บทที่ 1 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับโปรแกรมประมวลผลคำ

บทที่ ความร้พู ืน้ ฐานเกยี่ วกับโปรแกรมประมวลผลคา แนวคิด การศึกษาความหมายของโปรแกรมประมวลผลคา ประวัติของโปรแกรมประมวลผลคาคณุ ลักษณะของโปรแกรมประมวลผลคาท่ีดี ความสาคญั ของโปรแกรมประมวลผลคา และประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคา นับว่าเป็นพ้ืนฐานที่สาคัญของการเรยี นรู้โปรแกรมประมวลผลคาที่ดีในอนาคต สาระการเรยี นรู้ 1. ความหมายของโปรแกรมประมวลผลคา 2. ประวตั ิของโปรแกรมประมวลผลคา 3. คณุ ลกั ษณะของโปรแกรมประมวลผลคาทีด่ ี 4. ความสาคัญของโปรแกรมประมวลผลคา 5. ประโยชนข์ องโปรแกรมประมวลผลคา จดุ ประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. บอกความหมายของโปรแกรมประมวลผลคา 2. บอกประวตั ิของโปรแกรมประมวลผลคา 3. อธบิ ายคุณลกั ษณะของโปรแกรมประมวลผลคาท่ีดี 4. จาแนกคุณลักษณะของโปรแกรมประมวลผลคาท่ีดี 5. อธิบายความสาคัญของโปรแกรมประมวลผลคา 6. อธิบายประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคา เนื้อหาสาระ พ้ืนฐานที่สาคัญของการเรียนรู้โปรแกรมประมวลผลคา อันดับเริ่มแรกควรศึกษาความหมายของโปรแกรมประมวลผลคา เพื่อจะได้เข้าใจคุณลักษณะ ความสาคัญ และประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคา

2 ความรู้พ้ืนฐานเกย่ี วกับโปรแกรมประมวลผลคา Microsoft Word 20101. ความหมายของโปรแกรมประมวลผลคา การประมวลผลคา (Word Processing) เป็นการนาหลายๆ คามาเรยี งกันให้อยู่ในรปู แบบที่กาหนด ซ่ึงเราสามารถกาหนดไดว้ ่าจะให้มีก่ตี ัวอกั ษรต่อหนงึ่ บรรทัด หรือหน้าละกบ่ี รรทดั ก้ันระยะหนา้ หลังเทา่ ไร และสามารถแกไ้ ขเพม่ิ เตมิ ได้อยา่ งสะดวกจนกว่าจะพอใจแล้วจึงสั่งพิมพ์เอกสารนัน้ ๆออกมากี่ชุดก็ได้ ซงึ่ เอกสารที่ได้จะเหมือนกันทุกประการ โปรแกรมหรือชุดคาสั่งทที่ าให้เราสามารถทางานกบั เอกสารและสัง่ งานตา่ งๆ น้ไี ด้ มีชื่อเรียกว่า โปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์ (Word ProcessorProgram) โปรแกรมประมวลผลคา เป็นโปรแกรมท่ชี ่วยสร้างเอกสารประเภทต่างๆ ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว อาทเิ ช่น จดหมาย บันทกึ ข้อความ ใบปะหนา้ โทรสาร แบบฟอรม์ ตา่ งๆ เปน็ ต้น โดยเก็บในส่ืออิเลก็ ทรอนกิ ส์แทนกระดาษ ผูใ้ ช้สามารถเพ่มิ เติมหรือแก้ไขข้อมูลที่จัดเกบ็ ได้ โดยท่ีไมต่ ้องพิมพ์ใหมท่ ัง้ หมด2. ววิ ัฒนาการของโปรแกรมประมวลผลคา โปรแกรมประมวลผลคายุคแรกๆ ใช้โปรแกรมของต่างประเทศ เช่น โปรแกรม WORDSTARของบริษัทไมโครโปร จากัด ซ่ึงสามารถพิมพ์ข้อความได้เฉพาะภาษาอังกฤษเท่าน้ัน จึงทาให้ไม่ได้รับความนิยมจากผู้ใชช้ าวไทยนัก ต่อมาในปี พ.