Vademecum_Manuale_Crisi_Montenegro

INDICE INTRODUZIONE PROCEDURE DI CRISI DI GRUPPO MONTENEGRO 2.1 COMPOSIZIONE DEL CRISIS CORE TEAM 2.2 PROCEDURE DI ALERT 2.2.1 PROCEDURE DI ALERT INTERNO GENERALE 2.2.2 PROCEDURE DI ALERT INTERNO DA STABILIMENTI IN CASO DI EMERGENZA 2.2.3 PROCEDURE DI ALERT ESTERNO DA AGENZIA (ES. SOCIAL MEDIA) POLICY DI COMUNICAZIONE

INTRODUZIONE Il Manuale di Crisi di Gruppo Montenegro raccoglie e illustra i processi, le procedure, gli strumenti e le linee guida necessarie per un’adeguata gestione delle situazioni di crisi che possano coinvolgere l’Azienda. Lo scopo del Manuale è consentire al Gruppo Montenegro di agire tempestivamente e mettere in atto le azioni più idonee, all’interno e all’esterno, al fine di preservare la reputazione dell’Azienda, dei suoi brand e la business continuity. Oggetto del Manuale è quindi la gestione dei rischi generati da fatti negativi che possono riguardare tutti gli aspetti della vita aziendale quali, a titolo esemplificativo: (1) I prodotti in tutto il loro ciclo di vita (dalla produzione, alla promozione e comunicazione, alla distribuzione, al consumo). (2) Il comportamento dei dipendenti e del management. (3) Incidenti nelle sedi e/o stabilimenti. (4) Fatti esterni quali ad esempio: notizie negative diffuse dai media, interventi di istituzioni o organismi di controllo, attacchi di associazioni e gruppi di pressione, legislazione avversa, atti di sabotaggio, eventi e calamità naturali. Rientrano nel campo di applicazione del Manuale tutte le legal entities di Gruppo Montenegro in Italia ed all’estero.

Il presente Vademecum rappresenta un estratto delle procedure contenute nel Manuale di crisi di Gruppo Montenegro. È importante conoscerne i contenuti poiché ognuno di noi può rilevare una criticità potenzialmente dannosa per la business continuity o per la reputazione dell’Azienda, ed è responsabilità di ciascuno segnalarlo internamente secondo le procedure successivamente descritte, in modo da permetterne la corretta valutazione e gestione. Nelle pagine successive si fa riferimento a situazioni di crisi e ad issue critiche, per le quali si intendono: CRISI ISSUE Una situazione critica Un problema interno o un evento avverso che procura o esterno all’Azienda effetti negativi sulla business che può evolversi in una crisi continuity o sulla reputazione nel breve o medio periodo. del brand e/o dell’Azienda. NOTA La gestione della crisi si integra con i piani operativi già utilizzati dall’Azienda per fronteggiare situazioni di emergenza ed assicurare la business continuity, come ad esempio situazioni di emergenza negli stabilimenti (incendi, infortuni, disaster recovery plan, ecc.), product recall o contaminazione di prodotto per la quale Gruppo Montenegro attua procedure specifiche.

PROCEDURE DI CRISI DI GRUPPO MONTENEGRO 2.1 COMPOSIZIONE DEL CRISIS CORE TEAM Al verificarsi di una Issue o di una Crisi viene immediatamente costituito il CRISIS CORE TEAM che ha il compito di gestire le crisi di qualsiasi natura e gravità. Il Crisis Core Team ha una composizione variabile a seconda della tipologia della crisi per coinvolgere le funzioni più adatte alla sua gestione. Il Crisis Core Team sarà quindi, di volta in volta, così formato: ,� MEMBRI PERMANENTI (CORE TEAM) sempre presenti, facenti parte della dirigenza aziendale � MEMBRI <ON CALL>, ovvero funzioni tecnico-manageriali interne e/o esterne, utili nella gestione di aspetti specifici della crisi e che variano a seconda della natura della issue/crisi (Amministrazione, Brand Managers, Logistica, Sicurezza, ecc.) 2.2 PROCEDURE DI ALERT Qualsiasi persona all’interno del gruppo può rilevare una issue potenzialmente dannosa per la business continuity o per la reputazione dell’Azienda ed è sua responsabilità segnalarlo internamente in maniera tempestiva via email o, se urgente, telefonicamente (con successiva informazione via email), seguendo le procedure illustrate di seguito. 6

