gaceta-diciembre-2015

2D0i1ci5embre Suplemento Especial#1 Instituto de Investigaciones Eléctricas (IIE)InAbnraozanvdao lación Gaceta para fomentar la innovación y la transferencia del conocimiento Sistema Institucional de Gestión de Proyectos (SIGPROY)

www.funcionpublica.gob.mx

03InAbnraozavndao lca ión Contenido Gaceta para fomentar 04 Reportaje la innovación Sistema Institucional de Gestión de y la transferencia Proyectos (SIGPROY) del conocimiento Suplemento especial No. 1, Instituto de Investigaciones Eléctricas (IIE). diciembre de 2015 Directorio Oscar Sánchez Delgado Titular de la Unidad de Políticas de Mejora de la Gestión Pública Subsecretaría de la Función Pública Marcela Loredana Montero de Alba Directora General Adjunta de Diseño y Coordinación de Políticas de Mejora de la Gestión Pública Ricardo A. Cancino YzaDirector de Innovación y Posicionamiento de las Políticas de Mejora de la Gestión Pública Tel. 2000-3000, ext. 4111 [email protected] Ana Laura Villa Guillén Subdirectora de Innovación y Posicionamiento de las Políticas de Mejora de la Gestión Pública Tel. 2000-3000, ext. 1151 [email protected] Rocío Josefina Ramos Hernández Subdirectora de Innovación y Posicionamiento de las Políticas de Mejora de la Gestión Pública Tel. 2000-3000, ext. 4155 [email protected]

04 Reportaje Instituto de Investigaciones Eléctricas Sistema Institucional de Gestión de Proyectos (SIGPROY)¿En qué consiste el proyecto y cuál es la formalización, seguimiento y control de los proyectos, la cualtrascendencia de éste? debe actualizarse y modernizarse con regularidad.El Instituto de Investigaciones Eléctricas (IIE), con más de La motivación de la innovación reportada es la emisión delmil personas y un prestigio de casi cuarenta años al servicio Programa para un Gobierno Cercano y Moderno (PGCM),del sector de la energía, estructura su trabajo en una unidad con cuya ayuda se destaca que, aunque éste es un procesotécnica y administrativa llamada “proyecto”, que consiste en administrativo, es el soporte de al menos cuatro procesosun trabajo de investigación científica, desarrollo tecnológico institucionales como “Gestión del conocimiento”, “Gestióno innovación (I+D+I). Esta unidad cuenta con un Jefe de de la cartera de proyectos”, “Gestión del capital humano” eProyecto y dispone de un plan de negocios, un programa de “Infraestructura y ambiente de trabajo”.trabajo y los apoyos suficientes para generar oportunamentelos entregables a satisfacción del cliente, y dentro de los Es, además, una fuente insustituible de informaciónestándares y ordenamientos establecidos. La operación del estadística que muestra las tendencias de diversas temáticasIIE es tan buena, como lo sea la culminación satisfactoria de financieras y tecnológicas, de colaboración internacional, ysus proyectos, respaldada por sus clientes. de procuración de nuevos socios tecnológicos.El SIGPROY es una herramienta informática desarrollada El proyecto consistió en interconectar varios procesos en unpor el propio Instituto para sistematizar la planificación, macroproceso administrativo llamado Sistema Institucional

05 Ejecución y SeguimientoPlaneación, Ejecución de Control deFormalización Actividades Ejecucióny Gestión deRecursos SIGPROYEl SIGPROY agrupa las tareas de planeacion, ejecución y control en unasola herramienta con una sola base de datos de referencia.de Gestión de Proyectos, que descansa en una plataforma identificaron cinco proyectos a realizar con una intencióntecnológica llamada SIGPROY. La visión sistémica que ofrece prospectiva para el periodo 2014-2018, a fin de fortalecerel SIGPROY constituye la visión más acabada y detallada los cuatro macroprocesos sustantivos relatados y unodel cumplimiento de los objetivos del IIE. Así, de manera administrativo, todos ellos de importancia medular para elcolegiada, el Instituto y la Secretaría de la Función Pública IIE.

