week1book

ความหมายของคอมพิวเตอร์ คอมพิวเตอร์ (Computer) ตามพจนารุกรมฉบับราชบัณฑิตสถาน พ.ศ. 2542 หมายถึงเครื่องอิเล็กทรอนิกส์แบบอัตโนมัติ ทาหน้าท่ีเหมือนสมองกล ใชส้ าหรับแก้ปัญหาต่างๆ ท่ีง่ายไปจนถึงซับซ้อน โดยวิธีทางวทิ ยาศาสตร์ หากแปลตามคาศัพท์ภาษาอังกฤษ คอมพิวเตอรจ์ ะหมายถึง การคานวณหลักการทางานของคอมพิวเตอร์ คอมพวิ เตอรม์ ลี ักษณะการทางานของสว่ นต่างๆ ท่ีมคี วามสัมพันธเ์ ป็นกระบวนการ โดยมีองค์ประกอบหลัก คือ สว่ นรับเข้า (Input) สว่ นประมวลผล (Process) และสว่ นแสดงผล (Output) ดังน้ี1. หนว่ ยรับขอ้ มูล (Input Unit) ทาหนา้ ทใ่ี นการรับข้อมูลหรอื คาส่ังจากภายนอกเขา้ ไปเก็บไว้ในหน่วยความจา เพื่อเตรียมประมวลผลขอ้ มลู ที่ต้องการ ซ่งึ อุปกรณ์ท่ีใชใ้ นการนาข้อมูลท่ใี ช้กนั อยู่ต้ังแตอ่ ดีตจนถึงปจั จุบันนนั้ มอี ยหู่ ลายประเภทด้วยกันสาหรบั อปุ กรณ์ทน่ี ยิ มใชใ้ นปจั จบุ นั มดี ังต่อไปนี้ - คยี ์บอร์ด (Keyboard) - เมาส์ (Mouse) - สแกนเนอร์ (Scanner)2. หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit) ทาหนา้ ที่ในการคานวณและประมวลผล แบง่ ออกเป็น 2 หนว่ ยย่อย คอื - หนว่ ยควบคุม ทาหนา้ ทใ่ี นการดูแล ควบคมุ ลาดับขนั้ ตอนของการประมวลผล และการทางานของอุปกรณ์ต่างๆ ภายในหน่วยประมวลผลกลาง และช่วยประสานงานระหวา่ งหน่วยประมวลผลกลาง กบัอุปกรณน์ าเขา้ ข้อมลู อปุ กรณใ์ นการแสดงผล และหน่วยความจาสารอง - หนว่ ยคานวณและตรรกะ ทาหน้าที่ในการคานวณและเปรยี บเทียบข้อมูลต่างๆ ท่สี ่งมาจากหนว่ ยควบคมุ และหน่วยความจา3. ส่วนหนว่ ยความจา (Memory) เป็นหัวใจของการทางานในรูปแบบอัตโนมตั ิ มหี น้าทเี่ กบ็ ข้อมูลตา่ งๆ ท่ีปอ้ นเขา้ มาเพื่อใหส้ ่วนประมวลผลนาไปใช้ และเกบ็ ขอ้ มูลที่เก่ยี วกับคุณสมบตั ิและระบบการทางานของเคร่ืองคอมพวิ เตอรด์ ว้ ย แบ่งเป็นหน่วยความจาแบบถาวรและหน่วยความจาแบบช่ัวคราว เชน่ ROM RAM เป็นตน้4. สว่ นแสดงผล (Output) หรือหน่วยสง่ ออกข้อมูล เมื่อประมวลผลหรอื คานวณไดผ้ ลลพั ธอ์ อกมาแลว้ กจ็ ะส่งมาท่สี ่วนแสดงผล เช่น สว่ นแสดงทางจอภาพ สว่ นแสดงทางเครอ่ื งพมิ พ์ และหน่วยแสดงผลทางเสยี งหรือลาโพง เปน็ ต้น

