OAS

ระบบสํานักงานอัตโนมัติ (OAS) 1

ระบบสาํ นกั งานอตั โนมตั ิ (OAS) 2 คาํ นํา รายวิชาระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการ (MIS.) หนวยท่ี 3 เร่ือง ระบบสํานักงานอัตโนมัติ(OAS) ระดับประกาศนียบัตรวิชาชีพข้ันสูง ชั้นปที่ 2 นี้ ทั้งน้ีในการศึกษาไดมีการคนควาขอมูลตาง ๆซ่ึงขอมูลตาง ๆ เหลา นีไ้ ดถ ูกรวบรวมรายละเอยี ดไวในรายงานฉบับนีเ้ รยี บรอ ยแลว สุดทายนี้ ทางคณะผูจัดทําหวังเปนอยางยิ่งวา รายงานรายวิชาระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการ (MIS.) หนวยที่ 3 เรื่อง ระบบสํานักงานอัตโนมัติ (OAS) ระดับประกาศนียบัตรวิชาชีพข้ันสูงช้ันปที่ 2 ฉบับน้ี คงกอใหเกิดประโยชนแกผูที่สนใจไดไมมากก็นอย หากมีขอบกพรองประการใด ทางคณะผจู ัดทาํ ขอนอ มรับไว ณ ท่ีน้ี คณะผจู ัดทํา

ระบบสํานักงานอตั โนมตั ิ (OAS) 3 สารบัญ หนา (ก)เรื่อง (ข)คํานาํ (ค)สารบัญ 5สารบญั ภาพ 6ความเปนมาของระบบสาํ นกั งานอตั โนมตั ิ 6วัตถปุ ระสงคข องระบบสํานกั งานอตั โนมตั ิ 7ลกั ษณะของสาํ นกั งาน 8ชนิดของระบบสํานกั งานอตั โนมตั ิ 9โครงสรา งระบบสารสนเทศสาํ นกั งานโครงสรา งและหนาที่ 11ขอดีและขอเสยี ระบบสํานักงานอตั โนมัติ 12องคป ระกอบของสาํ นักงานอัตโนมตั ิ 15การประยกุ ตใช 16การใชขอความหลายมติ ิในงานสํานักงานอัตโนมตั ิ 20การติดตอ ส่ือสารระหวา งบุคคล 21ปญ หาของการพฒั นาระบบสํานกั งานอัตโนมตั ิ 23การออกแบบระบบเครอื ขายสาํ หรบั สาํ นักงานอัตโนมัติ 24เครอื ขายภายในสาํ นกั งานอัตโนมตั ิ 24คณุ ลกั ษณะของสํานกั งานอัตโนมัติ 26ตวั อยางโปรแกรมของระบบสาํ นักงานอัตโนมตั ิ 27การใชไ ปรษณยี อเิ ลก็ ทรอนกิ ส (ง)การประกาศแจงขอ ความดว ยกระดานขา วบรรณานกุ รมคณะผูจัดทาํอาจารยผ ูส อน

ระบบสํานกั งานอตั โนมัติ (OAS) 4 สารบญั ภาพ หนา 8ภาพที่ 17 ภาพท่ี 1 โครงสรา งระบบสารสนเทศ 22 ภาพที่ 2 การตดิ ตอ สอื่ สารระหวา งบุคคล ภาพที่ 3 การออกแบบระบบเครือขายสํานักงานอตั โนมตั ิ 25 ภาพที่ 4 ระบบของสํานกั งานอตั โนมัติ

ระบบสาํ นักงานอตั โนมตั ิ (OAS) 5 ระบบสาํ นกั งานอัตโนมตั ิความเปนมาของระบบสํานักงานอัตโนมัติ ในชวงระยะเวลาเพียง 20 ปทีผ่ านมา พบวาพัฒนาการเทคโนโลยอี ิเล็กทรอนกิ สคอมพิวเตอรและการสื่อสารที่สงผลตอการเปล่ียนแปลงและสภาพความเปนอยูของมนุษย เปนผลทําใหโลกพัฒนาเขาสูยุคของขอมูลขาวสาร ปจจุบันไมวาจะอยูที่สวนใดของโลกก็สามารถติดตอโทรศัพทพูดคุยกันไดเสมือนน่ังอยูเคียงขางกัน พัฒนาการของการส่ือสารกําลังทําใหวิถีการทํางานบางอยางของมนุษยเปล่ียนแปลงไป มีการใชขอมูลขาวสารมากขึ้น การแลกเปล่ียนขอมูลขาวสารทําไดอยางรวดเร็ว ดวยเหตุนี้เองธุรกิจท่ีแขงขันจําเปนตองใชขอมูลขาวสารเปนจํานวนมาก เพื่อการตัดสินใจ และเพื่อใหบรกิ ารที่ตองการความสะดวกรวดเร็ว ยุคของสารสนเทศไดก าวหนา และเปน จรงิ เปน จังมากข้นึ เราเร่ิมรูจักคําวาเอทีเอ็มการใชเครดิตการด การส่ือสารผานบูเลตินบอรด อิเล็กทรอนิกสเมล และอ่ืน ๆนอกจากน้ียังไดยินไดฟงคําวาโอเอ (OA) หรือระบบสํานักงานอัตโนมัติ ระบบตึกหรืออาคารอัจฉริยะเปนตน บทบาทและความสําคัญของเทคโนโลยีกาํ ลังกาวเขา มามีสวนเกี่ยวของอยา งรวดเร็ว หากมองใหลึกลงไปอีกสักนิดพบวา บนความสําเร็จของเทคโนโลยีทางดานขาวสารเกือบทุกประเภท อยูบนฐานของเทคโนโลยีคอมพิวเตอรและการส่ือสารขอมูล จนมีผูกลาววายุคสารสนเทศในปจจุบันฝากไวกับเทคโนโลยี C & C (Computer and Communication) ระบบสํานักงานอัตโนมัติ (Office Automatic System หรือ OAS) หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ใชบุคลากรนอยที่สุดโดยอาศัยเคร่ืองมือแบบอัตโนมัติ และระบบสื่อสารเชื่อมโยงขาวสารระหวางเครื่องมือเหลาน้ันเขาดวยกัน OAS มีจุดมุงหมายใหเปนระบบที่ไมใชกระดาษ สงขาวสารถึงกนั ดวยขอ มลู ทางอิเลก็ ทรอนิกส (Electronic Data Interchange) แทน ระบบสาํ นกั งานอัตโนมัติเปนงานที่ตองทําอยูเปนประจํา หรืองานทั่วไป ที่สามารถพบไดในองคกรทุกประเภท เชนการสงจดหมาย การพิมพฺเอกสารายงาน หรือ การจัดตารางเวลา ซ่ึงงานลักษณะน้ี ทําโดยระบบคอมพิวเตอรอัตโนมัติ ผูใชสารสนเทศประเภทน้ีสามารถนําโปรแกรมประยุกต เขามาชวยงานแบบป ระจําได เชน โป รแกรมป ระมวลผลคํา (Word Processing) สมุดบั ญ ชีอิเล็กท รอนิ กส(Spreadsheet) และโปรแกรมที่ใชต ิดตอสื่อสารภายในและภายนอกองคก ร และเพ่อื รองรบั การขยายระบบใหญมากขึ้น ทําใหระบบสํานักงานอัตโนมัติสามารถสรางไดดวยโปรแกรมประยุกต

ระบบสํานกั งานอตั โนมัติ (OAS) 6(Application Software) ท่ีมีขายตามรานขายซอฟตแวรระบบสํานักงานอัตโนมัติน้ีมักถูกใชงานโดยบุคคลทกุ ระดบั ในองคก ร ซ่ึงมรี ูปแบบการใชงาน 2 ลักษณะ คอื 1. รูปแบบของระบบงานพิมพและการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส เชน การส่ือสารดวย ขอความ รปู ภาพ E-mail Fax หรอื เสียง เปน ตน 2. รูปแบบของการประชุมทางไกลดวยระบบอิเล็กทรอนิกส เชน การประชุมทางไกลแบบมีแต เสียง (Audio Conferencing) การประชุมทางไกลแบบมีท้ังภาพและเสียง (Video Conferencing) เปน ตนวตั ถุประสงคข องระบบสาํ นกั งานอัตโนมัติ การจัดทาํ ระบบสํานกั งานอัตโนมัตจิ ําเปน ตองใชเ วลา ทรพั ยากรมากมาย แตห ลายหนว ยงานก็มีความคาดหวังท่จี ะพัฒนาองคก รใหเปนสาํ นักงานอตั โนมัตทิ ง้ั น้ีเพอ่ื ประโยชนดังนี้- เปนเคร่ืองมืออาํ นวยความสะดวกในการปฏิบตั ิงานตางๆ ของสํานักงานใหมคี วามสะดวก เปนระบบตอเน่ือง มรี ูปแบบท่ีชดั เจนเปนมาตรฐานสากล- ชวยลดเวลาการจดั การงานในสาํ นักงานลง- ชวยลดคา ใชจา ยการปฏิบัติงาน สาํ นกั งานลง ในดา นแรงงาน เคร่ืองมอื สถานทีจ่ ัดเกบ็ เอกสาร- เพม่ิ ความสะดวกในการสบื คน ขอมลู และการบรู ณาการขอ มลู จากแหลง ตา งๆ- ปรับปรงุ วถิ ีปฏิบัติสํานักงานเปนแบบโลกาววิ ัฒนห รือสํานักงานแบบเทียม (Virtual office) ภารงานในสาํ นักงาน- เพมิ่ โอกาสในการแขงขันกบั ผแู ขง ขนัลกั ษณะของสํานักงาน- ผูบริหาร จะทําหนาท่ีในการวางแผนการประสานงานและการควบคุม ผูบริหารควรจะมีวิสัยทัศนท่ีกวา ง ยอมรับความคิดเหน็ ของผูใตบ งั คับบญั ชา- เจาหนาท่ีในสายงาน จะทําหนาที่ในสายงานบังคับบัญชา เชน หนาที่การตลาด การเงิน การบัญชีการผลติ และการบรหิ ารทรัพยากรมนษุ ย เปน ตน ซง่ึ พนักงานเหลานจ้ี ะตองมีความรับผดิ ชอบโดยตรง- ท่ีปรึกษา (Staff professionals) จะทําหนาที่ในการใหคําปรึกษากับผูบริหาร ในดานการวิเคราะหขอ มูล การวางแผน แตจ ะไมไ ดรบั ผดิ ชอบโดยตรงในหนา ท่กี ารงาน

