งานสารบรรณ

ระเบียบสำนักนายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526†‡ โดยทเี่ ป็นการสมควรปรับปรุงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506 เสยี ใหมใ่ หเ้ หมาะสมยิง่ ข้ึนคณะ รัฐมนตรี จึงวางระเบยี บไว้ ดงั ตอ่ ไปนี้ ขอ้ 1 ระเบยี บนี้เรียกว่า “ระเบียบสำนักนายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526” ข้อ 2 ระเบียบนใ้ี หใ้ ชบ้ ังคบั ต้ังแต่วันที่ 1 มิถนุ ายน 2526 เป็นต้นไป ข้อ 3 ให้ยกเลิก 3.1 ระเบยี บสำนักนายกรัฐมนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506 3.2 ระเบียบสำนักนายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยการลงชือ่ ในหนงั สอื ราชการ 3.3 ระเบยี บสำนกั นายกรัฐมนตรวี า่ ด้วยการลงชอื่ ในหนงั สือราชการ (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ. 2516 บรรดาระเบียบ ขอ้ บังคบั มตขิ องคณะรฐั มนตรีและคำส่งั อน่ื ใด ในส่วนทีก่ ำหนดไว้แลว้ ใน ระเบยี บน้ีหรอื ซึ่งขดั หรือขัดแยง้ กับ ระเบียบนใี้ หใ้ ชร้ ะเบียบน้แี ทน เวน้ แตก่ รณีท่กี ลา่ วในขอ้ 5 ขอ้ 4 ระเบียบน้ีใหใ้ ช้บังคับแก่ส่วนราชการ สว่ นราชการใดมคี วามจำเปน็ ท่ีจะต้องปฏบิ ตั ิงานสารบรรณนอกเหนอื ไปจากทีไ่ ดก้ ำหนดไวใ้ นระเบียบน้ี ใหข้ อทำความตกลงกับ ผรู้ ักษาการตามระเบยี บน้ี ขอ้ 5 ในกรณที ี่กฏหมายหรือระเบยี บว่าด้วยการรกั ษาความปลอดภยั แห่งชาตกิ ำหนดวิธีปฏิบตั เิ กีย่ วกับงานสารบรรณไวเ้ ป็น อยา่ งอ่นื ใหถ้ ือปฏิบัติตามกฏหมายหรือระเบียบว่าดว้ ยการน้นั ขอ้ 6 ในระเบยี บน้ี “งานสารบรรณ” หมายความวา่ งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารเร่มิ ตัง้ แตก่ ารจดั ทำ การรับ การส่ง การเก็บรกั ษา การ ยืมจนถึงการทำลาย “หนงั สอื ” หมายความว่า หนงั สือราชการ “สว่ นราชการ” หมายความว่า กระทรวง ทบวง กรมสำนกั งานหรอื หนว่ ยงานอ่นื ใดของรัฐ ทงั้ ในราชการบรหิ ารส่วนกลาง ราชการบรหิ ารส่วนภูมภิ าค ราชการบริหารสว่ นทอ้ งถน่ิ หรือในต่างประเทศ และใหห้ มายความรวมถึงคณะกรรมการดว้ ย “คณะกรรมการ” หมายความว่า คณะบคุ คลท่ไี ดร้ ับมอบหมายจากทางราชการให้ปฏิบัตงิ านในเร่ืองใด ๆ และให้หมายความ รวมถึงคณะอนกุ รรมการคณะทำงาน หรอื คณะบุคคลอน่ื ทีป่ ฏบิ ัติงานในลกั ษณะเดยี วกัน ขอ้ 7 คำอธบิ ายซง่ึ กำหนดไวท้ า้ ยระเบยี บ ใหถ้ อื วา่ เปน็ ส่วนประกอบทใี่ ช้ในงานสารบรรณ และให้ใช้แนวทางในการปฏิบัติ ข้อ 8 ใหป้ ลัดสำนกั นายกรฐั มนตรีรักษาการตามระเบยี บนี้และให้มอี ำนาจตคี วามและวนิ ิจฉยั ปัญหาเก่ียวกบั การปฏบิ ัติตาม ระเบียบน้ี รวมทั้งการแกไ้ ขเพิ่มเตมิ ภาคผนวกและจัดทำคำอธิบาย กับให้มหี นา้ ทด่ี ำเนนิ การฝกึ อบรมเกี่ยวกบั งานสารบรรณ † จะถกู แก้ไขเพิ่มเตมิ โดย ระเบียบสํานักนายกรฐั มนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่ี 2) พ.ศ. 2548 ‡ เอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ฉบับน้ี เป็นการจดั พิมพ์และจดั หนา้ เอกสารขึ้นใหม่จากระเบยี บฯทีพ่ บบนอินเทอรเ์ น็ต เพอื่ ความสะดวกในการอ่านและสบื ค้นเท่านั้น

ระเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 2/19 การตีความ การวนิ จิ ฉัยปญั หาและการแก้ไขเพ่ิมเติมภาคผนวก และคำอธบิ ายตามวรรคหน่ึง ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีจะขอ ความเหน็ จากคณะกรรมการพจิ ารณาปรับปรุงและพัฒนาระเบียบสำนกั นายกรฐั มนตรเี พอ่ื ประกอบการพจิ ารณากไ็ ด้ หมวด 1 ชนดิ ของหนงั สอื ข้อ 9 หนังสือราชการ คอื เอกสารท่เี ปน็ หลกั ฐานในราชการ ไดแ้ ก่ 9.1 หนังสือทีม่ ไี ปมาระหวา่ งส่วนราชการ 9.2 หนงั สือทสี่ ่วนราชการมไี ปถึงหนว่ ยงานอื่นใดซง่ึ มิใช่สว่ นราชการ หรอื ท่ีมไี ปถึงบุคคลภายนอก 9.3 หนงั สอื ท่ีหนว่ ยงานอืน่ ใดซงึ่ มใิ ชส่ ่วนราชการหรอื ทบี่ คุ คลภายนอกมมี าถงึ สว่ นราชการ 9.4 เอกสารที่ทางราชการจัดทำขน้ึ เพ่อื เปน็ หลักฐานราชการ 9.5 เอกสารทีท่ างราชการจัดทำขึน้ ตามกฏหมาย ระเบียบ หรอื ข้อบงั คับ ข้อ 10 หนังสือ มี 6 ชนดิ คือ สว่ นท่ี 1 หนงั สือภายนอก ข้อ 11 หนังสอื ภายนอก คือหนงั สือติดต่อราชการทีเ่ ปน็ แบบพิธีโดยใชต้ ราครุฑเป็นหนังสอื ตดิ ต่อระหวา่ งสว่ นราชการ หรือส่วน ราชการมีถงึ หน่วยงานอนื่ ใดซ่ึงมใิ ชส่ ว่ นราชการ หรือทม่ี ถี งึ บคุ คลภายนอกให้จัดทำตามแบบท่ี 1 ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ด ดังนี้ 11.1 ที่ใหล้ งรหัสตัวพยญั ชนะและเลขประจำของเจ้าของเรอ่ื ง ตามที่กำหนดไวใ้ นภาคผนวก 1 ทบั เลขทะเบียนหนังสือสง่ สำหรับหนงั สอื ของ คณะกรรมการใหก้ ำหนดรหัสตวั พยัญชนะ เพิม่ ข้ึนได้ตามความจำเป็น 11.2 ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชอื่ สว่ นราชการ สถานท่รี าชการหรอื คณะกรรมการซงึ่ เปน็ เจา้ ของหนังสอื นนั้ และโดย ปกติใหล้ งทต่ี ้งั ไว้ดว้ ย 11.3 วนั เดอื น ปี ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดอื น และตัวเลขของปีพทุ ธศักราชทอี่ อกหนงั สือ 11.4 เรือ่ ง ให้ลงเร่อื งย่อท่เี ปน็ ใจความส้ันท่สี ดุ ของหนงั สอื ฉบับนั้น ในกรณที ี่เป็นหนังสือ ตอ่ เน่ือง โดยปกติให้ลงเรือ่ งของ หนงั สอื ฉบับเดิม 11.5 ใหใ้ ชค้ ำข้นึ ต้นตามฐานะของผ้รู ับหนงั สอื ตามตาราง การการใช้คำข้ึนตน้ สรรพนาม และคำ ลงท้าย ท่กี ำหนดไว้ในภาค ผนวก 2 แล้วลงตำแหน่งของผ้ทู ห่ี นังสอื นั้นมถี ึง หรือชือ่ บุคคลในกรณที มี่ ถี งึ ตัวบุคคลไม่เกย่ี วกบั ตำแหนง่ หนา้ ท่ี 11.6 อา้ งถึง (ถา้ ม)ี ให้อ้างถึงหนังสอื ที่เคยมตี ิดตอ่ กันเฉพาะ หนงั สอื ท่ีส่วนราชการผู้รับหนังสอื ไดร้ บั มาก่อนแล้วจะจากส่วน ราชการใดก็ตามโดยใหล้ งชอื่ ส่วนราชการเจ้าของหนงั สือและเลขทหี่ นงั สือวันที่ เดอื น ปี พทุ ธศกั ราชของหนงั สอื นน้ั การอ้างถงึ ใหอ้ ้าง ถงึ หนังสือฉบบั สุดทา้ ยท่ตี ดิ ตอ่ กันเพียงฉบับเดียว เว้นแตม่ เี ร่ืองอน่ื ทเี่ ป็นสาระสำคญั ตอ้ งนำมาพิจารณา จงึ อา้ งถึงหนังสือฉบบั อ่ืน ๆ ที่ เก่ียวกบั เรื่องนน้ั โดยเฉพาะให้ทราบดว้ ย 11.7 ส่ิงทสี่ ่งมาดว้ ย (ถา้ ม)ี ให้ลงชือ่ สงิ่ ของ เอกสาร หรอื บรรณสารทส่ี ง่ พรอ้ มกบั หนังสือน้ัน ในกรณที ีไ่ ม่สามารถสง่ ไปในซอง เดียวกนั ได้ให้แจ้งด้วยว่าสง่ ไปโดยทางใด 11.8 ขอ้ ความ ให้ลงสาระสำคญั ของเรื่องให้ชดั เจนและเขา้ ใจง่าย หากมคี วามประสงค์หลายประการให้แยกเปน็ ขอ้ ๆ 11.9 คำลงท้าย ให้ใชค้ ำลงทา้ ยตามฐานะของผู้รับหนังสอื ตามตาราง การใช้คำขน้ึ ตน้ สรรพนาม และคำลงท้าย ท่กี ำหนดไว้ใน

