คู่มือตรวจสอบเอกสารวิธีเฉพาะเจาะจง

คมู่ อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หนา้ 98 6 . ตรวจสอบประกาศผลผู้ชนะการจัดซ้ือจัดจ้างหรือผู้ได้รับการคัดเลือก และต้องมี แบบแจ้งผลการจัดซือ้ จัดจ้างไปยังผู้ยื่นข้อเสนอทุกราย ดังตวั อยา่ งต่อไปนี้ ประกาศผู้ชนะการเสนอราคา ข้อควรระวัง วนั ที่ประกาศผู้ชนะการเสนอราคาต้องไม่หลงั วนั ลงนามในสญั ญาหรือใบสง่ั ซ้ือ/ส่งั จ้าง

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบกิ จา่ ยเงนิ จากการจดั ซื้อจดั จา้ งโดยวธิ ีเฉพาะเจาะจง หนา้ 99 7. หนงั สอื แจ้งผูช้ นะการจัดซือ้ จัดจ้างมาลงนามสัญญา

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบกิ จา่ ยเงนิ จากการจดั ซื้อจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หนา้ 100 8. สัญญา/ใบสั่งซ้ือ/ใบสั่งจ้างหรือข้อตกลงเป็นหนังสือ รวมทั้งการแก้ไขสัญญา/ใบสั่งซ้ือ/ ใบสั่งจา้ งหรือข้อตกลงเป็นหนังสือ (ถา้ มี) เจา้ หน้าท่ีผู้ตรวจสอบต้องตรวจสอบรายละเอยี ดในสัญญา/ใบสั่งซ้ือ/ ใบสง่ั จ้างหรอื ข้อตกลงเป็นหนังสอื ดงั น้ี 8.1 ระบชุ อ่ื ผขู้ าย/ผูร้ บั จ้าง รายการ จานวนเงินทซ่ี ื้อหรอื จ้าง กาหนดส่งมอบพัสดถุ ูกต้อง 8.2 วันทลี่ งนามในสญั ญา/ใบส่ังซอ้ื /ใบส่งั จา้ งหรอื ข้อตกลงเป็นหนงั สือ ตอ้ งไมก่ อ่ นวัน ประกาศผชู้ นะการเสนอราคา และหนังสอื แจง้ ลงนามสัญญา 8.3 กรณีเปน็ การจ้าง ตอ้ งตดิ อาการแสตมป์ โดยคานวณจากวงเงินในสญั ญาจ้างจานวนเงิน พันละ 1 บาท และหากวงเงินต้งั แต่ 200,000 บาทขึ้นไป ต้องมใี บสลักหลงั ตราสารจากกรมสรรพากร 8.4 ตรวจสอบจานวนเงนิ ตามลักฐานการรับหลกั ประกนั สญั ญาใหถ้ ูกตอ้ ง 8.5 ตรวจสอบเง่ือนไขการจ่ายเงิน/จานวนเงินที่ต้องจ่าย/วันครบกาหนดตามสัญญา ให้ถกู ต้องตรงกนั กบั ทีร่ ะบุไว้ใน PO 8.6 ตรวจสอบจานวนเงินคา่ ปรับทีร่ ะบไุ วใ้ นสัญญาให้ถกู ตอ้ ง กรณมี คี า่ ปรบั เกิดข้ึนต้อง ตรวจสอบจานวนเงนิ ค่าปรบั ตอ่ วนั กับหนังสอื สงวนสิทธิเรียกค่าปรบั ใหถ้ กู ต้องตรงกนั ดังตวั อยา่ งต่อไปน้ี

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 101

คมู่ อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หนา้ 102 ผู้ลงนามสญั ญา/ใบสั่งซอ้ื /ใบส่งั จา้ ง คอื หัวหน้าหน่วยงาน ของรัฐ หรือผูไ้ ด้รับมอบอานาจ (ตรวจสอบควบคกู่ ับคาสง่ั มอบอานาจ) และวนั ลงนามในสญั ญา/ใบสั่งซือ้ / ใบสัง่ จ้างตอ้ งไม่ก่อนวันประกาศผู้ชนะการเสนอราคา และ หนงั สือแจ้งลงนามสญั ญา (ตรวจสอบควบคกู่ บั หนังสือมอบอานาจของคสู่ ญั ญา)

