MINIMALIS VOL. 13

M NIMALIS APRIL 2023 MINI MAJALAH LITERASI DAN KUIS EDISI XIII HMPIP FIA UB 2023 | E-MAGAZINE MINIMALIS ARTIKEL UTAMA RUBRIK KHUSUS ARTIKEL PENDUKUNG Perkembangan Kearsipan Kesan Ketua & Wakil Pentingnya Peralihan Mendukung Pengelolaan Ketua Himpunan Pengelolaan Arsip dari Dokumen Menjadi Lebih Baik Kabinet Saturasi Konvensional Menuju Digital

Daftar isi Sambutan Artikel utama 3 tim redaksi Perkembangan Kearsipan 6 Salam sejahtera dan salam literasi! Mendukung Pengelolaan Dokumen menjadi Lebih Baik 7 E-Magazine MINIMALIS adalah salah satu upaya untuk menyebarluaskan Infografis 11 informasi tentang kearsipan. Maka 12 upaya awal yang bisa kita lakukan Pengarsipan Digital 16 adalah mengenalkan arsip kepada Mempermudah Temu Balik 18 masyarakat dan menanamkan Dokumen 21 kesadaran bagaimana arsip mem- 23 pengaruhi dan memberi manfaat Artikel 1 bagi kehidupan masyarakat. Pentingnya Peralihan Semoga dengan hadirnya e- Pengelolaan Arsip dari Konvensional menuju Digital magazine ini dapat mendorong Infografis masyarakat untuk lebih Aplikasi Arsip untuk Mengelola memperhatikan arsip. Tidak ada Dokumen kata lain yang dapat kami ucapkan Artikel 2 selain terima kasih atas kontribusi Kearsipan Digital dan apresiasi dari semua pihak Infografis sehingga akhirnya sampailah kami Apa itu Arsip Digital? pada MINIMALIS edisi pertama di Artikel 3 kepengurusan tahun ini, semoga Jenis Kearsipan Digital bermanfaat. Terima kasih atas Infografis dukungannya, sampai jumpa di Masalah dalam Pengelolaan Arsip Digital edisi MINIMALIS berikutnya dan Sambutan Ketua Himpunan selamat membaca! Kesan Pesan dari Ketua Best Regards, Himpunan Tim Redaksi MINIMALIS

Sambutan Wakil Ketua 24 Hal yang harus diketahui oleh Himpunan pembaca Minimalis 25 Kesan Pesan dari Wakil Ketua 27 Untuk pengalaman yang lebih baik, Himpunan 29 Anda bisa gunakan fitur desktop 31 mode pada peramban bagi Infografis pengguna smartphone Anda bisa menyingkirkan iklan Pengelolaan Arsip Digital yang mengganggu Usap untuk membuka halaman Timeline Proker Jika rindu ingin membaca halaman yang diinginkan di lain waktu, Proker HMPIP 2023 dapat gunakan fitur bookmark Pastikan dalam suasana hati Infografis gembira ditemani minuman favorit di tempat yang nyaman Pengelolaan Arsip Digital Gunakan fitur download jika ingin membacanya ketika offline, untuk Places to go to mendapatkan hasil lebih baik pastikan menghubungi kontak Cafe Edition minimalis yang tersedia Jangan lupa share agar tak hanya kamu yang tahu informasi penting ini Infografis 33 Hit Us Up 34 Kearsipan Digital +62 896-5922-5511 (Nimas) [email protected] OOTD Ideas www.hmpipub.org Inspirasi OOTD untuk ke kampus Pemimpin Redaksi: Achmad Arief Humas: Nimaswara & Afina Aprilia & Sekretaris Pelaksana: Asna Hanifah Design & Layout: Anisa Tiara Acara: Gibran Azizi & Ruhul Maulana Muhammad Raka 1. Amelia Siti Nur' Aeni Kontributor 11. Yusuf Alfiansyah 2. Amalia Nabila Rahma 12. Anriko Hesya Pramudya 3. Dewi Endah Hamidah 6. Azkya Nurul Aulia 13. Adam Rizky Kiraaman 4. Fajrina Nur Aulia 7. Audry Shafa 5. Akmal Parikesit 8. Lilim Kurni Astuti 9. Made Chintana 10. Nafa Kurnia

Artikel Utama Pentingnya Peralihan Pengelolaan Arsip dari Konvensional menuju Digital Namun, seiring dengan berjalannya waktu, pengelolaan arsip berubah yang semula bersifat manual sekarang menjadi digital. Akses digital ini membuat para masyarakat juga pengelola suatu arsip tidak mengalami kesulitan ketika mereka membutuhkan sebuah data dengan Saat ini perkembangan teknologi cepat, walaupun begitu setiap hal terjadi begitu pesat dengan mem- yang bersifat digital harus selalu bawa banyak sekali dampak baik mendapatkan pengawasan karena dalam sektor industri, pendidikan, ditakutkan terjadi suatu kesalahan transportasi, dan lain sebagainya. didalamnya yang berujung pada Pemerintah dituntut untuk mem- penghambatan penemuan suatu berikan kemudahan dalam data atau informasi. pelayanan dengan memanfaatkan Pembahasan teknologi saat ini, perkembangan ini memberikan dampak posistif seperti Kearsipan sendiri memiliki makna kemudahan seseorang dalam mem- sebagai suatu tata cara dalam proses peroleh informasi terbaru perihal membentuk, menghasilkan, meng- berita atau suatu peristiwa yang gabungkan, menjaga, dan me- terjadi. Dengan adanya kemudahan ngendalikan penyimpanan serta seseorang mendapatkan informasi ini dapat dijadikan sebagai temu balik membuat banyak sekali diantara dari sebuah informasi. Peningkatan mereka yang merasa terbantu dalam sistem digital sendiri sudah dibahas menyelesaikan suatu pekerjaan. dalam Undang Undang No 43 Tahun Misalnya kita ambil contoh bagian 2009 tentang kearsipan. Di dalamnya kearsipan, dimana sebelum terjadi disebutkan bahwa, pencipta arsip perkembangan yang pesat dalam atau lembaga kearsipan dapat bidang teknologi kegiatan pada membuat arsip dalam berbagai bagian arsip dahulu hanya berkutat bentuk atau melakukan alih media pada buku-buku dan juga koleksi- antara lain media elektronik. Hal ini koleksi lama yang sudah sangat bertujuan agar suatu dokumen dapat usang termakan usia. 3