ประเภทของคอมพิวเตอร์ ซปุ เปอร์คอมพวิ เตอร์ (Super Computer) หมายถงึ เคร่ืองประมวลผลขอ้ มลู ทีม่ ีความสามารถในการประมวลผลสงู ท่ีสดุ โดยท่ัวไปสร้างขน้ึ เป็นการเฉพาะเพ่ืองานด้านวิทยาศาสตร์ที่ต้องการการประมวลผลซับซ้อนและต้องการความเร็วสูง เช่น งานวิจัยขปี นาวธุ งานโครงการอวกาศสหรัฐ (NASA) งานสื่อสารดาวเทียม หรืองานพยากรณ์อากาศ เป็นต้น เมนเฟรมคอมพิวเตอร์ (Mainframe Computer) หมายถึง เครื่องประมวลผลข้อมูลท่ีมีส่วนความจาและความเร็วน้อยลงสามารถใช้ข้อมูลและคาส่ังของเครื่องรุ่นอ่ืนใน ตระกูล (Family) เดียวกันได้โดยไม่ต้องดัดแปลงแก้ไขใดๆ นอกจากน้ันยังสามารถทางานในระบบเครือข่าย (Network) ได้เป็นอย่างดี โดยสามารถเช่ือมต่อไปยังอุปกรณ์ท่ีเรียกว่า เครื่องปลายทาง(Terminal) จานวนมากได้ สามารถทางานได้พร้อมกันหลายงาน (Multi Tasking) และใช้งานได้พร้อมกันหลายคน (Multi User) ปกติเคร่ืองชนิดนี้นิยมใช้ในธุรกิจขนาดใหญ่มีราคาต้ังแต่สิบล้านบาทไปจนถึง หลายร้อยล้านบาทตัวอย่างของเครื่องเมนเฟรมท่ีใช้กันแพร่หลายก็คือ คอมพิวเตอร์ของธนาคารท่ีเช่ือมต่อไปยังตู้ATM และสาขาของธนาคารทวั่ ประเทศนน่ั เอง มินคิ อมพิวเตอร์ (Mini Computer) ธรุ กิจและหนว่ ยงานท่ีมีขนาดเล็กไม่จาเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์ขนาดเมนเฟรมซึ่งมีราคาแพงผู้ผลิตคอมพวิ เตอรจ์ ึงพฒั นาคอมพวิ เตอร์ให้มขี นาดเลก็ และมีราคาถูกลง เรียกว่าเครือ่ งมินิคอมพวิ เตอรโ์ ดยมลี กั ษณะพิเศษในการทางานร่วมกับอุปกรณ์ประกอบรอบข้างที่มีความเรว็ สูงได้มีการใชแ้ ผ่นจานแมเ่ หลก็ ความจุสูงชนิด

แข็ง (Harddisk) ในการเก็บรักษาข้อมูลสามารถอ่านเขียนข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว หน่วยงานและบริษัทท่ีใช้คอมพิวเตอร์ขนาดนี้ ได้แก่ กรม กอง มหาวิทยาลัย ห้างสรรพสินค้า โรงแรม โรงพยาบาล และโรงงานอตุ สาหกรรมตา่ งๆ ไมโครคอมพวิ เตอร์ (Micro Computer) หมายถึง เคร่ืองประมวลผลข้อมูลขนาดเล็กมีส่วนของหน่วยความจาและความเร็วในการประมวลผลน้อยท่ีสุดสามารถใช้งานได้ด้วยคนเดียว จึงมักถูกเรียกว่า คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล (PersonalComputer : PC) ปัจจุบัน ไมโครคอมพิวเตอร์มีประสิทธิภาพสูงกว่าในสมัยก่อนมากอาจเท่ากับหรือมากกว่า เครื่องเมนเฟรมในยุคก่อน นอกจากนั้นยังราคาถูกลงมากดังน้ันจึงเปน็ ท่ีนิยมใช้มาก ทั้งตามหน่วยงานและบริษัทห้างร้าน ตลอดจนตามโรงเรียนสถานศึกษา และบ้านเรือนบริษทั ที่ผลิตไมโครคอมพิวเตอร์ออกจาหน่ายจนประสบความสาเรจ็ เปน็ บริษัทแรก คือบริษทั แอปเปิลคอมพวิ เตอร์ประโยชนข์ องคอมพิวเตอร์ 1. งานธุรกิจ เช่น บริษัท ร้านค้า ห้างสรรพสินค้า ตลอดจนโรงงานต่างๆ ใช้คอมพิวเตอร์ในการทาบัญชี งานประมวลคา และติดต่อกับหนว่ ยงานภายนอกผ่านระบบโทรคมนาคม นอกจากน้งี านอุตสาหกรรม ส่วนใหญ่ก็ใช้คอมพิวเตอร์มาช่วยในการควบคุมการผลิต และการประกอบช้ินส่วนของอุปกรณ์ต่างๆ เช่น โรงงานประกอบรถยนต์ ซึ่งทาให้การผลิตมีคุณภาพดีขนึ้ บริษัทยังสามารถรับ หรืองานธนาคาร ท่ี