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจ่ายเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หนา้ 103 ใบสลักหลังตราสารของกรมสรรพากร กรณี วงเงินสญั ญาตง้ั แต่ 200,000 บาทขนึ้ ไป

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบกิ จ่ายเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 104 9. เอกสารส่งมอบพัสดุ/ใบแจ้งหน้ีของคู่สัญญา เจ้าหน้าที่ผู้ตรวจสอบต้องตรวจทานความ ครบถ้วน ถูกต้องของเอกสารส่งมอบพัสดุหรือส่งมอบงานอีกคร้ังหน่ึง โดยคู่สัญญาต้องส่งมอบพัสดุหรือ ส่งมอบงานให้เป็นไปตามเง่ือนไขท่ีกาหนดในสัญญา/ใบส่ังซ้ือ/ใบสั่งจ้างหรือข้อตกลงเป็นหนังสือ และ จานวนเงินท่ีขอเบิกต้องเป็นไปตามเงื่อนไขการจ่ายเงินตามที่ระบุในสัญญา/ใบส่ังซ้ือ/ใบสั่งจ้าง หรือ ขอ้ ตกลงเปน็ หนังสอื ดังตัวอย่างตอ่ ไปนี้ หนงั สอื ขอส่งมอบงาน

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หน้า 105

คมู่ อื ตรวจสอบเอกสารการเบกิ จ่ายเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หนา้ 106 10. ตรวจสอบใบตรวจรับพัสดุ และรายงานผลการตรวจรับพัสดุของผู้ตรวจรับพัสดุ หรือคณะกรรมการตรวจรบั พัสดุ (การตรวจรับพัสดคุ ณะกรรมการต้องมีมตเิ อกฉันท์เท่านน้ั ) กรณมี ีค่าปรับ คณะกรรมการตรวจรับพัสดุต้องแจ้งรายละเอียดค่าปรับในใบตรวจรับพัสดุ พร้อมแนบหนังสือแจ้ง เรียกค่าปรับ และหนังสือสงวนสิทธ์ิการเรียกค่าปรับมาพร้อมด้วย และหัวหน้าหน่วยงานของรัฐ หรือ ผไู้ ดร้ บั มอบอานาจ ตอ้ งลงนามทราบผลการตรวจรับพัสดุ ดงั ตวั อย่างตอ่ ไปน้ี รายงานการตรวจรบั พสั ดุของคณะกรรมการตรวจรับพัสดุ

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซื้อจดั จา้ งโดยวธิ ีเฉพาะเจาะจง หน้า 107 มตคิ ณะกรรมการตรวจรับพัสดุ หวั หน้าหน่วยงานของรัฐ หรือ ผูไ้ ดร้ บั มอบอานาจ ลงนาม ทราบผลการตรวจรับพัสดุ

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบกิ จา่ ยเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวธิ ีเฉพาะเจาะจง หนา้ 108 ใบตรวจรบั พสั ดุจากระบบ EGP ลายมือชอ่ื กรรมการตรวจรับพสั ดุ ทไี่ ดร้ ับการแต่งตง้ั (ต้องมีมติเอกฉันท์เทา่ นัน้ )

