PEG GERENCIA DE PROYECTOS

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PROFESOR: AURELIANO FERNÁNDEZ 2

PROGRAMA EXPERTO EN GERENCIA PEG GERENCIA DE PROYECTOS MÓDULO I 3

Docente Diseño del Programa: Profesor economista AURELIANO FERNANDEZ B., especialista en Gerencia de Proyectos USB, especialista en Finanzas de La Empresa USB, especialista en Investigación de Operaciones Universidad de Chile. especialista en manejo de ALCAR software financiero. Profesor de la Maestría en Ingeniería Empresarial USB. 13 años de docencia consecutiva en la USB. Profesor invitado de diversas Universidades Nacionales y Extranjeras. Fundador del PEG y representante de FUNINDES-USB en el Capitulo de Puerto La Cruz. Condecoración al merito por servicios prestados USB Presidente fundador de la empresa PROFESSIONAL PERFORMANCE ASESORES. Asesor financiero de PDVSA y otras importantes Corporaciones. Consultor privado en Ingeniería Financiera, Proyectos y Valoración. Miembro del Colegio de Economistas de Venezuela.Perito avaluador certificado de la Superintendencia de Bancos P-1711. 4

Primer Día 8 horas Test previo de Evaluación del Grupo I.- INTRODUCCION A LA GERENCIA DE PROYECTOS •Aspectos Conceptuales •Ciclo de Vida del Proyecto •Proceso Decisorio •Organización y Dirección •Consideraciones Operativas Básicas •El Enfoque Sistémico en la Gerencia de Proyectos •La Gerencia de Integración •La Gerencia de Alcance •La Gerencia de Integración •La Gerencia de Costos •La Gerencia de Calidad •La Gerencia de R.R.H.H. •La Gerencia de Comunicación •La Gerencia de Riesgos •La Gerencia de Procura II.- PROCESOS PRIMARIOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS •Pasos y Tipos de Procesos Licitatorios •Consideraciones Administrativas y Contractuales •Estimación de Costos 5 •Proceso de Adquisición y Procura

III.- ELEMENTOS BÁSICOS DE LA PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS •Coordinación Inicial. - La Definición de Trabajo (SOW) •La Subdivisión Estructurada (WBS) IV.- EL GERENTE DE PROYECTO •Responsabilidad y funciones - Autoridad y Liderazgo •Capacidad y Actitudes deseables Segundo Día 8 horas V.- PLANIFICACION DE LAS DIMENSIONES TIEMPO Y COSTO (PRACTICA) •El Calendario del Proyecto •Los cronogramas: Diagramas de Gantt - Técnicas de Redes •El Sistema de Costos del Proyecto •La Duración del Costo Mínimo VI.- ASIGNACION DE RECURSOS Y LA PRESUPUESTACION (PRACTICA) •El mapa de recursos. Archivos de Recursos •Nivelación de Recursos •Definición de Cuadrillas 6

•VII.- EL CONTROL DE LA EJECUCION DE PROYECTOS. MONITOREO E INFORMACIÓN . El Plan Maestro . La Línea Base . Control y Reportes de Avance . Actualización del Plan VII.- EL PROCESO DE CIERRE DEL PROYECTO – DOCUMENTACIÓN •Revisión Final •Logística de Conclusión •Proceso de Entrega y Aceptación •VIII.- CASO DE ESTUDIO PRÁCTICO •(con computador y Microsoft Project) 7

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EVALÚE SUS APTITUDES PARA DIRIGIR PROYECTOS Evalúe sus aptitudes OPCIONES 1 NUNCA para dirigir Proyectos, respondiendo a las 2 A VECES siguientes preguntas y marcando la 3 CON FRECUENCIA opción más cercana SIEMPRE a su experiencia. 4 9

