หน่วยที่ 3 วงจรการบัญชี รูปแบบเอกสารทางการบัญชีและสมุดบัญชี

หน่วยที่ 3 วงจรการบัญชี รูปแบบเอกสารทางการบัญชีและสมดุ บญั ชี โดย ครูกรรณกิ าร์ ผวิ สะอาด วชิ า 30201 - 9006

วงจรทางการบญั ชี วงจรทางการบญั ชี (accounting cycle) หมายถงึ ลาดบั ข้ันตอนทางการบัญชี เร่ิมจากการบนั ทกึ รายการบัญชีทเ่ี กดิ ขึน้ จนถึงการเสนอรายงานทางการเงนิ ของรอบระยะเวลาบญั ชีหน่ึง ๆ

1. การวเิ คราะห์รายการค้า 2. การบนั ทกึ บญั ชี 3. การผ่านรายการ 4. การจัดทางบทดลอง 5. การบนั ทกึ รายการปรับปรุง และแก้ไขรายการทผ่ี ดิ พลาด

6. การจัดทางบทดลองภายหลงั การปรับปรุง 7. การปิ ดบญั ชี 8. การจัดทางบทดลองภายหลงั ปิ ดบญั ชี 9. การจัดทางบการเงนิ

รอบระยะเวลาบญั ชี รอบระยะเวลาบัญชี (accounting period) หมายถึง งวดเวลาของการจัดทางบการเงนิ ปี ปฏทิ นิ (calendar year) คือ ระยะเวลาระหว่าง 1 มกราคม ถึง 31 ธันวาคมของทุกปี ส่วนปี บญั ชี (fiscal year) คือ ระยะเวลาระหว่าง 1 ตุลาคม ถงึ 30 กนั ยายนของทุกปี

ความสัมพนั ธ์ของวฏั จักรทางการบัญชี และรอบระยะเวลาบัญชี แสดงดงั ภาพที่ 3.1 เริ่มต้นรอบระยะเวลาบญั ชี 1 มกราคม 25X1 การผ่านรายการ การจดั ทา การวเิ คราะห์รายการค้า การบนั ทกึ บัญชี งบทดลอง การจดั ทา การจดั ทา การปิ ดบัญชี การจดั ทา การบันทกึ รายการ งบการเงนิ งบทดลองภายหลงั งบทดลอง ปรับปรุงและแก้ไข ภายหลงั ปรับปรุง ข้อผดิ พลาดทางบัญชี ปิ ดบัญชี สิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี 31 ธันวาคม 25X1

รายการค้า รายการค้า (business transaction) หรือรายการทางธุรกิจ หมายถึง รายการท่ีเกิดขึ้นเนื่องจากการดาเนินงานทางธุรกิจ ซ่ึงอาจเกย่ี วข้องกบั จานวนเงนิ หรือไม่กไ็ ด้

1. การนาสินทรัพย์ประเภทต่าง ๆ มาลงทุน 2. การซื้อสินค้าหรือบริการเป็ นเงนิ เช่ือหรือเงนิ สด 3. การขายสินค้าหรือบริการเป็ นเงนิ เช่ือหรือเงนิ สด 4. การรับชาระหนีจ้ ากลูกหนี้ 5. การจ่ายชาระหนีแ้ ก่เจ้าหนี้ 6. การกู้ยืมเงนิ จากเจ้าหนี้

7. การถอนเงนิ ทุนออกไปใช้ส่วนตัวเป็ นเงนิ สดหรือสินทรัพย์อื่น 8. การจ่ายค่าใช้จ่ายในการดาเนินงานของกจิ การประเภท ต่าง ๆ 9. การซื้อสินทรัพย์ประเภทต่าง ๆ เพื่อมาใช้ในกจิ การ 10.การซื้อหลกั ทรัพย์เพ่ือเป็ นการลงทุนชั่วคราวหรือระยะยาว 11.การจ่ายเงนิ ปันผลเป็ นเงนิ สดหรือสินทรัพย์อื่น

รายการทมี่ ใิ ช่รายการค้า (non – business transaction)

1. การต้อนรับลูกค้า 2. การแจกแบบสอบถาม 3. การแจกแผ่นพบั โฆษณา 4. การออกร้านเพ่ือแสดงสินค้า

5. การไปพบลูกค้าเพื่อสอบถามเกย่ี วกบั คุณภาพของสินค้า 6. การตกแต่งร้าน 7. การรับโทรศัพท์จากลูกค้า 8. การแจ้งราคาสินค้าแก่ลูกค้า

สมการบญั ชี สมการบัญชี (accounting equation) หมายถึง ผลของ การบันทกึ รายการบญั ชีท้งั ด้านเดบิต และเครดิตด้วยจานวนเงนิ ทเี่ ท่ากนั ตามหลกั บญั ชีคู่ ทาให้เกดิ สมการบญั ชี

สินทรัพย์ = หนสี้ ิน + ทุน สินทรัพย์ = หนีส้ ิน + ส่วนของเจ้าของ

สมการงบแสดง ฐานะการเงนิ สินทรัพย์ = หนีส้ ิน + ส่วนของเจ้าของ

สมการงบแสดง ฐานะการเงนิ สินทรัพย์ = หนีส้ ิน + ส่วนของเจ้าของ + รายได้ – ค่าใช้จ่าย

เอกสารประกอบรายการค้า 1. ใบส่ังซื้อสินค้าหรือใบแจ้งการใช้บริการ 2. ใบกากบั สินค้า ใบส่งสินค้าหรือบริการ 3. ใบรับคืนสินค้าหรือใบส่งคืนสินค้า 4. ใบแจ้งหนี้

