2.2 กรณีทียงั ไม่ได้มีการทาํ ใบแจ้งหนี (A/R Invoice) บนระบบ SAP B1 สามารถทําได้ด้วยการ Copy มาจากใบ ส่งสินค้า (Deliveries) โดยการเปิดใบคืนสินค้า ทาํ การระบลุ ูกค้า และเลือก Copy From จากใบ Deliveries 2.ระบรุ หสั ลกู ค้าที 1.เลือกชดุ เอกสาร และ 4.เลือกเลขที ทําการคืนสินค้า ระบุเลขทีเอกสาร เอกสารทีต้องการ 3.คลกิ ทีป่มุ Copy From 5.คลกิ Choose เลือก Deliveries เพือเลือก จากนนั ปรากฎหน้าจอดงั ภาพประกอบ กดป่มุ Finish เพือทาํ การคดั ลอกข้อมลู - รายละเอยี ดสว่ นของ Exchange Rate มคี วามหมายดงั นี i. Use Row Exchange Rate from Base Document : ใช้อตั ราแลกเปลียนเทา่ กบั เอกสารทีเลือกมา ตามแตล่ ะบรรทดั ii. Use Doc and Row Exchange Rate from Base Doc ใช้อตั ราแลกเปลียนเทา่ กบั เอกสารทีเลือก มา iii. Use Current Exchange Rate from the Exchange Rate Table : ใช้อตั ราแลกเปลียนปัจจบุ นั ซงึ โดยปกติ การบนั ทกึ รายการมกั เลือกตามอตั ราแลกเปลียนปัจจบุ นั Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 6 (3.10)
- รายละเอยี ดสว่ นของการเลือกข้อมลู ทีจะนํามาบนั ทกึ ในเอกสาร มีดงั นี iv. Draw all Data (Freight and Withholding Tax) : เลอื กทกุ บรรทดั จากเอกสารทีเลือกไว้ v. Customize: ให้ระบบแสดงแต่ละบรรทดั ของแต่ละเอกสาร เพือให้เลือกบางบรรทดั มาเป็นเอกสาร ใหมท่ จี ะบนั ทกึ หมายเหตุ : การเลือกข้อมลู ขนึ อยคู่ วามต้องการในแต่ละครัง หลงั จากทาํ การคดั ลอกข้อมลู จากใบส่งสนิ ค้า ให้ทําการตรวจสอบรายชือสินค้าทรี ับคืนมาจากลูกค้า วา่ มรี ายการ ใดบ้าง และจํานวนเทา่ ไร ระบจุ ํานวนสินค้าทีทําการรับ คืนจากลูกค้า หรือลบรายการ สนิ ค้าทีไมเ่ กยี วข้องออก 3. กรณีสินค้ากรณีสินค้าทีรับคืนมีการควบคมุ ด้วย Batch ให้ทําการสร้าง Batch ของสนิ ค้าคืนโดยคลกิ ขวาทีชอ่ ง Quantity เลือก Batch/Serial Numbers ดงั ภาพประกอบ 1.คลิกขวาทีช่อง Quantity ของสนิ ค้า 2.เลอื ก Batch/Serial Numbers Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 7 (3.10)
3.1 กรณีทตี ้องการสร้าง Batch ใหม่ ให้กบั สนิ ค้าทรี ับคืนเข้ามา คลกิ ทีป่มุ Create หลงั จากกดป่ มุ Create ปรากฏหน้าจอสําหรับสร้าง Batch ดงั ภาพประกอบ 1.ระบขุ ้อมลู ของ Batch 2.คลกิ Update เพือบนั ทกึ Fields Description Batch รหสั Batch Qty จาํ นวนสินค้า Detail รายละเอียด Batch 3.2 กรณีทตี ้องการเลือกจาก Batch ทีมอี ยู่แล้ว หากมี Batch อยู่แล้วให้เลือก Batch ทางฝังซ้ายมือ (Available Batches) เลือก Batch ทตี ้องการรับคือโดยคลิก ทรี หสั Batch จากนนั ระบุจํานวนในชอ่ ง Selected Qty กดป่ มุ ลกู ศร > หลงั จากเลือกครบตามจํานวนทีรับคืนกดป่ มุ Update Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 8 (3.10)
