Завдання до Практичної роботи 5-6

Практична робота №5-6 Запити у MS Access Запит дозволяє отримати з однієї або декількох таблиць бази даних необхідну інформацію, що відповідає заданій умові, виконати обчислення над даними, додати, змінити або видалити записи в таблиці. Наприклад, запит дозволяє проглянути в таблицях «Клієнти» і «Замовлення» дані про клієнта і замовлення, які він розмістив, підрахувати їх вартість. За допомогою запиту можна оновлювати дані в таблиці, додавати і видаляти записи, Він може cлужити основою для форми або звіту. Запишіть у конспект [Призначення запитів:  вибір записів, що відповідають певним критеріям відбору без попереднього відкриття конкретної таблиці або форми;  вибір таблиць, що містять потрібні записи, з можливістю подальшого додавання інших таблиць;  відбір полів, що виводяться на екран при відображенні результуючого набору записів;  створення нової таблиці на основі даних, отриманих з існуючих таблиць;  оновлення, додавання і видалення записів таблицях;  виконання обчислень над значеннями полів. Усі запити за результатами дії поділяють на дві групи: 1. Запити, за результатами виконання яких створюються нові таблиці і при цьому не вносяться зміни до джерел запитів, тобто до вихідних таблиць бази даних, її форм та звітів. До цієї групи належать такі запити: О Запит на вибірку, при застосуванні якого виконується відбір деяких даних з таблиці чи декількох зв'язаних таблиць. Крім умов на вибірку можна задавати нові поля в таблиці, які будуть створені шляхом здійснення обчислень з даними, що зберігаються в одній чи декількох таблицях конкретної бази даних. Запити дозволяють вибирати довільну кількість полів, причому в одному запиті можна розміщувати дані з різних зв'язаних таблиць. О Запит з параметром є різновидом запиту на вибірку. Його доцільно використовувати при виконанні розрахунків в обчислювальних полях чи при формуванні критеріїв відбору потрібних даних тоді, коли заздалегідь не відоме значення деякого параметра, що входить до виразу для обчислення або умови відбору. При кожному виконанні запиту з параметром

користувачеві потрібно з клавіатури вводити конкретне значення параметра, яке підставляється до обчислювального виразу. Кількість параметрів може бути довільною. О Перехресний запит — використовується в тому випадку, коли потрібно знайти спільні дані, які розміщуються в декількох зв’язаних таблицях. 2. Запити на дії, результат виконання яких передбачає зміну даних, що розміщуються у таблицях бази даних, які є джерелом запиту. До цієї групи належать такі запити: О Запит на створення нової таблиці — створюється нова таблиця, яка зберігається у базі даних. О Запит на оновлення — дозволяє автоматично змінювати значення деяких полів таблиці. Після встановлення типу запиту на оновлення у бланку запиту з'являється додатковий рядок — Оновлення, у якому треба задати, які поля повинні змінюватись і яким чином. Після виконання запиту дані таблиці-джерела будуть автоматично змінені, і повторний запуск запиту може призвести до небажаних змін. О Запит на доповнення — використовується в тому випадку, коли треба об'єднати однорідні дані з двох таблиць однакової структури. У процесі виконання запиту на доповнення спочатку створюється запит- вибірка на основі тієї таблиці, з якої треба перенести дані до іншої, після чого потрібно вказати назву таблиці, до якої необхідно додати відповідні записи. О Запит на знищення — дозволяє знищувати в таблиці-джерелі дані, що відповідають заданій умові. Такий запит є одноразовим, оскільки після знищення даних, що відповідають умові, повторний запуск такого запиту не знайде записів, які відповідають заданій умові щодо знищення даних. У середовищі СУБД MS Access об'єкт Запит має три режими роботи: О Конструктор — надає можливість створювати структуру запиту або вносити зміни і доповнення в раніше створену структуру. О SQL— дозволяє за допомогою вказівок мови SQL (аналогічно до використання мови програмування) будувати структуру запиту більш складної конструкції. О Таблиця — відображає у вигляді таблиці результат виконання ]запиту згідно зі сформованою структурою. ПРАКТИЧНА 1. Запустіть СУБД MS Access будь-яким відомим Вам способом. 2. Створіть нову базу даних. 3. Розмістіть Вашу БД на робочому столі.