dengan mudah dilihat, dikelola, Kemungkinan hilangnya suatu ditemukan, dan dipergunakan dokumen sangat kecil kembali. Suatu dokumen dapat Menghemat ruang dipergunakan kembali sebagai suatu Tingkat kerusakan suatu dokumen bukti atau kepastian. Contohnya sangat kecil karena tersimpan seperti akte kelahiran, surat tanah, dalam bentuk digital dan beberapa bukti berharga Lebih mudah dalam membagikan berbentuk digital seperti suatu duatu dokumen gambar, rekaman video, atau bukti Meningkatkan keamanan karena audio yang direkam oleh ponsel. terdapat mekanisme kontrol yang Pengelolaan peningkatan mem- jelas pada dokumen pengarsipan bantu mendukung penyebaran secara elektronis informasi dengan cepat dan dapat Memudahkan dalam melakukan dikatakan lebih baik, karena seluruh recovery data masyarakat dapat mengakses sendiri apa saja yang mereka butuhkan dan mereka cari. Namun seiring ber- kembangnya waktu, para pengelola arsip atau biasa kita sebut asiparis dituntut untuk selalu belajar dan menerapkan ilmu-ilmu yang mereka dapatkan agar pengelolaan kearsipan dalam bentuk digital ini berjalan dengan baik dan maksimal. Terlepas dari manfaat kearsipan Peningkatan layanan digital sendiri digital, ada beberapa kekurangan memberikan beberapa manfaat, dan kelebihan di dalamnya. Beberapa diantaranya: kelebihan dari pengelolaan arsip Menurut Sukoco (2006:112) ada digital yakni terdapat kemudahan beberapa manfaat sistem kearsipan dalam mengelola akses arsip, digital, yakni : keamanan data terjamin dengan Lebih cepat dalam menemukan baik, mendapat kemudahan dalam dan pemanfaatan arsip atau mencari arsip yang ada sejak dokumen tanpa meninggalkan beberapa tahun silam. Sedangkan tempat ada beberpa kekurangan yang Lebih fleksibel karena akan terdapat dalam kearsipan digital menghemat waktu, tenaga, dan diantaranya kesulitan dalam men- juga biaya jaga reliabilitas dan autentisitas arsip Mudah dalam mencari suatu karena arsip elektronik dapat dengan dokumen yang dapat dilakukan mudah dimanipulasi, keberadaan dengan hanya mencantumkan arsip jenis digital tergantung pada kata kuncinya 4

bagian digital itu sendiri. walaupun begitu hal ini dapat diatasi Setelah melihat beberapa dengan baik oleh arsiparis. Perkembangan kearsipan digital kekurangan dan kelebihan yang ada, banyak membawa perubahan ke perkembangan kearsipan digital arah lebih baik dalam mengelola sangat membantu beberapa apek suatu dokumen baik terbaru maupun dalam meningkatkan ke arah yang yang sudah lama yang usang, lebih baik dan tertata dengan Pengaruh teknologi yang pesat juga pengelolaan serta pemantauan yang adanya dukungan dari beberapa dilakukan secara berkala oleh mereka pihak dengan kesepakatan yang ada yang ditugaskan pada bagian dapat membuat perkembangan ini tersebut. berjalan dengan baik dan lancar. Kesimpulan Kontributor: Amelia Siti Nur'Aeni (Mahasiswi Ilmu Perpustakaan Kearsipan digital merupakan suatu FIA UB angkatan 2022) proses arsip yang dapat diakses oleh siapapun, dapat memuat beberapa dokumen dengan baik, serta mem- bantu dalam meminimalisir ter- jadinya kehilangan, dan lain sebaginya. Perkembangan ini sangat membantu dalam pemanfaatan waktu, tenaga, biaya, serta ruang. Tidak ada kerisauan dalam me- nyimpan data walaupun sesuatu yang berhubungan dengan digital pasti memiliki beberapa masalah, 5

INFOGRAFIS Kontributor: Amalia Nabila R (Mahasiswi Ilmu Perpustakaan FIA UB angkatan 2022)

