Jadual 5.1: Analisa kompetensi skor pengajar bidang perkapalan Kompetensi Respondan Pakar ( Skor>=4.5) Pengurusan dan pembangunan diri Mahir Skor(4<=skor Kompetensi ict dalam pdp <4.5) Kompetensi kerja dan kemahiran Kompeten (3<=Skor <4) Separa Kompeten =(Skor <3) 18 0 8 8 2 (0%) (44.4%) (44.4%) (11.2%) 18 1 8 6 3 (5.6%) (44.4%) (33.3%) (16.7%) 18 2 7 5 4 (11.2%) (38.9%) (27.8%) (22.1%) Jadual 5.2: Analisa bilangan Peserta mengikut skor Bidang Pakar Mahir Skor Kompeten Separa Kompeten ( Skor>=4.5) (4<=skor <4.5) (3<=Skor <4) (Skor <3) Pengurusan Ahmad Azrizal b dan Amrul Zani b Mohd Ariffin Izran b. Mohamed pembangunan Mahadi Shahari diri Husrukhaizam bin Huzaifah bin Husin Shahriman b. Abdul Abdul Razab @ Rashid Ghazali Marzuki b. Mohammad Mizanur Rahman b Mohd Redzuwan b. Mohd Ali Danuri Mohamad Nor Ashimy b Mohd Shahrir Noor bin Ali Mohd Hashim Shahril b Jalil bin Zakiman b. Zali Abd Razak Mohd. Afandi b Abdul. Hamid Mohd Uzair bin Martaza 45
Yusaimi b. Yunus Kompetensi Mohd. Huzaifah bin Ahmad Azrizal b Izran b. Mohamed ICT dalam Afandi b Abdul Razab @ Mohd Ariffin Shahari PdP Abdul. Ghazali Hamid Amrul Zani b Mahadi Shahriman b. Abdul Kompetensi Mizanur Rahman Rashid Kerja dan b Mohd Ali Husrukhaizam bin Kemahiran Husin Zakiman b. Zali Mohamad Shahrir bin Ali Marzuki b. Mohd Hashim Mohammad bin Abd Razak Nor Ashimy b Mohd Mohd Redzuwan Noor b. Danuri Shahril b Jalil Mohd Uzair bin Martaza Sarafuddin b. Alang Osman Amrul Zani b Yusaimi b. Ahmad Azrizal b Izran b. Mohamed Mahadi Yunus Mohd Ariffin Shahari Husrukhaizam bin Husin Mizanur Huzaifah bin Marzuki b. Mohd Redzuwan b. Rahman b Abdul Razab @ Mohammad Danuri Mohd Ali Ghazali Nor Ashimy b Shahriman b. Abdul Mohamad Mohd Noor Rashid Shahrir bin Ali Shahril b Jalil Zakiman b. Zali Mohd Hashim bin Abd Razak Yusaimi b. Yunus Mohd Uzair bin Martaza Mohd. Afandi b Abdul. Hamid Sarafuddin b. Alang Osman 46
HASIL PENEMUAN ANALISA KOMPETENSI : SKOR ABALITI BAHAGIAN A: PENGURUSAN DAN PEMBANGUNAN DIRI Jadual 5.3: Analisa kompetensi skor abiliti Bil Abiliti Skor ≤ 3 Skor = 4 Skor = 5 1 Boleh memahami peranan sebagai penjawat 6 9 3 awam bagi merealisasikan matlamat Dasar- Dasar pembangunan Negara ke arah pemantapan jati diri 2 Boleh memahami elemen-elemen penting dalam 6 9 3 dasar-dasar awam 3 Boleh mengenal pasti halangan-halangan 6 6 6 komunikasi. 4 Tahu mengukur kecergasan fizikal. 75 6 5 Boleh membangunkan imej diri. 56 7 6 Boleh memahami bimbingan 74 7 7 Tahu tatacara pengurusan kewangan 11 6 1 8 Tahu pekeliling dan prosedur perolehan 13 4 1 9 Tahu tatacara pengurusan aset 11 5 2 10 Boleh menguruskan persekitaran kerja yang 6 6 6 kondusif BAHAGIAN B : KOMPETENSI ICT DALAM PDP Jadual 5.4 : Analisa kompetensi skor abiliti Bil Ability Skor ≤ 3 Skor = 4 Skor = 5 1 Boleh melaksanakan e-Pembelajaran di 6 9 3 Politeknik 2 Boleh membangunkan bahan pembelajaran dan 9 8 1 pengajaran Menggunakan Teknologi Web 2.0 47
3 Tahu kemudahan Pembelajaran Abad ke-21 di 10 7 1 Politeknik: Technology-Enabled Collaborative 9 0 11 0 Classroom (TECC) 11 0 10 3 4 Boleh memahami ciri-ciri Pembelajaran Abad 9 10 3 10 2 ke-21 10 2 5 Boleh memahami cabaran dalam melaksanakan 7 e-Pembelajaran di Politeknik TVET 6 Bersikap kreatif dan inovatif dalam penyediaan 7 bahan PdP 7 Boleh menyediakan alat bantu mengajar - slaid 5 persembahan 8 Boleh membangunkan slaid persembahan 5 9 Boleh menjadi pemudahcara dalam aktiviti PdP 6 10 Boleh merancang pembangunan kemahiran 6 personel PdP BAHAGIAN C: KOMPETENSI KERJA DAN KEMAHIRAN Jadual 5.5 : Analisa kompetensi skor abiliti Bil Ability Skor ≤ 3 Skor = 4 Skor = 5 2 1 Know requirements and the purpose of regulations 6 10 2 principally regulated by the International Maritime 2 Organization (IMO) 2 2 Know the module course 7.04 6 10 2 3 Know maritime Standard of Training, Certification 6 10 2 2 and Watchkeeping for Seafarers (STCW) 2 4 Can practice maritime legislation regarding Marine 9 7 Pollution (MARPOL) 5 Can practice maritime legislation regarding Safety 9 7 Of Life At Sea (SOLAS) 6 Can practice maritime medical first aid technique 9 7 7 Can practice maritime water confident 97 8 Can practice maritime survival technique at sea 97 48