СТВОРЕННЯ ЗАПИТУ НА ВИБІРКУ Створіть таблицю: Назва: Члени Академії Наук України ПІБ Дата народження Професія Стать Рік присвоєння Александрович А. И. 22.01.1906 поет м 1930 Амбросов А. Л. 16.06.1912 м 1970 Бабосов Е. М. 23.02.1931 фітопатолог-вірусолог м 1977 Бирич Т. В. 10.01.1905 філософ ж 1972 Бокуть Б. В. 27.10.1926 м 1974 Бондарчик В. К. 01.08.1920 офтальмолог м 1972 Комаров В. С. 29.01.1923 фізик м 1970 Пилипович В. А. 05.01.1931 м 1977 Ткачев В. Д. 19.02.1939 етнограф м 1974 Хотилева Л. В. 12.03.1928 хімік ж 1972 Шабуня К. И. 28.10.1912 фізик м 1969 Широканов Д. И. 20.05.1929 фізик м 1974 генетик історик філософ 1. У вкладці «Создание» оберіть «Конструктор запросов». Далі натисніть на «Члени Академії Наук України», «Добавить», «Закрыть». Встановити критерії для виводу на екран полів: «Дата народження», «Стать». Для цього: у бланку в полі «Вывод на екран» встановіть позначки для полів «Дата народження», «Стать». 2. Перейдіть у режим таблиці та перевірте результати. 3. Змініть порядок черги стовпців, перемістивши стовпець «Стать» на перше місце. Для цього: виділіть стовпець «Стать» і перемістіть у потрібне місце. 4. Відберіть записи, котрі мають у собі інформацію про академіків-жінок. Для цього: в «Условия отбора» у полі «Стать» ввести ж. 5. Упорядкуйте за збільшенням відібрані дані по значенню поля «Дата народження».

Для цього: в бланку запита в рядку «Сортировка» в полі «Дата народження» обрати спосіб сортування «По возрастанию». Перевірити правильність відібраних даних. 6. Створити запит для виведення на екран записів, відображаючи інформацію про академіків-фізиків. ЗАПИТ З ПАРАМЕТРОМ Створіть таблицю. Тип Довжина Область Початок № Назва Вантовий 816 застосування будівництва Висячий 429 1 Московський Автомобільний 1983 2 Парковий Пішохідний 1956 (пішохідний) 3 Ім. Патона Балочний 1543 Автомобільний 1953 4 Південний Вантовий 1256 Комбінований 1983 5 Рибальський Вантовий 474 Комбінований 1960 1. Сформуйте запит з параметром, після застосування якого на екран будуть виведені відомості про мости конкретного типу. Для цього: у бланк в рядку «Условие отбора» в поле «Тип» ввести слова [Вкажіть тип мосту]. 2. Продивиться дані в режимі таблиці. При цьому з’явиться діалогове вікно «Вкажіть тип мосту». У полі «Вкажіть тип мосту» запишіть «Вантовий». 3. Підготуйте запит з параметром, котрий дозволяє знайти дані про міст певної області застосування.

Запишіть у конспект [ПЕРЕХРЕСНИЙ ЗАПИТ Огляд Цей вибірковий запит групує зведені дані по вертикалі за працівником і категорією. Перехресний запит може відображати ті самі дані, але групує їх як по горизонталі, так і по вертикалі, завдяки чому дані в табличному поданні стають компактніші та зручніші для читання. СПОСОБИ СТВОРЕННЯ ПЕРЕХРЕСНОГО ЗАПИТУ Використання майстра перехресних запитів. Майстер перехресних запитів – це найшвидший і найпростіший спосіб створення перехресного запиту. Більшість роботи він виконує самостійно, але деякі параметри в майстрі відсутні. Майстер має такі переваги:  Він простий у використанні. Для використання майстра потрібно запустити його, а потім відповісти на низку інтерактивних запитань.  Він може автоматично групувати дати в інтервали. Якщо для заголовків стовпців використовується поле, що містить дані у форматі «Дата/час», майстер також допоможе згрупувати дати в інтервали, наприклад місяці або квартали. ПОРАДА Якщо для заголовків стовпців потрібно використати значення з поля «Дата/час», але дати потрібно згрупувати в інтервали, які не надає майстер, наприклад фінансовий рік або два роки, не використовуйте майстер для створення запиту. Замість цього створіть перехресний запит у режимі конструктора, а для створення інтервалів скористайтеся виразом.  Його можна використовувати як основу. За допомогою майстра можна створити потрібний базовий перехресний запит, а потім настроїти структуру запиту в режимі конструктора.