Artikel 1 Pentingnya Karena kunci utama dalam sebuah Peralihan organisasi adalah perihal Pengelolaan Arsip administrasi, sementara di dalam dari Konvensional administrasi sendiri terdapat unit kecil menuju Digital yaitu arsip. Perkembangan teknologi sangat Informasi yang terekam dalam memberikan banyak perubahan di zaman ini. Saat ini Indonesia tengah sebuah arsip adalah informasi yang memasuki era society 5.0. Manusia diarahkan untuk mampu menyelesai- berharga dimana tidak hanya di- kan tantangan dan permasalahan yang ada dengan memanfaatkan gunakan untuk merencanakan suatu adanya inovasi khususnya dalam hal teknologi. Di era society 5.0 kegiatan namun juga dapat sebagai masyarakat mau tidak mau harus mau untuk membangun talenta bukti yang terekam dari sebuah digital dan meningkatkan literasi digital. Inovasi ini tentunya juga kegiatan yang telah berlangsung. muncul dalam hal kearsipan. Sekarang sudah bukan zamannya Selain itu, arsip juga merupakan untuk menerapkan tata kelola arsip secara konvensional. memori korporat bagi organisasi yang Pengelolaan arsip harus benar- menciptakannya. Dimana keberada- benar diperhatikan. Pengelolaan arsip memuat segala sesuatu dokumen an arsip ini menjadi bukti bagi penting dari sebuah organisasi baik itu publik maupun privat. Tentunya tindakan, keputusan dan komunikasi, dengan pengelolaan arsip yang baik, efektif, dan efisien, data-data penting serta merupakan bahan akuntabilitas atau rahasia milik sebuah organisasi akan aman. dari instansi yang memiliki rekaman tersebut (Musrifah, 2016). Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan dibentuk sebagai upaya untuk memberikan instruksi dari pemerintah pusat ke pemerintah daerah mengenai tata kelola arsip, dan pengelolanya. Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa, pencipta arsip atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk atau melakukan alih media antara lain media elektronik. Berdasarkan isi Undang-Undang tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa suatu organisasi baik publik maupun privat harus melek akan 7

teknologi dan mampu beralih ter- kemampuan dalam menyiapkan hadap pengelolaan arsip yang semula konvensional menjadi digital. dokumen, kemampuan dalam meng- Hal ini bisa dianggap lebih efektif dan efisien. Selain itu, di Indonesia sendiri indeks dokumen, dan kemampuan merupakan sebuah negara yang rawan terjadinya bencana, sehingga dalam mengontrol akses (Purwanto & dengan adanya peralihan arsip digital akan meminimalisir kehilangan atau Ramadhan, 2016). kerusakan arsip yang disimpan secara konvensional. Peralihan tata kelola arsip dari Dalam Undang-Undang No.43 tahun konvensioanl menuju digital mem- 2009 tentang Kearsipan, pemerintah juga menyampaikan mengenai berikan banyak manfaat. Beberapa perlunya sebuah Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN), dan manfaat yakni terkelolanya arsip adanya Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Sistem ini didesain dengan tidak membutuhkan tempat sebagaimana arsip masyarakat nantinya bisa terkoneksi satu sama penyimpanan yang besar. Arsip lain. Oleh sebab itu, lembaga ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) digital hanya perlu penyimpanan membuat sebuah software yang diperuntukkan bagi lembaga- melalui sebuah memori, jadi tidak lembaga di lingkungan kerja ANRI, BUMN, BUMD, dan juga pada memakan banyak tempat. Adanya perguruan tinggi. Software tersebut dinamakan dengan SIKD (Sistem perkembangan internet dan Informasi Kearsipan Dinamis). Pembuatan software SIKD ini komunikasi serta kapasitas pe- merupakan sebuah implementasi terhadap SIKN. nyimpanan yang besar dimana juga Sistem kearsipan digital memiliki memiliki algoritma kompresi gambar banyak variasi sistem, dan semuanya dibuat untuk kemudahan dalam me- yang menawan, disertai adanya laksanakan tugas kearsipan. Terdapat empat komponen penting yang bisa kebijakan arsip digital memungkinkan dijadikan panduan dalam memilih sistem kearsipan, yaitu kecepatan dalam penempatan database yang dalam memindai dokumen, cukup besar dari hasil digitalisasi dokumen kearsipan. Selain itu, dengan pemanfaatan software proses pencarian data pun bisa dikatakan lebih efektif dan efisien. Mereka bisa dengan mudah me- lakukan akses pada arsip yang mereka butuhkan. Untuk pemusnahan arsipnya sendiri pun tidak serumit pemusnahan dikala masih dalam 8

pengelolaan secara konvensional. mampu mengikuti perkembangan Di sisi lain, pengelolaan arsip secara zaman. Selain itu, mereka juga sadar dengan pemanfaatan teknologi akan digital juga memiliki resiko seperti memberikan pelayanan yang lebih hilangnya data-data secara per- baik dan berkualitas terhadap manen, kerusakan pada software masyarakat. Organisasi tersebut bisa atau hardware, permasalahan- dimisalkan seperti Kementerian permasalahan yang berkaitan Keuangan, ANRI, Perpustakann dengan keotentikan naskah dan hak Nasional RI, dan juga organisasi- cipta, dan lain sebagainya. Namun, organisasi tingkat pusat yang telah hal ini bisa dilakukan upaya beralih ke arsip digital. preservasi arsip digital. Beberapa upaya yang mungkin bisa dilakukan Namun, di Indonesia juga masih yaitu Preservasi teknologi terhadap terdapat beberapa organisasi publik software dan hardware yang asli. yang masih mengelola arsip secara Melakukan migrasi dan reformating konvensional. Akan tetapi organisasi dari materi digital tanpa mengubah publik ini cenderung organisasi isinya sesuai dengan perkembangan daerah. Mungkin karena faktor teknologi, dan bisa melakukan sumber daya manusia yang belum pemasangan emulator dimana dapat terlalu memadai untuk beralih ke membantu dalam penyegaran di arsip digital ataupun faktor teknologi lingkungan sistem. dan jaringan internet di daerah tersebut. Namun masih banyak juga kalangan yang meganggap digitalisasi arsip rumit dan memunculkan pengeluaran yang lumayan besar. Hal tersebut disebabkan karena digitalisasi arsip memerlukan teknologi-teknologi yang canggih dan juga akses terhadap internet. Masih banyak organisasi publik atau instansi pemerintah yang melakukan pengelolaan arsip secara konvensional di era society 5.0 ini. Di Indonesia sendiri, untuk organisasi publik sudah banyak yang beralih menuju pengelolaan arsip digital. Hal ini dilakukan karena mereka sadar akan perkembangan teknologi dimana sebuah organisasi yang adaptif adalah organisasi yang 9

Peralihan pengelolaan arsip dari Sumber Referensi konvensional ke digital perlu untuk Bengi, N. I. (2021). Preservasi arsip digital sebagai dilakukan di era society 5.0 ini. Hal ini upaya penyelamatan informasi di era cloud computing. Indonesian Journal of Academic untuk menunjang pelayanan Librarianship, 5(1), 35–41. terhadap publik dan juga Tjiptasari, F. (2018). Persepsi kegunaan pengelolaan arsip digital menggunakan SIKD (sistem informasi meningkatkan kualitas organisasi kearsipan dinamis). Jurnal Kajian Informasi Dan tersebut. Diharapkan organisasi- Perpustakaan, 5(2), 111. https://doi.org/10.24198/jkip.v5i2.12645 organisasi baik sektor publik maupun privat di Indonesia ini mampu mengelola arsip secara digital agar bisa lebih efektif dan efisien dalam peglolaan dokumen penting bagi sebuah organisasi tersebut. Kontributor: Dewi Endah Hamidah (Mahasiswi Ilmu Perpustakaan FIA UB angkatan 2022) 10

INFOGRAFIS Kontributor: Fajrina Nur Aulia (Mahasiswi Ilmu Perpustakaan FIA UB angkatan 2022)

Artikel 2 Kearsipan Digital Dalam era digital yang semakin faktor lain yang dapat mempengaruhi keamanan data. Selain itu, arsip maju, kebutuhan akan pengelolaan digital dapat diakses dari mana saja dan kapan saja selama terkoneksi arsip atau dokumen semakin dengan internet, sehingga me- mudahkan aksesibilitas dalam me- meningkat. Banyak perusahaan atau ngelola dokumen. institusi yang kini beralih ke arsip Namun, penggunaan arsip digital juga memiliki tantangan tersendiri. digital karena banyak keuntungan Salah satunya adalah risiko keamanan data. Karena data yang dapat diperoleh dari hal tersimpan dalam bentuk digital, maka mudah disusupi oleh pihak yang tidak tersebut. Kearsipan digital merupakan bertanggung jawab. Oleh karena itu, dibutuhkan kebijakan keamanan data salah satu solusi yang tepat untuk yang ketat, serta penggunaan sistem enkripsi untuk melindungi data dari mengatasi permasalahan pe- ancaman keamanan. ngelolaan arsip konvensional. Selain itu, masalah lain yang sering dihadapi dalam penggunaan arsip Arsip digital merupakan proses digital adalah pemeliharaan dan backup data. Penggunaan arsip pengarsipan atau penyimpanan data digital harus dilengkapi dengan sistem backup secara berkala, yang berbentuk elektronik atau sehingga data yang tersimpan tidak hilang atau rusak akibat bencana digital. Data yang disimpan dapat atau kerusakan perangkat. berupa dokumen, foto, video, dan berbagai jenis file digital lainnya. Arsip digital sangat penting karena mempermudah proses pencarian, menghemat waktu, dan memudahkan dalam melakukan analisis data. Tidak hanya itu, penggunaan kearsipan digital juga membantu dalam meminimalkan risiko kerusakan atau kehilangan data akibat bencana alam, pencurian, atau 12

Selain itu, sistem backup juga dapat Dalam pengelolaan kearsipan membantu memulihkan data yang digital, terdapat beberapa tahapan hilang atau rusak. yang perlu dilakukan. Pertama, adalah tahap persiapan data. Pada Sebelum memutuskan untuk tahap ini, data yang akan disimpan menggunakan kearsipan digital, ada harus dipilih dengan teliti, dipilah- beberapa hal yang perlu di- pilah, dan dikelompokkan sesuai pertimbangkan. Pertama adalah dengan jenis dan kategori data. kebutuhan penyimpanan data. Perusahaan atau institusi harus Selain itu, data yang sudah tidak memperkirakan jumlah data yang diperlukan atau sudah kadaluarsa perlu disimpan, sehingga dapat me- harus dihapus atau diarsipkan secara nentukan jenis sistem penyimpanan terpisah. yang sesuai. Tahap kedua adalah tahap Kedua, perlu dipertimbangkan juga penyimpanan data. Pada tahap ini, sistem manajemen data yang akan data yang sudah dipersiapkan harus digunakan. Sistem manajemen data disimpan ke dalam sistem pe- yang efektif dapat mempermudah nyimpanan digital yang telah dipilih dalam pengelolaan data, sehingga sebelumnya. Sistem penyimpanan mempercepat proses pencarian data digital yang paling umum digunakan dan mencegah duplikasi data yang adalah sistem penyimpanan cloud, tidak perlu. yang memungkinkan penyimpanan data di server yang dapat diakses Ketiga, penting untuk mem- dari mana saja selama terkoneksi pertimbangkan kebijakan keamanan dengan internet. data yang akan diterapkan. Kebijakan keamanan data harus diatur dengan ketat dan harus mempertimbangkan faktor-faktor seperti jenis data yang disimpan, siapa yang berhak meng- akses data, dan berbagai risiko keamanan yang mungkin terjadi. Keempat, pemeliharaan dan backup data harus menjadi prioritas dalam penggunaan kearsipan digital. Sistem backup harus dilakukan secara berkala dan perlu diatur dengan baik agar data tidak hilang atau rusak akibat bencana atau kerusakan perangkat. 13

