Manual del Participante 7

Módulo 7: Oficial de cumplimiento, Auditor, Integrantes del CCC |2 Contenido 3 3 7.1 Oficial de Cumplimiento 3 7.1.1 Designación 5 7.1.2 Funciones 5 5 7.2 Comité de Comunicación y Control 7 7.2.1 Características de los integrantes 8 7.2.2 Integración 8 7.2.3 Funciones 9 10 7.3 Auditor interno y externo independiente 7.3.1 Objeto de la Auditoría 7.3.2 Conservación del InformeBibliografía

Módulo 7: Oficial de cumplimiento, Auditor, Integrantes del CCC |3 7.1 Oficial de CumplimientoEl comité de cada Entidad o bien, su consejo de administración, designará de entre sus miembros, a unfuncionario que se denominará “Oficial de Cumplimiento”. 7.1.1 DesignaciónLa designación del Oficial de Cumplimiento deberá recaer en un funcionario que sea independiente de lasunidades de la Entidad encargadas de promover o gestionar los productos financieros que esta ofrezca a susClientes o Usuarios. En ningún caso, la designación del Oficial de Cumplimiento de una Entidad podrá recaeren persona que tenga funciones de auditoría interna en la Entidad.El Oficial de Cumplimiento de una Entidad que forme parte de un grupo financiero, en términos de la Leypara Regular las Agrupaciones Financieras, podrá ser el mismo que el de las otras entidades que constituyanal grupo financiero que corresponda, siempre que la Entidad de que se trate cumpla con lo previsto en lasdisposiciones correspondientes.Así mismo, cada Entidad deberá establecer expresamente en el Manual PLD los procedimientos conforme a loscuales el Oficial de Cumplimiento desempeñará las funciones y obligaciones establecidas en las disposiciones.Es importante recordar que, la Entidad deberá informar a la SHCP, por conducto de la Comisión NacionalBancaría y de Valores, a través de los medios electrónicos y en el formato oficial que para tal efecto expidadicha Secretaría, conforme a los términos y especificaciones que esta última señale, el nombre y apellidos sinabreviaturas del funcionario que haya designado como Oficial de Cumplimiento, así como la demás informaciónque se prevea en el formato señalado, dentro de los quince días hábiles siguientes a la fecha en que se hayaefectuado el nombramiento correspondiente. 7.1.2 FuncionesEl oficial de cumplimiento deberá llevar a cabo al menoslas siguientes funciones: I. Elaborar y someter a la consideración del Comité de Comunicación y Control el Manual PLD que conten- ga las políticas de identificación y conocimiento del Cliente y del Usuario, los criterios, medidas y procedi- mientos que deberán adoptar para dar cumplimiento a lo previsto en las Disposiciones de carácter general que apliquen a cada Entidad. II. Verificar la correcta ejecución de las medidas adoptadas por el Comité de Comunicación y Control, en ejercicio de sus facultades.

Módulo 7: Oficial de cumplimiento, Auditor, Integrantes del CCC |4 III. Informar al Comité de Comunicación y Control respecto de conductas, actividades o comportamien- tos realizados por los directivos, funcionarios, empleados o apoderados de la Entidad, que provoquen que esta incurra en infracción a lo dispuesto en la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito o las Disposiciones, así como de los casos en que dichos directivos, funcionarios, empleados o apoderados contravengan lo previsto en el Manual PLD, con objeto de que se impongan las medidas disciplinarias correspondientes. IV. Hacer del conocimiento del CCC la celebración de contratos, cuyas características pudieran generar un alto riesgo para la propia Entidad. V. Coordinar tanto las actividades de seguimiento de Operaciones, como las investigaciones que deban llevarse a cabo a nivel institucional, con la finalidad de que el Comité cuente con los elementos necesarios para dictaminarlas, en su caso, como Operaciones Inusuales u Operaciones Internas Preocupantes. Para esto, el área a cargo del Oficial de Cumplimiento de cada Entidad o, en su caso, el personal que este designe, verificará que se hayan analizado las alertas correspondientes y documentadas las investigaciones respectivas. VI. Enviar a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público por conducto de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, los reportes de Operaciones correspondientes, así como aquellos que considere urgentes, e informar de ello al Comité, en su siguiente sesión. VII. Fungir como instancia de consulta al interior de la Entidad respecto de la aplicación de las presentes Disposiciones, así como del Manual PLD. VIII. Definir las características, contenido y alcance de los programas de capacitación del personal de la Entidad. IX. Recibir y verificar que la Entidad dé respuesta, en los términos de las disposiciones legales aplicables, a los requerimientos de información y documentación, así como a las órdenes de aseguramiento o desblo- queo de Operaciones que formulen las autoridades competentes en materia de prevención, investigación, persecución y sanción de conductas que pudiesen actualizar los supuestos previstos en los artículos 139, 148 Bis o 400 Bis del Código Penal Federal. X. Fungir como enlace entre el Comité de Comunicación y Control, la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y la Comisión Nacional Bancaría y de Valores, para los asuntos referentes a la aplicación de las Disposiciones correspondientes. XI. Cerciorarse que el área a su cargo reciba directamente y dé seguimiento a los avisos emitidos por los empleados y funcionarios de la Entidad, sobre hechos y actos que puedan ser susceptibles de considerarse como Operaciones Inusuales u Operaciones Internas Preocupantes.Entidades Sujetas a la obligación del Oficial de CumplimientoTodas las Entidades Financieras supervisadas por la CNBV están obligadas a designar a un Oficial de Cumpli-miento a excepción de los Asesores en Inversión que sean personas morales, este sujeto obligado debe designarun “Representante” el cual tendrá funciones equivalentes a las de un Oficial de Cumplimiento.

Módulo 7: Oficial de cumplimiento, Auditor, Integrantes del CCC |5 7.2 Comité de Comunicación y ControlCada Entidad deberá contar con un órgano colegiado que se denominará “Comité de Comunicación y Control”. 7.2.1 Características de los integrantesCada Entidad determinará la forma en la que operará su Comité, el cual, se creará solo si la entidad cuentacon más de 25 personas y estará integrado con al menos tres miembros que deberán ocupar la titularidad delas áreas que al efecto designe el consejo de administración de dicha Entidad y, en cualquier caso, deberánparticipar miembros de ese consejo, el director general o funcionarios que ocupen cargos dentro de las dosjerarquías inmediatas inferiores a la del director general de la Entidad de que se trate.Además de lo anterior, podrán ser miembros del Comité los titulares de las áreas designadas por el consejode administración de la Entidad, que ocupen cargos dentro de las tres jerarquías inmediatas inferiores a la deldirector general de la Entidad.El auditor interno o la persona del área de auditoria que el designe, no formará parte del Comité, sin perjuiciode lo cual deberá participar en las sesiones de dicho Comité con voz, pero sin voto. Tratándose de Entidadesque no cuenten con auditor interno, el consejo de administración designará al funcionario que desempeñelabores equivalentes a las de dicho auditor, el cual deberá participar en las sesiones del Comité.Los miembros propietarios del Comité podrán designar a sus respectivos suplentes, pero estos únicamentepodrán representarlos en forma extraordinaria. 7.2.2 IntegraciónEl Comité contará con un presidente y un secretario, que serán designados de entre sus miembros, y sesionarácon una periodicidad que no será mayor a un mes calendario ni menor a diez días. Para que las sesiones puedancelebrarse válidamente, se requerirá que se encuentre presente la mayoría de los miembros del propio Comité.