9 Can practice maritime survival technique at sea 9 7 2 10 Know conventions regulated by Standard Training 7 10 1 Certification Watchkeeping (STCW) 49
BAB 6 ANALISIS KOMPETENSI 50
DEFINISI KOMPETENSI Mengikut Kamus Kompetensi, Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA), kompetensi adalah terdiri daripada tingkah laku, kemahiran atau pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan sesuatu tugas. Manakala mengikut takrifan International Board of – Standard for Training Performance and Instruction adalah pengetahuan, kemahiran, sikap dan gelagat yang membolehkan seseorang itu menjalankan tugas bagi mencapai standard yang diharapkan. Daripada kedua –dua takrifan ini, maka jelas lah bahawa kompotensi melibatkan tiga komponen penting, iaitu: i. Pengetahuan (Knowledge) : maklumat yang dimiliki oleh seseorang dalam sesuatu yang dimiliki. ii. Kemahiran (Skill) : Kebolehan untuk melakukan suatu tugas secara fizikal dan mental (ability to use in practise). iii. Sikap atau peribadi (Attitude) : nilai-nilai peribadi dan perlakuan (personal attributes and behaviours) yang perlu dihayati dan diamalkan. Rajah 6.1: Komponen kompetensi MODEL KOMPETENSI ICE BERG Menurut Spencer dan Spencer (1993) pula, tingkat kompetensi seseorang pekerja dapat dilihat menerusi rajah 6.2. Terdapat dua kategori kompetensi iaitu kompetensi teknikal (Technical Competency) di mana ia amat diperlukan bagi membolehkan seseorang individu itu melakukan sesuatu tugasan dengan sempurna. Manakala kompetensi kecekapan merupakan kompetensi dasar yang agak sukar dilihat tetapi ia sebenarnya merupakan faktor terpenting yang perlu ada 51
dalam diri seseorang yang dianggap sebagai tenaga kerja cemerlang. Kompetensi kecekapan tersebut dikenali juga sebagai kompetensi perilaku (Behavioral Competency). Rarah 6.2: Model Kompetensi Ice Berg ANALISIS KOMPETENSI Analisis kompetensi merupakan analisis yang dilakukan untuk mengenal pasti set kompetensi yang diperlukan bagi sesuatu kumpulan tugas. Analisis ini penting kerana ia bertujuan untuk mengenal pasti kompetensi yang diperlukan untuk memastikan prestasi kerja unggul dan untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang sesuatu model kompetensi yang diperlukan oleh sesuatu tugas. Terdapat lima (5) fasa yang perlu diksanakan dalam menganalisis kompetensi staf seperti di tunjukan dalam rajah 6.3. Rajah 6.3: Fasa-fasa dalam analisis kompetensi 52
Fasa 1: Mengenal pasti staf mengikut bidang Dalam fasa ini staf dikelaskan mengikut program masing-masing. Sebagai contoh, kakitangan akademik di Jabatan Kejuruteraan Mekanikal terdiri daripada Program Diploma Kejuruteraan Mekanikal Am,maka semua staf akademik dibawah program tersebut berada dalam kategori yang sama. Bagi staf bukan akademik samada berada di jabatan dan juga unit -unit, staf tersebut berada dalam kumpulan yang sama. Pengurusan tertinggi, Ketua-ketua jabatan dan ketua unit berada dalam kumpulan yang sama. Jadual 6.1 menunjukkan ringkasan kategori bagi kakitangan di PUO. Jadual 6.1: Senarai kategori staf Bil Kategori 1 Pengurusan tertinggi, Ketua Jabatan, Ketua unit 2 Pensyarah 3 Kakitangan bukan akademik di Jabatan dan unit Fasa 2: Membangunkan senarai ability check list bidang Pembangunan abiliti adalah berdasarkan program di jabatan. Maklumat lanjut berkaitan dengan abiliti telah dibincangkan dalam bab 2. Setelah senarai abiliti dibangunkan, hubungkait antara kompetensi perlu ditentukan oleh pihak yang bertanggungjawab. Pegawai latihan dan penyelaras latihan di jabatan merupakan pegawai yang bertanggungjawab menentukan kompetensi mengikut abiliti yang dibangunkan. Contoh kompetensi adalah ditunjukkan seperti Jadual 6.2.Kompetensi berdasarkan abiliti adalah merujuk kepada kamus definisi kompetensi yang telah ditetapkan seperti di tunjukan dalam Jadual 6.3. 53