06Entre los propósitos innovadores se logró simplificar la asegura la formulación oportuna de informes y reportes, yplaneación, la formalización, el seguimiento y, desde luego, permite agilizar la evaluación de calidad por parte del clienteel control de los proyectos. De esta forma, el SIGPROY se y crear valor para la sociedad.consolida en el Instituto como una moderna herramientainformática que reduce los riesgos de desviación en tiempo, Entre los propósitos innovadorescosto y alcance del proyecto, optimiza el tiempo del Jefe se logró simplificar la planeación,de Proyecto y de los investigadores, abrevia los tramos la formalización, el seguimientode control y contribuye a una más rápida identificación de y, desde luego, el control de losnuevos riesgos.En este sentido, vale la pena comentar que el indicador delPGCM es “Porcentaje de Procesos Prioritarios Optimizados”.Además, incorpora una buena cantidad de oportunidades demejora detectadas en los años previos por diversos actoresdel proceso, clarifica los alcances como mejor práctica,¿Cuáles fueron las razones detrás de la proyectos.realización del proyecto, qué lo detonó?Derivado del PGCM y de los compromisos establecidos Derivado del análisis al flujo del proceso, se detectóen las Bases de Colaboración suscritas por el Instituto, una importante área de oportunidad para fortalecer lasen específico lo referente al tema de Procesos, el Órgano funcionalidades de la herramienta informática existente,Interno de Control realizó en el segundo trimestre de para lo cual se requería perfeccionar su alineación al proceso,2014 el “Diagnóstico de Proyectos de Mejora de la aplicando mejoras para incrementar su eficiencia y enGestión Gubernamental”, en donde mediante un esfuerzo consecuencia agregar valor a la productividad de los Jefes decolegiado se identificó la necesidad de optimizar el Proceso Proyecto; así como, ampliar su integración e interoperabilidadprioritario denominado “Gestión de Proyectos”; mediante con los sistemas informáticos institucionales para simplificarun Proyecto de Mejora Institucional. actividades, optimizar el tiempo dedicado a la formalización de los proyectos y agilizar su desarrollo.Ideas de Solicitud de Normativa y Políticas del IEposibles propuestaproyectos del cliente Registro y seguimiento de iniciativas Investigadores, Cliente Aceptación Directivos de propuesta Gestión de por el clienteSolicitud de propuestaspropuesta del Techoscliente presupuestales Formalizar un ID, Gerente, Director Formalización Proyecto proyecto en D y DE de un proyecto formalizado el IE Control de Control de Indicadores presupuesto presupuesto Integración y Jefe P, Gerente, Ejecución y Cierre Cierre de Evaluación de Director D y DE seguimiento contractual proyectos Resultados Cierre anual Informes proyecto Investigadores, Líder Líder P, Gerente, P. Gerente, Director Director D y DE D y DE

07¿Cómo se comunicó el proyecto al interior financieros, humanos y materiales. El equipo se concentróde la institución a fin de lograr el apoyo en mejorar la funcionalidad del sistema y simplificar elnecesario para su realización? proceso. A partir de ahí, se definió un plan de trabajo que incluyó, de manera general, los siguientes pasos:Derivado del análisis realizado y con base en las áreas • Mapeo del proceso y cada una de sus etapas.de oportunidad identificadas como de alto impactoinstitucional se generó la propuesta del proyecto, misma • Interacción con los usuarios para verificar tiempos yque fue presentada a la Alta Dirección del Instituto (Director movimientos.Ejecutivo y Directores Divisionales), por un grupo colegiadoconformado por las áreas de Recursos Financieros, Calidad y • Análisis de la retroalimentación de los usuarios paraCompetitividad, Planeación y Tecnologías de la Información, identificar posibles cuellos de botella, duplicidady una vez aprobada dicha propuesta, quedó definido como de actividades y tiempos muertos que permitieranResponsable del Proyecto (patrocinador) el Director de simplificar el proceso.Administración y Finanzas, quien designó a los participantesdel equipo de trabajo. • Verificación de funcionalidades, configuración y parametrización para optimizar la herramientaCabe destacar que en virtud de que este esfuerzo nació a informática (SIGPROY).partir de los compromisos establecidos por el IIE en las Basesde Colaboración para el PGCM, respecto a la optimización y • Revisión de la especificación de requerimientos delmejora de procesos, desde su inicio se contó con el respaldo Sistema Institucional de Gestión de Proyectos.directivo para su impulso institucional. • Implantación de la herramienta actualizada:¿Cuáles fueron los pasos que se siguieron -- Capacitación a personal de soporte de la Unidadpara llevar a cabo el proyecto? de Tecnologías de Información y Comunicaciones (UTIC).Se realizó un análisis al proceso y, en paralelo, una revisión a lafuncionalidad del sistema para incrementar la productividad -- Ejecución de un plan de pruebas.de los Jefes de Proyecto, en virtud de que los documentosde registro de proyecto y anexo técnico son críticos para la -- Diseño de video tutorial de la nueva versión.ejecución de los trabajos y la disponibilidad de los recursos -- Actualización de manuales de usuario.Cabe destacar que en virtud de que este esfuerzo nació a partir de loscompromisos establecidos por el IIE en las Bases de Colaboración parael PGCM, respecto a la optimización y mejora de procesos, desde suinicio se contó con el respaldo directivo para su impulso institucional.

