เนื้อหาใบความรู้.หน่วยที่ 4

9 แผนผงั แนวคดิ ใบความรู้หนว่ ยการเรยี นรู้ที่ 4 4.1 วงจรค่าใชจ้ ่าย 4.1.1 ระบบการสัง่ ซื้อ และ ระบบการรบั สนิ ค้าทีส่ ่ังซื้อ 4. วงจรทางธุรกิจขั้น 4.1.2 ระบบการควบคุม พืน้ ฐาน ประเภทของ เจา้ หน้ี เอกสาร และระบบ ยอ่ ยของระบบ 4.1.2 ระบบควบคุมเงนิ สด สารสนเทศทางบญั ชี จ่าย 4.2 วงจรรายได้ 4.2.1 ระบบการตลาดและ การส่ังขาย 4.2.2 การนาเทคโนโลยี สมยั ใหม่เข้ามาใช้กบั กระบวนการทางธุรกจิ ของ วงจรรายได้ 4.3 วงจรการผลติ 4.3.1 ระบบควบคมุ สนิ คา้ คง คลงั 4.3.2 ระบบการผลิต 4.4 วงจรบรหิ ารเงินและ 4.3.1 วงจรบรหิ ารเงนิ และ รายงานทางการเงนิ รายงานทางการเงนิ 4.3.2 โครงสรา้ งของระบบ สมุดบัญชแี ยกประเภทท่ัวไป

10 ใบความรหู้ นว่ ยการเรยี นรู้ท่ี 4 วงจรทางธรุ กจิ ขน้ั พนื้ ฐาน ประเภทของเอกสาร และระบบย่อยของระบบสารสนเทศทางบัญชี เค้าโครงเน้อื หา ตอนท่ี 4.1 วงจรคา่ ใชจ้ ่าย เรื่องท่ี 4.1.1 ระบบการสง่ั ซอื้ และระบบการรับสนิ ค้าทส่ี ั่งซ้ือ เรอ่ื งที่ 4.1.2 ระบบการควบคมุ เจา้ หน้ี เรื่องท่ี 4.1.3 ระบบควบคุมเงนิ สดจา่ ย ตอนที่ 4.2 วงจรรายได้ เรื่องที่ 4.2.1 ระบบการตลาดและการสงั่ ขาย เรือ่ งที่ 4.2.2 การนาเทคโนโลยีสมยั ใหม่เข้ามาใช้กบั กระบวนการทางธรุ กจิ ของวงจรรายได้ ตอนที่ 4.3 วงจรการผลติ เรอ่ื งที่ 4.3.1 ระบบควบคมุ สนิ คา้ คงคลงั เรอื่ งท่ี 4.3.2 ระบบการผลติ ตอนท่ี 4.4 วงจรบรหิ ารเงนิ และรายงานทางการเงนิ เรอ่ื งที่ 4.4.1 วงจรบริหารเงนิ และรายงานทางการเงิน เรอ่ื งที่ 4.4.2 โครงสร้างของระบบสมุดบัญชีแยกประเภททัว่ ไป

11 ตอนท่ี 4.1 วงจรคา่ ใชจ้ า่ ย โปรดอ่านหัวเรื่อง แนวคิด และวัตถุประสงค์ในตอนที่ 4.1 แล้ว จึงศึกษาเนื้อหาสาระ โดยละเอียดต่อไป หวั เรื่อง เร่ืองท่ี 4.1.1 ระบบการส่ังซอื้ และระบบการรับสินคา้ ท่สี งั่ ซื้อ เร่ืองที่ 4.1.2 ระบบการควบคุมเจา้ หนี้ เร่อื งท่ี 4.1.3 ระบบควบคุมเงินสดจ่าย แนวคดิ 1. วงจรคา่ ใช้จา่ ยมักประกอบด้วย ระบบการจดั ซื้อ ระบบการรับสินค้าท่ีส่ังซ้ือ ระบบการ ควบคุมเจา้ หนี้ และระบบเงนิ สดจา่ ยชาระหนีค้ า่ สินค้าทซ่ี ื้อมา 2. ระบบการควบคุมเจ้าหน้ี เป็นระบบบัญชีย่อยท่ีจัดอยู่ในวงจรค่าใช้จ่ายโดยมีส่วน เก่ียวข้องกับระบบการส่ังซื้อและรับสินค้า ระยะเวลาในการชาระหน้ีมีผลโดยตรงต่ออัตราหมุนเวียน (สินทรัพย์หมุนเวียนต่อหน้ีสินหมุนเวียน) การชาระหน้ีในช่วงระยะเวลาท่ีจะได้รับส่วนลด อาจ หมายถึงเงินเป็นจานวนมาก การจ่ายเงินชาระหน้ีทุก ๆ ครั้งจะต้องมีเอกสารกากับอยู่อย่างถูกต้อง ครบถ้วน การบริหารบัญชีเงินสดเพ่ือจะใช้ในการชาระหน้ีค่าสินค้าและบริการจึงเป็นระบบงานที่ สาคัญอยา่ งยิ่งตอ่ วงจรใช้จ่าย 3. ระบบควบคุมเงินสดจ่าย เป็นระบบบัญชีย่อยท่ีจัดอยู่ในวงจรการบริหาร (Administration Cycle) ของระบบบัญชีใหญ่ขององค์กร มีหน้าท่ีในการเก็บบันทึกข้อมูลท่ีเก่ียวกับ เงินสดจ่ายทั้งหมด การจ่ายเงินทุกคร้ังจะต้องมีเอกสารหลักฐานทางบัญชีที่ชัดเจน นอกจากน้ีเงินสด ถอื เป็นสินทรัพย์ที่มีความเส่ียงในการสูญหายหรือถูกลักขโมยสูง จึงต้องมีการควบคุมท่ีมากเป็นพิเศษ โดยมีวตั ถปุ ระสงค์และหนา้ ที่ของระบบควบคุมเงินสดจ่าย ได้แก่ ชาระหนี้ค่าสินค้าตามเวลาท่ีจะได้รับ ส่วนลด และเก็บเงินสดใหพ้ อเพยี ง ทจี่ ะนาไปใชห้ นี้และใช้จ่ายอ่ืน ๆ แต่ต้องไม่ให้มากเกินไปเนื่องจาก อาจเสียโอกาสในการนาเงนิ สดไปใช้ในการอ่นื ที่สามารถทาใหเ้ กิดดอกผลมากกว่า

12 วตั ถปุ ระสงค์ 1. นกั ศกึ ษาบอกถึงระบบการสัง่ ซ้ือ และระบบการรับสนิ ค้าท่สี ั่งซอ้ื 2. นักศึกษาอธิบายระบบการควบคุมเจ้าหนี้ 3. นักศกึ ษาอธบิ ายระบบควบคมุ เงนิ สดจา่ ย