Jadual 6.2: Kompetensi berdasarkan abiliti BIL ABILITI KOMPETENSI 1 Boleh memahami peranan sebagai penjawat awam Achievement orientation bagi merealisasikan matlamat Dasar-Dasar pembangunan Negara ke arah pemantapan jati diri 2 Boleh memahami elemen-elemen penting dalam Achievement orientation dasar-dasar awam 3 Boleh mengenal pasti halangan-halangan komunikasi Communication skill 4 Tahu mengukur kecergasan fizikal Influence Ability 5 Boleh membangunkan amen diri Self-awareness 6 Boleh memahami bambina Self-awareness 7 Tahu tatacara pengurusan kewangan Organizational Skills 8 Tahu pekeliling dan prosedur perolehan Organizational Skills Jadual 6.3: Kamus definisi kompetensi Definisi Kompetensi Business Awareness Memahami bagaimana perniagaan dijalankan, jenis (Kesedaran perniagaan) perniagaan, industri, operasi dan cara menjana keuntungan. Business Skills Keupayaan untuk menjalankan tugas perniagaan dengan (Kemahiran perniagaan) berkesan dengan prestasi dan keputusan yang ditentukan dalam masa, bahan, wang, kuasa mengurus atau jenis sumber lain. Technical Skills Kebolehan, kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan (Kemahiran teknikal) untuk melaksanakan tugas tertentu. Customer Orientation Keupayaan dan kesanggupan untuk mengetahui apa yang (Orentasi pelanggan) pelanggan mahu,perlukan dan bertindak sewajarnya, dengan mengambil kira kos dan faedah organisasi. Organizational Skills Teknik yang digunakan oleh individu untuk memudahkan (Kemahiran pengurusan kecekapan pembelajaran berorientasikan masa hadapan, organisasi) penyelesaian masalah dan penyelesaian tugas. Cross Functional Perkongsian kepakaran daripada organisasi berbeza untuk Perspectives mencapai matlamat yang sama. (Perspektif fungsi silang) Planning Skills Keupayaan merancang dan mengurus aktiviti dengan bantuan (Kemahiran merancang) sebarang sumber yang ada untuk mencapai matlamat tertentu 54
Execution Skills Kebolehan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas (Kemahiran tertentu atau menyelesaikan matlamat organisasi. pelaksanaan) Working strategically Kemahiran menggunakan pemikiran kritis untuk (Bekerja secara menyelesaikan masalah yang kompleks dan merancang untuk strategik) masa hadapan. Leading and developing Kebolehan mengajar dan membimbing individu lain ke arah (Kepimpinan dan sumber pembelajaran untuk meluaskan kemahiran dan pembangunan) pemahaman ke tahap kecekapan dan tanggungjawab yang tinggi. Holding people Keupayaan individu untuk bertanggungjawab atas tindakan accountable dan keputusan yang diambil (akauntabiliti) Analytical Skills Keupayaan untuk mengumpul dan menganalisis maklumat, (Kemahiran analitikal) menyelesaikan masalah dan membuat keputusan. Kemahiran ini boleh membantu menyelesaikan masalah organisasi dan meningkatkan produktiviti keseluruhannya. Decision Skills Keupayaan untuk memilih tindakan terbaik selepas (Kemahiran membuat menganalisis dan membuat pilihan dengan teliti. keputusan) Delegation Keupayaan untuk membahagikan tugas yang (Pembahagian tugas) dipertanggungjawabkan kepada ahli kumpulan. Leadership Kebolehan individu untuk membantu dan mengawasi proses (Kepimpinan) dan memimpin ahli kumpulan ke arah pencapaian matlamat. Communication Kebolehan untuk menyampaikan