1 ESTUDIO SI DEBO TRATAR UNA 2 DEDICO TIEMPO A PLANIFICAR UN 3 IDENTIFICO PLENAMENTE LAS SERIE DE ACCIONES COMO UN PROYECTO ANTES DE INICIAR EL TRES DIMENSIONES DE UN PROYECTO? TRABAJO? PROYECTO? 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 4 ESTABLEZCO OBJETIVOS 5 PREPARO UNA LISTA DE 6 ESPECÍFICOS Y MESURABLES ACTIVIDADES ANTES DE CALCULO LOS TIEMPOS DE TODAS LAS ACTIVIDADES DEL PARA LOS PROYECTOS? PONERLAS EN EL ORDEN PROYECTO? CORRECTO? 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 7 IDENTIFICO PLENAMENTE UN MAPA DE 8 9 UTILIZO LA ESTRUCTURA DETALLADA RECURSOS ORIENTADOS A LAS CONOZCO LOS PROCESOS DE LA DEL TRABAJO COMO HERRRAMIIENTA GERENCIA DE PROYECTOS ? PARA ORGANIZAR EL PROYECTO ? ACTIVIDADES? 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 10 ELABORO EL CALENDARIO DEL 11 PLANIFICO ADECUADAMENTE LA 12 PRESENTO EL PANORMA DEL PROYECTO Y LO ASIGNO ? PROCURA ? PROYECTO A LA ALTA GERENCIA, Y PARA QUÉ ? 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 10

13 ESTOY ENTERADO DE LAS 14 15 CONOZCO LOS ESTILOS DE RESPONSABILIDADES DE UN LIDERAZGO QUE ASUME UN VERIFICO QUE TODAS LAS PERSONAS CLAVES APRUEBEN EL GERENTE DE PROYECTO? GERENTE DE PROYECTOS? PLAN ANTÉS DE INICIARLO? 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 16 REVISO CON EL DEPARTAMENTO 17 MANTENGO UN DIAGRAMA DE RED 18 INFORMO OPORTUNAMENTE LOS DE FINANZAS LOS COSTOS DEL ACTUALIZADO DURANTE TODO EL CAMBIOS DE ALCANCE DEL PROYECTO? PROYECTO? PROYECTO? 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 19 PREPARO PLANES DE 2O ESTUDIO COMO POTENCIAR LAS 21 ME ASEGURO DE QUE CADA CONTINGENCIA PARA TODOS LOS DESTREZAS DEL EQUIPO DEL UNO SEPA CON EXACTITUD LO RIESGOS DEL PROYECTO? PROYECTO? QUE SE ESPERA DE ELLOS? 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 22 23 24 DOCUMENTO Y HAGO CIRCULAR DEFINO Y ASIGNO PAQUETES DE ESTABLEZCO EL PLAN LAS ETAPAS PRINCIPALES DEL TRABAJO AL EQUIPO? MAESTRO Y SU LÍNEA BASE? PROYECTO? 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 11

25 ME CERCIORO DE QUE TODOS 26 MANTENGO AL CLIENTE TENGAN ACCESO A LA PLENAMENTE ACTUALIZADO DEL INFORMACIÓN QUE NECESITAN? PROGRESO DEL PROYECTO? 1 2 3 4 1 2 3 4 27 ESTABLEZCO UN SISTEMA DE 28 PLANIFICO REUNIONES DE ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS REVISIÓN CON LA FRECUENCIA PARA LA PROCURA? ADECUADA? 1 2 3 4 1 2 3 4 29 PREPARO LOS OBJETIVOS Y EL 30 OBTENGO LA CONFORMIDAD DEL ORDEN DEL DÍA DE LAS CLIENTE DEL PROYECTO REUNIONES DE REVISIÓN? EJECUTADO? 1 2 3 4 1 2 3 4 31 CONSIDERO UNA LOGÍSTICA DE 32 SE ARCHIVAN LAS EXPERIENCIAS CIERRE DEL PROYECTO? Y LECCIONES APRENDIDAS DEL PROYECTO? 1 2 3 4 1 2 3 4 12

EVALUACIÓN: •32-64: Todavía no está bien organizado para asegurar que un proyecto completo logrará sus objetivos. Revise con cuidado el proceso de planificación y sígalo. •65-95: Es un gerente de Proyectos bastante eficaz, pero necesita mejorar algunos puntos débiles. •96-128: Es un excelente Gerente de Proyectos. Tenga cuidado, mantenga el interés y no permita que sus fortalezas disminuyan 13

VISTA HORIZONTAL 14

1. MARCO CONCEPTUAL 1.1 Introducción 1.2 Términos Claves 1.3 Requisitos 4 5 6 Básicos 1.4 Enfoque como Sistema 1.5 Esquema Genérico 2. MANEJO DEL ENTORNO 7 8 9 2.1 Condicionantes 2.2 Interacción entre Proyectos 3. PROCESOS DE LA G.P. 3.1 Procesos del 10 11 12 Proyecto 3.2 Grupo de Procesos 3.3 Interacción entre Procesos 15

