โครงการ2

เอกสารทใ่ี ช้ในงานธุรกจิ ความหมายของเอกสารทใ่ี ช้ในงานธุรกจิ เอกสาร ตามความหมายในพจนานุกรมหมายถึง หนงั สือที่เป็นหลกั ฐานท่ีทาใหป้ รากฏความหมายตวั อกั ษร ตวั เลขเพ่อื ใชเ้ ป็นหลกั ฐาน ในการดาเนินการในการประกอบธุรกิจตา่ งๆไม่วา่ เป็นธุรกิจทาง อุตสาหกรรมเกษตรกรรมการคา้ หรือการบริการตา่ งๆ เอกสารที่ใชใ้ นงานธุรกิจ หรือเอกสารทางธุรกิจ (Business Documents) หมายถึงเอกสารหรือตราสารในรูปแบบต่างๆที่ทาเป็นลายลกั ษณ์อกั ษร โดยเขียนในลกั ษณะของจดหมายหรือพมิ พเ์ ป็นแบบฟอร์มเพ่ือใชเ้ ป็นหลกั ฐาน ในการติดตอ่ และดาเนินกิจกรรมทางการคา้ ใหเ้ กิดความสะดวก และรวดเร็ว และสามารถใชเ้ ป็นหลกั ฐานอา้ งอิงทาง กฎหมายไดเ้ ช่น ใบเสร็จรับเงินใบกากบั สินคา้ และเอกสารอ่ืนๆ

ความสาคญั และประโยชน์ของเอกสารทางธุรกจิ เอกสารทางธุรกิจเอกสารที่จดั ทาข้ึนเพ่อื เป็นหลกั ฐานในการอา้ งอิงและมีผลตามกฎหมายเอกสารทางธุรกิจมี ความสาคญั ต่อธุรกิจดงั น้ี 1. เพื่อใชเ้ ป็นหลกั ฐานอา้ งอิงเม่ือผดิ สัญญาหรือขอ้ ตกลง ซ่ึงมีผลตามกฎหมาย 2. เพ่อื ใหส้ ามารถติดตอ่ ธุรกิจไดอ้ ยา่ งสะดวกและรวดเร็ว 3. ช่วยสร้างความน่าเช่ือถือในการติดต่อธุรกิจ 4. เพือ่ ใชเ้ ป็นขอ้ มูลสนบั สนุนดา้ นการบริหารงานใหม้ ีประสิทธิภาพ 5. เพอ่ื ใหเ้ ป็นขอ้ มลู ในการบนั ทึกบญั ชี 6. ทาใหเ้ กิดสภาพคล่องในการถือหรือเปลี่ยนมือเก่ียวกบั หลกั ทรัพยท์ างธุรกิจ 7. เพ่อื ใชเ้ ป็นหลกั ฐานในการตรวจสอบของ กรมสรรพากร และการเรียกร้องค่าเสียหาย