ระเบียบสำนกั นายกรัฐมนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 3/19 ภาคผนวก 2 11.10 ลงชอ่ื ใหล้ งลายมือชอื่ เจ้าของหนังสือและใหพ้ ิมพ์ช่อื เตม็ ของเจา้ ของลายมือชือ่ ไวใ้ ต้ลายมอื ชือ่ ตามรายละเอยี ดทกี่ ำหนด ไว้ในภาคผนวก 3 11.11 ตำแหน่ง ให้ลงตำแหนง่ ของเจา้ ของหนงั สอื 11.12 ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชอื่ ส่วนราชการเจา้ ของเรอื่ ง หรือหนว่ ยงานทีอ่ อกหนังสอื ถา้ ส่วนราชการทีอ่ อกหนงั สือ อยใู่ นระดบั กระทรวง หรือทบวง ให้ลงชอ่ื สว่ นราชการเจา้ ของเร่อื งท้งั ระดบั กรมและกอง ถา้ ส่วนราชการทอ่ี อกหนังสืออย่ใู นระดับกรม ลงมา ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการเจา้ ของเร่อื งเพยี งระดบั กองหรือหนว่ ยงานทร่ี ับผดิ ชอบ 11.13 โทร. ใหล้ งหมายเลขโทรศัพท์ของสว่ นราชการเจา้ ของเรอ่ื งหรือ หน่วยงานท่อี อกหนังสือ และหมายเลขภายในต้สู าขา (ถ้าม)ี ไว้ดว้ ย 11.14 สำเนาส่ง (ถ้าม)ี ในกรณีท่ผี ู้ส่งจัดทำสำเนาสง่ ไปให้ส่วนราชการหรอื บุคคลอืน่ ทราบ และประสงค์จะใหผ้ ูร้ ับทราบวา่ ได้มี สำเนาสง่ ไปให้ผใู้ ดแลว้ ให้พิมพ์ช่ือเต็มหรอื ชอ่ื ยอ่ ของส่วนราชการหรอื ชื่อบุคคลทสี่ ง่ สำเนาไปให้ เพื่อให้เป็นทีเ่ ขา้ ใจระหวา่ งผ้สู ง่ และผูร้ ับ ถา้ หากมีรายช่ือท่ีสง่ มากให้พมิ พ์ว่าสง่ ไปตามรายช่อื ที่แนบรายชือ่ ไปดว้ ย สว่ นที่ 2 หนังสอื ภายใน ข้อ 12 หนังสอื ภายใน คอื หนงั สือติดตอ่ ราชการทเ่ี ปน็ แบบพธิ นี อ้ ยกวา่ หนังสอื ภายนอก เปน็ หนงั สือติดต่อภายในกระทรวง ทบวงกรมหรือจงั หวดั เดยี วกัน ใชก้ ระดาษบันทึกข้อความ และใหจ้ ดั ทำตามแบบที่ 2 ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 12.1 สว่ นราชการ ให้ลงชื่อสว่ นราชการเจ้าของเรอื่ ง หรือหนว่ ยงานท่ีออกหนงั สอื โดยมรี ายละเอยี ดพอสมควร โดยปกติถา้ สว่ น ราชการทอ่ี อกหนังสอื อยรู่ ะดบั กรมข้นึ ไป ใหล้ งชื่อสว่ นราชการเจ้าของเรือ่ งท้งั ระดับกรมและกอง ถา้ ส่วนราชการที่ออกหนังสอื อยใู่ น ระดบั ตำ่ กว่ากรมลงมาใหล้ งชอื่ สว่ นราชการเจา้ ของเรอื่ งเพียงระดบั กองหรือส่วนราชการเจา้ ของเรอ่ื งพรอ้ มท้ังหมายเลขโทรศพั ท์ (ถ้าม)ี 12.2 ท่ี ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเร่ืองตามท่ีกำหนดไวใ้ นภาคผนวก 1 ทบั เลขทะเบยี น หนังสือสง่ สำหรบั หนงั สือของคณะกรรมการ ให้กำหนดรหัสตวั พยัญชนะเพม่ิ ข้ึนได้ตามความจำเปน็ 12.3 วนั ท่ี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ีชือ่ เตม็ ของเดอื นและตวั เลขของปีพุทธศกั ราชท่อี อกหนงั สือ 12.4 เรือ่ ง ให้ลงเรือ่ งยอ่ ทีเ่ ป็นใจความส้นั ท่ีสดุ ของหนังสือฉบับนนั้ ในกรณีท่เี ปน็ หนงั สือตอ่ เนอื่ งโดยปกตใิ ห้ลงเรอ่ื งของหนงั สือ ฉบับเดมิ 12.5 คำขึน้ ต้น ใหใ้ ช้คำขน้ึ ต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คำขึน้ ต้น สรรพนาม และคำลงท้ายทีก่ ำหนดไว้ในภาค ผนวก 2 แลว้ ลงตำแหน่งของผทู้ ี่หนงั สอื น้นั มีถึง หรือชอื่ บุคคลในกรณที มี่ ถี งึ ตวั บคุ คลไม่เกี่ยวกบั ตำแหน่งหนา้ ที่ 12.6 ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสำคญั ของเร่อื งใหช้ ดั เจนและเขา้ ใจงา่ ยหากมคี วามประสงค์หลายประการ ใหแ้ ยกเป็นข้อ ๆ ในกรณที ่ี มกี ารอา้ งถงึ หนงั สือท่ีเคยมตี ิดต่อกันหรือมสี ่งิ ทีส่ ่งมาด้วย ใหร้ ะบุไว้ในขอ้ น้ี 12.7 ลงชื่อและตำแหนง่ ให้ปฏบิ ัติตามข้อ 11.10 และข้อ 11.11 โดยอนโุ ลม ในกรณที ี่กระทรวง ทบวง กรมหรือจังหวัดใด ประสงค์จะกำหนดแบบการเขยี นโดยเฉพาะเพ่อื ใชต้ ามความเหมาะสมกใ็ หก้ ระทำได้ สว่ นที่ 3 หนงั สอื ประทบั ตรา ขอ้ 13 หนังสือประทับตรา คือ หนังสือทใ่ี ช้ประทบั ตราแทนการลงชือ่ ของหวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรมข้ึนไป โดยให้หวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กองหรือผ้ทู ี่ได้รบั มอบหมายจากหวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรมข้นึ ไปเป็นผรู้ บั ผิดชอบลงช่ือยอ่ กำกบั ตราหนงั สอื ประทบั ตราให้ใช้ได้ท้ังระหวา่ งสว่ นราชการกับสว่ นราชการและ ระหว่างสว่ นราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีทไี่ ม่ใชเ่ ร่ืองสำคญั ได้แก่

ระเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 4/19 13.1 การขอรายละเอียดเพ่มิ เติม 13.2 การสง่ สำเนาหนงั สือ ส่ิงของ เอกสาร หรอื บรรณสาร 13.3 การตอบรบั ทราบท่ีไม่เกีย่ วกับราชการสำคัญหรือการเงิน 13.4 การแจง้ ผลงานท่ไี ด้ดำเนินการไปแล้วให้สว่ นราชการท่ีเกย่ี วขอ้ งทราบ 13.5 การเตือนเรือ่ งทคี่ า้ ง 13.6 เร่อื งซง่ึ หวั หน้าสว่ นราชการระดับกรมขึน้ ไปกำหนดโดยทำเป็นคำส่ัง ใหใ้ ช้หนงั สอื ประทบั ตรา ข้อ 14 หนงั สือประทบั ตรา ใชก้ ระดาษตราครุฑ และใหจ้ ดั ทำตามแบบท่ี 3 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 14.1 ที่ ใหล้ งรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจำของเจ้าของเร่ือง ตามท่กี ำหนดไวใ้ นภาคผนวก 1 ทับเลขทะเบยี นหนงั สือสง่ 14.2 ถงึ ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการ หนว่ ยงาน หรือบุคคลท่ีหนังสอื นัน้ มถี ึง 14.3 ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสำคัญของเรอ่ื งใหช้ ดั เจนและเขา้ ใจง่าย 14.4 ช่อื สว่ นราชการที่สง่ หนังสือออก ใหล้ งช่ือสว่ นราชการที่สง่ หนงั สือออก 14.5 ตราช่อื สว่ นราชการให้ประทบั ตราช่อื สว่ นราชการตามข้อ 72 ด้วยหมกึ แดงและใหผ้ ู้รบั ผดิ ชอบลงลายมอื ช่อื ย่อกำกับตรา 14.6 วนั เดอื น ปีให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ช่ือเต็มของเดอื นและตวั เลขของปพี ุทธศักราชทอ่ี อกหนังสอื 14.7 ส่วนราชการเจา้ ของเร่อื ง ใหล้ งชือ่ ส่วนราชการเจ้าของเร่อื ง หรอื หน่วยงานท่อี อกหนังสอื 14.8 โทร. หรือทตี่ ง้ั ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจา้ ของเรือ่ ง ด้วย และหมายเลขภายในต้สู าขา (ถ้าม)ี ในกรณที ่ี ไมม่ โี ทรศพั ทใ์ หล้ งชอ่ื ทตี่ ั้งของส่วนราชการเจา้ ของเรอื่ ง โดยใหล้ งตำบลทอ่ี ยตู่ ามความจำเป็นและแขวงไปรษณยี ์ (ถา้ ม)ี สว่ นที่ 4 หนงั สือส่งั การ ข้อ 15 หนงั สือส่ังการ ใหใ้ ชต้ ามแบบท่ีกำหนดไวใ้ นระเบียบนเ้ี ว้นแตจ่ ะมกี ฏหมายกำหนดแบบไว้ โดยเฉพาะหนังสือส่งั การมี 3 ชนดิ ไดแ้ ก่คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคบั ข้อ 16 คำสง่ั คือ บรรดาข้อความท่ีผูบ้ งั คับบัญชาสง่ั การใหป้ ฏบิ ัติโดยชอบดว้ ยกฏหมาย ใช้กระดาษตราครุฑและใหจ้ ดั ตามแบบ ที่ 4 รปู แบบคำส่งั ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี 16.1 คำสง่ั ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการหรือตำแหนง่ ของผูม้ ีอำนาจทอี่ อกคำสง่ั รปู แบบคำส่ัง 16.2 ท่ี ให้ลงเลขทท่ี ่ีออกคำสงั่ โดยเรม่ิ ฉบบั แรกจากเลข 1 เรียงเปน็ ลำดับไปจนสิน้ ปปี ฏิทิน ทบั เลขปีพทุ ธศักราชทอ่ี อกคำส่งั 16.3 เรื่อง ให้ลงช่ือเร่อื งท่ีออกคำสง่ั 16.4 ข้อความ ใหอ้ า้ งเหตุท่อี อกคำสัง่ และอา้ งถึงอำนาจทใ่ี ห้ออกคำส่งั (ถา้ ม)ี ไว้ด้วยแล้วจึงลงขอ้ ความท่ีส่ังและวันใชบ้ งั คบั 16.5 สั่ง ณ วันที่ใหล้ งตวั เลขของวนั ที่ ขอ่ื เตม็ ของเดือน และตวั เลขของปพี ทุ ธศกั ราชที่ออกคำสงั่ 16.6 ลงชอื่ ใหล้ งลายมอื ชื่อผูอ้ อกคำสัง่ และพิมพช์ ่ือเตม็ ของเจ้าของลายมือชอื่ ไวใ้ ต้ลายมือช่ือ 16.7 ตำแหนง่ ใหล้ งตำแหน่งของผอู้ อกคำสงั่ ขอ้ 17 ระเบยี บ คอื บรรดาขอ้ ความท่ผี ูม้ ีอำนาจหนา้ ทไี่ ด้วางไว้โดยจะอาศัยอำนาจของกฏหมายหรอื ไม่กไ็ ด้ เพ่ือถือเปน็ หลกั ปฏิบัตงิ านเปน็ การประจำ ใช้กระดาษตราครฑุ และใหจ้ ดั ทำตามแบบที่ 5 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้

ระเบียบสำนกั นายกรัฐมนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 5/19 17.1 ระเบียบ ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการท่ีออกระเบยี บ 17.2 วา่ ด้วย ให้ลงชอื่ ของระเบียบ 17.3 ฉบบั ที่ ถ้าเป็นระเบยี บทก่ี ลา่ วถงึ เป็นครั้งแรกในเรือ่ งนน้ั ไม่ต้องลงว่าเปน็ ฉบบั ที่เท่าใด แต่ถา้ เปน็ ระเบียบเรอ่ื งเดยี วกนั ทีม่ ี การแกไ้ ขเพ่มิ เติมใหล้ งเปน็ ฉบบั ท่ี 2 และท่ถี ัด ๆ ไปตามลำดบั 17.4 พ.ศ. ใหล้ งตวั เลขของปีพุทธศักราชท่อี อกระเบียบ 17.5 ขอ้ ความ ให้อ้างเหตุผลโดยยอ่ เพ่อื แสดงถงึ ความมงุ่ หมายทตี่ อ้ งออกระเบียบ และอ้างถึงกฏหมายทีใ่ หอำนาจออก ระเบียบ (ถ้าม)ี 17.6 ขอ้ ใหเ้ รยี งข้อความท่ีจะใชเ้ ปน็ ระเบยี บเป็นข้อ ๆ โดยให้ขอ้ 1 เป็นช่ือระเบียบขอ้ 2 เป็นวนั ใช้บงั คบั กำหนดวา่ ใหใ้ ชบ้ ังคับ ตง้ั แตเ่ มอ่ื ใดและข้อสดุ ท้าย เป็นขอ้ ผู้รักษาการระเบียบใดถ้ามีมากข้อหรอื หลายเรื่องจะแบ่งเปน็ หมวดก็ได้ โดยให้ย้ายข้อผรู้ ักษาการไป เปน็ ข้อสดุ ทา้ ยก่อนที่จะขน้ึ หมวด 1 17.7 ประกาศ ณ วันท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ที่ ชื่อเต็มของเดอื น และตวั เลขของปพี ุทธศักราชท่ีออกระเบยี บ 17.8 ลงชือ่ ให้ลงลายมอื ชือ่ ผูอ้ อกระเบยี บ และพิมพ์ชอื่ เตม็ ของเจ้าของลายมือชือ่ ไว้ใต้ลายมือชื่อ 17.9 ตำแหนง่ ให้ลงตำแหน่งของผ้อู อกระเบยี บ ขอ้ 18 ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความทผ่ี ูม้ อี ำนาจหน้าทกี่ ำหนดให้ใช้โดยอาศยั อำนาจของกฏหมายทีบ่ ัญญตั ใิ หก้ ระทำได้ ใช้ กระดาษตราครุฑและให้จดั ทำตามแบบท่ี 6 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ 18.1 ข้อบังคับ ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการท่อี อกข้อบงั คับ 18.2 ว่าด้วย ให้ลงชื่อของขอ้ บังคับ 18.3 ฉบับที่ถ้าเป็นขอ้ บงั คับทกี่ ลา่ วถงึ เป็นครง้ั แรกในเรื่องน้ัน ไม่ต้องลงวา่ เป็นฉบบั ท่ีเทา่ ใด แตถ่ ้าเปน็ ข้อบงั คับเร่ืองเดยี วกันทม่ี ี การแก้ไขเพม่ิ เติมใหล้ งเป็นฉบับที่ 2 และทถ่ี ดั ๆ ไปตามลำดบั 18.4 พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพทุ ธศกั ราชทอี่ อกขอ้ บงั คบั 18.5 ขอ้ ความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อเพ่อื แสดงถงึ ความมุ่งหมายท่ีต้องออกข้อบงั คบั และอา้ งถึงกฎหมายที่ใหอ้ ำนาจออกข้อบังคับ 18.6 ข้อ ใหเ้ รยี งขอ้ ความท่ีจะใชบ้ ังคับเปน็ ข้อ ๆ โดยให้ ขอ้ 1 เป็นชอ่ื ขอ้ บังคบั ขอ้ 2 เปน็ วันใชบ้ ังคับกำหนดวา่ ใหใ้ ช้บงั คบั ต้ังแตเ่ มือ่ ใดและขอ้ สุดทา้ ยเปน็ ขอ้ ผ้รู กั ษาการ ขอ้ บังคบั ใดถา้ มีมากข้อหรอื หลายเร่อื งจะแบ่งเป็นหมวดกไ็ ด้ โดยให้ย้ายขอ้ ผรู้ ักษาการไป เป็นขอ้ สุดทา้ ยกอ่ นทจ่ี ะข้ึนหมวด 1 18.7 ประกาศ ณ วนั ท่ใี หล้ งตัวเลขของวันที่ ช่ือเตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปพี ุทธศกั ราชที่ออกข้อบังคับ 18.8 ลงชือ่ ใหล้ งลายมือชอื่ ผอู้ อกขอ้ บงั คับ และพมิ พช์ ่ือเตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชื่อไวใ้ ตล้ ายมือชอ่ื 18.9 ตำแหนง่ ให้ลงตำแหน่งของผูอ้ อกขอ้ บังคบั ส่วนที่ 5 หนงั สือประชาสัมพนั ธ์ ขอ้ 19 หนงั สือประชาสมั พันธ์ ใหใ้ ช้ตามแบบทก่ี ำหนดไวใ้ นระเบยี บนีเ้ วน้ แต่จะมีกฏหมายกำหนดแบบไวโ้ ดยเฉพาะ หนงั สอื ประชาสัมพันธม์ ี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว ขอ้ 20 ประกาศ คือ บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการประกาศหรอื ชแี้ จงให้ทราบ หรอื แนะแนวทางปฏิบตั ิ ใชก้ ระดาษตราครุฑ และใหจ้ ัดทำตามแบบที่ 7 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