ใหบ้ ริการถอนเงนิ ผ่านตู้ฝากถอนเงินอัตโนมตั ิ ( ATM ) และใช้คอมพิวเตอร์คดิ ดอกเบี้ยให้กบั ผู้ฝากเงิน และการโอนเงนิ ระหวา่ งบญั ชี เชื่อมโยงกันเปน็ ระบบเครือข่าย 2. งานวิทยาศาสตร์ การแพทย์ และงานสาธารณสุข สามารถนาคอมพิวเตอรม์ าใชใ้ นนามาใช้ในส่วนของ การคานวณท่คี ่อนขา้ งซับซอ้ น เชน่ งานศกึ ษาโมเลกุลสารเคมี วิถีการโคจรของการสง่ จรวดไปสอู่ วกาศ หรืองานทะเบียน การเงิน สถิติ และเป็นอุปกรณ์สาหรับการตรวจรักษาโรคได้ ซึ่งจะให้ผลท่ีแม่นยา กว่าการตรวจดว้ ยวธิ เี คมีแบบเดิม และให้การรักษาได้รวดเร็วขึน้ 3. งานคมนาคมและสือ่ สาร ในส่วนท่ีเกี่ยวกับการเดินทาง จะใช้คอมพิวเตอรใ์ นการจองวันเวลา ท่ีน่ัง ซึ่ง มีการเชื่อมโยงไปยังทุกสถานีหรือทกุ สายการบินได้ ทาให้สะดวกต่อผเู้ ดินทางที่ไม่ต้องเสยี เวลารอ อีก ทั้งยังใช้ในการควบคุมระบบการจราจร เช่น ไฟสัญญาณจราจร และ การจราจรทางอากาศ หรือใน การสื่อสารกใ็ ช้ควบคุมวงโคจรของดาวเทยี มเพ่ือใหอ้ ยู่ในวงโคจร ซึง่ จะช่วยสง่ ผลต่อการส่งสัญญาณให้ ระบบการสอ่ื สารมีความชดั เจน 4. งานวิศวกรรมและสถาปัตยกรรม สถาปนิกและวิศวกรสามารถใช้คอมพิวเตอร์ในการออกแบบ หรือ จาลองสภาวการณ์ ต่างๆ เช่น การรบั แรงสั่นสะเทือนของอาคารเมื่อเกดิ แผ่นดินไหว โดยคอมพิวเตอร์ จะคานวณและแสดงภาพสถานการณ์ใกล้เคียงความจริง รวมทั้งการใช้ควบคุมและติดตาม ความก้าวหนา้ ของโครงการต่างๆ เชน่ คนงาน เคร่ืองมอื ผลการทางาน 5. งานราชการ เป็นหน่วยงานท่ีมีการใช้คอมพิวเตอร์มากท่ีสุด โดยมีการใช้หลายรูปแบบ ท้ังน้ีขึ้นอยู่กับ บทบาทและหน้าท่ีของหน่วยงานน้ันๆ เช่น กระทรวงศึกษาธิการ มีการใช้ระบบประชุมทางไกลผ่าน คอมพิวเตอร์ , กระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ได้จัดระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตเพื่อเช่ือมโยง ไปยงั สถาบนั ตา่ งๆ , กรมสรรพากร ใช้จดั ในการจัดเก็บภาษี บนั ทกึ การเสียภาษี เปน็ ตน้ 6. การศึกษา ได้แก่ การใช้คอมพิวเตอร์ทางด้านการเรียนการสอน ซึ่งมีการนาคอมพิวเตอร์มาช่วยการ สอนในลักษณะบทเรียน CAI หรืองานด้านทะเบียน ซึ่งทาให้สะดวกต่อการค้นหาข้อมูลนักเรียน การ เกบ็ ขอ้ มูลยืมและการสง่ คืนหนังสอื หอ้ งสมุดการจดั เก็บข้อมลู ระบบดิจิทัล ปจั จุบันจานวนขอ้ มูลข่าวสารที่เราไดร้ บั และที่ตอ้ งจดั เกบ็ มีปรมิ าณเพิม่ ขนึ้ ตลอดเวลา ซึ่งข้อมูลเหล่านี้มรี ูปแบบที่แตกตา่ งกนั เช่น จดหมาย บทความจากวารสารต่างๆ กระดาษแฟกซ์และอาจจะมาจากแฟ้มขอ้ มูลทางคอมพิวเตอร์ เช่น เวิคด์ โปรเซสซิ่ง สเปรดชีส จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ และแฟ้มข้อมูลท่ีมาจากการบรกิ ารทางออนไลน์ เอกสาต่างๆ ท่ีกล่าวมาจะมีรูปแบบท้งั ที่เป็นข้อความ หรอื รูปภาพ ดังนั้น ถ้าหากเอกสารจานวนมากมกี ารจดั เก็บที่ไมด่ พี อ อาจทาให้การคน้ หาเป็นไปด้วยความยากลาบาก และหากจัดเก็บข้อมูลเหลา่ นัน้ เป็นอนาล็อก เช่น เทป วิดีโอ จะมีการเส่ือมไปตามกาลเวลา จากปัญหาดังกล่าวปัจจุบันจึงได้มีการนาเทคโนโลยีการจดั การเอกสารใหอ้ ยใู่ นรปู แบบดิจิทัล การจดั เก็บขอ้ มูลแบบดจทิ ัล คือ การแปลงข้อมูลใหเ้ ป็นสญั ญาณไฟฟา้ ขอ้ มูลท่เี กดิ ขึ้นจะมีความคมชัดมากกว่าเก็บข้อมูลแบบอนาลอ็ ก ซ่ึงใหป้ ระโยชนใ์ นเรอื่ งของการประหยัดเนอ้ื ที่ในเอกสาร ลดความผิดพลาดใน

การค้นหาข้อมูล ทาการค้นหาข้อมูล ได้รวดเร็วลดค่าใช้จ่ายอุปกรณ์ในการเก็บเอกสาร และสามารถดัดแปลงข้อมูลเดิมเพื่อส่งไปยังที่อ่ืนได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการส่งผ่านระบบเครือข่ายหรือส่งผ่านไปทางจดหมายอเิ ล็กทรอนกิ ส์ชนดิ ของข้อมูล1.ค่าตรรกะ (Boolean values) คือคา่ ทางตรรกศาสตร์ ซง่ึ มีเพียง 2 คา่ คือ จริงหรือเท็จ2.จานวนเต็ม (Integers) หมายถงึ เลขท่ีไม่มเี ศษสว่ น หรือทศนิยม เช่น 1,34,-29 เป็นต้น ชว่ งของข้อมูลชนิดจานวนเต็มข้ึนอย่กู ับจานวนบติ ท่ีใช้ เช่นถ้าแทนข้อมลู จานวนเต็มด้วยเลขฐานสองจานวน 16 บติ ช่วงของข้อมูลจะเปน็ -32768 ถึง+32767 (หรือ 0 ถึง 65535 ในกรณีของจานวนเต็มท่ีไม่มีเคร่ืองหมายติดลบ) ถ้าใช้จานวนบิตมากข้ึนก็ย่ิงเก็บได้ช่วงกว้างขึ้น3.จานวนจริง (Floating-Point Numbers) หมายถงึ จานวนใด ๆ รวมทง้ั จานวนเต็มและจานวนทม่ี ีทศนยิ ม เชน่ 41.55 และ -9.0477 เปน็ ต้น4.ตัวอกั ษร (Characters) หมายถึงข้อมูลท่ีแทนด้วยกลุ่มของบิต ซึ่งอาจเป็น 8 บิต (1 ไบต์) หรือ 16 บิต ข้อมูลประเภทตัวอักษรหมายถึงตัวอักษรเพียงตัวเดียวเท่านั้น ถ้ามีมากกว่าหน่ึงจะไม่ถือว่าเป็นตัวอักษร แต่อาจถือว่าเป็นสายอักขระ(Strings) ขอ้ มูลชนิดตัวอกั ษร เชน่ 'R'5.สายอกั ขระ (Strings) หมายถึงกลุ่มตัวอักษรที่ประกอบกันข้ึนเป็นข้อความ ท่ีมีความยาวต้ังแต่ 0 ขึ้นไป ช่ือนามสกุล ชื่อภาพยนต์ หรือคาอธิบายสรรพคุณยา เปน็ ขอ้ มลู ประเภทสายอกั ขระ เช่น \"หา้ มด่มื เกินวันละสองขวด\"6.