6122040023-ใบงานที่-4-ปกหนังสือ

20204-2102 โปรแกรมประมวลผลคำ Word Processor แผนกวชิ าคอมพิวเตอร์ธรุ กจิ วทิ ยาลัยเทคนคิ สกลนคร สานกั งานคณะกรรมการการอาชวี ศกึ ษา กระทรวงศึกษาธกิ าร

คำนำ ก

ข

สำรบญั

1

การพมิ พ์หนังสอื ราชการภาษาไทย การจัดทากระดาษตราครฑุ และกระดาษบันทึก ขอ้ ความโดยใช้โปรแกรมการพมิ พใ์ นเคร่อื งคอมพวิ เตอร์ ใหจ้ ัดทาใหถ้ ูกต้องตามแบบของ กระดาษตราครุฑ (แบบที่ 28) และแบบของกระดาษบันทึกขอ้ ความ (แบบท่ี 29) ทา้ ย ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 1. การต้งั ค่าในโปรมแกรมการพิมพ์ 1.1 การตงั้ ระยะขอบกระดาษ - ขอบซ้าย 3 เซนตเิ มตร - ขอบขวา 2 เซนติเมตร - ขอบบน 2.5 เซนติเมตร - ขอบลา่ งประมาณ 2 เซนตเิ มตร 1.2 การตัง้ ระยะบรรทัด ให้ใชค้ า่ ระยะบรรทดั ปกตคิ อื 1 เท่า หรือ Single ในกรณีที่มีความจาเปน็ อาจปรับระยะเปน็ 1.05 พอยท์ หรือ 1.1 พอยท์ ไดต้ ามความเหมาะสม โดยใหค้ านงึ ถึงความสวยงามและรปู แบบหนงั สือเปน็ สาคัญ (ระยะ 1.05 พอยท์ หรือ 1.1 พอยท์ จะสวยงาม อา่ นง่ายและสบายตากว่าระยะ 1 เทา่ หรือ Single) 1.3 การกนั้ ค่าไม้บรรทดั ระยะการพิมพ์ อยูร่ ะหวา่ ง 0-16 เซนติเมตร (หนา้ กระดาษ A4 เมือ่ ต้งั ระยะขอบซา้ ย 3 เซนตเิ มตร ขอบขวา 2 เซนตเิ มตร จะเหลอื พนื้ ที่ สาหรับการพิมพ์ มคี วามกวา่ ง 16 เซนตเิ มตร) 2. ขนาดตราครฑุ 2.1 ตราครฑุ 3 เซนตเมตร ใช้สาหรับการจดั ทากระดาษตราครฑุ ตราครุสงู 1.5 เซนตเิ มตร ใชส้ าหรับการจดั ทากระดาษบันทกึ ขอ้ ความ 2.2 การวางตราครุฑให้วางหา่ งจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนตเิ มตร (เผอ่ื พืน้ ทส่ี าหรับประทบั ตราหนังสอื และการลงทะเบยี นรบั ทางระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส)์ 2

3. การพมิ พ์ 3.1 การจัดทาหนงั สอื ราชการตามแบบท้ายระเบยี บฯ จานวน 11 แบบ (ได้แก่ หนงั สอื ภายนอก หนงั สอื ภายใน หนังสอื ประทบั ตรา คาสัง่ ข้อบังคบั ระเบยี บ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว หนังสือ รบั รอง และ รายงานการประชุม ) ใหใ้ ชร้ ปู แบบตวั พิมพ์ (ฟอนต์) ไทยสารบรรณ (Th Sarabun Psk) ขนาด 16 พอยท์ 3.2 การพิมพ์หนงั สอื ที่มีขอ้ ความมากกวา่ 1 หนา้ หน้าตอ่ ไปให้ใชก้ ระดาษที่มีคุณภา เชน่ เดียวกันหรือใกล้เคียงกับแผ่นแรก 3.3 การพิมพห์ ัวข้อต่าง ๆ ของหนังสือแต่ละชนดิ ให้เป็นไปตามทกี่ าหนดไวใ้ นระเบยี บ 3.4 ก่อนเรม่ิ พิมพข์ ้อความ ให้ (Click File > ตัง้ คา่ หน้ากระดาษ (Page Setup) กอ่ น เสมอ เพ่ือเลือกขนาดกระดาษท่ีจะใชพ้ มิ พ์ ต้งั ระยะขอบหนา้ กระดาษ และการวางแนวกระดาษ 3.5 จานวนบรรทัดการพิมพ์หนงั สอื ราชการในแต่ละหนา้ ใหเ้ ปน็ ไปตามความเหมาะสมกบั จานวนขอ้ ความ และความสวยงาม แบบมาตรฐาตการพมิ พ์หนงั สอื ราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพมิ พใ์ นเครอื่ งคอมพวิ เตอร์ น้ี ประกอบดว้ ยแบบมาตรฐานการพิมพ์ พร้อมคาแนะนาประกอบการพิมพห์ นังสือราชการชนดิ ต่าง ๆ ซึง่ ใชใ้ น การปฏบิ ตั ิราชการใน ทร. รวม 9 ชนิด ดังนี้ 1. หนงั สอื ภายนอก 2. หนงั สือภายในทีใ่ ช้กระดาษบนั ทกึ ขอ้ ความ ส่วนหนังสอื ภายในที่ใช้กระตราครุฑใหจ้ ดั พมิ พ์ ตามแบบของหนงั สอื ภายนอกโดยอนุโลม 3. บนั ทึก 4. หนังสือประทบั ตรา 5. คาสั่ง 5.1 คาส่ัง กรณีหวั หนา้ สว่ นราชการท่อี อกคาสงั่ ใหเ้ ปน็ ผู้ลงช่ือ 5.2 คาสัง่ กรณคี บั คาสงั่ 6. ระเบยี บ 7. ประกาศ 8. หนงั สือรับรอง 9. รายงานการประชุม 3

ตารางที่ 1 จานวนคอลมั น์ 2 คอลัมน์ จานวนแถว 1 แถว แลว้ กดปุ่มตกลง เพื่อนาครุฑท่ีมขี นาดกว้างและ ยาว1.5 เซนตเิ มตร ท่ีทาการสแกนเก็บไว้ใน My Document นาเข้ามาวางไว้ ในคอลัมนท์ ่ี - การนาครฑุ เข้ามาใส่ในคอลมั นท์ ่ี 1 โดยการคลกิ ท่ปี ุ่มแทรก เลือกรปู ภาพ เลอื กภาพจาก แฟม้ เลอื ก ภาพที่เก็บไวใ้ น My Document เปน็ ภาพครุฑ เลอื ก แทรก - ใสค่ าวา่ “บนั ทึกขอ้ ความ” ด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 29 ตวั หนา ตารางท่ี 2 จานวนคอลัมน์ 2 คอลมั น์ จานวนแถว 1 แถว แลว้ กดปมุ่ ตกลง - คอลัมน์ที่ 1 ใส่คาวา่ “สว่ นราชการ” ด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 18 ตวั หนา - คอลัมน์ท่ี 2 ใส่ กอง/สานัก/เบอรต์ ดิ ต่อภายใน/ไปรษณีย์อิเลก็ ทรอนิกส์ ตารางท่ี 3 จานวนคอลัมน์ 4 คอลมั น์ จานวนแถว 1 แถว แลว้ กดปุม่ ตกลง - คอลมั นท์ ่ี 1 ใสค่ าว่า “ท”ี่ ด้วยตวั อกั ษร TH Sarabun New ขนาด 18 ตัวหนา - คอลัมนท์ ่ี 2 ใส่ ตัวย่อของกระทรวงเกษตรและสหกรณ์ (คือ กษ) ตามด้วยเลขทข่ี องกองดว้ ย ตัวอกั ษร TH Sarabun New ขนาด 16 ตัวปกติ - คอลมั น์ที่ 3 ใสค่ าว่า “วนั ท่ี” ด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 18 ตวั หนา - คอลมั น์ท่ี 4 ใส่ เดือน/ปี ด้วยตวั อกั ษร TH Sarabun New ขนาด 16 ตัวปกติ ตารางท่ี 4 จานวนคอลัมน์ 2 คอลมั น์ จานวนแถว 1 แถว แลว้ กดปุ่มตกลง - คอลัมนท์ ี่ 1 ใส่คาว่า “เร่อื ง” ด้วยตัวอักษร TH Sarabun New ขนาด 18 ตวั หนา - คอลัมน์ที่ 2 ใส่ ชื่อเรือ่ ง ดว้ ยตัวอกั ษร TH Sarabun New ขนาด 16 ตวั ปกติ 4