ระบบสํานกั งานอตั โนมัติ (OAS) 7- เลขานุการ (Secretaries) จะทําหนาท่ีในการชวยเหลือผูบริหาร หรือเจาหนาที่ในสายงานเก่ียวกับการจดั เกบ็ เอกสาร การพิมพง าน การตอบรบั โทรศัพท และการจัดตารางนัดหมาย- เสมยี น (Clerical personal) เปนบคุ คลทัว่ ไปท่ีไมไ ดมีการกําหนดหนา ทท่ี ี่แนน อนชนดิ ของระบบสาํ นกั งานอตั โนมัติระบบสารสนเทศสํานักงาน (Office information system) แบงได 4 ประเภท1. ระบบการจดั การเอกสาร (Document management system)- ระบบการประมวลผลคาํ (Word processing systems)- การจดั พิมพต ั้งโตะ (Desktop publishing)- ระบบการประมวลภาพ (Image processing systems)- การทาํ สําเนา (Reprographics)- หนว ยเก็บขอ มลู ถาวร (Archival storage)2. ระบบการจดั การขา วสาร (Message-handling systems)- ไปรษณียอ ิเล็กทรอนิกส (Electronic mail)- ไปรษณียเ สียง (Voice mail)- โทรสาร (Facsimile)3. ระบบประชมุ ทางไกล (Teleconferencing system)- การประชุมดวยเสียง (Audio teleconferencing)- การประชุมดวยภาพ (Video teleconferencing)- การประชมุ ดว ยคอมพวิ เตอร (Computer conferencing)- โทรศัพทภ ายใน (In-house television)- การทํางานทางไกล (Telecommuting)4. ระบบสนับสนุนสํานักงาน (Office support systems) ซึ่งระบบจําเปนจะตองอาศัยโปรแกรมทางคอมพิวเตอรและเทคโนโลยีใหม ๆ ทางฮารดแวรเขามาชวย เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทํางานของสาํ นกั งานยุคใหม- โปรแกรมเครือขา ย (Group ware)- โปรแกรมตงั้ โตะ อเนกประสงค (Desktop organizers

ระบบสาํ นักงานอตั โนมัติ (OAS) 8โครงสรางระบบสารสนเทศสาํ นกั งานโครงสรางและหนาท่ี“สํานักงาน”การพิจารณาถึงหนาทีและโครงสรางของ”สํานักงาน” มีประเด็นที่จะตองพิจารณาถึงดังตอ ไปนี้1. ลักษณะงานของกจิ การ2. ความสําคัญของ”งานสาํ นักงาน”3. ลักษณะการใชเ ครื่องใชสํานกั งาน4. ขอบเขตการรวมอํานาจและการกระจายอาํ นาจ ภาพท่ี 1 โครงสรา งระบบสารสนเทศ ที่มา : https://www.gotoknow.org/posts/628119รูปแบบการจัดองคกรสาํ นกั งาน1. การจดั “งานสาํ นกั งาน” ในรปู แบบ “บริการสํานกั งาน”2. การจดั “งานสาํ นักงาน” ในรูปแบบ “ระบบและกระบวนการปฏิบตั ิ”3. การจดั “งานสํานกั งาน” ในรูปแบบ “งานบรกิ ารการบรหิ าร”4. การจัด “งานสาํ นกั งาน” ในรูปแบบ “งานการบรกิ ารการบรหิ ารแบบทปี่ รกึ ษา”ประโยชนของระบบสาํ นักงานอตั โนมัติ1. เพม่ิ ประสิทธภิ าพขององคกร2. ปอ งกันการสญู หายของภูมิปญ ญา ในกรณที ี่บคุ ลากรเกษยี ณอายุ ลาออก หรอื เสยี ชีวิต3. เพม่ิ ศักยภาพในการแขงขันและความอยรู อด

ระบบสาํ นักงานอตั โนมตั ิ (OAS) 94. เปนการลงทุนในตนทุนมนุษย ในการพัฒนาความสามารถที่จะแบงปนความรูที่ไดเรียนรูมาใหกับคนอื่นๆ ในองคกร และนําความรูไปปรับใชกับงานท่ีทําอยูใหเกิดประสิทธิผลมากย่ิงข้ึน เปนการพัฒนาคน และพฒั นาองคกร5. ชวยเพิ่มขีดความสามารถในการตัดสินใจและวางแผนดําเนินงานใหรวดเร็ว และดีขึ้น เพราะมีสารสนเทศ หรือแหลงความรเู ฉพาะทม่ี ีหลกั การ เหตุผลและนา เช่ือถอื ชว ยสนับสนนุ การตดั สินใจ6. ผูบังคับบัญชาสามารถทํางานเชื่อมโยงกับผูใตบังคับบัญชาใหใกลชิดกันมากข้ึน ชวยเพิ่มความกลมเกลยี วในหนวยงาน7. เมือ่ พบขอ ผิดพลาดจากการปฏบิ ัติงาน ก็สามารถหาวิธแี กไขไดท ันทวงที8. แปรรูปความรูใหเปนทุน ซ่งึ เปน การสรา งความทาทายใหองคก รผลิตสนิ คาและบริการจากความรูที่มี เพ่ือเพ่มิ คุณคา และรายไดใ หก บั องคกร9. เพอื่ การสรางสรรค และบรรลเุ ปาหมายของจนิ ตนาการท่ีย่งิ ใหญ10. เปล่ยี นวัฒนธรรม จาก วฒั นธรรมอาํ นาจ / แนวดง่ิ สู วฒั นธรรมความรู / แนวราบ11. ความสามารถในการปรับตวั และความยืดหยนุ12. การจัดการความรูชวยใหองคกรมีความเขาใจลูกคา แนวโนมของการตลาด และการแขงขันทําใหเพิ่มโอกาสในการแขงขัน13. การพัฒนาทรัพยสินทางปญญาเปนการพัฒนาความสามารถขององคกรในการใชประโยชนจากทรพั ยส นิ ทางปญญาท่ีมอี ยู14. การยกระดับผลิตภัณฑ การนําการจัดการความรูมาใชชวยเพ่ิมประสิทธิภาพในการผลิตและบริการ15. การบริหารลูกคา การศึกษาความสนใจและความตองการของลูกคาจะเปนการสรางความพึงพอใจและเพิม่ ยอดการขาย และการสรา งรายได16. การลงทนุ ทางทรัพยากรบคุ คล การเพิม่ ความสามารถในการแขง ขันการเรยี นรูร ว มกนัขอ ดีและขอเสียระบบสํานักงานอตั โนมตั ิ ในการจัดทําระบบสํานักงานอัตโนมัติจะมีท้ังผลดีและผลเสีย ซ่ึงผูบริหารจะตองพิจารณาผลประโยชนท่ีจะไดรับเม่ือตัดสินใจดําเนินการพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัติ และจะตองพยายามตระหนกั ถงึ ปญหาและหนทางแกไ ขไวลว งหนาขอดี- ประหยดั สถานทจ่ี ดั เกบ็ เอกสาร

ระบบสํานกั งานอตั โนมตั ิ (OAS) 10- เพิม่ ความสะดวก รวดเร็ว ในการจัดเก็บ รวบรวมคน ควา ขอ มูล- ลดขัน้ ตอน/เจาหนา ทีใ่ นการจดั การสบื คนสาํ เนา เอกสาร- ลดภาระในการเดินทาง- ลดปญหาการจัดทํา จัดเกบ็ เอกสารซาํ้ ซอ น- สามารถชว ยในการตรวจสอบ ติดตาม ส่ังงาน ไดสะดวกรวดเร็ว- ปอ งกนั การทุจรติ- ชว ยสอบทานเอกสาร- ไดขอมลู รวดเรว็- ขอ มลู ทไี่ ดม ีความถกู ตอ งมากข้ึน- เพิ่มประสิทธิภาพดา นการติดตอส่ือสารขอเสยี- การพัฒนาระบบสํานักงานอัตโนมัติตองเกี่ยวของกับบุคคล/หนวยงาน และฝายการประสานงานประสานขอมูล โดยสวนรวมคอ นขางยากและใชเวลานาน- การพัฒนาระบบตอ งใชเวลาอันยาวนาน- ตอ งใชเ งิน งบประมาณ อยางตอเน่ืองและยาวนาน- ขอ มูลบางสว นกระจายไปอยูท ่ีหนวยงานตางๆ เปน เปา หมายตอการโจมตเี พื่อลว งความลับ- ระบบการทํางานในระบบสํานักงานอัตโนมัติ จะเปล่ียนวิถีการปฏิบัติงานไปสูวิธีการใหมอาจตองมีการฝก อบรมความรบู ุคคลากรเปลี่ยนตําแหนงงานตองใชเ วลาในการนาํ เสนอเพอ่ื ใหบุคคลากรยอมรับนานยิ่งขึ้นอนาคตของระบบสํานักงานอัตโนมตั ิ การส่ือสารขอมูลเปนหัวใจสําคัญสวนหนึ่งของการพัฒนาประเทศ ประเทศที่พัฒนาแลวจะตอ งมีพ้ืนฐานของการบริการดว ยสื่อสารโทรคมนาคมอยา งดี เปนที่นายนิ ดีทีค่ วามกาวหนาทางดานสอื่ สารโทรคมนาคมในประเทศไทยกําลังจะกาวไปขางหนา ถึงแมวาการใหบริการดานน้ียังมีราคาแพงเมื่อเทียบกับพ้ืนฐานของธุรกิจดานอื่นๆ ปจจุบันมีการเพิ่มเครือขายบริการสาธารณะเกิดขึ้นหลายอยา ง เชน Data net เปน เร่ืองของการนําขอ มูลผสมเขากบั ชอ งสัญญาณเสยี ง (data over voice) ทําใหการสื่อสารขอมูลผานไปในชุมสายขณะใชโทรศัพทได มีเครือขายผานดาวเทียมของบริษัทสามารถวิศวกรรม และประเทศไทยก็จะมีการสงดาวเทียมของตนเองท่ีเรียกวา Thaisat ข้ึนในอีกไมก่ีปขางหนาบริการของการส่ือสารขอมูลไดเปนอยางดี ผูใชมีความตองการชองสื่อสารทั้งเสียงและขอมูลอีกมาก และเช่ือแนวาสองลานเลขหมายท่ีเพิ่มข้ึนในกรุงเทพฯ ก็ยังไมพอเพียงตอการใชงาน การจัดการใหเปนระบบสํานักงานอัตโนมัติจึงตองเริ่มทั้งเครือขายภายในและเชื่อมโยงกับเครือขาย