13 เรื่องท่ี 4.1.1 ระบบการส่ังซื้อ และระบบการรบั สนิ คา้ ท่สี งั่ ซอื้ ระบบการสัง่ ซ้ือ และระบบการรับสินคา้ ท่ีสั่งซื้อ วงจรค่าใช้จ่ายมักประกอบด้วย 1. ระบบการจัดซอื้ 2. ระบบการรบั สนิ คา้ ท่สี ั่งซอ้ื 3. ระบบเงนิ สดจ่ายชาระหน้ีค่าสินค้าท่ีซ้อื มา ระบบการสั่งซ้ือ มีเอกสารเบื้องต้น ได้แก่ 1. ใบขอซ้ือ (Purchase Requisition) แผนก ต่างๆ เม่ือต้องการสินค้าหรือบริการใดก็จะทาใบเสนอซื้อส่งมาแผนกจัดซื้อ เช่น แผนกสินค้าเห็นว่า สินค้าชนิดน้ีใกล้จะหมดแล้วหรือถึงจุดสั่งซ้ือ จึงทาใบเสนอซื้อข้ึน แผนกผลิตต้องการชิ้นส่วนต่างๆ ท่ี ตอ้ งใช้ในการผลิตหรอื แผนกบคุ คลอาจจะต้องการโต๊ะเกาอ้ีให้พนักงานใหม่เป็นต้น ใบเสนอซื้ออาจถูก สง่ ให้ผู้ขายวัตถุดิบในรูปแบบอิเลคทรอนคิ ส์ ผ่านระบบอีดีไอ เพื่อความสะดวก รวดเร็ว และลดต้นทุน ในการจัดซื้อ ใบเสนอซื้อที่ถูกจัดทาขึ้นตามกฎระเบียบขององค์กรเพ่ือสามารถนามาใช้ในการอ้างอิง ภายหลังได้ มักจะต้องเปน็ ใบเสนอซอื้ ท่ีได้รบั การเซน็ อนมุ ตั โิ ดยหัวหน้าแผนกทีจ่ ัดทาใบเสนอซื้อนั้น ใน กรณีที่ใบเสนอซ้ือถูกส่งมาฝ่ายจัดซ้ือโดยผ่านเครือข่าย การเซ็นอนุมัติอาจใช้ลายเซ็นอิเลคทรอนิคส์ แทนการเซน็ ชอ่ื อนมุ ัตลิ งบนใบเสนอซ้ือทเ่ี ป็นกระดาษ 2. ใบเสนอราคา (Request for Quatation)ใน การสั่งซ้ือสินค้าทีมีจานวนมากหรือราคาสูงกิจการมักจัดให้มีการเสนอราคาโดยกิจการเป็นผู้กาหนด รายละเอียดของสินค้าที่ต้องการและเปิดให้บริษัทผู้ขายทาใบเสนอราคามาแข่งขันกัน 3. ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) เมอื่ ตดั สนิ ใจเลือกผู้ขายได้แล้วแผนกจัดซื้อก็จะทาใบสั่งซื้อข้อมูลที่ควรปรากฏอยู่ บนใบส่ังซ้อื ได้แกเ่ ลขที่ใบสัง่ ซ้อื ชอื่ ที่อยู่ของผู้ขายวัตถุดิบ พนักงานผู้รับผิดขอบการสั่งซ้ือ วันท่ี และ สถานท่ีส่งมอบสินค้า และข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุดิบเป็นต้น โดยปกติ ใบส่ังซื้อ 1 ใบ จะถูกทาขึ้นสาหรับ ผู้ขายวัตถุดิบ 1 ราย แต่ใบส่ังซ้ือ 1 ใบอาจรวมใบเสนอซื้อหลายใบเข้าด้วยกัน ส่วนระบบการจัดซ้ือ วัตถุดิบสมัยใหม่ เช่ือมต่อระบบขาย ระบบวางแผนการผลิต ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ซ่ึงเป็นส่วน หนึ่งของระบบสารสนเทศรวมขององค์กร เท่ากับระบบขายของกิจการผู้ขาย ผู้ขายสามารถทราบ ความต้องการใช้วัตถุดิบของกิจการได้ด้วยตนเอง กิจการไม่จาเป็นต้องจัดทาใบสั่งซื้อดังเช่นสมัยก่อน กิจการได้มอบให้คู่ค้า คือผู้ขายบริหารจัดการสินค้าคงคลังและวัตถุดิบแทน การมอบภาระการดูแล สินค้าคงคลังและวัตถุดิบให้กิจการผู้ขายวัตถุดิบไปดูแลแทนนี้เรียกว่า CRP-Continuous Replenishment Program หรือ VMI-Vendor Managed Inventory หรือ SMI-Supplier Managed Inventory ระบบการจัดซ้ือและรับสินคา้ ประกอบด้วยขนั้ ตอนงานหลัก 3 ข้ันตอน ได้แก่ ขั้นตอนท่ี 1 หาความต้องการของสินค้าหรือวัตถุดิบ เม่ือได้รับใบเสนอซ้ือจากฝ่ายต่างๆ ในองค์กร พนักงานฝา่ ยจดั ซือ้ ตรวจสอบความถกู ต้องของใบเสนอซื้อ นาข้อมูลในใบเสนอซื้อหลายใบมาประมวล หาความต้องการรวมของสินค้าแต่ละชิ้น ก่อนจะส่งไปยังข้ันตอนที่ 2 ต่อไป ข้ันตอนท่ี 2 สั่งซื้อ โดยดู ขอ้ มลู จากแฟ้มผู้ขาย และแฟ้มสินค้าคงคลัง ใบสั่งซื้อมักถูกจัดทาข้ึนหลายชุดส่งไปที่ต่าง ๆ ข้ันตอนที่ 3 รับสินค้า เมื่อผู้ขายนาสินค้ามาส่ง ฝ่ายตรวจรับสินค้า ทาการตรวจรับสินค้าและจัดทาใบรับสินค้า สง่ ไปยังหน่วยงานตา่ ง ๆ

14 เรื่องที่ 4.1.2 ระบบการควบคุมเจา้ หน้ี ระบบเจ้าหน้ีเป็นระบบบัญชีย่อยท่ีจัดอยู่ในวงจรค่าใช้จ่ายโดยมีส่วนเก่ียวข้องกับระบบ การสัง่ ซอ้ื และรับสนิ ค้า ระยะเวลาในการชาระหน้ีมผี ลโดยตรงต่ออัตราหมนุ เวียน (สนิ ทรัพย์หมุนเวียน ต่อหน้ีสนิ หมนุ เวยี น) การชาระหนใ้ี นช่วงระยะเวลาท่จี ะได้รับส่วนลด อาจหมายถึงเงินเป็นจานวนมาก การจ่ายเงินชาระหน้ีทุก ๆ ครั้งจะต้องมีเอกสารกากับอยู่อย่างถูกต้อง ครบถ้วน การบริหารบัญชีเงิน สดเพอื่ จะใชใ้ นการชาระหนคี้ ่าสนิ คา้ และบริการจึงเปน็ ระบบงานที่สาคญั อย่างย่ิงต่อวงจรใชจ้ ่าย เอกสารเบื้องต้นของระบบบญั ชเี จ้าหนี้ 1. ใบสัง่ ซือ้ พนกั งานแผนกขายเป็นผู้จดั ทาขึ้น และส่งมาท่แี ผนกควบคุมเจา้ หนี้ 2. ใบตรวจรับสินคา้ แผนกรับสินค้าจดั การตรวจนบั สินค้า เมื่อถูกต้องแล้ว จัดทาใบตรวจ รบั สินคา้ เพือ่ เปน็ หลกั ฐาน 3. ในเรยี กเก็บเงิน เปน็ เอกสารทสี่ ่งมาจากบริษทั ผขู้ าย เรียกเก็บเงิน พนักงานตอ้ ง ตรวจสอบใบรับสนิ ค้าและใบสงั่ ซอ้ื กับใบเรยี กเก็บเงินให้ถูกตอ้ งแน่นอนเสยี ก่อนจงึ จะชาระหนี้ เอกสารเบื้องต้นหลัก ที่ใช้เพ่ิมน้ีในระบบบัญชีเจ้าหนี้มี 3 ใบ ได้แก่ ใบส่ังซ้ือ ใบรับสินค้า และใบเรียกเก็บเงินท่ีได้รับจากผู้ขาย นอกจากน้ี ในกรณีที่ระบุในสัญญาซื้อขายว่า ผู้ซ้ือจะต้องเป็นผู้ ออกค่าขนส่งสินค้า เอกสารอีกฉบับหน่ึงที่จะเข้ามาเกี่ยวข้องได้แก่ ใบค่าระวางสินค้า (Freight Bill) ในกรณีที่ผู้ซื้อรับผิดชอบค่าขนส่ง บริษัทจัดส่งสินค้าอาจส่งใบค่าระวางขนส่งไปเรียกเก็บเงินจากผู้ซื้อ โดยตรง หรือผู้ขายอาจจ่ายค่าขนส่งแทนไปก่อนโดยแนบใบเสร็จรับเงินค่าขนส่งท่ีได้รับจากบริษัท จัดส่งสินค้าไปกับใบเรียกเก็บเงินด้วย บัญชีเจ้าหนี้จะลดลงได้เมื่อมีการจ่ายเงินสดชาระหน้ี เอกสาร เบอ้ื งตน้ ที่ใช้เปน็ หลกั ฐานในการจ่ายเงนิ ไดแ้ ก่ ใบสาคัญเงินสดจ่าย และใบเสร็จรบั เงิน เอกสารเบื้องต้นอนื่ ๆ ได้แก่ เดบิตเมมโม และเครดติ เมมโม (Debit Memo and Credit Memo) เพื่อใชใ้ นเหตกุ ารณ์ต่าง ๆ ทจี่ ะทาใหย้ อดของบัญชีเจ้าหนี้เพมิ่ ข้นึ หรือลดลง เช่นส่วนลดรบั สนิ ค้าสง่ คืนเป็นตน้ ระบบบัญชีเจา้ หนี้และระบบควบคมุ เงินสดจา่ ย ประกอบด้วยข้นั ตอนงานย่อย 2 ขน้ั ตอน ได้แก่ ขน้ั ตอนที่ 1 ตั้งเจ้าหนี้ ขัน้ ตอนที่ 2 จา่ ยเงนิ ชาระหนี้

15 ภาพท่ี 4.2 ขั้นตอนงานของระบบบญั ชีเจา้ หน้แี ละระบบควบคุมเงินสดจ่าย ขั้นตอนที่ 1 ประกอบด้วย ขน้ั ตอนงานย่อย 2 ข้นั ตอน ได้แก่ ข้นั ตอนที่ 1.1 ตรวจสอบความถูกต้องของใบเรยี กเกบ็ เงนิ ขั้นตอนที่ 1.2 บันทึกเจ้าหนี้ ภาพท่ี 4.3 บนั ทกึ การเพ่ิมเจ้าหนี้ ขั้นตอนที่ 2 ประกอบดว้ ยขัน้ ตอนงานย่อย 3 ขน้ั ตอนได้แก่ ขั้นตอนท่ี 2.1 เตรียมเชค็ ขั้นตอนที่ 2.2 บันทกึ การจา่ ยเงิน ข้ันตอนที่ 2.3 ออกเช็คนาสง่ ผู้ขาย