08

09¿Qué condiciones ayudaron a que el ¿Qué condiciones complicaron la marchaproyecto prosperara? del proyecto y qué competencias/ habilidades tuvo que poner en práctica elPara que el proyecto prosperara fue determinanteel respaldo permanente a esta iniciativa del Director grupo de trabajo para superarlas?Ejecutivo, del Director de Administración y Finanzas comoResponsable del Proceso de Gestión de Proyectos, y del A fin de superar la dificultad de lograr la homogeneidadTitular del Órgano Interno de Control; así como, el apoyo en la forma de trabajo para todas las áreas fue necesarioy seguimiento realizado por la Gerencia de Calidad y alcanzar consensos, considerando las mejores prácticasCompetitividad, y de manera muy importante, la asesoría propuestas; además de integrar un equipo de trabajobrindada por el Órgano Interno de Control a través de su competente y con alto grado de madurez, que abordaraÁrea de Auditoría para Desarrollo y Mejora de la Gestión los temas para la optimización del proceso.Pública. Ofrecer mejoras representó un reto técnico paraEl esfuerzo colegiado con enfoque multidisciplinario para el incrementar la funcionalidad de la herramienta informáticaanálisis del proceso con enfoque integral, así como la actitud (en términos del desarrollo de algoritmos).y disposición de sus integrantes, permitieron alcanzar lassinergias que facilitaron el logro del objetivo del proyecto. En el último trimestre de cada año, la carga de trabajo en el Instituto se intensifica, toda vez que la mayoría de los proyectos se encuentran en fase de cierre, lo cual requirió de esfuerzos adicionales del equipo de trabajo para el desarrollo exitoso del proyecto.Otro factor importante fue el conocimiento y experienciadel equipo de trabajo que participó, por parte de laGerencia de Tecnologías de la Información, para realizarlas adecuaciones que se realizaron a la herramientainformática.

10¿Qué aspectos del proyecto disfrutaron retroalimentación de los usuarios, generando unamás y por qué? nueva versión.Entre los aspectos que mayor satisfacción generaron en el • La dificultad de completar el proyecto en el tiempoequipo de trabajo se encuentran: establecido, considerando la época del año donde se incrementa la carga de trabajo por el cierre de• Asumir el reto que representaba impactar en la proyectos. productividad de la gestión de los proyectos. ¿Cómo se motivaron para llevar a buen• Lograr la aceptación en la implementación de las término el proyecto? mejores prácticas.• La retroalimentación positiva y constructiva por parte Para mantener la motivación y llevar a buen término elde los usuarios. proyecto existieron los siguientes factores clave:• El trabajo de un equipo multidisciplinario que • El impulso permanente del Director Ejecutivo, del permanentemente se ha mostrado propositivo, Director de Administración y Finanzas y del Titular del compartiendo experiencias. Órgano Interno de Control, mediante el cual se mantuvo el enfoque y la motivación del equipo de trabajo.• El reconocimiento de la Secretaría de la Función Pública durante la revisión del proyecto. • El compromiso del equipo de trabajo sobre el impacto de las mejoras para la gestión de los proyectos.¿Tuvieron miedo a cometer errores? • Contar con un grupo de trabajo colegiado y multidisciplinario.Algunos de los aspectos que requirieron especial cuidado La conclusión de este proyecto compromete y motiva apor parte del equipo de trabajo fueron: cumplir con los otros proyectos de mejora establecidos en el marco del PGCM para los siguientes años, además, • Cubrir las expectativas de los usuarios respecto de la representa un mecanismo para formalizar el mejoramiento mejora, es por ello que como parte de la planeación continuo de los procesos institucionales. del proyecto se emitió una primera versión como prueba piloto, a la cual se realizaron ajustes con la

11¿Si tuvieran que realizar de nueva cuenta Para mantener la motivaciónel proyecto, ¿cambiarían algo de éste o delas condiciones en que se desarrolló? y llevar a buen términoEntre los aspectos que se reconsiderarían si se realizara de el proyecto existieron losnueva cuenta el proyecto, podemos mencionar: siguientes factores clave: • Programar el desarrollo del proyecto al inicio del ejercicio para: • El impulso permanente del Director Ejecutivo, del Director de Administración --Disponer de un plazo de tiempo mayor para las etapas y Finanzas y del Titular del Órgano de desarrollo e implementación de las mejoras. Interno de Control, mediante el cual se mantuvo el enfoque y la motivación del --Disponer de recursos más amplios para el equipo de trabajo. acompañamiento y difusión de las mejoras, para lograr una mejor asimilación por parte de los usuarios. • El compromiso del equipo de trabajo sobre el impacto de las mejoras para la¿Es un proyecto fácil o difícil de replicar gestión de los proyectos.en otras instituciones del GobiernoFederal, qué implicaría? • Contar con un grupo de trabajo colegiado y multidisciplinario.Es factible para aquellas instituciones cuya funciónsustantiva sea la investigación y el desarrollo tecnológico,y que se administren a través de proyectos. No obstante,se tendría que realizar un diagnóstico para determinar elnivel de factibilidad para su implantación.¿Se necesita mucho dinero para ejercer lacreatividad y llegar a la innovación?No, lo que se requiere para desarrollar la creatividad ybuscar la innovación es: --Que las personas se desarrollen en actividades que los apasionen y motiven. --Mantener interés y voluntad por satisfacer una necesidad. --Tener el apoyo de la Alta Dirección para la gestión del cambio. --Contar con los recursos necesarios para su realización.

