เนื้อหา หน่วยที่ 3

113 รปู ท่ี 3.90 3) การแก้ไขอัตโนมัติ เราสามารถพิมพ์คาย่อ แล้วให้เป็นคาเต็ม หรือแก้ไขคาท่ีมักพิมพ์ผิดเป็นคาท่ีถูกต้อง หรือการพิมพ์ให้เป็นสัญลักษณ์ ในการสาธิตคร้ังน้ีจะเป็นการพิมพ์คาย่อ แล้วให้เป็นคาเต็มโดยพิมพ์คาย่อ วอศ.สท. ในช่องแทนท่ี และพิมพ์คาเต็ม วิทยาลัยอาชีวศึกษาสุโขทัย ในช่องด้วย แล้วคลกิ ปมุ่ จะแสดงคาย่อและคาเต็มทถ่ี กู เพม่ิ เขา้ มา ดงั รปู ที่ 3.91 รูปที่ 3.91

114 ถ้ามีการแก้ไขคาย่อหรือคาเต็ม หมายเหตุ : ถา้ ต้องการลบรายการที่เพิ่มเข้ามา ให้คลิกปุ่มหรือข้อความในรายการ และต้องการแทนท่ีรายการเดิม ให้คลกิ ปมุ่ รปู ที่ 3.92 4) คลกิ ปมุ่ หรือคลกิ ปุม่ เพอ่ื ออกจากกลอ่ งโต้ตอบแก้ไขอัตโนมตั ิ 5) ในการใช้งานการแก้ไขอัตโนมัติเพียงแต่พิมพ์คาหรือข้อความที่เคยพิมพ์ในช่องแทนที่จากตัวอยา่ งก็คือ คาวา่ วอศ.สท. เมอ่ื พมิ พ์เสรจ็ เรยี บร้อยแล้วก็จะเปลย่ี นเป็นคาวา่ วทิ ยาลัยอาชีวศกึ ษาสโุ ขทยัทันที 3.4.3 การตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ โปรแกรม Microsoft Word 2010 มีการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ ซ่ึงในการพิมพ์เอกสารแล้วเกิดมีคาท่ีขีดเส้นใต้สีแดงข้ึนแสดงให้เห็นว่าคา ๆ นั้นโปรแกรม Microsoft Office Word ได้ใช้พจนานุกรมตรวจสอบแล้วว่าเป็นคาผิดแต่ความจริงแล้วคา ๆ นั้นมิได้หมายความวา่ จะเป็นคาผิดเสมอไปขึ้นอยู่กับว่าคา ๆ นั้นพจนานุกรมรู้จักหรือไม่และประโยคใดที่ขีดเส้นใต้สีเขียวหมายความว่ามีปัญหาเกิดขึ้นกับการจัดช่องไฟของข้อความในย่อหน้าน้ัน ซ่ึงมีวิธีการใช้งานการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ดังนี้

1151) เปดิ เอกสารที่ต้องการตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ รูปที่ 3.93 2) คลกิ แทบ็ ตรวจทาน แลว้ คลิกท่ี การสะกดและไวยากรณ์ หรือกดแป้น F7 คลิกแท็บตรวจทานคลกิ ทกี่ ารสะกดและไวยากรณ์ รูปที่ 3.94 3) จะปรากฏกลอ่ งโตต้ อบการสะกดและไวยากรณ์ รปู ที่ 3.95

116 4) โปรแกรมจะตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ จากตัวอย่างโปรแกรมจะตรวจสอบว่ามีคาว่า Microstf เป็นคาผิด ซ่ึงโปรแกรมมีข้อเสนอแนะว่าคาที่ถูกต้องก็คือ Microsoft ถ้าต้องการแก้ไขให้ถูกต้องตามข้อเสนอแนะ ให้คลิกปุ่ม กรณี ต้ อ งกา รแก้ ไขที ละ หนึ่ งค า ห รือ ให้ ค ลิ ก ปุ่ ม กรณีต้องการแก้ไขทุกคา หรือต้องการแกไ้ ขอัตโนมัติ ให้คลกิ ป่มุ เม่ือตรวจสอบการสะกดและไวยากรณเ์ สร็จสมบรู ณ์แล้ว จะปรากฏกล่องโต้ตอบ ดังรปู ที่ 3.96 5) คลกิ ปุ่ม รปู ท่ี 3.96 คาผิดจะไดร้ บั การแก้ไข ดงั รูปที่ 3.97 รูปที่ 3.97 หมายเหตุ : เราสามารถตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ โดยการคลิกขวาท่คี าที่มีเส้นใต้ ถ้าเป็นคาที่มีเส้นใต้สีแดง จะเกิดเมนูลัดคาที่ถูกต้องหรือคาที่ใกล้เคียงให้เลือกหลังจากคลิกเลือกคาในเมนูลัดกจ็ ะไปแกไ้ ขคาท่ีมเี สน้ ใต้น้ัน

