คู่มือการใช้งาน Google drive-docs-sheet-slide

คูม อื การใชงาน  Google Drive ​Google Docs  Google Slide G​ oogle Sheet                        จดั ทาํ โดย  งานส่อื การเรียนการสอน ฝา ยวิชาการ  วทิ ยาลยั การอาชพี หนองหาน อาชีวศกึ ษาจังหวดั อุดรธาน ี สาํ นกั งานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา   

Google Drive  Google Drive เปนบรกิ ารจาก Google ที่เราสามารถเอาไฟลต าง ๆ ไปฝากไวก ับ  Google บนพืน้ ทเี่ ก็บขอมูลระบบคลาวดเปนการสาํ รองขอมูลไฟลทม่ี ีความปลอดภยั และสามารถ ใชไฟลเ หลานัน้ ท่ีไหนก็ได ไมเพียงแคฝากไฟลไ ดเทานน้ั   นอกจากน้ยี ังสามารถเปดและแกไ ขไฟลจ ากอปุ กรณเ ครือ่ งไหนก็ไดสามารถแบง ปน ไฟลก บั คนทตี่ อ งการ และแกไ ขรว มกันไดจ ากอุปกรณห ลายประเภทเชน โทรศพั ทม ือถือ แท็ปเล็ท หรือ คอมพิวเตอร โดยจะไดร บั พืน้ ท่เี ก็บขอมูล 15 GB ฟรโี ดยอัตโนมตั ิและยังซอ้ื พน้ื ทเี่ ก็บขอ มลู ไดด วย  แตส ําหรับผใู ชข องสถาบนั การศกึ ษาสามารถใชไดไ มจาํ กัด    ขอ ดขี อง Google Drive  ● สามารถเก็บไฟลไดทกุ ประเภท  ● ไฟลจ ะถูกเก็บไวท ี่ Server ของ Google ซงึ่ ม่ีความปลอดภยั สูง  ● สามารถดูขอมูลแกไขไฟลไดจ ากทุกที่ ทุกเวลา  ● สามารถแชรไฟล โฟลเดอร เพื่อทํางานรว มกนั ได  ● สามารถกําหนดสิทธิว์ า ใครสามารถดหู รือแกไ ขเอกสารใดไดบ าง    สง่ิ ท่ีตองมสี ําหรบั ผูใ ช Google Drive  ● ตอ งมีบัญชี Google Account หากไมม สี ามารถสมัครผานทาง Google.com หรือบน โทรศพั ทม ือถือก็สมัครไดเ ชน กัน  ● สําหรบั ผใู ชค อมพวิ เตอร โนต บุค สามารถใชไดทกุ ระบบปฏบิ ตั กิ ารใชไ ดท ุกเว็บเบราเซอร  ● สาํ หรับอปุ กรณ Mobile Device อ่นื ๆ ทง้ั iOS และ Android ใชไดท ง้ั หมดสามารถโหลด ไดผ านทาง App Store และ Play Store             

การเขาใชงาน Google Drive  1. เขาไปที่ URL : drive.google.com  2. ทาํ การ Login ดวยบัญชี Google ในที่นใ้ี หใ ชบ ญั ชีของวทิ ยาลยั การอาชพี หนองหานภาย ใตโดเมน @nonghan.ac.th    3. เมือ่ ลงช่อื เขา ใชแลวจะปรากฎหนาตา งดังน ี้  