ระบบสํานักงานอตั โนมัติ (OAS) 11ภายนอก จากการท่ีอุปกรณคอมพิวเตอรมีประสิทธิภาพสูงข้ึน มีราคาถูกลงการขยายตัวของการใชงานจะเปนแรงผลักดันใหระบบสํานักงานอัตโนมัติเกิดข้ึนเองไดอยางแนนอน เพราะธุรกิจจะตองแขงขนั กนั ผทู ่ีมีขอ มูลขาวสารพรอ ม และรวดเรว็ จะเปน ผอู ยรู อดในสงั คมยุคขาวสารขอ มลู ตอไปองคป ระกอบของสํานกั งานอตั โนมัติ ประกอบดว ย บคุ ลากร ไดแ ก ผจู ัดการหรือผบู รหิ ารทุกระดบั นกั วชิ าชีพ (เชน นักบัญชี ผูตรวจสอบภายใน สถาปนกิ นักกฎหมาย นกั วิจัย เปนตน ) นักเทคนคิ เลขานุการกระบวนการปฏบิ ตั งิ าน ไดแก การรบั เอกสารและขอ มลู เชน สง ผานระบบเครือขา ยคอมพวิ เตอร การบนั ทึกเอกสารและขอมลู งานดานนีจ้ ะปรับเปลย่ี นเปนการบันทึกลงในระบบคอมพวิ เตอรม ากขึน้ การสื่อเอกสารและขอ มูล จะมีทงั้ การสง ออกทีเ่ ปนกระดาษและเอกสารอิเล็กทรอนิกสไ ปยงัพนกั งานกลมุ ตา ง ๆ การกระจายขา วสาร กรณีการกระจายขา วสารไปยงั ผูรบั จํานวนมาก สามารถสง ผานระบบไปรษณียอ เิ ลก็ ทรอนกิ สทีม่ คี วามสะดวกและรวดเรว็ การจัดเตรียมขอมูลขาวสารตาง ๆ สมัยกอ นตอ งใชเวลามาก เพราะขอมลู อาจจะกระจายอยูในแฟมหลายแหง แตสํานักงานอตั โนมัติสามารถคนหาขอมลู ทจ่ี ัดเก็บไวไ ดอยา งสะดวกและรวดเร็วขึน้ การขยายรูปแบบเอกสาร เชน แทนท่ีจะตอ งถา ยสาํ เนาเอกสารจํานวนมาก กเ็ ปลยี่ นเปนการจัดทาํ เอกสารเอาไวในคอมพวิ เตอรแทน การกาํ จัดและทาํ ลายเอกสาร เอกสารทอี่ ยูในรปู แบบอิเลก็ ทรอนกิ สในระบบคอมพวิ เตอรสามารถกาํ จดั ไดสะดวกและรวดเรว็ สวนการกําจัดเอกสารท่ีเปนกระดาษใชเ ครอ่ื งทําลายเอกสารได เอกสารขอ มลู สารสนเทศ สาํ นักงานอตั โนมตั ทิ ํางานกับเอกสารในแบบตาง ๆ เหมอื นกับสาํ นกั งานธรรมดา แตจะแตกตางท่ีปริมาณขอ มลู แบบอเิ ลก็ ทรอนิกสท่คี อมพิวเตอรอ า นเขา ใจไดท ันทีจะมีมาก และรูปแบบเอกสารท่ีนํามาประมวลผลมีหลากหลายมากข้ึน เชน ขอความ เสยี งภาพ ตัวเลขภาพถา ย ภาพเคลื่อนไหว แผนภาพ ภาพลกั ษณ เปน ตน เทคโนโลยี จะใชเทคโนโลยีสารสนเทศเปนพน้ื ฐานคอ นขางมาก เพื่ออาํ นวยความสะดวกในการทํางาน การบริหารจดั การ มลี กั ษณะคลายกับการบรหิ ารจดั การสํานกั งานธรรมดาอยูบาง แตจะมีขอ

ระบบสํานักงานอัตโนมัติ (OAS) 12แตกตางกนั ดังนี้ ผบู ริหารตอ งมที ัศนคตทิ ถี่ กู ตอ งเกี่ยวกบั เทคโนโลยีท่ีจะนาํ มาใช ผูบรหิ ารตองเขาใจวาคา ใชใ นดานเทคโนโลยีของสาํ นักงานอัตโนมตั ิตองมีระบบและมาตรฐานในการทํางาน มิฉะนนั้ การติดตอ สื่อสารระหวางกันอาจมีปญหาเกดิ ขน้ึ ไดเทคโนโลยเี พอ่ื สาํ นกั งานอตั โนมตั ิ ประกอบดวย เทคโนโลยคี อมพิวเตอร ซงึ่ มี 4 ระดับ คือ ซุปเปอรค อมพวิ เตอร (Super Computer)เมนเฟรมคอมพวิ เตอร (Mainframe Computer) มนิ ิคอมพวิ เตอร (Minicomputer)ไมโครคอมพิวเตอร (Microcomputer) เทคโนโลยีโทรคมนาคม ไดแ ก โทรศัพท ระบบประชมุ ทางไกล เทคโนโลยีสาํ นักงาน เทคโนโลยีภาพกราฟฟก ไดแก งานประมวลผลภาพกราฟก เชนงานสแกน เครื่องมือท่ีใชงานภาพกราฟก เชน เครอื่ งพิมพเลเซอร และโปแกรมอา นอกั ขระดว ยแสง ระบบอินเทอรเน็ต มบี ทบาทสําคญั ตอสํานักงานอตั โนมัติ ระบบอินเทอรเนต็ มีวิธีการส่อื สารทเ่ี ปนมาตรฐานใชง านงาย มีการกาํ หนดการทํางานกับเอกสารท่ีเปน มาตรฐานและใชก นั อยางกวา งขวาง สามารถบันทึกเก็บเอกสารไวในระบบอินเทอรเน็ตในแบบท่ีผูใชสามารถเช่ือมโยงเอกสารไปยงั เอกสารอนื่ ๆ ใชง านดา นการประชาสมั พนั ธ การเผยแพรเ อกสาร และการจัดทาํ หองสมุดไดการประยุกตใ ชการใชทรัพยากรทางดานระบบสํานักงานอัตโนมัติ1. เครอื่ งจักรอุปกรณหรือฮารด แวร เครอ่ื งจักรอปุ กรณเกี่ยวขอ งกบั โครงสรา งขององคการในทกุ ระดบั เพราะเก่ยี วของกับการทาํ งานของบคุ ลากรในทุกระดับ 1.1 ระดับบุคคล ฮารดแวรใชง านในระดบั บุคคล ไดแ ก ระบบโทรศัพท โทรสาร คอมพวิ เตอรสวนตวั การใชอ ุปกรณตา งๆ เหลานีม้ ี บทบาทสาํ คญั ตอการดาํ เนินงานในระดับบคุ คลมาก 1.2 ระดับกลมุ เม่ือมกี ารทาํ งานเปน กลมุ เปน แผนก เปนกอง เปน ฝาย การดําเนินการรวมกนั จงึ ตองอาศยั เครือ่ งจกั รอุปกรณช ว ย มีการตดิ ตอ สื่อสารกนั ภายในกลุม ปจจบุ ันมกี ารสรางขายงานบรเิ วณเฉพาะทีห่ รอื แลน(Local Area Network, LAN)

ระบบสาํ นกั งานอตั โนมัติ (OAS) 13 1.3 ระดับองคการ มกี ารสรางเครือขา ยรว มกันโดยเชอื่ มโยงระดบั กลมุ แตละกลมุ เขาดว ยกันมกี ารวางเครือขายในรปู แบบเปนเครอื ขา ยขนาดใหญทเ่ี รยี กวา ขา ยงานบรเิ วณวิทยาเขต (campusarea network) หรือเอนเตอรไพรสเ น็ตเวิรก (enterprise network) เพื่อรองรบั การทาํ งานของท้ังองคก าร2. ซอฟตแวร ซอฟตแวรท ีใ่ ชเ กยี่ วขอ งกับการทํางานในองคการทุกระดับ 2.1 ระดับบุคคล ซอฟตแวรระดับบุคคลสวนใหญเ ปน โปรแกรมสาํ เรจ็ รูป ไดแก โปรแกรมประมวลคาํ โปรแกรมตารางทาํ การ โปรแกรมนําเสนอผลงาน โปรแกรมจัดการฐานขอมลู เปนตน 2.2 ระดบั กลุม ผผู ลติ ซอฟตแ วรห ลายบริษัทเนน ซอฟตแ วรใหใ ชง านเปน กลุม เพอ่ื สรา งกลุมงานตามโครงสรา งการเชือ่ มฮารด แวรแบบแลน ซอฟตแวรเ หลาน้ที าํ ใหผทู อ่ี ยูในกลุม งานสามารถทํางานรวมกัน ติดตอสื่อสารถงึ กนั สง ผานขอมลู และดแู ลจดั การขอ มลู ขา วสารภายในกลมุ 2.3 ระดับองคการ โดยท่ัวไปการใชงานระดับองคการจะมีรปู แบบทท่ี าํ งานรว มกนั แตตา งมมุ มองในเรือ่ งขอมูล เชน การจดั การฐานขอ มูล ผบู รหิ ารสามารถดรู ายงานสรุปในระดบั บรหิ ารดว ยระบบสารสนเทศเพือ่ การจดั การขององคก าร ฝา ยปฏิบตั ิการดูแลขอ มลู เฉพาะทตี่ นเองเกี่ยวของจากระบบประมวลผลรายการ3. ขอมูลขาวสาร ขอมูลขาวสารสามารถแบงระดับการใชงานใหตรงกับวัตถุประสงคการทํางานแตละสวนขององคการ เชน ในระดับบุคคลมีการใชขอมูลขาวสารในการประมวลผล สวนในระดับกลุมมีการสรางฐานขอมูลเฉพาะงาน ในระดับองคการมีการวางโครงสรางของขอมูลขาวสารเพ่ือใชงานรวมกันทั้งองคการ มีการสรา งฐานขอมูลกลาง4. บคุ ลากร ภายในองคการตองมีการเตรียมการบคุ ลากรใหร องรับการใชง าน โดยเนนการวางแผนการฝกอบรมใหพนกั งานไดเรียนรกู ารใชเทคโนโลยี และซอฟตแ วรตา งๆ ในระดับกลมุ พนกั งานทกุ คนตอ งเรยี นรูแ ละเขาใจการทํางานรว มกันในกลุม เขาใจการประสานงานและการใชงานรว มกนัลักษณะของการประยกุ ตระบบสาํ นักงานอัตโนมัตจิ ากทรัพยากรท่มี ีอยู1. การสรา งมูลคา เพ่ิมใหก บั องคก าร มูลคา เพมิ่ (value added) เปนตัวสําคัญทจี่ ะสรางคณุ คาเพ่ิมเตมิ จากสิ่งทม่ี อี ยแู ลว ใหม ีมูลคาเพมิ่ ข้ึนโดยการลงทุนท่ใี สเขาไปอาจจะไมมากมายในแงข องตวั เงนิ แตต องใชเทคนคิ วิธีการพิเศษใชความรูความสามารถทส่ี ัง่ สมไว การเพม่ิ มลู คาเพมิ่ จงึ เปนหัวใจท่จี ะทําใหธ รุ กจิ และองคการได

