การสร้างจดหมายเวียนด้วยโปรแกรม Microsoft-word

การสร้ างจดหมายเวียนด้วยโปรแกรม Microsoft word รำยวชิ ำ เทคโนโลยสี ำรสนเทศเพ่ืองำนสำนักงำน รหัสวชิ ำ 30216-2101 จัดทำโดย นำงสำว เพญ็ ศิริ เนตรฐำ นำงสำว ไพรดำ ไชยประภำ รหัสนักศึกษำ63302160033 รหัสนักศึกษำ 63302160034

ก คำนคำำนำ รำยงำนเล่มนีจ้ ัดทำขึน้ เพื่อเป็ นส่วนหนึ่งของรำยวชิ ำ เทคโนโลยสี ำรสนเทศเพื่องำนสำนกั งำน รหัสวชิ ำ 30216-2101 เพ่ือให้ได้ศึกษำหำควำมรู้ในเร่ือง กำรสร้ำงจดหมำยเวยี น และได้ศึกษำอย่ำงเข้ำใจเพื่อเป็ น ประโยชน์กบั กำรเรียนต่อไปซึ้งประกอบไปด้วย ควำมหมำย ข้ันตอนและวธิ ีกำรสร้ำง คณะผู้จดั ทำหวงั ว่ำรำยงำนเล่มนีจ้ ะเป็ นประโยชน์กบั ผู้อ่ำนหรือนักเรียน นักศึกษำทกี่ ำลงั หำข้อมูลเรื่องนีอ้ ยู่ หำกมขี ้อแนะนำเสนอแนะหรือข้อผดิ พลำดประกำรใดคณะผ้จู ัดทำขอน้อมรับไว้และขออภยั มำ ณ ทนี่ ีด้ ้วย นำงสำว เพญ็ ศิริ เนตรฐำ รหัสนักศึกษำ63302160033 นำงสำว ไพรดำ ไชยประภำ รหัสนักศึกษำ 63302160034 คณะผู้จัดทำ

สำรบัญ ข เรื่อง หน้ำ คำนำ ก สำรบัญ ข ควำมหมำยของกำรสร้ำงจดหมำยเวยี นด้วยโปรแกรม Microsoft word 1 หลกั กำรเขยี นจดหมำยเวยี น ข้นั ตอนในกำรสร้ำงจดหมำยเวยี น มีดงั ต่อไปนี้ 2 กำรสร้ำงจดหมำยเวยี นอกี วธิ ีกำรหนึ่ง ทไี่ ม่ต้องใช้ ตวั ช่วยสร้ำงจดหมำยทลี ะข้นั ตอน 11 กำรสร้ำงเลขไทยในจดหมำยเวยี น 22 บรรณำนุกรม 32 41

ควำมหมำยของกำรสร้ำงจดหมำยเวยี น 1 ด้วยโปรแกรม Microsoft word • โปรแกรม MS Word 2010 เป็นโปรแกรมในชุด Microsoft Office 2010 ซ่ึงเป็นโปรแกรม พ้นื ฐานท่ีมีผนู้ ิยมใชเ้ ป็นจานวนมาก ท้งั นกั เรียน นกั ศึกษา ประชาชนทว่ั ไป ท้งั ภาครัฐ เอกชน หน่วยงาน และ องคก์ รตา่ ง ๆ โดยส่วนใหญ่ มกั จะใชโ้ ปรแกรมน้ีในการพมิ พเ์ อกสาร การทาจดหมายเวยี น แผน่ พบั แผน่ ปลิว เป็นตน้ ซ่ึงในรายละเอียดการใชโ้ ปรแกรมจะมีมากมายหลายเรื่อง แต่ในเวบ็ แห่งน้ี จะนาเร่ืองท่ีสาคญั มีความ จาเป็น และมีคนนิยมใชเ้ ป็นจานวนมากมานาเสนอ เพ่ือใหเ้ กิดความรู้ และทกั ษะที่สามารถจะใชโ้ ปรแกรมน้ี ใหท้ างานตามที่เราตอ้ งการไดเ้ ป็นอยา่ งดี • โปรแกรม MS Word 2010 มีข้นั ตอนสาเร็จรูปใหเ้ ลือกใชใ้ นการสร้างจดหมายเวยี นสาหรับการเรียนรู้คร้ังน้ี เราจะสร้างจดหมายเวยี นอยา่ งง่าย ๆ มีข้นั ตอนไม่ยงุ่ ยาก ใชเ้ วลาส้ัน ๆ ซ่ึงในจดหมายเวยี นน้ี เรากาหนดจุด เปลี่ยน 2 จุด คือ ช่ือหน่วยงาน (ผอู้ านวยการสถาบนั กศน.ภาคตา่ ง ๆ) และชื่อผทู้ ี่เชิญเขา้ ร่วมประชุม