ประโยชน์ของเอกสารทางธุรกจิ เอกสารทางธุรกิจแต่ละประเภทลว้ นมีความสัมพนั ธ์เก่ียวขอ้ งกนั และจาเป็นตอ้ งมีการอา้ งถึงหรือใชเ้ พือ่ การ อา้ งอิงถึงความถกู ตอ้ งในการดาเนินงานซ่ึงการทาเอกสารส่วนมากจะมีสาเนาไวเ้ ป็นหลกั ฐานอยา่ งนอ้ ย 1 ฉบบั หรือ มากกวา่ น้นั ท้งั น้ีเพ่ือส่งใหห้ น่วยงานท่ีเก่ียวขอ้ งใหก้ ารทางานประสานกนั และสารท่ีตอ้ งมีการอา้ งอิงถึงการเช่นใบสั่งซ้ือ จา้ งถึงใบเสนอราคาท่ีผขู้ ายเสนอราคามาเป็นตน้ เอกสารทางธุรกิจมีความสัมพนั ธ์เชื่อมโยงการสรุปไดด้ งั น้ี 1.ด้านการใช้เอกสาร เป็นการจดั ทาข้ึนเพื่อใชเ้ ป็นหลกั ฐานในการปฏิบตั ิงานดา้ นต่างๆใหส้ ามารถปฏิบตั ิงาน ร่วมกนั และใชเ้ ป็นหลกั ฐานดา้ นต่างๆ เช่น เอกสารทางบญั ชี การเงิน การขนส่ง การจดั ซ้ือ การใหส้ ินคา้ การใหเ้ ครดิต เป็ นตน้ 2.ด้านการอ้างองิ ในทางปฏิบตั ิเอกสารธุรกิจจะมีเอกสารที่เก่ียวขอ้ งหลายแบบ แตล่ ะแบบ 3 นามาใชใ้ นการ อา้ งอิงเชื่อมโยงกนั ไดอ้ ยา่ งตอ่ เน่ืองเพอ่ื ประโยชน์ในดา้ น การควบคุม การวางแผน เช่น ใบสัง่ ซ้ือ ใบเสนอราคา เป็นตน้ 3.ด้านการตดิ ต่อประสานงาน เอกสารทุกชนิดจะตอ้ งมีความสัมพนั ธ์กนั และสามารถใชต้ ิดต่อ ผสานกนั ได้ เช่น เม่ือร้านคา้ มาส่งสินคา้ เมื่อแผนกตรวจรับสินคา้ ตรวจเรียบร้อยแลว้ ทาใหร้ ับ พสั ดุ อยา่ งนอ้ ย 5 ฉบบั จากน้นั จึงส่ง สินคา้ พร้อมใบรับที่แผนกคลงั พสั ดุ เป็นตน้

ประเภทของเอกสารทางธุรกจิ เอกสารทใี่ ช้เป็ นหลกั ฐานสาคญั ในการตดิ ต่อ ปัจจุบนั นีแ้ บ่งออกเป็ น 3 ประเภท คอื 1.เอกสารภาพนอก หมายถึงเอกสารท่ีบุคคลภายนอกเป็นผจู้ ดั ทาข้ึน เพือ่ ส่งใหก้ ิจการซ่ึงอาจอยใู่ นรูปของ กฎหมาย ใบโฆษณา ใบสั่งซ้ือสินคา้ ใบกากบั สินคา้ ใบแจง้ ยอดเงินฝากธนาคารและเอกสารอ่ืนอีกจานวนมากและตอ้ ง เกบ็ รักษาไวเ้ พ่ือใชเ้ ป็นหลกั ฐานในอนาคต 2.เอกสารภายใน หมายถึงเอกสารท่ีหน่วยงานจดั ทาข้ึนและส่งออกไปยงั ภายนอกเพือ่ ติดตอ่ ธุรกิจซ่ึงอาจจะอยู่ ในรูปของจดหมายใบแจง้ หน้ีใบเสร็จรับเงินใบส่งของใบกากบั สินคา้ โดยจะเรียงตามลาดบั พ้นื ที่ของการเกิดในการซ่ึง หน่วยงานมีไปถึงบุคคลภายนอกเพอื่ ประโยชนข์ องหน่วยงานเองในทางปฏิบตั ิหนงั สือท่ีสูงภายนอกหน่วยงานตอ้ งเกบ็ สาเนาไวเ้ พ่ือเป็นหลกั ฐานอีกหน่ึงชุด 3.เอกสารตดิ ต่อภายในกจิ การ หมายถึงเอกสารที่จดั ทาข้ึนใชภ้ ายในกิจการเป็นเอกสารที่กิจการออกเพ่ือใชใ้ น กิจการเองหรืออาจเป็นเอกสารที่แตล่ ะแผนกจดั ทาข้ึนเพอ่ื ใหก้ ารทางานของหน่วยงานน้นั มีความคล่องตวั มากข้ึนหรือ อาจจะเป็นเอกสารท่ีหน่วยงานตอ้ งการจะแจง้ ใหพ้ นกั งานทราบ เช่น บนั ทึกขอ้ ความ คาสง่ั ประกาศ สญั ญา ใบยมื เงิน ใบสาคญั จ่าย รายงานตา่ งๆ ของกิจการ เป็นตน้