Проте в разі використання майстра ви не зможете:  використовувати кілька таблиць або запитів як джерело записів;  використовувати вирази для створення полів;  додавати запити параметрів;  вказувати список фіксованих значень для використання в заголовках стовпців. ПРИМІТКА В останньому кроці майстра можна вибрати змінення запиту в режимі конструктора. Це дасть вам змогу додавати елементи структури запиту, які майстер не підтримує, наприклад додаткові джерела записів. Робота в режимі конструктора. Режим конструктора надає повніший контроль над структурою запиту. Він підтримує функції, які недоступні в майстрі. Режим конструктора доцільно використовувати для створення перехресного запиту, якщо потрібно:  Мати повніший контроль над процесом. Деякі рішення майстер приймає замість вас.  Використовувати кілька таблиць або запитів як джерело записів.  Додавати запит параметра до запиту.  Використовувати вирази як поля в запиті.  Вказувати список фіксованих значень для використання в заголовках стовпців.  Використовувати бланк. Створення запиту в режимі SQL. За бажанням перехресний запит можна створити в режимі SQL. Проте в режимі SQL не можна вказувати типи даних параметрів. Якщо в перехресному запиті потрібно використовувати параметр, слід указати тип даних параметра, змінивши запит у режимі конструктора. ПОРАДА Пам’ятайте: для створення перехресного запиту можна не обмежуватися лише одним способом. Ви можете використовувати майстер для ]створення запиту, а потім режим конструктора для змінення структури запиту. Завдання СТВОРЕННЯ ПЕРЕХРЕСНОГО ЗАПИТУ ЗА ДОПОМОГОЮ МАЙСТРА ПЕРЕХРЕСНИХ ЗАПИТІВ Створіть таблицю аналогічну до наведеної. (4 прізвища та 3 категорії, які повторюються)

На вкладці Створити у групі Макроси та код натисніть кнопку Майстер запитів. 1. У діалоговому вікні Новий запит виберіть пункт Майстер перехресних запитів і натисніть кнопку ОК. Буде запущено майстер перехресних запитів. 3. На першій сторінці майстра виберіть таблицю або запит, які потрібно використовувати для створення перехресного запиту. 4. На наступній сторінці виберіть поле, що містить значення, які потрібно використовувати як заголовки рядків. Ви можете вибрати до трьох полів, що будуть використовуватися як джерела заголовків рядків, але що менше використовується заголовків рядків, то зручніше буде читання перехресної таблиці даних. ПРИМІТКА Якщо для заголовків рядків вибрати кілька полів, порядок вибору полів визначає порядок за промовчанням, у якому будуть відсортовані результати. 5. На наступній сторінці виберіть поле, що містить значення, які потрібно використовувати як заголовки стовпців. Загалом, щоб результати були зручні для читання, слід вибирати поле, яке містить невелику кількість значень. Наприклад, краще використовувати поле, яке має лише кілька можливих значень (наприклад, стать), ніж поле, яке може містити багато різних значень (наприклад, вік). Якщо поле, вибране для заголовків стовпців, має тип даних «Дата/час», майстер додасть крок, у якому можна вказати спосіб групування дат в інтервали, наприклад місяці або квартали. 6. Якщо для заголовків стовпців вибрати поле «Дата/час», на наступній сторінці майстра буде запропоновано вказати інтервал для групування дат. Можна вказати Рік, Квартал, Місяць, Дата або Дата/час. Якщо для заголовків стовпців не вибрано поле «Дата/час», майстер пропустить цю сторінку. 7. На наступній сторінці виберіть поле та функцію, які будуть використовуватися для обчислення зведених значень. Вибраний тип даних поля визначає доступні функції. 8. На тій самій сторінці встановіть або зніміть прапорець Так, включати суми рядків, щоб включити або виключити суми рядків.