หลกั กำรเขยี นจดหมำยเวยี น 2 กำรพมิ พ์หนังสือรำชกำรภำษำไทย การจดั ทากระดาษบนั ทึกขอ้ ความโดยใชโ้ ปรแกรมการพมิ พใ์ นเครื่องคอมพิวเตอร์ ใหจ้ ดั ทาใหถ้ ูกตอ้ งตามแบบของกระดาษบนั ทึกขอ้ ความ (แบบที่ ๒๙)ทา้ ยระเบียบ กระดาษบนั ทึกขอ้ ความ (แบบท่ี ๒๙) ส่วนหวั ของแบบกระดาษบนั ทึกขอ้ ความ จะตอ้ งใชจ้ ุดไข่ปลาแสดงเสน้ บรรทดั ท่ีเปน็ ช่องวา่ งหลงั คาดงั ต่อไปน้ี ส่วน ขราอ้ ชคกวาารมกทบั ่ี วสนั ่วทน่ีทเร่ีใื่อชงสแา้ํ ลหะรไับมก่ตาอ้รงจมดั ีเทสาน้ ขขอ้ ีดคทวึาบมแบ่งส่วน ระหวา่ งหวั กระดาษบนั ทึก

1.การต้งั คา่ ในโปรแกรมการพมิ พ์ 3 1.1 การต้งั ระยะขอบหนา้ กระดาษ ขอบซา้ ย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร ตามรูปท่ี

4 การต้งั ระยะบรรทดั ใหใ้ ชค้ า่ ระยะบรรทดั ปกติคือ 1 เท่า หรือ Single

5 1.3 การก้นั คา่ ไมบ้ รรทดั ระยะการพมิ พ์ อยรู่ ะหวา่ ง 0-16 เซนติเมตรตามรูป

2. ขนาดตราครุฑ ใหต้ ้งั ขนาดตราครุฑกวา้ ง 1.5 เซนติเมตร สูง 1.5 เซนติเมตร ตามรูป 6

3.การพมิ พ์ 7 3.1ส่วนหวั ของแบบบนั ทึกขอ้ ความกาหนดขนาดตวั อกั ษรดงั น้ี 3.1.1“คาวา่ บนั ทึกขอ้ ความ”พมิ พด์ ว้ ยอกั ษรรตวั หนา ขนาด 29 พอยทแ์ ละปรับคา่ ระยะบรรทดั จาก 1 เป็นคา่ แน่นอน (Exactly) 35 พอยท์ ตามรูป

8 3.1.2.คาวา่ “ส่วนราชการ วนั ที่ เร่ือง” พิมพด์ ว้ ยอกั ษร ตวั หนาขนาด 20 พอยท์

9 3.2การพิมพค์ าข้นั ตน้ ใหม้ ีระยะบรรทดั ห่างจากเรื่องเท่ากบั ระยะ บรรทดั ปกติ และเพมิ่ คา่ ก่อนหนา้ อีก6 พอยท์ (1 Enter + 6Pt) ตามรูป 3.3การพิมพข์ อ้ ความภาคเหตุ ภาคประสงคใ์ หค้ ือปฏิบตั ิเช่นเดียวกบั หนงั สือภายนอก 3.4การพมิ พช์ ื่อเตม็ ของเจา้ ของหนงั สือ ใหเ้ วน้ ระยะบรรทดั การพมิ พ์ 3 บรรทดั จากภาคสรุป (4 Enter) 3.5จานวนบรรทดั ในการพมิ พห์ นงั สอื ราชการในแต่ละหนา้ ใหเ้ ป็นไป ตามความเหมะสมกบั จานวนขอ้ ความและความสวยงาม

10 ตวั อย่ำงหนังสือรำชกำรภำยใน ที่มำ: ศูนย์เทคโนโลยสำรสนเทศและกำรส่ือสำร หมายเหตุ : กรณีที่มีความจาเป็น ส่วนราชการอาจปรับการพมิ พห์ นงั สือราชการให้ แตกต่างจากน้ี ไดต้ ามความเหมะสมโดยใหค้ านึงถึงความสวยงามและรูปแบบของหนงั สือ ราชการเป็นสาคญั