ประเภทของเอกสารทางธุรกจิ 1. เอกสารทางเครดติ และการเงนิ เป็นเอกสารที่เกี่ยวกบั กิจกรรมการซ้ือขายแลกเปลี่ยนสินคา้ และบริการซ่ึงใช้ เป็นหลกั ฐานเพ่อื ใหเ้ กิดความชดั เจนในการติดตอ่ ธุรกิจซ่ึงจะตอ้ งมีหลกั ฐานประกอบการรับจ่ายขณะเดียวกนั การติดต่อ กบั ธนาคารเพ่ือขอเครดิตสินเช่ือจาเป็นตอ้ งมีเอกสารทางธนาคารเขา้ มาเกี่ยวขอ้ ง เอกสารทางเครดิตและการเงิน เช่นตว๋ั เงิน ใบหุน้ บตั รเครดิต เป็นตน้ 2.เอกสารการซื้อขายและการขายสินค้า หรือเอกสารการคา้ เป็นเอกสารท่ีผขู้ ายจดั ทาข้ึนเพอ่ื ใชเ้ ป็นหลกั ฐาน หรือสญั ญาการซ้ือขายและการขายสินคา้ เพอ่ื ใหส้ ินคา้ จากผผู้ ลิตผา่ นช่องทางการจาหน่ายไปถึงมือผบู้ ริโภคซ่ึงเอกสาร การคา้ ที่ควรทราบเช่น ใบเสนอสินคา้ ใบกากบั ภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบสัง่ ซ้ือ เป็นตน้ 3.เอกสารการขนส่ง เป็นเอกสารที่แสดงสิทธิในการ ไดร้ ับใบอนุญาตในการขนส่งสินคา้ สิ่งของตา่ งๆไม่วา่ จะเป็นการขนส่ง ทางรถยนต์ รถไฟ เรือ หรือ ทางอากาศซ่ึงจะมีเอกสารที่จาเป็นสาหรับ ผสู้ ่งสินคา้ และผรู้ ับสินคา้ เขา้ มาเก่ียวขอ้ ง เช่น ใบตราส่งสินคา้ ใบรับสินคา้ ข้ึนเรือ เป็นตน้

4.เอกสารการประกนั ภยั เป็นเอกสารท่ีจดั ทาข้ึนระหวา่ งผเู้ อาประกนั กบั ผรู้ ับประกนั ซ่ึงเป็ นวธิ ีลดความเสี่ยงภยั ที่อาจจะเกิดข้ึนกบั ชีวติ และทรัพยส์ ินไดส้ ่วนหน่ึงเอกสารท่ีเก่ียวขอ้ งกบั การประกนั ภยั เช่น กรรมธรรมประกนั ภยั ใบคา ขอเอาประกนั เป็นตน้ 5.เอกสารการนาเข้าและส่งออก เป็นเอกสารท่ีใชต้ ิดต่อคา้ ขายระหวา่ งประเทศที่เกี่ยวกบั ขอ้ งสัมพนั ธ์กบั เอกสารตา่ งๆรวมถึงการขออนุมตั ิ ส่งสินคา้ ออกหรือนาสินคา้ กบั กรมศุลกากรตามที่กาหนดเช่นใบขนส่งขาเขา้ ใบคาขอ เอาประกนั จะโดน 6.เอกสารการคลงั สินคา้ เป็นเอกสารเกี่ยวกบั การเกบ็ รักษา สินคา้ หรือการรับทาการเกบ็ รักษาสินคา้ และใหบ้ ริการไดแ้ ก่ ใบรับคร้ังสินคา้ และใบประทวนสินคา้