1.เลือก Batch ที 2.ระบจุ ํานวนที 3.คลกิ ป่มุ > ต้องการรับ รับคืนใส่ Batch 4.คลกิ Update เพือบนั ทกึ 4. ทําการบนั ทกึ เข้าระบบ สามารถทําได้ 2 วิธี ได้แก่ 4.1 บนั ทกึ เข้าระบบทนั ที เมือตรวจสอบข้อมลู หรือแก้ไขข้อมลู ถกู ต้องแล้ว กดป่ มุ Add เพือบนั ทกึ ใบรับคืนสินค้าจากลูกค้า (Return) 4.2 บนั ทกึ ไว้เป็นแบบร่าง (Draft) ให้ทําการคลกิ ขวาบนพืนทีวา่ งของใบรับคืนสินค้าจากลกู ค้า (Return) แล้วเลือก Save as Draft 1.คลกิ ขวาตรง 2.เลือก พืนทีวา่ งในหน้าจอ “Save as Draft” ใบรบั คืนสนิ ค้า (Return) ระบบจะทําการปิดหน้าใบรับคืนสนิ ค้าจากลกู ค้า (Return) ทไี ด้ทําการบนั ทึกไว้เป็นแบบร่าง หมายเหตุ : สามารถอา่ นวิธีค้นหาเอกสารทีได้ทําแบบร่างเอาไว้ ได้ทีคมู่ ือบทขนั ตอนการค้นหาเอกสารร่าง (Document Drafts Report) Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 9 (3.10)
3.11 ขันตอนการสร้างใบสังผลติ /ใบสังซือเมือสินค้าไม่เพียงพอต่อการขาย (Production Order/Purchase Order) Modules Sale – A/R Menu Path Sales – A/R > Sale Order วตั ถปุ ระสงค์ ใช้สําหรบั การทํา Special Order ทีต้องการระบใุ ห้ทําการผลติ หรือซือวตั ถดุ บิ มาให้เฉพาะ SO 1. เจ้าหน้าทีแผนกขายรบั เอกสารใบสงั ขาย (SO) ทีผา่ นการอนมุ ตั กิ ลบั มาบนั ทกึ เอกสารเข้าส่รู ะบบ หมายเหตุ : จะสร้างเอกสารใบสงั ผลิตหรือใบสงั ซือได้ก็ตอ่ เมือคลิกเลือก “Procurement” ที Logistics Tab ของหนา้ ใบสงั ขาย(SO) เท่านนั ดงั ภาพประกอบ ตกิ ถกู ทีชอ่ ง Procurement Document ของ ใบสงั ขาย (SO) 2. กดป่มุ Add ในหน้าใบสงั ขายทีได้รับการอนมุ ตั ิแล้ว เพือบนั ทกึ รายการ Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 1 (3.11)
3. จะปรากฏหน้าจอแสดงต้นทางเอกสาร นนั คือเอกสารใบสงั ขาย (SO) ดงั ภาพประกอบ กดเลือกเอกสารทีจะ นําไปสร้างใบสงั ผลิตหรือใบสงั ซอื โดยกดทีช่อง # ของรายการเอกสารทีเลือก จากนนั กดป่มุ Next 1.คลกิ เลือกเอกสารต้นทาง 2.คลิก Next 4. จะปรากฏหน้าจอรายละเอียดเอกสารทีเลือกมาจากข้อที 3 จากนนั กดป่มุ Next ดงั ภาพประกอบ ตรวจสอบรายละเอยี ด เอกสารต้นทางทีเลือก คลิก Next Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 2 (3.11)
5. จะปรากฏหน้าจอให้เลอื ก Target Document คอื เอกสารปลายทางทีต้องการให้ระบบสร้างให้อตั โนมตั ิ เลือกประเภทของ เอกสารปลายทาง ข้อมลู สําคญั ทีต้องระบเุ พิมในหน้าจอมีดงั ตอ่ ไปนี Target Document : เลือกประเภทของเอกสารปลายทาง ได้แก่ - Purchase Order : ใบสงั ซอื ต้องระบุ คลิกป่ มุ เพอื เลือกรหสั ผ้ขู าย Vendor : รหสั ผ้ขู ายสนิ ค้า ชือผ้ขู ายสนิ ค้า Name : ใบขอเสนอราคาซือ ใบขอซือสินค้า ต้องระบุ - Purchase Quotation : - Purchase Request : Requester : ผ้ขู อซอื Name : ชือผ้ขู อซอื Required Date : วันทีต้องการสนิ ค้า Valid Until : วันสินสดุ การขอซอื - Production Order : ใบสงั ผลติ Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 3 (3.11)
Target Doc. Series : เลือกรูปแบบการสร้างเลขทีเอกสาร (ชดุ เอกสาร) กรณีเอกสารมีมากกว่า 1 รูปแบบ : วนั ทีจดั สง่ สินค้า Delivery Date เมือระบุข้อมลู ข้างต้นเรียบร้อยแล้ว ให้กดป่มุ Next 6. จะปรากฏหน้าจอ Consolidations ดงั ภาพประกอบ ข้อมลู สาํ คญั ทีต้องระบุคือ If an Error Occurs : หากการสร้างเอกสารมีข้อผดิ พลาดจะให้ระบบทาํ อะไร ในทีนมี ี 2 ตวั เลือกนนั คือ - Skip to Next Vendor : สร้างเอกสารใบถดั ไป - Stop Execution : หยดุ การสร้างเอกสาร เมือระบุข้อมลู ข้างต้นเรียบร้อยแล้ว ให้กดป่มุ Next 7. ระบบจะ Preview ตวั อยา่ งเอกสารใบสงั ผลิต/ใบสงั ซือทรี ะบบสร้างขึน ดงั ภาพประกอบ เมือตรวจสอบข้อมลู ข้างต้นเรียบร้อยแล้ว ให้กดป่มุ Next Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 4 (3.11)