5. ปดั หนงึ่ บิดสอง พมิ พเ์ รียน - การปิดหน่งึ บิดสองโดยการคลกิ ทีป่ ่มุ รปู แบบ เลือก ย่อหน้า เลอื ก ระยะหา่ ง เลือก กอ่ นหนา้ 12 พ. 6. ปดั หนึ่งบดิ สอง พิมพเ์ นื้อเรื่อง 7. ยอ่ หนา้ ทุกคร้งั ตอ้ งหา่ งจากขอบด้านขวา 13 ตัวอักษร 8. พิมพ์เนอ้ื เรื่องในยอ่ หน้าท่หี นึง่ และยอ่ หน้าท่ีสองเสร็จแลว้ ปดั หนึ่งบดิ สอง พิมพ์ยอ่ หน้า สุดทา้ ย 9. เมือ่ พมิ พเ์ น้ือเร่อื งเสรจ็ สิ้น ทาการบนั ทึก (Save) ขอ้ มลู - สาหรบั การบันทึกเอกสารทมี่ ีอย่แู ล้ว คลกิ ทีป่ ุม่ แฟม้ เลือก บันทึก - สาหรบั การบนั ทกึ เอกสารที่ยงั ไมม่ ีที่เก็บ คลิกท่ปี ุ่ม แฟ้ม เลือก บันทึกเปน็ - ในกลอ่ ง ชอ่ื แฟ้ม ให้พิมพช์ ื่อ แฟม้ ใหม่สาหรบั เอกสาร - ในกลอ่ ง เกบ็ เปน็ ชนดิ ใหค้ ลิกรูปแบบแฟ้มที่เขา้ กันไดก้ บั โปรแกรมอื่น ไดแ้ ก่ Word Document - คลิกปมุ่ บนั ทกึ เพ่อื บันทึก (Save) ข้อมลู 10. การพมิ พเ์ อกสารอองทางเครอ่ื งพิมพ์ - เม่อื ทาการบนั ทกึ ข้อมลู เรยี บร้อยแล้ว ตอ่ ไปจะทาการพิมพเ์ อกสารออกทาง เครอื่ งพมิ พ์ - คลกิ ที่ปุม่ แฟ้ม เลือก พมิ พ์ - คลิกเลอื กชือ่ เคร่อื งพมิ พท์ ถี่ ูกต้อง - คลิกเลอื ก ในชอ่ งของหนา้ คือ ทัง้ หมด หน้าปจั จุบัน หรือระบุเลขหนา้ ที่ต้องการ พมิ พก์ ็ได้ - คลิกเพอ่ื กาหนดคณุ สมบัติใหก้ บั เคร่ืองพิมพ์ - ถ้าตอ้ งการพิมพ์เอกสารออกมามากกว่าหน่งึ ก็ให้ปอ้ นจานวนชดุ ของเอกสารลงไป ในชอ่ งจานวนสาเนา 4

การสร้างหนงั สอื ราชการ โดยใชโ้ ปรแกรม Microsoft word ขนั้ ตอนการปฏิบตั ิ 1. หลงั จากติดตงั้ โปรแกรม Microsoft Word และจัดเตรยี มโครงร่างงานท่จี ะทาการบนั ทกึ 2. เข้าโปรแกรม Microsoft Word โดยคลกิ ที่ป่มุ Start เลือก Programs จากน้นั เล่อื นเมาส์ ไปที่ Microsoft Office แล้วคลกิ ท่ี Microsoft Word - จากนัน้ จะปรากฏหน้าจอของ Microsoft Word ขึน้ มา ดังรูป 5