วันทแ่ี ละเวลา (Date/Time) หมายถึง ข้อมูลท่ีแทนค่าวันท่ีและเวลา ซึ่งต่างจากสายอักขระท่ีใช้แทนวันที่ เช่น \"210799\" (หมายถึงวันท่ี 21 กรกฎาคม ค.ศ.1999) วันที่และเวลาเป็นข้อมูลที่มีการตรวจสอบความถูกต้องในตัวของมันเอง ถ้าใช้สายอกั ขระแทนค่าวนั ท่ี อาจมีวันท่ี \"310298\" (วันที่ 31 กุมภาพันธ์ ค.ศ.1998) ซึ่งไม่มีอยจู่ ริง รูปแบบการแทนค่าขอ้ มูลวันที่และเวลามีลักษณะแตกต่างกนั ไปในแตล่ ะระบบ7.ไบนารี (Binary) หมายถงึ ข้อมูลใดๆ ท่เี กบ็ ในคอมพิวเตอร์ อาจเป็นแฟม้ โปรแกรมหรือรูปภาพ หรอื วิดโี อ เป็นตน้ขนาดของขอ้ มูล (Data) 1. บทิ (Bit) หมายถงึ หนว่ ยของขอ้ มลู ทีม่ ีขนาดเลก็ ที่สดุ 2. ไบท์ (Byte) หมายถึง หนว่ ยของขอ้ มลู ที่เกดิ จากการนาบทิ มารวมกันเป็นตวั อกั ขระ (Character)

3. เขตข้อมูล (Field) หมายถึง หน่วยของข้อมูลที่ประกอบขึ้นจากตัวอักขระตั้งแต่หนึ่งตัวข้ึนไปมา รวมกนั แล้วได้ความหมายของส่ิงใดสิ่งหน่ึง เช่น ชอ่ื ทอ่ี ยู่ เป็นตน้ 4. ระเบยี น (Record) หมายถงึ หน่วยของข้อมลู ทเ่ี กิดจากการนเอาเขตข้อมูลหลาย ๆ เขตข้อมูลมา รวมกัน เพื่อเกิดเป็นข้อมูลเรื่องใดเรื่องหน่ึง เช่น ข้อมูลของนักศึกษา 1 ระเบียน (1 คน) จะ ประกอบด้วย • รหัสประจาตวั นักศึกษา 1 เขตขอ้ มูล • ชือ่ นกั ศึกษา 1 เขตข้อมูล • ทอี่ ยู่ 1 เขตข้อมูล 5. แฟ้มข้อมูล (File) หมายถึงหน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนาข้อมูลหลาย ๆ ระเบียนท่ีเป็นเร่ือง เดียวกันมารวมกนั เช่น แฟม้ ขอ้ มูลนกั ศกึ ษา แฟ้มข้อมลู ลูกค้า แฟ้มข้อมลู พนกั งาน 6. ฐานข้อมูล (Database) คือ กลุ่มของแฟ้มข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันต้ังแต่หนึ่งแฟ้มข้ึนไปมา รวมกนั และมคี วามสมั พันธ์กนัคณุ สมบัติของขอ้ มลู 1. ความถูกตอ้ ง หากมีการเกบ็ รวบรวมข้อมูลแล้ว ถ้าข้อมูลที่เกบ็ มาเชื่อถือไม่ไดจ้ ะทาให้เกิดผลเสียอย่าง มาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนาเอาไปใช้ประโยชน์ ซ่งึ เปน็ เหตุให้ การตัดสนิ ใจของผู้บริหารขาดความ แม่นยา และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ รูปแบบการจัดเก็บ ข้อมูลต้องคานึงถึงกรรมวิธีการดาเนินงาน เพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยามากที่สุดส่วนใหญ่มาจากขอ้ มูลท่ีไม่มีความถูกต้องซ่ึงมีสาเหตุมาจากคน หรอื เคร่ืองจักร การออกแบบจงึ ตอ้ งคานึงถงึ เร่ืองน้ี 2. ความรวดเร็วและเปน็ ปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจาเป็นต้องให้ทนั