ศ. 2529 นายแพทย์ชุษณะ มะกรสาร ได้พัฒนาโปรแกรมประมวลผลคาที่มีช่ือวา่ “ราชวถิ ี” ซึ่งโปรแกรมน้ีเขียนขน้ึ ด้วยภาษา Assembly ทง้ั หมด การใช้งานเหมือนกับโปรแกรม WORDSTAR แต่สามารถพิมพ์ข้อความภาษาไทยได้ และมีการปรับปรุงพัฒนามาเรอื่ ยๆ จึงทาให้ได้รับความนิยมจากผู้ใช้งานอย่างสูงสุดในเวลาต่อมา ในปี พ.ศ. 2532 สถาบันบริการคอมพิวเตอร์ และภาควิชาวิศวกรรมคอมพิวเตอร์ คณะวิศวกรรมศาสตร์ จฬุ าลงกรณ์มหาวิทยาลัย ได้รว่ มมือกันพัฒนาโปรแกรมประมวลผลคาภาษาไทยและอังกฤษ โดยออกแบบให้ง่ายต่อการใช้งานและมีความสามารถในการทางานเชน่ เดียวกับโปรแกรมประมวลผลคาอ่ืนๆ โดยตั้งชื่อวา่ \"ซียูไรดเ์ ตอร์(CU Writer)\" มลี ักษณะการทางานเหมือน WORDSTAR และประกาศให้ใชเ้ ปน็ โปรแกรมสาธารณะ(Public Domain) โปรแกรมประมวลผลคาในปจั จุบนั จะใช้ชดุ ซอฟต์แวร์ ซง่ึ เปน็ โปรแกรมสาเร็จ(Package) ชดุ ซอฟต์แวร์นี้บางทเี รยี กวา่ “โปรแกรมชดุ สานักงาน (Office Program)” โดยบรษิ ัทไมโครซอฟต์คอร์เปอร์เรชัน จากดั (Microsoft Corporation) ได้ผลิตโปรแกรมชุดไมโครซอฟต์ออฟฟิศ(Microsoft Office) ออกสตู่ ลาดครงั้ แรกมชี ่ือว่า “ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ ร่นุ 4.3” ซึ่ งประกอบดว้ ย เวิร์ด(WORD) เป็นโปรแกรมประมวลผลคา (Word Processing Software) เอกซ์เซล (Excel) เป็นโปรแกรมตารางทาการ แอ็กเซส (Acess) เปน็ โปรแกรมดา้ นฐานข้อมลู (Database Software) พาวเวอรพ์ อยต์(PowerPoint) เป็นโปรแกรมนาเสนอภาพกราฟกิ (Presentation Software) ซง่ึ ได้มีการพัฒนามาเรื่อยๆ

ความรพู้ ื้นฐานเก่ียวกับโปรแกรมประมวลผลคา 3 Microsoft Word 2010ไมโครซอฟต์เวิร์ด 2.0 และ 6.0 เปน็ โปรแกรมท่ที างานบนระบบปฏบิ ัตกิ ารวินโดวส์ 3.1 และพัฒนาปรับปรุงเปน็ โปรแกรมไมโครซอฟต์เวริ ์ด 7.0 หรอื ไมโครซอฟออฟฟศิ 95 ต่อมาเปลย่ี นเป็นไมโครซอฟออฟฟศิ 97 เป็นไมโครซอฟออฟฟิศ 2000 เป็นไมโครซอฟออฟฟิศ 2002 หรือโมโครซอฟต์ออฟฟิศเอกซ์พี ซึ่งจะทางานบนระบบปฏบิ ัตกิ ารวินโดวส์ (Windows) ของบรษิ ทั ไมโครซอฟต์และเปน็ ซอฟต์แวรท์ ่มี ลี ิขสิทธ์ิ (License) และพฒั นาปรับปรงุ เป็นไมโครซอฟออฟฟศิ 2007 ปัจจบุ นั ได้พฒั นาปรบั ปรุงเป็นไมโครซอฟออฟฟิศ 20103. คุณลักษณะของโปรแกรมประมวลผลคาที่ดี โปรแกรมประมวลผลคาท่ีดี ควรมีคณุ ลกั ษณะดังต่อไปนี้ 1. มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help) โปรแกรมประมวลผลคาทด่ี ี ควรจะมีระบบขอความช่วยเหลือท่ีจะคอยช่วยให้คาแนะนาช่วยเหลือให้ผู้ใช้สามารถทางานได้อย่างสะดวกและรวดเร็วเช่น หากเกิดปญั หากับการใช้งาน หรือสงสัยเกย่ี วกับวธิ ีการใช้งาน แทนทีจ่ ะต้องเปิดหาในหนงั สือคูม่ อื การใชง้ านของโปรแกรม กส็ ามารถขอความชว่ ยเหลือจากโปรแกรมได้ทันที 2. มรี ะบบอัตโนมัติ โปรแกรมประมวลผลคาที่ดี ควรจะมรี ะบบอัตโนมัติทจ่ี ะช่วยให้ผู้ใช้สามารถทางานกบั เอกสารได้อยา่ งสะดวกสบายมากขนึ้ เช่น การตรวจสอบคาผิดอตั โนมัติ (Spell)การจัดรปู แบบอัตโนมัติ (Auto Format) การแกไ้ ขอัตโนมัติ (Auto Correct) มีระบบใสข่ ้อความอตั โนมตั ิ ตรวจสอบการสะกดคาผิดไดท้ ั้งภาษาไทยและอังกฤษ เป็นตน้ 3. การใชข้ อ้ มลู รว่ มกันกับโปรแกรมอ่ืนๆ ได้ โปรแกรมประมวลผลคาทด่ี ี ควรจะมีความสามารถในการนางานทีส่ รา้ งดว้ ยโปรแกรมอื่นๆ มาใชง้ านร่วมกบั โปรแกรมได้ เช่น การแทรกภาพอักษรศิลป์ สัญลักษณ์ ผงั องค์กร กราฟ เป็นตน้ นอกจากนี้ควรมีความสามารถในการดึงเอกสารจากโปรแกรม Word Processing อ่นื ๆ มาใช้งานในโปรแกรมได้ 4. เรียนร้กู ารใช้งานไดง้ า่ ย โปรแกรมประมวลผลคาที่ดี ไมค่ วรใชเ้ วลานานเกนิ ไปสาหรบัการเรยี นรู้โปรแกรม ควรมบี ทเรยี นช่วยสอนหรือสาธิต (Demo) เกีย่ วกบั ข้ันตอนต่างๆ ในการใช้งานของโปรแกรม เพอื่ ให้สามารถเรียนรู้การใชง้ านโปรแกรมไดอ้ ยา่ งรวดเรว็ 5. มรี ะบบการคน้ หา และแทนทีค่ า โปรแกรมประมวลผลคาท่ดี ี ควรจะระบบการคน้ หา และการแทนทีค่ า เพื่อให้ผใู้ ชส้ ามารถทจ่ี ะทาการคน้ หาคาเพื่อการแกไ้ ข หรอื ทาการแทนท่ไี ด้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขน้ึ 6. จัดรูปแบบเอกสารได้สะดวก โปรแกรมประมวลผลคาท่ีดี ควรจะมีเคร่ืองมือที่ช่วยให้การจดั รปู แบบของเอกสารไดส้ ะดวกและรวดเร็ว ซ่ึงควรจะมีความสามารถท่ีจะจัดรูปแบบได้รวดเรว็มขี น้ั ตอนในการจดั รปู แบบท่ีไม่ยงุ่ ยาก