1. MARCO CONCEPTUAL 1.1 Introducción 6. GERENCIA DEL TIEMPO 1.2 Términos 4.GERENCIA INTEGRACIÓN 5.GERENCIA DE ALCANCE Claves 4.1 Desarrollo del Plan del 5.1 Arranque 6.1 Definición de las Actividades 1.3 Requisitos Proyecto 5.2 Planeamiento del Alcance 6.2 Secuencia Actividades Básicos 4.2 Plan de Ejecución 6.3 Estimación de la Duración 1.4 Enfoque como 5.3 Definición Alcance Actividades Sistema 4.3 Control Maestro de 5.4 Verificación Alcance 6.4 Desarrollo de la Programación 1.5 Esquema Cambios > 5.5 Control de Cambios de 6.5 Control Programación > Genérico Alcances > 7. GERENCIA DE COSTOS 2. MANEJO DEL 9, GERENCIA DE R.R.H.H. ENTORNO 7.1 Planificación de la 8. GERENCIA DE CALIDAD Movilización de Recursos 9.1 Planificación de la Estructura 2.1 Condicionantes 7.2 Estimación de Costos 8.1 Plan de Calidad (PQ) Organizacional 2.2 Interacción 7.3 Presupuestación 8.2 Aseguramiento de la Calidad 9.2 Reclutamiento del Staff entre Proyectos 8.3 Control de la Calidad > 7.4 Control de Costos > 9.3 Desarrollo del Equipo 3. PROCESOS DE 12. GERENCIA DE PROCURA LA G.P. 10. GERENCIA COMUNICACIÓN 11. GERENCIA DE RIESGOS 12.1 Planificación de la Procura 3.1 Procesos del 10.1 Planificación de las 11.1 Planificación Gcia. Riesgos 12.2 Planificación de la Solicitud de Comunicaciones Proyecto 10.2 Distribución de la Información 11.2 Identificación de Riesgos Procura 3.2 Grupo de 11.3 Análisis Cualitativo Riesgos 12.3 Solicitud Procesos 10.3 Reporte de Desempeño 11.4 Análisis Cuantitativo Riesgos 12.4 Selección Proveedores 3.3 Interacción 10.4 Cierre Administrativo 11.5 Plan de Respuestas al Riesgo entre Procesos 10.5 Soporte TI 11.6 Monitoreo y Control 12.5 Administración de Contratos 12.6 Cerramiento Contratos 16

PROCESOS PROCESO DE INICIO DE PLANIFICACIÒN PROCESOS DE SOPORTE PROCESOS PROCESO DE CONTROL DE EJECUCIÓN PROCESOS PROCESOS DE SOPORTE DE SOPORTE PROCESOS 17 DE CIERRE



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1. MARCO CONCEPTUAL 1.1 Introducción 1.2 Términos Claves 1.3 Requisitos Básicos 1.4 Enfoques Gerenciales 1.5 Esquema Genérico 21

LA GERENCIA DE PROYECTOS EN CINCO FASES PLANEACION EJECUCION 1 2 3 4 5 Definir Planear Organizar Controlar Concluir Enunciar el Identificar Determinar Definir estilo Obtener Problema Actividades necesidades de dirección aceptación del proyecto de personal del cliente Identificar Estimar Reclutar Establecer Realizar 4. Adopte el Cambio o 1. Planifique un Cambio Metas del tiempo y Gerente del herramientas Entregas pruébelo bajo condiciones diferentes Proyecto costo Proyecto de control ACTUAR PLANIFICAR Elaborar Enlistar los Establecer Reclutar el Documentar ESTUDIAR HACER secuencia de informes del Objetivos actividades equipo del estado del el proyecto del proyecto proyecto 3. Estudie los Resultados 2. Póngalo a Prueba proyecto Determinar Identificar Organizar el Revisar el Recursos actividades equipo del programa del Emitir preliminares críticas proyecto proyecto informe final Identificar Escribir Asignar Emitir Realizar Suposiciones propuesta del paquetes de cambios de revisión post- y Riesgos proyecto trabajo (PT) órdenes ejecución Informes de EDT Criterios de desviaciones. Informe final entregas Panorama del Red del Proyecto reclutamiento Informes del estado del proyecto Ruta Crítica Descripción de PT proyecto. Informe de Propuesta del Asignación de PT Informes de revisión 22 proyecto asignación del personal

4. Adopte el Cambio o 1. Planifique un Cambio pruébelo bajo condiciones diferentes ACTUAR PLANIFICAR ESTUDIAR HACER 3. Estudie los Resultados 2. Póngalo a Prueba 23