คมู่ อื ตรวจสอบเอกสารการเบกิ จา่ ยเงนิ จากการจดั ซื้อจดั จา้ งโดยวธิ ีเฉพาะเจาะจง หน้า 109 11. PO หรือเอกสารการบันทึกการก่อหน้ีผูกพันในระบบ GFMIS ของรายการที่ซื้อ หรือจ้างซ่ึงมีวงเงินการซ้ือหรือจ้างต้ังแต่หา้ พันบาทข้ึนไป เจ้าหน้าที่ผู้ตรวจสอบตอ้ งตรวจสอบรายละเอยี ด ใน PO ดงั น้ี - มีการบันทกึ รายการถกู ตอ้ งตรงตามแหลง่ งบประมาณท่ีหน่วยงานไดร้ บั จดั สรร ระบุ รหัสศูนย์ต้นทุนหน่วยงานเจ้าของเร่ือง รหัสงบประมาณ รหัสกิจกรรมหลัก งบรายจ่าย รหัสรายการ คา่ ใช้จ่ายตามทีห่ นว่ ยงานไดร้ ับจดั สรรถกู ต้อง - ระบเุ ลขท่ีสญั ญา/ใบสง่ั ซอ้ื /ใบสัง่ จา้ ง เลขท่ี PO วันเดอื นปีที่ลงนาม จานวนเงนิ ถกู ต้อง ตามท่ีกาหนดในสัญญา/ใบส่ังซ้ือ/ใบส่ังจ้าง กรณีเป็นเงินกันไว้เบิกเหล่ือมปี ต้องแนบเอกสารอนุมัติ การกนั เงนิ จากกรมบญั ชกี ลาง - ระบุวันครบกาหนดส่งมอบถกู ต้องตรงกับวันทรี่ ะบใุ นสัญญา/ใบสัง่ ซ้ือ/ใบส่งั จา้ ง และวนั สง่ มอบพสั ดขุ องผู้ขาย/ผูร้ บั จา้ งต้องไม่เกินวันทีร่ ะบุไว้ ดังตัวอย่างต่อไปน้ี เอกสารการบันทกึ การกอ่ หนี้ผูกพนั (PO) ในระบบ GFMIS ตรวจสอบรหสั ศูนยต์ น้ ทนุ ของหน่วยงานเจา้ ของเรอื่ งทก่ี ่อหนผ้ี กู พัน รหสั งบประมาณ รหสั กจิ กรรมหลกั งบรายจา่ ย รหัสรายการคา่ ใช้จ่ายตามทหี่ นว่ ยงานได้รบั จัดสรร และจานวนเงินตามสญั ญา กรณีแบ่งจา่ ยเป็นงวด เอกสารนี้จะแสดงจานวนเงินที่แบ่งจา่ ยเป็นงวด

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบกิ จา่ ยเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวธิ ีเฉพาะเจาะจง หนา้ 110 เลขที่สญั ญา/ใบสัง่ ซ้ือ/ใบส่ังจ้าง เลขท่ี PO วนั เดือนปที ล่ี งนาม จานวนเงินถกู ตอ้ ง ตามท่กี าหนดใน สญั ญา/ใบส่งั ซือ้ / ใบสง่ั จา้ ง

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบกิ จ่ายเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวิธีเฉพาะเจาะจง หนา้ 111 ตรวจสอบวนั ครบกาหนดสง่ มอบ ตอ้ งถกู ต้องตรงกันกบั วันทรี่ ะบุ ในสญั ญา/ใบส่งั ซื้อ/ใบส่ังจ้าง และ วนั ส่งมอบพัสดุของผู้ขาย/ผู้รับจา้ ง ต้องไม่เกนิ วันท่ีที่ระบใุ นนี้

คมู่ อื ตรวจสอบเอกสารการเบกิ จ่ายเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวธิ ีเฉพาะเจาะจง หน้า 112 12. บันทึกขออนุมัติเบิกจ่ายเงินของสานัก/กอง/ศูนย์/สถาบัน หรือสานักงาน เจ้าหน้าที่ผู้ ตรวจสอบต้องตรวจทานความครบถ้วนถูกต้องของหน้าบันทึกขอเบิกเงินอีกคร้ังหนึ่งว่า อ้างถึงคู่สัญญา เลขท่ีสัญญา/ใบส่ังซ้ือ/ใบส่ังจ้างหรือข้อตกลงเป็นหนังสือ รายการที่จัดซ้ือ/จัดจ้าง จานวนเงินตามสัญญา/ ใบส่งั ซอื้ /ใบส่งั จา้ งหรือข้อตกลงเป็นหนังสือ จานวนเงินทีข่ อเบิก ขอเบกิ จากปีงบประมาณใด จากแผนงาน ผลลติ กิจกรรมท่หี นว่ ยงานได้รับจัดสรรให้ถกู ต้อง ดงั ตวั อย่างตอ่ ไปนี้