4 ความรูพ้ ื้นฐานเกีย่ วกับโปรแกรมประมวลผลคา Microsoft Word 2010 7. กาหนดรูปแบบตวั อกั ษรได้หลายแบบ หลายขนาด โปรแกรมประมวลผลคาที่ดี ควรจะมคี ณุ สมบตั ิในการเปลีย่ นแปลงและกาหนดรปู แบบของตัวอกั ษร และขนาดของตัวอกั ษรได้หลายรปู แบบ รวมทัง้ ตัวอักษรพเิ ศษต่างๆ ทีไ่ มม่ ีบนแป้นพมิ พด์ ว้ ย4. ความสาคญั ของโปรแกรมประมวลผลคา ปัจจุบันสานักงานท้ังภาครัฐและเอกชน ได้มีการนาโปรแกรมประมวลผลคามาใช้ในการพิมพ์เอกสารและรายงานต่างๆ แทนเคร่ืองพิมพ์ดีดมากข้ึน ทั้งนี้เนื่องจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการพัฒนาความสามารถของตัวประมวลผลหรือโพเซสเซอร์(Processor) และประสทิ ธิภาพการเกบ็ ข้อมูลของหน่วยเก็บข้อมลู สารองต่างๆ เช่น ฮาร์ดดิสก์ (HardDisk) หรือแฟลซไดร์ฟ (Flash Drive) ที่มีความจุสูงขึ้น รวมถึงการผลิตเครอ่ื งพิมพ์ (Printer) ความเร็วสงู ประกอบกับราคาเคร่ืองคอมพิวเตอร์มีราคาถูกลงแตม่ ีประสทิ ธิภาพสูงขึ้น ทาให้สานักงานต่างๆหันมาใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการประมวลผลข้อมูล ซึ่งสามารถจัดทาเอกสาร บทความ รายงานได้อย่างรวดเร็ว โดยสามารถจัดข้อความและเลือกแบบอกั ษร แก้ไข เพมิ่ เติม ปรบั ปรงุ แทรกขอ้ ความรวมข้อความหรือเอกสาร จัดขอบกระดาษและตรวจดูเอกสารก่อนที่จะพิมพ์เอกสารจริงออกมานอกจากนี้ยังสามารถบันทึกเอกสารต่างๆ ตลอดจนเรียกใช้งานแฟ้มขอ้ มูลที่ได้เก็บบันทึกไว้ข้ึนมาใชง้ านในภายหลงั ได้5. ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคา 1. การจดั เกบ็ เอกสาร การจัดเกบ็ เอกสารที่พมิ พ์ขึ้นด้วยกระดาษนนั้ อาจจะสูญหายหรือฉกี ขาดไดง้ า่ ย แต่การจัดเก็บเอกสารในรูปของไฟลข์ ้อมลู คอมพิวเตอร์น้ัน ข้อมูลต่างๆ จะอยคู่ รบถ้วนตราบเทา่ ทส่ี ื่อทใ่ี ชใ้ นการเกบ็ บนั ทึกขอ้ มลู เช่น ดิสกเ์ ก็ต ฮาร์ดดสิ ก์ แผน่ ซดี ี ฯลฯ อยู่ในสภาพท่ีดีและสมบูรณ์ 2. การคน้ หาและการเรียกใช้ขอ้ มลู โปรแกรมประมวลผลคาจะมีความสามารถในการค้นหาข้อความหรือคาที่เราต้องการไดอ้ ยา่ งรวดเร็ว และยังสามารถค้นหาข้อความหรอื คาแล้วแทนท่ดี ้วยข้อความหรือคาใหม่ได้โดยอัตโนมัติ ตลอดจนการเรยี กใชแ้ ฟ้มข้อมูลกท็ าได้โดยงา่ ยและสะดวกเพยี งแต่ทราบช่ือไฟล์ และตาแหนง่ ทีจ่ ัดเกบ็ ก็สามารถเรียกใชไ้ ฟลไ์ ดโ้ ดยสะดวกรวดเรว็ ไม่ยุง่ ยากเหมือนกบั การค้นหา และเรียกใชเ้ อกสารธรรมดา 3. การทาสาเนา การทาสาเนาเอกสารด้วยเครื่องพมิ พ์ดดี จะต้องใชก้ ระดาษคารบ์ อน และสามารถทาสาเนาได้เพียงครงั้ ละ 3-4 แผน่ เทา่ นั้น ในขณะท่กี ารทาสาเนาด้วยเครื่องคอมพวิ เตอร์สามารถทาได้อยา่ งไม่จากัดและทกุ สาเนามีความชัดเจนเท่าเทียมกนั