4. เมนูใชงานใน Google Drive ประกอบดวย    ● ไดรฟ ของฉนั (My Drive) คือสวนท่ีแสดงไฟลและโฟลเดอรท่เี กบ็ ไวใ น Google Drive  ทง้ั หมด  ● ไดรฟที่แชร (Shared Drives) คือสวนที่แสดงไฟล เอกสารและโฟลเดอรท ค่ี ุณเปน คนแชร ออกไปใหบ ุคคลอ่นื   ● แชรก ับฉัน (Shared with me) คือสว นทแ่ี สดงไฟล เอกสารและโฟลเดอรทคี่ นอน่ื แชรร วม กับคุณ  ● ลา สุด (Recent) คอื สว นท่แี สดงไฟลท ี่คณุ แกไขลา สุด  ● ทีต่ ดิ ดาว (Starred) คอื สวนทแ่ี สดงไฟลทตี่ ิดดาวไวเ พ่ือบง บอกวา เปนไฟลส าํ คญั   ● ถังขยะ (Trash) คือสวนของถงั ขยะทใ่ี ชจ ัดเก็บไฟลท่ถี กู ลบท้งิ    

การสรา ง Folder สําหรับจดั เกบ็ ไฟล  วิธีการสรา ง Folder สําหรบั เกบ ไฟลเ อกสารสามารถทาํ ไดด ังน ้ี 1. คลิกท่ปี ุม ใหม (New) แลวเลอื กโฟลเดอรใ หม (New Folder)    2. กรอกชือ่ โฟลเดอรท่ีตองการ   

จะไดโฟลเดอรต ามรปู     การอัปโหลดไฟลไปยัง Google Drive  1. คลกิ ปุม ใหม (New) แลวเลอื กอัปโหลดไฟล    2. เลือกไฟลท่ตี อ งการอัปโหลดจากเคร่อื งคอมพวิ เตอร โดยสามารถเลอื กไดห ลายไฟลพ รอ ม กัน โดยกดคีย Ctrl แลว คลิกเลอื กไฟล เสรจ็ แลว คลกิ Open 

3. จะแสดงสถานะไฟลท ่ีอัปโหลดปรากฎทีม่ ุมขวาลา ง      การอัปโหลดโฟลเดอรไปยงั Google Drive  1. คลิกทป่ี มุ ใหม (New) เลือกอัปโหลดโฟลเดอร     

2. เลือกโฟลเดอรทต่ี อ งการอัปโหลดจากเคร่อื งคอมพิวเตอรโ ดยเลือกไดค รั้ง 1 โฟลเดอร จาก นน้ั คลกิ ปมุ อัปโหลด  3. จะแสดงสถานะโฟลเดอรท ่อี ัปโหลดแลวทม่ี มุ ขวาลาง               

การแชรไฟลใหก บั ผอู ื่นไดใ ชงานรวมกัน  การแชรไฟลบ น Google Drive ใหสามารถใชงานรว มกนั ได ไมว าจะเปน การเพม่ิ ลบแกไ ข หรือแมก ระทั่งการกําหนดสิทธ์ใิ หผ ใู ชง านอื่น ๆ สามารถเขาไปดแู ละดาวนโหลดไดอยา งเดียวไม สามารถเพิม่ ลบหรือแกไ ขได การแชรไ ฟลและโฟลเดอรจะมอี ยู 2 วิธคี ือ การแชรแ บบระบุเจาะจง ตัวบุคคลโดยการกรอก E-mail ของบุคคลนน้ั ๆ และการแชรไ ฟลและโฟลเดอรแ บบแชรล งิ คโ ดย ไมเ จาะจงผูรับหรือการแชรแบบเปดเผยซึง่ ม่แี ยกยอ ยไดอกี หลายแบบ วิธีการแชรมดี งั น ี้ 1. คลิกเลือกโฟลเดอรหรอื ไฟลท่ตี อ งการจะแชร  2. จากนน้ั คลกิ ขวาเลือกแชร       

3. กรอกอีเมลของผทู ี่ตอ งการจะแชรข อ มูลให และกําหนดสิทธ์ิการใชงานไฟลที่ถกู แชร      ● แกไขได (Can edit) สามารถแกไ ขไฟล เพิม่ ลบ และดาวนโ หลดไฟลในโฟลเดอรทถี่ กู แชร ได  ● แสดงความเหน็ ได (Can comment) สามารถแสดงความคิดเห็นไดและสามารถ ดาวนโ หลดได  ● ดไู ด (Can view) สามารถเปดดไู ฟลท ีถ่ กู แชรใ หและสามารถดาวนโ หลดได     