16 ภาพที่ 4.4 บันทกึ การจา่ ยชาระหนีค้ า่ สินคา้ เร่อื งที่ 4.1.3 ระบบควบคมุ เงินสดจา่ ย ระบบควบคุมเงินสดจ่าย เป็นระบบบญั ชียอ่ ยทจ่ี ดั อยู่ในวงจรการบริหา (Administration Cycle) ของระบบบัญชีใหญ่ขององค์กร มีหนา้ ทใี่ นการเก็บบนั ทึกข้อมลู ท่เี ก่ยี วกบั เงินสดจา่ ยทัง้ หมด การจา่ ยเงินทุกครง้ั จะต้องมีเอกสารหลกั ฐานทางบัญชีทช่ี ดั เจน นอกจากนีเ้ งินสดถือเป็นสินทรพั ยท์ ี่มี ความเสีย่ งในการสูญหายหรือถกู ลกั ขโมยสงู จึงตอ้ งมกี ารควบคุมทีม่ ากเปน็ พิเศษ วตั ถปุ ระสงคแ์ ละหน้าท่ีของระบบควบคุมเงนิ สดจา่ ย 1. ชาระหนี้ค่าสินค้าตามเวลาท่จี ะได้รับสว่ นลด 2. เก็บเงนิ สดใหพ้ อเพยี ง ที่จะนาไปใช้หนแี้ ละใชจ้ ่ายอนื่ ๆ แต่ต้องไม่ให้มาก เกินไปเนื่องจากอาจเสียโอกาสในการนาเงินสดไปใช้ในการอนื่ ที่สามารถทาใหเ้ กดิ ดอกผลมากกวา่ ในกรณีของการจ่ายเงนิ ชาระคา่ สินค้าของวงจรค่าใชจ้ ่ายทไี่ ดก้ ล่าวมาแล้ว เป็นการชาระ หน้คี า่ สินค้าทีเ่ ร่ิมจากการส่งั ซ้ือ รบั สนิ ค้า และเมอ่ื ได้รับใบเรยี กเก็บเงินจากผขู้ าย กจิ การจงึ จะจา่ ยเงนิ ชาระหนี้ วธิ ีการในการชาระหนีค้ ่าสินค้า การจ่ายเงนิ สดแบง่ ได้ 2 วธิ ีดังน้ี 1. ระบบการจ่ายเงนิ สดโดยมีใบสาคญั เงินสดจ่าย (True Voucher System) ในระบบ ใบสาคญั เงนิ สดจา่ ย การจา่ ยเงนิ สดออกจากกิจการใด ๆ ก็ตาม จะต้องมีการต้งั เป็นหน้ีที่จะต้องจ่ายไว้ ก่อน คา่ ใชจ้ ่ายเหล่าหนี้ได้แก่ เงนิ เดอื น ค่าภาษี คา่ เช่า เงนิ สดที่ตอ้ งใช้ในการลงทุน พนักงานจะต้อง ตัง้ คา่ ใช้จ่ายเหล่าน้ี เป็นรายการจะตอ้ งจ่าย ควบคมุ โดยเลขท่ใี บสาคญั เงนิ สดจ่าย แฟ้มใบสาคัญเงิน สดจา่ ย (Voucher Payable File) ถือเปน็ แฟม้ สาคญั ที่ใชใ้ นการควบคุมเงินสดจา่ ยของกิจการ เม่อื มี

17 การจ่ายเงนิ สดตามรายการที่ปรากฏในแฟ้มใบสาคัญเงนิ สดจา่ ย กิจการจะทาการบนั ทกึ เงนิ สดจ่าย เรยี งตามเลขเช็คส่งั จ่ายและเก็บรายการเงินสดจา่ ยในแฟม้ ทะเบียนเช็คสงั่ จา่ ย 2. ระบบการจ่ายเงินสดโดยไมม่ ใี บสาคัญเงนิ สดจา่ ย (Non Voucher System) ระบบ การอนมุ ัตกิ ารจ่ายเงินในลักษณะนี้ จะไม่เป็นทางการ และการควบคมุ จะไม่รัดกุมเท่าระบบทมี่ ี ใบสาคัญเงนิ สดจ่าย ในกรณที ่ีไมม่ ใี บสาคัญเงินสดจ่าย ปะหนา้ ชดุ เอกสารเกย่ี วกบั การส่งั ซอ้ื ผมู้ สี ิทธิ อนุมตั ิจะเซ็นช่อื อนุมตั ิการจา่ ยเงนิ ลงบนเอกสารอ้างองิ ตา่ ง ๆ เช่น ใบสัง่ ซือ้ ใบรับสินค้า หรือใบเรยี ก เก็บเงนิ ของกจิ การผ้ขู าย เมือ่ พนกั งานจัดทาเช็คส่ังจา่ ยสง่ ให้ผขู้ ายเรียบร้อยแล้ว จึงประทับตรา “จา่ ย แล้ว” หรอื “PAID” ไวบ้ นเอกสารอา้ งอิงที่กล่าวถึงขา้ งต้น ในกรณีน้ีการจา่ ยเงนิ แตล่ ะคร้ัง จะเปน็ การ จา่ ยสาหรบั รายการแจ้งหนีแ้ ต่ละรายการ

18 ตอนที่ 4.2 วงจรรายได้ โปรดอ่านหัวเร่ือง แนวคิด และวัตถุประสงค์ในตอนท่ี 1.1 แล้ว จึงศึกษาเนื้อหาสาระ โดยละเอยี ดตอ่ ไป หวั เรอ่ื ง เรือ่ งท่ี 4.2.1 ระบบการตลาดและการสง่ั ขาย เรอ่ื งที่ 4.2.2 การนาเทคโนโลยสี มยั ใหม่เข้ามาใช้กบั กระบวนการทางธุรกจิ ของวงจร รายได้ แนวคดิ 1. วงจรรายได้ มักประกอบด้วย ระบบการขาย ระบบการจัดส่งสินค้า ระบบการแจ้งหนี้ และเรยี กเก็บเงนิ ไปยงั ลูกคา้ ระบบการควบคมุ ลกู หนี้ และระบบเงินสดรับชาระหนค้ี า่ สินคา้ ทีข่ ายไป วงจรรายได้ (Revenue Cycle) ประกอบด้วยระบบงานต่อเนื่อง ได้แก่ ระบบการตลาด และการส่ังขาย ระบบการจัดส่งสินค้า ระบบการแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน ระบบควบคุมลูกหน้ี และ ระบบเงินสดรบั ชาระหนคี้ า่ สนิ คา้ ) 2. วัตถุประสงค์หลักของระบบการตลาดและการส่ังขาย (Marketing and Sales Order System) ได้แก่ ความพยายามที่จะให้ได้มาซ่ึงยอดขายที่สูงที่สุด ฝ่ายผลิตพยายามผลิตสินค้าท่ีได้ มาตรฐานด้วยราคาต้นทุนท่ีต่าท่ีสุด ปัจจุบันการตลาดเป็นระบบงานท่ีต้องมีความเกี่ยวข้องเชื่อมโยง กับระบบงานอ่ืน ๆ ของกิจการอย่างกว้างขวางเช่นเดียวกับระบบงานย่อยอื่น ๆ เพื่อมุ่งไปสู่ วัตถุประสงค์ร่วมขององค์กร คือ การหากาไร การตัดสินใจทางการตลาด และการทางานของระบบ การตลาด มีผ้บู ริหารทางการตลาดเป็นผ้วู างแผนงานของกจิ การ ก่อนทท่ี รพั ยากรจะถูกนาไปใช้ในการ ผลิตสินค้า ผู้วางแผนจาเป็นจะต้องกาหนดยอดขายที่เหมาะสมขึ้นก่อน ต่อจากนั้นแผนงานการผลิต จะถูกกาหนดขึ้นตามยอดขาย ระดับสินค้าคงคลัง ข้ันตอนการจัดซ้ือ การกาหนดตัวบุคลากรตาม หน้าท่ีความรับผิดชอบ และการจัดหาแหล่งเงินทุนเพื่อสนับสนุนการผลิตและการขายให้ได้ตาม ยอดขายที่กาหนดไว้ เนื่องจากแผนงานทางการตลาดเป็นจุดเริ่มต้นของวงจรการค้าของกิจการดังได้ กล่าวมาแล้ว วัตถุประสงค์และหน้าท่ีของการตลาดจึงถูกเปรียบเป็นเช้ือเพลิงที่ทาให้วงจรรายได้ เริ่มต้นข้นึ วตั ถปุ ระสงค์ 1. นกั ศกึ ษาอธบิ ายความหมายของระบบการตลาดและการส่งั ขายได้ 2. นกั ศึกษาอธิบายการนาเทคโนโลยีสมยั ใหม่เข้ามาใชก้ ับกระบวนการทางธุรกิจของวงจร รายได้