117เมนลู ดั สาหรบั เลอื กคาที่ตอ้ งการแก้ไขชีท้ ่คี าที่มเี ส้นใต้สีแดง คลกิ ขวาคลิกเลือกคาทตี่ ้องการแกไ้ ข คาทถี่ ูกแก้ไขรูปที่ 3.98

118 กรณีเป็นข้อความท่ีมีเส้นใต้สีเขียวอาจเกิดจากการจัดช่องไฟไม่ถูกต้องหรือห่างเกินไป ให้คลิกขวาท่ีข้อความท่ีมีเส้นใต้สีเขียว จะเกิดเมนูลัดพร้อมข้อความที่มีการจัดช่องไฟที่ถูกต้อง หรือไม่ห่างเกินไปให้คลกิ เลือกขอ้ ความนั้น ก็จะไปแกไ้ ขขอ้ ความที่มีเส้นใตส้ ีเขยี วนั้น ชที้ ข่ี อ้ ความท่ีมีเส้นใต้สีเขียว คลกิ ขวา เมนลู ดั สาหรับจดั ช่องไฟ คลิกเลือกข้อความท่ีต้องการจัด ช่องไฟ ขอ้ ความท่ีถกู แก้ไขชอ่ งไฟ รปู ท่ี 3.99

119 สรุป การต้ังค่าหน้ากระดาษ สามารถต้ังค่าหน้ากระดาษได้ 2 วธิ ี คือ 1) วิธีตงั้ ค่าหน้ากระดาษแบบกาหนดเอง กลอ่ งโตต้ อบ ต้งั คา่ หนา้ กระดาษ จะประกอบด้วย 3 แท็บ ดงั นี้ 1.1) แท็บระยะขอบ (Margins) 1.2) แท็บกระดาษ (Paper) 1.3) แทบ็ เคา้ โครง (Layout) 2) วิธตี ้ังคา่ หนา้ กระดาษแบบอัตโนมัตมิ วี ธิ ตี ัง้ ค่าหน้ากระดาษ แต่ละส่วนดังนี้ 2.1) การกาหนดระยะขอบ 2.2) การกาหนดการวางแนวกระดาษ 2.3) การกาหนดขนาดกระดาษ การจดั รปู แบบเอกสาร ควรศึกษาการเลือกตวั อักษร คา ข้อความ หรือเอกสารก่อนแล้วจึงศึกษาวธิ ีการจดั รูปแบบเอกสาร เพราะการจดั รูปแบบเอกสารจาเปน็ ต้องเลือกตัวอักษร คา ข้อความ หรือเอกสารท่ีต้องการกาหนดรปู แบบใหถ้ กู ต้อง การกาหนดรูปแบบอกั ษร เช่น การกาหนดแบบอักษร ลักษณะแบบอกั ษร ขนาดตัวอักษร สีแบบอักษรลักษณะเส้นใต้ ลักษณะพิเศษ การจัดย่อหน้า การใช้แท็บ การทาอักษรข้ึนต้นขนาดใหญ่ การพิมพ์หัวข้อการใช้ลกั ษณะการใชเ้ สน้ ขอบและแรเงา ซึง่ มวี ิธกี ารกาหนด 3 วธิ ี ดงั นี้ 1) การกาหนดรูปแบบอกั ษรโดยใช้ Ribbon 2) การกาหนดรปู แบบอักษรโดยใช้กลอ่ งโต้ตอบ 3) การกาหนดรปู แบบอกั ษรโดยใชแ้ ปน้ ลดั การต้ังแทบ็ สามารถตั้งแทบ็ ได้ 2 วิธี คือ 1) การต้งั แท็บโดยการคลกิ เมาส์บนไม้บรรทัด 2) การต้ังแท็บโดยใช้ Ribbon ยอ่ หนา้ ของแทบ็ หนา้ แรกหรอื แท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ การแบ่งคอลัมน์ เช่น ทาแผ่นพับ หนังสือพิมพ์ หรือนิตยสาร สามารถทาการแบ่งคอลัมน์ โดยพิมพ์เอกสารกอ่ นแบง่ คอลมั น์ หรอื แบง่ คอลัมน์กอ่ นพมิ พเ์ อกสารก็ได้ การทาตัวอักษรข้นึ ต้นขนาดใหญ่เพื่อให้สะดุดตาและดึงดูดความสนใจ มีรูปแบบการกาหนดตัวอักษรขึ้นตน้ ขนาดใหญ่ 2 รูปแบบใหเ้ ลอื ก คอื หลน่ กับในระยะขอบ การแก้ไขเอกสาร ไดแ้ ก่ การค้นหาและแทนท่ี การแก้ไขอตั โนมัติ การใช้แมโคร การตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ เปน็ ตน้ โปรแกรม Microsoft Word 2010 มคี วามสามารถในการแก้ไขเอกสารไดถ้ กู ต้องรวดเรว็