12Antes Asistente administrativo Gerente Director de División Jefe de proyecto Propuesta autorizadaPlantilla Definir proyecto Validar/confirmar Revisar documentos Revisar agendas documentos Construir Solicitar plan de trabajo Generar presupuesto cambios Solicitar planeado o cambios Aprobar o o Autorizar Describir proyecto actividades Programar recursos y 2 ambientes de trabajo Proyecto Autorizado Generar Escritorio agendas de trabajo Web Validar/ajustar agendas Id(ntetieleArmvsepisnotcediónenteeysApddeismrpaio)nnisibtrilaidtaivdo Generar registro y anexo técnico Enviar documentos a revisiónDespués Asistente administrativo Gerente Director de División Jefe de proyecto Propuesta autorizadaPlantilla Definir proyecto Recibe notificaciones Revisar documentos Revisar de documentos documentos Construir en revisión Solicitar plan de trabajo cambios Solicitar o cambios o Aprobar o Describir Autorizar actividades proyecto Programar recursos y - 1 solo ambiente de trabajo Proyecto Autorizado Calcular - AdeutPornooymecíatodel Presupuesto - Pmroácsessimo ipnlteeractivo Generar registro y anexo técnico Enviar documentos a revisión

13¿Cambiaron en algo el Grupo de Trabajo y Después de este proyecto, ¿qué siguela institución después de haber ejecutado para el Grupo de Trabajo que loun proyecto innovador y de vanguardia? desarrolló?Se alineó el proceso, los procedimientos y la herramienta Dar continuidad y acompañamiento de soporte a losen conjunto con los responsables de proyectos, para usuarios del proceso optimizado. También continuar conanalizar en tiempo real el avance de los mismos y corregir la optimización de los demás procesos de alto impactodesviaciones. Se acumuló experiencia y se generó comprometidos en los Proyectos de Mejora Institucional,conocimiento para enfrentar nuevos retos en la línea de para alcanzar un enfoque integral.optimizar y automatizar otros procesos de la institución,y conformar una plataforma que integre a mediano Igualmente, capacitarse en las mejores prácticas referentesplazo el Sistema de Información Integral para la Gestión a la administración de proyectos, automatización deInstitucional. procesos y tecnologías de información, de acuerdo con las tendencias de vanguardia.Disponer de herramientas de este tipo le permitiráal Instituto aumentar el nivel de disponibilidad de lainformación y reducir los tiempos de respuesta paraatender requerimientos de información; así como, eliminardiscrepancias en el contenido de la misma.La mejora al Sistema Institucional de Gestión de Proyectosdel IIE o SIGPROY, atiende las directrices del PGCM paraestablecer procesos más seguros y eficientes, al tiempoque reporta economías administrativas del orden del 75 porciento a la institución, en la formalización de proyectos.Para las y los servidores públicos interesados en Impulsores y facilitadores del proyecto:conocer más de las funcionalidades y alcances delSIGPROY, por favor contactar a: Dr. José Luis Fernández Zayas Director Ejecutivo del IIEM. en C. David Martínez GonzálezInvestigador de la Gerencia de Tecnologías de C.P. Alfredo Gómez Luna MayaInformación y Líder tecnológico del proyecto Director de Administración y [email protected](777)-362-3811 M. en D. Óscar Bazán Alatorre Titular del Órgano Interno de ControlLic. Gabriela Franco PedrozaGerente de Calidad y Competitividad, y Miembro del L.S.I.A. Mario Octavio Díazleal Guarnerosequipo del proyecto Titular del Área de Auditoría para Desarrollo y [email protected] de la Gestión Pública del OIC01-(777)-362-3807

¡Abraza la Innovación! Las opiniones expresadas en este documento son de exclusiva responsabilidad de los autores y no reflejan, necesariamente, los puntos de vista de la SFP.