8. ระบบจะแสดงหน้าจอ Summary ผลการสร้างเอกสารใบสงั ผลติ หรือใบสงั ซือ ดงั ภาพประกอบ ถ้าต้องการเข้าไปดเู อกสารใบสงั ผลติ /ใบสงั ซอื ทีสร้างได้ให้เลอื กทีลกู ศรสีเหลือง หากไม่ต้องการกดป่ ุม Close เป็นการสินสดุ การสร้ างเอกสารใบสงั ผลิต/ใบสงั ซอื 9. หากใบสงั ผลติ /ใบสงั ซอื ต้องมกี ารรออนมุ ตั ิ โดยผ้มู ีอํานาจอนมุ ตั ิใบสงั ผลิต/ใบสงั ซอื สามารถมาเข้ามา อนมุ ตั ิใบสังผลิต/ใบสงั ซอื โดยไปที 9.1 กรณีอนุมัตใิ บสังซือ (Purchase Order) อา่ นวิธีได้ทีบท 3.6 ขนั ตอนการตรวจสอบรายงานเอกสารอนมุ ตั ิ / ไม่อนมุ ตั ิ / แก้ไข เอกสาร (Approval Status Report) 9.2 กรณีอนุมัตใิ บสังผลิต (Production Order) เลือกเมนู Production => Production Reports => Open Items List Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 5 (3.11)
จะแสดงรายการใบสงั ผลติ ทีมสี ถานะ Planed และ Released ทงั หมด ดงั ภาพประกอบ - หากทราบเลขที Production No. หรือเลขที Sales Order สามารถกดทีลกู ศรสีเหลือง เพือเข้าหน้าจอใบสงั ผลิตได้ เลย - หากต้องการดรู ายการใบสงั ผลิตเฉพาะใบสงั ขาย(SO) ทีจะทาํ การอนมุ ตั ิ ให้ไปที Menu Bar กดรูปกรวยสีนําเงิน ทําการกรองข้อมลู ตามทตี ้องการ ดงั ภาพประกอบ 1.ระบเุ งือนไขการ กรองเอกสาร 2.คลิกป่มุ Filter เพือกรองข้อมลู เมือกรองข้อมลู เสร็จกดป่ มุ Filter ระบบจะกรองข้อมลู ให้ตามทีกาํ หนดเงือนไข จากนนั กดลกู ศรสีเหลือง เพือ เข้าสหู่ น้าจอของเอกสารใบสงั ผลิตทีเลือก Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 6 (3.11)
10. ตรวจสอบและแก้ไขข้อมลู การสงั ผลติ หากอนมุ ตั กิ ารสงั ผลิตให้ทําการเปลียนสถานะเอกสารจาก Planed เป็น Released จากนนั กดป่มุ Update เพือยืนยนั การสงั ผลิตและเป็นการเสร็จสินกระบวนการอนมุ ตั ใิ บสงั ผลิต ดงั ภาพประกอบ 1.เปลยี น Status จาก Planned เป็น Released 2.คลกิ Update Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 7 (3.11)
3.12 ขนั ตอนการค้นหาเอกสารร่าง (Document Drafts Report) Modules Sale – A/R Menu Path Sales – A/R => Sales Reports => Document Drafts Report วตั ถปุ ระสงค์ ค้นหาใบส่งสนิ ค้าแบบร่าง (Delivery Drafts) 1. เมือคลกิ ตามเมนดู ้านบน จะปรากฏหน้าจอ Criteria ให้เลือก โดยทาํ การเลือกเหมือนดงั ภาพประกอบ 1.เลือกเฉพาะเอกสาร ทรี อดาํ เนนิ การ 2.เลือกเฉพาะแบบ ร่างของใบสงั ขาย 3.คลกิ OK เพือทาํ การค้นหาเอกสาร Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 1 (3.12)