Tahap ketiga adalah tahap menggunakan sistem manajemen pengamanan data. Pada tahap ini, data yang efektif. kebijakan keamanan data harus diterapkan dengan ketat. Hal ini Sistem manajemen data dapat termasuk penggunaan sistem enkripsi mempermudah dalam pengelolaan untuk melindungi data dari ancaman data, sehingga mempercepat proses keamanan, pemberian hak akses pencarian data dan mencegah yang terbatas pada pengguna yang duplikasi data yang tidak perlu. berhak mengakses data, dan pengaturan kata sandi yang kuat Dalam pengelolaan kearsipan digital, untuk menghindari akses tidak sah. penting juga untuk terus melakukan evaluasi dan perbaikan terhadap Tahap keempat adalah tahap sistem yang digunakan. Evaluasi backup data. Pada tahap ini, sistem dapat dilakukan secara ber-kala backup harus diatur dengan baik untuk mengukur kinerja sistem agar data tidak hilang atau rusak penyimpanan data dan kebijakan akibat bencana atau kerusakan keamanan data yang telah di- perangkat. Backup data harus terapkan. Perbaikan dapat dilakukan dilakukan secara berkala dan jika ditemukan masalah atau disimpan di tempat yang terpisah kekurangan dalam sistem yang dari tempat penyimpanan data digunakan. utama. Dalam kesimpulannya, penggunaan Tahap terakhir adalah tahap kearsipan digital memberikan banyak pengelolaan data. Pada tahap ini, keuntungan dalam pengelolaan arsip pengelolaan data dilakukan dengan atau dokumen. Namun, penggunaan kearsipan digital juga memiliki tantangan tersendiri, seperti risiko keamanan data dan pemeliharaan dan backup data. Oleh karena itu, sebelum menggunakan kearsipan digital, perlu dipertimbangkan be- berapa hal, seperti kebutuhan pe- nyimpanan data, sistem manajemen data, kebijakan keamanan data, dan pemeliharaan dan backup data. Dalam pengelolaan kearsipan digital, terdapat beberapa tahapan yang perlu dilakukan, seperti tahap persiapan data, tahap penyimpanan data, tahap pengamanan data, tahap backup data, dan tahap pengelolaan data. 14

Tahap kedua adalah tahap Sumber Referensi penyimpanan data. Pada tahap ini, data yang sudah dipersiapkan harus Ramadhani, D., & Rahayu, R. (2019). Konsep Kearsipan disimpan ke dalam sistem pe- Digital dalam Pengembangan Sistem Informasi nyimpanan digital yang telah dipilih Manajemen Arsip. Seminar Nasional Teknologi sebelumnya. Sistem penyimpanan Informasi dan Multimedia 2019, 225-229. digital yang paling umum digunakan Nurhayati, T., Mursid, M., & Widodo, A. (2019). adalah sistem penyimpanan cloud, Implementasi Kearsipan Digital dalam Manajemen yang memungkinkan penyimpanan Arsip Pada Perkantoran. Jurnal Sistem Informasi Bisnis, data di server yang dapat diakses 9(1), 83-91. dari mana saja selama terkoneksi dWulandari, E., & Yuliani, N. (2020). Implementasi dengan internet. Kearsipan Digital pada Arsip Kampus Institut Teknologi Sumatera. Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2020, 81-88. Yani, R., & Arimurti, R. (2021). Penerapan Kearsipan Digital dalam Pengelolaan Arsip Pada PT PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten. Jurnal Informatika dan Sistem Informasi, 7(2), 126-134. Kontributor: Akmal Parikesit (Mahasiswi Ilmu Perpustakaan FIA UB angkatan 2021) 15

Kontributor: Azkya Nurul Aulia (Mahasiswi Ilmu Perpustakaan FIA UB angkatan 2022)

\" Digital archives are not just repositories of data, they are also tools for storytelling and engagement with our shared cultural heritage. Quote by Trevor Owens