ข้นั ตอนในกำรสร้ำงจดหมำยเวยี น มดี งั ต่อไปนี้ 11 1.ใชโ้ ปรแกรม MS Word สร้างฟอร์มจดหมายเสียก่อน โดยเวน้ ท่ีอยู่ จุดที่ 1 และช่ือผทู้ ่ีจะเชิญ ไว้ จุดที่ 2 โดยใชช้ ่ือไฟลว์ า่ letter.docx ดงั ภาพ

12 2. สร้างไฟลเ์ กบ็ ขอ้ มูล ที่อยู่ คือภาคต่าง ๆ และช่ือผทู้ ่ีจะเชิญ โดยใชโ้ ปรแกรม MS Excel และ ใชช้ ่ือไฟลว์ า่ name.xlsx ดงั ภาพ

13 3ม.ีขใ้นั ชตโ้ อปนรแดกงั รตม่อMไปSนW้ี ord สร้างจดหมายเวยี น โดย 3.1 เปิ ดฟอร์มจดหมายเชิญประชุม ดงั ภาพ

14 3.2 ไปท่ีแทบ็ การส่งจดหมาย ดงั ภาพ

15 3.3 ไปท่ีกลุ่มเร่ิมจดหมายเวียน คลิกท่ีสามเหลี่ยมเลก็ ๆ ตรงเริ่มจดหมายเวยี น

16 3.4 เมนูทางขวามือ เลือกชนิดของเอกสาร > จดหมาย > ข้นั ตอน 1 ของ 6 ให้ คลิกถดั ไป : กาลงั เริ่มเอกสาร ดงั ภาพ

17 3.5 เลือกเอกสารที่ใชเ้ ร่ิมตน้ > ใชเ้ อกสารปัจจุบนั > 1.1 ข้นั ตอน 2 ของ 6 ใหค้ ลิกถดั ไป : เลือกผรู้ ับ > คลิกเรียกดู เลือกไฟลข์ อ้ มูล (name.xlsx) ท่ีเกบ็ ที่อยแู่ ละจะปรากฏชื่อผรู้ ับที่ ถูกเลือกจากไฟล์ ชื่อผรู้ ับ

18 3.6 เลือกผรู้ ับ > ใชร้ ายการที่มีอยจู่ ะปรากฏช่ือผรู้ ับที่ถูกเลือกจากไฟลข์ อ้ มูล (name.xlsx) > ข้นั ตอน 3 ของ 6 ใหค้ ลิกถดั ไป : โปรดเขียนจดหมายของคุณ ดงั ภาพ

19 เ3ฟค.ิ ว7อลรโท์์เปซ่ีเรปอด็นรเ์ไขทวีย่ีอท้นยี่จจแู่ ุดดลทหะี่จคมะลาเยิกตขปิมอ่ ุมขงอแ้ คมทุณูลรกทเรี่อจายมะหู่ปีฟลรอางัรกค์มฏาทว\"่ีเา่ ขทภีย่ีอานคยจ\"ู่ ตดอ่อหยไใมู่ ปนาคยบลไ้งั ิวก<แ้ ><ลรว้oาแยrลgกะาเร>ปเิ ดพ>อิ่มดยเตู่งั โิภมดาย>พใคหลค้ ิกลเิลกือต้กงั ช่ือ

20 3.8 ต่อจากน้นั ใหต้ ้งั เคอร์เซอร์ในส่วนท่ีจะเติมชื่อ และคลิกรายการเพิ่มเติมอีกคร้ัง >เลือก ฟิ วลท์ ี่เป็นช่ือและคลิกป่ ุมแทรกและปิ ดไป กจ็ ะปรากฏช่ือฟิ วล์ ในบ้งั << name >>

