Word5-Edit2-2

18 บทท่ี 5 การสร้างจดหมายเวยี น หลังจากจบบทเรยี นนี้ คุณจะสามารถใช้งานเกย่ี วกบั :-  การสรา้ งจดหมายเวียน ใชใ้ นกรณที ี่ต้องการพิมพ์จดหมายท่ีมีข้อความเหมือนกนั และส่งใหผ้ รู้ บั หลายคน คณุ สามารถ สร้างแบบฟอรม์ จดหมายและขอ้ มูลผู้รับ โดยใหน้ างานเอกสารท้ัง 2 สว่ นมาผนวก (Merge) กัน การพิมพจ์ ดหมายเวียน มี 4 ข้นั ตอนหลกั ดงั น้ี ขัน้ ตอนท่ี 1 พมิ พ์ข้อมูล ชอื่ -ทอ่ี ยู่ ของผู้รบั ข้นั ตอนที่ 2 สรา้ งตัวจดหมาย ขน้ั ตอนที่ 3 สร้างจดหมายเวียน ขั้นตอนที่ 4 การพมิ พ์ซองจดหมายเวียน ขั้นตอนที่ 1 พิมพ์ขอ้ มลู ช่ือ-ทอ่ี ยู่ ของผ้รู ับ พิมพข์ ้อมลู ชอื่ -ที่อยู่ ของผ้รู ับกอ่ น 1. เรม่ิ ตน้ สร้างงานใหมใ่ ห้แทรกตารางเข้ามา โดยคลกิ Table 2. คลิก Insert Table 3. ในกรอบข้อความทปี่ รากฏขน้ึ มา ใหพ้ ิมพจ์ านวนคอลมั น์เทา่ กับ 5 จานวนแถวเทา่ กับ 5 (Numbers of Columus = 5, Numbers of Rows = 5) แลว้ คลกิ ปมุ่ OK 4. จานวนแถวข้ึนอยู่กบั จานวนของผู้รบั วา่ มีก่ีคน เช่น ถ้ามีผรู้ บั 10 คน ให้พิมพ์จานวนแถว เท่ากับ 11 (จานวนแถวตอ้ งมากกวา่ ผู้รบั 1 คนเพราะแถวท่ี 1 เปน็ หัวข้อ) 5. ป้อนข้อมลู ลงไปในตารางตามตวั อย่าง ในช่อง ที่อยู่1, ท่ีอยู่2, ที่อยู่3 และ ท่ีอยู่4 นั้นให้ แบ่ง ที่อยู่แลว้ พิมพเ์ ข้าไปตามความเหมาะสม บางช่องอาจจะไม่ต้องพมิ พห์ ากท่ี อยูค่ ่อนขา้ งส้ัน

19 6. เม่อื ปอ้ นเสรจ็ แล้ว ใหบ้ ันทึกไว้โดยตง้ั ชือ่ วา่ customer address ไฟล์นจ้ี ะเก็บชื่อที่อยู่ผ้รู ับ ขั้นตอนท่ี 2 สรา้ งตัวจดหมาย 1. สร้างจดหมาย โดยคลิก Office Button>>New แลว้ พมิ พ์จดหมายดงั นี้

20 ข้ันตอนที่ 3 สร้างจดหมายเวียน 1. คลกิ Mailings 2. คลิก Start Mail Merge 3. คลกิ Letters 4. คลิก Select Recipients 5. คลกิ Use Existing List 6. คลิกเลือกไฟล์ customer address ทไ่ี ดพ้ ิมพช์ ื่อท่อี ย่ผู ้รู ับเกบ็ ไว้ 7. คลกิ Open 8. คลิกหลังคาวา่ เรยี นคณุ 9. คลิก Insert Merge Field แล้วคลิกชือ่ ผรู้ ับ

21 10. คลกิ Preview ดผู ลงาน 11. ตาแหน่ง หลงั คาว่า เรียนคณุ จะปรากฏชื่อผู้รบั เชน่ เรียนคุณ สมชาย พทิ ยา 12. คลิกเลื่อนดูข้อมลู ที่เหลอื ได้ 13. เสร็จแลว้ คลกิ Preview Results อกี ครงั้ เพื่อกลบั หน้าจอแก้ไขจดหมาย

22 14. คลิก Finish & Merge>>Edit Individual Documents 15. คลิก All เลือกทุกคน 16. ยอ่ หน้าจอไว้ที่ 23% 17. จะปรากฏจดหมายแยกตามรายชือ่ ผรู้ ับทง้ั หมดจากตวั อย่าง มี 4 คน 18. จัดการบันทึกไฟลเ์ ก็บไว้ ขัน้ ตอนท่ี 4 การพิมพ์ซองจดหมายเวยี น 1. คลิกแทป็ Mailings 2. คลิก Start Mail Merge>>Envelopes 3. คลิก Select Recipients 4. คลิก Use Existing List 5. คลิกเลอื กไฟล์ Customer address ทีไ่ ด้พิมพ์ชื่อที่อย่เู ก็บไว้ 6. คลิก Open

23 7. คลิกทตี่ าแหน่งดังตวั อย่าง พิมพส์ ง่ แล้วกด Enter ลงบรรทดั ใหม่ 8. คลกิ Insert Merge Field 9. คลิกช่อื ผู้รบั 10. เพ่มิ แต่ละฟิลด์แลว้ กด Enter ลงบรรทดั ใหม่ 11. คลิก Preview Result ดูผลลงาน

24 12. ผลทไี่ ด้ จะแสดงช่ือผรู้ ับบนซอง 13. คลิก Finish & Merge>>Edit Individual Documents 14. คลกิ All 15. คลกิ OK 16. ยอ่ หน้าจอ จะพบซองจดหมาย 17. จดั การบันทึกไฟล์เก็บไว้