ระเบียบสำนกั นายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 6/19 20.1 ประกาศ ให้ลงชื่อสว่ นราชการท่ีออกประกาศ 20.2 เรือ่ ง ใหล้ งชื่อเร่ืองทปี่ ระกาศ 20.3 ขอ้ ความ ให้อา้ งเหตุผลทต่ี อ้ งออกประกาศและขอ้ ความที่ประกาศ 20.4 ประกาศ ณ วนั ทใี่ หล้ งตัวเลขของวันท่ชี ือ่ เตม็ ของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชทอ่ี อกประกาศ 20.5 ลงช่อื ใหล้ งลายมือชือ่ ออกประกาศ และพิมพ์ชือ่ เตม็ ของเจา้ ของลายมือช่ือไว้ใตล้ ายมอื ช่ือ 20.6 ตำแหนง่ ให้ลงตำแหน่งของผูอ้ อกประกาศในกรณีท่ีกฏหมายกำหนดใหท้ ำเป็นแจ้งความ ให้เปลยี่ นคำว่าประกาศ เป็น แจ้งความ ขอ้ 21 แถลงการณค์ อื บรรดาขอ้ ความท่ที างราชการแถลงเพอ่ื ทำความเข้าใจในกจิ การของทางราชการ หรอื เหตกุ ารณ์ หรอื กรณใ๊ ด ๆ ให้ทราบชดั เจนโดยท่วั กนั ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทำตามแบบท่ี 8 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้ 21.1 แถลงการณ์ใหล้ งชือ่ ส่วนราชการท่ีออกแถลงการณ์ 21.2 เรอ่ื ง ให้ลงชื่อเรอ่ื งทอ่ี อกแถลงการณ์ 21.3 ฉบบั ท่ีใช้ในกรณที ีจ่ ะต้องออกแถลงการณห์ ลายฉบบั ในเรื่องเดียวท่ีต่อเน่ืองกนั ให้ลงฉบับทเี่ รยี งตามลำดับไว้ด้วย 21.4 ข้อความ ใหอ้ า้ งเหตุผลทตี่ ้องออกแถลงการณ์และข้อความท่แี ถลงการณ์ 21.5 สว่ นราชการทอ่ี อกแถลงการณ์ใหล้ งช่อื สว่ นราชการที่ออกแถลงการณ์ 21.6 วัน เดอื น ปีให้ลงตวั เลขของวันที่ ชอ่ื เต็มของเดือน และตัวเลขของปีพทุ ธศักราชทีอ่ อกแถลงการณ์ ข้อ 22 ขา่ ว คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพรใ่ ห้ทราบ ใหจ้ ดั ทำตามแบบที่ 9 ทา้ ยระเบียบโดยกรอกราย ละเอียดดังนี้ 22.1 ขา่ ว ใหล้ งชือ่ สว่ นราชการที่ออกขา่ ว 22.2 เรื่อง ใหล้ งช่ือเรื่องท่ีออกข่าว 22.3 ฉบบั ท่ใี ช้ในกรณที ่จี ะตอ้ งออกขา่ วหลายฉบับในเรอ่ื งเดียวทีต่ ่อเนอ่ื งกัน ให้ลงฉบบั ทเ่ี รียงตามลำดบั ไวด้ ว้ ย 22.4 ข้อความ ใหล้ งรายละเอยี ดเกย่ี วกับเรอื่ งของขา่ ว 22.5 สว่ นราชการที่ออกขา่ ว ให้ลงช่ือส่วนราชการทีอ่ อกขา่ ว 22.6 วนั เดอื น ปใี ห้ลงตัวเลขของวันที่ ชอ่ื เต็มของเดือน และตวั เลขของปีพุทธศักราชที่ออกข่าว ส่วนท่ี 6 หนงั สือทเ่ี จา้ หนา้ ท่ีทำข้นึ หรือรบั ไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ ขอ้ 23 หนงั สอื ท่ีเจ้าหนา้ ที่ทำขึ้นหรอื รับไวเ้ ป็นหลกั ฐานในราชการ คือ หนงั สือทท่ี างราชการทำขึ้นนอกจากที่กล่าวมาแล้วข้าง ต้น หรือหนังสอื ที่หน่วยงานอ่ืนใดซ่งึ มใิ ชส่ ่วนราชการหรือบคุ คลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการและส่วนราชการรับไวเ้ ปน็ หลักฐานของทาง ราชการ มี 4 ชนดิ คือ หนังสอื รบั รองรายงาน การประชุม บนั ทึก และหนังสอื อ่นื ขอ้ 24 หนงั สือรบั รอง คอื หนงั สอื ท่สี ่วนราชการออกใหเ้ พ่อื รบั รองแก่ บุคคล นิติบุคคล หรอื หนว่ ยงานเพื่อวตั ถุประสงคอ์ ยา่ ง หนง่ึ อยา่ งใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทว่ั ไปไมจ่ ำเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตราครฑุ และให้จัดทำตามแบบท่ี 10 ท้ายระเบียบ โดยกรอก รายละเอียดดังนี้

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 7/19 24.1 เลขท่ีให้ลงเลขทีข่ องหนังสือรบั รองโดยเฉพาะ เร่มิ ตั้งแตเ่ ลขท่ี 1 เรียงเป็นลำดบั ไปจนถงึ สนิ้ ปปี ฏทิ นิ ทบั เลขปพี ทุ ธศักราชท่ี ออกหนงั สอื รับรอง หรอื ลงเลขทขี่ องหนงั สือทว่ั ไปตามแบบหนงั สอื ภายนอกอย่างหนึง่ อย่างใด 24.2 ส่วนราชการเจ้าของหนังสอื ใหล้ งชือ่ สว่ นราชการซงึ่ เป็นเจ้าของหนงั สือนั้นและจะลงสถานท่ีตง้ั ของสว่ นราชการเจา้ ของ หนงั สอื ดว้ ยก็ได้ 24.3 ขอ้ ความ ใหล้ งข้อความขนึ้ ตน้ ว่า หนังสือฉบบั น้ใี ห้ไว้เพอ่ื รบั รองว่า แลว้ ต่อดว้ ยชื่อบุคคล นิตบิ คุ คล หรือหน่วยงานที่ทาง ราชการรับรองในกรณีเปน็ บคุ คลใหพ้ มิ พ์ชอื่ เตม็ โดยมคี ำนำหนา้ นาม ชอ่ื นามสกลุ ตำแหนง่ หน้าที่ และสังกดั หน่วยงานท่ผี ้นู ้นั ทำงานอยู่ อยา่ งชัดแจ้ง แลว้ จึงลงช้อความทรี่ ับรอง 24.4 ใหไ้ ว้ ณ วันท่ีให้ลงตัวเลขของวนั ที่ ชอ่ื เตม็ ของเดือน และตัวเลขของปพี ุทธศกั ราชทอ่ี อกหนงั สอื รบั รอง 24.5 ลงชือ่ ใหล้ งลายมอื ชอ่ื หัวหนา้ ส่วนราชการผอู้ อกหนงั สอื หรอื ผูท้ ี่ได้รบั มอบหมายและ พมิ พ์ชือ่ เต็มของเจา้ ของลายมือชอ่ื ไวใ้ ตลายมือชอ่ื 24.6 ตำแหนง่ ใหล้ งตำแหน่งของผ้ลู งลายมอื ช่ือในหนงั สือ 24.7 รูปถ่ายแบะลายมอื ชื่อผไู้ ดร้ บั การรับรอง ในกรณที ่ีการรับรองเป็นเรอื่ งสำคญั ท่อี อกใหแ้ กบ่ คุ คล ให้ติดรปู ถา่ ยของผู้ที่ได้รบั การรับรอง ขนาด 4x6 เซนตเิ มตร หน้าตรง ไม่สวมหมวก ประทับตราชื่อส่วนราชการทีอ่ อกหนังสอื บนขอบลา่ งด้านขวาของรูปถ่าย คาบต่อลงบนแผ่นกระดาษ และให้ผู้น้นั ลงลายมือชอ่ื ไว้ใต้รูปถา่ ย พรอ้ มทั้งพมิ พช์ อื่ เตม็ ของเจ้าของลายมือชอื่ ไว้ใตล้ ายมือชือ่ ด้วย ขอ้ ที่ 25 รายงานการประชุม คือ การบันทกึ ความคิดเห็นของผู้มาประชมุ ผเู้ ข้าร่วมประชุม และมติของท่ีประชุมไวเ้ ปน็ หลกั ฐาน ใหจ้ ัดทำตามแบบที่ 11 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้ 25.1 รายงานการประชมุ ให้ลงชอ่ื คณะทป่ี ระชมุ หรือช่อื การประชมุ น้นั 25.2 ครัง้ ทใ่ี ห้ลงคร้ังท่ปี ระชมุ 25.3 เม่อื ให้ลงวันเดอื นปที ีป่ ระชมุ 25.4 ณ ใหล้ งสถานทีท่ ่ีประชุม 25.5 ผู้มาประชุม ให้ลงช่อื และหรือตำแหน่งของผู้ได้รบั แตง่ ตง้ั เปน็ คณะท่ีประชมุ ซง่ึ มาประชมุ ในกรณที มี่ ีผู้มาประชุมแทนให้ ลงชือ่ ผู้มาประชุมแทน และลงว่ามาประชุมแทนผใู้ ดหรอื ตำแหนง่ ใด 25.6 ผู้ไมม่ าประขุม ให้ลงชื่อและหรอื ตำแหนง่ ของผู้ท่ไี ดร้ ับการแต่งตัง้ เปน็ คณะท่ีประชมุ ซง่ึ มิไดม้ าประชุมพร้อมทง้ั เหตผุ ล (ถา้ มี) 25.7 ผูเ้ ข้าร่วมประชมุ ให้ลงชอื่ และหรอื ตำแหน่งของผู้ท่มี ิไดร้ บั การแต่งตงั้ เปน็ คณะทป่ี ระชมุ ซงึ่ ได้เข้ารว่ มประชุม (ถา้ ม)ี 25.8 เร่มิ ประชุมเวลา ใหล้ งเวลาทีเ่ รม่ิ ประชมุ 25.9 ขอ้ ความ ให้บนั ทกึ ขอ้ ความทีป่ ระชมุ โดยปกติเรมิ่ ต้นดว้ ยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องท่ีประชุม กับมตหิ รอื ขอ้ สรปุ ของทีป่ ระชุมในแตล่ ะเรอ่ื งตามลำดับ 25.10 เลิกประชมุ เวลา ให้ลงเวลาท่เี ลกิ ประชมุ 25.11 ผู้จดรายงานการประชุม ใหล้ งชอ่ื ผูจ้ ดรายงานการประชุมครงั้ น้ัน ข้อท่ี 26 บันทึก คอื ขอ้ ความซ่งึ ผูใ้ ตบ้ ังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบญั ชา หรือผูบ้ งั คับบญั ชาสั่งการแกผ่ ู้ใตบ้ ังคบั บัญชา หรือ ขอ้ ความที่เจา้ หนา้ ทีห่ รอื หน่วยงานระดบั ต่ำกวา่ ส่วนราชการระดับกรมติดตอ่ กันในการปฏบิ ตั ิราชการ โดยปกตใิ ห้ใช้กระดาษบันทึก ข้อความและใหม้ ีหวั ขอ้ ดังต่อไปน้ี 26.1 ชือ่ ตำแหนง่ ท่ีบันทึกถงึ โดยใชค้ ำขึ้นต้นตามทก่ี ำหนดไวใ้ นภาคผนวก 2

ระเบียบสำนกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 8/19 26.2 สาระสำคัญของเรื่อง ใหล้ งใจความของเรื่องทบ่ี นั ทกึ ถ้ามีเอกสารประกอบก็ใหร้ ะบไุ วด้ ้วย 26.3 ช่ือและตำแหนง่ ให้ลงลายมือชื่อและตำแหนง่ ของผบู้ นั ทกึ และในกรณีที่ไมใ่ ชก้ ระดาษบันทกึ ข้อความ ใหล้ งวันเดอื นปที ่ี บันทกึ ไว้ด้วย การบนั ทกึ ตอ่ เนื่อง โดยปกตใิ หผ้ ู้บนั ทกึ ระบคุ ำขนึ้ ตน้ ใจความบันทึก และลงชื่อเชน่ เดียวกบั ทีไ่ ด้กล่าวไว้ข้างตน้ และใหล้ ง วัน เดือน ปี กำกบั ใต้ลายมือชอ่ื ผูบ้ นั ทกึ หากไม่มคี วามเห็นใดเพิ่มเติมใหล้ งชอื่ และวัน เดอื น ปี กำกบั เท่านนั้ ข้อท่ี 27 หนังสอื อ่นื คอื หนงั สอื หรือ เอกสารอน่ื ใดท่เี กดิ ขึ้น เนอ่ื งจากการปฏิบตั ิงานของเจ้าหนา้ ท่ี เพ่ือเป็นหลักฐานในทาง ราชการ ซ่งึ รวมถงึ ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบนั ทึกเสียง แถบบนั ทึกภาพด้วย หรือหนังสือของบุคคลภายนอกทีย่ นื่ ตอ่ เจา้ หนา้ ที่และเจ้า หนา้ ที่ไดร้ ับเข้าทะเบยี นรับหนังสอื ของทางราชการแล้ว มรี ูปแบบตามทีก่ ระทรวงทบวงกรมจะกำหนดขนึ้ ใชต้ ามความเหมาะสม เว้นแต่ มแี บบตามกฏหมายเฉพาะเรอื่ งให้ทำตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลกั ฐานการสบื สวนและสอบสวน และคำรอ้ ง เป็นตน้ ส่วนท่ี 7 บทเบ็ดเตลด็ ขอ้ 28 หนังสือทีต่ อ้ งปฏบิ ตั ใิ หเ้ ร็วกวา่ ปกตเิ ปน็ หนังสอื ท่ีต้องจดั ส่ง และดำเนินการทางสารบรรณ ด้วยความรวดเรว็ เปน็ พเิ ศษ แบ่งเปน็ 3 ประเภทคอื 28.1 ด่วนทส่ี ดุ ห้เจ้าหน้าท่ีปฏบิ ัติในทนั ทที ่ไี ดร้ ับหนังสอื นนั้ 28.2 ด่วนมาก ใหเ้ จ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเรว็ 28.3 ด่วน ให้เจา้ หนา้ ทปี่ ฏิบตั เิ รว็ กวา่ ปกติ เทา่ ทจี่ ะทำได้ ให้ระบุชั้นความเรว็ ด้วยตัวอกั ษรสแี ดงขนาดไม่เลก็ กว่าตวั พมิ พโ์ ป้ง 32 พอยท์ ให้เห็นได้ชัดบนหนงั สอื และบนซองตามที่กำหนด ไว้ในแบบที่ 1 แบบที่ 2 แบบท่ี 3 และแบบท่ี 15 ท้ายระเบยี บ โดยให้ระบคุ ำวา่ ดว่ นทสี่ ุด ดว่ นมากหรือ ดว่ น สำหรับหนงั สือตามขอ้ 28.1 ชอ้ 28.2 และข้อ 28.3 แล้วแตก่ รณี ในกรณีทีต่ ้องการให้หนงั สอื สง่ ถงึ ผู้รับภายในเวลาทก่ี ำหนด ให้ระบคุ ำว่า ด่วนภายใน แล้วลง วนั เดอื น ปี และกำหนดเวลาที่ ตอ้ งการให้หนังสือนั้นไปถงึ ผ้รู ับ กบั ให้เจา้ หนา้ ทีส่ ง่ ถงึ ผู้รับซ่ึงระบุบนหน้าซองภายในเวลาท่ีกำหนด ขอ้ ที่ 29 เร่อื งราชการทจี่ ะดำเนนิ การหรอื สั่งการด้วยหนังสือได้ไมท่ นั ใหส้ ่งข้อความทางเครอื่ งมอื ส่อื สารเชน่ โทรเลข วิทยุ โทรเลข โทรพมิ พ์ โทรศพั ท์ วิทยุสอื่ สาร วิทยกุ ระจายเสยี ง หรือวิทยโุ ทรทัศน์เป็นต้น และใหผ้ รู้ ับปฏบิ ตั ิเชน่ เดยี วกับไดร้ บั หนงั สือ ใน กรณีทีจ่ ำเป็นตอ้ งยนื ยันเป็นหนังสอื ให้ทำหนงั สอื ยนื ยันตามไปทันทกี ารสง่ ข้อความทางเครื่องมอื สื่อสารซ่งึ ไม่มีหลกั ฐานปรากฏชัดแจง้ เชน่ ทางโทรทัศน์ วทิ ยสุ ือ่ สาร วิทยกุ ระจายเสยี ง หรอื วิทยโุ ทรทศั น์ เป็นต้น ใหผ้ ูส้ ่งและผู้รับบันทกึ ขอ้ ความไว้เป็นหลกั ฐาน ขอ้ ท่ี 30 หนังสือที่จดั ทำข้ึนโดยปกตใิ หม้ สี ำเนาค่ฉู บบั เก็บไวท้ ี่ต้นเรื่อง 1 ฉบับ และใหม้ สี ำเนาเกบ็ ไว้ทีห่ นว่ ยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบบั สำเนาคู่ฉบบั ใหผ้ ลู้ งชื่อลงลายมือชือ่ หรอื ลายมอื ชือ่ ยอ่ และให้ผ้รู า่ ง ผูพ้ มิ พ์ และผู้ตรวจลงลายมอื ช่ือหรอื ลายมือช่ือย่อไวท้ ีข่ ้าง ท้ายขอบล่างด้านขวาของหนงั สอื ขอ้ ท่ี 31 หนงั สือทเี่ จา้ ของหนังสอื เหน็ วา่ มสี ่วนราชการอ่ืนที่เกย่ี วข้องควรได้รบั ทราบดว้ ย โดยปกติใหส้ ่งสำเนาไปใหท้ ราบ โดย ทำเปน็ หนงั สือประทับตรา สำเนาหนงั สอื น้ีใหม้ ีคำรบั รองว่า สำเนาถูกต้อง โดยให้เจา้ หนา้ ที่ตงั้ แตร่ ะดบั 2 หรอื เทยี บเท่าขึน้ ไปซึ่ง เจา้ ของเร่ืองลงลายมือช่ือรบั รองพร้อมทัง้ ลงช่อื ตวั บรรจงและตำแหน่งท่ีขอบลา่ งของหนงั สอื ข้อท่ี 32 หนังสือเวยี น คือ หนังสอื ที่มีถงึ ผู้รับเปน็ จำนวนมาก มใี จความอยา่ งเดียวกัน ให้เพิม่ รหสั ตัวพยญั ชนะ ว หนา้ เลข ทะเบียนหนังสอื สง่ ซง่ึ กำหนดเป็นเลขทีห่ นังสือเวยี นโดยเฉพาะ เร่ิมตัง้ แต่เลข 1 เรียงเปน็ ลำดับไปจนถงึ สิน้ ปีปฏิทนิ หรือใชเ้ ลขท่ีของ หนงั สือท่ัวไปตามแบบหนังสอื ภายนอกอย่างหน่ึงอยา่ งใด

ระเบยี บสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 9/19 เมื่อผรู้ บั ไดร้ บั หนงั สอื เวียนแล้วเห็นว่าเร่อื งน้ันจะต้องให้หนว่ ยงานหรือบคุ คลในบงั คับบัญชาในระดับตา่ ง ๆ ไดร้ บั ทราบด้วยกใ็ ห้ มีเจา้ หนา้ ท่จี ดั ทำสำเนาหรอื จดั ส่งใหห้ นว่ ยงานหรอื บุคคลเหล่าน้นั โดยเร็ว ขอ้ ที่ 33 สรรพนามที่ใช้ในหนงั สอื ให้ใชต้ ามฐานะแหง่ ความสัมพันธ์ระหว่างเจา้ ของหนังสอื และผรู้ บั หนงั สือตามภาคผนวก 2 ขอ้ ที่ 34 หนงั สอื ภาษาต่างประเทศ ใหใ้ ชก้ ระดาษตราครุฑ หนังสือทเ่ี ป็นภาษาอังกฤษ ให้ทำตามแบบท่กี ำหนดไวใ้ นภาคผนวก 4 สำหรับหนงั สือท่เี ป็นภาษาอนื่ ๆ ซ่งึ มใิ ช่ภาษาองั กฤษ ให้เป็นไปตามประเพณนี ิยม หมวด 2 การรบั และส่งหนงั สอื สว่ นที่ 1 การรับหนังสือ ข้อ 35 หนังสอื รบั คอื หนังสือที่ได้รับเขา้ มาจากภายนอก ให้เจา้ หน้าท่ีของหนว่ ยงานสารบรรณกลางปฏบิ ตั ิตามทก่ี ำหนดไวใ้ น ส่วนนี้ ข้อ 36 จดั ลำดบั ความสำคญั และความเรง่ ดว่ นของหนังสอื เพ่อื ดำเนินการก่อนหลงั และให้ผูเ้ ปิดซองตรวจเอกสาร หากไมถ่ ูก ต้องใหต้ ิดต่อสว่ นราชการเจ้าของเรือ่ งหรือหน่วยงานท่อี อกหนงั สอื เพ่ือดำเนินการใหถ้ ูกตอ้ ง หรือบนั ทึกข้อบกพร่องไวเ้ ป็นหลกั ฐานแล้ว จึงดำเนนิ การเรือ่ งน้นั ต่อไป ขอ้ 37 ประทับตรารับหนังสือตามแบบที่ 12 ท้ายระเบยี บ ทม่ี มุ บนด้านขวา ของหนังสือ โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี 37.1 เลขรบั ให้ลงเลขทีร่ ับตามเลขทรี่ บั ในทะเบียน 37.2 วันท่ใี หล้ งวนั เดือนปที ีร่ ับหนงั สือ 37.3 เวลา ใหล้ งเวลาทีร่ บั หนงั สอื ขอ้ 38 ลงทะเบยี นหนังสอื รับในทะเบียนหนงั สือรบั ตามแบบที่ 13 ทา้ ยระเบียบโดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้ 38.1 ทะเบียนหนังสอื รับ วันที่ เดอื น พ.ศ. ใหล้ งวนั เดอื นปที ี่ลงทะเบียน 38.2 เลขทะเบยี นรับ ใหล้ งเลขลำดบั ของทะเบยี นหนังสอื รบั เรียงลำดับตดิ ตอ่ กนั ไปตลอดปปี ฏทิ ินเลขทะเบยี น ของหนังสอื รับ จะต้องตรงกับเลขท่ีในตรา รบั หนงั สือ 38.3 ทใี่ หล้ งเลขทข่ี องหนังสือที่รับเขา้ มา 38.4 ลงวันทใ่ี ห้ลงวนั เดอื นปขี องหนังสอื ทร่ี ับเข้ามา 38.5 จาก ให้ลงตำแหนง่ เจ้าของหนงั สือหรือช่อื สว่ นราชการหรอื ช่อื บุคคลในกรณีทไ่ี มม่ ตี ำแหน่ง 38.6 ถงึ ใหล้ งตำแหนง่ ของผทู้ ีห่ นงั สือนนั้ มีถึงหรอื ชื่อส่วนราชกาหรอื ชือ่ บคุ คลในกรณีทีไ่ มม่ ีตำแหนง่ 38.7 เรอ่ื ง ให้ลงช่อื เรื่องของหนังสอื ฉบับนน้ั ในกรณีท่ไี มม่ ชี ื่อเร่อื งให้ลงสรุปเรอื่ งยอ่ 38.8 การปฏบิ ตั ใิ หบ้ ันทึกการปฏบิ ตั เิ กยี่ วกบั หนงั สอื ฉบับนั้น 38.9 หมายเหตใุ ห้บนั ทึกข้อความอืน่ ใด (ถ้าม)ี

