MANUAL DEL USUARIO
Manual del Usuario del Sistema de Visado Digital © 2006, Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla Todos los derechos reservados.Queda prohibida la extracción y/o reutilización de la totalidad o de una parte del presente documento sin la autorización expresa del Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla Julio, 2010
1. INTRODUCCIONLa aplicación cliente de VISADO DIGITAL (VD) que se entrega para instalar en los estudiosde arquitectura, ha sido desarrollada en base a requerimientos establecidos por el ColegioOficial de Arquitectos de Sevilla, con la filosofía de facilitar la tarea a los usuarios del servi-cio, sin exigirles adquirir ningún software comercial ni equipamiento extra, a la vez que apro-vechar las ventajas del soporte digital, para incorporar información y procesos que aliviandeterminadas tareas administrativas en el estudio y en la gestión colegial.Se constituye en una potente herramienta de gestión de trabajos e incorpora ayudas prácti-cas a la presentación de proyectos que le confieren un valor añadido al objetivo principal.La integración del nuevo servicio de VISADO DIGITAL con el Sistema de Gestión de expe-dientes del Colegio es total, no existiendo diferencias en cuanto a numeración, control y tra-mitación con el visado tradicional, lo que permite consultar la tramitación on line en la páginaWeb del Colegio (www.coasevilla.org) con independencia del sistema de visado que se utili-ce.2. INSTALACION Y PUESTA EN MARCHA DEL PROGRAMA2.1. Requisitos recomendados del sistemaSe recomienda que el equipo sobre el que se realice la instalación de la aplicación VD tengalos siguientes requisitos mínimos:Sistema operativo Windows XP / 2003 / 2000 (con Servipack)/Vista/W7Procesador Pentium IV 1,8 GHzMemoria RAM 512 MbAlmacenamiento 200 Mb espacio libre en disco duroComunicaciones Conexión a Internet2.2. Procedimiento de instalación y puesta en marchaLa aplicación se encuentra incluida en el CD facilitado por el COAS, en el que además seincluye la siguiente documentación: - Manual de la instalación - Manual del usuario - Manual del driver postscript - Adobe Acrobat Reader 7.0 (visualizador externo PDF)Una vez introducido el disco en la lectora de CD debe de iniciarse automáticamente la insta-lación. En caso de no ejecutarse automáticamente abrir el explorador de Windows y ejecutarel fichero COASvd_setup.exeDurante la instalación se solicitará la clave de instalación que figura en el documento desolicitud de certificado de firma electrónica que previamente se ha tenido que solicitar alCOAS.Cuando se instale el certificado de firma electrónica se requerirá que se introduzca la clavede activación de firma, que igualmente viene indicada en la solicitud de dicho certificado.
Será en ese momento cuando habrá que introducir la clave privada de firma, esta clave esúnica y debe recordarse ya que será necesaria para firmar y recibir los documentos visados.En caso de olvido o extravío de la clave privada, será necesario solicitar un nuevo certificadode firma ya que la clave privada es única y sólo la conoce el titular del certificado. Esta claveserá de un mínimo de 10 caracteres alfanuméricos, distinguiendo mayúsculas y minúscu-las.La ubicación de todos los ficheros y bases de datos podrá ser elegida a la hora de la instala-ción del mismo, con lo que en el caso de ser una unidad de red, podrá trabajar desde variospuestos.Una vez el programa esté completamente operativo, pulsando en el icono de la aplicaciónque se instala en el escritorio, se abre la pantalla de presentación. Desde esta pantalla abre el manual del usuario completo en formato PDF. Desde cualquier otra se constituye en ayuda específica Muestra informa sobre la versión del programa y teléfonos de contacto en caso de proble- mas de instalación Cierra el programa -2-
Posicionando el cursor sobre una línea (área) del menú principal que aparece en la columnade la izquierda, se abre una ventana de ayuda en color rojo, que nos ilustra sobre las fun-ciones que pueden realizarse desde cada área de menú.Haciendo clic sobre una opción del menú principal, ésta queda resaltada mediante un cam-bio de color (azul) y abre un menú secundario con las opciones de trabajo en que se organi-za.Posicionando el cursor sobre las líneas del menú secundario, aparece una ventana emer-gente que explica el contenido y haciendo clic sobre una opción, quedará resaltada median-te un cambio de color abriendo la ventana de trabajo correspondiente.De esta manera sabemos en cada momento el área de menú principal y la opción de menúsecundario sobre la que trabajamos, y podemos echar un vistazo rápido al programa, a tra-vés de la ayudas en ventanas emergentes, antes de conocer en profundidad cada una desus prestaciones. -3-
2.3. Actualizaciones de la aplicaciónLas actualizaciones de la aplicación se realizan on line. Con cada conexión al Colegio, au-tomáticamente el programa consulta la existencia de una nueva versión de la aplicación y ensu caso la descarga e instala. También forman parte de las actualizaciones los cambios quese produzcan en la estructura-guía de los documentos. -4-
3. AREAS DEL MENÚEl menú principal de funciones del programa se compone de tres apartados principales consus correspondientes apartados:VISADO DIGITAL Es el motor de la aplicación. Se constituye en una herramienta de ges-UTILIDADES tión de trabajos, con ayudas para la preparación de documentos. Ge- nera, modifica, firma, envía y recibe documentos en formato PDF.BASE DE DATOS Menús secundarios: Preparar documento, firmar, enviar al COAS y re- cibir del COAS Permite diversas utilidades sobre los documentos de los que ya se han generado los PDF: preparar separatas de un documento, visualizar documentos (documentos originales, documentos visados y otros) pa- ra realizar comprobaciones, impresión de documentos o realizar co- pias de seguridad. Menús secundarios: Generar separatas, abrir documento PDF, copia de seguridad en .zip, copia de seguridad en CD/DVD, restaura copia de seguridad, elimina trabajos, elimina documentos, documentos otras instalaciones, cambiar ubicación datos Corresponde a la gestión de certificados de los arquitectos que han de firmar los distintos documentos. Menú secundario: ColegiadosElegida una opción de trabajo del menú secundario se activa la zona de trabajo de la panta-lla, mostrando la ventana de entrada de datos. Cada opción tiene su ayuda específica a laque se accede pulsando el iconoDe esta forma el programa ofrece dos niveles de ayuda, uno básico y otro pulsando el iconode ayuda, que nos ilustra sobre el manejo de los formularios que se abren en la zona detrabajo. -5-
4. MENÚ VISADO DIGITAL4.1. Preparar documentosEn esta opción se permite preparar un documento para ser visado en formato digital PDF.La herramienta desarrollada para preparar documentos es el núcleo central de la aplicacióny se utiliza tanto para crear trabajos (expedientes) y documentos, como para modificarlos.Se trata de una útil guía de redacción de proyectos con una estructuración basada en lasNormas de Presentación de Trabajos Profesionales del COA de Sevilla, dándose la opciónde estructurar los documentos conforme al CTE o no, junto con ayudas sobre el contenidoque debe incluirse en cada parte que compone el documento final.Un TRABAJO (expediente) puede estar compuesto de múltiples documentos, por ejemplo siel expediente es un proyecto de edificación puede constar de los siguientes documentos: - Anteproyecto - Proyecto Básico - Proyecto de Ejecución - Estudio de Seguridad y Salud - Otros documentos (certificados, informes, etc…)Cuando damos de alta un trabajo hay que crear obligatoriamente el documento Comunica-ción del Encargo Profesional. La aplicación se ocupa de recordarlo antes de permitir el envíoa visado. Esta obligatoriedad no implica orden, es decir, se puede crear primero el documen-to “Proyecto Básico” y luego la Comunicación de Encargo correspondiente.Seleccionada la opción PREPARAR DOCUMENTOS, aparece la siguiente pantalla de tra-bajo: -6-
En la primera tabla se rellena un formulario en el que se da nombre al TRABAJO y seleccio-namos el GRUPO al que pertenece.Pondremos un nombre al expediente que sirva para la localización interna en el estudio y nonecesariamente tiene que definir por extensión el contenido del encargo profesional.El trabajo a desarrollar puede ser “Proyecto Básico, de Ejecución y Dirección de Obras de ViviendaUnifamiliar Aislada”, pero internamente podemos denominarlo “CASA PEREZ”.Es por tanto un criterio que sólo sirve a nuestra gestión particular y que no se transmite al Colegioen ningún momento.A continuación se elige el GRUPO al que pertenece el trabajo que vamos a abrir de entre losque propone el programa. - Demolición. - Edificación. - Informes, Certificados, Tasaciones, etc… - Parcelación y Planeamiento. - Urbanización. -7-
Las columnas que aparecen con el texto en azul son rellenadas automáticamente por elprograma conforme va completando la información y nos sirven datos relativos al trabajo,tales como el número en nuestra base de datos, la fecha y hora de creación y el objeto deltrabajo.En la segunda tabla de la pantalla seleccionamos el TIPO DE DOCUMENTO que vamos apreparar. En función del grupo de trabajo marcado, el programa nos propone automática-mente los tipos de documentos entre los que habremos de elegir.Relleno el formulario de la segunda tabla, pulsamos en el icono Crear/Modificar y pasare-mos a la página de ayuda a la GENERACIÓN DEL DOCUMENTO, que es el núcleo de laaplicación.Las celdas en azul nos dan información sobre el estado y la fecha de los documentos -8-
4.1.1. Generador de documentosLa funcionalidad de esta segunda pantalla es facilitar la conversión de todos sus ficheros detrabajo en un fichero único, en formato PDF, que será el que después de firmado electróni-camente, enviaremos al colegio para su posterior visado digital. Presenta el aspecto del ex-plorador de Windows con 4 columnas.En la primera columna aparece la estructura de carpetas del disco duro. Si hacemos clic enuna de ellas podemos ver en la segunda columna el contenido de la misma.La aplicación de Visado Digital no obliga a cambiar las normas de trabajo de los usuarios. La estruc-tura de carpetas y subcarpetas con que habitualmente organizamos nuestro trabajo es totalmentelibre. No obstante aquellos arquitectos que sean usuarios de visado digital obtendrán mayor rendi-miento de su tiempo cuanto mas organizados sean en la elaboración de sus documentos como expli-caremos mas adelante.En la tercera columna aparece una guía de redacción del documento que vamos a prepa-rar. Esta guía obedece Normas de Presentación de Trabajos Profesionales vigentes en elCOAS tanto para trabajos a los que les es de aplicación el CTE como a los que no.En función del tipo de documento elegido, la aplicación nos propone la estructura guíacorrespondiente. -9-
La mecánica de PREPARAR DOCUMENTOS consiste en arrastrar los ficheros corres-pondientes desde nuestras carpetas de trabajo a las carpetas adecuadas de la colum-na guía de redacción del documento.Los documentos sencillos del tipo INFORMES, CERTIFICADOS, etc. y los de PLANEA-MIENTO se han resuelto su estructura con una carpeta única.En todas las estructuras-guía de los distintos documentos se ha incluido una carpeta de Do-cumentos no sellables en la que se incluirán aquellos documentos relacionados con el“proyecto” y que no han de ser visados (cartas y notas dirigidas al arquitecto de visado rela-cionadas con el proyecto, etc.)Se recomienda que los documentos administrativos que acompañan al “proyecto” quese está preparando (solicitud de licencia, impreso de estadística de la edificación y cualquierotro que sea necesario para tramitar el documento ante la administración) y que hayan deestar visado, se envíen como nuevo documento del trabajo del tipo “LICENCIAS Y OTROSDOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS A VISAR”. De esta manera la numeración que llevaimpresa el sello de visado corresponderá con el número de páginas del documento. - 10 -
Arrastrando ficheros de trabajo a las carpetas correspondientes a nuestra columna guía va-mos componiendo el documento que deseamos preparar para el visado digital.El fichero arrastrado cambia a color azul en la segunda columna para indicarnos los que yahemos pasado a la columna guía.Cuando una carpeta de la columna guía, tercera columna, tiene contenido, cambia a colorverde y haciendo clic en ella, dicho contenido se muestra en la cuarta columna.Una vez hayamos completado el proceso de trasladar ficheros a la columna guía, es conve-niente comprobar que todas las carpetas han cambiado de color, es decir que tienen conte-nido, y que los ficheros que contienen son los deseados y están en el orden adecuado.Para ordenar los ficheros basta con cambiarles el nombre (tal como se hace habitualmenteen Windows), anteponiéndoles, a los nombres que ya que tienen, una relación correlativa dedígitos (01, 02, 03, etc.) para establecer el orden deseado de los ficheros.El orden de los ficheros es MUY IMPORTANTE, ya que tras la aplicación, además decrear un único fichero PDF, genera un índice y numera todas las páginas del documento. - 11 -
Hechas las comprobaciones necesarias, pasamos a generar el fichero PDF. Para ello hare-mos clic en el icono de la barra de herramientas CREAR PDFComo ya se ha indicado anteriormente, la aplicación VISADO DIGITAL genera los PDF yluego los une en un único fichero, confecciona el índice y numera las páginas del documen-to.Mientras realiza esta operación aparece una barra de estado que nos ilustra sobre el proce-so. Una vez finalizado, aparecerá el mensaje “DOCUMENTO GENERADO CON ÉXITO” ynos preguntará si deseamos visualizarlo.Si contestamos afirmativamente veremos en pantalla el documento en formato PDF. Con elíndice en la columna de la izquierda. Es conveniente volver a comprobar el documento, aho-ra ya en el formato de intercambio con el COAS y cerciorarse que se ajusta exactamente aldocumento que deseamos visar.Finalmente cerramos el visualizador de PDF y guardamos el documento generado. - 12 -
4.1.2. Tipos de ficheros admitidosLos ficheros admitidos por la aplicación VD para su posterior conversión a PDF son:TIPO DE FICHERO EXTENSIÓN Textos .doc / .rtf / .txt / .pdf / .ps / .eps Gráficos .bmp / .jpg / .jpeg / .tif / .tiff / .pdf / .gif / .png CAD .pdf / .psPero ¿Cómo hemos de preparar los planos antes de incorporarlos al apartado correspon-diente de la columna guía de redacción del documento?Los ficheros de tipo CAD (*.dwg y otros), para su incorporación a la estructura guía del do-cumento han de ser impresos previamente en formato PDF desde el programa de diseñoasistido (Autocad, Archicad, etc.), para lo que se requerirá que se tenga instalado algún pro-grama comercial que permita esta operación (Adobe writer, PDF Creator o similar). Ver enanexo como imprimir en PDF desde Autocad.En el caso que no se disponga de una aplicación comercial para generar PDF, se puedenimprimir los planos mediante un dispositivo POSTSCRIPT (creándose ficheros .ps) paradefinir los atributos de impresión (equivalencia de colores con gruesos de líneas, formato deimpresión, etc.), algo similar a lo que se hace al transformar los ficheros de CAD a formato.PLT para enviarlos a imprimir. Este dispositivo se instala conjuntamente con la aplicaciónde VD. - 13 -
