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GUIA DE EVENTOS-

EXPEDIENTE Guia de Eventos Coordenação: Tiago Luís Rigo – Texto: Bianca Menti – Edição: Sendi Spiazzi e Katiana Ribeiro – Revisão: Irany Dias – Projeto Gráfico e Diagramação: Mariana Schneider – Colégio Marista Champagnat – Av. Bento Gonçalves, 4314 – Porto Alegre – RS – CEP 51 3320 6200 – colegiomarista.org.br/champagnat

ÍNDICE O evento como instrumento estratégico de comunicação........................................... 4 Eventos no Colégio Marista Champagnat .................................................................... 6 Cerimonial e protocolo .................................................................................................. 8 Precedência ........................................................................................................................................8 Bandeiras e Hino Nacional Brasileiro ............................................................................................9 Mesa Diretiva.................................................................................................................................... 10 Pronomes de Tratamento............................................................................................................. 11 Planejamento .............................................................................................................. 12 Pré-produção ................................................................................................................................... 12 Produção........................................................................................................................................... 13 Pós-produção .................................................................................................................................. 13 Tipos de eventos no Marista Champagnat ................................................................. 14 Eventos Pedagógicos..................................................................................................................... 14 Eventos Pastorais ........................................................................................................................... 16 Solenidades ...................................................................................................................................... 16 Roteiro da Formatura do Ensino Médio ....................................................................................16 Responsabilidade sobre a execução de acordo com o Guia de Eventos.................... 19

O EVENTO COMO INSTRUMENTO ESTRATÉGICO DE COMUNICAÇÃO Na grande parte das instituições, o Planejamento Estratégico está diretamente ligado às estratégias de comunicação. No Marista Champagnat, não é diferente! Fortalecer a imagem institucional* e reposicionar o Colégio no mercado, eixos estratégicos do planejamento, são tarefas essencialmente ligadas à gestão e à comunicação. * A boa imagem e a confiança da escola, por parte da comunidade, são transmitidas por meio de todas as ações e tudo aquilo que ela consegue realizar e demonstrar, ou seja, tudo o que faz e que a sociedade valoriza. A imagem do Colégio depende daquilo que é e do que parece ser para seus estudantes, famílias, educadores e ex-alunos. 4

Assim, todas as ferramentas de comunicação devem ser utilizadas de forma estratégica, visando alcançar os objetivos da instituição, bem como passar para os públicos os seus valores. Dentre muitos instrumentos utilizados para troca de informação e relacionamento, o evento é aquele que possui um elevado poder estratégico comunicacional, pois consegue captar grande atenção dos públicos e amplificar as mensagens e os valores transmitidos. Por isso, o planejamento de um evento, independentemente do tamanho ou do público-alvo, deve ser feito com pensamento estratégico. Nas escolas, os eventos devem estar sempre vinculados ao fazer pedagógico e também devem ter o acompanhamento da equipe de Comunicação. 5

EVENTOS NO COLÉGIO MARISTA CHAMPAGNAT Após uma pesquisa institucional realizada em 2014, percebeu-se a necessidade de dar unidade a todos os eventos realizados no Marista Champagnat, buscando evitar problemas de execução e erros protocolares. Também ficou evidente que, como cada evento tinha uma execução distinta, a imagem do Colégio era percebida de maneira confusa pelos públicos, ou seja, não era positiva. Desse modo, esse Guia orientará os educadores no planejamento, bem como na padronização dos eventos que ocorrem na escola. É importante ter sempre em mente que um evento pode ser: • ponto de partida de uma atividade; • momento principal de um projeto; • símbolo do encerramento de uma etapa. Importante: todos os eventos realizados no Colégio devem ter cunho pedagógico, pastoral ou solene. 6

EVENTOS PEDAGÓGICOS Atividades formativas com foco em educação, arte, cultura e esporte. EVENTOS PASTORAIS Missas, celebrações de Ação de Graças. SOLENIDADES Formaturas, posse da Direção, inauguração de espaços. 7