ระเบยี บสำนักนายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 10/19 ขอ้ 39 จดั แยกหนังสอื ทีล่ งทะเบียนรับแลว้ สง่ ใหส้ ่วนราชการท่เี กีย่ วขอ้ ง ดำเนนิ การโดยใหล้ งชอ่ื หน่วยงานทร่ี บั หนงั สือนน้ั ใน ชอ่ ง การปฏบิ ัตถิ ้ามีช่อื บคุ คลหรือตำแหนง่ ที่เกี่ยวขอ้ งกบั การรับหนงั สือ ให้ลงชอ่ื หรือตำแหน่งไว้ด้วย การสง่ หนังสอื ทล่ี งทะเบยี นรบั แล้วไปให้สว่ นราชการทีเ่ กย่ี วขอ้ งดำเนนิ การตามวรรคหน่ึง จะสง่ โดยใชส้ มุดส่งหนงั สอื ตามข้อ 48 หรือใหผ้ ้รู บั หนังสอื ลงชอื่ และวันเดือนปีทีร่ บั หนงั สือไว้เป็นหลกั ฐานในทะเบียนรบั หนงั สือก็ได้ การดำเนินการตามขั้นตอนนจี้ ะเสนอผ่านผบู้ ังคับบัญชาผู้ใดหรอื ไม่ให้เป็น ไปตามทีห่ วั หน้าสว่ นราชการกำหนด ถา้ หนังสอื รบั น้ันจะตอ้ งดำเนินเรือ่ งในหนว่ ยงานนน้ั เองจนถึงขนั้ ไดต้ อบหนังสือไป แลว้ ให้ลงทะเบยี นวา่ ไดส้ ง่ ออกไปโดยหนงั สือ ทีเ่ ท่าใด วันเดอื นปใี ด ขอ้ 40 การรับหนงั สอื ภายในสว่ นราชการเดียวกัน เมื่อผรู้ ับไดร้ บั หนงั สอื จากหน่วยงานสารบรรณกลางแลว้ ใหป้ ฏบิ ัติตามวิธี การทก่ี ลา่ วขา้ งต้นโดยอนโุ ลม สว่ นท่ี 2 การส่งหนงั สือ ขอ้ 41 หนังสือส่ง คอื หนงั สอื ที่ส่งออกไปภายนอก ใหป้ ฏิบัติตาม ท่ีกำหนดไวใ้ นส่วนนี้ ขอ้ 42 ใหเ้ จ้าของเรื่องตรวจความเรยี บร้อยของหนงั สือ รวมทัง้ สงิ่ ทจ่ี ะสง่ ไปดว้ ยใหค้ รบถ้วน แลว้ สง่ เรือ่ งใหเ้ จา้ หน้าทีข่ องหน่วย งานสารบรรณกลางเพ่ือสง่ ออก ขอ้ 43 เมื่อเจา้ หน้าท่ขี องหนว่ ยงานสารบรรณกลางได้รับเร่ืองแลว้ ให้ปฏิบัตดิ งั นี้ 43.1 ลงทะเบยี นส่งหนงั สอื ในทะเบยี นหนังสอื ส่งตามแบบท่ี 14 ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 43.1.1 ทะเบยี นหนงั สือสง่ วนั ท่ี เดอื น พ.ศ. ใหล้ งวันเดือนปีทล่ี งทะเบียน 43.1.2 เลขทะเบียนสง่ ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนงั สอื สง่ เรยี งลำดับ ติดตอ่ กนั ไปตลอดปปี ฏทิ นิ 43.1.3 ที่ให้ลงรหสั ตัวพยัญชนะและเลขประจำของส่วนราชการเจ้าของ เร่อื งในหนงั สอื ท่ีจะสง่ ออก ถ้าไม่มที ่ดี ังกลา่ วช่องน้จี ะ ว่าง 43.1.4 ลงวนั ที่ใหล้ งวนั เดือนปีทจี่ ะสง่ หนงั สือน้ันออก 43.1.5 จาก ใหล้ งตำแหนง่ เจ้าของหนังสอื หรอื ชอื่ สว่ นราชการ หรือช่ือบุคคลในกรณที ี่ไมม่ ตี ำแหน่ง 43.1.6 ถงึ ให้ลงตำแหนง่ ของผู้ทห่ี นังสอื นั้นมถี ึงหรอื ชื่อส่วนราชการ หรือช่ือบคุ คลในกรณีทไี่ ม่มตี ำแหน่ง 43.1.7 เรอื่ ง ให้ลงชือ่ เรอ่ื งของหนังสอื ฉบบั น้ัน ในกรณีที่ไมม่ ชี อ่ื เรื่องให้ลงสรุปเรอื่ งยอ่ 43.1.8 การปฏบิ ตั ใิ ห้บันทึกการปฏบิ ัติเก่ียวกับหนงั สอื ฉบบั นัน้ 43.1.9 หมายเหตุให้บนั ทกึ ข้อความอนื่ ใด (ถา้ ม)ี 43.2 ลงเลขที่และวนั เดอื นปใี นหนงั สอื ทจี่ ะส่งออกทงั้ ในตน้ ฉบับ และสำเนาคู่ฉบับ ให้ตรงกบั เลขทะเบียนส่งและวันเดอื นปใี น ทะเบียนหนงั สือส่งตามขอ้ 43.1.2 และขอ้ 43.1.4 ขอ้ 44 กอ่ นบรรจุซอง ใหเ้ จ้าหน้าทข่ี องหน่วยงานสารบรรณกลางตรวจความเรยี บรอ้ ยของหนงั สอื ตลอดจนสิ่งที่สง่ ไปด้วยอกี ครั้งหนึง่ แลว้ ปดิ ผนึก หนงั สือท่ีไม่มคี วามสำคญั มากนกั อาจส่งไปโดยวิธีพบั ยดึ ตดิ ด้วยแถบกาว กาว เย็บด้วยลวด หรอื วธิ ีอน่ื แทนการ บรรจุซอง

ระเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 11/19 ข้อ 45 การจ่าหนา้ ซองให้ปฏิบัตติ ามแบบท่ี 15 ท้ายระเบยี บ สำหรบั หนังสอื ท่ีตอ้ งปฏบิ ัติใหเ้ รว็ กว่าปกติ ใหป้ ฏิบตั ติ ามขอ้ 28 ในกรณีท่ไี ม่ใช้สมดุ สง่ หนงั สือ ใหม้ ใี บรบั หนงั สือตามข้อ 49 แนบตดิ ซองไปด้วย ขอ้ 46 การสง่ หนงั สือโดยทางไปรษณยี ใ์ ห้ถอื ปฏิบตั ิตามระเบียบหรือวธิ ีการทีก่ ารสอ่ื สารแห่งประเทศไทยกำหนด การส่งหนงั สอื ซงึ่ มใิ ชเ่ ปน็ การสง่ โดยทางไปรษณีย์เมอ่ื สง่ หนังสือให้ผู้รบั แลว้ ผ้สู ง่ ตอ้ งใหผ้ ูร้ บั ลงชื่อรบั ในสมุดสง่ หนังสอื หรือใบรบั แลว้ แต่กรณี ถ้าเป็น ใบรบั ให้นำใบรับน้นั มาผนกึ ตดิ ไว้ท่ีสำเนาคู่ฉบบั ข้อ 47 หนังสอื ท่ไี ด้ลงทะเบยี นสง่ ในกรณีที่เป็นการตอบหนังสอื ซงึ่ รับเข้ามาใหล้ งทะเบียนวา่ หนังสือน้ันได้ตอบตามหนังสือรบั ทเี่ ทา่ ใด วนั เดือนปีใด ขอ้ 48 สมดุ ส่งหนังสอื ใหจ้ ดั ทำตามแบบที่ 16 ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี 48.1 เลขทะเบียน ให้ลงเลขทะเบียนหนงั สอื สง่ 48.2 จาก ให้ลงตำแหนง่ หรอื ช่อื สว่ นราชการหรือชื่อบุคคล 48.3 ถงึ ใหล้ งตำแหนง่ ของผ้ทู ี่หนงั สอื นนั้ มีถึง หรอื ชื่อสว่ นราชการ หรอื ชอื่ บคุ คลในกรณีที่ไมม่ ีตำแหน่ง 48.4 หนว่ ยรับ ใหล้ งชอื่ สว่ นราชการท่ีรบั หนงั สือ 48.5 ผรู้ ับ ให้ผรู้ ับหนงั สือลงชอื่ ทส่ี ามารถอา่ นออกได้ 48.6 วันและเวลา ให้ผรู้ บั หนงั สือลงวนั เดอื น ปีและเวลาทร่ี ับหนงั สอื 48.7 หมายเหตใุ ห้บันทกึ ขอ้ ความอ่ืนใด (ถ้าม)ี ข้อ 49 ใบรับหนงั สอื ใหจ้ ดั ทำตามแบบท่ี 17 ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี 49.1 ที่ใหล้ งเลขที่ของหนังสอื ฉบบั นนั้ 49.2 ถงึ ให้ลงตำแหน่งของผู้ท่ีหนงั สอื นน้ั มถี งึ หรอื ชื่อสว่ นราชการ หรือชื่อบคุ คลในกรณีท่ไี ม่มีตำแหน่ง 49.3 เร่ือง ใหล้ งช่อื เรือ่ งของหนงั สอื ฉบับนั้นในกรณที ไี่ มม่ ีชอ่ื เรอื่ งใหล้ งสรปุ เร่ืองย่อ 49.4 รบั วนั ทใี่ ห้ผู้รับหนงั สือลงวัน เดือน ปีทีร่ บั หนังสือ 49.5 เวลา ให้ผูร้ บั หนงั สอื ลงเวลาทรี่ ับหนงั สือ 49.6 ผ้รู ับ ให้ผ้รู ับหนังสอื ลงชอื่ ท่ีสามารถอ่านออกได้ ส่วนที่ 3 บทเบ็ดเตล็ด ขอ้ 50 เพอ่ื ใหก้ ารรบั และส่งหนงั สอื ดำเนนิ ไปโดยสะดวกเรยี บรอ้ ย และรวดเร็วส่วนราชการจะกำหนดหน้าทข่ี องผูป้ ฏิบตั ติ ลอด จนแนวทางปฏิบัตนิ ั้นไวด้ ้วยกไ็ ด้ ท้ังนี้ ให้มีการสำรวจทะเบยี นหนังสอื รับเปน็ ประจำว่าหนงั สือตามทะเบยี นรับน้นั ได้มีการปฏบิ ัติไป แล้วเพยี งใดและใหม้ ีการติดตามเรอ่ื งดว้ ย ในการน้สี ่วนราชการใดเห็นสมควรจะจัดใหม้ ีบตั รตรวจค้นสำหรับหนังสอื รับและหนังสอื สง่ เพอ่ื ความสะดวกในการคน้ หากไ็ ด้ ตามความเหมาะสม ขอ้ 51 บัตรตรวจคน้ ใหจ้ ดั ทำตามแบบที่ 18 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้ 51.1 เรอื่ ง รหัส ให้ลงเร่ืองและรหสั ตามหมวดหมู่ของหนังสือ

ระเบียบสำนกั นายกรฐั มนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 12/19 51.2 เลขทะเบียนรบั ใหล้ งเลขทะเบยี นตามท่ีปรากฏในทะเบยี นหนังสอื รบั 51.3 ท่ีใหล้ งเลขท่ขี องหนังสือ 51.4 ลงวนั ทีใ่ หล้ งวนั เดือนปีของหนงั สอื 51.5 รายการ ใหล้ งเร่ืองยอ่ ของหนงั สอื เพือ่ ให้ทราบวา่ หนังสอื นัน้ มาจากทีใ่ ด เรื่องอะไร 51.6 การปฏิบตั ิให้บันทกึ การปฏบิ ัตเิ กยี่ วกบั หนงั สือนัน้ เพื่อใหท้ ราบว่าสง่ ไปท่ใี ดเมื่อใด หมวด 3 การเก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือ ส่วนท่ี 1 การเกบ็ รกั ษา ข้อ 52 การเกบ็ หนังสอื แบ่งออกเป็น การเก็บระหวา่ งปฏิบตั ิการเก็บเมอ่ื ปฏิบตั ิเสรจ็ แลว้ และการเก็บไวเ้ พอ่ื ใชใ้ นการตรวจสอบ ขอ้ 53 การเกบ็ ระหวา่ งปฏิบตั คิ อื การเก็บหนังสือทป่ี ฏบิ ัติยังไม่เสรจ็ ให้อยู่ในความรบั รับผดิ ชอบของเจ้าของเร่ือง โดยให้กำหนด วิธกี ารเกบ็ ให้เหมาะสมตามข้ันตอนของการปฏบิ ตั ิงาน ขอ้ 54 การเก็บเมอื่ ปฏบิ ัตเิ สร็จแล้ว คอื การเกบ็ หนังสือทปี่ ฏิบตั เิ สร็จเรยี บรอ้ ยแลว้ และไมม่ อี ะไรทจี่ ะตอ้ งปฏิบตั ิต่อไปอีก ให้เจ้า หน้าที่ของเจ้าของเร่อื งปฏบิ ตั ิดังน้ี 54.1 จดั ทำบญั ชหี นังสอื สง่ เกบ็ ตามแบบท่ี 19 ท้ายระเบียบ อยา่ งนอ้ ยให้มตี ้นฉบบั และสำเนาคู่ฉบบั สำหรับเจ้าของเรอื่ ง และ หน่วยเกบ็ เก็บไว้อยา่ งละฉบบั โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้ 54.1.1 ลำดับที่ใหล้ งเลขลำดบั เรอ่ื งของหนังสอื ทเ่ี ก็บ 54.1.2 ท่ีให้ลงเลขท่ีของหนงั สือแตล่ ะฉบับ 54.1.3 ลงวนั ท่ีใหล้ งวนั เดือนปีของหนังสอื แตล่ ะฉบบั 54.1.4 เรือ่ งใหล้ งช่ือเรอ่ื งของหนังสอื แต่ละฉบับ ในกรณีท่ไี ม่มีชอ่ื เรือ่ งให้ลงสรุปเรือ่ งย่อ 54.1.5 อายกุ ารเกบ็ หนังสอื ให้ลงวนั เดอื นปีทีจ่ ะเกบ็ ถึงในกรณใี หเ้ กบ็ ไว้ตลอดไป ใหล้ งคำว่า ห้ามทำลาย 54.1.6 หมายเหตุให้บันทึกข้อความอ่นื ใด (ถ้าม)ี 54.2 ส่งหนงั สือและเร่ืองปฏิบตั ิทั้งปวงทเ่ี กย่ี วขอ้ งกับหนงั สือนั้น พรอ้ มท้งั บัญชหี นงั สอื สง่ เกบ็ ไปใหห้ น่วยเกบ็ ทีส่ ่วนราชการนั้น ๆ กำหนด ข้อ 55 เมอื่ ไดร้ บั เรอื่ งจากเจ้าของเรอ่ื งตามข้อ 54 แล้ว ใหเ้ จ้าหน้าท่ผี ูร้ ับผดิ ชอบในการเกบ็ หนังสือปฏิบัตดิ ังนี้ 55.1 ประทบั ตรากำหนดเกบ็ หนงั สือตามขอ้ 73 ไว้ทม่ี ุมลา่ งด้านขวาของกระดาษแผน่ แรกของหนังสอื ฉบับน้นั และลงลายมอื ชอื่ ย่อกำกบั ตรา 55.1.1 หนงั สอื ทตี่ ้องเกบ็ ไวต้ ลอดไป ให้ประทับตราคำวา่ หา้ มทำลาย ด้วยหมกึ สีแดง 55.1.2 หนงั สอื ที่เก็บโดยมกี ำหนดเวลา ใหป้ ระทบั ตราคำวา่ เก็บถงึ พ.ศ. ... ด้วยหมึกสีน้ำเงิน และลงเลขของปีพทุ ธศกั ราชท่ี ให้เกบ็ ถึง 55.2 ลงทะเบยี นหนังสือเกบ็ ไว้เป็นหลักฐานตามแบบที่ 20 ท้ายระเบยี บโดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี

ระเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 13/19 55.2.1 ลำดับทีใ่ หล้ งเลขลำดับเรอ่ื งของหนงั สือทีเ่ กบ็ 55.2.2 วนั เกบ็ ใหล้ งวนั เดอื นปที ่ีนำหนังสอื น้ันเข้าทะเบยี นเก็บ 55.2.3 เลขทะเบยี นรบั ใหล้ งเลขทะเบยี นรบั ของหนังสอื แต่ละฉบับ 55.2.4 ท่ใี หล้ งเลขท่ขี องหนงั สอื แต่ละฉบบั 55.2.5 เรอื่ ง ให้ลงชอ่ื เร่อื งของหนงั สอื แต่ละฉบับ ในกรณที ่ีไมม่ ีชอ่ื เรอ่ื งใหล้ งสรุปย่อ 55.2.6 รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขลำดบั หมขู่ องการจัดแฟม้ เก็บหนงั สือ 55.2.7 กำหนดเวลาเกบ็ ให้ลงระยะเวลาการเก็บตามท่ีกำหนดในตรากำหนดเกบ็ หนงั สอื ตามขอ้ 55.1 55.2.8 หมายเหตใุ ห้บนั ทึกขอ้ ความอื่นใด (ถา้ ม)ี ขอ้ 56 การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คอื การเกบ็ หนังสอื ทีป่ ฏบิ ัตเิ สร็จเรียบรอ้ ยแล้ว แต่จำเป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบ เปน็ ประจำไมส่ ะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของสว่ นราชการตามข้อ 54 ใหเ้ จ้าของเรอ่ื งเกบ็ เป็นเอกเทศ โดยแตง่ ตัง้ เจา้ หนา้ ที่ข้นึ รบั ผิดชอบกไ็ ด้ เมอ่ื หมดความจำเป็นทจี่ ะตอ้ งใชใ้ นการตรวจสอบแล้ว ใหจ้ ดั สง่ หนังสอื นน้ั ไปยงั หนว่ ยเก็บของสว่ นราชการโดยให้ถอื ปฏิบัติตามขอ้ 54 และข้อ 55 โดยอนโุ ลม ขอ้ 57 อายกุ ารเก็บหนังสือ โดยปกตใิ หเ้ ก็บไวไ้ ม่นอ้ ยกว่า 10 ปี เวน้ แต่หนงั สือดงั ตอ่ ไปน้ี 57.1 หนงั สือทตี่ ้องสงวนเป็นความลบั ใหป้ ฏบิ ตั ติ ามกฏหมายหรอื ระเบียบว่าดว้ ยการรักษาความปลอดภยั แหง่ ชาติ 57.2 หนังสอื ท่เี ปน็ หลกั ฐานทางอรรถคดีสำนวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือหนงั สอื อน่ื ใดท่ไี ด้มีกฏหมายหรอื ระเบยี บแบบแผนกำหนดไว้เปน็ พิเศษแลว้ การเก็บให้เปน็ ไปตามกฏหมายและระเบียบแบบแผนว่าดว้ ยการนั้น 57.3 หนังสือทเี่ กยี่ วกบั ประวตั ิศาสร์ ขนบธรรมเนียมจารีต ประเพณี สถติ ิ หลกั ฐาน หรือเรื่องที่ต้องใช้สำหรับศึกษาคน้ ควา้ หรอื หนงั สืออน่ื ในลักษณะเดียวกัน ให้เก็บไวเ้ ป็นหลกั ฐานทางราชการตลอดไปหรอื ตามท่กี องจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร กำหนด 57.4 หนังสือที่ไดป้ ฏบิ ตั งิ านเสร็จส้ินแล้ว และเปน็ คสู่ ำเนาท่มี ีต้นเรื่องจะคน้ ไดจ้ ากทอี่ น่ื ใหเ้ กบ็ ไวไ้ ม่น้อยกวา่ 5 ปี 57.5 หนังสือทเ่ี ปน็ เร่ืองธรรมดาสามญั ซงึ่ ไม่มีความสำคัญและเป็นเรือ่ งทเ่ี กิดข้นึ เป็นประจำ เมอ่ื ดำเนนิ การแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่ นอ้ ยกว่า 1 ปี ในกรณีหนังสือที่เกย่ี วกบั การเงนิ ซ่ึงมใิ ช่เปน็ เอกสารสิทธิ หากเห็นวา่ ไมม่ ีความจำเปน็ ตอ้ งเก็บไว้ถึง 10 ปี ให้ทำความ ตกลงกับกระทรวงการคลังเพื่อขอทำลายได้ ขอ้ 58 ทกุ ปปี ฏิทนิ ให้สว่ นราชการจัดส่งหนงั สือท่มี ีอายคุ รบ 25 ปี นับจากวนั ทไ่ี ด้จดั ทำขึน้ ทเ่ี ก็บไว้ ณ ส่วนราชการใด พร้อม ท้ังบัญชีส่งมอบหนงั สอื ครบ 25 ปี ให้กองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร ภายในวนั ท่ี 31 มกราคมของปีถดั ไป เว้นแต่หนังสือดงั ต่อ ไปนี้ 58.1 หนงั สอื ทต่ี ้องสงวนเปน็ ความลับใหป้ ฏบิ ตั ิตามกฏหมายหรือ ระเบยี บว่าด้วยการรกั ษาความปลอดภยั แหง่ ชาติ 58.2 หนงั สือทม่ี ีกฏหมาย ขอ้ บังคับ หรอื ระเบยี บท่ีออกใชเ้ ป็นการท่ัวไป กำหนดไว้เป็นอยา่ งอ่ืน 58.3 หนังสอื ทส่ี ว่ นราชการมีความจำเป็นต้องเก็บไวท้ ่ีส่วนราชการนั้น ใหจ้ ดั ทำบัญชหี นังสือครบ 25 ปีทขี่ อเกบ็ เอง ส่งมอบให้ กองจดหมายแห่งชาติ กรมศิลปกร ขอ้ 59 บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี และบัญชหี นงั สือครบ 25 ปที ี่ขอเก็บเอง อย่างน้อยให้มีตน้ ฉบับและสำเนาคูฉ่ บับ เพือ่ ให้ สว่ นราชการ ผู้มอบและกองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร ผ้รู ับมอบยึดถือไว้เปน็ หลักฐานฝา่ ยละฉบบั 59.1 บัญชสี ่งมอบหนังสอื ครบ 25 ปี ให้จดั ทำตามแบบท่ี 21 ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี

ระเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 14/19 59.1.1 ชื่อบญั ชีสง่ มอบหนังสือครบ 25 ปี ประจำปีใหล้ งตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชท่จี ดั ทำบญั ชี 59.1.2 กระทรวง ทบวง กรมกอง ใหล้ งชอื่ ส่วนราชการทีจ่ ดั ทำบัญชี 59.1.3 วันทใี่ ห้ลงวนั เดือนปีท่ีจัดทำบญี ชี 59.1.4 แผนท่ใี หล้ งเลขลำดบั ขอบแผน่ บัญชี 59.1.5 ลำดับทใ่ี หล้ งเลขลำดบั เรอ่ื งของหนังสือทสี่ ง่ มอบ 59.1.6 รหัสแฟ้ม ใหล้ งหมายเลขลำดบั หมขู่ องการจัดแฟม้ เกบ็ 59.1.7 ทีใ่ หล้ งเลขท่ีของหนงั สอื แต่ละฉบบั 59.1.8 ลงวันทใี่ ห้ลงวนั เดือนปีของหนังสือแตล่ ะฉบับ 59.1.9 เลขทะเบียบรบั ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนงั สอื แต่ละฉบบั 59.1.10 เรอื่ ง ใหล้ งช่อื เรือ่ งของหนงั สอื แต่ละฉบบั ในกรณีทีไ่ มม่ ชี ่อื เรือ่ งให้ลงสรปุ เรื่องยอ่ 59.1.11 หมายเหตใุ หบ้ นั ทกึ ขอ้ ความอน่ื ใด (ถ้าม)ี 59.1.12 ลงช่อื ผมู้ อบ ใหผ้ ู้มอบลงลายมือชอื่ แบะวงเล็บชอื่ และนามสกุลดว้ ยตัวบรรจง พรอ้ มลงตำแหนง่ ของผมู้ อบ 59.1.13 ลงชื่อผู้รับมอบ ให้ผ้รู บั มอบลงลายมือชอื่ และวงเล็บชอื่ และนามสกุลด้วยตัวบรรจงพร้อมทัง้ ลงตำแหน่งของผรู้ ับมอบ 59.2 บญั ชีหนงั สอื ครบ 25 ปี ทข่ี อเก็บเอง ให้จัดตามแบบที่ 22 ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี 59.2.1 ชอ่ื บัญชหี นงั สือครบ 25 ปี ที่ขอเก็บเองประจำปีให้ลงตัวเลขของปพี ทุ ธศักราชทีจ่ ดั ทำบัญชี 59.2.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งชือ่ ส่วนราชการทจี่ ัดทำบญั ชี 59.2.3 วันท่ีใหล้ งวนั เดอื นปที ีจ่ ดั ทำบัญชี 59.2.4 แผน่ ทใ่ี หล้ งเลขลำดบั ของแผ่นบัญชี 59.2.5 ลำดบั ที่ใหล้ งเลขลำดับเรอ่ื งของหนังสือที่ขอเก็บเอง 59.2.6 รหัสแฟม้ ใหล้ งหมายเลขลำดบั หมู่ของการจดั แฟ้มเกบ็ หนงั สือ 59.2.7 ท่ีใหล้ งเลขทข่ี องหนังสอื แต่ละฉบับ 59.2.8 ลงวนั ทใี่ ห้ลงวนั เดือนปขี องหนงั สือแตล่ ะฉบับ 59.2.9 เร่ือง ให้ลงชือ่ เร่อื งของหนงั สือแต่ละฉบบั ในกรณที ี่ไมม่ ชี อ่ื เรอ่ื งใหล้ งสรปุ เรอ่ื งย่อ 59.2.10 หมายเหตใุ หบ้ นั ทกึ ขอ้ ความอ่ืนใด (ถา้ ม)ี ข้อ 60 หนังสือท่ียงั ไม่ถึงกำหนดทำลาย ซง่ึ สว่ นราชการเหน็ ว่าเป็นหนังสอื ที่มคี วามสำคญั และประสงค์จะฝากให้กอง จดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เกบ็ ไวใ้ หป้ ฏิบัติดังน้ี 60.1 จดั ทำบญั ชฝี ากหนังสือตามแบบท่ี 23 ทา้ ยระเบียบอย่างน้อยให้มตี ้นฉบับและสำเนาคฉู่ บับ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้ 60.1.1 ชอ่ื บัญชีฝากหนังสอื ประจำปีให้ลงตวั เลขของปีพทุ ธศักราช ทีจ่ ดั ทำบัญชี 60.1.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งชือ่ สว่ นราชการทจ่ี ดั ทำบญั ชี 60.1.3 วนั ทใี่ หล้ งวนั เดอื นปีท่ีจดั ทำบัญชี 60.1.4 แผน่ ท่ใี หล้ งเลขลำดับของแผ่นบญั ชี 60.1.5 ลำดบั ท่ีให้ลงเลขลำดบั เร่อื งของหนังสอื

ระเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 15/19 60.1.6 รหัสแฟม้ ใหล้ งหมายเลขลำดบั หมขู่ องการจดั แฟม้ เกบ็ หนงั สอื 60.1.7 ทใ่ี ห้ลงเลขทีข่ องหนงั สือแตล่ ะฉบับ 60.1.8 ลงวันทใี่ หล้ งวนั เดอื นปีของหนังสือแตล่ ะฉบบั 60.1.9 เลขทะเบยี นรบั ให้ลงเลขทะเบียนรบั ของหนงั สือแตล่ ะฉบับ 60.1.10 เร่อื ง ให้ลงชอ่ื เร่ืองของหนงั สือแต่ละฉบบั ในกรณที ่ีไม่มีชือ่ เรือ่ งให้ลงสรปุ เร่ืองยอ่ 60.1.11 หมายเหตุใหบ้ ันทึกขอ้ ความอนื่ ใด (ถา้ ม)ี 60.1.12 ลงชื่อผู้ฝาก ใหผ้ ู้ฝากลงลายมอื และวงเลบ็ ช่อื และนามสกุลดว้ ยตวั บรรจงพร้อมท้งั ลงตำแหนง่ ของผู้ฝาก 60.1.13 ลงชอ่ื ผู้รบั ฝาก ใหผ้ รู้ บั ฝากลงลายมือช่อื และวงเล็บชื่อและนามสกุลดว้ ยตัวบรรจงพร้อมทั้งลงตำแหน่งของผรู้ ับฝาก 60.2 ส่งตน้ ฉบบั และสำเนาคู่ฉบับบัญชฝี ากหนังสือพรอ้ มกับหนงั สือที่จะฝากใหก้ องจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร 60.3 เมอ่ื กองจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศิลปากร ตรวจหนังสอื และรบั ฝากหนังสือแลว้ ใหล้ งนามในบัญชีฝากหนงั สือ แล้วคนื ต้นฉบับให้สว่ นราชการผฝู้ ากเกบ็ ไว้เปน็ หลักฐาน หนังสอื ที่ฝากเก็บไว้ท่กี องจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร ใหถ้ ือวา่ เป็นหนังสอื ของ ส่วนราชการผ้ฝู าก หากสว่ นราชการผ้ฝู ากต้องการใช้หนงั สอื หรือขอคืนใหท้ ำไดโ้ ดยจัดทำหลกั ฐานตอ่ กันไวใ้ ห้ชดั แจ้ง เม่อื ถงึ กำหนดการ ทำลายแล้ว ใหส้ ่วนราชการผูฝ้ ากดำเนินการตามข้อ 66 ขอ้ 61 การรกั ษาหนังสอื ใหเ้ จ้าหนา้ ทรี่ ะมดั ระวงั รกั ษาหนังสอื ให้อยู่ในสภาพใชร้ าชการไดท้ กุ โอกาส หากชำรดุ เสยี หายตอ้ งรบี ซ่อมใหใ้ ชร้ าชการไดเ้ หมอื นเดมิ หากสญู หายต้องหาสำเนามาแทน ถ้าชำรุดเสียหายจนไม่สามารถซอ่ มแซมให้คงสภาพเดมิ ไดใ้ หร้ ายงาน ผู้บงั คับบญั ชาทราบและให้หมายเหตุไว้ในทะเบยี นเกบ็ ดว้ ย ถา้ หนังสือท่สี ูญหายเป็นเอกสารสทิ ธิตามกฏหมายหรอื หนังสอื สำคัญที่ เป็นการแสดงเอกสารสิทธิ กใ็ ห้ดำเนนิ การแจ้งความต่อพนกั งานสอบสวน สว่ นที่ 2 การยมื ขอ้ 62 การยมื หนังสอื ทีส่ ง่ เก็บแลว้ ใหป้ ฏบิ ัตดิ งั นี้ 62.1 ผ้ยู ืมจะตอ้ งแจง้ ให้ทราบว่าเร่ืองทย่ี มื นั้นจะนำไปใช้ในราชการใด 62.2 ผูย้ ืมจะตอ้ งมอบหลกั ฐานการยมื ใหเ้ จา้ หน้าทเ่ี ก็บ แลว้ ลงช่ือรับเร่อื งทีย่ ืมไว้ในบัตรยมื หนังสือและใหเ้ จ้าหนา้ ท่เี กบ็ รวบรวม หลกั ฐานการยืม เรียงลำดับวนั เดือนปไี ว้เพอื่ ติดตามทวงถามสว่ นบัตรยมื หนังสือนั้นให้เก็บไวแ้ ทนทหี่ นงั สือทถ่ี กู ยมื ไป 62.3 การยมื หนังสอื ระหว่างสว่ นราชการ ผูย้ มื และผอู้ นุญาตใหย้ ืมตอ้ งเปน็ หัวหนา้ ส่วนราชการระดับแผนกขน้ึ ไป หรือผ้ทู ่ไี ด้รับ มอบหมาย 62.4 การยืมหนงั สือภายในสว่ นราชการเดยี วกนั ผู้ยมื และผ้อู นุญาตใหย้ ืมตอ้ งเปน็ หัวหน้าสว่ นราชการระดับแผนกขึ้นไป หรอื ผู้ ที่ไดร้ ับม ขอ้ 63 บัตรยมื หนังสือ ให้จดั ทำตามแบบที่ 24 ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี 63.1 รายการ ให้ลงชือ่ เรอ่ื งหนงั สอื ที่ขอยืมไปพรอ้ มดว้ ยรหสั ของหนงั สอื น้นั 63.2 ผ้ยู ืม ใหล้ งช่อื บคุ คล ตำแหนง่ หรอื สว่ นราชการท่ยี มื หนังสือนน้ั 63.3 ผูร้ บั ให้ผู้รบั หนังสือนน้ั ลงลายมือช่ือ และวงเลบ็ ชื่อกำกบั พร้อมด้วยตำแหนง่ ในบรรทดั ถัดไป 63.4 วนั ยืม ใหล้ งวันเดือนปีที่ยมื หนงั สอื นนั้ 63.5 กำหนดสง่ คืน ใหล้ งวันเดอื นปีทีจ่ ะส่งหนงั สอื นัน้ คนื

ระเบียบสำนกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 16/19 63.6 ผ้สู ง่ คืน ให้ผสู้ ง่ คืนลงลายมือชือ่ 63.7 วันส่งคืน ให้ลงวนั เดือนปที สี่ ง่ หนังสอื คนื ขอ้ 64 การยมื หนังสอื ท่ปี ฏบิ ัติยังไมเ่ สรจ็ หรอื หนงั สอื ทเี่ กบ็ ไว้เพ่อื ใช้ในการตรวจสอบ ใหถ้ ือปฏิบตั ติ ามขอ้ 62 โดยอนโุ ลม ข้อ 65 การใหบ้ คุ คลภายนอกยมื หนงั สอื จะกระทำมไิ ด้ เว้นแต่จะใหด้ หู รือคดั ลอกหนังสือ ทง้ั นี้ จะตอ้ งไดร้ บั อนุญาตจากหวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กองข้นึ ไป หรือผู้ทีไ่ ด้รับมอบหมายกอ่ น สว่ นที่ 3 การทำลาย ขอ้ 66 ภายใน 60 วนั หลงั จากวันส้ินปีปฏิทิน ให้เจ้าหนา้ ทผ่ี ู้รบั ผิดชอบในการเก็บหนงั สือสำรวจหนงั สือท่ีครบกำหนดอายุการ เกบ็ ในปนี ้นั ไม่วา่ จะเปน็ หนงั สือทเ่ี กบ็ ไว้เองหรือทฝ่ี ากเกบ็ ไวท้ ่ีกองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศิลปากร แล้วจัดทำบญั ชหี นังสือขอ ทำลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพ่ือพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนงั สอื บญั ชหี นังสือขอทำลายใหจ้ ดั ทำตามแบบที่ 25 ท้ายระเบยี บ อย่างน้อยใหม้ ตี น้ ฉบบั และสำเนาคู่ฉบบั โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ 66.1 ชือ่ บญั ชหี นงั สอื ขอทำลาย ประจำปใี หล้ งตวั เลขของ ปพี ทุ ธศกั ราชทจี่ ดั ทำบัญชที ีจ่ ดั ทำบญั ชี 66.2 กระทรวง ทบวง กรม กองใหล้ งชอื่ สว่ นราชการทจี่ ัดทำบัญชี 66.3 วนั ทใี่ ห้ลงวันเดือนปีที่จดั ทำบญั ชี 66.4 แผ่นทใ่ี ห้ลงเลขลำดบั ของแผ่นบญั ชี 66.5 ลำดบั ท่ีให้ลงเลขลำดบั เร่อื งของหนังสือ 66.6 รหสั แฟม้ ให้ลงหมายเลขลำดบั หมู่ของการจัดแฟม้ เกบ็ หนงั สือ 66.7 ท่ใี หล้ งเลขทข่ี องหนังสือแต่ละฉบบั 66.8 ลงวันท่ใี ห้ลงวันเดือนปขี องหนงั สือแต่ละฉบบั 66.9 เลขทะเบยี นรับ ใหล้ งทะเบยี นรับของหนังสอื แตล่ ะฉบับ 66.10 เรื่อง ใหล้ งช่ือเรื่องของหนังสือแตล่ ะฉบับ ในกรณีทไี่ มม่ ีช่ือเรอื่ งให้ลงสรุปเร่ืองยอ่ 66.11 การพจิ ารณา ให้คณะกรรมการทำลายหนังสอื เป็นผู้กรอก 66.12 หมายเหตใุ หบ้ ันทึกข้อความอนื่ ใด (ถ้าม)ี ขอ้ 67 ให้หวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรมแต่งตัง้ คณะกรรมการทำลายหนังสือ ประกอบดว้ ยประธานกรรมการ และกรรมการอีก อย่างนอ้ ยสองคน โดยปกติใหแ้ ต่งต้งั จากขา้ ราชการตั้งแตร่ ะดบั 3 หรือเทียบเท่าข้ึนไป ถ้าประธานกรรมการไม่สามารถปฏบิ ตั หิ นา้ ทไ่ี ด้ ใหก้ รรมการที่มาประชมุ เลือกกรรมการคนหนึง่ ทำหน้าทีป่ ระธาน มตขิ องคณะกรรมการให้ถอื เสยี งขา้ งมาก ถ้ากรรมการผใู้ ดไม่เหน็ ด้วย ใหท้ ำบนั ทึกความเห็นแยง้ ไว้ ขอ้ 68 คณะกรรมการทำลายหนังสือ มหี น้าท่ดี ังน้ี 68.1 พิจารณาหนงั สอื ทจ่ี ะขอทำลายตามบญั ชหี นงั สือขอทำลาย 68.2 ในกรณที คี่ ณะกรรมการมคี วามเหน็ วา่ หนงั สือฉบับใดไม่ควรทำลาย และควรจะขยายเวลาการเกบ็ ไว้ใหล้ งความเห็นวา่ จะ ขยายเวลาเก็บไว้ถึงเมอ่ื ใดในชอ่ ง การพจิ ารณา ตามขอ้ 66.11 ของบญั ชีหนังสอื ขอทำลาย แล้วให้แกไ้ ขอายุการเกบ็ หนงั สือในตรา