3. ตั้งก้นั หน้าและก้นหลังของเอกสาร 3.1 คลิกที่ปุม่ เค้าโครงหน้ากระดาษ เลือกระยะขอบแบบกาหนดเอง - ตงั้ คา่ หนา้ กระดาษดา้ นบน 2.5 เซนติเมตร - ตั้งคา่ หนา้ กระดาษดา้ นล่าง 2 เซนติเมตร - ตั้งคา่ หนา้ กระดาษดา้ นซ้าย 3 เซนติเมตร - ตัง้ คา่ หน้ากระดาษด้านขวา 2 เซนตเิ มตร แลว้ กดปุม่ ตกลง 4. การสร้างหวั กระดาษบันทกึ ข้อความหนงั สอื ราชการภายใน 4.1 คลกิ ไปทต่ี าราง เลอื ก แทรก เลอื ก วาดตาราง 6

4.2 การปรับความกวา้ งของคอลัมน์ ในตาราง - โดยการนาเมาสไ์ ปชที้ ่ีเส้นทางดา้ นขวาของคอลมั น์ ทตี่ ้องการปรับความกวา้ ง (ให้ตัว ชี้ เมาสเ์ ปล่ียนเปน็ ลูกศรสองหวั ) แล้วกดเมาส์ (ปุ่มด้านซา้ ย) คา้ งไว้ - เมอื่ ลากเมาส์ไปทางซ้ายเพื่อลดขนาด หรือลากไปทางขวาเพื่อเพมิ่ ขนาดของคอลมั น์ ตามตอ้ งการ 4.3 การปรับความสูงของแถว ในตาราง - โดยการนาเมาส์ไปช้ที เ่ี ส้นทางดา้ นลา่ งหรอื บนของแถว (ใหต้ วั ชเ้ี มาสเ์ ปล่ียนเป็น ลกู ศรสองหวั ) แลว้ กดเมาส์ (ปมุ่ ด้านซ้าย) ค้างไว้ - เมือ่ ลากเมาสข์ ึ้นบนเพ่ือลดความสูง หรอื ลากลงลา่ งเพอื่ เพม่ิ ความสูงของแถว 7

การย้ายหรือก็อปปีข้ ้อความข้ามเอกสาร จะเปน็ การย้ายหรอื กอ็ ปปข้ี อ้ ความในอีกเอกสารหนง่ึ หรืออกี ไฟลห์ น่งึ มาไวใ้ นอีกไฟล์หนึง่ ซ่ึง อาจ เปน็ ข้อความที่แบง่ ๆ กนั พิมพ์ แล้วตอ้ งการกอ็ ปปม้ี ารวมกนั เป็นไฟลเ์ ดียว 1. กอ่ นอื่นใหเ้ ปิดไฟลง์ านที่มขี ้อความทีต่ อ้ งการก็อปปี้ แลว้ คลิก View 2. คลกิ Arrange All จดั เรยี งหนา้ จอ 3. หน้าจอทจี่ ัดเรียงแลว้ เห็นท้ังสองหนา้ จอ 4. สรา้ งแถบสีขอ้ ความที่ต้องการ คลกิ ปุ่มขวาในบริเวณทส่ี ร้างแถบสี แลว้ คลกิ คาสงั่ Copy 5. คลกิ หนา้ ใดๆ ในเอกสารท่ตี อ้ งการวางขอ้ ความ 6. ชเ้ี มาสแ์ ลว้ คลิกปมุ่ ขวาท่ีตาแหน่งทต่ี ้องการวางขอ้ ความ 7. คลิกคาส่งั Paste ขอ้ ความกจ็ ะถกู ก็อปป้ีจากเอกสารหน่ึง มาเก็บไว้ในอกี เอกสารหนึ่ง 8