CERIMONIAL E PROTOCOLO O cerimonial é um conjunto de formalidades específicas de um evento, em uma ordem sequencial, que envolve a ordem de precedência (protocolo) a ser observada, a utilização de indumentária própria e de elementos simbólicos. O protocolo é o conjunto de normas para conduzir atos oficiais sob as regras da diplomacia, como a ordem geral de precedência. Fonte: BRASIL. Ministério da Educação. Secretaria de Educação Profissional e Tecnológica. Precedência A ordem de precedência estabelece uma disposição hierárquica das autoridades do Estado, de um organismo ou de um grupo social e, no Brasil, é definida pelo Decreto nº 70.274 (9/3/1972). As instituições devem seguir esse Decreto em solenidades, respeitando a ordem de precedência local. Ordem de precedência do Colégio Marista Champagnat: 1. Direção 2. Vice-Direção Educacional 3. Vice-Direção Administrativa 4. Coordenação de Pastoral 5. Coordenação Pedagógica 6. Serviço de Orientação Educacional 7. Coordenação de Turno 8

Bandeiras e Hino Nacional Brasileiro A Bandeira do Brasil pode aparecer em todos os eventos oficiais e privados, sendo hasteada (no início do evento, é a última bandeira a atingir o topo) e arriada (no final do evento, é a última bandeira a atingir a base) a qualquer hora do dia e/ou da noite. Disposição das bandeiras A Bandeira do Brasil deve ser colocada sempre no centro; à sua direita deve ficar a Bandeira do Estado e, à esquerda, a Bandeira do Colégio. Devem estar em destaque e com fácil visibilidade (nunca atrás de pessoas ou objetos) e devem ser posicionadas à direita da mesa diretiva. Na execução do Hino Nacional, todos devem estar em pé, mantendo uma postura de sentido, em sinal de respeito ao símbolo. Por sermos uma instituição de ensino, é conveniente executar o Hino em todos os atos formais. O Hino Nacional é sempre o primeiro a ser executado e pode ser sucedido pelo Hino Rio-Grandense. 9

Mesa diretiva A mesa diretiva, ou mesa de autoridades, deve ficar sempre no centro do palco. A disposição ideal para a mesa é em número ímpar, colocando ao centro a autoridade mais importante hierarquicamente. À sua direita, a segunda e, à esquerda, a terceira, distribuindo as demais, à direita e à esquerda, sucessivamente, conforme a ordem hierárquica ou ordem de precedência. Evite exagerar o número de autoridades na mesa, o ideal são nove pessoas, no máximo. 4º 2º 1º 3º 5º mais mais mais mais mais importante importante importante importante importante mesa Pronunciamentos Os pronunciamentos devem ocorrer de acordo com a ordem inversa de precedência, ou seja, a autoridade maior é sempre a que fala no final e encerra a solenidade. Os pronunciamentos não devem ser longos, tendo em média de cinco a oito minutos. 10

Pronomes de tratamento É a linguagem mais formal empregada, da mesma maneira que os pronomes pessoais. Vossa Eminência V. Ema.(s) Cardeais Vossa Reverendíssima V. Revma.(s) Sacerdotes e bispos Vossa Excelência V. Ex. (s) Altas autoridades e oficiais-generais Vossa Santidade V. S. Papa Vossa Senhoria V. S.ª (s) Tratamento cerimonioso Vossa Onipotência V. O. Deus Autoridades Universitárias Vossa Magnificência V. Mag.ª ou V. Maga. Reitores ou Vossa Excelência ou V. Exa. ou V. Ex.ª Vossa Excelência V.Ex.ª ou V.Exa. Vice-reitores Vossa Senhoria V.S.ª ou V.Sa. Assessores, pró-reitores, diretores e coordenadores de Departamento Tratamentos formais Senhor Sr. Homens em geral Senhora Sr.ª Mulheres casadas ou mais velhas Senhorita Srt.ª Mulheres solteiras Vossa Senhoria V. S.ª Autoridades em geral Não é uma forma de tratamento, mas Doutor Dr. título acadêmico. O uso limita-se a pessoas que alcançaram o grau acadêmico de doutorado. 11

PLANEJAMENTO Preparar um evento exige dedicação e organização. Planejá-lo em etapas é, para muitos, a forma mais fácil de obter sucesso. Antes de propor a sua execução, porém, é preciso ter bem claro qual o objetivo e a relevância do evento e se ele atende à demanda/expectativa do público. São três as fases da organização: pré-produção, produção e pós-produção. Pré-produção O período anterior ao evento é crucial para o seu sucesso e para evitar imprevistos e contratempos. Nesse período, deve-se: • definir qual o tipo, temática e nome; • definir o público-alvo e estabelecer um objetivo claro e uma justificativa de como o evento impactará esse público; • formar a equipe de trabalho e dividir as funções; • escolher o local, a data e o horário que sejam convenientes para o público que se deve atingir; • criar um cronograma de trabalho, com todas as atividades que serão desenvolvidas, seus prazos e responsáveis, bem como o cronograma do dia do evento; • listar os recursos humanos, materiais e financeiros para executar o evento. • escolher a linha visual e as peças de divulgação (convites, cartazes, imprensa, etc.); • enviar convites e realizar a divulgação; • ambientar o local, contextualizando o espaço com o projeto desenvolvido; • fazer um check-list e um roteiro para o dia do evento, a fim de acompanhar toda a sua execução. 12