ค่มู อื ตรวจสอบเอกสารการเบิกจา่ ยเงนิ จากการจดั ซื้อจดั จา้ งโดยวธิ ีเฉพาะเจาะจง หน้า 113 13. เมอ่ื ตรวจสอบเอกสารเสร็จสิ้นแลว้ หากมเี อกสารสว่ นใดที่ไม่ครบถว้ น หรอื ไม่ถูกต้องจะ ดาเนินการส่งคืนหน่วยงานเจ้าของเร่ืองเพื่อแก้ไขเพิ่มติม และเมื่อตรวจสอบครบถ้วน ถูกต้องแล้ว จะ ตรวจสอบผู้มีอานาจอนุมัติเบิกจ่ายเงินตามท่ีปลัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ์มีคาสั่งแต่งตั้ง แล้วจัดทา บันทึกขออนมุ ตั เิ บกิ จา่ ยเงินเสนอต่อผมู้ อี านาจอนุมัติ ดงั ตัวอย่างตอ่ ไปน้ี เสนอหัวหนา้ หนว่ ยงานของรัฐ หรือผไู้ ดร้ บั มอบอานาจ เพื่ออนมุ ตั ิเบิกจา่ ยเงนิ ให้กับ เจ้าหนห้ี รือผู้มีสทิ ธิ

คมู่ อื ตรวจสอบเอกสารการเบกิ จา่ ยเงนิ จากการจดั ซ้ือจดั จา้ งโดยวธิ ีเฉพาะเจาะจง หนา้ 114 ข้อสังเกต ให้พิจารณาวันท่ีท่ีหน่วยงานผู้จัดทาระบุในเอกสาร ต้องสอดคล้องกับ ความเป็นจรงิ ตามลาดับข้ันตอนของการจัดซ้ือจัดจ้าง วันที่ในเอกสารต้องไม่ขัดแย้งกัน เช่น วนั ทปี่ ระกาศ แผนการจัดซื้อจัดจ้าง วันที่จัดทารายงานขอซื้อขอจ้าง วันที่รายงานผลพิจารณาการจัดซื้อจัดจ้าง วันที่ประกาศผลผู้ชนะการเสนอราคา วันท่ีลงนามสัญญา วันที่ส่งมอบพัสดุ และวันท่ีตรวจรับพัสดุ ตามลาดับ ในบางครั้งเจ้าหน้าที่ผู้จัดทาอาจเกิดความหลงลืมหรือเข้าใจคลาดเคลื่อน โดยมีการระบุวันท่ี ในเอกสารคลาดเคล่ือน หากตรวจพบต้องประสาน และสอบถามเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานของหน่วยงาน เจ้าของเร่ือง และส่งคืนเพื่อแก้ไขให้ถูกต้องก่อน จึงจะดาเนินการนาเสนอขออนุมัติเบิกจ่ายเงินให้กับ เจ้าหน้ีหรือผูม้ ีสิทธิ ****************

บรรณานกุ รม กระทรวงการคลัง. พระราชบัญญัตกิ ารจัดซ้ือจดั จา้ งและการบรหิ ารพสั ดภุ าครัฐ พ.ศ. 2560. 24 กมุ ภาพันธ์ 2560. กระทรวงการคลัง. ระเบยี บกระทรวงการคลังวา่ ดว้ ยการจัดซอ้ื จัดจา้ งและการบรหิ ารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560. 23 สิงหาคม 2560. กระทรวงการคลัง. กฏกระทรวงออกตามความในพระราชบัญญัตกิ ารจัดซ้ือจดั จ้างและการบรหิ ารพสั ดุ ภาครฐั พ.ศ. 2560. 23 สงิ หาคม 2560.