A la vista de las peculiaridades que presentan los dispositivos POSTSCRIPT aportados por los pro-gramas de CAD, con la aplicación VISADO DIGITAL entregamos un driver denominado GENERICPOSTSCRIPT, que se ha comprobado funciona correctamente con los programas de CAD más habi-tuales.Así pues, los planos NO PUEDEN trasladarse en sus formatos originales (*.dwg y otros) a la columnaguía, sino que previamente hemos de imprimirlos en un dispositivo virtual POSTSCRIPT que incorpo-re los atributos de impresión, para trasladarlos cuando tengan formato .PS, y aquí surge otra cues-tión que es importante conocer.Todos hemos sufrido la sorpresa de enviar un documento a copistería y comprobar que lo que ennuestra pantalla e incluso en nuestro plotter del estudio sale bien, luego en la copistería sale mal. Esdecir: falta una línea de borde, no está centrado el plano en el formato de papel, etc.Esto es debido a que el área de impresión de cada periférico es particular. Un formato A-1 ISO de841x594 mm. no puede ser impreso por ningún periférico alimentado con una hoja DIN A-1, puestodos ellos tienen márgenes de impresión menor que el formato teórico.Cuando trabajamos de forma tradicional esto tiene sus inconvenientes, pero cuando tenemos unproyecto visado digitalmente y lo queremos imprimir esta circunstancia tiene que estar previs-ta.Naturalmente hay trucos: al mandar imprimir un fichero. PDF podemos utilizar la función centrar yajustar a la página y de esta forma, con una pequeña pérdida de escala, obtendremos un resultadocorrecto. Otro sería colocar una hoja de mayor tamaño (OVERSIZE) que el A-1, como el A-1 plus,pero luego tendríamos que recortar el papel sobrante.En resumen, si queremos utilizar formatos normalizados de papel (lo que supone un ahorro en lacopistería y en la manipulación, cortado, plegado, etc.) es muy importante que conozcamos cual es elárea útil de impresión del periférico con el que vamos a trabajar para adaptar el recuadro interior denuestro dibujo en pantalla a dicha área útil.4.1.3. Otros iconos del Generador de Documentos Guardar el documento En cualquier momento podemos guardar el trabajo realizado para continuar el proce- so en otra sesión. El programa nos preguntará ¿Está listo el documento para ser fir- mado? Lógicamente contestaremos NO, hasta que tengamos preparado el documen- to completo. En caso afirmativo el programa VISADO DIGITAL nos conduce paso a paso hasta completar el proceso. Borrar contenido de la cuarta columna Pulsando este icono se borran todos los ficheros que aparecen en la cuarta columna y que corresponden con el contenido de una carpeta de la columna guía. Para eliminar un fichero concreto procederemos como habitualmente se realiza en Windows, es decir se hace clic sobre el fichero con el botón derecho y se elige elimi- nar del menú contextual. - 14 -
Visualizar documentos PDF generadosLos ficheros PDF generados pueden ser visualizados en cualquier momento, para ellobasta hacer clic en el icono y la aplicación abre nuestro documento en Acrobat Rea-der, programa de libre distribución que se adjunta con el CD de la Instalación.Modificar la orientación de un documento en el formato PDFPor error o por comodidad a la hora de imprimir hojas del documento (pdf o Posts-cript) algunas pueden aparecer giradas en el PDF generado. Esta circunstancia, apar-te de hacer incómoda la visualización, producirá la consecuencia indeseable de que elsello de visado se sitúe el un lugar inadecuado, ya que el sistema automático de se-llado es incapaz de discriminar la posición del dibujo en el formato.Al hacer clic sobre el icono se abre un editor auxiliar de PDF que permite efectuar lascorrecciones de orientación.Seleccionaremos en el índice de la columna de la izquierda la hoja que no tenga laorientación adecuada, para corregirla.Realizaremos los cambios de orientación de las páginas que necesitemos utilizando los ico-nos y finalmente fijaremos la posición en el documento con el icono . Cerran-do el programa auxiliar el PDF queda corregido. - 15 -
Cuando la comprobación es definitivamente positiva, volvemos a hacer clic en el botón deguardar para salvar el fichero PDF corregido.A continuación tendremos la opción de firmar el documento o no, posponiendo en este casosu firma para más adelante. - 16 -
Cuanto más escrupulosos seamos en la organización de nuestro documento, más ventajas obten-dremos de la aplicación VISADO DIGITAL.Cierto es que para pequeños documentos no tiene gran importancia, pero cuando nos enfrentamos auno extenso, con más de 500 hojas de textos y/o más de 100 planos las cosas cambian.Tengamos presente que el fichero final que vamos a obtener es un PDF que contiene el documentocompleto, que genera un índice interactivo y numera las páginas correlativamente y en total. Ello nospermite haciendo clic en el índice ir a una página concreta o al inicio de la carpeta determinada.Ejemplo: si hacemos clic en la memoria descriptiva nos aparecerá en pantalla la primera página dedicha memoria.Si hacemos clic en el índice sobre plano 25 del grupo arquitectura nos llevará directamente a dichoplano.¿Pero qué ocurre con documentos extensos como un Presupuesto o un Pliego de PrescripcionesTécnicas?La verdad es que si el índice solo nos lleva a la primera página no nos está facilitando mucho la vida,por ello para documentos extensos y concretamente en los apartados MEDICIONES Y PRESU-PUESTOS Y PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS PARTICULARES es conveniente crear unfichero por cada capítulo y así obtendremos luego un índice pormenorizado que nos facilita enorme-mente la gestión del documento.La aplicación VISADO DIGITAL se encarga de construir el fichero PDF del documento en cuestiónsin que el arquitecto tenga que adquirir programas comerciales como ACROBAT WRITER, pero haymuchos arquitectos que disponen de él.Una forma fácil de generar unas Mediciones o un Pliego indexado es generar un PDF medianteACROBAT y posteriormente generar el bookmark o índice con esta aplicación. Salvado ya directa-mente en PDF lo incluimos en la carpeta correspondiente de nuestra columna guía.Otra forma sin necesidad del WRITER es salvar un fichero DOC por cada capítulo de la Medición o elPliego y así, una vez generado el PDF completo, el índice nos llevará a la primera página de cadacapítulo.Es muy importante señalar que la aplicación VISADO DIGITAL permite obtener separatas de un do-cumento. Es obvio señalar que cuanto mejor organizado esté el documento más potente será el ex-tractor de separatas, pero de esto hablaremos extensamente al comentar las UTILIDADES del pro-grama. - 17 -