วธิ สี ร้างจดหมายเวียนด้วยโปรแกรม Word เพอ่ื ใช้ประโยชนใ์ นการใส่รายช่ือ หรือข้อมลู ใน เอกสารทีม่ ีขอ้ ความเหมอื นๆกนั ยกตัวอย่างการทาจดหมายเวียน คือการส่งจดหมายทม่ี เี นอื้ หา ในจดหมายเหมอื นกันแต่ตา่ งกนั แคร่ ายช่ือผ้รู ับจดหมายซ่ึงจะอยู่ในบรรทัดทีเ่ ขยี นวา่ เรยี น แค่ นนั้ ในตวั อย่างการทาจดหมายเวียนนี้ จะประยุกตใ์ ช้กบั การทาใบแจ้งผลการสอบ Pre O-Net ของนักเรียนซึ่งมแี บบฟอรม์ เหมอื นกันตา่ งกนั ทต่ี ้องใสช่ ือ่ คะแนนสอบ ของแต่ละคนเท่านนั้ ซึ่ง ในทน่ี ไี้ ด้เตรยี มขอ้ มลู ผลการสอบไวแ้ ลว้ ด้วยโปรแกรม Excel เราจะดงึ ข้อมลู น้ันมาทาจดหมาย เวยี นกัน 1. ภาพดา้ นลา่ งเป็นตวั อยา่ งข้อมูลท่ีเราเตรียมไวแ้ ลว้ ด้วยโปรแกรม excel 2. ภาพด้านล่างเป็นแบบฟอรม์ ใบแจง้ คะแนนท่สี รา้ งดว้ ยโปรแกรม Word 9

3. เร่มิ ต้นใหค้ ลิกทีเ่ มนู MAILINGS ในโปรแกรม Word 4. จากนัน้ ก็คลกิ รายการ Start Mail Merge แลว้ เลือก Letters 5. คลิกท่รี ายการ Select Recipients แลว้ เลือก Use an Existing List... 10

6. จะมหี นา้ ต่างขนึ้ มาใหเ้ ราเลือกไฟล์ขอ้ มลู Excel เรากค็ ลิกเลอื กแลว้ คลกิ Open 7. จากนนั้ กค็ ลกิ เลอื ก Sheet ที่ใส่ขอ้ มลู ไว้แล้วคลกิ OK 8. แลว้ กค็ ลกิ รายการ Start Mail Merge 11

9. จะมหี น้าต่างใหเ้ ราเลอื กวา่ จะนาเขา้ ข้อมูลของใครบา้ ง ในท่นี น้ี าเข้าทกุ คนก็ คลิก OK ไดเ้ ลย 10. คลิกรายการ Insert Merge Field เราจะเหน็ รายชอ่ื Field ทเ่ี ราสร้าง ไวใ้ น Excel 12

11. วิธีการใสข่ อ้ มลู จาก Excel คอื ใหค้ ลิกที่ตาแหนง่ ท่ีจะใส่ข้อมลู แล้วทาข้อ 10 จากนั้นก็เลือก Field ท่ตี อ้ งการ จากภาพตวั อย่างจะเห็นตาแหนง่ ของการใส่ ข้อมูล Field ตา่ งๆในตาแหน่งทีต่ ้องการ 12. เมื่อใส่ข้อมูลเสร็จแลว้ ก็คลิกรายการ Preview Results เพือ่ ดูผลลัพธ์ เราสามารถคลกิ ปมุ่ สามเหล่ยี มเพอ่ื เลือ่ นดูขอ้ มลู ในแต่ละ Field ได้ 13

13. เม่ือทกุ อย่างเรยี บรอ้ ยกค็ ลกิ รายการ Finish & Merge เลอื ก Print Documents... 14. ก็จะมหี นา้ ต่างให้เลอื กวา่ จะพมิ พ์ขอ้ มลู ทั้งหมดหรอื เปลา่ 15. หลงั จากทคี่ ลิก OK จากข้อ 14 ก็จะมหี น้าต่างเตรียมพิมพ์เอกสารปรากฏ ขึ้นมา เราก็เลอื กเคร่ืองพิมพ์และดาเนนิ การพิมพ์เอกสารต่อไป 14

จดั ทำโดย นายภมู นิ ทร์ ร้อยพลิ า รหสั นกั ศกึ ษา 6122040023 ระดับชั้น ปวช. ช้นั ปีที่ 3 กลุ่ม 1 14