19 เรอื่ งที่ 4.2.1 ระบบการตลาดและการสงั่ ขาย 1. ระบบการตลาดและการสง่ั ขาย วัตถุประสงค์หลักของระบบการตลาดและการส่ังขาย (Marketing and Sales Order System) ได้แก่ ความพยายามท่ีจะให้ได้มาซ่ึงยอดขายท่ีสูงที่สุด ฝ่ายผลิตพยายามผลิตสินค้าที่ได้ มาตรฐานด้วยราคาต้นทุนท่ีต่าที่สุด ปัจจุบันการตลาดเป็นระบบงานที่ต้องมีความเกี่ยวข้องเชื่อมโยง กับระบบงานอ่ืน ๆ ของกิจการอย่างกว้างขวางเช่นเดียวกับระบบงานย่อย อ่ืน ๆ เพื่อมุ่งไปสู่ วัตถุประสงค์ร่วมขององค์กร คือ การหากาไร การตัดสินใจทางการตลาด และการทางานของระบบ การตลาด มผี บู้ ริหารทางการตลาดเป็นผวู้ างแผนงานของกิจการ ก่อนท่ีทรัพยากรจะถูกนาไปใช้ในการ ผลิตสินค้า ผู้วางแผนจาเป็นจะต้องกาหนดยอดขายท่ีเหมาะสมขึ้นก่อน ต่อจากนั้นแผนงานการผลิต จะถูกกาหนดข้ึนตามยอดขาย ระดับสินค้าคงคลัง ขั้นตอนการจัดซื้อ การกาหนดตัวบุคลากรตาม หน้าท่ีความรับผิดชอบ และการจัดหาแหล่งเงินทุนเพ่ือสนับสนุนการผลิตและการขายให้ได้ตาม ยอดขายท่ีกาหนดไว้ เนื่องจากแผนงานทางการตลาดเป็นจุดเริ่มต้นของวงจรการค้าของกิจการดังได้ กล่าวมาแล้ว วัตถุประสงค์และหน้าท่ีของการตลาดจึงถูกเปรียบเป็นเช้ือเพลิงท่ีทาให้วงจรรายได้ เริ่มต้นขึ้น ผูจ้ ัดการสินค้า ฝ่ายการตลาดมหี น้าทร่ี บั ผิดชอบงานต่าง ๆ มากมาย ได้แก่ 1. การกาหนดราคาสินคา้ การใหส้ ่วนลด 2. การวางแผนการขายและกาหนดยอดขาย 3. การวิเคราะห์ส่วนแบ่งของตลาด ผลงานของบริษัทคู่แข่งขัน และการวิเคราะห์กาไร รวมไปถึงการปรับปรุงแก้ไขแผนงานการตลาดท่ีกาหนดไว้แล้ว ให้สอดคล้องกับความเป็นจริงอย่าง ต่อเนื่อง 4. ทาการวิจยั ทางการตลาดตามที่ผบู้ รหิ ารเหน็ สมควร 5. จดั ทาแผนงานการตลาดประจาปี 6. ติดตามความตอ้ งการและความพอใจในสนิ คา้ ของผบู้ รโิ ภค และเสนอแนวทางปรับปรุง แก้ไขเพอื่ เพม่ิ สว่ นแบ่งของตลาด 7. ตดิ ตามตรวจสอบคณุ ภาพของสนิ ค้า ตลอดจนแบบการบรรจุหบี ห่ออย่างสม่าเสมอเพื่อ ช่วยกระต้นุ การขายอยา่ งตอ่ เนอื่ ง 8. เสนอสินคา้ ทคี่ วรเลิกจาหน่าย การประมวลผลใบส่ังขาย การประมวลผลใบส่งั ขายเป็นงานที่เชื่อมโยงงานการตลาดกับงานบัญชีโดยตรง ใบส่ังขาย เป็นเอกสารเบ้ืองต้นท่ีเกิดข้ึนในระบบการตลาด ซ่ึงประกอบด้วยข้อมูลการส่ังซื้อสินค้าจากลูกค้า อัน เปน็ ขอ้ มลู หลักของระบบสารสนเทศทางการบัญชีอย่างหนึ่งของกิจการ กิจการต่าง ๆ มีวิธีการบันทึก และประมวลผลใบส่ังขายต่างกัน เช่น บริษัทผลิตสินค้าและบริษัทจาหน่ายสินค้าท่ีเรียกว่ากิจการซ้ือ

20 มา – ขายไป วิธีการประมวลผลในเร่ืองโครงสร้างและการทางานของระบบการตลาดและระบบการ จัดส่งสนิ คา้ ท่จี ะกลา่ วถึงตอ่ ไปจะเป็นวิธีการของกิจการผลติ สนิ คา้ เทา่ การขายไม่ได้เกิดขึ้นท่ีใบส่ังขายเสมอไป ก่อนท่ีจะเกิดใบสั่งขายขึ้นอาจมีเอกสารเบื้องต้น อื่น ๆ ท่ีเกี่ยวข้อง เช่น ใบสั่งซื้อจากลูกค้า ไม่ว่าการซ้ือจะเกิดขึ้นโดยวิธีใด ฝ่ายขายจาเป็นจะต้อง ตรวจสอบการสั่งซ้ือนั้นอย่างเป็นทางการ และจัดทาใบสั่งขายตามรูปแบบที่กาหนดไว้แน่นอน ระบบ สารสนเทศทางการบัญชเี ก่ยี วกบั รายรบั เร่ิมต้นทใี่ บส่ังขายและส้นิ สุดลงท่ลี ูกค้าชาระคา่ สนิ คา้ การควบคมุ ทางการบัญชี หน้าท่ีหลักของการตลาด คือ การกาหนดยอดขายและหากาไรจากยอดขายที่ถูกกาหนด ข้ึนน้ันระบบบัญชีเกี่ยวกับรายรับน้ีเป็นตัวสาคัญเม่ือเชื่อมโยงกับระบบงานย่อยอื่น ๆ ของกิจการ ใน การควบคุมเงินสดรับและวิเคราะห์ความถูกต้องของหน้ีสิน การควบคุมในระบบสารสนเทศทางการ บัญชีเก่ียวกับรายรับมุ่งไปที่เอกสารและคู่มือเกี่ยวกับนโยบายและข้ันตอนการทางาน การเลือกลูกค้า ท่จี ะทาธรุ กจิ ด้วย การควบคุมเอกสาร การกาหนดราคาสินค้าและเงื่อนไขการชาระเงิน ความสัมพันธ์ กับลูกค้าเก่ยี วกบั การเงนิ และข้นั ตอนการทางานของระบบงาน เร่อื งที่ 4.2.2 การนาเทคโนโลยีสมยั ใหมเ่ ข้ามาใชก้ บั กระบวนการทางธุรกจิ ของวงจรรายได้ การนาเทคโนโลยีสมัยใหมเ่ ขา้ มาใช้กับกระบวนการทางธรุ กิจของวงจรรายได้ วงจรรายไดป้ ระกอบด้วยระบบงานยอ่ ยหลายระบบ ไดแ้ ก่ ระบบการขาย ระบบการ จดั ส่งสินคา้ ระบบการแจง้ หนี้และเรียกเกบ็ เงิน และขั้นตอนงานท่เี กยี่ วข้องหลายขน้ั ตอน จุดเริ่มตน้ คอื ลูกค้าผู้ท่ีมีความสนใจจะซื้อสินคา้ หรอื บริการจากกจิ การอาจโทรศัพทเ์ ขา้ มาสอบถามรายละเอยี ด สินค้าหรือบรกิ าร อาจค้นหาเองจากแคต็ ตาล็อก หรือส่งิ พิมพ์ตา่ ง ๆ ที่กจิ การแจกจา่ ยหรือโฆษณาไว้ หรอื อาจคน้ หาข้อมูลได้เองจากเว็บไซต์ของกิจการ ขัน้ ตอนการสืบคน้ ข้อมูลก่อนการซือ้ เพ่ือไป ประกอบการตัดสินใจว่าจะซื้อหรอื ไม่นเี้ รยี กวา่ การบริการก่อนการขาย (Pre-Sale-Service) ระบบ สารสนเทศท่ีดีจะตอ้ งสามารถนาเสนอข้อมลู เกีย่ วกับสินคา้ และบรกิ ารของกจิ การ เพ่อื ให้ลูกคา้ สามารถสบื คืนข้อมลู ได้โดยสะดวก สามารถตดั สนิ ใจซื้อได้เร็วขึ้นโดยไมต่ อ้ งเสียคา่ ใช้จ่ายเพิม่ กจิ การ ตัวแทนจาหนา่ ยรถยนตห์ ลายแหง่ มีเว็บไซต์ท่ีเสนอขอ้ มลู เก่ียวกบั สนิ ค้าของตนควบคู่ไปกับการ นาเสนอข้อมูลเกย่ี วกับบริษัทคูค่ า้ ซ่งึ เป็นสถาบนั การเงินรบั จัดโปรแกรมผอ่ นชาระค่ารถยนตท์ ีล่ กู คา้ ตัดสนิ ใจซ้อื เม่ือกิจการได้รับการสั่งซ้ือสินค้าจากลูกค้า มักจะจัดทาใบสั่งขายข้ึน ในระบบบัญชีแบบ ด้ังเดิมใบสั่งขายมักถูกทาขึ้นหลายชุด เพ่ือส่งไปยังท่ีต่าง ๆ เช่น ชุดหนึ่งส่งกลับให้ลูกค้าเพ่ือเป็นการ ตอบรบั การส่งั ซ้อื จากลกู ค้า ชุดหนึ่งส่งไปฝ่ายสินค้าคงคลังเพ่ือจัดเตรียมสินค้า ชุดหนึ่งส่งไปฝ่ายบัญชี เพือ่ ลงสมุดบญั ชี เปน็ ต้น สาเหตุท่ีต้องจัดทาใบส่ังขายท้ัง ๆ ท่ีข้อมูลส่วนใหญ่ท่ีปรากฏในใบสั่งขายจะ เป็นขอ้ มูลเดยี วกับที่ปรากฏในใบส่ังซื้อจากลูกค้า เน่ืองจากใบสั่งซ้ือของลูกค้าเป็นอกสารเบ้ืองต้นที่มา จากภายนอกกิจการซึ่งควบคุมได้ยาก เลขท่ีใบส่ังซื้อจากลูกค้าแต่ละรายมีรูปแบบที่แตกต่างกัน ไม่ สามารถจัดเรียงได้ เช่น บริษัท ก. ใช้เลขที่ใบสั่งซ้ือ PO123 ในขณะท่ีบริษัท ข. อาจใช้เลขที่ใบส่ังซ้ือ