atau berkongsi idea dan (komunikasi maklumat dengan berkesan. Influence ability Keupayaan untuk mempengaruhi perkembangan tingkah laku (Kebolehan dan emosi seseorang. mempengaruhi) Achievement Keupayaan untuk mencapai matlamat yang berkualiti. (Pencapaian) Achievement Orientation Kecekapan yang melibatkan usaha untuk memenuhi atau (Orentasi pencapaian) melebihi standard kecemerlangan, maklum balas dan berusaha untuk menambah baik. Self-awareness Keupayaan menilai potensi diri dengan jelas untuk (Kesedaran diri) pembangunan diri dan menghadapi cabaran baharu. Team working Keupayaan untuk bekerja dengan orang lain ke arah (Kerja berpasukan) matlamat bersama, mengambil bahagisan secara aktif, bertanggungjawab dan menyumbang kepada keupayaan pasukan. 55
Networking Ability Keupayaan untuk membangun dan mengekalkan hubungan di (Keupayaan rangkaian) dalam dan di luar organisasi bagi mendapatkan maklumat, sokongan dan kerjasama Creative Thinking Keupayaan untuk menghasilkan penyelesaian baharu kepada (Pemikiran kreatif) sesuatu masalah yang dihadapi. Strategic Thinking Keupayaan untuk berfikir secara kritis untuk menyelesaikan (Pemikiran strategik) masalah yang kompleks dan mempunyai perancangan kepada masalah tersebut. Problem Solving Keupayaan untuk mengimbangi keperluan yang berbeza-beza (Penyelesaian masalah) dalam menyelesaikan masalah. Tolerance to Ambiguity Keupayaan menyelesaikan masalah yang dihadapi secara terbuka. Fasa 3: Kriteria pengukuran prestasi Kriteria pengukuran prestasi merupakan elemen yang penting dalam menentukan tahap prestasi seseorang. Dalam kriteria ini, pelbagai pihak seharusnya memain peranan dalam menentukan hasil prestasi kakitangan di bawah selianya. Terdapat lima perkara yang perlu diambil perhatian dalam menentukan pengukuran prestasi seseorang atau program (rajah 6.3), antaranya adalah seperti berikut: i. Tahap keupayaan yang diperlukan (Required Ability Level) ii. Tahap keupayaan semasa (Current Ability level) iii. Jurang (Gap) iv. Kepentingan untuk melaksanakan kerja (Important to job) v. Keutamaan latihan (Training priority) 56
Rajah 6.3: Kriteria pengukuran prestasi Tahap keupayaan yang diperlukan Pada tahap ini, penyelia adalah individu yang memain peranan penting dalam menentukan tahap prestasi seseorang kakitangan. Penyelia adalah merujuk kepada ketua program dalam bidang masing – masing. Penyelia berperanan dalam menetapkan skala yang digunakan untuk mengukur tahap kompetensi yang perlu dicapai bagi membolehkan tugas dapat dilaksanakan dengan cekap. Jadual 6.4 merupakan skala yang digunakan penyelia untuk memngukur tahap kompetensi seseorang. Jadual 6.4: Skala kompetensi Skala Prestasi Level kompetensi Pakar/sangat mahir 5 Boleh sintesis dan memperbaiki idea Mahir 4 Boleh menyiapkan tugasan dan membimbing Cekap/sederhana mahir Kurang mahir orang lain Baru/asas/sangat tidak mahir 3 Boleh melaksanakan tugasan tahap pemantauan 2 Boleh melaksanakan tugas dengan pemantaun yang kurang 1 Boleh melaksanakan tugas dengan pemantaun 57
Tahap keupayaan semasa Tahap keupayaan semasa adalah merujuk kepada hasil soal selidik abiliti seseorang. Dalam kes tertentu, sekiranya respondan terlalu ramai, tahap keupayaan semasa merujuk kepada nilai purata abiliti. Bagi pelaksanaan analisis kompetensi di Politeknik Ungku omar, keupayaan semasa adalah merujuk kepada nilai purata abiliti. Jurang Dalam analisa keperluan latihan, jurang adalah untuk mengenal pasti apakah kewujudan jurang prestasi berada pada tahap memerlukan program latihan. Jurang adalah perbezaan yang wujud antara tahap prestasi kerja semasa yang ditunjukan pekerja dengan tahap prestasi yang ditetapkan atau dikehendaki organisasi. Ia digambarkan melalui rajah 6.4. Rajah 6.4: Analisis jurang Formula bagi jurang adalah seperti berikut: GAP = RAL – CAL RAL = Required Ability level CAL = Current Ability level 58