4. ทางดานผรู บั หรือผูท่ถี กู แชรไ ฟลร วมกนั ไฟลทถี่ ูกแชรนนั้ จะปรากฎอยูในสว นของเมนชู ่อื แชรกบั ฉัน (Shared with me)  5. ถา เปด อีเมลของผูรบั การแชรจะปรากฎขอ ความดงั น ี้   6. สาํ หรบั การแชรไ ฟลแบบแชรล งิ ค     

7. ใหค ลิกเลือกปมุ ข้นั สงู (Advance) ตรงมมุ ขวาลางตามรูป    8. ทต่ี าํ แหนง ผทู มี่ สี ิทธ์เิ ขาถงึ (Who has access) แลว คลกิ ที่ เปลี่ยน…(Change...)   

9. เลือกกั ษณะรูปแบบการแชรล ิงค    ● เปด - สาธารณะบนเวบ็ หมายถงึ ผใู ชงานทกุ คนบนอินเทอรเ น็ตสามารถคน หาไฟล และ โฟลเดอรทเ่ี ราแบงปน น้ไี ดส ามารถคนหาเจอจากระบบคน หาของ Google หรือระบบ คนหาจากทางอนิ เทอรเนต็ ไดโ ดยผใู ชไ มจําเปน ตองมี Google Account ก็สามารถใชง าน ไฟล หรอื โฟลเดอรน ้นั ไดตวั เลือกนีเ้ หมาะสําหรับเอกสารทตี่ อ งการเผยแพรส สู าธารณะ ไม เปนเอกสารปกปด  ● เปด - ทกุ คนทม่ี ลี งิ ค หมายถึง ผใู ชง านสามารถเขา ถึงไฟล หรือโฟลเดอรน ้ไี ด โดยการไดร บั ลงิ คจากเจาของไฟล หรอื โฟลเดอรสงใหเ ทานนั้ สวนคนอืน่ ทไ่ี มม ลี ิงคหรือไมไ ดรบั ลงิ คก ็ไม สามารถเขา ถึงผเู ขาใชงานไมจาํ เปน ตอ งมี Google Account กส็ ามารถเขาใชงานได เพียง แคม ีลิงคทถ่ี ูกตองกส็ ามารถเขาใชได ตวั เลอื กน้ีจงึ เหมาะสาํ หรับการแชรไฟล หรือโฟลเดอร ใหเ ฉพาะบุคคล เชนการสง อีเมลพรอ มแนบลงิ คของไฟล หรอื โฟลเดอรนเี้ ปน ตน  

● เปด - วิทยาลยั การอาชีพหนองหาน หมายถงึ ผูใ ชง านทุกคนทใ่ี ชอ เี มลข อง วทิ ยาลยั การ อาชีพหนองหานสามารถคน หาไฟล และโฟลเดอรท เี่ ราแบงปน นี้ได และสามารถใชงานไฟล และโฟลเดอรนัน้ ได  ● เปด - ทกุ คนใน วิทยาลัยการอาชพี หนองหาน ทมี่ ลี งิ ค หมายถงึ ผูใ ชง านท่ีคนทใ่ี ชอเี มล วทิ ยาลยั การอาชพี หนองหานทม่ี ีลงิ คจ ากเจาของไฟลกส็ ามารถเขาถงึ ไฟลแ ละโฟลเดอรนี้ได  ● ปด - ผูใชท ่ีระบุ หมายถึง ผใู ชทมี่ ี Google Account และถูกระบชุ อ่ื จากเจาของไฟล เทา นั้นถงึ จะเขา ใชไ ดตวั เลือกนี้เหมาะสําหรบั เอกสารท่ตี อ งการแบงปนเฉพาะบคุ คลเทา นน้ั                                            