21 1234/48 เปน็ ตน้ เนอื่ งจากใบส่ังขายเป็นเอกสารเบื้องต้นท่ีสาคัญที่สุดของวงจรรายได้ เป็นจุดเริ่มต้น ท่ีจะเชื่อมโยงข้ันตอนงานต่าง ๆ เลขท่ีใบส่ังขายจะต้องถูกใช้เป็นตัวเชื่อมหรือเลขที่อ้างอิง (Reference Number) ตลอดแนวทาง เร่ิมต้ังแต่การส่ังขายจนถึงปลายทางเมื่อลูกค้าชาระหนี้ค่า สินค้า เอกสารเบอ้ื งตน้ ท่ีสามารถควบคมุ ไดเ้ ปน็ อยา่ งดีจะต้องถกู เรียงเลขที่ไว้ลว่ งหน้า พิมพ์ไว้ล่วงหน้า ไดแ้ ละสามารถทาขึ้นได้หลายชุด ในระบบบัญชีด้วยมือแบบดั้งเดิม ใบส่ังขายมักถูกจัดทาข้ึนหลายชุดในรูปแบบกระดาษ ธรรมดาโดยพนกั งานขาย พนักงานขายอาจใช้รายงานสินค้าคงคลังที่มีอยู่ในมือเพื่อดูว่าขณะนี้กิจการ มีสินค้าพอเพียงท่ีจะสามารถตอบรับการส่ังซื้อจากลูกค้าหรือไม่ พนักงานขายอาจต้องโทรศัพท์ไป ตรวจสอบจานวนสินค้าคงคลัง และตรวจสอบวงเงินที่ลูกค้าสามารถสั่งซ้ือเงินเชื่อได้ การที่พนักงาน ขายต้องพ่ึงพาข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าและลูกค้าจากรายงานท่ีถูกจัดทาขึ้นมาช่วงเวลาหนึ่งแล้ว อาจได้ ข้อมลู ท่ไี ม่ทันสมยั เช่น วงเงินซือ้ เช่อื ของลูกคา้ คงเหลือทปี่ รากฏในรายงานที่ออกมาให้ทุกเช้าวันจันทร์ ของสัปดาห์ บัดนี้เป็นวันพุธวงเงินคงเหลือเปล่ียนแปลงไปแล้ว แต่รายงานฉบับใหม่จะมาถึงมือ พนักงานขายเช้าวันจันทร์ของสัปดาห์ถัดมา พนักงานขายอาจใช้วิธีโทรศัพท์เข้าไปสอบถามที่ฝ่าย ควบคมุ บญั ชีลกู คา้ โดยตรง เพื่อใหท้ ราบยอดบัญชีที่ทันสมัยที่สุด แต่ข้ันตอนปลีกย่อยเหล่านี้ทาให้เกิด ความล่าช้าและเสียค่าใช้จ่ายเพ่ิมข้ึน ในระบบสารสนเทศทางการบัญชีสมัยใหม่ที่กิจการมักใช้ ฐานข้อมลู ร่วมกนั ทกุ คนในบรษิ ัทสามารถเขา้ ดูข้อมูลเก่ียวกับลูกค้าจากฐานข้อมูลเดียวกัน ตามระดับ สิทธทิ ีส่ ามารถถกู กาหนดไว้ล่วงหน้า เช่น พนักงานขายใช้เครื่องคอมพิวเตอร์แบบพกพาท่ีถือติดตัวไป ที่ใดกไ็ ด้ต่อเขา้ กบั ฐานข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าของกิจการ เรียกดูข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว แม่นยา และจะได้ขอ้ มูลท่ที ันสมัยที่สุดตลอดเวลา ใบส่ังขายท่ีเคยถูกจัดทาข้ึนหลายชุดอาจไม่ต้องทาหลายชุด เช่นเดมิ แตข่ อ้ มลู เกยี่ วกับการขายสามารถส่งใหฝ้ ่ายตา่ ง ๆ ภายในกิจการในรูปแบบอเิ ล็กทรอนิกส์ ทา ให้เกิดเป็นระบบบัญชีแบบไร้กระดาษ (Paperless Accounting) เทคโนโลยีท่ีมีบทบาทต่อระบบการ จดั สง่ สนิ ค้า ฝ่ายสินค้าคงคลังเม่ือได้รับใบส่ังขายหรือข้อมูลเก่ียวกับการขายที่ได้รับการเซ็นอนุมัติ อย่างถูกต้องครบถ้วนแล้ว ไม่ว่าใบส่ังขายน้ีจะอยู่ในรูปแบบของกระดาษหรือรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ พนักงานจะจัดเตรียมสินค้ามาบรรจุหีบห่อเพ่ือจัดส่งให้ลูกค้าตามเงื่อนไขและเวลาท่ีกาหนดในใบส่ัง ขาย เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทมากมายในการช่วยให้พนักงานฝ่ายสินค้าคงคลังสามารถ ทางานได้อย่างมีประสิทธิภาพข้ึน ระบบบริหารจัดการสินค้าคงคลังสมัยใหม่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องอ่านรหัสแท่ง เข็มขัดสื่อสาร (conveyer belt) และรถยก (forklift) ช่วยลดเวลาและต้นทุนใน การเคล่ือนย้ายสินค้าออกจากคลังสินค้าขนาดใหญ่ พนักงานจะยืนอยู่บนรถยก ชุดคาส่ังจะอ่าน รายการสินค้าจากใบสั่งขาย จัดทาใบหยิบสินค้าซ่ึงเรียงรายการสินค้าใหม่ตามสถานที่เก็บหรือช้ันวาง ของ เพือ่ ใหพ้ นกั งานหยิบสินค้าทราบวา่ ควรหยบิ สนิ คา้ ใดก่อน/หลงั จานวนเท่าไรจึงจะสะดวกรวดเร็ว ข้ึน พนักงานหยิบสินค้ารับทราบว่าจะต้องหยิบสินค้าใด จานวนเท่าไรได้โดยตรงผ่านเข็มขัดสื่อสาร เมื่อได้สินค้าตามที่ต้องการจึงใช้สแกนเนอร์ บันทึกการนาสินค้าออกจากคลัง แล้วนามาบรรจุหีบห่อ จัดทาใบตราสง่ สินค้า ใบส่ังส่งสินค้า และใบบรรจุหีบห่อชุดหน่ึงส่งให้ลูกค้าพร้อมตัวสินค้า ชุดหนึ่งส่ง ให้ฝ่ายบัญชี และอีกชุดหน่ึงเก็บไว้เป็นหลักฐานท่ีฝ่ายสินค้าคงคลัง ใบส่ังส่งสินค้าชุดหน่ึงส่งให้ฝ่าย