ระบบสาํ นกั งานอัตโนมตั ิ (OAS) 14ประโยชนเพิ่มข้ึน โดยการลงทุนหรือการใชแ รงงานนอ ยลง2. การประยุกตร ะบบสํานักงานอัตโนมัตจิ ากทรัพยากรทีม่ อี ยู การใชท รัพยากรทีม่ ีอยูในองคก ารจงึ จัดดําเนนิ การใหเ พ่มิ คณุ คาไดสามระดบั คือระดบั บคุ คลระดบั กลมุ และระดบั องคก าร 2.1 ระดบั บุคคล ในระดับบุคคลมกี ารวางโครงสรางเพ่ือรองรับการใชง านระดบั บคุ คลใหดีขน้ึ มกี ารฝก อบรมใหมคี วามรูความสามารถในการใชงานคอมพวิ เตอรส วนตวั โดยเฉพาะงานตางๆดงั น้ี 2.1.1 งานดานเอกสาร 2.1.2 งานคํานวณดว ยตารางทําการ 2.1.3 การสรา งรายงานและการนาํ เสนอผลงานดวยโปรแกรมนําเสนอ 2.1.4 การจดั การขอ มลู 2.1.5 โปรแกรมระบบสื่อสาร 2.2 ระดบั กลุมและระดบั องคการ การทํางานในระดบั กลมุ สว นใหญเปนงานท่ีตอบสนองงานในหนาทหี่ ลกั เชน งานทางดา นบัญชี การเงนิ การผลติ การขาย มีการวางเปน เครือขายเพอ่ืทาํ งานรว มกัน ลกั ษณะงานดังกลา วทําใหผรู ว มงานไดป ระโยชนรวมกันดงั น้ี 2.2.1 งานติดตอสอื่ สาร 2.2.2 การใชท รพั ยากรรวมกัน 2.2.3 การใชข อ มลู รว มกันลักษณะการทาํ งานของระบบสํานกั งานอัตโนมตั ิ การทํางานในระดับองคการตองการทั้งบุคลากรที่มคี วามรูความสามารถในเชิงการพัฒนาและการเปนผูใชSoftwareเปนส่ิงที่สําคัญอีกอยางหนึ่งในการทํางานของเคร่ืองคอมพิวเตอรปจจุบันมีSoftware ใหม ๆ ท่ีจะคอยชวยอํานวยความสะดวกในการทํางานของระบบสํานักงานอัตโนมัติ เชนระบบปฏิบัติการ Windows Linux NT เปนตนซึ่งจะมี Software ท่ีสามารถทํางานรวมกับระบบปฏิบัติการ ของแตละชนิดไดเชน ระบบปฏิบัติการ Windows จะมีชุด Microsoft Office ที่จะคอยอํานวยความสะดวกในการทํางานดานตาง ๆ ของสํานักงานระบบวีดีโอคอนเฟอรเรนซสําหรับธุรกิจวีดีโอคอนเฟอรเปนการนําระบบสื่อสารผานดาวเทียมมาใชในการสื่อสารภาพ เสียงและขอมูลเพ่ือประโยชนในการประชุมทางธุรกิจหรือสัมมนาระยะไกลระหวางกลุมบุคคลที่อยูตางสถานที่ใหสามารถ รวมประชุมสนทนาโตตอบกันไดพรอมท้ังเห็นภาพผูเขารวมประชุม และยังสามารถแสดงภาพตางๆ ประกอบ การประชุมไดอีกดวย นอกเหนือจากการประชุมหรือสัมมนาแลววีดีโอ

ระบบสาํ นกั งานอัตโนมัติ (OAS) 15คอนเฟอรเรนซยังสามารถนําไปใช ในการฝกอบรม แกปญหาลูกคา และชวยสนับ สนุนการนําเสนอสินคาไดว ีดีโอคอนเฟอรเ รนซแ บงออกไดเ ปน 2 รปู แบบ คอื 1. วดี ีโอคอนเฟอรเรนซแ บบนง่ิ ( Still Video ) เปนการส่ือสารที่แสดงออกมาเปน ภาพน่ิงซึง่ อาจจะมคี วามตอเนอ่ื งหลายภาพไดแตท กุ ภาพท่ีปรากฏบนจอแสดงภาพจะเปน ภาพน่งิ ทุกภาพรูปแบบของวดี โี อคอนเฟอรเ รนซนี้เปนลกั ษณะของการประชุม ทางเสยี งประกอบภาพมากกวา เน่ืองจากความสะดวกงายดาย และคา ใชจ า ยทตี่ ํา่ เหมาะแกการเสนอรปู ภาพ เอกสาร แผนผงั หรือ รปู กราฟตา งๆ 2. วีดีโอคอนเฟอรเรนซแบบเคลอ่ื นไหว ( Motion Video ) การส่ือสารลกั ษณะนจ้ี ะเปน ท่นี ิยมมากกวาเพราะนอกจากจะสง ภาพของการประชมุ ท่ีเปนธรรมชาตแิ ลว ยังสามารถสง ภาพน่งิ หรอื เอกสารตางๆไดด วยขอดีของวีดีโอคอนเฟอรเ รนซวีดโี อคอนเฟอรเรนซแ บงออกไดเปน 2 รปู แบบ คอื 2.1 สามารถลดคาใชจา ยในการเดนิ ทาง คาเบ้ยี เลย้ี ง คา ทีพ่ ัก 2.2 สามารถประหยดั เวลาในการเดินทาง ทําใหเกดิ ความสะดวก และรวดเรว็ 2.3 สามารถใชข อ ไดเ ปรียบของวดี โี ดคอนเฟอรเ รนซเหนือคูแ ขงขนั ดานการออกแบบผลิตภัณฑ หรอื กลยุทธของบรษิ ัทรวมทั้งไดรับความคิดเห็นทสี่ าํ คญั ตอการปรบั ปรุง และพฒั นาไดอยางทนั เหตุการณการใชข อความหลายมิติในงานสาํ นักงานอตั โนมตั ิ เว็บเพจ คอื ขอ มลู ทีเ่ กบ็ ดวยหลกั การของขอความหลายมิติ และเชื่อมโยงขอ มลู เปน เครอื ขา ยเรียกเครอื ขา ยขอมูลบนอินเทอรเ นต็ นี้วา เวิรลด ไวล เว็บ (World Wide Web, WWW)1. การใชข อความหลายมิตเิ ปนโฮมเพจสว นบุคคล การสรา งโฮมเพจสว นตวั เปนวิธกี ารที่จะทําใหบุคลากรทุกคนสามารถหาทอ่ี ยภู ายในไซเปอรสเปซ เพ่อื ประโยชนในการดําเนินธุรกจิ ตางๆ ผา นทางโฮมเพจ และเปน การแนะนาํ ตัวเอง2. การใชโฮมเพจหนว ยงานแนะนําองคก ารและประชาสัมพันธ โฮมเพจขององคการจะใหข อมลู เกย่ี วกบั องคก ารท่เี รียกวา ขอมลู ยอ ขององคก าร (companyprofile) มกี ารใหร ายละเอยี ดสินคาท่ีผลิตหรอื ขอมลู การดําเนินงานตางๆ เพอื่ การประชาสัมพันธ

ระบบสํานักงานอตั โนมตั ิ (OAS) 16องคก าร3. การใชโฮมเพจในการโฆษณาขายสนิ คา และรบั สงสินคา ปจจบุ นั มกี ารทําธรุ กจิ ผานทางดานโฮมเพจเหลา นีเ้ ปน จํานวนมาก เกิดสภาพการทําธุรกจิ บนเครือขายที่แพรหลายเพมิ่ ขึ้นอยางรวดเร็วการติดตอ สอ่ื สารระหวางบุคคล1. การประยกุ ตสอื่ สารทางเสียง ระบบสอ่ื สารทางเสยี งทีร่ จู ักกันดคี ือ ระบบโทรศัพท การตดิ ตอ สอ่ื สารภายในองคการ จะมีระบบส่ือสารภายในท่ีเปนตูสาขาอตั โนมัตหิ รอื พีเอบเี อกซ (Private Automatic BranchchExchange, PABX) เปนชุมสายโทรศัพทภ ายในองคการ ปจ จุบันเทคโนโลยที างดานตูสาขาอตั โนมัติพฒั นาไปมาก ใชเทคนิคทางดานดจิ ทิ ลั ทําใหส ามารถเชอื่ มโยงกับชุมสายโทรศัพทส าธารณะไดอ ยางดีการตดิ ตอ ทางเสยี งมีแนวโนม ทจี่ ะพฒั นาใหก า วหนา และสะดวกยง่ิ ขนึ้ ดังจะเห็นไดจ ากการท่มี ีระบบโทรศัพทไรส ายสว นบคุ คลหรอื พีซีที (Personal Communication Telephone, PCT) ระบบโทรศพั ทเ คลื่อนที่แบบรงั ผ้งึ หรอื เซลลลู า โฟน (cellular mobile phone) หรอื ระบบโทรศัพทม ือถือ2. การเช่อื มโยงระบบโทรศัพทก ับเครอื ขา ยคอมพิวเตอร การพัฒนาการทางเทคโนโลยสี ามารถนําสญั ญาณเสียงทใี่ ชใ นระบบโทรศพั ทใหเปนกลุมขอมลู (package) ขนาดเลก็ และใชงานรว มกบั เครือขายคอมพิวเตอรไ ด การใชสญั ญาณเสียงเปน กลุมขอมลู เลก็ ๆ น้ี จะทําใหร ะบบการสอ่ื สารดา นโทรศพั ทใ ชง านบนเครือขา ยคอมพิวเตอร ทาํ ใหก ารผนวกกนั ระหวา งขอ มลู กับเสยี งเปน ไปไดม าก3. การประชุมและระบบการประชุมทางวดี ิทศั น การติดตอ ส่อื สารระหวา งบคุ คลในลกั ษณะการประชมุ ทางวดี ิทศั นและการประชมุ บนเครือขายทําใหเ กิดสภาพการเปล่ยี นแปลงการทํางานในองคก ารไดมาก เพราะสามารถลดระยะเวลาในการทํางาน และลดระยะทางขององคก ารลงไดม าก สภาพการดาํ เนินงานในองคก ารจงึ ตอ งปรบั เปลยี่ นการบรหิ ารและการจัดการ โดยเนนโครงสรา งของขอ มูลขาวสารที่จะเขา มามีสว นชวยในการดําเนนิ การ เพอื่ การแขง ขนั ทน่ี บั วนั จะตอ งแขงขนั กันมากขนึ้ และรนุ แรงขนึ้กรณศี ึกษาในการประยุกตระบบสํานกั งานอัตโนมัติ