ความสัมพนั ธ์ของเอกสารทใี่ ช้ในงานธุรกจิ กบั เทคโนโลยสี ารสนเทศ เอกสารธุรกจิ หมายถึง หนงั สือหรือตราสารที่เป็นลายลกั ษณ์อกั ษรใชเ้ ป็นหลกั ฐานอา้ งอิงในการดาเนิน กิจกรรมทางธุรกิจซ่ึงเป็นกิจกรรมเพอื่ แสวงหากาไรไม่วา่ จะเป็นกิจกรรมดา้ นการผลิตการจดั จาหน่ายและการใหบ้ ริการ เทคโนโลยสี ารสนเทศ หรือเทคโนโลยสี ารสนเทศและส่ือสารคือเทคโนโลยที ่ีประกอบดว้ ยเทคโนโลยรี ะบบ คอมพิวเตอร์และเทคโนโลยสี ่ือสารโทรคมนาคมหรือผนวกเขา้ ดว้ ยกนั เพอ่ื ใชใ้ นกระบวนการจดั หาจดั เกบ็ สร้างและ เผยแพร่สารสนเทศในรูปแบบตา่ งๆไม่วา่ จะเป็นเสียงพากย์ ภาพเคลื่อนไหวขอ้ ความหรือตวั อกั ษรและตวั เลขเพอื่ เพิม่ ประสิทธิภาพความถกู ตอ้ งความแม่นยาและความรวดเร็วใหท้ นั ตอ่ การนาไปใชป้ ระโยชน์

เทคโนโลยที ีเ่ กยี่ วข้องกบั สานักงาน เทคโนโลยที เี่ กยี่ วข้องกบั การทางานในสานักงาน 3 ประเภท ดงั นี้ 1. เทคโนโลยคี อมพวิ เตอร์ เทคโนโลยคี อมพวิ เตอร์ท่ีนามาใชก้ บั งานสานกั งานไดแ้ ก่ 1.1 เทคโนโลยดี า้ นฮาร์ดแวร์ หมายถึง ตวั เครื่องและอุปกรณ์ประกอบของคอมพิวเตอร์เช่นจอภาพแป้ นพมิ พ์ เมาส์เคร่ืองพิมพ์ เป็นตน้ 1.2 เทคโนโลยดี า้ นซอฟตแ์ วร์ หมายถึง ชุดคาสัง่ หรือโปรแกรมท่ีนามาใชส้ าหรับควบคุมให้อุปกรณ์ตา่ งๆ ทางานสัมพนั ธ์กนั ในสานกั งานนิยมใชช้ ุดคาส่ังในงานดา้ นประมวลผลคาการคานวณการสร้างฐานขอ้ มลู และการ ดาเนินงาน เป็นตน้ 1.3 เทคโนโลยดี า้ นฐานขอ้ มูลฐานขอ้ มูลเป็นสิ่งจาเป็นในการ ทางานปัจจุบนั เนื่องดว้ ยตอ้ งการใหก้ ารตดั สินใจในการทางานตา่ งๆ มีความรวดเร็วและลดขอ้ ผดิ พลาดจึงตอ้ งมีการพฒั นา

2. เทคโนโลยสี านักงาน หมายถึง อุปกรณ์ต่างๆท่ีช่วยใหส้ านกั งานสะดวกข้ึนเช่นเครื่องบนั ทึก เงินสดเครื่องถา่ ยเอกสารเครื่องทาสาเนาระบบดิจิตอลเคร่ืองโทรสารเคร่ืองฉายภาพเป็นตน้ ในปัจจุบนั เทคโนโลยี สานกั งานเหลา่ น้ีสามารถทางานไดม้ ากข้ึนในเวลาที่นอ้ ยลงขณะอุปกรณ์ตา่ งๆมีขนาดเลก็ ลงทาใหธ้ ุรกิจสามารถจดั ซ้ือ อุปกรณ์เหลา่ น้ีไดโ้ ดยง่าย

