งจ้างหรือข้อตกลงเป็นหนังสือ รายการที่จัดซื้อ/จัดจ้าง จำนวนเงินตามสัญญา/ใบสั่งซื้อ/ ใบสั่งจ้างหรือข้อตกลงเป็นหนังสือ จำนวนเงินที่ขอเบิก ขอเบิกจากปีงบประมาณใด จากแผนงาน ผลผลิต กิจกรรมทีห่ นว่ ยงานได้รับจดั สรรให้ถูกต้อง ดงั ตวั อยา่ งต่อไปนี้

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจ่ายเงนิ จากการจดั ซื้อจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 114 - เมื่อตรวจสอบเอกสารเสร็จสิ้นแล้ว หากมีเอกสารส่วนใดที่ไม่ครบถ้วน หรือไม่ถูกต้อง จะดำเนนิ การส่งคนื หนว่ ยงานเจ้าของเร่ือง เพ่อื ดำเนินการแก้ไขเอกสารหรอื แนบเอกสารเพม่ิ ตมิ ใหถ้ กู ตอ้ ง 2. เมื่อตรวจสอบเอกสารครบถ้วน ถูกต้องแล้ว จะตรวจสอบผู้มีอำนาจอนุมัติเบิกจ่ายเงิน ตามที่ปลัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ์มีคำสั่งแต่งตั้ง แล้วจัดทำบันทึกนำเสนอผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติ เบกิ จา่ ยเงนิ คา่ จดั ซอื้ /จดั จ้างพสั ดใุ ห้กบั เจ้าหนี้หรอื ผู้มีสิทธิรับเงิน ดังตัวอย่างตอ่ ไปน้ี เสนอหัวหน้าหนว่ ยงานของรฐั หรอื ผูไ้ ดร้ บั มอบอำนาจ เพ่อื อนมุ ตั เิ บิกจ่ายเงนิ ให้กบั เจ้าหน้หี รือผ้มู สี ทิ ธริ ับเงนิ

คมู่ อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจ่ายเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 115 ข้อสังเกต ให้พิจารณาวันท่ีที่หน่วยงานผู้จัดทำระบุในเอกสาร ต้องสอดคล้องกับ ความเป็นจริง ตามลำดับขั้นตอนของการจัดซ้ือจัดจ้าง วันท่ีในเอกสารต้องไม่ขัดแย้งกัน เช่น วันที่ประกาศ แผนการจัดซ้ือจัดจ้าง วันที่จัดทำรายงานขอซื้อขอจ้าง วันที่รายงานผลพิจารณาการจัดซื้อจัดจ้าง วันที่ประกาศผลผู้ชนะการเสนอราคา วันที่ลงนามสัญญา วันที่ส่งมอบพัสดุ และวันที่ตรวจรับพัสดุ ตามลำดับ ในบางครั้งเจ้าหน้าท่ีผู้จัดทำอาจเกิดความหลงลืมหรือเข้าใจคลาดเคลื่อน โดยมีการระบุวันท่ี ในเอกสารคลาดเคลื่อน หากตรวจพบต้องประสาน และสอบถามเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานของหน่วยงาน เจ้าของเรื่อง และส่งคืนเพอ่ื แกไ้ ขใหถ้ กู ต้องก่อน จงึ จะดำเนนิ การนำเสนอขออนุมตั ิเบิกจา่ ยเงนิ ให้กบั เจ้าหน้ี หรอื ผู้มสี ิทธิ มาตรฐานคณุ ภาพงาน คู่มือการตรวจสอบเอกสารเบิกจ่ายเงินจากการจัดซื้อจัดจ้างโดยวิธีเฉพาะเจาะจงนี้ จะทำให้ เกิดประโยชน์ต่อเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานและเจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องของสำนักงานปลัดกระทรวงเกษตรและ สหกรณ์ คือ 1. ได้รับองค์ความรู้ และมีความเข้าใจ เกี่ยวกับกฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับ หนังสือเวียนท่ี เก่ียวขอ้ ง กระบวนการจดั ซือ้ จัดจ้างโดยวธิ ีเฉพาะเจาะจง เอกสารประกอบการตรวจสอบ ตลอดจนขั้นตอน การตรวจสอบเอกสาร สามารถตรวจสอบเอกสารประกอบการเบิกจ่ายเงินได้อยา่ งถกู ต้อง มีแนวทางในการ ตรวจสอบเอกสารเป็นไปในแนวทางเดยี วกนั และสามารถปฏิบัตงิ านแทนกนั ได้ 2. ตรวจสอบเอกสารได้รวดเรว็ ขน้ึ

บรรณานกุ รม กระทรวงการคลัง. พระราชบญั ญัตกิ ารจัดซอ้ื จดั จา้ งและการบรหิ ารพสั ดภุ าครัฐ พ.ศ. 2560. 24 กมุ ภาพันธ์ 2560. กระทรวงการคลัง. ระเบยี บกระทรวงการคลังวา่ ดว้ ยการจัดซอ้ื จัดจา้ งและการบรหิ ารพสั ดภุ าครัฐ พ.ศ. 2560. 23 สิงหาคม 2560. กระทรวงการคลัง. กฏกระทรวงออกตามความในพระราชบัญญัตกิ ารจดั ซอ้ื จดั จา้ งและการบรหิ ารพสั ดุ ภาครฐั พ.ศ. 2560. 23 สงิ หาคม 2560.