ระบบสาํ นกั งานอัตโนมัติ (OAS) 17 ภาพท่ี 2 การตดิ ตอ ส่ือสารระหวา งบคุ คล ท่ีมา : https://pirun.ku.ac.thตวั อยา งการประยุกตใชระบบสาํ นักงานอัตโนมตั ิในงานดานธรุ กจิ ตวั อยางการประยุกตใ ชร ะบบสาํ นกั งานอัตโนมตั ิในงานดานธรุ กจิ มีการพฒั นาระบบการทาํ งานและสรา งระบบเครือขายตางๆ ภายในองคก ารใหเ ชอ่ื มโยงกัน ไมวา จะเปน ฝา ยขาย ฝายการเงิน ฝา ยบญั ชี ฝา ยจดั ซ้อื หรือกองกลาง เพ่อื ทําใหกระบวนการทํางานและกระบวนการรับสงเอกสารระหวา งกนั ภายในองคการเปน ไปโดยอัตโนมัติ ซง่ึ จะทาํ ใหสามารถเพมิ่ ประสิทธิภาพในการดําเนนิ งานขององคก ารได นอกจากนัน้ องคการสามารถผนวกและเพมิ่ เตมิ ระบบงานตางๆ เชน การรับสงไปรษณียอเิ ลก็ ทรอนกิ ส การตดิ ตอสือ่ สารระหวา งบุคคลภายในองคการ การแจง ขอความภายในองคการ การติดตอ กบั หนวยงานภายนอกองคก าร เปน ตน เพื่อทาํ ใหเกิดระบบสํานักงานอัตโนมตั ใิ นองคการทสี่ มบรู ณมากยง่ิ ข้ึนตวั อยา งการแลกเปลี่ยนขอมลู อิเลก็ ทรอนิกสส าํ หรบั การจดั ซือ้ สนิ คา พจิ ารณาองคการหน่งึ มแี ผนกจัดซอ้ื ทีต่ องการติดตอกับรา นคาหรือผูข ายสนิ คา การดําเนนิ การแบบเดมิ จะมกี ารเตรียมเอกสารตา งๆ หลายขนั้ ตอน มีการสง เอกสารระหวางกันท่เี กดิ ขึ้นคงตอ งใชเ วลาหลายวนั หากเปลีย่ นรปู แบบการทาํ งานโดยหนั มาใชร ะบบขอ มูลท่ีเปนอิเลก็ ทรอนกิ สและจัดแลกเปล่ียนขอมลู กับแบบอิเล็กทรอนิกส การดาํ เนินการเชือ่ มตอ กันระหวา งผูซ้ือ และผขู ายสามารถทาํ ใหว งรอบการดาํ เนนิ การเสรจ็ สนิ้ อยา งรวดเร็ว

ระบบสาํ นกั งานอตั โนมัติ (OAS) 18องคป ระกอบในการพฒั นาระบบสํานกั งานอัตโนมัติ ขั้นตอนในการพัฒนาระบบสาํ นกั งานอตั โนมัติ จะมขี น้ั ตอนคลา ยคลงึ กบั การพฒั นาระบบสาระสนเทศดงั นี้1. จัดสรางแผนความตองการขาวสารขององคกรในทุก ๆ ระดับ ไดแก TPS, MIS, DSS, และ EISระบคุ วามจาํ เปน เรงดวนและลําดบั การจัดสรา งเรียกดู แกไ ข ลบทงิ้ ของสาระสนเทศแตละฉบบั2. จัดเตรียมแผนแมบทใหสมบูรณข้ึน โดยการกําหนดระยะเวลาขาวสารที่จะตองพัฒนาผูรับผิดชอบงบประมาณ และเปาหมายในแตล ะขั้นตอน3.จัดทําตาราง/ความเกี่ยวของขอมูลและ/กิจกรรม ( Function งานตาง ๆ ) ท้ังหมดของทุก ๆระบบงาน (ตามแผนแมบทพัฒนาสารสนเทศ) ขั้นตอนน้ีเปน ตอนการศึกษาภาพรวมของเชิงตรรกของระบบงานท่ีพึงประสงค (purpose logical model) ซ่ึงจะแสดงออกมาโดย ER Diagram OODiagram, Software-Hardware และ people ware specification4. ตัดแบงผังงานออกเปนผังงานแบบยอม ๆ ในแตละผังงานยอม ๆ หากยังมีระบบงานยอยอีกใหเร่ิมพัฒนาระบบงานยอยท่ีจุดสราง เปนขอมูลอันดับตน สวยการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงขอมูลจะพัฒนาในอันดับรองตอ ๆ ไป5. ทําการปรังปรุงแผนแมบทสาระสนเทศใหเหมาะสมเปนไปไดในเชิงปฏิบัติท้ังในดานระยะเวลาระบบขา วสารท่ีตองพฒั นา เวลา ผรู ับผิดชอบ และทรัพยากรที่เกยี่ วขอ ง6. จัดเตรียมทรัพยากร บุคคล เครื่องมือ สถานที่ งบประมาณ ผูเชี่ยวชาญ ฯลฯ หพรอมที่จะตอบสนองการทาํ งานพฒั นาระบบขาวสาร7. ดําเนินการพัฒนาระบบขาวสารฝกอบรมบุคลากร จัดเตรียมอุปกรณ สถานท่ี พัฒนาทดสอบแกไขโปรแกรม8. ปรบั ปรงุ แกไขระเบยี บวธิ กี ารปฏบิ ัตงิ าน9. พิจารณาปรับเปล่ียนระบบงานเกา สรู ะบบงานใหม10. ประเมินผลการปฏิบตั งิ าน11. ยุตริ ะบบงานสาระสนเทศระยะนน้ั ๆ พรอมรายงานตอผูบริหารหนว ยงาน12. พจิ ารณาดําเนินการพฒั นาระบบขา วสารระยะตอ ไป13. เม่ือสน้ิ สดุ ทกุ ๆ ระบบขา วสารตามแผนงาแลว ใหบ นั ทึกสรปุ ผลการดาํ เนนิ งาน14. ปรบั ปรุงและบาํ รงุ รักษาระบบขา วสารตา ง ๆ

ระบบสํานกั งานอัตโนมัติ (OAS) 1915. ประเมนิ ผลคาใชจ า ย ผลประโยชน ประสอทธภิ าพของระบบขา วสารทุก ๆ ระยะทีมงานพฒั นาระบบสํานกั งานอัตโนมตั ิ1. คณะกรรมการบรหิ ารโครงการ มีหนา ท่ี กาํ หนดนโยบาย วัตถุประสงค ขอบเขตการทํางาน จัดตง้ัคณะทาํ งาน ฯลฯ2. กลมุ ทีป่ รึกษา มีหนา ท่ี ใหคําปรึกษาแนะนํา ใหขอ มลู รายละเอยี ด3. กลมุ ผสู นบั สนุน มหี นาท่ี และขอเสนอแนะและแนวทาง ใหก ารสนับสนนุ ดา นตา งๆ4. กลมุ คณะทาํ งาน ซงึ่ เปน บุคลากรผใู ชแ ละเจา ของระบบสํานกั งานอัตโนมตั ิแผนงานการพฒั นาระบบสาํ นกั งานอตั โนมัติ1. แผนกลยทุ ธ เปนแผนงานระยะยาวครอบคลุมระยะเวลา 3-5 ป2. แผนดําเนินการ แผนระยะสน้ั ใชระยะเวลา 1 ป โดยกําหนดรายละเอยี ดของส่ิงเหลาน้ี 2.1 เปาหมาย วตั ถปุ ระสงค และโครงสรา งขององคก าร 2.2 รายละเอยี ดความสามารถของระบบปจจุบัน 2.3 การคาดการณถงึ เทคโนโลยแี ละวิทยาการทีจ่ ะมีผลกระทบตอแผน 2.4 รายละเอยี ดกจิ กรรมท่ีตอ งทําท้ังแผนระยะยาวและระยะสนั้3. ขอมูลรายละเอยี ดประกอบการพัฒนาระบบสํานกั งานอตั โนมตั ิ ตวั อยางเชน ข้นั ตอนการศึกษาและวิเคราะหระบบ มักจะใชจากรายงานการศึกษาความเปนไปไดมาประกอบการดาํ เนินการศึกษาและวเิ คราะหร ะบบฯ4. เครื่องมือหรือเทคนิคในการพฒั นาระบบสํานักงานอัตโนมตั ิ 4.1 การเขยี นโฟลวขารต เปน เทคนคิ การเขยี นแผนภาพแสดงขั้นตอนการทาํ งานของระบบสํานักงาน ชว ยทาํ ใหท มี งานพฒั นาระบบฯ เกดิ ความเขาใจในขนั้ ตอนการทํางานไดด ขี ้ึน 4.2 การประมาณการ มอี ยู 4 ชนดิ คอื การมองภาพรวม การตอ รอง การใชประสบการณและการระดมความคิด 4.3 การทําระบบตนแบบ เปนเทคนคิ ที่ใชช ว ยในการออกแบบระบบฯ โดยการสรางระบบตน แบบหรอื ระบบจําลองขนึ้ มา เพ่ือตรวจหาขอ บกพรองและปญ หาตา งๆ

ระบบสาํ นักงานอตั โนมัติ (OAS) 20 4.4 การทําระบบเพือ่ นํารอง เปน เทคนคิ ทคี่ อยๆสรางระบบสํานกั งานอัตโนมัติจริงๆขึน้ มาทีละสวน 4.5 การเขยี นแบบแปลน5. วิธกี ารหรือกระบวนการในการพฒั นาระบบสาํ นักงานอัตโนมัติ6. ทรพั ยากรอ่ืนๆ เชน เคร่ืองมอื อปุ กรณต า งๆท่ใี ชในระบบ คาใชจายหรอื เงินลงทุน ในการพัฒนาระบบสาํ นกั งานอัตโนมตั ใิ นทน่ี จี้ ะกลา วถงึ วธิ วี ัฏจกั รพฒั นาระบบ (SystemDevelopment Life Cycle,SDLCวัฏจักรพัฒนาระบบขนั้ ตอนที่ 1 การศึกษาและวเิ คราะหระบบขน้ั ตอนที่ 2 การออกแบบระบบข้ันตอนที่ 3 การพัฒนาระบบและจดั เตรยี มบคุ ลากรขนั้ ตอนท่ี 4 การทดสอบระบบข้นั ตอนท่ี 5 การตดิ ต้ังเพือ่ ใชงานระบบขั้นตอนที่ 6 การปรับเปล่ยี นระบบ มีหลายวิธี แบบคูข นาน แบบทันทที นั ใด และแบบทีละสวนงานข้นั ตอนท่ี 7 การประเมินผล ปรบั ปรุง และบาํ รุงรกั ษาระบบปญ หาของการพัฒนาระบบสาํ นกั งานอัตโนมัติ การพฒั นาระบบสํานกั งานอัตโนมตั ิจะประสบปญหา ในหลายเรอ่ื งจากตองใชเทคนิควธิ ีหลากหลายในการพฒั นาและใชงานรว มกนั แบบผสมผสาน1. การจัดซอ้ื ซอฟแวร ในการพฒั นาระบบสาํ นักงานอัตโนมัติอาจใชว ิธีการพฒั นาข้ึนเองในทุก ๆ เรื่อง2. ความตอ งการของหนวยงานเปลย่ี นแปลงไป มีการเพ่มิ หรอื ลดกอนทไ่ี ดกาํ หนดไวใ นแผนแมบ ทสารสนเทศ3. การเปล่ียนทางดา นวิทยาการเทคโนโลยฮี ารดแวร และซอฟตแ วรใ นเรอ่ื งท่ีเก่ยี วขอ งมอี ยอู ยางตอเน่ืองตลอดเวลา4. ยังไมม กี ารกําหนดมาตรฐานสากลในการเช่อื มตอ แลกเปลย่ี นขอมลู ระหวา งกัน5. ความสามารถในการบีบอดั แฟม ขอมูลภาพ และเสียงยงั ไมมีประสิทธภิ าพยงั คงใชเ น้ือท่ีจัดเกบ็ สูง6. ระบบสาํ นักงานอตั โนมตั จิ ําเปน ตองใชระบบส่ือสารขอ มลู ซ่งึ หากตองการประสทิ ธภิ าพ หมายถงึ