3.เทคโนโลยกี ารติดต่อสื่อสาร การสื่อสารในปัจจุบนั มีหลายรูปแบบเช่นโทรศพั ท์ โทรสาร การส่ือสารผา่ นดาวเทียมเป็นตน้ เทคโนโลยกี ารติดตอ่ สื่อสารมีความสาคญั ต่อการทางานเน่ืองจาก ความสามารถส่ือสารรูปแบบและผลิตมีเพิ่มต่อเนื่องความเร็วที่เพ่ิมข้ึนจากระบบเทคโนโลยแี ละเทคโนโลยมี ีขนาดและ ตน้ ทุนที่ลดลงเทคโนโลยกี ารติดต่อส่ือสารที่นิยมใชไ้ ดแ้ ก่ระบบอินเตอร์เน็ต

การประยกุ ตใ์ ชค้ อมพวิ เตอร์ในสานกั งาน การใชค้ อมพวิ เตอร์ในสานกั งานมี 2 ประเภทคือพนกั งานที่ใชค้ อมพวิ เตอร์เป็นหลกั ในการปฏิบตั ิงานในสานกั งานท่ีไม่ไดใ้ ชค้ อมพวิ เตอร์เป็นหลกั แต่ใช้ สนบั สนุนการปฏิบตั ิงานคอมพิวเตอร์มีความสาคญั ต่อการปฏิบตั ิงานทุกดา้ นเพราะถา้ หากไม่รู้จกั ใชใ้ หเ้ ป็นประโยชน์ แลว้ ยอ่ มจะไม่สามารถบริหารจดั การประสบความสาเร็จไดค้ อมพิวเตอร์จะถกู ใชเ้ ป็นช่างกลยทุ ธ์ในการดาเนินงานเป็น ท้งั เคร่ืองมือสาหรับปฏิบตั ิงานเป็นท้งั ระบบที่สนบั สนุนใหผ้ ปู้ ฏิบตั ิงานสามารถบริการและยงั ช่วยในการสร้างเสริม พนั ธมิตรทางธุรกิจใหม้ น่ั คงยงิ่ ข้ึนสาหรับสานกั งานท่ียงั ไม่ไดใ้ ช้ คอมพวิ เตอร์เป็นหลกั น้นั เม่ือพจิ ารณาให้ อีอว้ นแลว้ อาจพบวา่ ในจงั หวดั งานยงั คงตอ้ งพ่งึ พาคอมพิวเตอร์เป็นอยา่ งมากการท่ีจะใหง้ านสานกั งานมีประสิทธิภาพ และประสบความสาเร็จในการดาเนินงานที่ตอ้ งพยายามอยา่ งยงิ่ ที่จะนาคอมพิวเตอร์ เขา้ มาใชป้ ระยกุ ตใ์ นการดาเนินธุรกิจ

อนิ เทอร์เน็ต Internet คือเครือข่ายคอมพวิ เตอร์ท่ีมีขนาดใหญ่ซ่ึงเกิดจากการเช่ือมเครือขา่ ยยอ่ ยๆ จานวนมากเขา้ ไวด้ ว้ ยกนั ทาใหค้ อมพิวเตอร์ทุกเครื่องทว่ั โลกไม่วา่ จะเป็นชนิดใดหรือขนาดใดกต็ ามสามารถส่งผา่ นและ แลกเปล่ียนขอ้ มูลและสารสนเทศซ่ึงกนั และกนั ไดโ้ ดยใชโ้ ปรโตคอลเป็นส่ือกลางในการติดตอ่ ส่ือสารและแลกเปล่ียน ขอ้ มูลข่าวสารระหวา่ งกนั เหมือนเส้นใยแมงมุม หรือ “เวลิ ดไ์ วดเ์ วบ็ ”

คลิกที่น่ี