Produção Chegou o dia do evento! É a hora de executá-lo conforme foi planejado: • dividir a equipe por tarefas; • cuidar da limpeza do ambiente; • checar todos os itens de segurança do local; • montar a infraestrutura necessária, como som, luz e projeção; • testar tudo o que será apresentado; • recepcionar os convidados; • apresentar o evento (mestre de cerimônias); • agradecer a presença de todos. Pós-produção Finalizado o evento, é importante: • deixar todos os espaços limpos e organizados; • fazer uma reunião de avaliação com a equipe para mensurar os resultados do evento; • se necessário, realizar uma pesquisa com o público-alvo para avaliar se os objetivos do evento foram alcançados; • redigir um relatório com todos os dados levantados, como por exemplo: modelos de peças gráficas utilizadas, registro de recebimento de fornecedores, cronograma. O relatório deve terminar com as considerações da equipe. 13

TIPOS DE EVENTOS NO MARISTA CHAMPAGNAT É importante que todos os eventos realizados no Colégio obedeçam às normas descritas anteriormente neste Guia. Alguns eventos, entretanto, têm peculiaridades que os distinguem um dos outros. Por isso, dividimos em três grupos: Pedagógico, Pastoral e Solene. Eventos Pedagógicos • Todos os eventos realizados no Colégio devem ter cerimonial aprovado pela Coordenação Pedagógica do nível de ensino e do setor de Comunicação. • O local deverá ser aberto uma hora a 30 minutos antes do horário previsto para o início. • Os eventos poderão iniciar com, no máximo, 10 minutos de atraso. • A primeira fileira deverá sempre ser reservada para a equipe de educadores do Colégio, e a segunda deverá ser reservada para idosos. Importante: existem placas especiais criadas pelo setor de Comunicação para sinalizar os lugares reservados. O responsável pelo evento deverá solicitá-las com antecedência. • Todo o evento pedagógico deverá ter a abertura realizada pela Coordenação do nível de ensino (Pedagógica > SOE > Turno). O educador deverá dar as boas-vindas aos presentes e contextualizar a atividade e/ou projeto pedagógico desenvolvido. • Para qualificar ainda mais os eventos do Colégio, os setores de Comunicação e de Tecnologias Educacionais criaram um vídeo de abertura de eventos. O vídeo é composto de orientações e deverá ser exibido cinco minutos antes do início de qualquer evento em local fechado. 14

“Sejam todos muito bem-vindos ao Colégio Marista Champagnat, é uma honra recebê-los! Gostaríamos de lembrar algumas orientações antes de iniciarmos a apresentação. É claro que é permitido filmar e fotografar! Porém, em seus lugares para não atrapalhar as outras pessoas que, assim como você, querem registrar essa apresentação. A equipe de Comunicação está a postos para fazer os registros que serão disponibilizados nos canais de comunicação oficiais do Colégio. Não é permitido comer ou beber neste local e, por favor, coloquem seus celulares no modo silencioso. Agora, preparem-se! A apresentação inicia em ”5 minutos! • Durante as apresentações, os auxiliares de disciplina deverão estar disponíveis para tirar dúvidas e orientar o público. • Toda a apresentação será finalizada com uma foto oficial do evento, organizada pela Comunicação do Colégio. • Após a foto, a Direção (Diretor > Vice-Diretor Pedagógico > Vice-Diretor Administrativo) passará as últimas orientações (se necessário), e agradecerá a presença, encerrando o evento. Não é permitido: • usar balões (por questões de sustentabilidade); • fixar materiais com fita adesiva ou cola em paredes, janelas e no teto – caso necessite de algum auxílio, a equipe de Serviços Gerais deverá ser previamente acionada. 15