ระบบสํานักงานอตั โนมตั ิ (OAS) 21ซึ่งคา ใชจายซ่ึงสูงข้ึนและยากตอการควบคุมยิ่งขน้ึ7. การสงั เคราะหเสยี งจากขอ ความตวั อกั ษรในแฟม ขอมูล ยังขาดความถกู ตอ งและสมบรู ณพอโดยเฉพาะภาษาไทย8. การวเิ คราะหต ัวอักษรไทย ยังอยูในระยะการพฒั นาอัลกอลทิ มึ ใหสามารถเขา ใจตวั อกั ษรไทยไดถกู ตองยงิ่ ขน้ึ9. ความแตกตางองระบบซอฟตแ วรประยกุ ตและซอฟตแวรปฏบิ ตั ิการแตละภาษา จะมรี ายละเอียดปลกี ยอยขอมลู หนวยความจํา หรือแมแ ตฮ ารด แวรพ ิเศษแตกตา งกันไปขอ มลู เสนอแนะในการพฒั นาระบบสํานักงาอตั โนมตั ิ จากขอปญ หาที่มักจะพบในการพิจารณาระบบสํานกั งานอตั โนมตั ิเพอื่ แบงเบาปญหาขางตนจึงมแี นวทางดังนี้1. เลือกซอื้ ซอฟตแวรหรอื พัฒนาซอฟตแวรซ ึง่ สมารถใชงานไดบนระบบซอฟตแวรปฏบิ ตั ิ2. คาใชจ ายของซอฟตแวรท จ่ี ะพัฒนาจะตองเสียคาใชจายซอฟตแ วรควบคุม หรอื ไมเ นอ่ื งจากหนว ยปฏิบัติการอาจมหี ลายจุดตดิ ตอ3. การมีเทคนิค/โปรแกรม ชว ยการพฒั นาระบบงาน เพอื่ ชว ยในการสรา งตน แบบระบบสาํ นักงานอตั โนมัติการออกแบบระบบเครือขา ยสาํ หรบั สาํ นกั งานอัตโนมัติ หากเปนองคกรขนาดเล็ก ความสําคัญของเครือขายจะลดลงเพราะองคกรอาจเลือกระบบPABX และ LAN ประกอบรวมกันใชงานภายใน และตอเชื่อมกับภายนอกผานเครือขายบริการสาธารณะ เชน ขององคการโทรศัพทหรือของการส่ือสาร ตลอดจนบริการของเอกชนท่ีกําลังใหเปดบริการในขณะน้ีอีกหลายเครือขาย สําหรับองคกรขนาดใหญระบบเครือขายภายในเปนเรื่องสําคัญการวางเครือขายภายในหรือท่ีเรียกวา backbone เปนเร่ืองท่ีทําใหขอมูลขาวสารตาง ๆ ถึงกันได รูปท่ี 5 เปนตัวอยางการวางโครงขายหลักขององคกรขนาดใหญท่ีตองการเช่ือมโยงขอมูลภายในหลาย ๆแผนเขาดวยกัน โดยมีหนวยงานกลางหรือศูนยคอมพิวเตอรเปนแหลงเก็บรวบรวมขอมูลสําหรับการบริหาร ศูนยคอมพิวเตอรจึงเสมือนเปนศูนยกลาง ซึ่งแตเดิมจะแตกกระจายเชื่อมโยงกับศูนยคอมพิวเตอรข ององคกรแบบรูปดาว คอื แตกกระจายเทอรม ินัลออกไป แตในปจจบุ นั มีการวางสายเพ่ือ

ระบบสาํ นกั งานอัตโนมัติ (OAS) 22เปนถนนใหกับขอมูลท่ีเรียกวา backbone ถนนขอมูลเหลานี้จะทําหนาท่ีเปนถนนสายหลักสําหรับขอ มลู ซ่งึ จําเปนตองใหขอ มูลวิ่งผา นถนนดวยความเร็วเหมอื นถนนเช่อื มระหวา งจงั หวัด ภาพท่ี 3 การออกแบบระบบเครอื ขายสํานักงานอตั โนมัติ ที่มา : https://sites.google.comในแตละแผนกจะมีถนนสายยอ ยของตนเอง เชน เปน ระบบแลน มีจํานวนสถานหี ลาย ๆ สถานี แตล ะสถานเี ช่อื มตอถงึ กนั มีการสงผานขอ มูลตาง ๆ เขา หากันได และสง ขอ มลู ออกถนนสายหลักไปยงัแผนกตา ง ๆ หรือศนู ยคอมพวิ เตอรก ลางได การขยายเครอื ขา ยจะทําไดงาย ดว ยเหตนุ ้ีเองจงึ ใหขอ เดนท่แี ตล ะหนว ยงานจะดูแลสถานขี องตนเอง และสามารถลงทุนขยายระบบตามความจาํ เปนคอมพวิ เตอรห ลักกไ็ มจ าํ เปนตอ งมีขดี ความสามารถประมวลผลสงู มาก เพราะการประมวลผลกระทําแบบกระจาย แตต องมีขดี ความสามารถในการเก็บขอมูลไดมาก เราจึงเรียกวา ไฟลเ ซริ ฟ เวอรโครงขา ยการวางถนนหลกั จงึ ทาํ ใหเคร่ืองคอมพิวเตอรม ีขนาดเลก็ ลง ลงทนุ นอยลง ดูแลงา ยขึน้ จึงมีผูเรียกระบบลกั ษณะนว้ี า down sizing ซงึ่ เปนการลดขนาดเมนเฟรมในอดีตลงมา โดยที่ประสิทธิภาพการทาํ งานตาง ๆ ยงั ทําไดดี และทีส่ ําคญั คอื เชอ่ื มโยงใหเ ปนระบบสาํ นักงานอตั โนมตั ไิ ดอีกดว ย การวางถนนขอมูลสายหลักจะตองดูพื้นท่ีทางภูมิศาสตร เพ่ือวาการลงทุนวางสายจะสิ้นเปลืองคาใชจายนอยลง หากตองการใหมีเสนทางถนนสํารองเพื่อเพ่ิมความเช่ือถือไดของระบบ ก็จะตองเลอื กเสนทางสํารอง นอกจากนยี้ ังตองดูความหนาแนนของการใชขอมูลเพ่ือทําใหถนนขอมูลไมแออัด ทําใหประสิทธิภาพลดลง

ระบบสํานักงานอัตโนมัติ (OAS) 23เครือขายภายในสํานกั งานอตั โนมตั ิ ภายในสํานักงานอัตโนมัติที่เกิดขึ้นในปจจุบันจะมีทั้งการส่ือสารดวยเสียง ขอมูลภาพระบบภายในท่ีมีการส่ือสารดวยเสียง จึงมักใชชุมสายแบบเซอรกิตสวิตช่ิง เชน PABX ดังนั้นจึงพวงการส่ือสารขอมูลเขาไปดวย ดวยการตอเชื่อม เชน เทอรมินัลคอมพิวเตอรเขากับมินิคอมพิวเตอรหรือเมนเฟรม การใชวงจรจะเช่ือมตอเพื่อสงผานขอมูลถึงกัน อยางไรก็ดี ภายในสํานักงานก็จําเปนตองมีการเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอรในลักษณะแลน การเชื่อมตอแบบแลนเปนการนําอุปกรณหลาย ๆแบบตอเขาสูโครงขายเดียวกัน เพื่อเพิ่มคุณคาของระบบทําใหการสงผานขอมูลระหวางกันทําดวยความรวดเร็วสูงมาก ผูใชงานสามารถโตตอบกันเสมือนเวลาจริง การใชแลนจึงมีบทบาทที่สําคัญเพ่ิมขึ้น และมีผูนิยมใชในสํานักงานตอไป ภายในสํานักงานจําเปนตองมีการเชื่อมโยงระบบคอมพวิ เตอรในลักษณะแลนแพ็กเกจ-สวติ ช่งิ เปน บริการเครือขายสาธารณะ เพ่ือใหการใชงานในรูปแบบเครือขายมีประสิทธิภาพ และทุนคาใชจาย จึงจําเปนตองมีหนวยงานกลางลงทุนให และแบงงานรวมกัน ระบบแพ็กเกจ-สวิตช่ิงจึงเปนระบบท่ีเรียกไดวาเปนบริการสาธารณะปจจุบัน การส่ือสารแหงประเทศไทยเปดบริการเครือขายเช่ือมโยงผานแพ็กเกจ-สวิตชิ่งที่ใชช่ือวา ไทยแพ็ก การบริการผานไทยแพ็กจะมีคาบริการถูกกวาการใชเซอรกิตสวิตชิ่งขององคการโทรศัพท เพราะหากใชบริการระยะทางไกล อัตราคาโทรศัพทจะทวีตามอัตราทางไกล แตหากผานไทยแพก็ จะคิดตามปริมาณการรบั สง ขอมลู จริงEmail เปนตวั อยา งของการใชร ะบบสํานกั งานอัตโนมัติ อิเล็กทรอนิกสเมล หรือ อีเมล เปนตัวอยางการประยุกตท่ีใชงานกันอยางแพรหลายในตางประเทศ ปจจุบันเราสามารถสงขาวสารถึงกันผานทางอีเมลไดงาย บนนามบัตรของชาวตางประเทศที่ไดรับมา ขณะน้ีจะเห็นแอดเดรสของอีเมลเพิ่มขึ้นจากหมายเลขโทรศัพท และแฟกซการเชื่อมเครือขายตาง ๆ เขาถึงกัน ทําใหการสงขาวสารตามแอดเดรสดังกลาวเปนไปได ผูสงเพียงจาหนาตามแอดเดรสแลว สงผานบรกิ ารสาธารณะ สวนของบรกิ ารสาธารณะนัน้ จะตองมีขอตกลงสงออกผานไปยังเครือขายอ่ืนสงตอ ๆ กันไปจนถึงปลายทาง แตสําหรับภายในองคกรเดียวกัน หากมีการพา