Artikel 3 Memasuki era digital Jenis Kearsipan Digital menjadikan semua aktivitas Menurut Sukoco (2006:12) sistem kearsipan memiliki kaitan dengan digital memiliki beberapa manfaat diantaranya: media elektronik, termasuk Mengurangi angka kehilangan file. Hal ini pada aktivitas kearsipan. dikarenakan dengan menyimpannya dalam sistem elektronik, file akan mudah Pada mulanya, sistem ditemukan karena berada pada aplikasi atau sistem tersebut. Berbeda dengan file kearsipan masih meng- yang disimpan dalam laci atau map, yang mana seringkali terjadi terselip antara satu gunakan sistem manual, ber- file dengan file lainnya. Mengurangi risiko rusaknya dokumen dasar laci dan map. Namun, seperti tulisan yang buram, kertas yang dimakan usia atau serangga, jamur yang seiring mengikuti per- tumbuh di kertas. Memiliki pengindekan yang fleksibel dan kembangan waktu, sistem mudah dimodifikasi. Memudahkan untuk mencari, karena kita kearsipan saat ini sudah hanya memasukkan kata kunci berupa judul atau salah satu kata pada dokumen beralih dengan meng- tersebut ketika akan mencarinya di sistem elektronik. gunakan media elektronik. Mempermudah kegiatan recovery data, karena data sudah backup ke dalam Penggunaan media media penyimpanan. elektronik atau digital dapat Kearsipan digital juga terdapat dalam perundang-undangan di Indonesia, salah dikatakan membawa banyak satunya seperti Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Pada Pasal 5 perubahan akan sistem ayat (1) berbunyi “Arsip kepegawaian yang dapat dikelola dengan teknologi informasi kearsipan diantaranya seperti dan komunikasi meliputi seluruh proses pengelolaan arsip kepegawaian, dari lebih mudah dan efisien. pembuatan penggunaan, penyimpanan, Selain itu, dengan sistem 18 kearsipan digital dapat membantu pekerjaan dalam bidang arsip menjadi lebih cepat.

pemeliharaan, hingga penghapusan” dan pada Pasal 5 ayat (2) berbunyi “Pengelolaan arsip kepegawaian yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memenuhi persyaratan keamanan dan integritas data arsip kepegawaian serta disimpan dan Electronik Document Management dikelola secara teratur dan terkendali System (EDMS) sesuai dengan ketentuan peraturan Sistem ini digunakan di sektor perundang-undangan”. pemerintah, perusahaan, dan Berdasar dari UU Kearsipan tersebut, organisasi non-profit untuk me- pengguna, terutama instansi ngelola, menyimpan, mencari, hingga pemerintah untuk teknologi informasi berbagi dokumen elektronik. Dilansir dan komunikasi di Indonesia memiliki dari laman internet technopedia.com, kewajiban untuk menjaga keamanan sistem ini menggunakan metadata dan integritas data arsip kepegawai- untuk mempermudah akses dalam an secara digital agar lebih efisien, pengelolaan dokumen berdasar kata efektif, dan aman. Sehingga, adapun kunci. Adapun contoh aplikasi dari bentuk implementasi dari UU sistem ini adalah Microsoft SharePoint Kearsipan adalah adanya jenis sistem dan Alfresco kearsipan digital di Indonesia. Sistem Informasi Manajemen Adapun beberapa jenis sistem Dokumen (SIMDO) kearsipan digital di Indonesia sebagai Menurut Suroyo & Amin (2017:59) berikut: Sistem Informasi Manajemen Sistem Manajemen Arsip Elektronik Dokumen merupakan sistem (SMAE) komputer yang digunakan untuk Sistem yang dikembangkan oleh Arsip menelusuri dan menyimpan dokumen Nasional Indonesia (ANRI) bertujuan elektronik dan gambar yang memiliki untuk membantu instansi pemerintah manfaat untuk menemukan informasi dalam mengelola arsip elektronik dengan cepat, mudah, dan murah. secara efektif dan efisien. Adapun Sistem kearsipan digital ini di- dalam pengelolaannya SMAE meng- kembangkan oleh Kementerian gunakan prinsip siklus pengelolaan Hukum dan Hak Asasi Manusia di arsip elektronik dari teori Read & Ginn Indonesia untuk mengelola arsip (2011:119) yaitu creation and storage, elektronik dalam proses administrasi distribution and use, maintenance, dan operasional di Kementerian and disposition. Hukum maupun Hak Asasi Manusia. 19

Dengan adanya beberapa jenis sistem kearsipan yang sudah berkembang di Indonesia, diharapkan ke- mampuan kearsipan digital di Indonesia dapat berjalan dengan baik. Terutama untuk menangani kasus-kasus kearsipan digital di Indonesia seperti adanya peretasan data, file warga yang hilang di dalam sistem, dan bocornya data pengguna di media sosial. Tentu saja dalam penggunaan sistem kearsipan digital yang lebih baik tidak hanya terletak pada sistemnya, tetapi pada manusia yang menggunakannya. Seseorang yang mengoperasikannya harus memahami sistem kearsipan digital tersebut beserta nilai buruk dan baiknya ketika dijalankan. Sumber Referensi Read, J, & Ginn, M. L. (2011). Record Management (9th ed.). Mason, Ohio: Thomson South-Western. Sukoco, BM. (2006). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga. Suroyo, Heri, & Amin, Zaid. (2017). Aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik Berorientasi Standar Borang BAN PT. Jurnal Sistem Informasi, Teknologi Informatika dan Komputer, 8(1), 59. https://jurnal.umj.ac.id/index.php/just- it/article/download/1675/1470#:~:text=Document%20Management%20System%20(DMS)%20merupakan,mengefektifk an%20dan%20mengefisienkan%20proses%20bisnis What is an electronic document management system (EDMS)? - Definition from Techopedia. (2012, August 16). Techopedia.com. https://www.techopedia.com/definition/12769/electronic-document-management-system-edms 20 Kontributor: Audry Shafa (Mahasiswi Ilmu Perpustakaan FIA UB angkatan 2021)