4.1.4. Formulario del documento Comunicación de EncargoEn la pantalla de PREPARAR DOCUMENTOS marcamos el trabajo deseado y en la segun-da tabla seleccionamos el documento Comunicación de Encargo. Aparece la pantalla si-guiente:En una sola ventana muestra la barra de herramientas disponibles y dos registros en el quese muestra el Nº del documento y el grupo de trabajo en el que se ha incluido. El númeroidentificativo del documento se compone de: nº instalación . nº del trabajo . nº del documentoEste número sirve para gestionar los archivos que se almacenan, envían, etc, y lo pone au-tomáticamente la instalación siendo en la operativa general, transparente al usuario.Si el trabajo ya está abierto en el Colegio con algún documento visado por el sistematradicional (en papel), hay que advertirlo en la ventana de ¡Atención!Aparece una ficha con seis pestañas de las que por defecto se activa automáticamente laprimera, correspondiente a Arquitecto/s.Esta ventana obliga a rellenar los datos identificativos del arquitecto y el tipo de intervenciónen el trabajo cuyo encargo se comunica al COAS. - 18 -
Si previamente, en la función BASES DE DATOS hemos alimentado los de los arquitectosque habitualmente colaboran en el estudio, pulsando en el símbolo ▼ a la derecha del cam-po correspondiente al número de colegiado se abre una persiana que muestra la base dedatos de arquitectos; marcamos el deseado y con doble clic se incorpora al formulario.Si deseamos incorporar un nuevo arquitecto que no está en la base de datos, podemoshacerlo desde aquí. Los campos señalados con negrita son de obligada cumplimentación.A continuación se rellena el registro Forma de Intervención.Igualmente pulsando en el símbolo ▼ aparece una ventana que muestra los posibles tiposde intervención. Elegimos y haciendo doble clic sobre ella se incorpora el formulario.En el caso de que el Tipo de Intervención del o los arquitectos sea Colaborador, en la panta-lla aparece un formulario para rellenar los datos del proyectista y/o director con el que seproduce la colaboración.En el caso de que el arquitecto actúe como técnico de una sociedad, habrán de relle-narse los campos correspondientes al CIF, número de registro, la razón social y eldomicilio de la sociedad. - 19 -
Completada la ventana de la pestaña arquitectos pasamos a la siguiente que es la de Cola-borador/es Externos. Si el colaborador externo ya está incorporado en nuestra base dedatos, podremos buscarlo como siempre pulsando el icono ▼ que aparece en el campo CIFde lo contrario habremos de rellenar uno a uno los datos solicitados.Completada la ficha de colaboradores externos pasamos a la de Promotores y procedemosa rellenar los campos.En cualquiera de las pestañas, se nos avisará de la obligatoriedad, si procede, de rellenaralgún campo que hayamos dejado vacío.Pasamos a continuación a la pestaña Trabajo a desarrollar, donde definiremos el objetodel Trabajo y en ella tecleamos el nombre técnico del trabajo (vivienda unifamiliar aislada,edificio de 44 viviendas y locales, etc.), no es válido “Casa Pérez” que es un identificadorinterno, y su emplazamiento.Posteriormente definimos a quién hay que cargar los costes de visado y en que proporciónen la pestaña correspondiente, recordar que siempre que se actúe como Técnico de unasociedad, se facturará a la sociedad en función del porcentaje que se haya establecido. - 20 -
y finalmente la/s Fase/s Encargada/s con la participación de cada arquitecto en las diferen-tes fases.El sistema plantea un porcentaje de participación en función del número de arquitectos queintervienen, que puede ser corregido manualmente.Completada la ficha con pestañas, solo queda señalar en la pantalla si el Arquitecto enco-mienda al Colegio que proceda a gestionar en su nombre el cobro de los honorarios profe-sionales. - 21 -
Una vez completo el formulario lo guardamos, lo que puede y debe hacerse en cualquiermomento de la sesión de trabajo, y pulsando el icono de la barra de herramientas CREARPDF generamos el documento que reproduce el impreso colegial, que una vez comprobadose guarda de nuevo.Los datos introducidos de promotores, sociedades profesionales, colaboradores externosetc. se incorporan automáticamente a una base de datos que se nos mostrarán en sucesi-vas utilizaciones del programa.El Documento de Comunicación de Encargo tiene una trascendencia fundamental, ya que abre eidentifica para siempre, a menos que sea sustituido por otro Documento de Encargo, el expediente.La aplicación VISADO DIGITAL exige del colegiado, la cumplimentación de un formulario donde serecogen los datos que aparecen en el impreso que el Colegio tiene establecido para la Comunicacióndel Encargo y algunos más que actualmente se interpretan o deducen de la práctica habitual.4.1.5. Estado de los documentosLa aplicación, en cada momento, va informando de los distintos estados en los que se en-cuentra el documento. El conocer los estados es importante para que se completen las fa-ses por las que ha de pasar un documento desde que se genera hasta que se recibe visadodel Colegio.Los posibles estados en los que se puede encontrar un documento son: 1. En preparación 2. Terminado (sin firmar) 3. Terminado (falta com. encargo) 4. Firmado 5. Enviado al COAS ó Exportado a disco (esta opción permitirá llevar el fichero a visar al COAS, en un soporte externo, CD, Pen Drive,…etc, por si no se desea hacer el envío del documento a visar a través de Internet) 6. Registrado (sólo si es una comunicación de encargo) 7. Visado (pendiente de pago) 8. Pendiente por nota de visado 9. Visado y pagado - 22 -
4.2. Firmar documentosUna vez preparado un documento y antes de enviarlo al COAS para su visado es necesariofirmar el documento.El sistema de certificado electrónico elegido responde a los criterios de máxima seguridadexistente al día de hoy, la garantía de reconocimiento de la firma electrónica es absoluta.Al seleccionar la opción FIRMAR se abre una página con dos ventanas, en la superior seelige el documento a firmar y en la inferior se firma por todos los arquitectos que intervienen.El sistema desarrollado avisará, en caso de expedientes nuevos, de la necesidad de prepa-rar el preceptivo documento de encargo, si no se ha hecho con anterioridad.La acción de FIRMAR encripta el documento para garantizar que se transmite por la red conseguridad y pide la firma de los arquitectos, firma que podrá hacerse en sesiones diferentesy consiste simplemente en introducir una clave que permite encriptar el documento con laparte pública del certificado del colegio y firmar con la parte privada del certificado del cole-giado.MUY IMPORTANTELa clave a introducir en el proceso de firma se define por primera vez al instalar el certificado. Estaclave de firma se podrá modificar posteriormente en el menú Bases de Datos – colegiados.Si se perdiera u olvidara la clave de firma será necesaria la realización de una nueva instalación, conla emisión de otro certificado electrónico. - 23 -
Una vez que los documentos están firmados la página se cierra y el sistema nos propone lasiguiente acción, que sería enviar documento al COAS. Podemos aceptarla o simplementedar por terminada la sesión y enviar mas adelante.4.3. Enviar documentos al COASSeleccionada esta función, el programa VD, abre la ventana que permite elegir un documen-to que pertenece a un trabajo para su envío al COAS. Solamente aparecen los documentosque hayan pasado al estado de firmados. En la barra de herramientas se activan cuatro iconos: Visualizar documentos PDF generados Enviar documentos al COAS Si no está generado el documento “Comunicación de Encargo”, el programa nos ad- vertirá de ello y nos remitirá al formulario correspondiente para su generación y firma. Grabar a CD/DVD Con esta opción, si se tiene instalado el programa de copia NERO versión 6.6 o supe- rior, se podrá grabar directamente en un CD/DVD el documento encriptado y firmado para, por ejemplo, llevarlo al COAS para su visado en momentos de saturación de la red o de no disponer de una conexión a Internet de banda ancha. Copiar a una carpeta determinada, para generar un fichero y llevarlo “en mano” al COAS - 24 -
Este icono permite hacer una copia del documento firmado en una carpeta distinta a las quepor defecto usa la aplicación, generar el fichero de firma y poder llevarlo al COAS por me-dios diferentes al envío que se realiza mediante la aplicación.Una vez finalizada la transferencia de datos obtendremos un mensaje de comprobación co-mo el de la pantalla de superior.Por seguridad los documentos en formato PDF firmados son encriptados antes de enviarse por lared.El proceso de transmisión tiene una duración que depende fundamentalmente de la velocidad de lalínea que tenemos contratada, no existiendo por parte del Colegio impedimento a cualquier conexión(modem RTB, RDSI, ADSL)Una vez se ha enviado el documento al COAS el SISTEMA VISADO DIGITAL instalado en el COAS,hará las comprobaciones necesarias para validar la firma y emite un acuse de recibo de que dichodocumento ha sido recibido. - 25 -
4.4. Recibir documentos del COASSeleccionada esta función, se abre una ventana en la que aparece una visión de nuestrobuzón de la aplicación VD. En ella se muestran avisos de varios tipos como pueden ser noti-ficaciones de recepción de documentos por parte del COAS, notas de visado, notas de cajay, naturalmente, documentos visados.Los documentos visados no pasan a nuestro buzón hasta que no hayan sido abona-dos los costes de visado, a través de la página Web, www.coasevilla.org, en el menúde visados y escogiendo la opción “Gestión de Expedientes” “Consulta/Pago Docu-mentos en Caja”, o bien en la Caja del Colegio directamente. Descargar contenido del buzón Pulsando el icono el sistema descarga el contenido del buzón y lo coloca en nuestro ordenador. Asimismo descargará cualquier actualización, acuses de recibo, notas de visado, etc. Descarga documentos desde CD/DVD Con esta opción se permite incorporar a nuestra aplicación, ficheros de documentos visados que no se reciban por Internet, sino que los hayamos solicitado al COAS a través de CD/DVD ó algún dispositivo externos de grabación. - 26 -