Kepentingan untuk melaksanakan kerja Kepentingan untuk melaksanakan kerja adalah bermaksud apakah abiliti itu penting atau tidak untuk melaksanakan sesuatu kerja atau tugasan. Perkara ini melibatkan kumpulan fokus ( focus group) yang akan menentukan skala bagi setiap abiliti atau purata abiliti bagi sesuatu program. Contoh skala yang digunakan adalah ditunjukan dalam Jadual 6.5. Jadual 6.5 : Skala kumpulan fokus Tahap kompentesi Skala 5 Teramat penting 4 Sangat penting 3 Penting 2 Kurang penting 1 Tidak penting Ahli Kumpulan fokus terdiri daripada: i. Pengurusan tertinggi ii. Ketua Jabatan/Ketua Unit iii. Ketua Program iv. Pegawai Latihan dan Pendidikan Lanjutan (PLPL) v. Penyelaras Latihan Staf Jabatan (PLSJ) Keutamaan latihan (Training Priority) Keutaman latihan adalah merujuk kepada kepentingan latihan yang perlu dilaksanakan berdasarkan jurang yang diperolehi. Formula bagi keutamaan latihan adalah seperti berikut: TP = GAP X ITJ TP = Training Priority (TP) GAP = Jurang ITJ = Important to Job 59
Fasa 4: Mengenalpasiti Jurang kompetensi Berikut antara langkah –langkah untuk menganalisis jurang kompetensi. Analisis yang digunakan adalah berdasarkan abiliti gap dan training priority. Berikut adalah contoh langkah –langkah menganalisis jurang kompetensi Langkah 1 Tentukan kompetensi yang bertepatan dengan senarai abiliti mengikut program masing – masing.Kompetensi hendaklah dirujuk dengan kamus definisi kompetensi supaya bersesuaian dan bertepatan dengan abiliti. Jadual 6.6: Kompetensi berdasarkan abiliti BIL ABILITI KOMPETENSI 1 Boleh memahami peranan sebagai penjawat awam Achievement orientation bagi merealisasikan matlamat Dasar-Dasar pembangunan Negara ke arah pemantapan jati diri. 2 Boleh memahami elemen-elemen penting dalam Achievement orientation dasar-dasar awam. 3 Communication Boleh mengenal pasti halangan-halangan komunikasi. 4 Tahu mengukur kecergasan fizikal. Influence Ability 5 Boleh mengetahui asas-asas protokol dalam Customer Orientation organisasi. 6 Boleh membangunkan imej diri Self awareness 7 Boleh memahami bimbingan. Self-awareness 8 Tahu tatacara pengurusan kewangan Organizational Skills 9 Tahu pekeliling dan prosedur perolehan. Organizational Skills 10 Tahu tatacara pengurusan aset. Organizational Skills 60
Langkah 2 Lengkapkan nilai-nilai skor seperti Required Ability Level (RAL), Current Ability Level (CAL), GAP, Important to Job (ITJ) dan Training Priority (TP) seperti ditunjukan pada Jadual 6.7. Maklumat –maklumat ini telah dibincangkan sebelum ini. Jadual 6.7: Jurang abiliti dan keutamaan latihan BIL ABILITI KOMPETENSI RAL CAL GAP ITJ TP 1 Boleh memahami peranan Achievement 4314 4 sebagai penjawat awam orientation bagi merealisasikan 4314 4 matlamat Dasar-Dasar Achievement 4404 0 pembangunan Negara ke orientation 4403 0 arah pemantapan jati diri. Communication 4313 3 2 Boleh memahami elemen- 4403 0 elemen penting dalam Influence Ability 4403 0 dasar-dasar awam. 5325 10 3 Boleh mengenal pasti Customer 5325 10 halangan-halangan Orientation 5325 10 komunikasi. Self awareness 4 Tahu mengukur Self-awareness kecergasan fizikal. 5 Boleh mengetahui asas- Organizational asas protokol dalam Skills organisasi. Organizational 6 Skills Boleh membangunkan Organizational imej diri Skills 7 Boleh memahami bimbingan. 8 Tahu tatacara pengurusan kewangan 9 Tahu pekeliling dan prosedur perolehan 10 Tahu tatacara pengurusan aset. 61