22 จดั ส่งสินค้าหรือบรษิ ทั รับจ้างส่งสินค้า เอกสารทัง้ 3 ใบน้ีอาจถูกจัดทาขนึ้ โดยอตั โนมัติจากข้อมูลสินค้า นาออกจากคลงั สนิ คา้ ทใี่ ช้สแกนเนอรบ์ นั ทกึ ไว้ ตอนที่ 4.3 วงจรการผลติ โปรดอ่านหัวเร่ือง แนวคิด และวัตถุประสงค์ในตอนท่ี 4.3 แล้ว จึงศึกษาเนื้อหาสาระ โดยละเอยี ดตอ่ ไป หัวเรอ่ื ง เรือ่ งท่ี 4.3.1 ระบบควบคุมสนิ คา้ คงคลงั เรื่องท่ี 4.3.2 ระบบการผลติ แนวคิด วงจรการผลิตประกอบด้วย ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบการผลิต และระบบ เงินเดือนและค่าแรง วัตถุประสงค์ 1. นกั ศึกษาอธิบายความหมายของระบบควบคุมสินค้าคงคลังได้ 2. นักศกึ ษาอธบิ ายระบบการผลิตได้ เร่ืองที่ 4.3.1 ระบบควบคมุ สนิ ค้าคงคลัง วงจรการผลิตประกอบด้วย ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบการผลิต และระบบ เงนิ เดือนและคา่ แรง ระบบควบคุมสินค้าคงคลงั เนอ่ื งจากการดาเนินการผลิตเป็นการเปล่ียนแปลงสภาพของวัตถุดิบ พัสดุ หรือชิ้นส่วนที่ เก็บไว้ในคลงั ใหเ้ ป็นสนิ ค้าสาเรจ็ รปู หากระบบควบคุมการผลิตไม่มีประสิทธิภาพ หรือมีการควบคุมท่ี ไมด่ ีแลว้ จะมีการสิน้ เปลอื งค่าใชจ้ า่ ยและต้นทนุ มาก ในกรณีนี้จาเป็นต้องใช้ระบบการควบคุมทางการ บัญชีเขา้ มาเกีย่ วข้อง ลักษณะผลกระทบที่เกิดจากการควบคุมการผลิตที่ด้อยประสิทธิภาพต่อระบบการบัญชี จะเห็นไดจ้ ากลกั ษณะต่อไปนี้ ซงึ่ ถอื ว่าเปน็ ความเส่ียง ตอ่ การดาเนินธุรกจิ ไดแ้ ก่ 1. มีการผลติ สนิ ค้าท่ีไม่ได้ส่ังตามใบสั่งสนิ คา้ ในจานวนท่ีมากกว่าสินค้าตามใบส่ังงาน ผลก็ คือ จะมีสินค้าคงคลังเพ่ิมข้ึนอย่างรวดเร็ว เนื่องจากไม่มีการขาย หรือมีการส่งคืนสินค้าจากลูกค้า เน่ืองจากคุณภาพไม่ตรงกับความต้องการ จากลักษณะดังกล่าว จะทาให้เกิดส่ิงที่ไม่ต้องการอื่นๆ ขึ้น เช่น ต้นทุนในการเก็บรักษาสูง เคร่ืองมือเครื่องจักรถูกนาไปใช้ โดยไม่ทาให้เกิดกาไรหรือรายได้ข้ึน มี การใช้ทรัพยากรการผลิตเกินขีดความจาเป็น ไม่สนองตอบต่อความต้องการของลูกค้า ทาให้ลูกค้าไม่ พอใจ เรยี กเก็บเงนิ ไม่ได้ และสูญเสยี ตลาดในท่สี ุด

23 2. มีการดาเนินการผลิตล่าช้า ไม่ทันต่อความต้องการ ทั้งนี้เน่ืองจากข้อมูลที่ใช้ในการ บริหารผิดพลาด หรือขาดข้อมูลท่ีจาเป็น วันเวลาที่ต้องการสินค้า หรือข้อมูลจากรายงานปฏิบัติงาน แต่ละข้ันตอน ตลอดจนขอ้ มูลสินคา้ คงไม่ถกู ตอ้ ง 3. ลักษณะการดาเนินการผลิตไม่อานวยให้มีการควบคุมได้ดีเท่าท่ีควร ตลอดจนการขาด ความระมดั ระวังในการดาเนนิ การตอ่ พสั ดุอุปกรณ์ท่ีเสยี หายงา่ ย 4. มีความผิดพลาดทางบัญชีเช่น อาจจะรวมค่าใช้จ่ายด้านแรงงาน พัสดุ และค่าโสหุ้ย รวมเขา้ ไวใ้ นค่าใช้จ่ายรวมของบริษัท แทนที่จะแยกไว้เฉพาะเรื่องพัสดุคงคลัง ค่าโสหุ้ยรวมท่ีผิดพลาด นั้น อาจจะเกิดจากการจาแนกค่าใช้จ่ายคงท่ี ค่าเสื่อมราคาและค่าสึกหรอผิดพลาดไป เม่ือมี ข้อผิดพลาดดังกล่าวราคาขายกย็ อ่ มผิดพลาดไปด้วย เรอ่ื งที่ 4.3.2 ระบบการผลิต ระบบการผลติ จะต้องเก่ียวข้องกับระบบงานย่อยอน่ื ๆ หลายระบบ เชน่ ระบบสนิ ค้าคงคลังที่เตรียมนา สินคา้ สาเร็จรูปออกจาหน่าย และระบบควบคุมพัสดุคงคลัง หรือระบบควบคุมวัตถุดิบเพื่อนามาใช้ใน กระบวนการผลิตสินค้า ดังน้ันจึงต้องมีการออกแบบเอกสารต่างๆ ที่ใช้ในการควบคุม ตลอดจนการ กาหนดเคร่ืองมือเคร่ืองใช้อันทันสมัยท่ีจะสามารถนามาใช้ในกระบวนการผลิต เพื่อก่อให้เกิด ประโยชนส์ งู สดุ แก่กจิ การ วัตถุประสงค์ของระบบควบคุมการผลิต (Production Control System) คือ การนา วัตถุดิบต่างๆ เข้าสู่สายการผลิต การควบคุมการใช้แรงงานและเคร่ืองจักร เพื่อเปลี่ยนรูปเป็นสินค้า สาเร็จรูปได้อย่างมีประสิทธิภาพท่ีสุด ดังน้ันในบริษัททั่วๆ ไป ไม่ว่าจะมีขนาดใหญ่หรือเล็กจะต้องมี กลุ่มบุคคลทาหน้าที่ควบคุมการผลิตอยู่ด้วย โดยรับหน้าท่ีวางแผนและกาหนดเส้นทางของงาน กาหนดระยะเวลางานสาเร็จ ในการแต่ละข้ันตอน การใช้พัสดุหรือวัตถุดิบในแต่ละข้ันตอน ตลอด จนถึงการติดต่อประสานงาน ซ่ึงจะทาให้การใช้กาลังคน เคร่ืองจักร และทรัพยากรอื่นๆ ที่มีอยู่ถูก นามาใช้อยา่ งมปี ระสิทธิภาพ มกี ารติดต่อเช่อื มโยงกันอยา่ งราบรนื่ ตลอดท่ัวทั้งองคก์ ร ในขั้นตอนการผลิตน้ัน หน่วยท่ีมีหน้าท่ีสาคัญในการวางแผนก็คือ ฝ่ายการตลาดและฝ่าย วิศวกรรม โดยจะเป็นผู้กาหนดและออกแบบสินค้าที่จะผลิต จานวนวัตถุดิบท่ีต้องการใช้ ความ ตอ้ งการแรงงานและเครือ่ งมือเคร่ืองจักร ตลอดจนระบวุ ิธีผลติ อย่างชดั เจน ส่วนฝ่ายขายนั้นจะทาหน้าท่ีวิเคราะห์ตลาดและวางแผนการขาย ตัวเลขที่ปรากฏใน พยากรณก์ ารขายอาจถูกใช้เป็นตัวกาหนดจานวนสินค้าท่ีต้องผลิต ให้สาเร็จภายในช่วงเวลาหนึ่ง ฝ่าย ควบคุมสินค้าคงคลัง จะต้องวางแผนการเพ่ือจัดหาวัตถุดิบมาใช้ในการผลิตในจานวนท่ีเหมาะสม ไม่ มากเกินไป และไม่น้อยจนเกิดการขาดแคลน โดยอาศัยรายงาน สถานภาพวัตถุดิบและพัสดุคงคลัง สถิติการซ้ือขายและข้อมูลท่ีจาเป็นอ่ืนๆ เพื่อให้ทราบเวลาท่ีต้องเสียไปในการรอคอยสินค้าหลังจาก สงั่ ซ้ือ การบนั ทึกรายการควบคุมจะต้องกระทาในทุกข้ันตอน นับต้ังแต่การแจ้งความต้องการซื้อ การส่งั ซอื้ การรับสนิ คา้ การเก็บรักษา การเบิกสินค้าและการดาเนินการบันทึกต้นทุนในกระบวนการ ผลิต ประกอบด้วนขั้นตอนงานดงั น้ี ข้ันตอนที่ 1 การออกแบบผลติ ภณั ฑแ์ ละการกาหนดรายละเอยี ดเกีย่ วกับการผลติ