Módulo 7: Oficial de cumplimiento, Auditor, Integrantes del CCC |6Requisitos para la integración del CCC por tipo de Entidad: SUJETO OBLIGADO NO ESTARÁN OBLIGADOS A INTEGRAR CCC CUANDO:Instituciones de CréditoAlmacenes Generales de Cuenten con menos de 25 empleadosDepósitoCasas de Cambio Cuenten con menos de 25 empleadosCentros CambiariosSOFOM Regulada Cuenten con menos de 25 empleadosSOFOM No Regulada Cuenten con menos de 25 empleadosTransmisores de Dinero Cuenten con menos de 25 empleadosAsesores en Inversiones Cuenten con menos de 25 empleadosCasas de Bolsa Cuenten con menos de 25 empleadosSociedades Financieras No aplica, no integran CCCComunitarias Cuenten con menos de 25 empleadosSociedades Cooperativas Cuenten con menos de 25 empleadosde Ahorro y Préstamo Cuenten con menos de 25 empleados, sinFondos de Inversión embargo, SOCAPS Nivel I no están obligadas a integrar CCC.Uniones de Crédito Cuenten con menos de 25 empleados Cuenten con menos de 10 empleados, menos de 500 socios y activos menores a 100 millones de UDISFinanciera Nacional de No aplica, siempre integra CCCDesarrollo Agropecuario,Rural, Forestal y PesqueroEn el caso en que no se cumpla con el requisito y por ende, no se integre el Comité de Comunicación y Control,las funciones y obligaciones que deban corresponder al Comité, serán ejercidas por el Oficial de Cumplimiento,quien será designado por el consejo de administración de la Entidad de que se trate.Dentro de los quince días hábiles siguientes a la fecha en que el consejo de administración haya designado lasáreas correspondientes cuyos titulares formarán parte del Comité la Entidad de que se trate deberá comunicara la SHCP por conducto de la CNBV, a través del portal SITI la integración inicial de su Comité, incluyendoel nombre y apellidos, sin abreviaturas y cargo de los titulares de dichas áreas, así como de sus respectivossuplentes, de la misma forma las entidades que tengan menos de 25 empleados deberán informar que nocuentan con Comité.Posteriormente, se deberá presentar la siguiente Información a través del portal SITI a la CNBV dentro de losprimeros quince días hábiles del mes de enero de cada año:I. La denominación de las áreas cuyos titulares hayan formado parte del Comité, al cierre del año inme-diato anterior, así como el nombre y apellidos sin abreviaturas de dichos titulares y nombre y apellidos sinabreviaturas y cargo de sus suplentes.II. Los cambios de las áreas designadas o las sustituciones de los miembros de dicho Comité que se hubie-ren realizado durante el año inmediato anterior, así como la fecha de la modificación correspondiente. Enel supuesto de que no se hubiesen presentado variaciones en ese periodo, se precisará tal situación.III. La demás información que se requiera en el formato oficial previsto en las disposiciones correspondientes.

Módulo 7: Oficial de cumplimiento, Auditor, Integrantes del CCC |7 7.2.3 FuncionesEl Comité de Comunicación y Control deberá desempeñar al menos las siguientes funciones: I. Someter a la aprobación del comité de auditoria de la Entidad de que se trate, el documento de polí- ticas, criterios, medidas y procedimientos, así como cualquier modificación al mismo. II. Fungir como instancia competente para conocer los resultados obtenidos por el área de auditoria inter- na de la Entidad o, en su caso, por el auditor externo independiente, respecto de la valoración de la eficacia de las políticas, criterios, medidas y procedimientos contenidos en el manual PLD, a efecto de adoptar las acciones necesarias tendientes a corregir fallas, defi- ciencias u omisiones. No podrá participar miembro alguno del Comité de la Entidad, con excepción del Auditor Interno de la misma.III. Conocer de la celebración de contratos, cuyas características pudieran generar un alto Riesgo para laEntidad, de acuerdo con los informes que al efecto le presente el Oficial de Cumplimiento y formular lasrecomendaciones que estime procedentes.IV. Establecer y difundir los criterios para la clasificación de los Clientes, en función de su grado de Riesgo.V. Asegurarse de que los sistemas automatizados, contengan las listas oficialmente reconocidas que emitanautoridades mexicanas, organismos internacionales, agrupaciones intergubernamentales o autoridades deotros países, de personas vinculadas con el terrorismo o su financiamiento, o con otras actividades ilegales,así como la lista de Personas Políticamente Expuestas que las Entidades deben elaborar.VI. Dictaminar las Operaciones que deban ser reportadas a la SHCP, por conducto de la CNBV, comoOperaciones Inusuales u Operaciones Internas Preocupantes.VII. Aprobar los programas de capacitación para el personal de la Entidad, en materia de prevención, de-tección y reporte de actos, omisiones u Operaciones que pudiesen actualizar los supuestos previstos en losartículos 139, 148 Bis o 400 Bis del Código Penal Federal.VIII. Informar al área competente de la Entidad, respecto de conductas realizadas por los directivos, funcio-narios, empleados o apoderados de la misma, que provoquen que esta incurra en infracción a lo previsto enlas presentes Disposiciones, o en los casos en que dichos directivos, funcionarios, empleados o apoderadoscontravengan lo previsto en las políticas, criterios, medidas y procedimientos con objeto de que se imponganlas medidas disciplinarias correspondientes.