5. ใบเสร็จรับเงนิ 6. ใบสาคญั การรับเงนิ หรือจ่ายเงนิ 7. ใบนาฝากเงนิ หรือใบถอนเงนิ 8. ใบโอนบัญชี

สมุดบันทึกรายการข้นั ต้น สมดุ ท่ีใชบ้ นั ทึกรายการทางบญั ชี เม่ือเกิดรายการข้ึนคร้ังแรก ประจาวนั โดยเรียงลาดบั การบนั ทึกก่อนหลงั พร้อมคาอธิบาย รายการเพื่อเป็นหลกั ฐานในการผา่ นรายการไปยงั บญั ชีท่ีเกี่ยวขอ้ ง ตามระบบบญั ชีท่ีกิจการไดว้ างไว้

สมุดบนั ทึกรายการข้นั ตน้ ◼แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ◼ สมุดรายวนั ทวั่ ไป ◼ สมุดรายวนั เฉพาะ



สมุดรายวนั เฉพาะ ◼ หมายถึง สมุดบนั ทึกรายการข้นั ตน้ ที่ใชบ้ นั ทึกรายการเร่ืองใดเร่ืองหน่ึง โดยเฉพาะ ในกรณีที่กิจการมีรายการคา้ เกิดข้ึนจานวนมากและมีรายการ ซ้ากนั บ่อยคร้ัง

สมุดรายวนั เฉพาะ ◼ สมุดรายวนั รับเงนิ ◼ สมุดรายวนั จ่ายเงนิ ◼ สมุดรายวนั ซื้อ ◼ สมุดรายวนั ขาย ◼ สมุดรายวนั ส่งคืนสินค้า ◼ สมุดรายวนั รับคืนสินค้า

ความสาคญั ของสมุดรายวนั เฉพาะ ◼ เพ่อื รวมรวมรายการต่างๆ ที่มีลกั ษณะเดียวกนั ไวด้ ว้ ยกนั ◼ ในกรณีที่ตอ้ งแยกประเภทรายการที่บนั ทึกไว้ กอ็ าจจะทาไดโ้ ดยการเพ่ิมชองพเิ ศษ ในสมุดรายวนั เฉพาะ ◼ เป็นการแบ่งงานใหพ้ นกั งานหลายคนทา ◼ เป็นการแยกความรับผดิ ชอบซ่ึงก่อใหเ้ กิดการควบคุมภายใน

หลกั สาคญั ในการร่างแบบฟอร์ม สมุดรายวนั เฉพาะ ◼ มีช่องลงวนั ที่ ช่ือบุคคล หรือคาอธิบายและเลขบญั ชี ◼ ในสมุดรายวนั เฉพาะใดที่จะตอ้ งผา่ นบญั ชียอ่ ย จะตอ้ งมีช่องสาหรับลงเลขที่บญั ชียอ่ ยหรือเครื่องหมายใน การผา่ นบญั ชียอ่ ยไวด้ ว้ ย ◼ สาหรับช่องจานวนเงินใหน้ ึกถึงการลงบญั ชีตามหลกั การบญั ชีคู่ ◼ รายการที่เกิดข้ึนเป็นประจาจะจดั ใหม้ ีช่องสาหรับรายการประเภทน้นั โดยเฉพาะช่ือบญั ชีท่ีตอ้ งผา่ นไวบ้ น หวั ช่องน้นั ◼ สาหรับรายการบางรายการท่ีเกิดข้ึนไม่บ่อยนกั จะเปิ ดช่องบญั ชีแยกประเภททว่ั ไปไวส้ าหรับรายการน้นั ◼ ควรมีช่องเผือ่ ไวส้ าหรับรายการที่มิไดเ้ กิดข้ึนบ่อยคร้ังในเวลาที่ผา่ นมา แต่อาจจะเร่ิมเกิดข้ึนมากในเดือน ปัจจุบนั

ประเภทของสมุดรายวนั เฉพาะ ท่ีเกิดข้ึน ◼ สมุดรายวนั เฉพาะสาหรับบนั ทึกรายการคา้ เก่ียวกบั สินคา้ ◼ สมุดรายวนั ซ้ือ ◼ สมุดรายวนั ขาย ◼ สมุดรายวนั ส่งคืนและส่วนลด ◼ สมุดรายวนั รับคืนและส่วนลด

สมุดรายวนั ซ้ือสินคา้

สมุดรายวนั ส่งคืนสินคา้ และจานวนท่ีไดล้ ด

สมุดรายวนั ขายสินคา้

ประเภทของสมุดรายวนั เฉพาะ ◼ สมุดรายวนั เฉพาะสาหรับบนั ทึกรายการคา้ ท่ีเกี่ยวกบั การเงิน ◼ สมุดรายวนั รับเงิน ◼ สมดุ รายวนั จ่ายเงิน

สมุดรายวนั รับเงิน

สมุดรายวนั จ่ายเงิน

สมุดบญั ชีแยกประเภท สมุดท่ีใชร้ วบรวมรายการคา้ ไวเ้ ป็นหมวดหมู่ หรือประเภท เช่น หมวดสินคา้ หมวดหน้ีสิน หมวดทุน หมวดรายได้ หมวดค่าใชจ้ ่าย

ประเภทของสมุดบัญชีแยกประเภท ◼ สมุดบญั ชีแยกประเภททวั่ ไป ◼ สมุดบญั ชีแยกประเภทยอ่ ย

สมุดบญั ชีแยกประเภท แบ่งเป็ น 2 ชนิด ได้แก่ 1. สมุดบัญชีแยกประเภททวั่ ไป (General Ledger) 2. สมุดบญั ชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger)