HCMind 130221

HCMIND#1 Information and Development Media Transformasi SDM Perum Perumnas Berbasis 8 Pilar, Bagaimana Maksudnya? Yuk Simak Informasi Gambaran Umum Program Kerja SDM Perum Perumnas Learn, Grow and Contribute Dept. Pendidikan dan Pelatihan

To Win The Marketplace, You Must First Win The Workplace Penerbit Departemen Pendidikan dan Pelatihan Pembina Ikhda A. Mukhtar Pemimpin Redaksi C. Kurniawan Priambada Redaktur Nadia Esa Putri

TRANSFORMASI DALAM PENGELOLAAN SDM VUCA! Ada beberapa dari kita yang masih asing dengan istilah dan singkatan ini. Ada beberapa yang sudah mengerti, bahkan ada beberapa yang sudah tahu harus berbuat serta bertindak apa. Lalu dimana posisi kita? VUCA merupakan singkatan dari Volatility, Uncertainty, Complexity dan Ikhda A. Mukhtar Ambiguity. Istilah ini makin populer dalam menggambarkan lingkungan GM Div. SDM bisnis yang makin bergejolak, kompleks serta bertambahnya ketidakpastian. Istilah VUCA pertama kali digunakan dalam dunia militer pada era sembilan puluhan untuk menggambarkan situasi medan tempur yang dihadapi oleh pasukan operasional dimana adanya keterbatasan informasi saat bertempur serasa berjalan dalam kebutaan dan bisa menimbulkan chaos. Inilah era dimana kita sekarang berada dalam kondisi VUCA. Segala sesuatu menjadi sangat cepat berubah dan penuh ketidakpastian. Dalam konteks bisnis dan eksistensi perusahaan, ini menjadi tantangan yang tidak biasa karena ukuran kepastian dalam mengembangkan strategi perusahaan jangka panjang harus menjadi sangat flexible dan agile. Dunia digital dan start up menjadi berkembang berkali lipat serta merajai industri saat ini. Manusia sekarang sudah sepenuhnya ada dalam ekosistem digital. Bagaimana Perumnas sebagai bagian dari pelaku industri harus menghadapi perubahan yang serba cepat ini? Aset terpenting dalam suatu perusahaan adalah sumber daya manusia. Sumber daya manusia dituntut ikut menjadi bagian dari perubahan dan ketidakpastian sehingga dapat bertransformasi dengan baik. Salah satu upaya yang perlu dilakukan untuk membentuk kapabilitas demi mempertahankan eksistensi dan menjaga dominasi keunggulan dalam berbisnis adalah dengan melakukan transformasi di bidang sumber daya manusia. Transformasi dalam pengelolaan sumber daya manusia diyakini menjadi bagian dari solusi yang mampu membuat perusahaan menjadi unggul dan memenangkan persaingan di era VUCA. Hal ini juga sejalan dengan program rencana strategis Kementerian BUMN di bidang Transformasi Human Capital. Menteri BUMN menginginkan agar BUMN menjadi pemain global dan pabrik talenta yang menerapkan nilai-nilai utama atau core values BUMN yakni Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif yang disingkat AKHLAK. Divisi SDM sebagai pengelola aset terpenting perusahaan menggunakan pedoman yang membantu dalam proses tranformasi di Perum Perumnas. Pedoman tersebut dinamakan 8 Pilar SDM. Bahwasanya pengelolaan dari sumber daya manusia yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek/pilar, yaitu seleksi dan rekrutmen (recruitment management), pelatihan dan pengembangan (people development), compensation and benefit, manajemen kinerja (performance management), perencanaan karir & talent (career & talent management), hubungan karyawan (industrial/employee relations), administrasi SDM (HR system & administration), dan organization development. Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi SDM Perum Perumnas untuk menghasilkan sumber daya manusia berkualitas serta menjawab kebutuhan bisnis dalam perusahaan. Pedoman 8 pilar akan benar-benar menjadi acuan dalam setiap perbaikan sistem dan mekanisme pengelolaan SDM. Melalui Media HCMind, Divisi SDM akan melakukan sosialisasi dan memberikan informasi yang menjadi program kerja secara bertahap kepada seluruh karyawan Perum Perumnas. Dengan informasi ini, kita bisa mengetahui seberapa banyak hal yang harus dibenahi dan posisi kita di era VUCA. Salam 8 pillar!

8PILARSDM WHY?