Módulo 7: Oficial de cumplimiento, Auditor, Integrantes del CCC |8 IX. Resolver los demás asuntos que se sometan a su consideración, relacionados con la aplicación de las presentes Disposiciones.Cada Entidad deberá establecer expresamente en el Manual PLD los mecanismos, procesos, plazos y momentos,según sea el caso, que se deberán observar en el desempeño de las funciones indicadas en las disposiciones.Las decisiones del Comité se tomarán en virtud del voto favorable de la mayoría de los miembros presentesen la sesión; en caso de empate, el presidente tendrá voto de calidad. De cada sesión se levantará un acta, enla que se asentarán las resoluciones que se adopten. Las actas deberán estar firmadas por el presidente y elsecretario del Comité o, en su caso, por sus respectivos suplentes.Asimismo, las Entidades deberán conservar debidamente resguardados los documentos o la información en laque se asienten las justificaciones por las que se haya determinado reportar o no cada una de las Operacionessusceptibles de ser consideradas como Operaciones Inusuales u Operaciones Internas Preocupantes que hayansido analizadas en la correspondiente sesión, así como las demás resoluciones que se adopten. 7.3 Auditor interno y externo independienteLas diversas Disposiciones de carácter general en materia de LD y FT que derivan de la Ley General de Organi-zaciones y Actividades Auxiliares de Crédito, señalan que las Entidades deberán mantener medidas de controlque incluyan la revisión por parte del área de auditoría interna, o bien, de un auditor externo independiente,para evaluar y dictaminar durante el periodo comprendido de enero a diciembre de cada año el cumplimientode las citadas Disposiciones, conforme a los lineamientos que para tales efectos emita la Comisión NacionalBancaria y de Valores.De igual forma, los resultados de dichas revisiones deberán ser presentados a la dirección general y al comitéde comunicación y control u oficial de cumplimiento de la Entidad a manera de informe, a fin de evaluar laeficacia operativa de las medidas implementadas y dar seguimiento a los programas de acción correctiva queen su caso resulten aplicables. 7.3.1 Objeto de la AuditoríaAl llevar a cabo una auditoría en materia de PLD se deberáverificar el cumplimiento de la totalidad de las obligacionesprevistas en las Disposiciones, por lo que será necesario ana-lizar si durante el periodo comprendido del 1° de enero al 31de diciembre de cada año si la Entidad: • Integró correctamente los expedientes de sus clientes o usuarios. • Aplicó las políticas de identificación y Conocimiento de clientes o usuarios. • Integró y designó adecuadamente a los miembros del comité de comunicación y control o al oficial de cumplimiento.

Módulo 7: Oficial de cumplimiento, Auditor, Integrantes del CCC |9 • Capacitó a su personal y difundió el contenido de las Disposiciones, así como técnicas, métodos y tendencias para prevenir operaciones con recursos de procedencia ilícita y financiamiento al terrorismo. • Estableció un sistema automatizado. • Presentó reportes en tiempo y forma. • Así como otras actividades.Por lo que dicha revisión deberá ser realizada por un auditor que cuente con conocimientos especializados enmateria de prevención de operaciones con recursos de procedencia ilícita y financiamiento al terrorismo. Deigual manera, la auditoría interna o externa deberá sustentarse en un análisis de riesgo, considerando, en su caso,las áreas, productos o servicios que brinda la Entidad, así como en los procesos, mecanismos y herramientasque lo auxilien a mitigar el riesgo de ser utilizados para realizar operaciones con recursos de procedencia ilícitay financiamiento al terrorismo.La auditoría deberá efectuarse de acuerdo a un programa estructurado y calendarizado, con suficiencia detiempo y recursos para la consecución de los objetivos planteados y considerando la realización de pruebastransaccionales, que incluya la evaluación de la suficiencia de los recursos materiales, tecnológicos y humanoscon que cuenta la Entidad, así como la forma en que determinará, evaluará y dará seguimiento a los riesgos enmateria de PLD y FT.7.3.2 Conservación del InformeEl informe de Auditoría deberá ser conservado por la Entidad durante un plazo nomenor a cinco años, y remitirse a la CNBV dentro de los sesenta días naturales si-guientes al cierre del ejercicio al que corresponda la revisión, dentro del portal SITI.

Módulo 7: Oficial de cumplimiento, Auditor, Integrantes del CCC | 10 BibliografíaSecretaria De Hacienda Y Crédito Público. DISPOSICIONES de carácter general a que se refiere el artículo 95de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito aplicables a las Casas de Cambio. 2009Secretaria De Hacienda Y Crédito Público. Resolución por la que se expiden las disposiciones de carácter generala que se refiere el artículo 95 Bis de la Ley General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito aplicablesa los centros cambiarios a que se refiere el artículo 81-A del mismo ordenamiento. 2012Secretaria De Hacienda Y Crédito Público. DISPOSICIONES de carácter general a que se refiere el artículo 115de la Ley de Instituciones de Crédito. 2009