KURSUS PENULISAN (MINIT MESYUARAT)

KURSUS PENULISAN MINIT MESYUARAT BERKUALITI EN FAUZI BIN AB GHAFAR UNIT LATIHAN DAN PENDIDIKAN LANJUTAN, POLITEKNIK UNGKU OMAR.

KENAPA?? Minit Mesyuarat digelar 'Minit\" bukannya 'Nota' atau 'catatan'?

KANDUNGAN Skop 1 Skop 2 Skop 3 Latihan Penulisan Pengenalan pengurusan Mekanik dan dinamik penulisan mesyuarat minit mesyuarat

OBJEKTIF BENGKEL Memperkasa kemahiran Sumber rujukan Mengukuhkan kaedah penulisan Membantu menyediakan minit mesyuarat mengikut format rasmi kerajaan penulisan minit mesyuarat mengikut formar standard berdasarkan pekeliling perkhidmatan terkini. Meningkatkan pengetahuan Profesionalisme & Integriti Meningkatkan pengetahuan dan Meningkatkan kesedaran peserta pemahaman mengenai penulisan mengenai kepentingan minit mesyuarat secara profesionalisme dan integriti sistematik dan berkualiti. dalam penulisan dokumen rasmi kerajaan.

Punca Kuasa / Rujukan Utama Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa- Jawatankuasa Kerajaan Panduan Mengenai Mesyuarat Pagi Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan Minit Mesyuarat Bilangan 2 TAHUN 2018 MyMesyuarat : Ekosistem Pengurusan Mesyuarat Era Digital

Piramid Format Dokumen Rasmi Kerajaan Semakin ke bawah lapisan piramid, semakin longgar format dan semakin kurang punca kuasa / rujukan bagi keseragaman. Hukum bahasa tetap SAMA

Pengenalan Pengurusan Mesyurat 1 2 3 Tindakan Tindakan semasa Tindakan pasca- pramesyuarat mesyuarat mesyuarat

Tindakan Pra Mesyuarat Tindakan urus setia 1 Tarikh, masa dan tempat mesyuarat 5 Menentukan kertas kerja yang akan dibentang 2 Tempahan bilik mesyuarat 6 Menghantar surat jemputan 3 Agenda mesyuarat 7 Menentukan senarai kehadiran 4 Mewujudkan mesyuarat dalam 8 Mengadakan perbincangan sistem Mymesyuarat pramesyuarat

Tindakan Semasa Mesyuarat Tindakan urus setia 01 Menyemak 02 Mengemaskini Mengemaskini kehadiran Menyemak kehadiran ahli mesyuarat sebelum mesyuarat bermula. 03 Mencatat Mencatat minit mesyuarat.

Tindakan Pasca - Mesyuarat Tindakan urus setia 1 2 Sediakan draf minit Mengedarkan minit mesyuarat untuk mesyuarat dan borang maklum balas selewat- kelulusan pengerusi (tiga hari bekerja) lewatnya tujuh hari bekerja.

Carta pembatuan pengurusan mesyuarat Pekeliling Transformasi Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 2018 MyMesyuarat: Ekosistem Pengurusan Mesyuarat Era Digital

Mekanik dan Dinamik Penulisan Minit Mesyuarat Format Bahasa Struktur minit mesyuarat Ciri minit mesyuarat berkualiti PUNCA KUASA Gaya / laras bahasa

Punca Kuasa / Rujukan Utama Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa- Jawatankuasa Kerajaan Panduan Mengenai Mesyuarat Pagi Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan Minit Mesyuarat Bilangan 2 TAHUN 2018 MyMesyuarat : Ekosistem Pengurusan Mesyuarat Era Digital

FORMAT TEKNIKAL Jenis Font Saiz Font Arial 12 hingga 14 Jarak Antara Barisan Kedudukan Teks Langkau sebaris Seimbang rata kanan dan kiri (Justified) (Single Spacing) sehingga 1.15.

Struktur Minit Mesyuarat Arahan Pentadbiran Ketua Pengarah MAMPU 1 Maklumat mesyuarat 2 Senarai kehadiran 3 Perutusan pengerusi 4 Pengesahan minit mesyuarat 5 Hal-hal berbangkit 6 Pembentangan kertas cadangan / kerja untuk keputusan 7 Pembentangan kertas makluman 8 Hal-hal lain 9 Penutup

Perbandingan Struktur Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Bilangan 2 TAHUN 2018 MyMesyuarat : Penulisan Minit Mesyuarat Ekosistem Pengurusan Mesyuarat Era Digital 1.Maklumat mesyuarat 1.Maklumat mesyuarat 2.Senarai kehadiran 2.Senarai kehadiran 3.Perutusan pengerusi 3.Perutusan pengerusi 4.Pengesahan minit mesyuarat 4.Pengesahan minit mesyuarat 5.Hal-hal berbangkit 5.Hal-hal berbangkit 6.Pembentangan kertas 6. Perbincangan 7.hal-hal lain cadangan/kerja untuk keputusan 8. Penutup 7.Pembentangan kertas makluman 8.Hal-hal lain 9. Penutup

