หน่วยที่ 10. ระบบบัญชีเงินสด

จากแฟ้มชวั่ คราว จากแผนกการเงิน สมุดรายวนั เงนิ สดจ่าย ใบสาคญั จ่าย ใบสาคญั จา่ ย Dr. เงนิ สดย่อย XX 2 1 Cr. ธนาคาร XX ใใบบสสาคาคญั ญั จจา่ 1ย่าย-2 สมุดรายวนั บญั ชีแยกประเภท 2 เงินสดจา่ ย ทวั่ ไป เก็บเขา้ แฟ้มเรียง ทุกสิ้นเดือนรวมยอด ตามเลขที่ใบสาคญั จ่าย

สรุปการตง้ั วงเงินสดย่อย การต้ังวงเงนิ สดย่อย แผนกบญั ชีเม่ือได้อนุมตั ิให้ มกี ารต้งั วงเงนิ สดย่อยแล้ว จะนานโยบายการต้งั วงเงนิ สดย่อย และทาใบสาคญั จ่ายเพ่ือขออนุมตั กิ ารจ่ายเงนิ สดย่อย ส่งไปยงั แผนกการเงนิ

สรุปการต้งั วงเงินสดย่อย เมื่อแผนกการเงนิ อนุมตั ิแล้วจะออกเช็คให้ ผู้รักษาเงนิ สดย่อย แล้วส่งใบสาคญั จ่ายทป่ี ระทบั “จ่ายแล้ว” คืนให้แผนกบญั ชี ซึ่งแผนกบญั ชี จะนาไปลงบญั ชี

ต่อไปผมจะพาพวกเราไป ดูผงั ทางเดินของเอกสาร และการบันทึกบัญชี เกยี่ วกับเงินสดย่อยกันนะครับ

ผงั การเบิกชดเชยเงินสดยอ่ ย และการบนั ทึกบญั ชี ผู้รักษาเงนิ สดย่อย เอกสารประกอบ/ ใบจ่ายเงนิ สด เงินสด ใบกากบั ภาษี ย่อย เอกสารประกอบ/ ใบกากบั ภาษี ใบจ่ายเงินสด เงินสด ใบจ่ายเงนิ สด ยอ่ ย ย่อย จา่ ยเงินให้ผขู้ อเบิก เอกสารประกอบ/ ใบกากบั ภาษี เกบ็ เข้าแฟ้มเรียงตามเลขท่เี พ่ือรอการ เบิกชดเชยเงนิ สดย่อย

ผงั การเบิกชดเชยเงินสดยอ่ ย และการบนั ทึกบญั ชี ( หนา้ 2) พนักงานบญั ชีรายวนั เมื่อถงึ กาหนดเบกิ ชดเชยเงนิ สดย่อย ใบสรุปการเบิก ใบสาคญั จ่าย ชดเชยเงนิ สดย1่อย- 2 ใบจ่ายเงนิ สด เกบ็ เขา้ แฟ้มชว่ั คราว ย่อย ใบจ่ายเงนิ 2สด รอการ Running เลขที่ ย่อย เอกสารประกอบ/ ใบสาคญั จ่าย ใบกากบั ภาษี เอกสารประกอบ/ 1 ใบกากบั ภาษี ใบสรุปการเบกิ ใบสรุปการเบิก ชดเชยเงนิ สดย1่อย- ใบสาคญั จ่าย ชดเชยเงนิ สดย1่อย- 1- 2 2 ใบจ่ายเงนิ 2สด ย่อย เอกสารประกอบ/ ใบกากบั ภาษี ส่งไปยงั หวั หน้าแผนกการเงนิ

ผงั การเบิกชดเชยเงินสดยอ่ ย และการบนั ทึกบญั ชี ( หนา้ 3 ) ใบสาคญั จ่าย เช็ค ส่ งให้ ผู้รักษาเงินสดย่อย 1 ใบสรุปการเบกิ ใบสรุปการเบกิ ชดเชยเงนิ สดย่อย ชดเชยเงนิ สดย1่อย- 2 ใบจ่ายเงนิ 2สด ย่อย ใบสาคญั จ่าย 1 เอกสารประกอบ/ ใบกากบั ภาษี ใบสรุปการเบิก ชดเชยเงนิ สดย่อย เช็ค ใบจ่ายเงนิ 1สด ทะเบียนคุมเช็คจ่าย ย่อย เอกสารประกอบ/ ส่ งไปให้ พนักงานบัญชี ใบกากบั ภาษี