21 3.9 ต่อไป ข้นั ตอน 4 ของ 6 ใหค้ ลิกถดั ไป : แสดงตวั อยา่ งจดหมายของคุณ ลองเชค็ ดูจดหมายที่พร้อม พิมพ์ ทางขวามือ โดยคลิก << ถอยหลงั มายงั ผรู้ ับคนที่ 1 และคลิกไล่ดูผรู้ ับ คนท่ี 2 3 4 และ 5 เป็นไป ตามที่ตอ้ งการหรือไม่ ถา้ เป็นไปตามที่ตอ้ งการแลว้ ใหค้ ลิกข้นั ตอน 5 ของ 6 ใหค้ ลิกถดั ไป : ทาการผสาน ใหเ้ สร็จสิ้นสมบูรณ์ 3.10 เม่ือทาการผสานใหเ้ สร็จสิ้นสมบูรณ์ จดหมายพร้อมที่จะใชพ้ ิมพ์ ใหเ้ ลือกผสาน > การพมิ พ>์ ถา้ เลือกพมิ พท์ ้งั หเลือกท้งั หมดและคลิกตกลง/ถา้ ตอ้ งการพมิ พห์ นา้ ปัจจุบนั ใหเ้ ลือกระเบียนปัจจุบนั แต่ถา้ ตอ้ งการพมิ พ์ จดหมายฉบบั ที่ 1 ถึง 3 ใหใ้ ส่ตวั เลขท่ีตอ้ งการพมิ พ์ แลว้ คลิก ตกลง จะไดจ้ ดหมายเวยี นตามตอ้ งการ ดงั ภาพ

22 กำรสร้ำงจดหมำยเวยี นอกี วธิ ีกำรหนึ่ง ทไ่ี ม่ต้องใช้ตวั ช่วยสร้ำงจดหมำยทลี ะข้นั ตอน การสร้างจดหมายเวียนอีกวิธีการหน่ึง ท่ีไม่ตอ้ งใช้ ตวั ช่วยสร้างจดหมายทีละข้นั ตอน วธิ ีการน้ีส้นั และลดข้นั ตอน แต่เราตอ้ งมีจดหมายท่ีจะทาเป็นจดหมายเวยี นแลว้ และมีขอ้ มูลที่ตอ้ งการนามาใส่ ในจดหมายเวยี นอยใู่ นไฟล์ excel เรียบร้อยแลว้ มีข้นั ตอนทาจดหมายเวยี น ดงั น้ี

23 1.เปิ ดจดหมายที่ตอ้ งการทาจดหมายเวยี น สมมติจดหมายมีขอ้ ความส้นั ๆ ดงั น้ี

24 2. สิ่งท่ีตอ้ งการนามาเติมในจดหมายน้ี มี 2 ส่วน คือ ส่วนที่ 1 จงั หวดั อะไร และส่วนท่ี 2 เชิญใคร

25 3.ไปที่ แทบ็ การส่งจดหมาย > เลือกผรู้ ับ > ใชร้ ายชื่อที่มีอยู่ 4.โดยไปเลือกไฟล์ excel ที่เตรียมไวแ้ ลว้ ดงั ภาพ

26 5.ต่อจากน้นั ต้งั เคอร์เซอร์ไวต้ รงตาแหน่งท่ีจะเติมขอ้ มูลส่วนท่ี 1 หลงั คาวา่ “จงั หวดั ” ต่อจากน้นั ไปท่ี ไอคอน แทรกเขตขอ้ มูล คลิกสามเหล่ียมเลก็ ๆ คลี่ลงมา คลิกเลือก province

27 6.ส่วนท่ี 2 ท่ีตอ้ งการเติมขอ้ มูล คือ เชิญ…ตามดว้ ยช่ือบุคคลที่เชิญ ใหต้ ้งั เคอร์เซอร์ไวห้ ลงั คาวา่ เชิญ คลิกเลือก name ดงั ภาพ

28 7. เมื่อคลิกแทรกเขตขอ้ มูลผสานเสร็จเรียบร้อยแลว้ จะปรากฏคาวา่ «province» อยหู่ ลงั จงั หวดั และ«name»อยหู่ ลงั คาวา่ เชิญ ดงั ภาพ

29 ป8.รเามกื่อฏคแลถิกบทส่ีแีเททบ็าทก่ีคาราสวา่่งจpดroหvมinายce>แไลอะคnอaนmเeนน้ เขตขอ้ มลู ผสาน จะ ดงั ภาพ

30 9. เม่ือไปท่ีแสดงตวั อยา่ งผลลพั ธ์ จะปรากฏชื่อ จงั หวดั และชื่อ บุคคล ที่จะเชิญมาปรากฏ ตามขอ้ มูลที่พมิ พไ์ วใ้ นไฟล์ excel และสามารถไล่ดูรายชื่อ จากเครื่องมือดงั ภาพ

31 10. ถา้ ตอ้ งการพมิ พ์ จดหมายเวียนไปท่ี การส่งจดหมาย > ไอคอนเสร็จสิ้นและผสาน >พมิ พ์ เอกสาร ดงั ภาพ