2.2.1 PROCEDURE DI ALERT INTERNO GENERALE Il primo identificatore della issue/crisi deve segnalarla al proprio superiore o responsabile di funzione, il quale provvederà ad allertare il Segretario del Crisis Core Team e il Director HR & Corporate Communication. Issue / Crisi Primo identificatore della issue / crisi Segnalazione al proprio superiore oppure al Responsabile di funzione (qualita', produzione, sicurezza, marketing, finance, ecc.) Alert a: segretario del crisis core team + director hr & corporate communication “Responsabilita’: responsabile di funzione”

2.2.2 PROCEDURE DI ALERT INTERNO DA STABILIMENTI IN CASO DI EMERGENZA Nei casi specificati dai piani di emergenza, si attivano i team locali a seconda della natura dell’emergenza. I membri designati del Servizio di Prevenzione e Protezione devono sempre informare direttamente il Manufacturing Director in qualità di Dirigente Delegato per la Sicurezza negli Stabilimenti, mandando inoltre una mail per conoscenza anche al Crisis Core Team. Emergenza attivazione team locali a seconda della natura dell’emergenza gestione attraverso emergency plan Alert al responsabile dicurezza + invio e mail al CRISIS CORE TEAM [email protected] “Responsabilita’: servizio prevenzione e protezione”

2.2.3 PROCEDURE DI ALERT ESTERNO DA AGENZIA (ES. SOCIAL MEDIA) L’alert di una issue/crisi può arrivare anche da agenzie esterne che collaborano con l’Azienda, ad esempio dalle agenzie che gestiscono i social media dei vari brand. In questo caso l’agenzia fa una segnalazione al proprio referente in Azienda in modo che l’informazione arrivi fino al responsabile della funzione interessata, il quale provvederà ad allertare allertare il Segretario del Crisis Core Team e il Director HR & Corporate Communication. Issue / Crisi Primo identificatore della issue / crisi (AGENZIA) segnalazione al proprio riferimento in azienda (es. brand manager) e/o fino al responsabile della funzione interessata (es. marketing manager) Alert a: segretario del crisis core team + director hr & corporate communication “Responsabilita’: responsabile di funzione (es. MARKETING MANAGER)”

POLICY DI COMUNICAZIONE Per quanto riguarda COMUNICAZIONI DOVUTE VERSO ENTITA ' ESTERNE (quali autorità, enti sanitari, istituzioni, ecc.) in casi di emergenza o incidenti/infortuni, SI PROCEDERA ' COME PREVISTO DALLE PROCEDURE GIA ' ESISTENTI, E DUNQUE ATTRAVERSO LE PERSONE PREPOSTE a gestire questo tipo di relazioni in queste specifiche situazioni. Per quanto riguarda invece la COMUNICAZIONE CON I MEDIA in situazione di crisi, di qualunque natura, SOLO LE PERSONE IDENTIFICATE COME SPOKESPERSON (OVVERO PORTAVOCE) DELL ' AZIENDA POTRANNO PARLARE CON I GIORNALISTI. Nel caso in cui un giornalista dovesse contattarvi direttamente o richiedere vostre dichiarazioni, dovete astenervi da qualsiasi commento rispondendo “non sono nella posizione di rilasciare dichiarazioni a nome dell’azienda”. Se il giornalista chiede un contatto dell’azienda, rispondete di rivolgersi al centralino che provvederà a metterlo in contatto con l’ufficio preposto. Ad ogni modo informate il vostro superiore dell’accaduto, che a sua volta lo segnalerà internamente come da procedura. Per i centralini e le portinerie sono state redatte specifiche istruzioni per gestire telefonate, contatti o la presenza in loco di giornalisti, troupe televisive o altri soggetti che richiedano informazioni.

NOTE