ผงั การเบิกชดเชยเงินสดยอ่ ย และการบนั ทึกบญั ชี ( หนา้ 4 ) จากหวั หนา้ จากแฟ้มช่ัวคราว ให้หมายเลขกากบั แผนกการเงิน ใบสาคญั จ่าย ใบสาคญั จ่าย ใบสาคญั จ่าย 2 เงนิ สดย่อย 1 ถ่ายเอกสาร ใบสรุปการเบกิ ชดเชยเงนิ สดย่อย ใบเสร็จรับเงนิ / ใบกากบั ภาษี 2 ใบจ่ายย่อเงย1นิ สด เอกสารประกอบ/ ใบกากบั ภาษี เกบ็ เข้าแฟ้ม เรียงตามเลขที่ใบสาคญั

ผงั การเบิกชดเชยเงินสดยอ่ ย และการบนั ทึกบญั ชี ( หนา้ 5 ) ใบเสร็จรับเงนิ / ใบสาคญั จ่าย ใบสาคญั จ่าย ใบกากบั ภาษี 2 เงนิ สดย่อย ใบสรุปกา1รเบกิ รายงาน ใบจ่ายเงนิ สด ชดเชยเงนิ สดย่อย ภาษซี ื้อ ย่อย 11 เกบ็ เข้าแฟ้ม เอกสารประกอบ/ เกบ็ เข้าแฟ้ม เรียงตามวนั ท่ี ใบกากบั ภาษี เรียงตามเลขท่ี ใบสาคญั จ่าย เกบ็ เข้าแฟ้มเรียงตาม สมุดรายวนั เลขที่ใบสาคญั จ่ายเงนิ เงนิ สดจ่าย สมุดรายวนั สดย่อย เงนิ สดย่อย

ผงั การเบิกชดเชยเงินสดยอ่ ย และการบนั ทึกบญั ชี ( หนา้ 10) สมุดรายวนั เงินสดย่อย สมุดรายวนั สมุดรายวนั เงนิ สดย่อย เงนิ สดจ่าย Dr. ค่านา้ ค่าไฟฟ้า XX xx xx ... xx xx ภาษซี ื้อ XX xx xx Cr. เงนิ สดย่อย ทุกสิ้นเดือน XX สมดุ รายวนั เงนิ สดจ่าย Dr. เงนิ สดย่อย XX Cr. เงนิ ฝากธนาคาร XX บญั ชีแยกประเภท บญั ชีแยกประเภท ทว่ั ไป ทวั่ ไป

ขอ้ บกพร่องของการควบคุมภายในดา้ นรายจ่าย ผลเสียหายท่ีอาจเกิดข้ึน C1. ไม่อนุมตั ิการจ่ายเงินและไม่ตรวจสอบ A. ทุจริตโดยการแกไ้ ขตวั เลขจานวนเงิน การบนั ทึกรายการจ่ายเงิน B. ทุจริตโดยปลอมแปลงลายมือสัง่ จ่ายเช็ค A 2. ลงนามไวล้ ่วงหนา้ ในเช็คสั่งจ่าย B 3. เกบ็ รักษาสมุดเช็คไวใ้ นท่ีไม่ปลอดภยั C. เกิดการทุจริตนาเงินไปใชโ้ ดยแสดงเป็น รายการ นาฝากในวนั สิ้นงวด (Kitting)

G 4. ไม่เกบ็ รักษาตราสารท่ีเก่ียวกบั เงินสด D. เกิดความผดิ พลาดของขอ้ มูลเงินสด ไว้ และค่าใชจ้ ่าย ในท่ีปลอดภยั E. รายจ่ายท่ีเกิดข้ึนมิใช่รายจ่ายของกิจการ F 5. ไม่มีการแบ่งแยกหนา้ ที่ที่ดีพอ ในการ ดูแลรับการบนั ทึก E 6. ไม่มีผอู้ นุมตั ิการเบิกชดเชยเงินสดยอ่ ย F. การรับเงินและจ่ายเงินบางรายการ D 7. ไม่มีผสู้ อบทานและอนุมตั ิการบนั ทึก อาจไม่ได้ บญั ชีท่ีเกี่ยวกบั รายการเงินสด G. เกิดการสูญหายและไม่มีหลกั ฐาน แสดง ในเงินสด