Якщо включити суми рядків, перехресний запит матиме додатковий заголовок рядка, який використовує те саме поле та функцію, що й значення поля. У разі включення суми рядків буде вставлено додатковий стовпець, який підсумовує решту стовпців. Наприклад, якщо перехресний запит обчислює середній вік за розташуванням і статтю (з заголовками стовпців статі), додатковий стовпець обчислює середній вік за розташуванням для всіх статей. ПРИМІТКА Ви можете вказати іншу функцію, що використовується для обчислення сум рядків, змінивши перехресний запит у режимі конструктора. 9. На наступній сторінці майстра введіть ім’я запиту, а потім вкажіть, чи потрібно переглянути результати або змінити структуру запиту. Звіти у Access [Запишіть у конспект Призначення звітів Кінцевим продуктом більшості СУБД є звіт. В Access звіт являє собою спеціальний тип неперервних форм, що призначені для роздруковування. Можливий лише попередній перегляд перед друком і перегляд макету звіту в режимі конструктора. Access пропонує декілька способів створення звітів. Найбільш простим з них є використання засобів автоматичного створення звіту. Автоматично створюваний на основі таблиці або запиту звіт називається автозвітом. Access дозволяє автоматично створювати звіти двох форматів : в стовпець і ]стрічковий. Відкрийте попередньо створену таблицю «Члени академії наук України»

Щоб створити автозвіт: 1. Оберіть 2. Активізуйте вкладку команду «Создание» «Отчет» Перед вами з’явиться готовий звіт. Його вигляд можна змінювати за допомогою наступних вкладок: «формат», «упорядочить», «параметри страницы». Щоб змінити шрифт, колір, заливку стовпців використовуйте групу «Шрифт» (попередньо виділіть область з якою працюєте) Рис 1. Приклад зміни зовнішнього вигляду стовпця «ПІБ»

Завдання: Задайте вирівнювання всіх заголовків «посередині»; комірки стовпчика «ПІБ» залийте кольором та змініть колір тексту; задайте тип шрифту - Times New Roman, та розмір шрифту - 14 пунктів. Група «Форматирование» допоможе вам автоматично задати тип даних. Завдання: Змініть формат даних у стовпці «Дата народження» з «Краткий формат даты» на «Длинный формат даты». Група «Группировка и итоги» Натисныть на команду «Группировка» «Добавить группировку» оберіть будь-який стовпець із запропонованих натисніть на команду «Добавить сортировку» оберіть будь-який стовпець із запропонованих. Щоб видалити не потрібні сортування або групування – натисніть на хрестик.

Завдання: Згрупуйте за роком присвоєння та відсортуйте за прізвищами «начиная с А». 2. Натисніть на кнопку «Итоги» 1. Оберіть потрібний стовпчик 3. Оберіть потрібну команду 4. З’явиться поле із значенням Завдання: Застосуйте команду «Итоги» для стовпчика «Рік присвоєння» та оберіть «Максимум». Натисніть на кнопку і подивіться, як зміниться вигляд звіту.

1. Виділіть Група «Сетка» 3. Активізуйте всю кожну з 2. Оберіть команд, таблицю по черзі всі команди, внесіть зміни. подивіться на зміни Завдання: Зробіть сітку по горизонталі, ширина – 1 пункт, стиль – штрих-крапковий, колір – синій. Група «Элементы управления»

Завдання: змініть емблему на зображення Академії наук; видаліть номера сторінки; змініть формати дати та часу; заголовок візьміть у контур та задайте йому параметри на свій смак.

Також змінювати вигляд звіту можна за допомогою меню «Автоформат» Натисніть на стрілку та оберіть формат, який естетично задовольняє ваші вподобання. Приклад звіту з використанням автоформату У вкладках «Упарядачить» та «Параметры страницы» ви зможете встановити відображення таблиці (табличний, в стовпчик), встановити поля, переглянути та налагодити «свойства» звітної таблиці, розмір аркуши та його розташування. Завдання: змініть відображення таблиці у стовпчик, відредагуйте поля на широкі, застосуйте орієнтацію сторінки – книжкова. Щою проглянути звіт перед роздрукуванням потрібно у вкладці Формат обрати меню Режим і натиснути команду «Предварительный просмотр»