Fasa 5: Hasil Laporan Fasa 5 merupakan fasa terakhir dalam analisis kompetensi. Ia melibatkan penyelesaian iaitu untuk menentukan jenis-jenis kursus yang perlu dilaksanakan bergantung kepada training priority. Susunan training priority hendaklah disusun dari tinggi ke rendah. Nilai yang tinggi perlu diutamakan dan perlu merancang kursus yang berkaitan berdasarkan abiliti. Jadual 6.8 merupakan contoh laporan untuk merancang tajuk kursus berdasarkan hasil jurang abiliti dan training priority. Berdasarkan penyelesaian di bawah, kursus pengurusan kewangan , kursus perolehan dan kursus pengurusan aset perlu dilaksanakan dan dimasukan dalam takwim latihan. Manakala lain-lain kursus boleh dilaksanakan untuk kursus dalaman dan kursus secara pembelajaran kendiri sekiranya mempunyai masa dan peruntukan. Jadual 6.8: Hasil laporan perancangan kursus No Abiliti Kompetensi Training Penyelesaian(Solutions) priority 8 Tahu tatacara pengurusan Organizational Kursus pengurusan 10 kewangan (KURSUS kewangan Skills KUDAP) 10 Kursus 9 Tahu pekeliling dan Organizational perolehan(KURSUS prosedur perolehan skills 10 KUDAP) 4 Kursus pengurusan aset 10 Tahu tatacara pengurusan Organizational (KURSUS KUDAP) Kursus secara dalam aset Skills talian (DALAMAN) 1 Boleh memahami peranan Achievement sebagai penjawat awam orientation bagi merealisasikan matlamat Dasar-Dasar pembangunan Negara ke arah pemantapan jati diri. 2 Boleh memahami Achievement Kursus secara dalam talian (INTAN) elemen-elemen penting orientation 4 Kursus secara dalam dalam dasar-dasar awam. talian (INTAN) 3 5 Boleh mengetahui asas- Customer tidak perlu sebarang asas protokol dalam Orientation 0 kursus organisasi. tidak perlu sebarang 0 kursus 3 Boleh mengenal pasti Communication tidak perlu sebarang halangan-halangan 0 kursus komunikasi. tidak perlu sebarang 0 kursus 4 Tahu mengukur Influence kecergasan fizikal. Ability 6 Boleh membangunkan Self awareness imej diri. 7 Boleh memahami Self-awareness bimbingan. 62
BAB 7 PELAKSANAAN PROGRAM LATIHAN 63
Pelaksanaan Program Latihan Dalam usaha untuk mendapatkan hasil yang diharapkan melalui sesebuah program latihan, tahap pelaksanaan latihan merupakan tahap yang paling kritikal. Ia merupakan penentu utama kepada kejayaan keseluruhan usaha sesebuah organisasi untuk melatih para kakitangannya. Selepas tahap ini lah kebiasanya penilaian keberkesanan pelbagai aspek dilaksanakan. Sebagai contoh, keberkesanan modul atau kurikulum latihan, kebolehan dan keupayaan penceramah, keupayaan peserta mengadaptasi latihan, tahap kemudahan dan peralatan yang disediakan untuk peserta dan lain-lain. Secara spesifiknya, reka bentuk dan pelaksanaan program latihan digambarkan melalui rajah 7.1 yang berikut: Rajah 7.1: Model proses latihan 64
Berdasarkan rajah 7.1, terdapat tiga tahap utama dalam merekabentuk dan pelaksanaan program latihan iaitu: i. Tahap pentaksiran (assesment phase) ii. Tahap reka bentuk dan pelaksanaan (designing and implementation phase) iii. Tahap penilaian (evaluation phase) Dalam konteks pelaksanaan latihan, fokusnya adalah kepada tahap yang kedua iaitu reka bentuk dan pelaksanaan, di mana dalam tahap ini terdapat tujuh langkah yang perlu diberi perhatian. Menetapkan objektif Latihan Penetapan objektif latihan merupakan sesuatu yang sangat penting dalam menentukan hala tuju program latihan. Penetapan objektif latihan adalah berdasarkan kepada analisa keperluan latihan (training needs analysis) yang telah dibuat sebelum ini. Objektif merupakan elemen penting untuk mengetahui perkara-perkara berikut: i. Memandu arah pelaksanaan program latihan ii. Peserta dapat mengetahui apakah yang diharapkan melalui program latihan iii. Menilai pencapaian peserta samada dapat berubah dan menunjukan prestasi kerja yang baik seperti yang dinyatakan Memilih Jurulatih/ penceramah Proses untuk memilih jurulatih bagi melaksanakan satu-satu program latihan akan tertumpu kepada persoalan sama ada perlukah melantik konsultan latihan atau penceramah dari luar organisasi, ataupun sekadar menggunakan khidmat penceramah dan pasukan pelaksana latihan dari dalam organisasi. Jawapan daripada persoalan ini bergantung kepada beberapa faktor, antaranya: i. Peruntukan kewangan yang diperuntukan kepada organisasi ii. Budaya organisasi melaksanakan latihan iii. Jumlah penceramah iv. Darjah kesukaran input latihan v. Sumber-sumber seperti peralatan, lokasi 65