Eventos Pastorais Os eventos pastorais são de responsabilidade da equipe de Pastoral do Colégio. Em alguns momentos, como missas de formatura, a Comunicação e as Coordenações poderão auxiliar na elaboração do roteiro do evento. • O local deverá ser aberto uma hora a 30 minutos antes do horário previsto para o início do evento. • Os eventos deverão iniciar com, no máximo, 10 minutos de atraso. • Todo o evento pastoral deverá ter a abertura realizada pela equipe de Pastoral (Coordenação > Irmãos Maristas > Agente). O educador deverá dar as boas-vindas aos presentes e passar as orientações para o público. • Durante o evento, os auxiliares de disciplina deverão estar disponíveis para tirar dúvidas e orientar o público. • Toda a apresentação será finalizada com uma foto oficial do evento, organizada pela Comunicação do Colégio. • Após a foto, a Direção (Diretor > Vice-Diretor Pedagógico > Vice-Diretor Administrativo) passará as últimas orientações (se necessário), e agradecerá a presença, encerrando o evento. Solenidades Seguindo o Cerimonial e Protocolo padrão brasileiro, todos os atos solenes devem obedecer às ordens de precedência e respeitar os símbolos nacionais. Roteiro da Formatura do Ensino Médio O cerimonial da formatura será feito pela Comunicação do Colégio. A Coordenação de Turno será responsável por aprovar as músicas escolhidas pelos estudantes, e a Secretaria deverá passar a lista dos formandos, bem como os nomes dos estudantes que receberão a Medalha Perseverança 16

(entregue para estudantes que tenham estudado dez anos ou mais em Colégios da Rede Marista). Ordem da solenidade: • A condução do ato é feita por um ou dois mestres de cerimônias. • A cerimônia inicia com a mesa composta e em ordem de precedência com todos os componentes: 1. Direção: Diretor(a) 2. Vice-Diretor(a) Pedagógico 3. Vice-Diretor(a) Administrativo 4. Paraninfo(a) 5. Professor(a) homenageado(a) 231 6. Professor(a) homenageado(a) 232 7. Professor (a) homenageado(a) 233 8. Colaborador homenageado 9. Pastoral: Coordenador(a) ou Irmão Marista ou Agente Pastoral 10. Coordenação Pedagógica do nível de ensino 11. Orientação Educacional do nível de ensino 12. Coordenação de Turno do nível de ensino 12 10 8 6 4 2 1 3 5 7 9 11 mesa • Mestre de cerimônia faz a leitura (apresentação) dos componentes da mesa, iniciando pelo mais importante. • Os professores homenageados buscam os formandos, que são recebidos pelo(a) paraninfo(a). • Execução do Hino Nacional. 17

• O(a) Diretor(a) declara aberta a Sessão Solene de Conclusão do Ensino Médio. • Inicia a leitura dos nomes dos formandos pelo(s) mestre(s) de cerimônia. • As turmas são anunciadas uma a uma, respeitando a ordem alfabética dos nomes dos estudantes, que recebem o certificado* entregue pelo(a) direto(a). * Educador do Colégio parente direto de formando poderá fazer a entrega do certificado. • Os oradores discursam (de 3 a 5 minutos) no final da nominata das suas turmas. • Discurso do(a) paraninfo(a) (de 3 a 5 minutos). • Comissão de Formatura entrega as lembranças aos seus homenageados. • Mestre de cerimônia faz a chamada dos estudantes que recebem a Medalha Perseverança. Os estudantes de todas as turmas com essa distinção sobem ao palco e recebem a medalha do(a) diretor(a). Após, são feitas as fotos dos estudantes com a Medalha Perseverança. • Discurso do(a) diretor(a). • Execução Hino Rio-Grandense. • Mestre de cerimônia agradece a presença de todos. • Diretor(a) declara encerrada a Sessão Solene. 18

RESPONSABILIDADE SOBRE A EXECUÇÃO DE ACORDO COM O GUIA DE EVENTOS O setor de Comunicação deverá entregar um exemplar deste Guia a cada Coordenação do Colégio, ficando sob responsabilidade da Coordenação de Pastoral, da Coordenação Pedagógica, do Serviço de Orientação Educacional e/ou da Coordenação de Turno informar os professores e outros responsáveis pela execução do evento dentro dos padrões e fiscalizar o cumprimento desse. Cada educador do Marista Champagnat deve sentir-se responsável pela boa organização e qualidade de todo e qualquer evento, pois a excelência acadêmica que norteia o nosso planejamento estratégico passa por todas as instâncias de comunicação e relacionamento com os públicos. 19

Colégio Marista Champagnat Av. Bento Gonçalves, 4314 - Partenon - Porto Alegre 51 3320.6200 colegiomarista.org.br/champagnat