Sebagai seorang yang bertanggung jawab Pada edisi HCMind kali ini, terhadap sumber daya manusia di Perum bahasan yang akan Perumnas, tentunya tugas besar kita adalah dijabarkan adalah membangun kapabilitas sumber daya gambaran singkat terkait 8 manusia dari internal organisasi perusahaan Pilar SDM beserta serta meningkatkan motivasi dan rangkuman beberapa produktivitas karyawan. Sehingga nantinya aktifitasnya. Tentu proses visi dan misi dari organisasi dapat tercapai. transformasi yang dilakukan harus bersifat Untuk menjawab hal tersebut, tentu ada berkelanjutan karena berkaitan dengan beberapa landasan aktifitas yang perlu pengelolaan aset terpenting dalam sebuah dilakukan. Landasan tersebut mengacu perusahaan. Agar lebih mendalami aktifitas dari kepada 8 Pilar SDM yang terdiri dari HR masing-masing pilar, mari kita bahas satu-satu! system and administration, industrial or employee relation, compensation & benefit, recruitment management, people development, performance management, career & talent management, organization development.

HR SYSTEM AND ADMINISTRATION HR system and administration, yang Jadi, karyawan dalam sebuah biasa kita kenal dengan personalia atau organisasi bisa melakukan kepegawaian, berfungsi mendukung crosscheck secara mandiri terlaksananya fungsi SDM melalui terkait data-datanya. Jika terjadi kegiatan administrasi yang akurat. ketidaksesuaian dapat dilihat Secara umum fungsi ini bertanggung pada sistem dan jawab mengenai pencatatan terhadap dikomunikasikan dengan Div. employee database, penggajian, SDM. pembayaran benefit, absensi, cuti tahunan dan lain sebagainya. HR system ini selain berfungsi sabagai sistem database dapat Adanya sistem kepegawaian ini juga digunakan sebagai kontrol tentunya akan mempermudah management dalam melihat karyawan dalam mengakses berbagai perilaku karyawannya. Sebagai informasi dan pengajuan benefit lainnya contoh jika sebuah perusahaan sehingga komponen yang diajukan akan memanfaatkan sistem geo- terdata dengan baik. tagging dalam absensi karyawan, maka lokasi dan keakuratan data dapat Informasi terkait karyawan yang terdeteksi secara real time. terekam dalam sistem ini pastinya akan menjadi database yang dapat diintegrasikan dengan fungsi lainnya dalam sebuah organisasi jika diperlukan. Sistem integrasi ini tentunya akan sejalan dengan konsep 4.0 yang sedang berjalan dimana konsep tersebut memang memanfaatkan teknologi dalam mempermudah proses operasional bisnis.

Insan Perumnas tentunya sudah tidak asing dengan kedua sistem ini, HCIS dan PeTA. HCIS umumnya digunakan untuk melihat data personal karyawan sedangkan PeTA merupakan salah satu sistem yang berfungsi untuk memfasilitasi karyawan dalam pengembangan dirinya. Saat ini fungsi utama PeTA adalah untuk mengakomodir kebutuhan training, namun tidak menutup kemungkinan akan dikembangkan lebih lanjut. E-Learning Perumnas (E-LeaP) adalah platform yang memiliki fungsi untuk melakukan berbagai aktifitas terkait proses pembelajaran. di E-LeaP ini, admin dapat melakukan upload materi pembelajaran bagi karyawan yang akan melakukan sertifikasi, ujian maupun beberapa assignment yang akan dikerjakan. E-Selfie merupakan transformasi digital lainnya yang dilakukan oleh SDM berbentuk aplikasi. E-Selfie ini merupakan platform operasional yang dapat digunakan oleh karyawan dengan mudah. Beberapa kegunaannya yaitu untuk absen serta melakukan pengecekan beberapa data administratif seperti cuti, klaim, lembur, penggajian dan lain sebagainya kapanpun dimanapun karyawan berada, Tentunya mereka bisa melakukan crosscheck terhadap pendataan secara mandiri. Dalam penerapan HR system and administration di Perumnas saat ini, masih perlu dilakukan development lebih lanjut agar fungsinya dapat terintegrasi dengan baik. Diharapkan kedepannya pengembangan sistem yang ada bisa terintegrasi baik secara internal maupun eksternal organisasi dan SDM Perumnas dapat terus meningkatkan inovasinya untuk menunjang pembuatan sistem lainnya yang berkelanjutan. Tentunya di era 4.0 saat ini digitalilasi untuk meningkatkan proses bisnis yang efektif dan efisien sangat diperlukan salah satu tujuannya adalah dalam rangka bisa terus bersaing di industri bisnis yang lebih baik.