ระบบสาํ นักงานอัตโนมตั ิ (OAS) 24โครงขายไวแลวก็จะมีการกําหนดแอดเดรสภายในกันได ระบบซอฟตแวรที่มีอยูในระบบส่ือสารขอมูลจะเปนตวั จดั การรับสงจดหมาย หรือขอความเหลา นี้ถงึ กัน ทําใหการสงเอกสารขอมลู ขอความเปน ไปดว ยความรวดเร็วและงายดายคณุ ลกั ษณะของระบบสาํ นักงานอตั โนมตั ิ1. ผูบ ริหารและพนกั งานท่ีเกย่ี วขอ งลว นใชอ ุปกรณค อมพวิ เตอรทเี่ ชอ่ื มตอ กันเปน ระบบเครือขายแลน2. มีการวางแผนระบบแฟมขอมูลอัตโนมัติเพื่อผูใชสามารถคนหาขอมูลและเอกสารไดอยางสะดวกรวดเรว็3. ซอฟตแวรตา งๆใชง าย และเปนมาตรฐานเดยี วกนั ท้งั องคก ร4. อุปกรณต างๆเปน มาตรฐานและทาํ งานรว มกันได5. ระบบงานประยุกตต างๆ ไดร บั การตดิ ต้ังหรอื พฒั นาขึ้นใหตรงกบั ความตอ งการของผูใ ช6. เปนระบบสําหรับเชื่อมโยงการทํางานของเจาหนาท่ีและผูบริหาร เพื่อใชในการส่ือสารขอมูล การคนหาขอ มูลจากฐานขอมลู การจัดตารางนดั หมาย การประชุมทางไกล7. สนับสนุนการทํางานของเจาหนาท่ีที่ทํางานเก่ียวของกับขอมูลโดยตรง เชน พนักงานปอนขอมูล(Data Entry Worker)8. เปนกลมุ พนกั งานทีม่ ีความรูในระดับตาํ่ กวา ผูชํานาญการ (Knowledge Workers)9. OAS เพิ่มประสิทธิภาพการทํางานดวยการสนับสนุนการใชขอมูลรวมกัน และอํานวยความสะดวกในการส่ือสารระหวางกนัตัวอยา งโปรแกรมของระบบสาํ นกั งานอัตโนมตั ิ PRAXTICOL คือโปรแกรมสํานักงานอัตโนมัติ (e-office) ที่ประกอบดวยระบบ Workflow,ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสระบบจัดเก็บและคนหาเอกสาร และระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส ซึ่งเปน ระบบทส่ี นับสนุนการลดประมาณการใชกระดาษ ใหน อยลง เนน การทาํ งานท่เี กีย่ วของกับการรบั -สงเรื่องตลอดจนการจัดเก็บและคนหาขอมูลเอกสารสําคัญอ่ืนๆ ในองคกรใหมีการจัดเก็บที่มีประสทิ ธภิ าพ คน หาไดถ กู ตองและรวดเรว็

ระบบสํานักงานอตั โนมตั ิ (OAS) 25PRAXTICOL เปนระบบท่ีสนับสนุนการทํางานของอุปกรณชนิดตางๆ ไดอยางมีประสิทธิภาพ อาทิเชน เคร่ืองสแกนเนอร เครอ่ื งพมิ พ เครือ่ งยงิ และพิมพบารโ คด กลอ งดิจิตอล เปนตนPRAXTICOL คอื โปรแกรมระบบงาน ซงึ่ สนบั สนุนการทํางานทีเ่ กีย่ วเนือ่ งกบั เอกสาร ขอ มลู ทรัพยากรและการแลกเปล่ยี นขอ มลู ภายในองคก ร เพือ่ ชว ยใหก ารทํางานของคณุ มีประสทิ ธภิ าพเพ่ิมมากยิ่งขนึ้ ภาพที่ 4 ระบบของสํานกั งานอตั โนมัติ ทีม่ า : https://www.gotoknow.org• PRAXTICOL ประกอบดวยระบบงานสว นตางๆ ซ่ึงทาํ งานสัมพันธก นั ไดอยา งมปี ระสทิ ธิภาพ• เปนระบบท่ีสนับสนนุ การทาํ งานของอุปกรณช นิดตา งๆ ไดอ ยางมปี ระสทิ ธภิ าพ อาทเิ ชน เครือ่ งสแกนเนอร เคร่ืองพิมพ เครื่องยิงและพมิ พบ ารโคดกลอ งดจิ ิตอล เปน ตน• ถกู พฒั นาขน้ึ มาเพอ่ื รองรับองคกรขนาดเลก็ กลาง จนกระท่งั ขนาดใหญ• ถกู พัฒนาขนึ้ มาดว ยทีมงานคนไทย 100 %• สามารถลดการใชง านกระดาษภายในองคกร• สามารถเพมิ่ ประสิทธภิ าพ ความถกู ตอง ความรวดเร็ว และความปลอดภัยในการใชข อมลู และทรัพยากรตา งๆขององคกร• สามารถเพ่มิ ประสทิ ธภิ าพในการจัดเกบ็ และสืบคน เอกสาร รวมถึงขอ มลูประเภทตา ง ๆ• สามารถเพมิ่ ประสทิ ธภิ าพในการรบั สง และแลกเปลีย่ นขอ มูลขา วสารระหวา งบุคลากร

ระบบสํานักงานอัตโนมัติ (OAS) 26• สามารถสรางระเบยี บในการจดั การเอกสาร ขอมลู และทรัพยากรตางๆขององคกรการใชไปรษณยี อ เิ ลก็ ทรอนกิ ส ไปรษณียอิเล็กทรอนิกสหรืออีเมล (electronic mail (e-mail) เปนระบบสื่อสารขอความที่มีลักษณะเหมือนการสงจดหมายท่ัวไป แตขอความหรือจดหมายนั้นเก็บไวในคอมพิวเตอร และสงผานทางเครอื ขายคอมพิวเตอร มีการรับสง อยา งอัตโนมัติ1. ลกั ษณะการใชงานอีเมลใ นองคการเพ่ืองานสํานกั งานอัตโนมตั ิการใชงานอีเมลในองคก ารมี 2 วธิ ี คอื แบบออนไลนแ ละออฟไลน ดงั นี้ 1.1 วิธีการแบบออนไลน ผูใชใชคอมพิวเตอรสวนตัวที่ตออยูกับเครือขาย โดยมีโปรแกรมเช่ือมโยงไปยังเครื่องบริการที่มีตูจดหมายของตนเองเก็บไว ทําการเรียกหยิบจดหมายออกมาดู มาเขียนโตต อบ หรือดาํ เนินการใดๆ กบั จดหมายของตนได 1.2 วิธีการแบบออฟไลน ผูใชจะทําการใชงานบนพีซีของตนเอง โดยมีโปรแกรมเมลสําหรับเครื่องรับบริการทํางานอยู เมื่อตองการอานเมลจะมีการเช่ือมตอไปยังเครื่องบริการ เพื่อคัดลอกจดหมายจากเคร่ืองบริการมาไวที่เครื่องรับบริการ ผูใชจะทําการโตตอบจดหมายเฉพาะทางฝงเคร่ืองบริการเทาน้ัน การเชื่อมตอจะเชื่อมตอช่ัวขณะเพื่อดําเนินงานคัดลอกหรือสงจดหมายจากนั้นจะเลิกติดตอ2. การใชป ระโยชนไปรษณียอเิ ล็กทรอนกิ สเ พอื่ การเพ่ิมมลู คา ใหอ งคก ารระบบไปรษณยี อ ิเลก็ ทรอนกิ สม ีสวนชวยเพ่มิ ใหก ับการดําเนินในองคการมากมาย ดงั น้ี 2.1 ความรวดเร็วในการตดิ ตอสื่อสาร 2.2 การบริการทางอเี มล เปน ชอ งทางทท่ี าํ ใหบรกิ ารขององคก ารกวางขวางขน้ึ 2.3 การลดคา ใชจ า ยในการดาํ เนนิ การ 2.4 การบริหารงานในองคการใชหลักการไมประสานเวลาไดด ขี ึน้ 2.5 ความสัมพันธของบุคลากรในองคการดขี ้ึน

ระบบสาํ นกั งานอัตโนมตั ิ (OAS) 273. การจดั ลาํ ดับงานและการนดั หมาย โปรแกรมสําเร็จรูปในเรื่องการจัดลําดับงาน และการนัดหมายใชงานบนเครือขายภายในองคการ โปรแกรมเหลาน้ีเนนใชงานไดตั้งแตระดับบุคคล ระดับกลุม หรือใชรวมกันท้ังองคการโปรแกรมสามารถทําไดท้ังการเก็บรวบรวมกําหนดการนัดหมายตางๆ ของบุคคลเอาไว มีปฏิทินใหใชงาน และสามารถแสดงสมุดวางแผนงานประจําวัน ชวยใหมีการทํางานอยางมีประสิทธิภาพและรว มงานกบั ผอู ่นื ไดด ี1. การสรา งและตรวจสอบการนัดหมาย2. การกําหนดการและเชิญประชุม3. การเตือนกาํ หนดการนัดหมาย4. การจัดลําดบั ความสําคญั ของงานการประกาศแจง ขอความดว ยกระดานขา ว กระดานขาวเปนกระดานท่ีเปดใหผูอ่ืนสามารถเขามาอานขาวสารได รูปแบบของกระดานขาวที่ใชในองคการมีหลายรูปแบบ มีโปรแกรมในลักษณะกระดานขาวหลากหลายแบบ แตทุกแบบมีลักษณะในการแจงขาวและรับขาวสารจากผูท ่ีจะนาํ มาประกาศแจงขอ ความ1. กระดานขา วยูสเน็ตนวิ ส กระดานขาวยูสเน็ตนิวส เปนกระดานขาวท่ีมีผูพัฒนามานานแลว พัฒนาขึ้นมาใชกับอินเทอรเน็ต แตตอมามีผูนํามาใชเปนกระดานขาวในองคการของตนในรูปแบบที่ใชเฉพาะกับอินทราเน็ต คือใชเฉพาะในองคการของตนเทานั้น การใชกระดานขาวนี้มีประโยชนตอองคการมากเพราะบางองคการพนักงานอยูกันคนละที่หรือตองปฏิบัติภารกิจนอกท่ีทํางานทุกวัน สามารถติดตอเขามาทางเครือขายคอมพวิ เตอรเพื่อดูขาวสารตางๆ ไดตลอดเวลา2. กระดานเว็บหรอื เว็บบอรด จุดออนของยูสเน็ตนิวสคือ มีความยุงยากในการเขียนขาวในลักษณะที่เปนภาพ หรือมีลกั ษณะมลั ติมเี ดยี จึงมีผูพัฒนาระบบกระดานทผ่ี ูติดขา วสามารถใหขาวสารในลกั ษณะขอความ พรอมรูปภาพ หรือองคประกอบอื่นรวมก็ได โดยการแจงความขาวสารน้ีกระทําบนโปรแกรมคนผานหรือเบราเซอร (browser) เพ่ือสงขาวสารไปเก็บไวยังเว็บของเครื่องบริการ ขาวสารท่ีเขียนลงไปบนเว็บ