1. Maklumat Mesyuarat Nama dan bilangan mesyuarat, tarikh, masa dan tempat. Contoh :

2. Senarai Kehadiran Ditulis mengikut kekananan Didahului oleh jawatan pegawai kemudian barulah nama penuhnya Bezakan HADIR, TIDAK HADIR DENGAN MAAF, TURUT HADIR dan URUS SETIA. Contoh :

3. Perutusan pengerusi Mengandungi catatan tentang perkara penting yang telah dibangkitkan oleh pengerusi mesyuarat. Biasanya terdiri daripada: - kata Alu-Aluan - Ucapan Tahniah / Takziah - Berita Semasa - Makluman lain - Ulasan ahli mesyuarat (beserta tindakan)

3. Perutusan pengerusi (Samb.) Contoh :

4. Pengesahan Minit Mesyuarat Mengesahkan minit mesyuarat lepas. Boleh diabaikan sekiranya 'one-off meeting' Frasa yang biasa digunakan : \"Minit Mesyuarat Pengurusan Tertinggi INTAN (MPTI) Bilangan 9 Tahun 2014 pada 18 April 2014 disahkan.\" \"Minit Mesyuarat Pengurusan Tertinggi INTAN (MPTI) Bilangan 9 Tahun 2014 pada 18 April 2014 disahkan dengan pindaan seperti berikut : ...\"

5. Hal-hal berbangkit Kandungan utama minit mesyuarat. Mengikut turutan agenda secara penulisan Tajuk utama perkara berbangkit hendaklah dicatatkan. Jika perkara berbangkit masih memerlukan tindakan, catatkan agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan. Frasa yang biasa digunakan ialah : Mengusulkan, membahaskan, dibahaskan; Mencadangkan, membincangkan, dibincangkan Mengesyorkan, disyorkan

6. Pembentangan kertas cadangan / kerja untuk keputusan Bagi mesyuarat tertentu sahaja Maklumat yang perlu direkodkan : Tajuk kertas kerja Pihak yang menyediakan kertas kerja tujuan utama kertas kerja Isu-isu penting Pandangan / komen ahli mesyuarat keputusan mesyuarat tentang isu yang dibangkitkan.

7. Pembentangan kertas makluman Bagi mesyuarat tertentu sahaja Maklumat yang perlu direkodkan : Tajuk kertas kerja Pihak yang menyediakan kertas makluman 8. Hal-hal lain Bahagian ini merekodkan perkara di luar agenda mesyuarat Catatkan tindakan sekiranya perlu

9. Penutup

Sistem Penomboran Penomboran senarai kehadiran berturutan daripada HADIR, TIDAK HADIR, TURUT HADIR dan URUS SETIA Struktur utama menggunakan huruf besar Roman Pernomboran bermula dengan Perutusan Pengerusi. Contoh: I. PERUTUSAN PENGERUSI II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT III. HAL-HAL BERBENGKIT Perkara dibawah struktur utama dinomborkan berterutan secara terus kecuali pengesahan Minit Mesyuarat

Contoh:

Sistem Penomboran (Samb.) Contoh: III. HAL-HAL BERBANGKIT 1. Seminar Penerbitan 1.1 ..... (a) ..... i. ..... *Maksimum 5 sub-perkara

Mekanik dan Dinamik Penulisan Minit Mesyuarat Format Bahasa Struktur minit mesyuarat Ciri minit mesyuarat berkualiti PUNCA KUASA Gaya / laras bahasa

CIRI MINIT Mengikut format yang betul MESYUARAT BERKUALITI Menggunakan laras bahasa rasmi Bebas drpd kesalahan teknikal dan bahasa Ringkas, padat dan mudah difahami.

TIP! 01 Jelas 02 Keputusan Gunakan perkataan yang jelas Ayat perlu menggambarkan keputusan untuk menunjukkan keputusan yang dibut berdasarkan persetujuan mesyuarat. Cth: Bersetuju atau ahli mesyuarat bukannya pendapat menolak, Meluluskan atau tidak individu. Cth : Mesyuarat bersetuju, meluluskan, Memperakukan atau mesyuarat mengambil maklum tidak memperakukan. 03 Ayat Ayat yang digunakan di dalam minit mesyuarat ialah ayat berlapis iaitu satu ayat terdiri daripada ayat utama dan ayat tambahan yang dihubungkan. Cth: Mesyuarat bersetuju bahawa semua peserta perlu diberi sijil penyertaan

Disediakan oleh: UNIT LATIHAN DAN PENDIDIKAN LANJUTAN, POLITEKNIK UNGKU OMAR Alamat : Jalan Raja Musa Mahadi, 31400 Ipoh, Perak. Tel : +605-5457656 Faks : +605-5471162 Alamat email : [email protected]