INDUSTRIALOREMPLOYEE RELATIONSMANAGEMENT Secara umum, fungsi IR yaitu membangun hubungan kerja antar individu di perusahaan dalam rangka mencapai tingkat efisiensi dan efektifitas kinerja yang optimal. Singkat kata, untuk sistem kerja di fungsi ini lebih kepada menggali informasi dan masukan dari berbagai karyawan mengenai berbagai aspek dalam organisasi. Fungsi IR ini sekaligus menjadi penghubung antara apa yang diharapkan oleh karyawan dalam sebuah organisasi, begitupun sebaliknya. Karena berdasarkan pengalaman selalu ada gap antara keinginan karyawan dan organisasi dimana mereka bekerja. Disinilah fungsi utama sebuah relations management yaitu harus dapat mengakomodir kebutuhan kedua belah pihak.

Selain itu, hubungan antar sesama organisasi yang terlibat juga perlu dibina dengan baik agar tidak terjadi conflict of interest. Apa saja yang biasanya dilakukan dalam fungsi ini dengan organisasi eksternal? ada beberapa hal seperti company regulation, problem employee handling, government regulation compliance (OJK dan PKB). Di Perumnas, salah satu wadah yang dapat menampung aspirasi karyawannya yaitu melalui serikat kerjanya atau yang biasa disebut SEKAR. Melalui SEKAR, seluruh aspirasi karyawan dapat ditampung untuk didiskusikan dengan management. Sedangkan untuk hubungan antar sesama organisasi yang berbentuk aturan akan di handling oleh masing- masing departemen di Div SDM. Untuk fungsi dari pilar ini, sebagian besar sudah terlaksana dengan baik, dimana mekanisme komunikasi dua arah antara karyawan dengan organisasi serta organisasi dengan pihak eksternal sudah berjalan. Namun tetap ada beberapa hal yang masih harus dilakukan perbaikan terutama dalam proses implementasi kesepakatan kedua belah pihak yang telah didiskusikan. Communication is important but implementation more!

COMPENSATIONANDBENEFIT Fungsi ini pastinya sudah tidak asing lagi Kompensasi dan benefit untuk untuk seluruh karyawan karena hal inilah masing-masing karyawan tentu yang menjadi daya tarik karyawan untuk berbeda perhitungannya. Ada bekerja dalam sebuah organisasi. Strategi beberapa hal yang menjadi dalam penyusunan kompensasi dan benefit indikator dalam penentuannya, yang diberikan kepada karyawan tentunya salah satunya adalah tugas dan mengacu pada beberapa aspek seperti tanggung jawab yang diberikan kondisi pasar, peraturan pemerintah, oleh organisasi. kompetensi, dan lain sebagainya. Apa sebenarnya perbedaan antara Idealnya dalam sebuah kompensasi dan benefit? kompensasi adalah imbal jasa yang diberikan oleh organisasi, kompensasi dan perusahaan karena adanya hubungan kegiatan pekerjaan. Imbal jasa ini langsung benefit ini dilakukan review diterima oleh karyawan. Sedangkan benefit merupakan imbal jasa yang tidak diterima secara berkala sehingga dapat langsung oleh karyawan dalam bentuk materi, bentuknya berupa kesejahteraan. disesuaikan juga dengan Bagaimana contoh riil nya? kompensasi diterima oleh karyawan dalam bentuk gaji performance karyawan yang sedangkan benefit diterima karyawan dalam bentuk asuransi maupun fasilitas menerimanya. lainnya.

Bagaimana proses penentuan pemberian kompensasi dan benefit ini? Apakah seluruh karyawan sudah merasa puas? Untuk menjawab hal tersebut tentunya saat ini Div. SDM sedang melakukanreview lebih lanjut terkait perbaikan dalam mekanisme pemberian kompensasi dan benefit. Dv. SDM Perumnas pun sedang berusaha melakukan seluruh analisa berbasis data yang akurat. Salah satu proses analisa yang dilakukan adalah dengan adanya job grading yang pastinya hasil dari analisa tersebut akan berpengaruh terhadap kompensasi dan benefit karyawannya. Segala pengambilan keputusan berbasis data tentunya akan sangat fair dan diharapkan dapat sesuai dengan keinginan karyawan. Kompensasi dan benefit diharapkan akan memacu karyawan terus bekerja lebih giat dan meningkatkan kontribusinya untuk Perumnas.