ความรพู้ ื้นฐานเกี่ยวกบั โปรแกรมประมวลผลคา 5 Microsoft Word 2010 4. การเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสาร การพิมพ์เอกสารด้วยเคร่ืองพมิ พด์ ีด มักจะมีการพิมพผ์ ิดอยู่เสมอๆ ทาให้เสยี เวลาในการแก้ไขเอกสาร ซ่งึ เปน็ เร่อื งที่ค่อนขา้ งยุ่งยาก นอกจากน้ีเอกสารท่พี ิมพ์ดว้ ยเคร่ืองพมิ พด์ ีดกไ็ ม่สวยงามเทา่ ท่คี วร และจะปรากฏร่องรอยของการแก้ไขขูดลบ แต่ถา้ ใช้เคร่ืองคอมพิวเตอรใ์ นการพิมพ์เอกสาร ปัญหาต่างๆ เหล่านจ้ี ะหมดไป ซ่ึงช่วยใหป้ ระหยดั เวลาและค่าใชจ้ ่าย 5. การจดั รูปแบบเอกสาร โปรแกรมประมวลผลคามคี วามสามารถในการจดั ทารูปแบบเอกสารได้อยา่ งดีและมปี ระสิทธิภาพ เช่น การก้นั ระยะหน้าและหลัง การใสข่ อ้ ความหัวกระดาษและท้ายกระดาษ การจดั เอกสารหลายคอลัมน์ การจัดรปู แบบอัตโนมัติ ช่วยให้เกดิ ความสะดวกในการทางานเหนือกว่าการทางานแบบเอกสารธรรมดาสรปุ ทา้ ยบท โปรแกรมประมวลผลคา หรือทนี่ ยิ มเรียกว่า โปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์ (Word ProcessorProgram) เป็นโปรแกรมทชี่ ่วยสร้างเอกสารประเภทต่างๆ ได้อยา่ งสะดวกและรวดเร็ว อาทิเชน่ จดหมายบนั ทึกข้อความ ใบปะหนา้ โทรสาร แบบฟอร์มต่างๆ เป็นต้น โดยเกบ็ ในสื่ออิเล็กทรอนกิ ส์แทนกระดาษผ้ใู ชส้ ามารถเพ่มิ เติมหรือแกไ้ ขข้อมูลทีจ่ ดั เก็บได้ โดยท่ไี ม่ตอ้ งพมิ พ์ใหมท่ ้ังหมด โปรแกรมประมวลผลคา ยังมรี ะบบท่คี อยช่วยเหลือแนะนาในการใช้งานใหส้ ามารถใชง้ านได้สะดวก มีการตรวจสอบการสะกดคาผิดได้ทั้งภาษาไทยและอังกฤษ สามารถใช้งานร่วมกับโปรแกรมอน่ื ได้ มีการจัดรูปแบบเอกสาร และสามารถจัดรูปแบบอัตโนมัติ ชว่ ยให้เกิดความสะดวกในการทางานมากยิ่งขนึ้ นอกจากนี้โปรแกรมประมวลผลคา เขา้ มามีบทบาทในดา้ นการจัดการกบั เอกสารตา่ งๆ ไม่วา่จะเป็น บทความ รายงาน จดหมาย โดยสามารถจัดข้อความและเลือกแบบอักษร แก้ไข เพมิ่ เตมิ ปรับปรุงแทรกข้อความ รวมข้อความหรือเอกสาร จดั ขอบกระดาษและตรวจดูเอกสารกอ่ นที่จะพมิ พเ์ อกสารจริงออกมา อีกทง้ั ยงั สามารถบนั ทกึ เอกสารตา่ งๆ ตลอดจนเรียกใช้งานแฟม้ ข้อมูลท่ไี ด้เกบ็ บันทกึ ไว้ขน้ึ มาใช้งานในภายหลังได้อย่างรวดเร็ว ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคา สามารถจัดเก็บเอกสารในรปู ของไฟล์ข้อมลู การค้นหาและเรยี กใช้ขอ้ มูล การทาสาเนา การเปล่ียนแปลงแกไ้ ขเอกสาร ตลอดจนการจัดรปู แบบเอกสารสามารถทาไดส้ ะดวกช่วยประหยัดเวลาและคา่ ใช้จ่ายได้