ต่อความต้องการของผู้ใช้ ทันสมัย และทันตอ่ เหตกุ ารณป์ ัจจบุ ัน 3. ความสมบูรณ์ ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์คือข้อมูลที่สามารถตอบสนองความต้องการของมนุษย์ ซ่ึงจะ ข้ึนกบั วธิ ีการรวบรวมข้อมูลและวิธกี ารประมวลผล ดังน้ันใน การดาเนินการรวบรวมข้อมูลต้องสารวจ และสอบถามความต้องการในการใช้ข้อมูลเพื่อให้ไดข้ ้อมูลท่ีมีความสมบูรณ์ 4. ความกระชับและชัดเจน การจัดเก็บข้อมูลจานวนมากจะต้องใช้พื้นที่มาก จึงจาเป็นต้องออกแบบ โครงสร้างข้อมูลให้กระชับและสื่อความหมายได้ อาจมีการใช้รหัสแทน ข้อมูลใหเ้ หมาะสมเพ่ือจัดเก็บ ไว้อย่างเป็นระบบ 5. ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องท่ีสาคัญ ดังน้ันจึงต้องมีการสารวจเพื่อ หาความต้องการของ หนว่ ยงานและองค์การ ดสู ภาพการใช้ข้อมูล และขอบเขตของขอ้ มูลที่สอดคลอ้ งกบั ความตอ้ งการ

การนาขอ้ มลู ไปใช้ประโยชน์ ในการนาข้อมูลไปใช้ประโยชน์หรือการทาข้อมูลให้เป็นสารสนเทศท่ีจะนามาใช้ประโยชน์ได้จาเป็นต้องมีการประมวลผลข้อมูลก่อน การประมวลผลข้อมูลเป็นกระบวนการท่ีมีกระบวนการย่อยหลายหลายอย่าง ประกอบดว้ ยกันดงั น้ี 1. การรวมข้อมูล (Merging) หมายถึง การนาข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุด ข้ึนไปมารวมกันให้เป็นชุดเดียวกัน เช่น การนาประวัติการทางานและประวัตสิ ่วนตวั มารวมเปน็ ชดุ เดียวกนั เป็นประวัตพิ นักงาน เปน็ ตน้ 2. การจัดกลุ่ม (Classifying) หมายถึง การจัดเก็บข้อมูลโดยการแยกออกเป็นกลุ่มหรือประเภทต่างๆ เช่น การนาข้อมูลเกี่ยวกับประวัติพนักงานมาแยกตามประเภทงาน เช่น แยกเป็นสานักงานสังกัด แผนกการขาย พนักงานสังกัดแผนการบัญชี เป็นต้น การทาเช่นนี้จะทาให้ค้นหาข้อมูลได้ง่ายข้ึนและ ยังสะดวกสาหรับการทารายงานต่างๆ 3. การคานวณ (Calculation) หมายถึง การนาข้อมูลท่ีเป็นตัวเลขมาทาการบวก ลบ คูณ หาร หรือผ่าน กระบวนการทางสมการคณติ ศาสตร์ เช่น การคานวณรายได้ การคานวณต้นทุนสนิ คา้ เป็นตน้ 4. การจัดเรียงข้อมูล (Sorting) เป็นการเรียงข้อมูลจากน้อยไปหามาก หรือมากไปหาน้อยเพ่ือทาให้ ค้นหาข้อมูลท่ีต้องการได้เร็วขึ้น เช่น การเรียงยอดขายของสินค้ามาจากมากไปหาน้อยเรียงลาดับช่ือ พนักงานตามตัวอักษร เปน็ ตน้ 5. การดึงข้อมูล (Retrieving) หมายถึงการค้นหาและการนาข้อมูลที่ต้องการาจากแหล่งเก็บข้อมูลเพื่อ นาไปใชง้ าน 6. การสรุปผล (Summarizing) หมายถึง การค้นหาและการนาข้อมูลโดยย่อนาข้อมูลเฉพาะส่วนท่ีเป็น ใจความสาคัญเพื่อเน้นจุดสาคัญและแนวโน้ม เช่น