การเรม่ิ ตน ใชงาน Google Docs  1. เขา ไปที่ URL docs.google.com หรือคลกิ ที่ ใหม (New) เลือก Google เอกสาร หรือ คลกิ ที่ 9 จดุ ตรงขวาบนใกลกบั โปรไฟลแ ลว เลอื กไอคอนสีฟาตามรปู                

2. การเลือกสรา งเอกสารสามารถเลอื กไดสองแบบคือ เอกสารเปลา และจากเทมเพลทดตู าม รปู                    

3. สามารถพิมพเ อกสารไดเ หมือนกบั ไมโครซอฟทเ วิรด ซงึ่ ในการพงิ พเ อกสารนีย้ งั ไมสามารถ ใชฟ อนต TH SarabunPSK ไดจ ะตอ งทําการตง้ั คาภาษากอ นถงึ จะใชงานฟอนตดังกลาวได    4. ตงั้ คาฟอนตต ัวหนงั สอื TH SarabunPSK เพอื่ ให Google เอกสารใชงานไดต ามตองการ โดยการเขาไปทเ่ี มนูไฟล จากน้นั เลอื่ นลงไปทเ่ี มนู “ภาษา” แคเ อาเมาสเลือ่ นไปที่เมนูดงั กลาวกจ็ ะแสดงเมนยู อยใหเ ลอื กภาษาโดยใหเ ลอ่ื นลงไปทา ย ๆ จะมคี ําวา “ไทย” แลว ทาํ การคลกิ เลอื กทนั้ ทจี ากนั้นกจ็ ะสามารถใชฟอนต TH SarabunPSK ไดต ามตองการ 

               

5. การตง้ั คาหนากระดาษ  ● ใหไ ปที่ เมนู ไฟล แลว คลกิ เลอื ก “การต้งั คาหนา กระดาษ”  ● จะปรากฎหนา ตา ง การต้งั คา หนา กระดาษ ใหท ําการกําหนดการวางแนวกระดาษ  ขนาดกระดาษ สพี น้ื หลงั กระดาษตามทต่ี องการ    6. สามารถอัปโหลดเอกสาร Word แลวมาเปดใน Google เอกสารได             

การเรม่ิ ตน การใชง าน Google Sheet  1. เขา ไปท่ี URL sheets.google.com หรือคลิกที่ ใหม (New) เลอื ก Google ชตี หรอื คลิก ท่ี 9 จดุ ใกลไ อคอนโปรไฟลแ ลว เลอื กไอคอนสีเขยี ว ตามรปู     2. การพิมพใชงาน Google ชตี น้สี ามารถใชงานไดเหมือนกันกบั Microsoft Excel โดย  ฟง กชนั การใชง านตลอดจนสูตรตา ง ๆ มีความเหมือนกบั Excel แตจะมีบางฟงกชันหรอื คาํ สั่งการใชงานแตกตา งไปบางเพยี งเล็กนอ ยเทา นนั้  

3. สามารถอปั โหลดเอกสาร Excel แลว มาเปด ใน Google ชตี ได     

เร่มิ ตนการใชงาน Google สไลด  1. เขาไปที่ URL slides.google.com หรือคลกิ ที่ ใหม (New) แลว เลือกที่ Google สไลด  หรอื ไปเลอื กคลกิ ที่ 9 จดุ แลว เลอื กไอคอนสีเหลอื งตามรูป         

2. หลังจากเลอื กวธิ ีเปด แลว กจ็ ะแสดงหนาตาของ Google สไลดโดยจะมีเมนูใหเลอื กใชง าน คร้ังแรกวา ตอ งการจะใชเทมเพลตหรือเปนสไลดว าง ๆ ในตัวอยา งจะใชเ ทมเพลต ซงึ่   Google สไลดนจี้ ะเปนแอพพลเิ คชนั สาํ หรับใชนําเสนองานประเภทเดยี วกนั กบั Microsoft  Powerpoint การทํางานเหมอื นกนั ตางกนั ที่ทํางานบนคลาวด    3. สามารถอัปโหลดเอกสาร Powerpoint มาเปดใน Google สไลดได 