Infografis Kontributor: Lilim Kurni Astuti (Mahasiswi Ilmu Perpustakaan FIA UB angkatan 2021)

\"Digital archives offer new opportunities for interdisciplinary research and collaboration, but we must also be mindful of the ethical implications of collecting and sharing data.\" - Kathleen Fitzpatrick -

Ketua Himpunan Mahasiswa Prodi Ilmu Perpustakaan 2023 says; Saturasi 2023 merupakan kabinet dari HMPIP 2023 yang berisikan 56 kepala di dalam nya. Memulai langkah dengan banyak harapan dan juga kesempatan untuk mengarungi lautan yang luas selama satu periode kepengurusan. Kemampuan yang ada pada kabinet Saturasi 2023 tidak perlu menjadi bahan perbincangan untuk diberikan kepercayaan. Karena kami menjalankannya dengan penuh kreativitas dengan tidak melupakan kebersamaan satu sama lain. Kreativitas yang diberikan melalui banyak ide dan gagasan yang dikembangkan menjadi suatu hasil yang memiliki manfaat. Salah satu kreativitas yang dibuat ialah Minimalis yang menjadi wadah mahasiswa untuk dapat berkontribusi menuangkan minat bakat yang dimiliki dalam hal menulis. Tapi bukan itu doang deh, Minimalis ini bermanfaat juga sebagai sumber informasi mahasiswa untuk mendapatkan sesuatu informasi atau pengetahuan. Apalagi mahasiswa Ilmu Perpustakaan yang membutuhkan informasi perihal keilmuan yang didalami oleh mahasiswa tersebut. Diharapkan mahasiswa nantinya dapat mendapatkan manfaat yang banyak dari pembahasan atau pun isi yang ada di Minimalis ini! So, selamat membaca dan menambah pengetahuan! \"Perjalanan yang jauh, perjalanan sejauh apa pun itu. Dimulai dari satu langkah pertama\" Anriko Hesya Pramudya Ketua HMPIP FIA UB 2023 23

Wakil Ketua Himpunan Mahasiswa Prodi Ilmu Perpustakaan 2023 says; Halo, Assalamualaikum Banyak perubahan yang terjadi selama kepengurusan Saturasi tahun 2023 ini. Perubahan yang dimaksud diharapkan dapat menjadi suatu pembaruan yang akan membawa HMPIP menjadi lebih baik lagi tiap tahunnya, mulai dari perubahan sistem kepengurusan, program yang dijalankan, dan masih banyak lagi. Saturasi 2023 ini berisikan 56 manusia-manusia hebat yang pastinya mempunyai ide-ide yang sangat cemerlang untuk dituangkan pada Minimalis: Beyond The List tahun ini. Dari banyaknya kepala, pastinya banyak benturan-benturan ide yang pastinya akan diwadahi oleh Minimalis: Beyond The List tahun ini. Pada tahun ini diharapkan Minimalis: Beyond The List menjadi lebih berwarna dan lebih menarik bagi seluruh kalangan pembaca. Selamat membaca, dan selamat menikmati sajian informasi yang terkandung dalam Minimalis: Beyond The List!!! SATU RASA SATU AKSI SATURASI Adam Rizky Kiraaman Wakil Ketua HMPIP FIA UB 2023 24

Infografis Kontributor: Made Chintana (Mahasiswi Ilmu Perpustakaan FIA UB angkatan 2022)

\"Digital archives can bring history to life for anyone with an internet connection, but we must also be aware of the potential for misinformation and the need to verify sources\" by Tim Berners-Lee

Timeline Proker HMPIP 2023 mAy PR Medkraf PM Binar 1 Open PO 1 Perpus-to-Go Kata.lokaa PM Medkraf PM Colla Vol. 1 Kelas Afterclass Enterpreneur ship Interaksi Interaksi Interaksi LSO We Stand APARE (Staff With You of the Month) Interaksi Letto (SOT; Saturasi Open Talk) 27

Timeline Proker HMPIP 2023 jUNe PR Interaksi PR Literasi Kalibrasi SLUR 1 Desa 2 PR Interaksi PR Kingkong Perantik Binar 2 Interaksi Interaksi APARE (Staff Letto (SOT; of the Month) Saturasi Open Talk) 28

Kontributor: Nafa Kurnia F (Mahasiswi Ilmu Perpustakaan FIA UB angkatan 2022)

\"Digital archives are essential for preserving and sharing knowledge across generations and geographies, but they also require ongoing maintenance and funding to ensure their longevity\" - Brewster Kahle -