ระเบียบสำนกั นายกรัฐมนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 17/19 กำหนดเกบ็ โดยใหป้ ระธานกรรมการทำลายหนังสือลงลายมือชอื่ กำกบั การแกไ้ ข 68.3 ในกรณที ค่ี ณะกรรมการมีความเหน็ ว่าหนังสอื เรอื่ งใดควรใหท้ ำลาย ใหก้ รอก เครือ่ งหมายกากบาท (x) ลงในช่อง การ พิจารณาตามข้อ 66.11 ของบัญชีหนังสอื ขอทำลาย 68.4 เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมท้งั บันทกึ ความเหน็ แย้งของคณะกรรมการ (ถ้าม)ี ตอ่ หวั หน้าส่วนราชการระดับกรม เพือ่ พจิ ารณาส่งั การ ตามข้อ 69 68.5 ควบคมุ การทำลายหนังสือซงึ่ ผมู้ ีอำนาจอนุมัติใหท้ ำลายไดแ้ ลว้ โดยการเผาหรือวิธอี ื่นใดทีจ่ ะไม่ใหห้ นงั สอื นน้ั อ่านเป็นเรอ่ื ง ไดแ้ ละเมื่อทำลายเรยี บร้อยแลว้ ใหท้ ำบนั ทึกลงนามรว่ มกันเสนอผมู้ ีอำนาจอนมุ ตั ิทราบ ขอ้ 69 เมอ่ื หัวหนา้ สว่ นราชการระดบั กรมได้รับรายงานตามขอ้ 68.4 แลว้ ใหพ้ จิ ารณาสง่ั การดงั นี้ 69.1 ถ้าเห็นว่าหนงั สือเรอ่ื งใดยงั ไม่ควรทำลาย ให้สง่ั การให้เกบ็ หนังสอื น้นั ไว้จนถึงเวลาการทำลายงวดต่อไป 69.2 ถ้าเห็นว่าหนงั สือเรื่องใดควรทำลาย ใหส้ ง่ บัญชีหนงั สอื ขอทำลายให้กองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร พิจารณาก่อน เว้นแต่หนังสือประเภทที่ส่วนราชการน้ันไดข้ อทำความตกลงกบั กรมศิลปากรแลว้ ไมต่ อ้ งสง่ ไปใหพ้ จิ ารณา ขอ้ 70 ให้กองจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศิลปากร พจิ ารณารายการในบญั ชีหนังสอื ขอทำลายแลว้ แจ้งให้สว่ นราชการที่สง่ บญั ชี หนงั สอื ขอทำลายทราบดังน้ี 70.1 ถ้ากองจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศลิ ปากร เห็นชอบดว้ ย ให้แจ้งให้ส่วนราชการนนั้ ดำเนนิ การทำลายหนังสือต่อไปได้ หาก กองจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร ไม่แจง้ ให้ทราบอย่างใดภายในกำหนดเวลา 60 วัน นับต้งั แตว่ นั ที่ส่วนราชการนนั้ ได้สง่ เร่ืองให้ กองจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศลิ ปากร ให้ถือว่ากองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศิลปากร ไดใ้ ห้ความเหน็ ชอบแลว้ และใหส้ ว่ นราชการ ทำลายหนงั สือได้ 70.2 ถา้ กองจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศิลปากร เหน็ ว่าหนงั สือฉบบั ใด ควรจะขยายเวลาการเก็บไว้อย่างใดหรือใหเ้ กบ็ ไว้ตลอด ไป ให้แจ้งราชการน้ันทราบ และใหส้ ่วนราชการนัน้ ทำการแก้ไขตามท่ีกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แจง้ มา หากหนังสอื ใด กองจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร เห็นควรใหส้ ง่ ไปเก็บไว้ท่ีกองจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร ก็ให้ส่วนราชการน้ัน ๆ ปฏบิ ัติ ตาม เพื่อประโยชน์ในการนี้ กองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร จะส่งเจ้าหนา้ ท่ีมารว่ มตรวจสอบหนงั สอื ของส่วนราชการนัน้ ก็ได้ หมวด 4 มาตรฐานตรา แบบพมิ พ์ และซอง ข้อ 71 ตราครฑุ สำหรับแบบพิมพ์ ให้ใชต้ ามแบบท่ี 26 ทา้ ยระเบียบ มี 2 ขนาด คือ 71.1 ขนาดตัวครฑุ สูง 3 เซนตเิ มตร 71.2 ขนาดตัวครฑุ สงู 1.5 เซนตเิ มตร ขอ้ 72 ตราช่อื สว่ นราชการให้ใช้ตามแบบท่ี 27 ท้ายระเบียบ มลี ักษณะเปน็ รูปวงกลมสองวงซอ้ นกัน เสน้ ผ่าศูนยก์ ลางวงนอก 4.5 เซนติเมตร ล้อมครุฑตามข้อ 71.1 ระหวา่ งวงนอกและวงในมอี กั ษรไทยชื่อกระทรวง ทบวง กรม หรือสว่ นราชการทเี่ รยี กช่ืออยา่ ง อ่นื ทีม่ ีฐานะเป็นกรมหรือจงั หวัด อยู่ขอบลา่ งของตรา ส่วนราชการใดทีม่ กี ารติดตอ่ กบั ตา่ งประเทศ จะใหม้ ชี ่อื ภาษาตา่ งประเทศเพิ่มขึ้นด้วยกไ็ ด้ โดยใหอ้ กั ษรไทยอย่ขู อบบนและ อักษรโรมันอยขู่ อบลา่ งของตรา ขอ้ 73 ตรากำหนดเก็บหนังสือ คอื ตราทีใ่ ช้ประทับบนหนงั สือเกบ็ เพอื่ ใหท้ ราบกำหนดระยะเวลาการเก็บหนังสอื นัน้ มคี ำวา่ เก็บถึง พ.ศ. ... หรือคำวา่ หา้ มทำลาย ขนาดไมเ่ ล็กกวา่ ตัวพมิ พ์ 24 พอยท์

ระเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 18/19 ข้อ 74 มาตรฐานกระดาษและซอง 74.1 มาตรฐานกระดาษ โดยปกติให้ใช้กระดาษปอนดข์ าว นำ้ หนกั 60 กรัมต่อตารางเมตร มี 3 ขนาด คอื 74.1.1 ขนาดเอ 4 หมายความว่า ขนาด 210 มลิ ลิเมตร x 297 มลิ ลเิ มตร 74.1.2 ขนาดเอ 5 หมายความว่า ขนาด 148 มลิ ลเิ มตร x 210 มิลลเิ มตร 74.1.3 ขนาดเอ 8 หมายความวา่ ขนาด 52 มิลลเิ มตร x 74 มลิ ลิเมตร 74.2 มาตรฐานซอง โดยปกติใหใ้ ชก้ ระดาษสีขาวหรือสนี ้ำตาล น้ำหนกั 80 กรัมตอ่ ตารางเมตร เวน้ แตซ่ องขนาดซี 4 ใหใ้ ช้ กระดาษนำ้ หนกั 120 กรัมต่อตารางเมตร มี 4 ขนาด คือ 74.2.1 ขนาดซี 4 หมายความว่า ขนาด 229 มลิ ลเิ มตร x 324 มิลลเิ มตร 74.2.2 ขนาดซี 5 หมายความว่า ขนาด 162 มิลลิเมตร x 229 มิลลิเมตร 74.2.3 ขนาดซี 6 หมายความว่า ขนาด 114 มลิ ลเิ มตร x 162 มลิ ลเิ มตร 74.2.4 ขนาดดีแอล หมายความว่า ขนาด 110 มลิ ลเิ มตร x 220 มลิ ลิเมตร ข้อ 75 กระดาษตราครฑุ ให้ใชก้ ระดาษขนาดเอ 4 พมิ พค์ รุฑตามข้อ 71.1 ดว้ ยหมึกสดี ำหรอื ทำเป็นครฑุ ดุน ทก่ี ึง่ กลางส่วนบน ของกระดาษ ขอ้ 76 กระดาษบันทึกข้อความ ใหใ้ ชก้ ระดาษขนาดเอ 4 หรือขนาดเอ 5 พมิ พค์ รฑุ ตามขอ้ 71.2 ด้วยหมึกสีดำที่มมุ บนด้าน ซา้ ย ตามแบบท่ี 29 ทา้ ยระเบียบ ข้อ 77 ซองหนังสือ ใหพ้ ิมพค์ รฑุ ตามข้อ 71.2 ด้วยหมกึ สีดำที่มุมบนดา้ นซ้ายของซอง 77.1 ขนาดซี 4 ใช้สำหรับบรรจุหนังสอื กระดาษตราครฑุ โดยไมต่ อ้ งพบั มีชนดิ ธรรมดาและขยายข้าง 77.2 ขนาดซี 5 ใชส้ ำหรับบรรจหุ นงั สอื กระดาษตราครุฑพบั 2 77.3 ขนาดซี 6 ใชส้ ำหรบั บรรจหุ นังสือกระดาษตราครฑุ พับ 4 77.4 ขนาดดแี อล ใช้สำหรับบรรจุหนังสอื กระดาษตราครุฑพับ 3 สว่ นราชการใดมีความจำเปน็ ต้องใช้ซองสำหรับส่งทาง ไปรษณียอ์ ากาศโดยเฉพาะ อาจใชซ้ องพเิ ศษสำหรบั สง่ ทางไปรษณียอ์ ากาศและพมิ พ์ตราครุฑตามท่กี ล่าวขา้ งตน้ ไดโ้ ดยอนุโลม ข้อ 78 ตรารับหนังสือ คอื ตราท่ีใชป้ ระทับบนหนังสอื เพ่ือลงเลขทะเบยี นรบั หนังสอื ตามแบบที่ 12 ท้ายระเบียบ มลี ักษณะ เป็นรปู ส่เี หล่ยี มผืนผ้า ขนาด 2.5 เซนติเมตร x 5 เซนติเมตร มชี ื่อส่วนราช การอยูต่ อนบน ขอ้ 79 ทะเบียนหนงั สอื รับ ใช้สำหรบั ลงรายการหนงั สือทีไ่ ด้รบั เข้าเป็นประจำวัน โดยเรยี ง ลำดบั ลงมาตามเวลาท่ีได้รับหนังสือ มีขนาดเอ 4 พิมพส์ องหนา้ มสี องชนดิ คอื ชนิดเปน็ เล่มและชนิดเป็นแผน่ ตามแบบท่ี 13 ท้ายระเบียบ ขอ้ 80 ทะเบยี นหนงั สอื ส่ง ใชส้ ำหรบั ลงรายการหนงั สือทไ่ี ด้สง่ ออกเป็นประจำวันโดยเรียงลำดบั ลงมาตามเวลาท่ไี ด้สง่ หนังสอื มี ขนาดเอ 4 พิมพส์ องหน้า มสี องชนดิ คอื ชนดิ เปน็ เลม่ และชนดิ เปน็ แผน่ ตามแบบท่ี 14 ท้ายระเบยี บ ข้อ 81 สมดุ ส่งหนังสือและใบรบั หนังสือ ใชส้ ำหรับลงรายการละเอียดเก่ียวกับการสง่ หนังสอื โดยใหผ้ ูน้ ำส่งถือกำกบั ไปกบั หนังสือเพือ่ ใหผ้ รู้ ับเซน็ รบั แล้วรบั กลบั คนื มา 81.1 สมดุ ส่งหนังสอื เป็นสมดุ สำหรับใชล้ งรายการส่งหนงั สอื มีขนาดเอ 4 พิมพ์ สองหน้า ตามแบบท่ี 16 ท้ายระเบยี บ

ระเบียบสำนักนายกรฐั มนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 19/19 81.2 ใบรับหนังสอื ใช้สำหรับกำกบั ไปกับหนงั สอื ทนี่ ำส่งโดยให้ผ้รู บั เซ็นชอ่ื รับแล้ว รบั กลับคืนมา มขี นาดเอ 8 พมิ พห์ นา้ เดียว ตามแบบที่ 17 ท้ายระเบยี บ ข้อ 82 บตั รตรวจค้น เปน็ บัตรกำกับหนังสือแต่ละรายการเพือ่ ให้ทราบวา่ หนงั สือนน้ั ๆ ไดม้ กี ารดำเนินการตามลำดบั ขน้ั ตอน อยา่ งใด จนกระทง่ั เสรจ็ สนิ้ บตั รนีเ้ กบ็ เรียงลำดบั กนั เปน็ ชุดในท่ีเกบ็ โดยมีกระดาษติดเป็นบัตรดรรชนซี ึ่งแบง่ ออกเปน็ ตอน ๆ เพอื่ สะดวก แกก่ ารตรวจคน้ มีขนาดเอ 5 พมิ พส์ องหน้า ตามแบบท่ี 18 ทา้ ยระเบยี บ ขอ้ 83 บัญชีหนงั สือส่งเก็บ ใชส้ ำหรบั ลงรายการหนังสือทจ่ี ะสง่ เกบ็ มีขนาดเอ 4 พมิ พห์ น้าเดยี ว ตามแบบท่ี 19 ท้ายระเบยี บ ข้อ 84 ทะเบียนหนงั สือเกบ็ เปน็ ทะเบยี นทใี่ ช้ลงรายการหนังสือเกบ็ มีขนาดเอ 4 พมิ พ์สองหนา้ มีสองชนดิ คือ ชนิดเป็นเล่ม และชนดิ เป็นแผน่ ตามแบบท่ี 20 ท้ายระเบียบ ข้อ 85 บัญชสี ่งมอบหนังสือครบ 25 ปี เป็นบญั ชีทใ่ี ช้ลงรายการหนังสือทีม่ ีอายคุ รบ 25 ปี สง่ มอบเก็บไวท้ ีก่ องจดหมายเหตุแห่ง ชาติ กรมศิลปากร มีลกั ษณะเป็นแผ่นขนาดเอ 4 พิมพส์ องหนา้ ตามแบบที่ 21 ท้ายระเบยี บ ข้อ 86 บัญชีหนังสือครบ 25 ปที ข่ี อเกบ็ เอง เป็นบัญชที ใี่ ช้ลงรายการหนงั สือที่มอี ายคุ รบ 25 ปีซ่ึงสว่ นราชการนัน้ มคี วาม ประสงคจ์ ะเก็บไวเ้ อง มีลกั ษณะเป็นแผ่นขนาดเอ 4 พิมพส์ องหนา้ ตามแบบที่ 22 ทา้ ยระเบยี บ ข้อ 87 บญั ชฝี ากหนังสือ เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนงั สอื ท่ีส่วนราชการนำฝากไว้กบั กองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศิลปากร มี ลกั ษณะเปน็ แผ่นขนาดเอ 4 พมิ พ์สองหนา้ ตามแบบที่ 23 ท้ายระเบยี บ ข้อ 88 บตั รยมื หนงั สอื ใชส้ ำหรบั เปน็ หลักฐานแทนหนังสอื ท่ีให้ยมื ไป มขี นาดเอ 4 พมิ พห์ น้าเดียว ตามแบบท่ี 24 ท้ายระเบียบ ข้อ 89 บัญชหี นงั สอื ขอทำลาย เปน็ บัญชที ใ่ี ชล้ งรายการหนงั สือทคี่ รบกำหนดเวลาการเก็บ มีลกั ษณะเปน็ แผน่ ขนาดเอ 4 พมิ พ์ สองหน้า ตามแบบท่ี 25 ท้ายระเบยี บ บทเฉพาะกาล ข้อ 90 แบบพิมพ์ และซอง ซ่ึงมอี ยกู่ อ่ นวนั ท่ีระเบียบนีใ้ ชบ้ งั คับ ใหใ้ ช้ได้ต่อไปจนกว่าจะหมด ประกาศ ณ วันที่ 11 เมษายน 2526 (เปรม ติณสลู านนท์) พลเอกเปรม ตณิ สลู านนท์ นายกรัฐมนตรี