การนาข้อมูลมาแจงนับและทาเป็นตารางยอดขาย ของพนักงานแต่ละคน ข้อมูลเหล่านี้ใช้สาหรับพิมพ์เป็นรายงานสรุปส่งขึ้นไปให้ผู้บริหารระดับสูงเพื่อ ใชใ้ นการบรกิ าร 7. การบันทึก (Recording) หมายถึง การจดบนั ทึกข้อมูลเอาไวโ้ ดยทาการคดั ลอกข้อมลู จากตน้ ฉบับแล้ว เก็บเปน็ แฟม้ (Filling) เช่น การบันทึกประวัติสว่ นตัวของพนักงานแตล่ ะคน เปน็ ตน้ 8. การทารายงาน (Reporting) หมายถึง การนาข้อมูลมาจัดพิมพ์รายงานรูปแบบต่างๆ เช่น รายงาน ยอดขายของพนักงานแต่ละคน เป็นตน้ 9. การปรับปรุงรักษาข้อมูล (Updating) หมายถึง การเพ่ิม (Add) หรือการเอาออก (Delete) และการ เปลีย่ นคา่ (Change) ข้อมลู ที่อยใู่ นแฟ้มให้ทันสมัยอยเู่ สมอการประมวลผลดว้ ยคอมพิวเตอร์ การประมวลผลข้อมูลสามารถทาได้ 2 วธิ ี คือ การประมวลผลแบบกลุ่มและการประมวลผลแบบทันทีดงั นี้ 1. การประมวลผลแบบทันที (Real-time Processing) หมายถึง การประมวลผลแต่ละรายการและให้ ผลลัพธท์ ันทเี ม่อื มีการป้อนขอ้ มูลเข้าสู่ระบบ เช่น การจองต๋ัวเครอื่ งบิน การซอ้ื บัตรเขา้ ชมภาพยนตร์ที่ เคาน์เตอร์ การซื้อสินค้าในห้างสรรพสินค้า เป็นต้น ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะมีการปรับปรุงไปยังฐานข้อมูล

ปลายทางในทันที การประมวลผลแบบทันที ถ้าเป็นการประมวลผลแบบออนไลน์จะเรียกว่า การ ประมวลผลธุรกรรมออนไลน์ (Online Transaction) Processing : OLTP) ตัวอย่างลักษณะงานที่มี การประมวลแบบทันทีซึ่งมักจะเป็นแบบออนไลน์ เช่น การถอนเงินตู้เอทีเอ็ม การสารองห้องพัก โรงแรม เปน็ ต้น2. การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) หมายถึง การประมวลในเรื่องท่ีเป็นคร้ังๆ โดยข้อมูล จะถูกรวบรวมและสะสมไว้ในช่วงเวลาท่ีกาหนด เช่น 1 สัปดาห์ 1 เดือน หรือ 3 เดือน เป็นต้น โดย เม่ือถึงเวลาที่กาหนดข้อมูลท่ีสะสมไว้จะถูกนามาประมวลผลรวมกันครั้งเดียว การรวบรวมข้อมูล อาจจะกระทาด้วยมือจากเอกสารแบบฟอร์มต่างๆ หรืออาจใช้วิธีป้อนข้อมูลออนไลน์ผ่านเครือข่าย คอมพิวเตอร์ ซ่ึงถึงแม้ว่าการป้อนข้อมูลจะเป็นแบบออนไลน์ มีการบันทึกข้อมูลทันที แต่ข้อมูลที่ ป้อนเข้าไปจะยังไม่มีการประมวลผล แต่จะถูกเก็บสะสมและรวบรวมไว้จนถึงระยะเวลาท่ีกาหนดจึง คอ่ ยนาข้อมูลทั้งหมดเหล่านั้นมาประมวลผลตามท่ีต้องการ การประมวลผลแบบกลุ่มนอกจากจะช่วย ประหยัดค่าใช้จ่ายแล้ว ยังทาให้เกิดความเหมาะสมกับลักษณะของงานด้วย เช่น การประมวลผล ข้อมลู การใชบ้ ัตรเครดิต การใชน้ าประปา การใช้โทรศัพทม์ อื ถือ ที่ประมวลผลเดอื นละครัง้ เปน็ ต้น