VISADO DIGITAL es 100% compatible con la aplicación de gestión del COAS de tal manera que elseguimiento de la tramitación del documento puede hacerse a través de la Web.El Colegio mantendrá el actual sistema de avisos para los dos procedimientos (digital y papel).Al descargar nuestro buzón podemos encontrarnos como en el visado tradicional, con NOTAS deVISADO. Si dichas notas implican correcciones al documento, habremos de introducirlas con la op-ción MODIFICAR y volver a generar un PDF que contiene el refundido del documento original maslas correcciones. Así tenemos la garantía de que el documento PDF está siempre actualizado.El documento actualizado se vuelve firmar y a enviar al COASSi una nota de visado se resuelve mediante aclaración presencial, telefónica, vía e-mail o cualquierprocedimiento que no implique modificación del documento, este será visado sin tener que enviarnada.Los documentos VISADOS descargados, se incorporan a nuestra aplicación en estado VISADO ypueden ser visualizados e impresos, para lo que es importante tener en cuenta las recomendacionesque se han hecho anteriormente respecto a este asunto. - 27 -
4.5. Sello de visado. UbicaciónEl sello de visado que se implanta con el sistema de visado digital, difiere con respecto alutilizado en el visado de documentos en papel. El nuevo sello presenta como novedad lainclusión del número de páginas del documento, además de mantener el número del expe-diente y la fecha de visado.El diseño del sello de visado digital es el siguiente, utilizándose el color azul para la mayoríade los documentos y el verde sólo para los de planeamiento:Debido a la automatización del proceso de sellado es muy importante tener en cuenta a lahora de confeccionar los documentos la ubicación del sello de visado, ya que el sistema noreconoce la correcta posición de cada hoja, colocando el sello siempre en un lugar concreto.El sello de visado se colocará en la esquina superior derecha de un formato A4. En el casode que el formato del papel sea mayor, por ejemplo en los planos, se considerará las dimen-siones de un A4 desde el vértice inferior derecho de la hoja. Se recomienda tener en cuentaesta apreciación a la hora de diseñar las cartelas para evitar, en lo posible, que se solapecon el sello de visado.Asimismo la distancia del vértice INFERIOR derecho del sello a la esquina INFERIORderecha del A4, es de 10 mm.A continuación se expresa gráficamente la ubicación del sello de visado: - 28 -
10 mm - 29 -
5. MENU UTILIDADES5.1. Generar separatasEsta potente herramienta incluida en el programa de VD permite confeccionar separatas, esdecir, extraer partes de un documento que ya ha sido convertido en un solo fichero PDF.Supongamos que ya tenemos nuestro documento preparado y guardado en formato PDF.Existen diversas razones por las que con frecuencia se nos solicitan separatas del mismoque recojan información sobre un determinado aspecto del proyecto (cumplimiento de nor-mativa específica, sobre una instalación concreta, etc.).La función GENERAR SEPARATAS está disponible tanto para el documento preparadocomo para el documento ya visado, es decir, se pueden extraer separatas antes y despuésde visar el documento.Al pulsar la opción GENERAR SEPARATAS se abre un potente gestor de PDF que solicitaelegir el documento del que deseamos extraer la separata. Como internamente nuestrosficheros se identifican con un número es conveniente mirar antes el número en la pantalla depreparar documentos. - 30 -
Una vez seleccionado se abre la herramienta de gestión de documentos PDF que permite,marcando en el índice, extraer las páginas que deseamos para incorporarlas a la separata.Para ello haremos clic en el botón de la barra de herramientas y marcamos, en la co-lumna de la izquierda, las casillas de los documentos que queremos incorporar a la separa-ta.La aplicación también permite indicar manualmente las páginas que queremos que compon-gan la separata introduciendo sus números o rango de números (1, 2, 4, 35-80, etc.).Una vez seleccionadas las páginas que componen la separata, pulsando el botón extraerpáginas, el sistema nos solicita nombre y carpeta de destino de la separata y se gene-ra automáticamente un fichero PDF con las páginas solicitadas. - 31 -
Recordamos la conveniencia de preparar los documentos lo mejor posible a efectos de manipulacio-nes posteriores.Por ejemplo, sería imposible extraer en una separata el capítulo de mediciones correspondiente auna estructura si previamente no aparece desglosado en el índice del documento, es decir, si no seha introducido como tal en la columna de guía para la confección de documentos.La misma observación cabe hacer al Pliego y a los Anexos. Sería imposible extraer de forma automá-tica un capítulo de Pliego o un anexo si previamente no se ha desglosado. - 32 -
5.2. Abrir documentos PDFEsta utilidad nos facilita abrir el fichero PDF de un documento, para visualizarlo y/o imprimir-lo, dando a elegir entre los siguientes tipos de documentos: - Originales (antes de ser visados) - Visados - Notas de visado - Acuses de recibo - Otros documentos (facturas recibidas por el pago de un documento, etc..)Abre una pantalla que a través de dos ventanas permite la selección del Trabajo y el Docu-mento que pretendemos visualizar.Pulsando en la barra de herramientas el botón VER PDF podemos ver e imprimir el docu-mento seleccionado. - 33 -