Places to Go to Cafe edition AL FATH (co-working space & coffee) Jl. Mertojoyo Sel. No.Blok C Al Fath Cafe merupakan sebuah tempat nongkrong dan co-working space yang nyaman. Tempat ini sangat diminati oleh kalangan remaja karena suasananya yang menenangkan dan harga yang terjangkau. Al Fath Cafe memiliki tiga lantai, dengan ruang rapat ber-AC yang besar, kamar mandi yang bersih, dan musholla di lantai ketiga. Menu makanan dan minumannya juga sangat variatif. Menu yang dapat penulis sarankan adalah Berrycoal dan Snack Platternya. Secara keseluruhan, Al Fath Cafe adalah tempat yang cocok untuk nongkrong, bekerja, atau belajar. 7 Seven Chicken Komplek Ruko Grand Soekarno Hatta, Jl. Soekarno Hatta No.33 7 Seven Chicken menyajikan berbagai macam makanan cepat saji dan menu kafe. Struktur ini terbagi menjadi tiga tingkat, masing- masing dengan konsep desainnya sendiri. Tingkat pertama dirancang sebagai restoran cepat saji di mana kalian dapat makan sambil mengerjakan tugas berkat WiFi gratis yang mereka sediakan. Tingkat kedua adalah kafe, dan tingkat ketiga adalah coworking space dengan tiga ruang rapat. Makanannya cukup terjangkau dan lezat. Penulis sangat menyukai Chicken Cheese mereka. Restoran ini buka 24 jam sehari, sehingga menjadi pilihan yang tepat untuk mahasiswa yang membutuhkan tempat untuk mengerjakan tugas. 31

Places to Go to Cafe edition Hako Cafe & Eatery Jl. Soekarno Hatta No. 40 Hako Cafe & Eatery merupakan tempat hangout yang populer bagi kalangan muda dan mahasiswa karena lokasinya yang strategis. Makanan dan minuman yang disajikan cukup variatif, namun sedikit mahal jika ditambah PPN. Meskipun jaringan WiFi cepat dan nyaman untuk bekerja, dekatnya jarak antar meja dapat membuat suasana di dalam maupun di luar kafe terasa sempit dan bising. Di sisi lain, tempat parkir yang luas serta kafe ini buka 24 jam sehari. Dengan harga yang cukup reasonable, kafe ini layak untuk kalian coba datangi. Warunk WOW KWB - Malang Jl. MT. Haryono No.2A Kafe ini memiliki suasana yang cocok untuk belajar atau sekedar hangout saja. Area parkir sepeda motor cukup besar, jadi kalian tidak perlu khawatir mencari tempat untuk kendaraan kalian. Kafe ini memiliki tiga lantai, yang pertama berisi kasir dan beberapa meja untuk pengunjung. Lantai kedua memiliki ruangan dalam dengan dinding kaca, ideal untuk kalian yang ingin nugas dengan tenang (kecuali ketika jadwal live music). Toilet di lantai ini memiliki desain futuristik, yang menambah kesan keseluruhan ruangan. Lantai ketiga memiliki suasana yang ramai cocok untuk bersosialisasi dengan teman-teman kalian. Karena rooftop ini merupakan smoking area tempat ini bisa sangat ramai. Dengan kehadiran bar dan banyak meja cocok untuk kalian yang datang untuk bersosialisasi. Kalian juga dapat menikmati pemandangan Malang dari rooftop. 32

Kontributor: Yusuf Alfiansyah (Mahasiswi Ilmu Perpustakaan FIA UB angkatan 2021)

The challenge for digital archives is to balance the NEED for access with the NEED to protect sensitive information and personal privacy - David Ferriero -

OOTD 34

IDEAS 35

TTS Ketentuan TTS 1. Berikan jawaban secara urut nomor (misalnya. (1) xxx, (2) xxx. (3) xxx, dst melalui kolom komentar pada postingan perilisan MINIMALIS EDISI XII di instagram @hmpipfiaub 2. Kriteria pemenang kuis TTS adalah mahasiswa Ilmu Perpustakaan yang dapat menjawab dengan benar terbanyak dan waktu tercepat 3. Pemenang akan dihubungi melalui DM selama 2x24 jam, jika dalam kurun waktu tersebut tidak ada tanggapan maka otomatis hangus 37

TTS Mendatar: 1. Sistem Informasi Kearsipan Nasional 4. Pencarian secara full-text dapat memudahkan dalam melakukan___ 5. Penyimpanan dokumen biasanya disimpan ke dalam ___ 6. Perkembangan teknologi sekarang sangatlah cepat sehingga keusangan teknologi baik perangkat lunak maupun perangkat keras sangat mempengaruhi dalam lingkungan ___ terhadap keberadaan arsip digital 7. Arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Adalah pengertian dari arsip digital menurut___ 9. Arsip digital yang dapat mengolah data dalam bentuk ___ sehingga arsip dapat dimanfaatkan Menurun: 1. Untuk pindai dokumen dengan cara menggunakan ___ 2. Sistem penyimpanan digital yang umum digunakan dan memungkinkan penyimpanan data di server yang dapat diakses dari mana saja selama terkoneksi dengan internet 3. Permasalahan dalam bidang ___ seperti permasalahan dalam media simpan arsip dan migrasi media generasi lama ke media generasi yang baru 8. Arsip Nasional Republik Indonesia 38

\"Di bulan Ramadan, janganlah memperbanyak bicara yang sia-sia, yang tidak mendatangkan manfaat. Karena sesungguhnya orang yang berpuasa tidaklah sekadar meninggalkan makan dan minum, tetapi juga meninggalkan perkataan yang buruk dan perbuatan yang sia-sia.\" - Nabi Muhammad SAW - Kami dari HMPIP mengucapkan Minal Aidzin wal Faidzin Mohon maaf lahir dan batin

MINIMALIS @Departemen Pengembangan Mahasiswa (PM) Himpunan Mahasiswa Prodi Ilmu Perpustakaan (HMPIP) Universitas Brawijaya