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• FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN • ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN • PUESTA EN MARCHA • FASE OPERACIONAL 25

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FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN P ESTUDIO Y EVALUACIÓN R O Y G E E PLANIFICACIÓN C R E T N EJECUCIÓN Y CONTROL O CI A E PUESTA EN MARCHA M P A D M I N I S T R A C I Ó N OPERACIÓN R E SECUENCIA GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS 27 S A

E La triple C s p A e restricción L ci fi I c D a ci A o D n Programación TIEMPO 28

La triple restricción E s C p A e ci L fi I c a D ci A o n D Programación TIEMPO 29

1.1 Introducción 1.MARCO CONCEPTUAL Qué es un PROYECTO ? Todo el mundo es un Gerente de proyectos, pero no todos saben como formular, 30 evaluar, planear y dirigir proyectos.

1.2 Términos Claves 1.MARCO CONCEPTUAL 31

1.MARCO CONCEPTUAL Una tarea o un conjunto de trabajos asignados puede ser llevado a cabo por una o más personas, empleando una simple lista de «cosas por hacer». Es evidente, sin embargo, que una tarea se convierte en un proyecto cuando los factores arriba mencionados comienzan a dominar y a abrumar a los individuos, quienes se vuelven incapaces de cumplir con los plazos fijados, presupuestos y expectativas corporativas cuando trabajan solos. 32

1.MARCO CONCEPTUAL Un programa es diferente de un proyecto. Un programa es de mayor alcance y puede comprender múltiples proyectos. Por ejemplo, una compañía constructora elabora un programa para construir un parque de tecnología industrial con varios proyectos individuales. 33

Definición de Proyecto Un proyecto no es más que un modelo del emprendimiento a ser realizado, con las previsiones de recursos, de tiempo de ejecución y de resultados esperados. 34

Definición de Proyecto Un proyecto se define con las características siguientes:  Es singular: un conjunto de eventos que sólo se presenta una vez.  Es finito: con una fecha inicial y una final.  Con recursos y presupuesto limitados  Interviene mucho personal, por lo general de diversas áreas funcionales en las organizaciones  Sus actividades están en secuencia  Está orientado a objetivos  Debe dar como resultado un producto o servicio final 35

…el liderazgo es la habilidad que tiene una persona de influir en un grupo para que alcance unas metas pre establecidas 36

1.MARCO CONCEPTUAL Ciclo de Vida del Proyecto 37

Ciclo de Vida del Proyecto 38

1.MARCO CONCEPTUAL Muestra genérica del Ciclo de Vida Costo y Fases Intermedias Nivel (una o más) Staff Fase Fase Inicial Final INICIO TIEMPO FIN 39

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1.4 Esquema Genérico del Ciclo de Vida de la Construcción del Proyecto FULL Instalación OPERACIONES substancialmente completa P O R C E N T A J E C CELEBRAR O CONTRATOS M P MAYORES L E T DECISIÓN A C DE SEGUIR I ADELANTE Ó N ETAPA I1 ETAPA 1 ETAPA I1 ETAPA III ETAPA IV FACTIBILIDAD PLANIFICACIÓN Y DISEÑO EJECUCIÓN ARANQUE • Formulación del Proyecto •Diseño Básico • Montaje •Pruebas Finales •Estudios de Factibilidad •Costos y Programación •Instalaciones •Mantenimiento •Estrategia de Diseño •Términos de Referencia y •Obras Civiles Condiciones Contractuales •Aprobación •Pruebas Iniciales 41 •Planificación Detallada •Aprobación

1.3 Requisitos Básicos 1.MARCO CONCEPTUAL 1.3.1 EFICIENCIA TÉCNICA 1.3.2 EFICIENCIA ECONÓMICA 1.3.3 HORIZONTE DE PLANIFICACIÓN DE LARGO PLAZO. 1.3.4 VIABILIDAD SOCIAL 42

1.4 Enfoque como Sistema 1.MARCO CONCEPTUAL LA GERENCIA DE PROYECTOS: 43

Otros Otros procesos ENFOQUE COMO SISTEMA ABIERTO Procesos o proyectos 44

SISTEMA DE GERENCIA DE PROYECTOS 1.MARCO CONCEPTUAL FLUJO DE ACTIVIDADES FLUJO FLUJO DE DE MATERIAL PERSONAL SISTEMA DE GERENCIA DE PROYECTOS FLUJO FLUJO DE DE SERVICIOS DE DINERO APOYO FLUJO DE INFORMACION 45

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