RECRUITMENT Disamping itu, biasanya sebelum MANAGEMENT melakukan proses rekrutmen karyawan, dilakukan terlebih Pada fungsi ini lebih kepada merekrut dahulu perhitungan MPP (Man talent-talent berkualitas yang sesuai Power Plan) yang berguna untuk dengan kualifikasi perusahaan. Prosesnya menghitung berapa banyak meliputi mencari, mengadakan seleksi, karyawan yang dibutuhkan dalam menemukan dan menarik pelamar untuk sebuah departemen atau divisi. bekerja di perusahaan. Hal ini tentunya tidak mudah karena mencari kandidat Hal ini dilakukan agar proses karyawan yang sesuai dengan budaya perusahaan merupakan suatu tantangan dapat berjalan secara efektif dan tersendiri. efisien. Dengan kata lain Dari mana biasanya kita bisa menemukan talent-talent yang sesuai dengan rekrutmen yang dilakukan akan kebutuhan organisasi? secara teori tentunya melalui channel sourcing yang mendapatkan talent yang saat ini sudah cukup banyak digunakan oleh masyarakat dalam mencari pekerjaan memang sesuai dengan Namun saat ini, penggunaan channel kebutuhannya. sourcing di Perumnas belum optimal. Proses rekrutmen ini masih berbasis web Dalam menjalankan fungsinya, base. Tentunya diharapkan dengan rekrutmen ini perlu dilakukan penggunaan channel sourcing ini talent review lebih lanjut untuk melihat yang dihasilkan semakin banyak dan apakah talent yang di rekrut dapat memenuhi kebutuhan organisasi. benar-benar sudah memenuhi standar yang ditetapkan oleh organisasi. jika memang belum ada baiknya dilakukan tindakan lebih lanjut.

PEOPLE DEVELOPMENT People development dalam SDM memiliki Di Perumnas tentunya sudah fungsi untuk menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui aktivitas tidak asing dengan sistem pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan PeTA. Dimana sistem ini keterampilan kerja. merupakan salah satu bentuk Beberapa metode pengembangan yang dapat dilakukan berupa on the job training komunikasi dua arah antara serta proses pelatihan yang disesuaikan dengan kompetensi yang diinginkan untuk karyawan dan SDM agar dikembangkan. Untuk pelatihan dapat dilakukan dengan dua cara yaitu pelatihan mengetahui terkait kebutuhan yang diikuti berdasarkan analisa dari pusat maupun pelatihan yang diajukan pribadi oleh pengembangan diri karyawan. karyawannya. Pengembangan Tentunya pengembangan diri ini secara langsung akan meningkatkan kemampuan diri yang dibutuhkan bisa baik hard skill maupun soft skill karyawan. Disini diperlukan juga analisa dari karyawan berasal dari rekomendasi SDM akan kebutuhan apa saja yang bisa diberikan oleh perusahaan untuk maupun pengajuan langsung mendukung perkembangan keahliannya. Dengan begitu nantinya karyawan akan karyawan yang bersangkutan. lebih mahir pada bidangnya dan secara tidak langsung tentu berpengaruh pada Saat ini Div. SDM sedang reward yang akan diberikan. berupaya penuh untuk bisa mengakomodir seluruh kebutuhan pengembangan karyawannya baik yang di project maupun kantor pusat. Selain itu, peningkatan trainer internal perusahaan sedang menjadi salah satu fokus SDM.

PERFORMANCE MANAGEMENT Pada fungsi ini merupakan Apa saja yang harus diselaraskan dalam penilaian? tentunya ada beberapa proses dimana atasan aspek salah satunya adalah corporate goals, unit goals dan individual goals. memastikan bahwa stafnya konsepnya memang harus sejalan dengan tujuan organisasi karena bekerja dan menghasilkan hasil bagaimanapun tercapainya tujuan organisasi merupakan kunci dari yang sesuai dengan strategi sebuah perusahaan untuk tetap sustain. serta tujuan perusahaan. Di Perumnas sendiri kita masih punya Disini akan ada penilaian sesuai banyak pekerjaan yang harus kinerja atau yang biasa kita diselesaikan dalam melakukan proses dengan dengan sebutan KPI (Key ini. Saat ini Div. SDM sedang berusaha Performance Indicator). Jangan untuk lebih mengambil keputusan khawatir penilaian yang dilakukan berbasis data dan acuan yang jelas sifatnya membangun untuk serta melakukan integrasi agar hasil mrnjadi lebih baik. yang didapatkan bisa lebih akurat dan tentu saja tujuannya adalah untuk Hasil dari penilaian kinerja dapat memberikan kepuasan terhadap digunakan sebagai acuan untuk karyawan. perubahan kompensasi, perubahan level jabatan dan pengembangan karyawan. Pada fungsi ini penilaian kinerja dilakukan seakurat mungkin karena akan sangat berpengaruh terhadap kompensasi dan benefit yang didapatkan. Tentunya akan banyak parameter yang dijadikan acuan dalam melakukan penilaian. Karyawan pun sebaiknya mengetahui dengan pasti pekerjaan apa saja yang sudah dilakukan selama ini. Sehingga nantinya jika terjadi ketidaksesuaian dapat langsung dikomunikasikan.