vi. Faktor masa vii. Faktor psikologi (contohnya, peserta akan lebih mudah menerima latihan jika diberi orang luar berbanding dengan penceramah dalaman) Membina Rancangan Pengajaran Rancangan pengajaran adalah merupakan garis panduan bagaimana satu-satu program latihan perlu dijalankan. Secara ringkasnya, persedian pengajaran meliputi elemen-elemen yang berikut: i. Isi kandungan ii. Susunan aktiviti iii. Pemilihan bahan mengajar iv. Pembentukan program latihan v. Masa dan perancangan perjalanan setiap aktiviti vi. Pemilihan kaedah penyampaian vii. Penilaian Bagi pelaksanaan latihan di Politeknik Ungku, membina rancangan pengajaran adalah merujuk kepada Lampiran 3 iaitu borang permohonan kursus perkembangan staf. Lampiran ini hendaklah disediakan oleh penyelas latihan staf jabatan dan perlu diserahkan kepada unit latihan dan pendidikan lanjutan. Maklumat –maklumat dalam borang ini terdiri daripada perkara-perkara berikut: 66
i. Maklumat umum Maklumat ini terdiri daripada maklumat am kursus , bidang atau kod kursus, pengesahan ketua jabatan dan kelulusan pengarah seperti ditunjukan dalam rajah 7.2 Rajah 7.2: Maklumat umum borang permohonan kursus perkembangan staf 67
ii. Spesifikasi kursus Spesifikasi kursus mengandungi kandungan kursus, rasional kursus, objektif kursus dan tindakan susulan selepas tamat kursus seperti ditunjukan dalam rajah 7.3 Rajah 7.3: Spesifikasi kursus 68
iii. Anggaran perbelanjaan Anggaran perbelanjaan melibatkan tuntutan perjalanan penceramah, bayaran penceramah,makan minum, kos bahan mentah atau lain-lain kos yang berkaitan seperti ditunjukan dalam rajah 7.4 Rajah 7.4: Anggaran perbelanjaan kursus 69
iv. Kompetensi matrik Kompetensi matrik adalah berkaitan dengan kompetensi pensyarah. Perkara ini telah dibincangkan dalam bab 6. Rajah 7.5: Kompetensi matrik 70
Memilih teknik dan kaedah latihan Terdapat dua kaedah latihan yang boleh dipilih oleh organisasi untuk diterapkan dalam program latihan yang dirancang, iaitu latihan semasa kerja dan latihan di luar tempat kerja. Pemilihan teknik dan kaedah latihan ini bergantung kepada beberapa faktor, antaranya: a. Objektif program b. Masa dan peruntukan kewangan yang ada c. Sumber- sumber yang ada (penceramah, tempat latihan, bahan latihan dan peralatan yang ada) d. Sifar peserta (Tahap kesediaan untuk dilatih) Menyediakan Material/Bahan pengajaran Dalam pemilihan bahan-bahan atau material latihan biasanya tertakluk kepada keselarasan penggunaannya dengan objektif latihan, pilihan penceramah dan seperti disenaraikan dalam rancangan pengajaran. sebagai contoh, bahan-bahan bercetak, alatulis, alat bantuan mengajar, modul untuk penceramah, komputer atau sistem aplikasi dan sebagainya. Merangka jadual Program latihan Penjadualan program latihan perlu dibuat selaras dengan jadual kerja yang telah ditetapkan. Ini bertujuan untuk memastikan tidak mengganggu operasi keseluruhannya disebabkan pensyarah dapat mengikuti latihan dan meninggalkan tugas mereka. Seterusnya, dalam merangka jadual program, pihak penganjur perlu memastikan bahawa tentatif program tidak terlalu padat dan meletihkan para peserta ini kerana ia akan menyebabkan wujudnya kesesakan input latihan yang diterima oleh peserta yang menyukarkan mereka untuk memahami input manakah yang perlu di aplikasikan di tempat kerja apabila selesai latihan nanti. 71