24 ขั้นตอนท่ี 2 จัดทาแผนการผลิตหลักสนิ คา้ สาเรจ็ รูป(MPS) ข้ันตอนที่ 3 จัดทาแผนความตอ้ งการวตั ถดุ ิบ (MRP) ขัน้ ตอนท่ี 4 จัดทาแผนความต้องการทรพั ยากร (MRP 2) ขั้นตอนที่ 5 การบนั ทกึ รายการเก่ยี วกบั การผลิต ภาพท่ี 4.16 DFD : Level 0 ของระบบควบคุมการผลิต ขั้นตอนที่ 1 การออกแบบผลิตภัณฑ์และการกาหนดรายละเอียดเก่ียวกับการผลิต ระบบ การผลิตเริ่มต้นที่การออกแบบผลิตภัณฑ์ กิจการอาจมอบหมายให้ฝ่ายวิศวกรหรือฝ่ายออกแบบ ผลิตภัณฑ์เป็นผู้ทาการออกแบบผลิตภัณฑ์ใหม่ ในกระบวนการของการออกแบบ ผู้ออกแบบจะคิด คานวณรายละเอียดต่างๆ ข้อมลู ท่ไี ดจ้ ากการออกแบบและคิดคานวณน้ี ได้แก่ 1. บิลวัตถุดิบ (Bill of Material- BOM) ท่ีจะต้องใช้ในการผลิตผลิตภัณฑ์หน่ึงหน่วย ผลิตภัณฑ์อาจรวมถึงสินค้าสาเร็จรูป (Finished Goods) เช่น เคร่ืองคอมพิวเตอร์ หรือช้ินส่วนของ สินค้าสาเรจ็ รูป เช่น เมาส์ทใ่ี ชก้ บั เคร่ืองคอมพวิ เตอร์ 2. แฟม้ หลกั วตั ถุดบิ (Inventory RM Master) 3. แฟ้มหลักขั้นตอนงาน (Routing Master) แสดงขั้นตอนงานและแรงงานท่ีต้องใช้ใน การผลติ ผลติ ภัณฑห์ นงึ่ 4. แฟ้มหลักหน่วนงาน (Work center Master) คือแฟ้มหลักความสามารถสูงสุดในการ ทางานของหนว่ ยงานหนง่ึ หน่วยงานหน่ึงมักประกอบด้วยเครื่องจักรและคนที่จะทางานน้ัน ๆ ในการออกแบบ ผลิตภัณฑ์ผู้ออกแบบอาจใช้โปรแกรมสาเร็จรูปประเภท CAD/CAE (Computer-Aided Design,Computer –Aided Engineering) ช่วยในการออกแบบ ช่วยลดเวลาในการออกแบบ ผลิตภัณฑ์ใหม่ เพิ่มคุณภาพงาน เป็นแหล่งข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ สามารถนาข้อมูลเหล่าน้ีออกมา

25 ใช้ได้อกี เพอ่ื เปลีย่ นแปลงแกไ้ ขแบบผลติ ภัณฑ์นัน้ อยา่ งต่อเนือ่ งโปรแกรม CAEสามารถคิดคานวณและ จัดทาข้อมลู ออกต่างๆดงั ทกี่ ล่าวมาแลว้ ได้อย่างถูกต้อง ขนั้ ตอนท่ี 2. จัดทาแผนการผลิตหลักสินค้าสาเร็จรูป (Master Production Schedule- MPS) MPS แสดงรายการสินค้าสาเร็จรูปหรือช้ินส่วนที่กิจการวางแผนว่าจะต้องผลิตให้ได้ จานวนเท่าไหร่ ในชว่ งเวลาใด จานวนสินค้าทเ่ี ป็นท่ีต้องการน้ีอาจได้มาจากการพยากรณ์การขาย การ ใช้ตัวเลขท่ีเกิดจากการขายจริง กิจการบางแห่งมีการกาหนดจานวนสินค้าคงคลังขั้นต่า เมื่อจานวน สนิ คา้ คงคลังข้ันตา่ ตกถึงจะไดส้ ่ังซ้ือกจ็ ะต้องหาสนิ คา้ มาเพมิ่ เตมิ ระบบ MPS ท่เี ชอื่ มต่อกับระบบการขายจะทาให้ฝ่ายผลิตสนิ ค้าสามารถปรับเปล่ียน MPS ให้สอดคลอ้ งกับยอดสนิ ค้าทขี่ ายได้จรงิ โปรแกรมสาเรจ็ รปู ประเภทการบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ท่ี เชื่อมตอ่ กับโปรแกรมประเภทวางแผนทรพั ยากรองค์กร (ERP) จะทาใหก้ จิ การสามารถรู้ความต้องการ ของ ลกู คา้ ไดด้ ขี ้ึน ท้งั จานวนสินค้าท่ีเปน็ ทตี่ ้องการและลกั ษณะของสินค้าท่ีเป็นท่ีต้องการด้วย ทาให้ตัวเลข ทป่ี รากฏใน MPS มคี วามแมน่ ยามากยิง่ ขึน้ ขั้นตอนที่ 3. จัดทาแผนความต้องการวัตถุดิบ (Material Requirement Planning- MRP) เมอ่ื กิจการทราบจานวนและช่วงเวลาทีต่ ้องการสินคา้ สาเร็จรูป หรือช้ินส่วนแล้ว ฝ่ายผลิตจะนา ข้อมูลท่ีปรากฏในบิลวัตถุดิบ ยอดสินค้าคงคลัง ข วัตถุดิบ ยอดสินค้าคงคลัง งานระหว่างทา และ ใบส่ังซ้ือวัตถดุ ิบทย่ี งั ไม่ได้รับสนิ ค้ามารวมกนั และจดั ทา MRP ข้ันตอนท่ี 4. จัดทาแผนความต้องการทรัพยากร (Manufacturing Resources Planning- MRP 2) MRP คือแผนความต้องการวัตถุดิบ คิดคานวณตามจานวนสินค้าสาเร็จรูปที่ปรากฏใน MPS MRP II คอื แผนความตอ้ งการทรัพยากรทง้ั หมดทีจ่ ะตอ้ งใช้ในการผลิตสินค้าสาเร็จรูปตาม จานวนทีป่ รากฏใน MPS MRP จงึ เป็นเพยี งสว่ นหน่งึ ของ MRP II MRP II ประกอบด้วยข้อมูลเก่ียวกับรายละเอียดวัตถุดิบท่ีจะต้องใช้ MRP รวมถึง เครื่องจักร ช่ัวโมงทางานของเครื่องจักรแต่ละตัว และชั่วโมงแรงงานท่ีจะต้องใช้ ในกรณีที่เคร่ืองจักร และแรงงานมจี านวนจากัด กจิ การอาจต้องหันกลบั ไปปรับเปล่ียน MPS เพ่ือให้มีจานวนสอดคล้องกับ ทรพั ยากรที่กจิ การมีอยู่ ขอ้ มูลเก่ียวกบั ความสามารถสูงสดุ ของเครือ่ งจักรและแรงงานของกิจการมัก ปรากฏอยู่ในแฟ้มหลักความสามารถสูงสุดในการทางานของหน่วยงาน ในการจัดทา MRP II กิจการ บางแห่งอาจจัดทาแผนหรือรายงานเพ่ิมขึ้นมาอีกแผนหน่ึงเรียกว่าแผนความต้องการการใช้เคร่ืองจักร และแรงงานในการผลิตสินคา้ ตามทปี่ รากฏใน MPS MRP บอกความตอ้ งการวัตถดุ บิ ท่จี ะใช้ในการผลติ สนิ ค้าตาม MPS CRP บอกความตอ้ งการใช้เครอื่ งจักรและแรงงานที่จะใช้ในการผลิตสินค้าตาม MPS หน่วยงานหน่งึ ประกอบด้วยเครื่องจักรหนง่ึ ตัวหรือมากกวา่ และแรงงาน