Fields Description User ** ระบผุ ้สู ร้างเอกสารร่าง กรณีทไี ม่ระบุ ให้เลือก All Open Only ** Date ระบุเลือกเฉพาะเอกสารร่างรอดําเนนิ การ กรณีทีไมไ่ ด้เลือกจะแสดงเอกสารทีบนั ทกึ แล้วและ เอกสารร่างรอดําเนินการ # ** เงือนไขตาม วนั ทีเอกสารระหว่าง From, To Creation Date หมายถงึ วนั ทสี ร้างเอกสาร Date of Update หมายถงึ วนั ทีอพั เดตเอกสาร Posting Date หมายถงึ วนั ทบี นั ทกึ เอกสาร Value Date หมายถงึ วนั ทีระบเุ อกสาร Document Date หมายถงึ วนั ทีเอกสาร Sales - A/R หมายถงึ เอกสารการขายและตงั ลกู หนี Purchasing - A/P หมายถงึ เอกสารการจดั ซือและตงั เจ้าหนี Inventory หมายถงึ เอกสารคลงั สินค้า Inventory Taking หมายถงึ เอกสารการตรวจนบั และการปรับปรุงคลงั สินค้า 2. คลกิ ทีลกู ศรสีเหลือง หรือดบั เบลิ คลกิ ทีช่อง Document No. เพือเปิดดเู อกสารดงั รูป 3. ทําการตรวจสอบเอกสารแบบร่างของใบสง่ สินค้า จากนนั คลกิ ป่ มุ Add เพือทาํ การบนั ทกึ รายการเข้าระบบ Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 2 (3.12)
3.13 ขนั ตอนการค้นหาเอกสารทเี กียวข้อง (Relationship Map) 1. เปิดเอกสารทีต้องการดูเอกสารอืน ๆ ทีเกียวข้อง จากตวั อยา่ งต้องการดเู อกสารทีเกียวข้องกบั ใบสงั ขาย (SO) ใบ นี 2. กดป่มุ การเปิดเอกสารทเี กียวข้องกอ่ นหน้า (Base Document) ตวั อย่างดงั รูป Base Document (เอกสารทีเกียวข้องก่อนหน้า) Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 1 (3.13)
3. กดป่มุ การเปิดเอกสารทเี กียวข้องถดั ไป (Target Document) ตวั อยา่ งดงั รูป Target Document (เอกสารทีเกียวข้องถดั ไป) 4. หากผ้ใู ช้งานต้องการดเู ป็นรูปแบบ การเชือมโยงของเอกสารทีเกยี วข้องทงั หมด ให้คลิกขวาทีพืนทีว่างในเอกสาร ทีต้องการ เลือก Relationship Map… ดงั รูป 1.คลกิ ขวาตรงพืนที วา่ งของเอกสาร 2.เลอื ก Relationship Map… Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 2 (3.13)
3.14 ขนั ตอนการส่งข้อความ/แนบเอกสารทเี กียวข้องกับฝ่ ายขาย (Alert Message) 1. เปิดเอกสารทีต้องการทาํ งาน ดงั รูป 2. กดทีเมนู SAP Business One Mailer ดงั รูป 1.คลกิ ป่มุ จดหมาย 6.ตกิ ถกู ในชอ่ ง Int. เพือให้ส่งข้อความ 2.ระบหุ วั ข้อ ภายในระบบ SAP Business One 4.แนบไฟล์เอกสาร 3.ระบขุ ้อความ 7.คลกิ ป่มุ Send 5.คลิกป่มุ Add Recipient เพือสง่ ข้อความ เพือเพิมผ้รู ับข้อความ Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 1 (3.14)
3. ระบุข้อมลู ดงั ตอ่ ไปนี Fields Description Subject ** ระบุหวั ข้อทีต้องการส่ง To ชือผ้รู บั ข้อความระบบ SAP Business One Int.** ตกิ ถกู เพือให้สง่ ข้อความภายในระบบ SAP Business One E-Mail ระบุอเี มล์ เพือให้สง่ ข้อความผา่ นระบบ Mail SMS สง่ ข้อความผ่านระบบ SMS โดยสง่ ไปยงั Telephone No. Telephone No. หมายเลข Telephone No. จากข้อมลู ผ้ใู ช้ระบบ SAP Business One Fax ส่งข้อความผ่านระบบ FAX โดยสง่ ไปยงั Fax No. Fax No. หมายเลข Faxจากข้อมลู ผ้ใู ช้ระบบ SAP Business One Text ** ระบุข้อความเพือเตมิ ตามหวั ข้อ Data ** ระบเุ อกสารแนบ Attachments ** ระบเุ อกสารแนบ อืนเพิมเตมิ Add Recipient ** ระบ/ุ เลือก ผ้ใู ช้ระบบ SAP Business One สามารถเลือกผ้รู ับข้อความได้มากกวา่ 1 คน User Tab ผ้ใู ช้ระบบ SAP Business One User Name # ** ระบ/ุ เลือก ผ้ใู ช้ระบบ SAP Business One 4. กดป่มุ Send เพือส่งเอกสารทเี กียวข้องฝ่ายขาย Copyright © 2018 Bexsys Co., Ltd. All rights reserved. P a g e | 2 (3.14)
Search