กำรสร้ำงเลขไทยในจดหมำยเวยี น 32 ปัญหาหน่ึง ในการสร้างจดหมายเวยี นในโปรแกรม MS Word คือ เม่ือมีการใชต้ วั เลขในฟิ ลด์ ของจดหมายเวยี น ตวั เลข จะเป็นเลขอารบิค เสมอ แมว้ า่ จะเปล่ียนตวั เลขในขอ้ มูลเดิมใหเ้ ป็นเลข ไทย เม่ือมาแสดงในจดหมายเวียน กจ็ ะเป็นเลขอารบิค ถา้ ตอ้ งการเลขไทยในจดหมายเวียน เช่น เลขที่ใบวฒุ ิบตั ร ตอ้ งการใหเ้ ป็นเลขไทย จะทาอยา่ งไร เราสามารถทาไดโ้ ดยการจดั รูปแบบของตวั เลขในฟิ ลดข์ องจดหมายเวยี น ใหเ้ ป็นเลขไทย โดยการ ใส่ Switch เพ่มิ บงั คบั ใหแ้ สดงตวั เลขเป็นเลขไทยได้

33 มีข้นั ตอน ดงั น้ีวธิ ีการ 1. จดั ทาจดหมายเวียน ใหไ้ ดด้ งั ภาพเสียก่อน ขอ้ มูลสามารถนามา จาก Excel หรือ Access หรืออื่น ๆ กไ็ ด้

34 ต2วั .ถอา้ยดา่ ูงตผามลลปพักธต์ิ จโะดเยหค็นลดิกงัทนี่ แ้ี สดง

35 3.ใหก้ ดป่ ุม แสดงตวั อยา่ งผลลพั ธ์ เพ่อื ใหเ้ ห็นช่ือฟิ ลด์ เหมือนขอ้ 1 แลว้ คลิกขวาท่ีฟิ ลดท์ ี่ตอ้ งการ ใหแ้ สดงเลขไทย และเลือก Toggle field หรือ สลบั โคด้ เขตขอ้ มูล

36 4. จะแสดงดงั ภาพ

37 5. ใหเ้ พิม่ switch ท่ีฟิ ลดน์ ้ี เพื่อใหจ้ ดั รูปแบบเป็นเลขไทย ดงั ภาพ (ตวั t และเลขศูนย)์

38 6. เมื่อกลบั มาดู โดยคลิกท่ีแสดงตวั อยา่ งผลลพั ธ์ จะเห็นเป็นเลขไทยทุกรายการท่ีอยใู่ นฟิ ลดน์ ้ี

39 7. ถา้ เลื่อนรายการต่อไป จะเห็นวา่ ตวั เลขยงั เป็นเลขไทย ดงั ภาพ

40 8. เครื่องหมาย # แสดงวา่ เป็นตวั เลข และ \"t0\" (ตวั t และ เลขศูนย)์ คือ ใหใ้ ชต้ วั เลขไทย 9. ถา้ กาหนดรูปแบบ t0 แลว้ ไม่เป็นภาษาไทย ตอ้ งตรวจสอบรูปแบบของ Office วา่ เป็น ภาษาไทย ใชร้ ูปแบบภาษาไทยหรือไม่ ถา้ ไปตรวจสอบกบั Excel จะเห็นไดง้ ่าย โดยใหพ้ มิ พ์ ตวั เลข และกด Ctrl + 1เลือก ตวั เลข แบบกาหนดเอง จะเห็นมีรูปแบบตวั เลขไทย เช่น t0, t0.00, t#,##0เป็ นตน้ 1) \\#0.00 เป็นเลขอารบิค มีทศนิยม 2 ตาแหน่ง เช่น 4.00 2) \\# $#,###.00 ตวั เลข มีเครื่องหมาย $ นาหนา้ และมีทศนิยม 2 ตาแหน่ง เช่น $4.00 3) \\# \"t0.00 บาท\" ตวั เลขไทย ทศนิยม 2 ตาแหน่ง มีคาวา่ บาท ต่อทา้ ย เช่น ๕.๐๐ บาท เป็ นตน้

บรรณำนุกรม 41 สืบคน้ ขอ้ มูลมาจาก[ออนไลน์]เขา้ ถึงได้ จาก:https://sites.google.com/site/wordnutchari/home/hnwy- thi-8