26 ขัน้ ตอนท่ี 5. การบันทกึ รายการเก่ียวกับการผลิต การผลิตเกิดขนึ้ ท่โี รงงาน (Shop Floor Center-SFC) เมอ่ื กจิ การได้ออกแบบ ผลิตภัณฑ์และจัดทาเอกสารต่างๆ ซงึ่ เปรียบเสมอื นคู่มอื ของผลิตภณั ฑ์ เชน่ BOM-ผลิตภณั ฑช์ นิ้ หน่ึงจะต้องใช้วัตถุดิบอะไรบ้าง จานวนเท่าไหร่ (BOM-ใช้กบั วตั ถดุ ิบ) Routing Master-ในการผลติ ผลิตภณั ฑช์ น้ิ หนึง่ จะต้องผ่านขัน้ ตอนงานอะไรบ้าง ใช้เวลาเท่าไหร่ ใช้แรงงานเท่าไหร่ (Routing Master ใช้กับเครือ่ งจกั รและแรงงาน) Work Center Master-แฟ้มหลักกาหนดความสามารถสูงสุดที่เครื่องจักรและแรงงานใน หน่งึ หน่วยงานมอี ยู่ ระบบควบคุมพสั ดคุ งคลัง กระบวนการทางธุรกจิ และขนั้ ตอนงาน การดาเนนิ การบริหารงานพัสดคุ งคลงั ท่มี ปี ระสทิ ธิภาพ ต้ังแต่ขั้นการผลิตจนถึงสินค้าผลิต เสร็จตกถึงมือลูกค้านั้น มีอิทธิพลอย่างมากต่อต้นทุนการผลิตและกาไรท่ีจะได้รับ ในการบริหารงาน พัสดุคงคลังน้ัน จะต้องมีการพิจารณาใช้ทรัพยากรท่ีเกี่ยวข้องอย่างถูกต้องและพอเพียง ค่าใช้จ่ายใน เร่ืองวัตถุดิบอาจมีอัตราส่วนมากกว่า 50% ของค่าใช้จ่ายสาหรับการผลิตท้ังหมด ในขั้นตอนของการ ผลิต และอาจมีอัตราส่วนมากกว่าน้ันเมื่อเทียบกับต้นทุนการค้าในกิจการขายปลึกและขายส่ง ดังนั้น เราอาจกล่าวได้ว่า การบริหารงานพัสดุคงคลัง เป็นกิจกรรมพื้นฐานท่ีเก่ียวข้องกับธุรกิจทุกประเภทท่ี สง่ สินค้าเข้าสตู่ ลาด ยกเวน้ ธรุ กจิ ด้านการบริการ ตอนท่ี 4.4 วงจรบริหารเงนิ และรายงานทางการเงิน โปรดอ่านหัวเรื่อง แนวคิด และวัตถุประสงค์ในตอนที่ 4.4 แล้ว จึงศึกษาเนื้อหาสาระ โดยละเอยี ดต่อไป หัวเรอื่ ง เรอื่ งท่ี 4.4.1 วงจรบรหิ ารเงนิ และรายงานทางการเงนิ เรอ่ื งท่ี 4.4.2 โครงสรา้ งของระบบสมุดบัญชีแยกประเภทท่ัวไป แนวคดิ วงจรบริหารเงินและรายงานทางการเงิน ประกอบด้วย ระบบบัญชีแยกประเภทท่ัวไป ระบบควบคุมเงนิ สด รบั -เงนิ สดจ่าย ระบบบริหารจัดการสินทรัพยเ์ ป็นตน้ วตั ถปุ ระสงค์ 1. นกั ศึกษาอธิบายเก่ียวกับวงจรบริหารเงนิ และรายงานทางการเงินได้ 2. นักศกึ ษาอธิบายโครงสร้างของระบบสมดุ บัญชีแยกประเภททั่วไปได้

27 เรอ่ื งที่ 4.4.1 วงจรบรหิ ารเงนิ และรายงานทางการเงิน วงจรบริหารเงินและรายงานทางการเงิน ประกอบด้วย ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป ระบบควบคุมเงินสด รบั -เงินสดจา่ ย ระบบบรหิ ารจดั การสินทรพั ย์เป็นตน้ ระบบสมุดบัญชแี ยกประเภททัว่ ไป (General Leger System) เปน็ ระบบบัญชยี อ่ ย ทจ่ี ัดอย่ใู นวงจรการบริหารของกิจการ เป็นระบบงานที่ครอบคลุมบัญชีย่อยอื่นๆ ข้อมูลข้าวของระบบ สมดุ บญั ชีแยกประเภททัว่ ไป มีจุดกาเนิดมาจากหนว่ ยงานต่างๆ ของกจิ การ ภาพท่ี 4.19 ระบบสมดุ บัญชแี ยกประเภททวั่ ไป วัตถปุ ระสงคแ์ ละหน้าทขี่ องระบบสมุดบญั ชแี ยกประเภททวั่ ไป ระบบสมุดบัญชีแยกประเภทท่ัวไปมีหน้าท่ีเก็บรวบรวม บันทึกและสรุปผล ข้อมูลทางการบัญชี โดยเสนอรายงานทางการเงิน เช่น งบแสดงฐานะการเงิน งบกาไรขาดทุน เบด็ เสร็จ เน่ืองจากขอ้ มูลข้าวของระบบสมดุ บญั ชีแยกประเภททวั่ ไปมจี ดุ กาเนดิ มาจากระบบบัญชีย่อย หลายระบบ การออกแบบระบบสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป จึงจะต้องคานึงถึงความเชื่อมโยงในการ ทางานระหว่างระบบบัญชีย่อยต่างๆ หน้าที่หลักของระบบสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป อาจสรุปได้ เป็นหวั ข้อดังนค้ี อื 1. การจัดองค์กรและการจัดทาค่มู อื การทางานท่เี หมาะสม 2. การเกบ็ รวบและบันทึกรายการค้า 3. การปรบั ปรุงยอดบัญชใี นแฟม้ หลกั 4. การเสนอรายงานทางการเงิน 5. การควบคุมภายใน วัตถุประสงค์หลักของระบบสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลทาง การค้า นามาแยกหมวดหมู่ตามสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป สรุปผลข้อมูลทางการค้าเหล่านี้และ นาเสนอในรปู ของรายงานตา่ ง ๆ ได้แก่ 1. รายงานทางการเงนิ หลกั 4 รายงาน คือ งบแสดงฐานะการเงนิ งบกาไรขาดทุน เบ็ดเสร็จ งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ และงบกระแสเงินสด รายงานทางการเงินมักถูก จัดว่าเป็นรายงานที่ถูกใช้โดยบุคคลภายนอกองค์กรเช่น ผู้ลงทุนหรือผู้ที่ให้กิจการกู้ยืมเงิน การจัดทา งบการเงนิ จะตอ้ งเป็นไปตามกฎเกณฑ์ทร่ี ะบุอยูใ่ นหลกั การบัญชีที่รับรองทัว่ ไป 2. รายงานเพื่อการบริหาร เป็นรายงานที่ผู้บริหารภายในกิจการใช้ในการตัดสินใจทาง ธรุ กิจ จึงมงุ่ เนน้ การใช้งานสาหรับบุคคลภายในกิจการ รายงานเหล่าน้ีอาจเป็นในรูปแบบของรายงาน

28 ท่ีถูกออกแบบไว้ล่วงหน้าแล้ว หรือรายงานเฉพาะกิจเป็นครั้งคราวก็ได้ ตัวอย่างของรายงานเพ่ือการ บริหารได้แก่ รายงานผลการทางานหรือรายงานผลการทางานตามความรับผิดชอบทม่ี ักจะมีการเปรียบเทียบตัวเลข ประมาณการกบั ตัวเลขท่เี กดิ ขึน้ จริง เร่อื งท่ี 4.4.2 โครงสร้างของระบบสมุดบญั ชีแยกประเภททว่ั ไป วัตถุประสงค์หลักของระบบสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปคือ การบันทึกรายการค้าท่ี เกดิ ข้นึ ในใบสาคัญสมุดรายวันทั่วไป และผ่านบัญชีรายการค้าเหล่านี้ ไปปรับปรุงยอดคงเหลือในสมุด บัญชีแยกประเภทท่ัวไป ในระบบบัญชีด้วยมือ รายการค้าในระบบใบสาคัญจะถูกบันทึกลงในสมุด รายวัน เมื่อสิ้นงวดบญั ชีจะมีการผ่านบัญชีตามหลักการบัญชีคู่ไปยังสมุดบัญชีแยกประเภทท่ัวไป และ บัญชแี ยกประเภทย่อย และสรปุ ผลในงบการเงินต่าง ๆ ในระบบบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์สมุดบัญชีแยก ประเภทย่อยจะเป็นระบบที่เช่ือมโยงกับระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป รายการค้าจะถูกนาเข้าระบบ บญั ชี โดยผา่ นสมุดบญั ชีแยกประเภทย่อย ผลรวมของบญั ชแี ยกประเภทยอ่ ยเหล่าน้ี จะถูกควบคุมโดย อตั โนมตั ดิ ้วยบญั ชีคุมยอมในระบบสมุดบัญชีแยกประเภทท่ัวไป