ระบบสํานักงานอตั โนมัติ (OAS) 28บอรดน้ี เปนขาวสารที่ใชรวมกันบนเครือขายเวิรลด ไวล เว็บจึงทําใหผูเรียกใชงายและสะดวกในการเรยี กดขู า วสาร3. ประโยชนทไ่ี ดจากกระดานขา ว- ใชกระดานประกาศ แจง ขอความสาธารณะ- ใชเปนเวทแี สดงความคดิ เห็น แลกเปลย่ี นความคดิ เห็น หรอื รับฟง ความคดิ เห็น- ชวยใหผทู าํ งานทีอ่ ยหู า งไกลสามารถสง ขอความถงึ กัน และชว ยกันดําเนนิ การบางอยางได- เพิ่มคุณคา การใชงานใหกบั องคการการใชข อ ความหลายมติ ใิ นงานสาํ นักงานอัตโนมตั ิ เว็บเพจ คือขอมูลท่ีเก็บดวยหลักการของขอความหลายมิติ และเชื่อมโยงขอมูลเปนเครือขายเรยี กเครอื ขายขอ มลู บนอินเทอรเ นต็ นี้วา เวลิ ด ไวล เวบ็ (World Wide Web, WWW)1. การใชขอความหลายมติ ิเปน โฮมเพจสว นบุคคล การสรางโฮมเพจสวนตัวเปนวิธีการท่ีจะทําใหบุคลากรทุกคนสามารถหาท่ีอยูภายในไซเปอรสเปซ เพื่อประโยชนในการดาํ เนนิ ธุรกิจตางๆ ผา นทางโฮมเพจ และเปน การแนะนาํ ตัวเอง2. การใชโ ฮมเพจหนวยงานแนะนําองคก ารและประชาสมั พนั ธ โฮมเพจขององคการจะใหขอ มลู เกี่ยวกับองคการท่ีเรียกวา ขอมูลยอ ขององคก าร (companyprofile) มีการใหรายละเอียดสินคาที่ผลิตหรือขอมูลการดําเนินงานตางๆ เพื่อการประชาสัมพันธองคก าร3. การใชโ ฮมเพจในการโฆษณาขายสนิ คาและรับสง สนิ คา ปจจุบันมีการทําธุรกิจผานทางดานโฮมเพจเหลาน้ีเปนจํานวนมาก เกิดสภาพการทําธุรกิจบนเครอื ขา ยทแ่ี พรห ลายเพมิ่ ขึน้ อยา งรวดเร็ว

ระบบสํานกั งานอัตโนมัติ (OAS) 29 บรรณานกุ รมระบบสํานักงานอตั โนมตั ิ [ออนไลน] เขาถงึ ไดจ าก : https:// http://blog.vzmart.com/office- automation-system-oas/ (วันทคี่ นขอ มลู : 30 ตุลาคม 2561)ประโยชนส ํานกั งานอัตโนมัติ [ออนไลน] เขาถงึ ไดจ าก : http://oascomedu.blogspot.com/ 2015/01/office-automation-system-oas.html (วันที่คน ขอมูล: 30 ตลุ าคม 2561)การประยกุ ตใชส ํานกั งานอตั โนมตั ิ [ออนไลน] เขาถงึ ไดจาก : https://pimolphun.bus. pimolphun.bus.ubu.ac.th/ os_education_1.doc (วันท่ีคนขอมูล : 10 พฤศจิกายน2561)เสาวคนธ สวสั ด์ิศรี, ชนิดของระบบสํานักงานอตั โนมตั ิ [ออนไลน] เขา ถงึ ไดจาก : https:// eclassnet.kku.ac.th/etraining/file/1078628564-activity4.doc (วั น ท่ี ค น ข อ มู ล : 1พฤศจกิ ายน 2561)

ระบบสาํ นักงานอัตโนมตั ิ (OAS) 30 คณะผจู ัดทําประวตั สิ ว นตัวชอื่ -นามสกลุ : นางสาวปาลิตา บุญเฉยชื่องาน : ระบบสาํ นกั งานอตั โนมัติ (OAS.)สาขาวชิ า : คอมพวิ เตอรธุรกิจเกดิ เมือ่ : วนั ที่ 27 ตุลาคม พ.ศ.2541ท่ีอยู : 30/9 ม.2 ต.บานใหม อ.ปากเกรด็ จ.นนทบุรี 11120ประวตั กิ ารศกึ ษาป พ.ศ. 2554 ระดบั มัธยมศึกษา โรงเรียนนวมินทราชินทู ศิ หอวังนนทบรุ ีป พ.ศ. 2559 ระดับประกาศนียบัตรวชิ าชีพ 1-3 สาขาคอมพวิ เตอรธรุ กิจ วทิ ยาลยั เทคนิคปทมุ ธานีป พ.ศ. 2562 ระดับประกาศนียบตั รวิชาชีพข้ันสูง 1-2 สาขางานคอมพิวเตอรธรุ กิจ วทิ ยาลัยเทคนิคปทุมธานี

ระบบสาํ นกั งานอตั โนมัติ (OAS) 31 คณะผูจ ดั ทําประวตั ิสว นตัวช่ือ-นามสกลุ : นางสาวสาวติ รี หม่ันกจิช่ืองาน : ระบบสาํ นกั งานอตั โนมตั ิ (OAS.)สาขาวชิ า : คอมพวิ เตอรธรุ กิจเกดิ เมื่อ : วนั ที่ 22 สิงหาคม พ.ศ.2541ท่อี ยู : 27/2 ม.1 ต.คลองควาย อ.สามโคก จ.ปทมุ ธานี 12160ประวตั กิ ารศึกษาป พ.ศ. 2554 ระดบั มัธยมศึกษา โรงเรยี นไตรราชวทิ ยาป พ.ศ. 2559 ระดับประกาศนยี บตั รวิชาชพี 1-3 สาขาคอมพวิ เตอรธรุ กิจ วทิ ยาลยั เทคนิคปทุมธานีป พ.ศ. 2562 ระดับประกาศนียบตั รวิชาชีพข้ันสงู 1-2 สาขางานคอมพิวเตอรธุรกิจ วทิ ยาลัยเทคนิคปทมุ ธานี

ระบบสาํ นกั งานอตั โนมตั ิ (OAS) 32 คณะผูจดั ทําประวตั ิสว นตวัชอื่ -นามสกุล : นางสาวสวุ ติ ตา ไพบรู ณชื่องาน : ระบบสาํ นกั งานอัตโนมตั ิ (OAS.)สาขาวชิ า : คอมพวิ เตอรธุรกจิเกดิ เมื่อ : วนั ท่ี 3 กรกฎาคม พ.ศ.2542ทอี่ ยู : 2 ม.2 ต.ไมต รา อ.บางไทร จ.พระนครศรีอยุธยา 13190ประวตั กิ ารศึกษาป พ.ศ. 2554 ระดบั มัธยมศึกษา โรงเรียนไตรอรณุ ศกึ ษาป พ.ศ. 2559 ระดับประกาศนียบัตรวิชาชพี 1-3 สาขาคอมพวิ เตอรธ รุ กิจ วทิ ยาลยั เทคนิคปทมุ ธานีป พ.ศ. 2562 ระดับประกาศนียบตั รวิชาชีพข้ันสูง 1-2 สาขางานคอมพิวเตอรธุรกิจ วทิ ยาลัยเทคนิคปทุมธานี

ระบบสาํ นักงานอตั โนมตั ิ (OAS) 33 คณะผูจดั ทําประวตั สิ ว นตวัช่อื -นามสกุล : นางสาวสวุ มิ ล ทองอิม่ช่ืองาน : ระบบสาํ นักงานอตั โนมัติ (OAS.)สาขาวชิ า : คอมพวิ เตอรธุรกจิเกดิ เมอื่ : วนั ท่ี 27 กุมภาพันธ พ.ศ.2541ทีอ่ ยู : 1/15 ม.3 ต.บานกลาง อ.เมือง จ.ปทมุ ธานี 12000ประวตั กิ ารศึกษาป พ.ศ. 2554 ระดบั มัธยมศกึ ษา โรงเรยี นวัดมะขามป พ.ศ. 2559 ระดับประกาศนียบัตรวิชาชีพ 1-3 สาขาคอมพวิ เตอรธุรกจิ วทิ ยาลยั เทคนิคปทมุ ธานีป พ.ศ. 2562 ระดับประกาศนียบตั รวิชาชพี ข้ันสูง 1-2 สาขางานคอมพิวเตอรธุรกิจ วิทยาลัยเทคนิคปทมุ ธานี

ระบบสาํ นกั งานอตั โนมตั ิ (OAS) 34 คณะผูจัดทําประวตั ิสว นตัวชอ่ื -นามสกุล : นางสาวสทุ ธดิ า บญุ พาช่อื งาน : ระบบสํานกั งานอตั โนมัติ (OAS.)สาขาวชิ า : คอมพวิ เตอรธุรกจิเกดิ เม่อื : วนั ที่ 25 กนั ยายน พ.ศ.2541ทอ่ี ยู : 20/1 ม.6 ต.สวนพรกิ ไทย อ.เมอื ง จ.ปทุมธานี 12000ประวตั ิการศึกษาป พ.ศ. 2554 ระดบั มัธยมศกึ ษา โรงเรยี นชุมชนวดั เสด็จป พ.ศ. 2559 ระดับประกาศนยี บัตรวิชาชพี 1-3 สาขาคอมพวิ เตอรธรุ กจิ วทิ ยาลยั เทคนิคปทมุ ธานีป พ.ศ. 2562 ระดับประกาศนียบัตรวชิ าชพี ข้ันสงู 1-2 สาขางานคอมพิวเตอรธุรกิจ วิทยาลัยเทคนิคปทุมธานี

ระบบสาํ นกั งานอตั โนมตั ิ (OAS) 35 คณะผจู ัดทําประวตั ิสว นตัวช่ือ-นามสกุล : นางสาวสุวจณี สําลีขาวช่ืองาน : ระบบสํานกั งานอัตโนมตั ิ (OAS.)สาขาวชิ า : คอมพวิ เตอรธรุ กจิเกดิ เมือ่ : วันที่ 27 พฤศจกิ ายน พ.ศ.2541ทอี่ ยู : 39 ม.6 ต.บางพูด อ.เมือง จ.ปทมุ ธานี 12000ประวตั กิ ารศึกษาป พ.ศ. 2554 ระดบั มัธยมศึกษา โรงเรียนชุมชนวดั เสดจ็ป พ.ศ. 2559 ระดับประกาศนยี บตั รวิชาชพี 1-3 สาขาคอมพวิ เตอรธรุ กจิ วทิ ยาลยั เทคนคิ ปทมุ ธานีป พ.ศ. 2562 ระดับประกาศนียบัตรวิชาชพี ขั้นสงู 1-2 สาขางานคอมพิวเตอรธรุ กิจ วิทยาลัยเทคนิคปทุมธานี

ระบบสํานกั งานอตั โนมตั ิ (OAS) 36 อาจารยผ สู อนชือ่ -นามสกลุ : อาจารยว ิลาวัลย วัชโรทัย : วชิ าระบบสารสนเทศเพอ่ื การจดั การ (3204-2105)รายวิชา : วิทยฐานะครชู ํานาญการตาํ แหนงครู แผนกวชิ าคอมพิวเตอรธ รุ กิจ วิทยาลัยเทคนคิ ปทุมธานี

ระบบสาํ นักงานอัตโนมตั ิ (OAS) 37