Melaksanakan program latihan Pada tahap pelaksanaan ini, pihak yang bertanggungjawab utama ialah jawatankuasa pelaksanaan program. Merekalah yang akan memastikan: 1. Program berjalan sebagaimana yang telah dirancang 2. Kemudahan penginapan, makan minum peserta 3. Kandungan latihan dapat disampaikan dengan baik 4. Wujud aliran training transfer yang baik dari penceramah kepada peserta 5. Penilaian keberkesanan latihan dibuat. Penilaian program latihan Program latihan yang telah dilaksanakan sebenarnya tidak diketahui sejauh mana tahap keberkesanannya jika hanya melihat setiap wajah peserta menunjukan senyuman apabila tamat program latihan mereka. Atau melihat kepada semata-mata kepuasan hati peserta latihan terhadap tempat latihan, makanan dan lain-lain kemudahan latihan. Keberkesanan latihan perlu diukur melalui aspek-aspek spesifik dari pelbagai dimensi dalam program latihan. Penilaian latihan adalah pengumpulan secara bersistematik segala maklumat sama ada berbentuk deskriptif ataupun berbentuk pertimbangan yang diperlukan untuk membuat keputusan-keputusan mengenai latihan yang berkesan yang berkaitan dengan pemilihan, pemakaian, nilai dan juga pengubahsuaian pelbagai aktiviti pengajaran. Takrifan-takrifan penilaian adalah dirumuskan seperti berikut: 1. Satu proses untuk menaksir nilai sesuatu 2. Penentuan sejauh manakah objektif latihan yang dikehendaki telah dicapai 3. Proses mendapat dan mengumpulkan maklumat berguna untuk dijadikan pilihan tertentu bagi membuat keputusan 4. Satu proses perbandingan antara bukti yang sah dengan kriteria atau piawai yag telah ditetapkan Penilaian adalah bertujuan berikut: 1. Memperbaiki reka bentuk program latihan 2. Mengetahui tahap pencapain objektif latihan 3. Memperbaiki cara dan gaya pelaksanaan program latihan 72
4. Mempertingkatkan penggunaan ilmu dan kemahiran yang dipelajari oleh peserta apabila kembali ke tempat kerja. 5. Membantu organisasi membuat keputusaan tentang program latihan. Terdapat empat sebab mengapa organisasi perlu menjalankan penilain latihan: 1. Latihan dikatakan hanya berfungsi atau releven apabila ia dinilai 2. Penilaian boleh meningkatkan kredibiliti sesuatu program 3. Pegawai-pegawai kanan organisasi sering memerlukan maklumat mengenai faedah- faedah atau hasil-hasil program latihan sumber manusia ini. Model penilaian terdiri daripada empat peringkat: a. Penilaian reaksi – apa yang dirasakan oleh peserta terhadap program latihan yang dilaluinya sama ada berguna pada dirinya atau tidak. b. Penilaian pembelajaran – melihat pada persoalan adakah peserta belajar, seperti mana yang ingin dicapai di dalam objektif program pembangunan sumber manusia c. Impak dari segi kemahiran– penilaian ini ditakrifkan sebagai penilaian perlakuan (dalam pekerjaan) di mana ia melibatkan persoalan seperti apakah input yang dipelajari digunakan di tempat kerja atau berlakukah pemindahan latihan d. Penilaian hasil/output- kesan program latihan yang ditunjukkan peserta selepas mengikuti latihan dan sumbangannya kepada pihak organisasi. 73
Rujukan Ibrahim Mamat. 1996.Reka Bentuk Dan Pengurusan Latihan : Konsep Dan Amalan Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka. Maimunah Aminuddin.1999. Human Resource Management. Kuala Lumpur: Penerbit Fajar Bakti Sdn. Bhd. Mumtaz Begam Abdul kadir, et..al..2002. Kualiti Dalam Pengurusan Sumber manusia.Selangor:Penerbit Fajar Bakti Sdn.Bhd. Raymond A.Noe.2017.Employee Training and Development.The Ohio State University:Penerbit Mc Graw Hill Education. Ability checklist bidang. Diperolehi daripada https://eprofiling.ciast.gov.my/bidang-institut 74
Politeknik Ungku Omar Jalan Raja Musa Mahadi 31400 Ipoh Perak Darul Ridzuan Tel: 605-5457656 / 605-5457622 Faks: 605-5471162 75
Search