CAREERANDTALENT MANAGEMENT Career and Talent Management Khusus untuk pilar ini, Perumnas berfungsi dalam pengelolaan serta masih harus perlu banyak perencanaan jenjang karir bagi benchmark dengan organisasi seluruh karyawan dalam organisasi. lain terkait penentuannya dalam Dengan kata lain, disini akan proses career and talent mengukur career path seseorang management. Karena untuk saat berdasarkan kompetensi dan ini Perumnas memang masih tanggung jawab yang dimiliki. mengacu pada kebutuhan organisasi dalam proses Pada fungsi ini biasanya SDM penentuan career karyawannya. melakukan proses pengelompokan Diharapkan kedepannya karyawan sesuai dengan Perumnas akan lebih kompetensinya untuk mengisi memperkuat analisanya melalui beberapa posisi yang kosong. konsep best practise. Implementasinya tentu dalam bentuk rotasi karyawan di sebuah organisasi. Jangan khawatir, tentunya karyawan akan ditempatkan sesuai dengan kompetensinya untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Career and talent management dalam sebuah organisasi merupakan satu kesatuan dalam mendukung jenjang karir karyawannya. Penentuan career seseorang tentunya tidak terlepas dari penilaian karyawan tersebut saat bekerja. Bentuk riil dari proses Career and talent management ini yaitu promosi dan demosi.

ORGANIZATION DEVELOPMENTPada pilar ini, SDM akan melakukan analisa terkait loud pekerjaan dan kompetensi Karena ini merupakan pilar terakhir Karyawannya dengan tujuan agar dalam konsep SDM dan merupakan pekerjaan, kompetensi dan hasil keseluruhan fungsi menyeluruh, maka dapat sesuai dengan yang benar-benar dibutuhkan review lebih diharapkan. dalam terkait perkembangan organisasi keseluruhan. Dalam hal ini masih perlu Apa saja bentuk aktifitasnya? adanya integrasi dengan pilar-pilar Organization structure, job lainnya sehingga akan muncul analysis, competencies and job \"keharmonisan\" saat menjalankan evaluation. Ini merupakan fungsinya. Yang paling menentukan serangkaian aktifitas untuk bisa dalam pilar ini tentunya mekanisme job menilai korelasi antara evaluation yang dilakukan. Karena hal kompetensi karyawan dengan tersebut akan sangat berpengaruh tujuan organisasi. terhadap job grading dan job leveling Dalam organization development nantinya. Apa itu job grading? ini ini pada intinya merupakan merupakan salah satu mekanisme untuk keseluruhan proses SDM. Pastinya melihat perbedaan antar jabatan dan masih banyak sekali proses yang tingkat pembayarannya. Dengan kata perlu diperbaiki dari hulu ke hilir lain, proses pembayaran nilai gaji akan fungsi SDM itu sendiri. dilihat berdasarkan tanggung jawab pada suatu jabatan tertentu

CONCLUSION Mengacu kepada dasar dari 8 pilar SDM dalam sebuah organisasi, khususnya di Perumnas ini tentunya masih perlu adanya perbaikan yang lebih mendalam agar tujuan utama dari organisasi dapat tercapai. Disamping itu kebutuhan karyawan pun menjadi fokus utama organisasi yang secara tidak langsung pastinya akan berpengaruh pada produktifitas kerja karyawan. Saat ini SDM Perumnas sedang fokus dan berusaha untuk terus meningkatkan performanya dalam pengelolaan SDM, terutama dalam hal Sumberdaya Manusia merupakan performance management salah satu elemen paling penting agar sebuah bisnis atau organisasi yang secara tidak langsung dapat berjalan dengan baik. Tanpa adanya elemen tersebut atau akan berpengaruh terhadap kualitas yang dihasilkan kurang baik, bisnis atau organisasi akan organization development. Hal sulit untuk berjalan dan beroperasi sesuai dengan semestinya. SDM ini akan menjadi fokus utama merupakan kunci utama sebuah organisasi. dalam pembenahan proses pengelolaan SDM perumnas. diharapkan seluruh karyawan Perumnas dapat terus semangat untuk berkontribusi. Dengan bekerja sebaik mungkin, pasti semua akan merasakan manfaat yang lebih baik. Percayalah pada proses, karena ia tidak akan mungkin mengkhianati hasil!