5.3. Copia de seguridad (.zip)Esta opción es simplemente para realizar copias de seguridad de nuestra aplicación (inclu-yendo bases de datos y ficheros generados en un fichero comprimido (*.zip)Al pulsar esta opción se permite seleccionar el directorio y nombre del fichero de la copia deseguridad que vamos a crear.5.4. Copia de seguridad en CD/DVDEsta opción es similar a la anterior, pero permite grabar directamente en un CD/DVD la co-pia de seguridad del sistema, para lo cual es preciso tener instalado el programa Nero ver-sión 6.6 o superior. La pantalla de trabajo es como sigue: - 34 -
5.5. Restaurar copia de seguridadEn caso de pérdida de la aplicación, formateo del equipo o cambio de ubicación de la mis-ma a otro equipo podremos restaurar la copia de seguridad realizada en el punto 5.3. Sedebe tener en cuenta que en caso de no haber realizado copia de seguridad de los ficherosgenerados y de las bases de datos, el Colegio Oficial de Arquitectos de Sevilla, podrá gene-rarle una copia de todos los documentos que haya enviado a visar, tanto originales comovisados, así como todas las facturas generadas por el pago de los costes de visado de cual-quier documento visado por este procedimiento.5.6. Eliminar trabajoLa aplicación VD permite gestionar nuestros trabajos, eliminando aquellos que por cualquiermotivo hayan quedado obsoletos.Al elegir la opción ELIMINAR TRABAJOS, aparece una pantalla en la que seleccionamos yeliminamos el expediente obsoleto.Marcado el trabajo, hacemos clic en y el programa nos solicitará confirmación para eli-minarlo. Contestando SI, el trabajo queda eliminado y no se podrá recuperar salvo quetengamos una copia de seguridad del mismo. - 35 -
5.7. Eliminar documentosEsta opción es similar a la anterior, pero en relación con los diferentes documentos de untrabajo que hayan podido quedar obsoletos.Es de resaltar que pueden borrase todos los documentos de un trabajo a excepción del do-cumento de encargo, que es necesario mantener por contener información precisa para lagestión interna. Si deseamos eliminar un documento de encargo, habremos de eliminar elexpediente completo.La pantalla de trabajo es como sigue:Seleccionado el documento deseado del trabajo en cuestión, haremos clic en y el pro-grama nos pedirá confirmación para proceder a eliminar el documento marcado, el cual nose podrá recuperar salvo que tengamos una copia de seguridad del mismo.Si previamente queremos asegurarnos del contenido del mismo visualizándolo, podemoshacerlo pulsando el icono5.8. Documentos de otras instalaciones.En caso que tenga documentos visados y firmados en otras instalaciones diferentes a lasuya, podrá solicitar al COAS la descarga de los mismos. - 36 -
5.9 Cambiar ubicación de datos de la instalación.Mediante esta utilidad, podremos mover la ubicación física de los ficheros, así como las ba-ses de datos de trabajo de la aplicación, lo que permitirá ubicarlo en un servidor dentro deuna red local, estableciendo una carpeta de trabajo única, y permitiendo la instalación enequipos diferentes. - 37 -
6. MENU BASES DE DATOS6.1. ColegiadosLa base de datos de arquitectos colegiados habrá de alimentarse para poder generar loscertificados relativos a firma electrónica y rellenar cómodamente el formulario del documentode comunicación de encargo. Guardar los datos introducidos Limpiar los datos de la pantalla Borrar ficha del colegiado Genera/importa certificado electrónico Permite importar un certificado desde un fichero (.ccer), para, por ejemplo instalar el certifi- cado de otro colegiado que haya de firmar algún documento. Así mismo sirve para generar el certificado por primera vez, para lo cual el programa solicita- rá la clave de activación de firma que aparece en la solicitud-contrato del certificado electróni- co solicitado al COAS. Visualizar un certificado Con esta opción se permite visualizar el contenido de un certificado instalado Cambiar clave de firma electrónica Cambio de la clave de firma electrónica, solicitará que se introduzca la clave actual y después la nueva clave. Exportar certificado Podremos crear una copia del certificado, ya sea de seguridad o para importarla posterior- mente a la instalación de otro compañero para poder firmar un documento. - 38 -
IMPORTANTE: Es recomendable exportar los certificados de firma, unavez se hayan generado, en un soporte externo (CD, Pen-Drive, etc..).Además de poder transportarlo para firmar en otras instalaciones, al te-nerlo exportado, evitara el tener que solicitar un nuevo certificado elec-trónico en el COAS, en caso de perdida de datos o formateo de los equi-pos.Salir del menú - 39 -
7. ANEXOS7.1. Esquema de trabajo del sistema de visado digitalA continuación se acompaña un esquema del sistema de trabajo con la aplicación de visadodigital, en el que se han indicado los aspectos más importantes a tener en cuenta en la tra-mitación de un documento para su visado digital. - 40 -
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7.2. Generación de ficheros PDF desde AutocadA continuación se incorporan los procedimientos y configuraciones necesarias para generarficheros PDF desde Autocad (versión 14, 2002 y 2005) para lo cual es necesario tener elprograma Adobe Acrobat.Esta información ha sido elaborada por el Colegio Oficial de Arquitectos de Madrid. - 42 -
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